ANEXO 3.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Planeación estratégica.
Procesos Gerenciales
Revisión Gerencial.

Gestión de Investigación.
Procesos Misionales Gestión de Información.
Elaboración de Conceptos.

Gestión Humana.
Procesos de Apoyo Gestión Administrativa y Financiera.
Gestión de Recursos Físicos.

Procesos de Evaluación Evaluación Independiente.

 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Establecer los lineamientos necesarios para garantizar el cumplimiento del objeto misional, las intenciones hacia la calidad, la Seguridad, Salud en el Trabajo y
OBJETIVO Ambiente, el control interno y la conformidad del producto; apoyados en la determinación y administración de los procesos de comunicación interna para
alcanzar el cumplimiento de la misión y la visión institucional y la eficacia del MIGO y cuando sea aplicable la eficiencia y la efectividad.
Actividades relacionadas con la planificación estratégica, calidad, control interno y seguridad, salud en el trabajo y ambiente; y la comunicación interna
ALCANCE institucional.

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS

PROVEEDORAS DEL ENTRADAS
PROCESO
Términos de condiciones
Clientes
contractuales
Sector Ambiente (Entidades Normas externas.
SINA o relacionadas con el Planes y programas del sector.
tema ambiental)
Departamento Nacional de
Transferencias de recursos.
Planeación
Asamblea General Políticas y lineamientos generales
Evaluación del cumplimiento de
Junta Directiva
las políticas y planes generales
Necesidades de procesos
Jueces de la republica
judiciales
Requerimientos generales y
Comunidad solicitudes de información en
temas marinos y costeros
ICONTEC
Consejo Colombiano de Informes de auditoría externa.
seguridad - CCS.
Informe resultados de
Revisión gerencial. inspecciones gerenciales.
Parámetros de S&M.
Informes de auditoría Interna
Evaluación Independiente.
Informes de seguimiento.
Documentos internos.
Procesos estratégicos Riesgos asociados a procesos.
Procesos misionales Necesidades de creación o
Procesos de apoyo cambios de documentos.
Procesos de evaluación Información para divulgar.
Necesidades de acciones
ACTIVIDADES
• Recopilar y analizar
planes, regulaciones y
programas de
competencia del sector
ambiente.
• Establecer Directivas y
Directrices.
• Establecer Planes y
Programas.
• Identificar y valorar los
riesgos.
• Establecer documentos
de gestión, operación y
control.
• Establecer indicadores de
gestión.
• Controlar y actualizar
documentación.
• Ajustar la planeación.
• Verificar viabilidad
Jurídica de normativa
externa.
• Asignar representación
en procesos judiciales.
• Diseñar e implementar las
estrategias, canales y/o
herramientas de
divulgación al interior del
instituto.
• Realizar seguimiento y
medición del proceso.
• Tomar acciones C/P/M.
SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
• Lineamientos de operación establecidos por Dirección
Clientes
General (DGI).
Sector Ambiente (Entidades
• Gestión institucional comunicada y divulgada. SINA o relacionadas con el
tema ambiental)
• Lineamientos de operación establecidos por DGI.
• Manual de Calidad.
• Instructivo para documentar la gestión del SSTA.
• Directriz y Objetivos de Calidad
• Directriz en SSTA.
• Directriz de riesgos.
• Directriz en Responsabilidad Social.
• Objetivos y Metas SSTA.
• Directriz de riesgos
Procesos estratégicos
• Mapa de riesgos
Procesos misionales
• Documentación interna
Procesos de apoyo
• Tableros de indicadores Procesos de evaluación
• Documentos y registros controlados
• Planeación institucional ajustada
• Normograma
• Matriz de requisitos legales SSTA.
• Conceptos Jurídicos.
• Mandato.
• Plan de acción SSTA anual
• Programa de inspecciones a áreas de trabajo anual.
• Acciones preventivas, correctivas y de mejora
• Reporte de seguimiento al desempeño de los Sistemas de
Revisión Gerencial
Gestión y toma de decisiones a partir de los resultados
• Cumplimiento de requisitos Evaluación Independiente
• Información de entrada para la elaboración de conceptos
Abogado externo (sí aplica)
Jurídicos
• Seguimiento a la atención de requerimientos generales y
solicitudes de información en temas marinos y costeros Comunidad
• Gestión institucional comunicada y divulgada.
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Requisitos normativos
NTCGP 1000 NTC ISO 9001 Seguridad, Modelo Estándar de Control Interno: MECI
Salud en el
trabajo y ISO 17025 Módulo de Control de
Módulo de Control de Eje Transversal
Generales Específicos Generales Específicos Ambiente Planeación y gestión
Evaluación y Información y
seguimiento Comunicación
(SSTA)
6.4, 8.2.2, 4.1, 4.2.1, 4.2.2, 4.4, 7.1.6, 7.5, 4.1, 4.2, 4.3 , 4.4, 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, No Aplica 1.1.1, 1.2, 1.2.5, 1.2.2, 2.1.1, 2.3 3
8.2.3, 8.3, 8.4, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.2, 9.1.1, 9.1.3, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1, 2.1, 2.2 1.2.4, 1.3
8.5.1, 8.5.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 10 6.2, 6.3 , 7.1.1,
8.5.3 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3, 7.3, 7.4, 9.2.2
6.1

RESPONSABLE PARAMETROS DE CONTROL / RECURSOS PROCESOS DE SOPORTE

SEGUIMIENTO Y MEDICION
Director General, Subdirector de Coordinación Tecnológicos, financieros, personal, • Gestión Administrativa y
Científica, Subdirector Administrativo, Ver módulo de indicadores KAWAK infraestructura, papelería. Financiera.
Coordinador de Planeación, Representante de • Gestión Humana.
la Dirección en el SGC y MECI y • Evaluación Independiente.
Representante de la dirección en el SSTA, Jefe • Gestión de Recursos Físicos
Oficina jurídica y Profesional de Apoyo DGI -
Oficina de Comunicaciones.

PARTICIPAN
Coordinadores de Programa, Coordinación,
Grupo y Oficina, Jefes de línea y de Área y
oficina, Profesional de Sistemas de Gestión y
Profesional de Planeación.
GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y OPORTUNIDADES
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Se realiza a través de herramientas como 1) el mapa de riesgos, 2) acciones
Ver listado maestro de documentos
preventivas o de mejora, 3) planes de acción y 4) procedimientos internos; cuya
y registros Kawak
aplicación depende de la magnitud y alcance del cambio, riesgo u oportunidad que se
deba gestionar.
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

REVISIÓN GERENCIAL

Revisar y hacer seguimiento al desempeño de los procesos y a los planes del INVEMAR, para asegurarse de su eficacia y
OBJETIVO
cuando sea aplicable la eficiencia y la efectividad.
ALCANCE Actividades relacionadas con el seguimiento y revisión de la gestión institucional.

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS

PROVEEDORAS DEL ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO
• Manual de calidad
• Planeación Institucional
• Planes revisados y ajustados.
• Directriz y Objetivos de la Calidad Procesos estratégicos
• Planificación de auditorías,
• Programa de inspecciones a áreas de trabajo Procesos misionales
Planeación estratégica seguimientos y revisiones
anual. Procesos de apoyo
• Programar: Seguimientos a planes • Informes de seguimiento.
• Mandato. Procesos de evaluación
y Revisión por la dirección. • Directriz y objetivos de calidad
• Parámetros de S&M. • Realizar evaluaciones y revisados
• Revisiones previas del SGC por parte de la seguimiento a planes.
Dirección • Realizar revisión por la dirección.
• Documentación y registro de los procesos • Analizar las solicitudes y realizarlas
• Planificación de auditorías,
Procesos estratégicos • Resultados de desempeño de los procesos y en caso de ser viables.
seguimientos y revisiones
Procesos misionales conformidad del producto • Realizar inspecciones en áreas de
• Plan de mejora, preventivos y
Procesos de apoyo • Cambios que podrían afectar al SGC trabajo. Evaluación Independiente
correctivos.
Procesos de evaluación • Retroalimentación del cliente • Representación de los intereses
• Acciones preventivas, correctivas
• Necesidades de ajustes de planeación judiciales del INVEMAR o
y de mejora.
Institucional. Supervisión en caso de asignación
a abogado externo.
• Resultados de auditoría interna
• Realizar seguimiento y medición
• Estado de las acciones correctivas y preventivas
del proceso.
• Recomendaciones para la mejora • Resultados de las decisiones
• Tomar acciones C/P/M.
• Los resultados de gestión realizada sobre los judiciales.
Evaluación Independiente riesgos identificados para el instituto. • Asignación de recursos. Planeación Estratégica
• Resultados de la autoevaluación del control, • Resultados de inspecciones
evaluaciones independientes y Auditoría Interna gerenciales.
del MECI.
• Necesidades de acciones.
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Requisitos normativos
NTCGP 1000 NTC ISO 9001 Seguridad, Modelo Estándar de Control Interno: MECI
Salud en el
trabajo y ISO 17025 Módulo de Control de
Módulo de Control de Eje Transversal
Generales Específicos Generales Específicos Ambiente Planeación y gestión
Evaluación y Información y
seguimiento Comunicación
(SSTA)
4.1, 4.2.1d, 5.1, 5.3, 5.4.1, 5.5.2, 4.4, 7.1.4, 1.1, 1.2, 1.3, 1.4
1.1.1, 1.2, 1.2.5, 2.1, 2.3
4.2.2, 4.2.3, 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 7.1.6, 7.5, 3
4.2.4 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 5.1, 5.2, 9.3, 10.3 No aplica 1.2.2, 1.2.4, 1.3
9.1.3, 9.2.2,
8.5.2, 8.5.3 10.1, 10.2

RESPONSABLES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y REQUISITOS LEGALES Y

Director General, Subdirector de Coordinación NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS OPORTUNIDADES DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Científica, Subdirector Administrativo, PARTES INTERESADAS
Coordinador de Planeación, Representante de la Se puede realizar a través de: Ver Módulo documentos externos
Dirección en el SGC y MECI, Representante de Se puede realizar a través de: • El mapa de riesgos institucional y KAWAK y registro FT-PLA-3
la Dirección en el SSTA, Jefe Oficina Jurídica, • Características de las salidas del por procesos, Listado maestro de documentos
Auditora Interna. proceso. • Acciones correctivas, preventivas o externos
• Análisis del contexto (factores o de mejora (antes, durante y
PARTICIPAN cuestiones internas y externas). después de la implementación).
• Gestión de cambios, riesgos y • Formulación y seguimiento de
Responsables de procesos. oportunidades Planes de acción
DOCUMENTOS
• Satisfacción de usuarios. • procedimientos internos
Nota: Cada responsable y participante del Y REGISTROS
• Acuerdos contractuales y convenios.
Proceso debe tener claridad sobre cuáles son y • Procesos judiciales Nota: la aplicación de las diferentes
cómo se atienden los requisitos, necesidades y Ver listado maestro de documentos
• Legislación y documentos de referencia herramientas depende de la magnitud y
y registros Kawak
expectativas de las partes interesadas a las que aplicables. alcance del cambio, riesgo u
• Documentación del proceso oportunidad que se deba gestionar.

PARAMETROS DE CONTROL /
RECURSOS PROCESOS DE SOPORTE SEGUIMIENTO Y MEDICION
Tecnológicos, financieros, personal, • Gestión Administrativa y Ver documentación del proceso y
infraestructura, papelería. Financiera. módulo de indicadores KAWAK.
• Gestión Humana.
• Evaluación Independiente.
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

Realizar investigación básica y aplicada y proveer apoyo científico, técnico y de consultoría sobre los recursos naturales renovables y del medio ambiente en
OBJETIVO el área marino costera que se ajuste a los intereses del país y en todos los términos, a la legalidad nacional e internacional y fundamentalmente al deber
institucional y a los requisitos del cliente.

ALCANCE Actividades misionales del Instituto realizadas en los programas BEM, CAM, GEZ, VAR y las Coordinaciones GEZ y CSC.

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS QUE

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PROVEEDORAS DEL PROCESO SON CLIENTES DEL PROCESO
• Términos de referencia, condiciones • Propuestas técnicas y económicas.
de contratación. • Formulación de propuestas • Acuerdo.
Fuentes financiadoras • Resultados de satisfacción. o perfiles de proyectos. • Planes (Acción y operativo)
• Propuestas técnicas y económicas • Formulación de proyectos • Presupuesto
aceptadas. • Seguimiento a propuestas • Requisitos del proyecto.
• Certificados de contrapartida. presentadas. • Proyectos ejecutados.
Gestión Administrativa y • Acuerdo (convenios y contratos). • Legalización de acuerdos. • Material Biológico.
Financiera • Pólizas. • Planeación del proyecto. • Informes.
• Centro de costo • Ejecución de proyectos. • Datos e Información resultante de
• Seguimiento y evaluación proyectos.
Fuentes financiadoras
• Cotizaciones del proyecto.
Proveedores • Evaluación del proyecto.
• Insumos, productos y servicios
• Elaboración de informes. • Bases de datos.
• Informes de auditoría • Elaboración de productos
Evaluación independiente • Publicaciones.
• Requerimientos de acciones para divulgación. • Talleres.
Autoridades ambientales • Solicitudes externas no asociadas a • Divulgación de resultados. • Información para web.
Entidades judiciales proyectos. • Verificar disponibilidad para • Respuesta a requerimientos
prestar el servicio
• Políticas y lineamientos • Salidas no conformes controladas
Junta Directiva (Solicitudes externas).
• Evaluación del cumplimiento de • Cambios, riesgos y oportunidades
Asamblea • Identificar necesidades de
políticas y planes generales gestionados
activos e insumos.
• Ejecutar y controlar el • Solicitud de compra o contratación.
• Demanda de cursos, charlas,
servicio (Análisis,
Investigadores internos y externos conferencias y programas de • Solicitudes de pólizas. Gestión Administrativa y Financiera
Monitoreo, muestreo,
formación en temas marinos y costeros • Informes de supervisión
mantenimiento de
• Lineamientos para el desarrollo del organismos, etc),
Departamento Nacional de • Entrega de informes y • Material Biológico.
Proyecto BPIN Gestión de información
Planeación • Informes.
• Transferencias de recursos resultados.
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS QUE

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PROVEEDORAS DEL PROCESO SON CLIENTES DEL PROCESO
• Evaluar y analizar • Datos e Información resultante de
• Requerimientos de información para el
satisfacción de clientes y el proyectos.
aprovechamiento de recursos marinos
Sector productivo cumplimiento de requisitos • Publicaciones.
y costeros
partes interesadas. • Información para web.
• Información del sector
• Realizar las actividades • Mantenimiento de organismos.
posteriores a la entrega que
• Requerimientos de información
sean aplicables Junta Directiva
• Datos oficiales
DANE • Realizar seguimiento y • Resultados de la gestión Asamblea
• Formación y asesoría en manejo de medición del proceso. DGI
datos
• Gestionar los cambios,
• Normas externas riesgos y oportunidades
Sector ambiente (entidades SINA o • Planes y programas del Sector • Control de las salidas no • Publicaciones.
relacionadas con el tema • Necesidades de investigación conformes Comunidad
• Respuesta a requerimientos
ambiental y/o marino costero) • Requerimientos de información • Tomar acciones correctivas,
• Información en temas marino costeros preventivas y de mejora.
• Material bibliográfico. Presidencia de la República
• Series documentales consultadas y Cámara de Representantes
prestadas Ministerio de Relaciones exteriores
• Información del Sistema de Ministerio de Agricultura
Biodiversidad marina de Colombia Comunidad de influencia
SIBM. Entidades territoriales
• Salida gráfica (figura o mapa) • Respuesta a requerimientos de Entes de control
Gestión de información
• Capa (vectores) información DIMAR
• Informe técnico Armada Nacional
• Diseño de software. DANE
• Mejoras del diseño Entidades judiciales.
• Aplicativo actualizado Entidades SINA o relacionadas con
• Base de datos /sistemas de el tema ambiental y/o marino
información online. costero)

• Información para el aprovechamiento de

Sector productivo
recursos marinos y costeros
• Planeación Institucional. • Cumplimiento de requisitos (legales,
• Propuestas técnicas y económicas clientes y partes interesadas, normativos
aceptadas. e Institucionales)
Planeación Estratégica
• Parámetros de S&M. • Cambios, riesgos y oportunidades Planeación Estratégica
• Necesidades de acciones. gestionados Evaluación independiente.
• Evaluación de proyectos • Salidas no conformes controladas
• Seguimiento y medición del proceso
• Acciones C/P/M.
Presidencia de la República
Cámara de Representantes • Cumplimiento de normas, planes y
Sector ambiente (entidades SINA o
Ministerio de Relaciones Exteriores programas del Sector
• Requerimientos de información relacionadas con el tema ambiental
Comunidad de influencia • Respuesta a requerimientos de
y/o marino costero)
Entidades territoriales información
Entidades Judiciales
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS QUE

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PROVEEDORAS DEL PROCESO SON CLIENTES DEL PROCESO
Entes de control
Elaboración de conceptos

Requisitos normativos
NTCGP 1000 NTC ISO 9001 Seguridad, Modelo Estándar de Control Interno: MECI
Salud en el
trabajo y ISO 17025 Módulo de Control de
Módulo de Control de Eje Transversal
Generales Específicos Generales Específicos Ambiente Planeación y gestión
Evaluación y Información y
seguimiento Comunicación
(SSTA)
4.1, 4.2.1, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, LabCAM:
4.2.3, 4.2.4, 7.2.3, 7.3, 7.5.1, 1.3, 2.1, 2.2, 3.1, 4 (4.1-4.15), 5 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 1.2.4,
4.4, 7.1.6, 7.5, 2.1.1, 2.3
5.3, 5.4.1, 6.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.1.4, 8.1, 8.2, 8.3, 3.2.3, 3.2.6, 3.2.8, (5.1-5.10), 1.2.5, 1.3
9.1,1, 9.1.3, 3
8.2.2, 8.2.3, 7.5.5, 8.2.1, 8.2.4, 8.5, 8.6, 8.7, 9.1.2 4.3, 4.6 Exclusión
9.2.2, 10
8.4, 8.5 8.3 (5.6.2.1)

RESPONSABLES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y REQUISITOS LEGALES Y

Subdirector de Coordinación Científica, NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS OPORTUNIDADES DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Coordinadores de programa BEM, CAM, GEO y PARTES INTERESADAS
VAR, Coordinador CSC, Coordinador GEZ. Se puede realizar a través de: Ver Módulo documentos externos
Se puede realizar a través de: • El mapa de riesgos institucional y KAWAK y registro FT-PLA-3
PARTICIPAN • Características de los productos, por procesos, Listado maestro de documentos
servicios del proceso. • Acciones correctivas, preventivas o externos
Jefes de línea, Jefes de laboratorio, Curador • Análisis del contexto (cuestiones internas de mejora (antes, durante y
MHNMC, Investigadores, Representante de la y externas). después de la implementación de).
Dirección SGC 17025 LABCAM, Coordinador • Gestión de cambios, riesgos y • Formulación y seguimiento de
Académico y Auxiliares de investigación. oportunidades Planes de acción
DOCUMENTOS
• Satisfacción de usuarios. • procedimientos internos
Y REGISTROS
• Acuerdos contractuales y convenios.
Nota: Cada responsable y participante del • Legislación y documentos de referencia Nota: la aplicación de las diferentes
Proceso debe tener claridad sobre cuáles son y Ver listado maestro de documentos
aplicables. herramientas depende de la magnitud y
cómo se atienden los requisitos, necesidades y y registros Kawak
• Documentación del proceso alcance del cambio, riesgo u
expectativas de las partes interesadas a las que
• Orientaciones institucionales oportunidad que se deba gestionar.
responde.
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARAMETROS DE CONTROL /
RECURSOS PROCESOS DE SOPORTE SEGUIMIENTO Y MEDICION
Tecnológicos, financieros, personal, • Gestión Administrativa y Ver documentación y módulo de
infraestructura, papelería. Financiera. indicadores KAWAK.
• Gestión Humana.
• Gestión de Recursos Físicos.
• Evaluación Independiente.

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

Salvaguardar, administrar y generar información soporte y resultante de la gestión Institucional; desarrollar soluciones basadas en las tecnologías de la
OBJETIVO información; tramitar y gestionar información con terceros; así como establecer y administrar los procesos de comunicación externa y retroalimentación del
cliente con el fin de lograr el cumplimiento de la misión y la visión institucional, la eficacia del SGC y cuando sea aplicable la eficiencia y la efectividad.

Las actividades relacionadas con:

• La comunicación institucional a nivel externo y la divulgación a las partes interesadas de la Gestión Institucional.
• Recepción, evaluación, edición y publicación de manuscritos sometidos al Boletín de Investigaciones.
ALCANCE • Sistemas de Información Geográfica (SIG), Percepción remota, gestión bases de datos y administración del SIAM.
• El ingreso, clasificación, catalogación, estudio, conservación y préstamo de las colecciones del Museo de Historia Natural Marina de Colombia.
• La administración del Centro de Documentación.

PARTES
PARTES INTERESADAS
INTERESADAS
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROVEEDORAS DEL
PROCESO
PROCESO
• Planeación Institucional 1. Identificar los públicos o clientes
Planeación Estratégica • Preguntas, quejas, objetivos a nivel externo. • Solicitud de compra o contratación. Gestión Administrativa y
sugerencias y felicitaciones y 2. Diseñar e implementar las estrategias, • Informes de supervisión Financiera
derechos de petición. canales y/o herramientas de
divulgación.
• Necesidades de publicación 3. Generación y administración de los • Salida gráfica (figura o mapa).
Autores.
• Manuscritos procesos de percepción remota.
• Capa (vectores).
4. Generación y administración de
Fuentes financiadoras • Solicitudes de información, • Informe técnico.
información geográfica institucional. Gestión de investigación
Entidades SINA acceso a datos y servicios. • Diseño de software.
5. Desarrollo y mantenimiento de Fuentes financiadoras
• Mejoras del diseño.
MADS • Base de datos de clientes. software. Clientes
6. Custodiar los Objetos Digitales de • Aplicativo actualizado.
Comunidad • Solicitudes. Interés Misional • Base de datos /sistemas de información online.
• Backup físico
Evaluadores. • Manuscritos evaluados o 7. Realizar mantenimiento a las

Editores editados.
Banco de imágenes del
IGAC
• Imágenes
Comercializadores de
imágenes satelitales
Entidades educativas y
• Base de datos de entidades
científicas
con las que se realizará
Universidades
canje.
Entidades con las que se
realiza canje • Material bibliográfico
Empresas de tecnología • Software
• Solicitudes y servicios.
• Información resultante de las
actividades misionales
Gestión de investigación
• Material Biológico.
Elaboración de
• Información de campo.
conceptos
• Bases de datos.
• Solicitudes de desarrollo.
• Información para divulgar
• Informes, estadísticas e remitirla a los responsables de acuerdo
Revisión Gerencial
indicadores.
Clientes • Percepción del cliente.
Evaluación • Informes de auditoría
independiente • Necesidades de acciones.
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
aplicaciones • Migración entre versiones del sistema
8. Custodia de información resultante de • Colecciones
las actividades misionales • Información taxonómica de la biota marina disponible para consulta.
9. Mantenimiento de aplicaciones • Educación sobre la biota marina.
10. Ingresar, clasificar, catalogar, investigar • Préstamo de equipos
y conservar material biológico. • Material bibliográfico
11. Sistematizar la información del material • Información de redes internacionales.
biológico en el Sistema de información
• Publicaciones.
de biodiversidad marina (SIBM).
• Información resultante de las actividades misionales controlada
12. Tramitar las consultas, préstamos,
canjes y depósitos con fines educativos • Mantenimiento de aplicaciones
del material biológico. • Cambios, riesgos y oportunidades gestionados
13. Controlar las condiciones de movilidad
del material biológico en el territorio • Salida gráfica (figura o mapa).
Nacional, así como su exportación e • Capa (vectores). Elaboración de conceptos
importación. • Informe técnico. Entes judiciales
•
14. Realizar actividades educativas. Base de datos /sistemas de información online.
15. Prestar equipos.
16. Recibir y procesar manuscritos. Entidades SINA
17. Emitir, distribuir y publicar el boletín de MADS
investigaciones. • Gestión institucional comunicada y divulgada
Entes de control
18. Realizar canje de material bibliográfico.
19. Recibir, clasificar, catalogar y rotular Comunidad
material bibliográfico.
20. Tramitar préstamo, consultas de
• Conceptos, decisiones y aceptaciones referentes al manuscrito. Autores
material bibliográfico o consecución en
redes de información internacionales. • Boletín de investigaciones Publicado. Evaluadores.
21. Evaluar y analizar satisfacción. • Depósito legal del boletín e información actualizada en bases de Editores
22. Edición, enlace editorial y depósito datos. Publindex
• Suscripciones y consulta online del Boletín.
legal de publicaciones. Scielo
23. Recibir las Preguntas, Quejas, • Información de redes internacionales.
sugerencias y Felicitaciones (PQSF) y
derechos de petición; analizarlas y
Entidades SINA
con el tema y hacer seguimiento a la
Entidades educativas y
respuesta. • Base de datos /sistemas de información online. científicas
24. Realizar seguimiento y medición del • Educación sobre la biota marina. Biblioteca central
proceso. • Información taxonómica de la biota marina disponible para consulta.
25. Controlar las salidas no conformes Biblioteca departamental
• Colecciones
26. Gestionar los cambios, riesgos y •
Biblioteca del congreso
oportunidades
Material bibliográfico
Biblioteca UNAL
• Información de redes internacionales.
27. Evaluar de la satisfacción de usuarios y Entidades con las que se
• Publicaciones
el cumplimiento de requisitos de las realiza canje
partes interesadas Universidades
28. Tomar acciones correctivas,
preventivas y de mejora. • Respuesta a PQSF y derechos de petición.
• Salidas no conformes controladas
Comunidad
• Evaluación de la satisfacción de usuarios
•
Revisión Gerencial
Cumplimiento de requisitos de las partes interesadas
• Cambios, riesgos y oportunidades gestionados
• Acciones correctivas, preventivas y de mejora. Evaluación Independiente
Requisitos normativos
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

NTCGP 1000 NTC ISO 9001 Seguridad, Modelo Estándar de Control Interno: MECI
Salud en el
trabajo y ISO 17025 Módulo de Control de
Módulo de Control de Eje Transversal
Generales Específicos Generales Específicos Ambiente Planeación y gestión
Evaluación y Información y
seguimiento Comunicación
(SSTA)
4.1, 4.2.1, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 4.1, 4.2, 4.4, 7.1.4, 7.4 8.1, 8.2, 1.3, 2.1, 2.2, 3.1, No aplica 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 1.2.4, 2.1.1, 2.3 3
4.2.3, 4.2.4, 7.2.3, 7.3, 7.5.1, 6.1, 6.3, 7.1.6, 8.6, 8.7, 9.1.2 3.2.3, 3.2.6, 3.2.8, 1.2.5, 1.3
5.3, 5.4.1, 6.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.3, 7.5, 8.7, 4.3
8.2.2, 8.2.3, 7.5.5, 8.2.1, 8.2.4, 9.1.1, 9.1.3,
8.4, 8.5 8.3 9.2.2, 10.

RESPONSABLES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y REQUISITOS LEGALES Y

Curador MHNMC, Jefe de Comunicaciones NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS OPORTUNIDADES DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Científicas, Jefe LabSIS, Jefe de Centro de PARTES INTERESADAS
Documentación y Profesional de Apoyo DGI – Se puede realizar a través de: Ver Módulo documentos externos
Oficina de Comunicaciones. Se puede realizar a través de: • El mapa de riesgos institucional y KAWAK y registro FT-PLA-3
• Características de los productos, por procesos, Listado maestro de documentos
PARTICIPAN servicios e información del proceso. • Acciones correctivas, preventivas o externos
• Análisis del contexto (cuestiones internas de mejora (antes, durante y
Investigadores Programa BEM, Auxiliar de y externas). después de la implementación de).
investigación del MHNMC, Profesionales e • Gestión de cambios, riesgos y • Formulación y seguimiento de
Investigadores LabSIS, Director del Boletín, oportunidades Planes de acción
Comité editorial, Editor, Asistente del Comité • Satisfacción de usuarios. • procedimientos internos DOCUMENTOS
Editorial Comité científico (Evaluadores), • Acuerdos contractuales y convenios.
Investigadores, Profesional de apoyo (CDO), Y REGISTROS
• Legislación y documentos de referencia Nota: la aplicación de las diferentes
Auxiliares (CDO), Profesional de apoyo aplicables. herramientas depende de la magnitud y
(Cispatá), Auxiliar (Pacífico) y Jefe Oficina Ver listado maestro de documentos
• Documentación del proceso alcance del cambio, riesgo u y registros Kawak
Jurídica.
• Orientaciones institucionales oportunidad que se deba gestionar.

Nota: Cada responsable y participante del

Proceso debe tener claridad sobre cuáles son y
cómo se atienden los requisitos, necesidades y
expectativas de las partes interesadas a las que
responde.
RECURSOS
Tecnológicos, financieros,
infraestructura, papelería.
Sistemas de información.
PARAMETROS DE CONTROL /
SEGUIMIENTO Y MEDICION
Ver documentación y módulo de
PROCESOS DE SOPORTE
indicadores KAWAK.
personal, • Gestión Administrativa y
Financiera.
• Gestión Humana.
• Gestión de Recursos Físicos.
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

ELABORACIÓN DE CONCEPTOS

OBJETIVO Brindar soporte científico para la toma de decisiones a las entidades solicitantes.

ALCANCE Actividades misionales del Instituto realizadas en los programas BEM, CAM, GEO y VAR y las coordinaciones CSC y GEZ.

PARTES INTERESADAS
PROVEEDORAS DEL
PROCESO
Planeación Estratégica
Entidades SINA
Entidades judiciales y de
control
Empresas privadas
Otras entidades del Gobierno
Nacional
Entidades Internacionales con
las cuales Colombia ha
establecido convenios
ENTRADAS
• Planeación Institucional.
• Parámetros de S&M.
• Requerimiento de concepto técnico, términos
de solicitud.
• Información primaria y secundaria.
• Solicitud de aclaraciones de conceptos.
PARTES INTERESADAS QUE SON
ACTIVIDADES SALIDAS
CLIENTES DEL PROCESO
Revisar solicitud, delegar responsables Entidades SINA
e identificar recursos. Entidades judiciales y de control
• Concepto.
Recolección de información secundaria. Empresas privadas
• Aclaraciones de
Planificar y realizar salida de campo o Otras entidades del Gobierno Nacional
conceptos
Entidades Internacionales con las
muestreo (Cuando se requiera).
Solicitar análisis de muestras. cuales Colombia ha establecido
Elaborar, revisar y aprobar concepto. convenios
Enviar concepto
Realizar las aclaraciones requeridas.
Realizar seguimiento y medición del
proceso. • Solicitudes de análisis de
Gestionar los cambios, riesgos y muestras.
Gestión de investigación
oportunidades • Grupo de trabajo y
Evaluar de la satisfacción de usuarios y recursos.
el cumplimiento de requisitos de las
partes interesadas
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

• Informe de resultados Controlar las salidas no conformes

Gestión de investigación.
Gestión de Información.
Revisión Gerencial
Evaluación independiente
• Informes proyectos. Tomar acciones correctivas, preventivas
• Solicitud de compra o
• Base de datos (Información y servicio y de mejora.
relacionado con la gestión de las bases de contratación. Gestión Administrativa y Financiera
datos) y Sistemas de información On Line.
• Informes, estadísticas e indicadores.
• Informes de auditoría
• Acciones C/P/M. Evaluación Independiente
• Necesidades de acciones.

Requisitos normativos
NTCGP 1000 NTC ISO 9001 Seguridad, Modelo Estándar de Control Interno: MECI
Salud en el
trabajo y ISO 17025 Módulo de Control de
Módulo de Control de Eje Transversal
Generales Específicos Generales Específicos Ambiente Planeación y gestión
Evaluación y Información y
seguimiento Comunicación
(SSTA)
4.1, 4.2.1, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 4.4, 7.1.4, 8.1, 8.2, 8.5, 8.6, No aplica No Aplica 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 1.2.4, 2.1.1, 2.3 3
4.2.3, 4.2.4, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.1.6, 7.5, 8.7, 9.1.2 1.2.5, 1.3
5.3, 5.4.1, 6.1, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.1, 9.1,1, 9.1.3,
8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.3 9.2.2, 10
8.4, 8.5

RESPONSABLES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y REQUISITOS LEGALES Y

Director General y Subdirector de Coordinación
científica.
PARTICIPAN
Coordinadores de Programa, Coordinador de
Servicios Científicos, Coordinador de
Investigación e Información para Gestión Marina
y Costera, Jefes de línea e Investigadores.
Nota: Cada responsable y participante del
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS OPORTUNIDADES DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PARTES INTERESADAS
Se puede realizar a través de: Ver Módulo documentos externos
Se puede realizar a través de: • El mapa de riesgos institucional y KAWAK y registro FT-PLA-3
• Características de los productos, por procesos, Listado maestro de documentos
servicios e información del proceso. • Acciones correctivas, preventivas o externos
• Análisis del contexto (cuestiones o de mejora (antes, durante y
factores internos y externos). después de la implementación de).
• Gestión de cambios, riesgos y • Formulación y seguimiento de
oportunidades Planes de acción
DOCUMENTOS
• Satisfacción de usuarios. • procedimientos internos
Y REGISTROS
• Acuerdos contractuales y convenios.
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

RECURSOS

Tecnológicos, financieros, personal,

infraestructura, papelería.
Sistemas de información.

GESTIÓN HUMANA

Realizar la selección, contratación y evaluación del recurso humano, así como coordinar las actividades relacionadas con el desarrollo de sus competencias y
OBJETIVO la Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente (SSTA).

ALCANCE Actividades relacionadas con selección, vinculación, nómina, evaluación, formación y SSTA de trabajadores y estudiantes.

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS

PROVEEDORAS DEL ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO
• Planeación Institucional. • Términos de condiciones para
• Memorando de autorización de contratación de • Revisar solicitud, delegar contratación laboral publicados.
Procesos Estratégicos.
DGI responsables e identificar recursos. • Información de selección.
Procesos Misionales.
• Memorando de autorización de vinculación de la • Definición y actualización de • Personal contratado y afiliado al
Planeación Estratégica. Procesos de apoyo.
SCI o SRA según corresponda Competencias. Sistema de seguridad social. Procesos de evaluación.
• Parámetros de S&M. • Evaluar las Competencias del • Consolidado de resultados del
• Reglamento estudiantil personal. desempeño institucional de
• Requerimientos de información • Vincular el personal (Convocatoria, trabajadores.

PARTES INTERESADAS
PROVEEDORAS DEL
PROCESO
Procesos Gerenciales
Procesos Misionales.
Procesos de apoyo.
Procesos de evaluación.
Outsourcing (pruebas
psicotécnicas, exámenes
ocupacionales).
Gestión administrativa y • AFC para contratación
financiera.
Entidades de educación formal
y no formal.
Gestión de Investigación
Evaluación independiente.
Trabajadores
Comunidad.
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PARTES INTERESADAS
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
• Solicitud de contratación (perfil, funciones, selección, contratación e • Personal remunerado y con
salario) inducción). cobertura en seguridad social.
• Acta de selección • Evaluar el desempeño del personal. • Pago de prestaciones sociales.
• Novedades de nómina • Establecer y aplicar plan de • Personal capacitado y formado.
• Evaluación del desempeño y competencias de capacitaciones. • Actividades de medicina
jefe inmediato al trabajador • Elaborar nómina, aportes, preventiva y del trabajo,
• Información sobre programas de educación y prestaciones sociales. seguridad e higiene industrial
formación • Realizar actividades de bienestar desarrolladas.
• Resultados de evaluación del desempeño y • Realizar actividades de SSTA • Eficacia de las capacitaciones
competencias • Trámite de solicitudes internas. evaluada.
• Reporte de accidentes e incidentes de trabajo • Vincular Estudiantes (Convocatoria, • Control de riesgos.
• Requerimiento de vinculación del estudiante selección, convenio e inducción). • Promoción de la seguridad y
para proyecto o actividades del instituto y perfil • Planificación de actividades del salud.
del estudiante. estudiante. • Cumplimiento de requisitos RUC.
• EPP • Evaluar desempeño del estudiante.
• Resultados de pruebas psicotécnicas • Controlar egreso del estudiante.
• Resultados de exámenes de ingreso • Realizar seguimiento y medición del
• Resultados de exámenes médicos y mediciones proceso.
relacionadas con higiene industrial. • Gestión de cambios, riesgos y
oportunidades.
• Tomar acciones correctivas,
• AFC y FCE preventivas y de mejora
• Atención de peticiones, quejas,
• Hoja de vida de candidatos Comunidad.
felicitaciones o sugerencias.
• Términos de condiciones para
vinculación de estudiantes
• Resultados de evaluación. • Estudiantes Pasantes
• Requerimientos de personal para la realización
• Actas de condonación de beca • Estudiantes Tesistas
de los proyecto.
firmadas (para tesistas con beca • Universidad
von Prahl).
• Paz y salvo.
• Términos y resultados de las
• Necesidades de acciones. convocatorias de contratación Candidatos a ocupar el
• Informes de auditoría laboral cargo.
• Atención de inquietudes
• Acciones correctivas, preventivas y
de mejora
• Cambios, riesgos y oportunidades
• Hoja de vida
gestionados Evaluación Independiente.
• Incapacidades
• Cumplimiento de requisitos Planeación Estratégica.
• Requerimientos de información
(legales, clientes y partes
interesadas, normativos e
Institucionales)
• Requerimientos de información • Términos de condiciones para Gestión de investigación
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS

PROVEEDORAS DEL ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO
vinculación de estudiantes
• Estudiante vinculado e informado
(institucional, reglamentario)
• Plan de actividades del estudiante
• Resultados de evaluación.
• Artículos científicos, Tesis y/o
Charla académica

Requisitos normativos
NTCGP 1000 NTC ISO 9001 Seguridad, Modelo Estándar de Control Interno: MECI
Salud en el
trabajo y ISO 17025 Módulo de Control de
Módulo de Control de Eje Transversal
Generales Específicos Generales Específicos Ambiente Planeación y gestión
Evaluación y Información y
seguimiento Comunicación
(SSTA)
4.1, 4.2.1, 6.2
4.2.3, 4.2.4, 1, 2, 3, 4, 5
4.4, 7.5, 9.1,1, 7.1.2, 7.1.4, 7.1.6, 1.1.1, 1.1.2, 1.2,
5.3, 5.4.1, 6.1, No aplica 2.1.1, 2.3 3
9.1.3, 9.2.2, 10 7.2 1.2.2, 1.2.4, 1.2.5, 1.3
6.4, 8.2.2,
8.2.3, 8.4, 8.5

RESPONSABLES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y REQUISITOS LEGALES Y

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS OPORTUNIDADES DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Coordinador Talento Humano, Coordinador PARTES INTERESADAS
Académico. Se puede realizar a través de: Ver Módulo documentos externos
Se puede realizar a través de: • El mapa de riesgos institucional y KAWAK y registro FT-PLA-3
PARTICIPAN • Características de las salidas del por procesos, Listado maestro de documentos
proceso. • Acciones correctivas, preventivas o externos
Jefe de Seguridad, Salud en el Trabajo y • Análisis del contexto (cuestiones internas de mejora (antes, durante y
Ambiente, Jefe de Desarrollo Organizacional, y externas). después de la implementación).
Jefe de Vinculaciones y Auxiliares (TAL). • Gestión de cambios, riesgos y • Formulación y seguimiento de
oportunidades Planes de acción
DOCUMENTOS
Nota: Cada responsable y participante del • Satisfacción de usuarios. • procedimientos internos
Proceso debe tener claridad sobre cuáles son y Y REGISTROS
• Acuerdos contractuales y convenios.
cómo se atienden los requisitos, necesidades y • Legislación y documentos de referencia Nota: la aplicación de las diferentes
expectativas de las partes interesadas a las que Ver listado maestro de documentos
aplicables. herramientas depende de la magnitud y
responde. y registros Kawak
• Documentación del proceso alcance del cambio, riesgo u
• Orientaciones institucionales oportunidad que se deba gestionar.
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARAMETROS DE CONTROL /
RECURSOS PROCESOS DE SOPORTE SEGUIMIENTO Y MEDICION
Tecnológicos, financieros, personal, • Gestión Administrativa y Ver documentación y módulo de
infraestructura, papelería. Financiera. indicadores KAWAK.
SUNOEE • Gestión de Recursos Físicos

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Administrar y ejecutar los recursos económicos, las compras, la contratación civil y comercial, la celebración de convenios, la evaluación y
OBJETIVO reevaluación de proveedores, el cubrimiento de los riesgos, el control de los activos y la correspondencia necesarios para la realización de las
actividades institucionales; así como salvaguardar información resultante de la gestión institucional.
Actividades relacionadas con:
• El pago a terceros, elaboración de informes financieros y declaraciones, inversiones y manejo de activos.
ALCANCE
• La adquisición de bienes, pólizas, la contratación civil y comercial y la proyección y revisión de convenios para la gestión institucional.
• La administración de la correspondencia entrante y saliente y el archivo institucional.

PARTES
INTERESADAS
ENTRADAS
PROVEEDORAS DEL
PROCESO
• Planeación Institucional
• Solicitud de compras
• Listado de proveedores aprobados
• Cotizaciones
• Bienes (Activos o insumos)
• Solicitud de contratación.
• Términos de condiciones de
convocatorias
• Ofertas de convocatorias
• Actas de selección de propuestas.
• Memorando de solicitud de
Planeación estratégica
Procesos estratégicos, contratación.
Procesos Misionales • Acta de Escogencia por el Grupo
Procesos de apoyo Evaluador
Procesos de evaluación. • Análisis de Cotización y Selección.
Proveedores de bienes y • Solicitud de trámite de convenios.
servicios. • Oficio de envío de propuestas
Contratista. firmado por DGI.
Corredor de Seguros • Contratos y Órdenes Civiles y
Aseguradoras Comerciales perfeccionadas y
Gestión de investigación. numeradas.
Entes de control. • Convenios institucionales
Entidades SINA educativos.
Entidades judiciales • Certificados de contrapartida.
Entidades de control • Garantía sí aplica.
Fuentes financiadoras o • Necesidades de cubrimiento de
clientes riesgos y/u obligaciones o Solicitud
Aspirantes de de adquisición de pólizas.
convocatorias • Solicitudes de Inclusión
Revisión Gerencial amparos vigentes.
Evaluación • Póliza.
Independiente
• Acuerdos contractuales (INVEMAR
prestador de servicio)
• Requerimientos de anticipos,
viáticos, tiquetes, reembolsos,
nómina, prestaciones sociales,
aportes al sistema de seguridad
social y parafiscales.
• Facturas de bienes y servicios
• Certificados de asistencia
• Activos en inventario
• Proyectos ejecutados
• Solicitudes de certificados de
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PARTES INTERESADAS
ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
• Registrar presupuesto por rubros. • Listado de proveedores aprobados.
• identificar proveedores de bienes. • Solicitud de cotizaciones.
• Solicitar y analizar cotizaciones. • Orden de compra.
• Realizar convocatoria (si aplica). • Convocatoria on-line.
• Selección del proveedor del bien o servicio. • Resultados on-line.
• Verificar disponibilidad presupuestal y expedir • Contratos y Ordenes Civiles y
AFC. Comerciales perfeccionadas y
• Elaborar OC y enviarla al proveedor o Elaborar numeradas.
Minuta contractual • Bienes y servicios recibidos a
• Perfeccionamiento y legalización del acuerdo satisfacción.
contractual. • Selección y evaluación de proveedores
• Ejecución, seguimiento y liquidación de los de bienes y servicios.
acuerdos contractuales. • Convenios interinstitucionales Procesos estratégicos,
• Revisar o elaborar minutas de convenios legalizados y perfeccionados Procesos Misionales Procesos
interinstitucionales • Convenios educativos perfeccionados y de apoyo
• numerados. Procesos de evaluación.
Elaborar convenios educativos
• Verificar la legalización del acuerdo en las • Pólizas. Proveedores de bienes y
entidades firmantes • Centros de costos creados. servicios.
• • Contratista.
Perfeccionamiento y legalización del convenio Pago de bienes y servicios
educativo • Pago de viáticos, anticipos, reembolsos, Corredor de Seguros
Aseguradoras
• Ejecución, seguimiento y liquidación de los nómina, parafiscales, aportes.
Gestión de investigación.
y convenios interinstitucionales y educativos • Viáticos y anticipos legalizados.
Entes de control.
• Recibir bien y elaborar entrada de compra. • Activos registrados en inventario.
Entidades SINA
• Ingresar en Sistema de información contable los • Activo cargado a inventario personal Entidades judiciales
activos fijos adquiridos. • Bajas de activos. Entidades de control
• Almacenar y entregar insumos. • Cuentas de cobro/facturas. Fuentes financiadoras o
• Asignar a trabajador inventario. • Cuenta de cobro descargada. clientes
• Adquirir pólizas. • Informe financiero. Aspirantes de convocatorias
en • Evaluar y reevaluar proveedores. • Certificados de contrapartida. Junta Directiva.
• Expedir FCE, elaborar la causación contable, • Inversiones. Evaluación Independiente.
elaborar de comprobante de egreso y • Maximización de resultados y
• realizar pago. minimización de riesgos de inversiones.
• Realizar CD de anticipo y viáticos. • Insumos de almacén.
• Realizar seguimientos, valoraciones y trámite de • Correspondencia entregada a
bajas de activos. destinatarios.
• Generar cuentas de cobro/facturas. • Correspondencia enviada
• Realizar seguimiento de cartera, recibir y registrar • Inventario de archivo
el pago. • Tablas de retención documental.
• Elaborar certificados de contrapartida e informes • Series documentales consultadas y
financieros de ejecución presupuestal. prestadas.
• Realizar inversiones y los respectivos • Series documentales procesadas de
seguimientos y movimientos a que haya lugar. acuerdo con disposición.
• Elaborar estados financieros. • Cambios, riesgos y oportunidades
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARTES
PARTES INTERESADAS
INTERESADAS
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROVEEDORAS DEL
PROCESO
PROCESO
contrapartida • Recepcionar, radicar, escanear y distribuir gestionados
• Lineamientos de operación, correspondencia de origen externo. • Acciones correctivas, preventivas y de
establecidos por la Dirección • Recepcionar, escanear y enviar correspondencia mejora.
General de origen interno.
• Requerimientos de almacén • Recibir series documentales, clasificarlas,
• Información de origen externa. inventariarlas, elaborar tablas de retención
• Series documentales documental.
• Solicitudes de préstamos y • Tramitar préstamos y consultas de series
consultas. documentales.
• Indicadores, parámetros de • Aplicar disposición de tablas de retención
seguimiento y medición, otros documental.
parámetros • Realizar seguimiento y medición del proceso.
• Informes de auditoría • Gestión de cambios, riesgos y oportunidades
• Requerimientos de acciones • Tomar acciones correctivas, preventivas y de
correctivas, preventivas y de mejora
mejora

Requisitos normativos
NTCGP 1000 NTC ISO 9001 Seguridad, Modelo Estándar de Control Interno: MECI
Salud en el
trabajo y ISO 17025 Módulo de Control de
Módulo de Control de Eje Transversal
Generales Específicos Generales Específicos Ambiente Planeación y gestión
Evaluación y Información y
seguimiento Comunicación
(SSTA)
4.1, 4.2.1,
4.4, 7.1.4, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 1.2.4,
4.2.3, 5.3, 3.2.1, 1.4 3
7.1.6, 7.5,
5.4.1, 6.4, 8.3, 4.2.4, 6.1, 7.4 7.1.1, 8.4 4.6 1.2.5, 1.3 2.1.1, 2.3
9.1,1, 9.1.3,
8.2.2, 8.2.3,
9.2.2, 10
8.4, 8.5

RESPONSABLES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y REQUISITOS LEGALES Y

Coordinador Financiero, Coordinador Gestión NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS OPORTUNIDADES DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Contractual, Jefe de Compras y Jefe de Archivo PARTES INTERESADAS
y Correspondencia. Se puede realizar a través de: Ver Módulo documentos externos
Se puede realizar a través de: • El mapa de riesgos institucional y KAWAK y registro FT-PLA-3
PARTICIPAN • Características de las salidas del por procesos, Listado maestro de documentos
proceso. • Acciones correctivas, preventivas o externos
Director General, Subdirector Administrativo, • Análisis del contexto (factores o de mejora (antes, durante y
Subdirector de Coordinación científica, cuestiones internas y externas). después de la implementación).
Supervisor de contratos, Administradores de • Gestión de cambios, riesgos y • Formulación y seguimiento de
proyectos, Jefe de Contratos, Jefe de Convenios oportunidades Planes de acción
DOCUMENTOS
y Seguros, Profesionales de apoyo (Cispatá y • Satisfacción de usuarios. • procedimientos internos
pacífico), Jefe CTA, Jefe TES, Profesionales de Y REGISTROS
• Acuerdos contractuales y convenios.
apoyo (FIN), Profesionales Acuerdos • Legislación y documentos de referencia Nota: la aplicación de las diferentes
Contractuales, Profesional de AYC, Auxiliar(es) Ver listado maestro de documentos
aplicables. herramientas depende de la magnitud y
y registros Kawak
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARAMETROS DE CONTROL /
RECURSOS PROCESOS DE SOPORTE SEGUIMIENTO Y MEDICION
Tecnológicos, financieros, personal, • Gestión Administrativa y Ver documentación del proceso y
infraestructura, papelería, SUNOEE Financiera. módulo de indicadores KAWAK.
• Gestión de Recursos Físicos.
• Gestión de investigación.

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

Mantener y/o brindar soporte en lo relacionado con la infraestructura (comunicaciones, transportes, edificios, hardware, software, etc.), redes informáticas,
OBJETIVO sistemas de información y el ambiente de trabajo necesario para el desarrollo de actividades Institucionales.

ALCANCE Actividades relacionadas con:

 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

• El mantenimiento de embarcaciones, automotores, edificaciones, hardware (equipos científicos) y software y los requerimientos de servicios relacionados,
así como la administración del centro de buceo.
• La actualización tecnológica, diseño y desarrollo, soporte de sistemas y la realización de recuperación y respaldo.

PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS

PROVEEDORAS DEL ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO PROCESO
Planeación estratégica • Planeación Institucional • Recepcionar requerimientos de • Planificación de servicios y
• Requerimientos de servicios, soporte o servicio, mantenimiento y soporte. mantenimiento.
Procesos estratégicos, desarrollo. • Realizar programación de recursos • Apoyo logístico: automotores,
Procesos Misionales Procesos y programación de mantenimiento.
• Datos. embarcaciones, Buque.
de apoyo
• Especificaciones de servidores. • Ejecutar servicio (Salidas a campo, • Soporte y mantenimiento de
Procesos de evaluación. cruceros de Procesos estratégicos,
• Especificaciones de aplicaciones. hardware y software.
• investigación)/mantenimiento. Procesos Misionales
• Mantenimiento de equipos
• Realizar seguimiento a la ejecución científicos.
Procesos de apoyo y
• Acuerdo contractual de de actividades. Proceso de evaluación.
Gestión Administrativa y • Reprogramación de actividades.
mantenimiento/suministros/servicios/obra. • Realizar backup institucional.
Financiera • Mantenimiento de fotocopiadoras.
• Activos e insumos. • Realizar investigación de nuevas
• Mantenimiento de Edificaciones,
tecnologías.
redes eléctricas y telefónicas.
• Indicadores, parámetros de seguimiento y • Mantenimiento lógico de sistemas
• Mantenimiento de aires
Revisión Gerencial medición, otros parámetros de información
acondicionados.
• Realizar actualizaciones,
• Planificación de servicios y mantenimiento. renovaciones de hardware y • Acciones correctivas, preventivas
• Trabajos de soporte, mantenimiento y apoyo software. y de mejora
logístico sin ejecutar. • Realizar desarrollo para el soporte • Cambios, riesgos y oportunidades
• Información acerca de vulnerabilidades y de la gestión Institucional y gestionados
Mercado tecnológico validarlo. Evaluación Independiente.
actualizaciones de software. • Cumplimiento de requisitos
• Especificaciones de servidores. • Realizar los mantenimientos y (legales, clientes y partes
• Especificaciones de aplicaciones. ajustes al diseño. interesadas, normativos e
• Realizar seguimiento y medición Institucionales)
del proceso.
• Gestión Administrativa y
Gestión de cambios, riesgos y • Solicitud de compras o
• Informes de auditoría oportunidades Financiera.
Evaluación independiente contratación.
• Requerimiento de acciones para la mejora • Tomar acciones correctivas,
preventivas y de mejora • Servicio Centro de buceo Gestión de investigación

Requisitos normativos
NTCGP 1000 NTC ISO 9001 Seguridad, ISO 17025 Modelo Estándar de Control Interno: MECI
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Salud en el
Módulo de Control de Eje Transversal
trabajo y Módulo de Control de
Generales Específicos Generales Específicos Ambiente Planeación y gestión
Evaluación y Información y
seguimiento Comunicación
(SSTA)
4.1, 4.2.1, 6.3, 6.4, 7.6 1.1, 1.3, 2.2, 2.3,
4.2.3, 4.2.4, 1.1.1, 1.2, 1.2.2, 1.2.4,
4.4, 7.1.6, 7.5, 3.1, 3.2.2, 3.2.3, No aplica 2.1.1, 2.3
5.3, 5.4.1, 6.1, 1.2.5 1.3 3
9.1,1, 9.1.3, 7.1.3, 7.1.4, 7.1.5 3.2.5, 3.2.6, 3.2.7,
8.2.2, 8.2.3, 9.2.2, 10 3.2.8, 4.3, 4.6
8.4, 8.5

RESPONSABLES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y REQUISITOS LEGALES Y

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS OPORTUNIDADES DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Coordinador Servicios Generales, Coordinador PARTES INTERESADAS
CSC, Jefes de Laboratorio, Coordinador de Se puede realizar a través de: Ver Módulo documentos externos
Sistemas y Telemática y Curador MHNMC. Se puede realizar a través de: • El mapa de riesgos institucional y KAWAK y registro FT-PLA-3
• Características de las salidas del por procesos, Listado maestro de documentos
PARTICIPAN proceso. • Acciones correctivas, preventivas o externos
• Análisis del contexto (factores o de mejora (antes, durante y
Jefe de Mantenimiento, Jefe de Transporte, cuestiones internas y externas). después de la implementación).
Jefe de Telemática y Hardware, Jefe de • Gestión de cambios, riesgos y • Formulación y seguimiento de
proyectos de software, Personal operativo del oportunidades Planes de acción
DOCUMENTOS
GSG y del Grupo de Sistemas y Telemática, • Satisfacción de usuarios. • procedimientos internos
Profesionales de apoyo (Cispatá). Y REGISTROS
• Acuerdos contractuales y convenios.
• Legislación y documentos de referencia Nota: la aplicación de las diferentes
Ver listado maestro de documentos
Nota: Cada responsable y participante del aplicables. herramientas depende de la magnitud y
Proceso debe tener claridad sobre cuáles son y y registros Kawak
• Documentación del proceso alcance del cambio, riesgo u
cómo se atienden los requisitos, necesidades y
• Orientaciones institucionales oportunidad que se deba gestionar.
expectativas de las partes interesadas a las que
responde.

PARAMETROS DE CONTROL /
RECURSOS PROCESOS DE SOPORTE SEGUIMIENTO Y MEDICION
Tecnológicos, financieros, personal, • Gestión Administrativa y Ver documentación del proceso y
infraestructura, papelería, lanchas, Financiera. módulo de indicadores KAWAK.
automotores. • Gestión Humana
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

OBJETIVO Mejorar y proteger el valor del Instituto proporcionando aseguramiento objetivo, asesoría y conocimiento basado en riesgos.

Actividades relacionadas con el mantenimiento, mejora y auditoria interna de Sistemas de Gestión, liderazgo estratégico, enfoque hacia la
ALCANCE prevención, evaluación dela gestión del riesgo, relación con entes externos de control y evaluación y seguimiento.

PARTES
PARTES INTERESADAS
INTERESADAS
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROVEEDORAS DEL
PROCESO
PROCESO
• Información de la planeación y
Procesos estratégicos.
gestión Revisión Gerencial
Procesos Misionales. • Realizar seguimiento y medición a procesos,
• Organización y operación del • Informes estratégicos Comité de Coordinación de
Procesos de apoyo. planes, proyectos, indicadores y riesgos
Comité de Coordinación de Control Control Interno
Interno
• Diagnósticos de fortalezas y debilidades
que inciden en el desarrollo de objetivos
• Información de la planeación y institucionales Procesos estratégicos.
Procesos estratégicos.
gestión • Conceptos técnicos y aportes sobre Procesos Misionales.
Procesos Misionales. • Realizar asesoría y formular recomendaciones
Procesos de apoyo. • Organización y operación de propuestas de mejora Procesos de apoyo.
con alcance preventivo
Comités Institucionales • Evaluación de riesgos y controles
• Promoción de herramientas de Comités Institucionales
autoevaluación
• Servicios de Consultoría
• Contexto interno y externo
Entes de control • Mapa de riesgos por procesos y de
• Recomendaciones sobre identificación y
Entes de certificación, corrupción
control de riesgos Procesos estratégicos.
acreditación y evaluación • Información de la planeación y
• Ejercicios para facilitar la Procesos Misionales.
Procesos estratégicos. gestión • Realizar evaluación del riesgo
implementación de Gestión del Riesgo Procesos de apoyo.
Procesos Misionales. • Resultados de Auditorías internas
Procesos de apoyo. • Seguimiento y evaluación de riesgos y
y externas
controles
• Sistema de Preguntas,
sugerencias, quejas y felicitaciones
Contraloría General de la
Republica • Plan General de Auditoria Contraloría General de la
Procesos estratégicos. Contraloría General de la Republica
• Respuesta a requerimientos de
Procesos Misionales. República • Servir de enlace con entes de control para Procesos estratégicos.
información y observaciones
Procesos de apoyo. • Normativa externa facilitar el flujo de información Procesos Misionales.
• Resultados de las evaluaciones
• Información de la planeación y Procesos de apoyo.
gestión

Procesos estratégicos. • Universo de riesgos • Plan de Auditoria Procesos estratégicos.

Procesos Misionales. • Normativa externa • Planear y realizar evaluación y seguimiento • Informes de Auditoria Procesos Misionales.
Procesos de apoyo. • Manuales técnicos asociados a • Solicitudes de acciones Procesos de apoyo.
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PARTES
PARTES INTERESADAS
INTERESADAS
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS QUE SON CLIENTES DEL
PROVEEDORAS DEL
PROCESO
PROCESO
Entidades de Gobierno normativa externa • Evaluación de la función de Auditoria Entidades de Gobierno
destinatarias de informes • Informes de auditoría interna y • Informes de Ley destinatarias de informes de
de Ley externa • Seguimiento a planes de mejoramiento Ley
• Instrumentos de Auditoria
• Planes, programas y proyectos
Institucionales
• Políticas de operación
• Implementación de acciones
• Requisitos normas técnicas correctivas, preventivas y de mejora
• Manuales, directrices y objetivos • Medición de Indicadores de Gestión
ICONTEC • Información de la planeación y • Monitoreo y revisión de riesgos y ICONTEC
Consejo Colombiano de gestión oportunidades Consejo Colombiano de
Seguridad • Solicitudes de acciones • Realizar mantenimiento y mejora de los Seguridad
• Control de información documentada
IDEAM • Resultados de la Revisión por la Sistemas Integrados de Gestión al interior del
• Autoevaluación del control y gestión
IDEAM
DAFP Dirección proceso DAFP
• Control de salidas no conformes
Proceso Evaluación • Contexto interno y externo del Proceso Evaluación
Independiente • Comunicaciones pertinentes de los Independiente
proceso.
Sistemas Integrados de Gestión
• Competencia de auditores
• Cambios en el Sistema de Gestión

Requisitos normativos
NTCGP 1000 NTC ISO 9001 Seguridad, Modelo Estándar de Control Interno: MECI
Salud en el
trabajo y ISO 17025 Módulo de Control de
Módulo de Control de Eje Transversal
Generales Específicos Generales Específicos Ambiente Planeación y gestión
Evaluación y Información y
seguimiento Comunicación
(SSTA)
4.1, 4.2.1d,
4.1, 4.2, 4.4, Específicos Específicos
4.2.3, 4.2.4, 1.2.1, 1.2.2, 1.2.4,
6.1, 6.3, 7.1.4, 4.2 4.11.5, 4.14 3
5.3, 5.4.1,
8.2.2 7.1.6, 7.3, 7.5, 9.2 Generales 1.2.5, 1.3 2.1, 2.2, 2.3
8.2.3, 8.4, Generales
8.7, 9.1,1, 4.3, 4.10, 4.11,
8.5.1, 8.5.2, 1.1, 2.1, 2.2, 3.1
9.1.3, 10 4.12, 4.13.1
8.5.3
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

RESPONSABLES IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y REQUISITOS LEGALES Y

Auditor Interno.
PARTICIPAN
Auditores Internos Sistemas de Gestión, Profesional
de Apoyo ADI, Responsables de procesos.
Nota: Cada responsable y participante del Proceso
debe tener claridad sobre cuáles son y cómo se
atienden los requisitos, necesidades y expectativas
de las partes interesadas a las que responde.
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS
PARTES INTERESADAS
Se puede realizar a través de:
• Características de las salidas del
proceso.
• Análisis del contexto (factores o
cuestiones internas y externas).
• Gestión de cambios, riesgos y
oportunidades.
• Satisfacción de usuarios
• Acuerdos contractuales y convenios.
• Legislación y documentos de referencia
aplicables.
• Documentación del proceso
• Orientaciones institucionales
OPORTUNIDADES DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Se puede realizar a través de: Ver Módulo documentos externos
• El mapa de riesgos institucional y KAWAK y registro FT-PLA-3
por procesos, Listado maestro de documentos
• Acciones correctivas, preventivas o externos por área
de mejora (antes, durante y
después de la implementación).
• Formulación y seguimiento de
Planes de acción
DOCUMENTOS
• Procedimientos internos
Y REGISTROS
Nota: la aplicación de las diferentes
Ver listado maestro de documentos
herramientas depende de la magnitud y
y registros Kawak
alcance del cambio, riesgo u
oportunidad que se deba gestionar.

PARAMETROS DE CONTROL /
SEGUIMIENTO Y MEDICION
PROCESOS DE SOPORTE
RECURSOS
Ver documentación del proceso y
Tecnológicos, financieros, personal, • Gestión Administrativa y
módulo de indicadores KAWAK.
infraestructura, papelería. Financiera.
Encuesta referencial MECI y
• Gestión de Recursos Físicos FURAG
• Gestión Humana.
 ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Notas al documento:

• El día 30 de mayo de 2017 se actualizó la caracterización del proceso Planeación Estratégica

• El día 14 de junio de 2017 se actualizó la caracterización del proceso Gestión de Investigación

• El día 14 de junio de 2017 se actualizó la caracterización del proceso Elaboración de Conceptos

• El día 14 de junio de 2017 se actualizó la caracterización del proceso Revisión Gerencial

• El día 14 de junio de 2017 se actualizó la caracterización del proceso Gestión de Recursos Físicos

• El día 15 de junio de 2017 se actualizó la caracterización del proceso Gestión Administrativa y Financiera

• El día 15 de junio de 2017 se actualizó la caracterización del proceso Gestión Humana

• El día 14 de julio de 2017 se actualizó la caracterización del proceso Evaluación Independiente

• El día 21 de julio de 2017 se actualizó la caracterización del proceso Gestión de Información