Manual Gestao de Documentaã Ãƒo e Arquivo (Revisto) 20121231

MINISTÉRIO DA ADMINISTRAÇÃO DO TERRITÓRIO
INSTITUTO DE FORMAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO LOCAL
MANUAL PRÁTICO
DE
GESTÃO DE DOCUMENTAÇÃO
E ARQUIVO
LUANDA, 2012
1
FICHA TÉCNICA
Elaborado por: <Nome>
Revisão e acabamento: Luís Miguel Viegas de Sousa

ousa Matias
Propriedade do Instituto de Formação da Administração Local (IFAL)

(
Av. Pedro de Castro Van

Van-Dunen, Rua do IFAL - Luanda – Angola
S
Selecção e compilação dos textos
Montagem, correcção, edição e distribuição
IFAL
Execução Gráfica
<Nome, endereç
endereços, contactos da gráfica>
1ª edição – Luanda, Angola
Tiragem: <n.º> exemplares
2
INDICE
PREFÁCIO ................................................................
................................................................................................
................................................. 5
INTRODUÇÃO ................................
................................................................................................................................
........................................... 6
CAPITULO I - INTRODUÇÃO À GESTÃO DOCUMENTAL ................................................................

..................................... 8
1. GESTÃO DOCUMENTAL ................................................................................................
.............................................. 9
1.1. Definição de Documento ................................
................................................................................................
................................................ 9
1.2. Classificação de Documentos ................................................................................................
...................................... 10
1.3. Classificação quanto ao grau de importância ................................................................
.............................................. 10
1.4. Classificação quanto ao grau de sigilo ................................................................
......................................................... 11
1.5. Tipos de documento ................................
................................................................................................
..................................................... 12
Actividades pedagógicas ................................
................................................................................................
...................................................... 14
CAPITULO II – CONSERVAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO ................................................................

..................................... 16
2. CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS ................................................................
..................................................... 17
2.1. Manter a integrabilidade do acervo documental ................................................................
.......................................... 18
2.2. Recursos Humanos necessários para a gestão documental .......................................................
................................ 18
................................................................................................
...................................................... 20
CAPITULO III – O ARQUIVO E A SUA IMPORTÂNCIA NAS ORGANIZAÇÕES .................................

................................ 23
3. DEFINIÇÃO DE ARQUIVO ................................................................................................
.......................................... 24
3.1. A importância da função arquivo ................................................................................................
.................................. 24
3.2. Sistemas de arquivo ................................
................................................................................................
..................................................... 25
3.3. Estágios
tágios da vida de um arquivo ................................................................................................
................................... 28
................................................................................................
...................................................... 30
CAPITULO IV – CLASSIFICAÇÃO E MÉTODOS DE ARQUIVO ..........................................................

................................ 33
4. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS ................................................................
........................................................... 34
4.1. Método por ordenação alfabética ................................................................................................
................................. 34
4.2. Método por ordenação cronológica ................................................................
.............................................................. 40
4.3. Método por ordenação geográfica ................................................................
............................................................... 40
4.4. Método por ordenação numérica
numérica................................................................................................
.................................. 42
4.5. Método por ordenação ideológica ................................................................................................
................................ 42
4.6. Método por ordenação automática ................................................................
............................................................... 43
4.7. Método
o por ordenação alfa
alfa-numérica ................................................................
.......................................................... 43
4.8. Classificação do arquivo tendo em conta o ciclo de vida dos documentos .................................
................................ 44
3
................................................................................................
...................................................... 45
CAPITULO V – ARQUIVAR SEGUNDO OS NOVOS PARADIGMAS ...................................................

................................ 50
5. O ARQUIVO DIGITAL ................................
................................................................................................
.................................................. 51
5.1. Gestão digital da documentação ................................................................................................
.................................. 53
5.2. Esquema organizacional de pastas no computador ................................................................
.................................... 56
6. A ÉTICA NA FUNÇÃO
NÇÃO ARQUIVO ................................................................
............................................................... 58
................................................................................................
...................................................... 59
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................................................

........................................ 60
PLANEAMENTO DA FORMAÇÃO ................................................................................................
......................................... 61
4
PREFÁCIO
A actual direcção do IFAL passou a adoptar uma nova estratégia de formação que
procura, de entre outras medidas, ir ao encontro dos formandos nas suas respectivas
províncias
ncias e municípios. No âmbito desta estratégia, evidenciou
evidenciou-se
se a necessidade de
haver manuais que facilitassem o acesso ao conhecimento, práticas e experiências
que se pretende transmitir a quem está ao serviço da Administração Local.
Neste contexto, surgiu então no seio da direcção a ideia inovadora de conceber kits
formativos – compostos por Planos de Sessão para os cursos de curta duração, de
entre os quais se insere o presente manual, que foi concebido por pares de
formadores com experiência e bom conhec
conhecimento
imento do conteúdo temático dos cursos a
ministrar. Pelo que temos a certeza que este instrumento servirá plenamente a
intenção de facilitar o processo de ensino
ensino-aprendizagem
aprendizagem na actividade, formação e
actualização técnico-profissional
profissional do pessoal da Adminis
Administração
tração Local.
Luanda, aos 16 de Novembro 2012
O Director Geral
Ismael Mateus
5
INTRODUÇÃO
O IFAL, como propulsor da qualificação dos quadros técnicos da Administração Local,

procura com a elaboração deste manuall capacitar os quadros responsáveis pela
gestão documental das Organizações Públicas Municipais e Comunais - arquivistas,
auxiliares de arquivo e administrativos em geral - em processos e técnicas que
assegurem uma correcta gestão da documentação.
Neste sentido, apresenta-se

se este manual que está dividido em cinco
inco capítulos:
– I – Introdução à Gestão Documental – parte introdutória, onde é abordado o

conceito de gestão documental,
ocumental, classif
classificação
icação e tipologia de documentos.
– II – Conservação de Documentos – onde são apresentadas soluções para a

conservação e manutenção do acervo documental.
– III – O Arquivo e a sua Importância nas Organizações – apresenta-se

apresenta a definição de
arquivo e analisa-se a sua importância, caracteriza-se os sistemas de arquivo
arquiv e
analisa-se
se o prazo de conservação da documentação.
– IV – Métodos de Arquivo o – onde são apresentados os métodos de arquivo

arquiv básicos e
a classificação dos arquivos.
os.
– V – Arquivar Segundo os Novos Paradigmas – faz-se se uma abordagem sobre

esquemas de arquivo
o baseados nas novas tecnologias.
No
o final de cada unidade, são previstas actividades pedagógicas que podem
apresentar-se
se em casos práticos (de preferência em grupo) destinando-se
destina a testar a
evolução dos conhecimentos sobre as respectivas matérias e a sua aplicação prática.
Na expectativa de este manual

anual se constituir num verdadeiro instrumento de apoio aos
quadros das Organizações Públicas M Municipais
unicipais e Comunais estamos disponíveis para
receber contributos que permitam o seu aperfeiçoamento permanente.
6
CAPITULO I
INTRODUÇÃO À GESTÃO DOCUMENTAL
7
CAPITULO I - INTRODUÇÃO À GESTÃO DOCUMENTAL
No final da abordagem temática ´´

´Íntrodução à gestão documental´´
´´ cada participante
estará apto(a) a:
• Definir o conceito de gestão documental e de documento

documento;
• Classificar os documentos com recurso a métodos e técnicas de classificação
eficientes;
• Efectuar a gestão dos documentos com rigor e profiss
profissionalismo
ionalismo.
Resumo:
O presente capítulo
tulo procura abordar o conceito de gestão documental,
ocumental, classificação e
tipologia de documentos.
Palavras-chave:
Actos administrativos, Actos financeiros, Actos jurídicos,, Actos políticos, Arquivo
permanente, Documento,
o, Documentos de carácter comum
comum, Documentos de carácter
confidencial, Documentos de carácter secreto
secreto, Documento interno, Documento
externo, Documento importante
importante, Documento muito importante, Documentos oficiais,
oficiais
Documentos organizacionais
organizacionais, Gestão Documental,, Princípio de Economia, Princípio
de Eficácia, Princípio de Eficiência
Eficiência.
8
1. GESTÃO DOCUMENTAL
Ao princípio de economia, de eficáci
eficácia
a e de eficiência no tratamento dos documentos
numa organização pública municipal ou comunal, até sua eliminação ou guarda
permanente, denomina-se Gestão Documental
Documental.
Princípio de Economia:: o funcionário público utiliza metodologias que possibilitam

possibilit
economizar os meios colocados à sua disposição.
Por exemplo: pastas de arquivo, papéis, móveis ou outros meios, devem ser
bem cuidados de forma a durarem mais tempo.
Princípio de Eficácia:: o funcionário público utiliza metodologias que possibilitam

possibi
encontrar os documentos de que necessita em tempo útil.
Por exemplo: solicita

solicita-se
se às 13 horas, ao funcionário público, um documento
para ser entregue às 15 horas e, exactamente,, às 15 horas o documento é
encontrado. Então, o fun
funcionário foi eficaz.
Princípio de Eficiência:: o funcionário público utiliza metodologias que possibilitam

encontrar os documentos de que necessita nno mais curto espaço de tempo possível.
Por exemplo: solicita

solicita-se às 13 horas, ao funcionário
ionário público, um documento
para ser entregue às 15 horas e, às 13 horas e 3 minutos, o documento é
encontrado. Então, o funcionário para além de ter sido eficaz, foi eficiente.
1.1. Definição de Documento

Documento é o registo de uma informação independ
independentemente
entemente da natureza do
suporte que a contém.
Existem vários tipos de suportes para documentos

documentos,, como: o papel, o CD, o DVD, a
pendrive, entre outros.
De facto, gerir documentos é muito mais do que recepcioná

recepcioná-los
los e registá-los.
registá Exige
um planeamento de tal al forma que
que, ainda que haja uma quantidade enorme de
documentação gerada pela a actividade normal da organização pública municipal ou
comunal, seja possível localizá
localizá-los em tempo útil.
9
Para tal, é de extrema importância a forma como classificamos os documentos.
1.2. Classificação de Documentos

Os documentos podem ser classificados como:
Documento interno: quando é criado na organização pública municipal

unicipal ou comunal,
num dos sectores que dela fazem parte
parte.
Exemplo de documentos internos: o aviso e o memorando.
Documento externo: quando é criado fora da organização pública municipal ou

comunal,, isto é, quando é criado por uma entidade externa.
Exemplo de documentos externos: o ofício e o edital.
Existem várias formas de classificação de documentos. Falaremos apenas de duas

formas básicas de classificação que são:
• Quanto ao grau de importância

importância;
• Quanto ao sigilo.
1.3. Classificação quanto ao grau de importância

Para facilitar o manuseamento
amento e a localização de documentos, estes devem ser
separados por grupos; ou seja, os documentos administrativos, operacionais,
informativos, correspondência geral, CD´s e DVD´s,, devem ser isolados.
Antes de começar a organizar os p papéis, deve dividi-los

los por grau de importância,
separando os documentos muito importantes para um lado, os documentos
importantes para outro lado e os de pouca importância também para outro lado.
Iremos separá-los nessas três categ

categorias distintas:
10
Muito importante: documentos que são solicitados e verificados com muita
frequência.
Por exemplo: os requerimentos

requerimentos,, declarações, editais, ofícios, despachos, notas
internas e externas, são solicitados com muita frequência.
Importante: documentos que contribuem para a actividade normal da administração

municipal ou comunal e que são solicitados pontualmente.
Por exemplo: contratos de abastecimento de água, fornecimento de

electricidade e cadastro de cidadãos, são solicitados po
pontualmente.
ntualmente.
Arquivo Permanente: documentos que já tendo perdido a importância, ainda

contribuem para a confirmação de situações pontuais.
Por exemplo: contas pagas, talões de cheques cad

caducados,
ucados, entre outros.
1.4. Classificação quanto ao grau de sigilo

Agora trataremos de classificar os documentos quanto ao seu grau de sigilo. Assim,
temos:
• Documentos de carácter
arácter comum;
arácter confidencial;
arácter secreto.
Documentos de carácter c
comum: podem ser do conhecimento de todos.
Por exemplo: nota interna, memorando, aviso e edital, podem ser do

conhecimento geral.
Documentos de carácter
arácter confidencial: o seu conhecimento é limitado a um número
de pessoas.
Por exemplo: ofícios, despachos, planos estratégicos entre outros.
11
Documentos de carácter s secreto: só devem ser do conhecimento da direcção ou de
funcionários que trabalham numa determinada área.
Por exemplo: contrato de prestação de serviço

serviços, convénio
nvénio entre Administrações
Municipais e/ou Comunais com entidades privadas, só devem ser do
conhecimento da direcção e de funcionários das áreas específicas.
A necessidade da classificação de documentos quanto ao seu grau de sigilo advém

de uma outraa necessidade – a de proteger a documentação estratégica e evitar que
ela esteja mal conservada, ou seja mesmo extraviada.
Uma das formas de manter esse controlo sobre a documentação é evitando que
funcionários, não afectos a departamentos específicos ou sem autorização superior,
superior
possam ter acesso a ela.
Entenda-se
se que o funcionário público responsável pela gestão documental geral ou de
um sector da organização, por exemplo, o Sector dos Recursos Humanos,
Humanos é quem
responde pela perda ou extravio de documentos.
1.5. Tipos de documento

ocumento
Após termos verificado a classificação dos documentos quanto ao seu grau de
importância, trataremos de os agrupar em dois tipos.
Assim, temos os seguintes tipos de documento:
• Documentos oficiais;;
• Documentos organizacionais
organizacionais.
Documentos oficiais: documentos que atestam os actos enviados por organismos

públicos, tais como:
• Actos de correspondência
orrespondência → ofício, aviso, edital, etc.
• Actos processuais → informação, despacho ou decisão, etc.
• Actos de registo → acta, emenda, etc.
• Actos normativos → decreto-lei, regulamento, estatuto, etc.
• Actos probatórios → atestados, certidão, etc.
• Actos de Administração de Pessoal → decreto, portaria.
• Actos contratuais → contrato, acordo, convénio.
12
Documentos organizacionais: todos os documentos relativos à organização pública
municipal ou comunal, que transmitem informações a respeito de actos
administrativos, financeiros, jurídicos e políticos, tais como:
orrespondência Interna → notas internas, memorandos, etc.
orrespondência externa → cartas, faxes e outros tipos de
correspondência do público e de organizações privadas.
• Actos contabilísticos
ontabilísticos → orçamentos, folhas de pagamento, etc.
• Actos de recursos humanos
umanos → currículos, cartas de apresentação, etc.
• Actos jurídicos → contratos, escrituras, etc.
• Actos técnicos → projectos, propostas, etc.
13
ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS
Responda às seguintes questões

questões:
1) O ofício é uma comunicação interna e o memorando é uma comunicação

externa.
a) Certo ( )
b) Errado ( )
2) Com o colega do lado, discuta a forma de classificação de documentos

utilizada na vossa instituição e apresentem, de forma escrita e sintética,
sinté a
metodologia utilizada que mais se adapta à vossa instituição.
3) Nzinga Tomás, funcionária pública, organizou um dossier a que denominou

“Diversos”. Neste dossier Nzinga colocou os seguintes documentos:
memorandos, circulares internas e externas e fa
facturas.
Tendo em conta a metodologia de organização documental utilizada por Nzinga

responda, se:
a) Nzinga actuou correctamente, sim ou não

não? ______
b) Nzinga obedeceu ao Princípio da Eficiência, sim ou não? ______. Justifique
a sua resposta.
4) Coloque-se
se na situação de Nzinga e indique como teria classificado os
documentos?
Dica:
Oss tipos de documentos certificam vários “actos”. Indique os que se

adequam à situação em concreto
14
CAPITULO II
CONSERVAÇÃO
NSERVAÇÃO DA DOCUMENTAÇ
DOCUMENTAÇÃO
15
CAPITULO III – CONSERVAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

´Ćonservação da documentação´´
´´ cada participante
estará apto(a) a:
• Saber como conservar os documentos;

• Determinar o local ideal para o arqui
arquivo dos documentos;
• Tomar medidas preventivas para que os documentos mantenham a sua
integridade.
Resumo:
O presente capítulo
tulo procura dotar os formandos de soluções para a conservação e
manutenção
ão do acervo documental
documental.
Palavras-chave:
Controlar, Desinfectar, Disposição
Disposição, Formação profissional, Higienização,
Higienização Iluminação,
Limpar, Localização, Recursos humanos
humanos, Segurança, Ventilação.
16
2. CONSERVAÇÃO DOS DOC
DOCUMENTOS
A conservação dos documentos compreende todos os cuidados que deveremos ter
em relação à documentação, designadamente quanto ao local de instalação do seu
arquivo.
Relativamente à constituição e instalação de um arquivo deve-se

se ter em conta os
seguintes aspectos:
Localização: deve ser acessível e com capacidade para se expandir;

expandir
Iluminação: deve ser ampla, repartida e sem incidência directa do sol;
Se a luz for excessiva acelera o desaparecimento da tinta e enfraquece o

papel;
Ventilação: deve ser uma ventilação natural, constante e regulável;
A falta de ventilaç
ventilação pode criar humidade e consequentemente o
desenvolvimento de bolor. (O índice de bolor ideal situa-se
se entre 45 à 58%);
58%
A temperatura deve ser usada sem oscilações, mantendo

mantendo-se
se entre 20 e 22ºc. O
calor constante destrói as fibras do papel.
Recomenda-se a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e

desumidificadores, a fim de cclimatizar
limatizar as áreas de armazenamento e filtrar as
impurezas do ar.
Higienização: deve ser um local limpo, bem cuidado e com desinfestação periódica;
periódica
A poeira e os gases contribuem para o enve

envelhecimento
lhecimento prematuro dos papéis,
papéis
sendo que a poeira
oeira é composta dde
e partículas em suspensão que penetram nas
fibras do papel, danificando
danificando-o.
A existência de pragas
ragas, insectos e microrganismos que destroem fisicamente
os documentos, podem impossibilitar a sua análise e leitura.
Estas pragas são vulgarmente conhecidas como “O Exército da Destruição

Documental”.. Entre eles encontramos os escaravelhos, traças, térmitas, fungos
e outros.
17
Disposição: de fácil consulta e conservaç
conservação,
ão, com espaço livre para deslocação;
deslocação
Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações, entre outros;
Qualquer um dos requisitos indicados, quando não respeitados, podem

pode contribuir para
a perda de integridade ou destruição d
da documentação.
2.1. Manter a integrabili

abilidade do acervo documental
Para manter a integrabilidade
dade d
dos documentos, deve-se:
• Limpar: se notar que o “exército da destruição” tomou conta da documentação

deve contractar
actar uma empresa de desinfestação. Em alternativa,
alternativa utilize um pano
macio, uma escova o ou
u um aspirador de pó para limpar a documentação e o
móvel.
• Desinfectar: pode retirar a documentação identificada, acondicioná-la
acondicioná em
outro local e utilizar produtos de desinfestação, até que a empresa contractada
contra
proceda à desinfestação requerida”.
Deve também verificar o tipo de material de que é fabricado o móvel que

utiliza para arquivar os documentos. Móveis em madeira são “alvos
fáceis” para as pragas. Deve então optar pelo móvel de aço.
• Controlar: elabore um plano integrado, como meio de defesa preventivo

pr às
possíveis invasões de pragas.
2.2. Recursos Humanos necessários para a gestão documental

ocumental
Teoricamente, o arquivo
o de papéis é um serviço simples. Mas, as evidências mostram
completamente o contrário, uma vez que essa simplicidade desaparece
aparece quando nos
defrontamos com um volume enorme de documentos e com a diversidade de
assuntos que surgem na sua classificação.
Como tal, é necessário capacitar os funcionários públicos responsáveis pelo arquivo,

arquiv
através de formação prof
profissional, para um perfeito trabalho de selecção de
documentos que fazem parte d do acervo documental das administrações municipais ou
comunais.
A formação profissional é necessária e indispensável para o funcionário público

responsável pelo arquivo
o da documentação de toda a organização pública municipal
18
ou comunal; é importante para os funcionários que zelam pela documentação de um
sector específico e para os auxiliares de arquivo na medida em que devem todos
estar capacitados a gerir o processo documental de forma económica, eficaz e
eficiente.
Sendo, cada vez mais, premiada a utilização das novas metodologias de arquivo, arquiv
entendamos que o funcionário público deve procurar adaptar-se se urgentemente ao
arquivo digital, o que só é possível se tiver formação profissional.
19
ESTUDO DE CASO:
osto a salvo
O tesouro documental posto
A Administração Municipal das Flores tem no seu arquivo documental, documentos

históricos que certificam actos administrativos, jurídicos, legislativos, etc.
O seu valor é bastante representa

representativo para possíveis consultas internas e auditorias
externas e, para além disso
disso, representa ainda um legado para as gerações futuras,
onde estarão forçosamente incluídos os novos funcionários públicos da Administração
Adm
Municipal das Flores.
No mês passado, a arquivista Rosa Maquiese – funcionária da Administração

Municipal das Flores - notou que alguns documentos encontravam-se
encontravam manchados,
viscosos e roídos,, tendo concluído que alguns materiais e peças documentais
poderiam estar em risco. Notou ainda que os invasores são precisamente o já citado
“exército
exército da destruição documental
documental”.
Os anteriores arquivistas da mesma organização não solicitar

solicitaram
am em tempo útil um
serviço de desinfestação.
Rosa Maquiese adiantou que “os móveis são de madeira grossa e há madeiras com
as quais nos devemos preocupa
preocupar mais, uma vez que os insectos não comem todas as
madeiras de igual forma; come
comem preferencialmente as madeiras mais macias e as
mais suaves”.
“Para além da celulose, há outras substâncias nos suportes de arquivo que atraem os
insectos - um papel antigo que era tratado com goma
goma, a colagem dasas encadernações,
ou até mesmo a colagem de madeiras ou de outro tipo de objectos. As colas mais
tradicionais, como por exemplo, o grude
grude, a cola de amido, a cola de peixe, todas
tod elas
têm uma origem orgânica
nica que constituem um alimento para os insectos”
insectos - explicou
Rosa Maquiese.
Para proteger a documentação histórica d da Administração Municipal das Flores,

estabeleceu-se um plano
lano de controlo integrado de pragas.
Partindo do estudo de casoaso da Administração Municipal das Flores, consulte os

seguintes sites sobre a necessidade e modo de conservação de arquivos:
20
http://elisakerr.wordpress.com/a
http://elisakerr.wordpress.com/a-arte-de-encadernar/como-conservar
conservar-seus- livros/
http://www.prad.ufms.br/manager/titan.php?tar
http://www.prad.ufms.br/manager/titan.php?target=openFile&fileId=5
get=openFile&fileId=5
http://portal.mec.gov.br/seb/arquivos/pdf/profunc/biblio_esc.pdf (pg.30)
Após ter pesquisado mais conteúdos sobre os possíveis riscos de perda da

documentação
ção organizacional derivados d
dos ataques do “exército
exército da destruição”,
reflicta sobre os seguintes comentários da arquivista
rquivista Rosa Maquiese:
Maquiese
“os móveis são de madeira grossa e há madeiras com as quais nos devemos
preocupar mais, uma vez que os insectos não comem todas as madeiras de
igual forma; comem preferencialmente as madeiras mais macias e as mais
suaves”.
E responda às seguintes questões

questões:
1) Em sua opinião, por que tipo de móveis os arquivistas deveriam optar e

porquê?
2) Já teve
ve conhecimento de uma situação idêntica no seu local de trabalho?
Partilhe a sua experiência
experiência.
21
CAPITULO III
O ARQUIVO E A SUA IMPORTÂNCIA NAS ORGANIZAÇÕES
22
CAPITULO III – O ARQUIVO E A SUA IMPORTÂNCIA NAS ORGANIZAÇÕES
No final da abordagem temática ´´ ´Ó

O arquivo e a sua importância nas organizações´´
organizações
cada participante estará apto(a) a:
• Definir o conceito de arquivo

arquivo;
• Assumir a importância da função arquivo na sua organização;
organização
• Identificar os sistemas de arquivo estudados;
• Identificar os estágios de vida d
de um arquivo.
Resumo:
No presente capítulo apresenta
apresenta-se
se a definição de arquivo e analisa-se a sua
importância, caracteriza-se
se os sistemas de arquivo e analisa-se
analisa o prazo de
conservação da documentação
documentação.
Palavras-chave:
Acessórios, Arquivo activo, Arquivo inactivo, Arquivo semi
semi-activo,
activo, Função arquivo,
Guias, Pastas Sistemas de arquivo, Sistema horizontal, Sistema rotativo,
rotativo Sistema
vertical.
23
3. DEFINIÇÃO DE ARQUIVO
Arquivo é:
Um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu
suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou
privado, em função da sua actividade e conservado para efeitos
administrativos.
A palavra arquivo é de origem grega e deriva de archeion,, que significa documento. É

o centro de informações e a memória viva da organização. Armazena informações em
forma de documentos, que são provas de factos ocorridos que necessitam n ser
guardados para futuras consultas.
Porque devemos arquivar

arquivar?
? Não podemos confiar demasiadamente na nossa
memória. A sua capacidade é limitada e muitas vezes falha nos momentos mais
difíceis. Sempre que possível devemos transferir as nossas informações para o
arquivo.
3.1. unção arquivo

A importância da função
A função arquivo é importante na medida em que permite:
• Recolher e ordenar
rdenar a documentação: através da a recolha, registo e
classificação dos documentos;
• Fornecer com rapidez os documentos solicitados pelos diversos serviços;
• Controlar os actos administrativos;
• Conservar a documentação: não só através da utilização de equipamento
adequado (armários,
armários, ficheiros, etc.), como também, proporcionando condições
ambientais ideais de forma a não se da danificarem
nificarem os suportes (sob a acção da
humidade, calor e frio, entre outros).
De facto, a importância do arquivo é demonstrada, quando sabemos que temos um

documento, mas não conseguimos encontrá
encontrá-lo de modo a resolver
esolver um problema,
problema
comprovar algo ou tomar uma decisão.
24
3.2. Sistemas de arquiv
rquivo
Para garantir a eficiência na utilização do arquivo, devemos escolher um sistema
físico de arquivo
o em função da tipologia da documentação que pretendemos
retendemos arquivar,
arquivar
do seu formato e do espaço disponível para esse efeito.
Os principais sistemas de arquiv

arquivo são:
• Sistema vertical;
• Sistema horizontal, e
• Sistema rotativo.
Sistema vertical: os documentos

documentos,, como o próprio nome indica,
indica são dispostos
verticalmente dentro de um móvel
móvel, um após o outro.. Dentro deste sistema existem
dois tipos básicos que são:
• Modo Frontal: os documentos são dispostos uns atrás dos outros, com a frente
voltada para o arquivista;
• Modo Lateral: os documentos são dispostos uns ao lado dos outros, com a
parte lateral voltada para o arquivista.
óvel para o sistema vertical mais usado nas Administrações Municipais ou

O móvel
Comunais é o arquivo de aço vertica
vertical,
l, no qual as pastas ficam suspensas e dispostas
verticalmente. O referido modelo oferece protecção mais adequada aos documentos e
uma relativa protecção quanto ao incêndio e roubo, além de ser económico e de
ocupar pouco espaço.
Possui tamanhos padroniz

padronizados, até quatro gavetas, com ou sem divisões. Além
destes móveis existem caixas e pastas de papelão/cartão com a mesma finalidade.
Imagem 1 - móvel
óvel para o sistema vertical
25
Quadro I - Vantagens
antagens e desvantagens do sistema vertical
ertical
Vantagens Desvantagens
Baixo custo A iluminação é defeituosa
Necessidade de retirar o documento ou

Facilidade de manuseamento
divisória para consulta
Permite o arquivo de grande número de

O documento não é visível na totalidade
documentos num espaço relativamente
quando se encontra no interior do arquivo
pequeno
Sistema horizontal: os documentos são dispostos horizontalmente no interior do

móvel, uns sobre os outros,, ficando as anotações exteriores totalmente visíveis.
Imagem 2 - móvel
óvel para o sistema horizontal
26
Quadro II - Vantagens
ntagens e desvantagens do sistema horizontal
Iluminação directa sobre os documentos Acessibilidade difícil
Permite anotações no próprio local Ocupa um grande espaço
Necessidade de se deslocarem documentos

docume
Facilidade de manuseamento
que estiverem sobre o documento procurado.
Sistema rotativo: os documentos são arquivados em torno de um eixo (vertical ou

horizontal). Os arquivos rotativos são muito utilizados para atendimento em postos de
trabalho fixo, como recepções, bancos, etc.
Nas Administrações Municipais

unicipais e Comunais
omunais são mais utilizadas os dois sistemas
anteriores.
Imagem 3. Móvel para o sistema rotativo
Quadro III - Vantagens

antagens e desvantagens do sistema rotativo
Facilidade de leitura Custo elevado
Acessibilidade Despesas adicionais com pastas suspensas
Necessidade de pouco espaço .
27
Acessórios para arquivo:
o: para
ara facilitar o acesso aos documentos, são utilizados os
seguintes acessórios:
• Pastas: protegem os documentos comuns a determinado assunto e têm

dimensões
ões padronizadas. Podem ser suspensas sobre suportes especiais das
gavetas.
• Guias: acessórios usados em arquivos de tipo vertical e facilitam a localização
rápida dos documentos. São cartões do mesmo tamanho das pastas ou fichas
arquivadas. Devem utilizar
utilizar-se guias
ias com protecção de metal ou plástico para
evitar o seu desgaste. Promove a rapidez na consulta.
Imagem 4 – exemplo de guias
A escolha dos diversos tipos de acessórios para o arquivo depende do método

métod a
utilizar e do tipo de arquivo a adoptar
adoptar.
3.3. Estágios da vida de um arquivo

Tendo por base a frequência com que um arquivo é consultado, e se atendermos aos
estágios da sua evolução,, deveremos considerar as seguintes fases:
• Arquivos activos;
• Arquivos semi-activos,
activos, e
• Arquivos inactivos.
A distinção entre arquivos activos, semi

semi-activos e inactivos está no facto de dentro de
uma determinada organização alguns arquivos (os activos) serem consultados com
muita frequência. Enquanto, que nos arquivos semi semi-activoss e inactivos, a sua
frequência de consulta é muito baixa.
Na fase activa, o documento é utilizado frequentemente pela entidade, para fins

administrativos, fiscais e legais.
Na fase semi-activa,, os documentos são consultados e utilizados com menos

frequência pela entidade.
28
Na, fase inactiva, os documentos deixaram de ser utilizados. Devem, por isso, ser
eliminados, a menos que possuam valor secundário que justifique a sua conservação
permanente.
Em suma,
Deve permanecer no arquivo activo ou corrente toda documentação enquanto

necessária para a sua consulta diária, devendo ser transferida para o arquivo
intermédio (ou semi
semi-activo)
activo) e para o arquivo definitivo (ou inactivo) logo que
deixe de ser consultada com frequência.
29
ESTUDO DE CASO:
A importância de arquivar correctamente
Na Administração Comunal Bom-dia-flor,, o arquivista teve de ausentar-se

ausentar por uma
semana.
Confusão instalada! Não havia completado os espaços vazios das palavras abaixo e,
para localizar a pasta de arquivo “OFÍCIOS 2011”, o seu colega
olega directo tem que
preencher os espaços em branco.
Problema: o arquivista tem o telefone desligado e hoje mesmo o administrador

necessita da pasta de arquivo. A única pista deixada
a pelo arquivista é a seguinte e
indica que se deve completar os eespaços
spaços vazios com as letras X, CH ou com as
vogais A, E, I, O e U.
Complete os espaços vazios com as letras X, CH ou com as vogais A, E, I, O, U,

de forma a poder descobrir o local em que se encontra a pasta de arquivo
“OFÍCIOS 2011”.
Afrou----ar pl----no
no Me
Me----ericos En----arcar En----erido
erido En----otar
En
En-----ovalhada
ovalhada Col
Col----ga ----maços me------essem
essem Gav----ta
Gav
Ao Corr------io
io Da ff-----to Em frent---- Amar----la
la Deb----ixo
Deb
---deus m----titi p
p----sta -----rquivo ch---fe ch---fe
fe Cont---abilidade
Cont
Após ter terminado a actividade, respond

responda
a às seguintes questões:
1) Onde
de está a pasta de arquivo?
2) Qual a sua opinião em relação ao procedimento do arquivista tendo em conta
que os documentos eram confi
confidenciais?
Ao arquivar bem todos os documentos, até o seu superior saberá como

encontrar uma pasta de arquivo ou documento na sua ausência. Ao escrever
da forma mais legível possível e sem codificação, estará a facilitar o trabalho
dos outros colegas.
Recorde-se que, em primeiro lugar, deve informar o seu superior que vai
passar um determinado arquivo a um colega, pois, nunca se sabe quando e se
o seu superior gostaria que o arquivo chegasse às mãos do seu colega, ainda
que o seu colega também trabal
trabalhe para ele.
30
Os elementos abaixo servem para ar

arquivar documentos.. Identifique correctamente,
escrevendo as respectivas designações por baixo das figuras
figuras.
31
CAPITULO IV
CLASSIFICAÇÃO E MÉTODOS DE ARQUIVO
32
CAPITULO IV – CLASSIFICAÇÃO E MÉTODOS DE ARQUIVO

´Ćlassificação e métodos
étodos de arquivo´´
arquivo cada
participante estará apto(a) a
a:
• Conhecer e avaliar os métodos de arquivo;

• Saber utilizar os métodos de arquivo
arquivo;
• Classificar um arquivo tendo por base a actualidade da documentação.
documentação
Resumo:
No presente capítulo são apresentados os diferentes métodos de classificação de um
arquivo.
Palavras-chave:
Apelido, Arquivo activo, Arquivo din
dinâmico, Arquivo histórico, Arquivo inactivo, Arquivo
morto, Classificação de arquivo, Correspondente, Ordenação
denação alfabética, Ordenação
alfa-numérica, Ordenação
ão autom
automática, Ordenação cronológica, Ordenação geográfica,
Ordenação ideológica,, Ordenaç
Ordenação numérica, Unidade de arquivo.
33
4. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVO
ARQUIVOS
Entende-se por classificação
classificação,, o processo pelo qual se torna possível
possív dispor de uma
forma ordenada um determinado
erminado conjunto de elementos, de modo a facilitar a sua
posterior identificação, localização e consulta.
Existem diferentes métodos de arquiv

arquivo,, sendo os mais utilizados os seguintes:
• Ordenação alfabética
ca;
• Ordenação cronológica
ronológica;
• Ordenação geográfica;
eográfica;
• Ordenação numérica;
umérica;
• Ordenação ideológica
deológica (por assunto);
Existem ainda, outros sistemas de classificação, tais como:
• Ordenação Automática;
• Ordenação Alfa-numérica.
numérica.
Poderemos ainda classificar os arquivos tendo em conta o ciclo de vida dos

documentos.
4.1. Método
étodo por ordenação alfabética
Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto.
É um método fácil, lógico e prático.
Podemos utilizar a ordenação com base no apelido ou numa palavra-chave

palavra (por
exemplo: escolas secundárias, particulares, preparatórias e universitárias).
universitárias)
Por exemplo:
Organização → EDEL
EDEL - 2011
34
Seria incomportável abrir pastas individuais para cada munícipe, as pastas devem ser
de utilidade comum, visto que se trata de uma instituição. Os documentos
ocumentos incluem-se
na mesma pasta, por ordem alfabética.
- Quando as pastas de arquivo ficam cheias podemos dividi

dividi--las em períodos,
separando-as
as por mês ou por ano
ano;
- Arrume os documentos de tal modo que os papéis de data mais recente fiquem em
cima. Isto facilitará a localização deles e evita
evitará
rá mexer nos documentos mais antigos,
inutilmente.
- Coloque as pastas por ordem alfabética ou por ordem sequencial crescente. Ao

proceder desta forma evitará atrasos, caso tenha que procurar um documento.
Cada palavra ou abreviatura que faz parte do nome é uma unidade de arquivo e é a
base para a ordenação alfabética.
Para que a classificação por nome em ordem alfabética seja eficiente tem que se
seguir certas regras:
1 – Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiro

o último nome, depois os restantes na ordem em que se apresentam. Quando houver
nomes iguais, prevalece a ordem do pronome.
Por exemplo:
Aníbal Barbosa, António Correia

Correia,, João Carlos Correia, Paulo Correia
Arquiva-se:
Barbosa, Aníbal
Correia, António
Correia,, João Carlos
Correia, Paulo
2 – As partículas D’,, Da, De, Del, Des, Di, Du, La, O’, Van, Vanden, Von, Von se
escritas com inicial maiúscula, são consideradas como parte integrante do nome.
35
Por exemplo:
Carlos Santos de Oliveira

Oliveira, Erik Von Johnson, Eduardo Von Blun
Arquiva-se:
Oliveira, Carlos Santos de

Von Johnson, Erick
Von Blun, Eduardo
3 – Os nomes compostos por um substantivo e um adjectivo, ligados ou não por

hífen, não são separados.
Por exemplo:
Sérgio Castelo Branco, Heitor Vilas

Vilas-Boas
Arquiva-se:
Castelo Branco, Sérgio

Vilas-Boas,
Boas, Heitor
4 – Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior, considera-se

considera o
apelido inteiro seguindo a ordem normal.
Por exemplo:
Luís
ís Santa Rita, Joaquim Santo António
Arquiva-se:
Santa Rita, Luís

Santo António, Joaquim
5 – Os nomes que exprimem grau de parentesco,, abreviados ou não, não são

considerados na ordenação alfabética.
Por exemplo:
Ary Freitas Júnior, Henriques Ribeiro Neto
Arquiva-se:
Freitas Júnior, Ary

Ribeiro Neto, Henriques
36
Oss graus de parentesco só serão considerados na ordenação alfabética quando
servirem de elemento de distinção.
Por exemplo:
Jorge Abreu Filho, Jorge Abreu Neto, Jorge Abreu Sobrinho
Arquiva-se:
Abreu Filho, Jorge

Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
6 – Os títulos
tulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são colocados entre
parênteses depois do nome e não são considerados na ordenação alfabética.
alfab
Por exemplo:
General Paulo Araújo, O Estado de S. Paulo
Arquiva-se:
Araújo,
raújo, Paulo (General)
Estado de São Paulo (O)
7- Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo nome que corresponde ao da

família do pai.
Por exemplo:
Miguel de Cervantes Y Savedra, José Hernandes Xavier
Arquiva-se:
Cervantes Y Savedra, Miguel (de)
Hernandes Xavier, José
8- Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registados na ordem em

que se apresentam.
Por exemplo:
Al Bem Abib
Arquiva-se: Al Bem Abib
37
9 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados como uma só palavra.
Por exemplo:
Armindo Sant’Ana
Arquiva-se:
Sant’Ana, Arm
Armindo (Lê-se e arquiva-se Santana)
10 – Os nomes das empresas devem ser registados conforme se apresentam
Por exemplo:
Álvaro Costa & Ca., Barbosa Sousa, Lda.
Arquiva-se:
Álvaro Costa & Ca.

Barbosa Sousa, Lda.
11 – As expressões usadas no comércio

comércio, como
o Sociedade, Companhia, Empresa,
devem ser consideradas.
Por exemplo:
Companhia Angolana de Alimentos

Alimentos, Editora Abril Lda.
Arquiva-se:
Companhia Angolana de Alimentos

Editora Abril, Lda.
12 – Os nomes das empresas que usam siglas

siglas, com ou
u sem ponto entre as letras,
devem ser ordenados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma
palavra.
Por exemplo:
ANJE, C.D.U, C.B.A
Arquiva-se:
ANJE
38
C.B.A (Lê-se
se e arquiva
arquiva-se CBA)
C.D.U (Lê-se
se e arquiva
arquiva-se CDU)
13 – Quando uma empresa ou ins

instituição
tituição for conhecida, além do seu nome por
extenso, também por uma sigla
sigla,, o arquivista deverá adoptar pela forma de entrada
que melhor entende.
Por exemplo:
Caixa Geral de Depósitos
Arquiva-se:
C.G.D., ou Caixa Geral de Depósitos
14 – A correspondência recebida da secção, divisão ou departamento de uma

empresa deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento.
Por exemplo:
Divisão de pessoal da ANJE, Direcção Administrativa e Financeira da C. G. D.
Arquiva-se:
ANJE – Divisão de pessoal

C.G.D. – Direcç
Direcção Administrativa e Financeira
15 – As diversas filiais de uma empresa são ordenadas pelo nome da empresa

seguindo das regiões em que se encontram.
Por exemplo:
ANA Lisboa, ANA Porto

Porto, ANA Faro
Arquiva-se:
ANA – Faro
ANA – Lisboa
ANA - Porto
16 – Os nomes das instituições e órgãos governamentais são considerados como

se apresentam.
39
Por exemplo:
Administração Municipal das Flores, Administração Comunal da Planta, Banco

Sol
Arquiva-se:
Administração
dministração Comunal da Planta
Administração Municipal das Flores
Banco Sol
17 – Os nomes dos órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser

precedidos do nome do país.
Por exemplo:
Red Cross (Inglaterra), The Liberty Congress (Estados Unidos da América)
Arquiva-se:
Estados Unidos da América – The Lyberty

yberty Congress
Inglaterra – Red Cross
18 – Os números que fazem parte do nome

nome,, quer no início, quer no fim, devem ser
considerados como se estivessem escritos por extenso.
Por exemplo:
3 Casas Decorações
Decorações, Lda., Ferragens 2 Irmãos, Insecticida
secticida Mata Sete
Arquiva-se:
Ferragens 2 Irmãos (Lê-se e arquiva-se Ferragens Dois Irmãos)

Insecticida Mata Sete
3 Casas Decorações, Lda. (Lê-se e arquiva-se Três Casas Decorações, Lda.)
Lda.
4.2. Método por ordenação c

cronológica
Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal (anos, meses,
dias, semanas, horas). Com base na data de emissão e de recepção.
Exemplo:
Arquivo
rquivo de correspondência, letras a re
receber,
ceber, cheques.
40
4.3. Método por ordenação geográfica
Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado num
documento é a procedência ou local
local.. Existem dois elementos que determinam a
utilização deste método:
Localização: a Comuna, o Município, a Província ou o País,, em que está situada a

instituição ou o público que remete a correspondência.
Correspondente: o correspondente pode ser uma instituição pública ou privada, ou

ainda, o público em geral.
Nota: Quando o principal elemento de identificação é a Comuna, as

a comunas devem
ser ordenadass alfabeticamente.
Assim temos:
Comunas Correspondente Ordenação
Escola Pioneiro
Tala Hady Camama
Camam
Ngangula
Administração Comunal
Camama Tala Hady
do Piri
Como se verifica no exemplo acima, eem primeiro lugar temos a procedência ou a

Comuna da qual veio a correspondência (ver primeira coluna).
Note-se que as comunas são ordenadas alfabeticamente (ver terceira coluna).
Quando
uando o principal elemento de identificação é o Município unicípio de origem da
correspondência (por exemplo, Município do Cazenga), e não a ComunaC de onde é
remetida (por exemplo, Comuna do Tala Hady)
Hady), deve-se atender à ordem alfabética
tendo por base o principal elemento, neste caso, o Município,, vejamos:
Municípios Correspondente Ordenação
Kibaxi Escola Pioneiro Ngangula Cazenga
Administração Municipal do
Cazenga Kibaxi
Hoji Ya Henda
41
Através do método geográfico também é possível proceder
proceder-se ao arquivo
arquiv tendo como
elemento principal a zona
ona da procedência do documento. Por exemplo:
exemplo Zona 17, Zona
18. Assim, criam-se pastas de arquivo por zona.
Uma das formas de melhor organizar um arquivo segundo a classificação geográfica,

passa por criar-se pastas de arquivo por província,, tendo em consideração aquelas
com quem se mantém relações frequentes – o que ue significa que o elemento principal
de identificação passará a ser a Província de origem da documentação.
documentação Com a ajuda
de separadores, organiza--se a correspondência por tipo de documento ou outro
método tido como eficaz.
4.4. Método por ordenação numérica

Utiliza a numeração dos documentos conforme a ordem de entrada. Muito utilizado
para a ordenação de revista
revistas,, impressos, aos quais se atribui um número de entrada.
4.5. Método por ordenação ideológ

ideológica
A classificação ideológica, ttambém designada como ideográfica, metódica ou analítica
baseia-se, fundamentalmente, na divisão de assuntos, ideias, conceitos e outras
divisões, sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objecto de
conhecimento, ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento,
colocando-se a seguir, de forma alfabética.
Quase todas as Administrações

dministrações Municipais ou Comunais
omunais dispõem de certos
documentos que devem, com vantagem
vantagem, ser arquivados por assuntos.
assuntos
Esta metodologia é a mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais

e variedades de assuntos. Para arquivar por assunto procede
procede-se
se da seguinte forma:
Assunto: Recrutamento de pessoal
Elementos a arquivar:
• Currículos;
• Cartas de apresentação;
• Cartas de recomendação;
• Certificados de Habilitação e
• Diplomas.
42
Assunto: Actos de c
correspondência
Elementos a arquivar:
• Ofícios;
• Avisos;
• Notas;
• Memorandos e editais.
4.6. Método por ordenação automática

Caracteriza diversos objectos de uma colecção organizando
organizando-os
os por séries de atributos
(data, forma, língua, domínio, e outros).
Este sistema é mais utilizado em Bibliotecas.
4.7. Método por ordenação alfa

alfa-numérica
Resulta
esulta da combinação dos sistemas de classificação alfabética e numérica.
Baseia-se,
se, na atribuição de um número ou conjuntos de números a uma determinada
classe alfabética para posterior arquivo e localização. A letra é o elemento principal,
enquanto o número é secundário.
Exemplo:
• O nº 1 corresponde à classe compreendida entre: Aa – Al
• O nº 2 corresponde à classe compreendida entre: Am – Az
• O nº 3 corresponde à classe compreendida entre: Ba – Bl
• O nº 4 corresponde
responde à classe compreendida entre: Bm – Bz
• O nº 5 corresponde à classe compreendida entre: Ca – Cl
• O nº 6 corresponde à classe compreendida entre: Cm – Cz
E assim sucessivamente...
Se quisermos localizar um processo referente a Costa, José Gonçalves,

Gonçalv temos
de o procurar no nº 6 (Cm - Cz) e dentro desta classe encontra-se
encontra arquivado
por ordem alfabética.
43
4.8. Classificação do
o arquivo tendo em conta o ciclo de vida dos documentos
A classificação
lassificação dos arquivos pode ainda ser efectuada tendo em conta o ciclo
cic de vida
dos documentos,, da seguinte forma:
Um arquivo dinâmico é aquele que está em formação, ou seja, q

que
ue recebe e fornece
informações do ano (ou per
período) em curso.
Um arquivo activo é composto por documentos referentes a assuntos activos ou em

curso. Normalmente trata-se
se d
do arquivo dos últimos dois anos;
Um arquivo inactivo é formado por documentos relativos a assuntos encerrados,

porém ainda são importantes para verificações ocasionais e futuras. São guardados
em caixas, por não serem manuseados com frequência; devem ser etiquetados;
Um arquivo histórico é aquele que guarda a documenta

documentação e informação relativas a
factos passados e que têm uma conotação histórica; são consultados de vez em
quando.
“O conhecido ARQUIVO MORTO não existe. Quando uma documentação pode ser
considerada sem utilidade, deve ser destruída. A documentação consultada
ocasionalmente está numa situação inactiva, porém, não morta.”
44
I - A Oficina do arquivo:
Acabou de ser contratado pela Administração Municipal das Flores, que é uma
entidade pública. O motivo da contrat
contratação
ação tem a ver com a organização do seu
arquivo geral. Pede-se o seguinte:
1) Que se imprimam os documentos da pasta “IMPRIMIR”;
2) Que se seleccionem e que se classifiquem os documentos e
3) Que se criem as pastas de arquivo:
• Correspondência Geral,
• Correspondê
Correspondência Expedida,
• Correspondência Recebida
Recebida, e
• Requerimentos Novembro 2011
Nota: Uma cópia do Requerimento vai para a pasta Correspondência

Geral e uma segunda cópia para a pasta Requerimentos Novembro
2011.
4) A Administração Municipal das Flores tem relações

es de trabalho com a Região
Leste, Centro e Sul de Angola. Tem ainda relações de trabalho com empresas
públicas e privadas e, claro, com os munícipes.
Pede-se ainda:
• Catalogação de três pastas de arquivo para cada região, na parte

superior d do móvel de arquivo, pretende-se se que se proceda à
identificação de cada região através da colocação de separadores
feitoss com cartolina (colar com fita
fita-cola);
• De seguida, na outra subdivisão, pretende
pretende-se
se que se proceda ao
mesmo, mas já com nomes de organizações
organizações.
Para saber
ber como efec
efectuar
ar os modelos para divisórias, lombadas e
etiquetas aceda à pasta “Imprimir”.
45
5) Arquive as pastas na horizontal e, de seguida, arquive
arquive-as
as na vertical. Quais as
vantagens e desvantagens destes difere
diferentes sistemas?
6) Desconhece-se a C Comuna das entidades correspondentes, mas sabe-se

sabe que
os Municípios
unicípios são os seguintes:
Camacupa, Catabola
Catabola, Cuemba, Cunhinga, Kuito, Nharea,
Nharea Belize, Buco-
Zau, Cuchi,, Cuito Cuanavale, Dirico, Mavinga, Nancova,
Nancova Rivungo,
Cahama, Ambriz
Ambriz, Bula Atumba, Dande, Dembos Kibaxe, Pango
Aluquém, Cazenga, Ícolo e Bengo, Nambuangongo,
Nambuangongo Chinguar,
Chitembo.
• Ordene alfabeticamente os municípios indicados e atribua correspondentes

aleatórios.
Município Correspondente Ordenação
46
• Ordene alfabeticamente
camente os nomes dos seguintes munícipes:
Ngueve Patrícia, Só
Sónia
nia Marisa Fula, Figueira José Sebastião, Eneida
Maria José Sapalo, Fuxi Honório da Alegria, Suzete Paz Feliciano, Flávio
da Rosa Quitari Vunge, Ana da Ressurreição Monte-Verde,
Monte Teresa
Cassinda Amaro
47
II – Revendo a matéria
a dada
Responda
esponda às seguintes questões:
1) Defina arquivo?
2) Quais são as funções do arquivo?
3) O que é um arquivo
rquivo histórico?
4) Quais os métodos de arquiv

arquivo existentes?
5) De que trata o método de ordenação geográfica e onde é mais utilizado?
6) O que é um acervo?
7) O que significa Unidade de Arquiv

Arquivo?
( ) É a primeira folha de um documento.
( ) Cada palavra ou abreviatura que faz parte dos nomes das pessoas ou
organizações.
( ) É a primeira palavra d
do nome de uma pessoa.
48
CAPITULO V
ARQUIVAR SEGUNDO OS NOVOS PARADIGMAS
49
CAPITULO V – ARQUIVAR SEGUNDO OS NOVOS PARADIGMAS

´Árquivar
Arquivar segundo os novos paradigmas´´
paradigmas cada
participante estará apto(a) a:
• Saberr o que é o arquivo digital e quais as suas vantagens e desvantagens;

• Identificar e executar operações com os principais elementos do «ambiente de
trabalho»; e
• Saber como criar pastas de arquivo digitais em ““Os Meus Documentos”.
• Enumerar as regras de ética da ffunção arquivo.
Resumo:
O presente capítulo aborda os sistemas de arquivo, tendo por base as novas
tecnologias utilizadas actualmente para a organização
ão de dados e informação.
informaç
Enumera as regras de ética que dever
deverão ser tidas em conta na função arquivo.
Palavras-chave:
«Ambiente de trabalho», A
Arquivo digital, CD, DVD, Documento electrónico,
electr Ética,
Meta-informação, «O Meu computador», «Os Meus documentos», Pendrive,
«Reciclagem», Scanner, Sistemas inform
informáticos.
50
5. O ARQUIVO DIGITAL
Entende-se
se por arquivo digital tod
todo o sistema
istema de ficheiros ou de arquivos (textos,
imagens, sons, softwares executáveis e afins) que, no momento da sua recepção,
criação ou digitalização, se utiliza como forma de organização e guarda de dados,
temporária ou permanente,, com recurso a ferramentas de armazenamento de dados
em massa, como por exemplo o computador ou outro dispositivo tecnológico que
permita visualizar, reproduzir e difundir os dados contidos no suporte informático.
Para alémém do computador pode ser utilizado um aparelho de som que

reconheça CD´s e DVD´s, para a difusão de dados e um televisor para a
visualização de imagens captadas, por exemplo, através de uma máquina de
filmar.
Anteriormente à utilização d
dos meios informáticos como ferramenta privilegiada ou
adicional para a organização de documentos,, as instituições necessitavam de
espaços amplos e previamente adaptados para a função de arquivo.
Actualmente, grande parte d

das organizações públicas, municipais
unicipais e comunais tem no
seu activo meios tecnológicos - como o computador, o scanner e outros dispositivos
de armazenamento, digitalização, captação e de reprodução de dados - que lhes
permite efectuar uma correcta gestão d
documental.
Foi a partir da década de 1960

1960/1970, que se difundiu
u a forma de registar a informação
através de sistemas alternativos ao papal
papal,, independentemente do seu suporte e
natureza, tendo sido desenvolvidas normas e práticas para todos os tipos de suportes
de informação.
Isto porque, foi igualmente durante esta década que as organizações começaram a
usar os primeiros sistemas
istemas informáticos, dando origem a uma quantidade cada vez
maior de informação.
Vantagens e desvantagens na utilização de arquivos digitais
Acesso rápido e eficaz à

São fáceis de apagar
informação/documentação
rmação/documentação
Maior controlo do ciclo de vida dos arquivos São fáceis

áceis de alterar
Permite um melhor aproveitamento do tempo,

Necessidade de actualização constante dos
através de métodos mais eficazes utilizados
sistemas de software e hardware.
na procura de documentos
51
Para assegurar a confidenci
confidencialidade,
alidade, o acesso a documentos electrónicos pode
ser vedado ou limitado com a criação de palavras
palavras-passe
passe para utilizadores
diferentes.
Apesar das vantagens na utilização de um arquivo digital em detrimento de um

arquivo físico, o documento com carácter institucional e importante,
importante e cuja solicitação
é frequente, deve ser conservado no arquivo físico pelas seguintes razões:
• Porque ainda não existe legislação que permpermita, de uma forma definitiva,
definitiva a
eliminação do documento físico em alternativa aoo documento digital;
• A eliminação do documento físico não permitiria acções futuras como a
reconstituição material de dados perdidos em suportes electrónicos;
• Com o documentoento físico
físico, se for efectuada uma correcta gestão documental,
salvaguardando a existência de mais de uma cópia física guardada em local
diferente autorizado, reduz
reduz-se o perigo de perda da informação,
informação danificação e
extravio dos dados.
As inundações,, os incêndios e a pirataria informática podem contribuir para um

“desastre documental”,, daí a importância da preservação de cópias
cópia de documentos
importantes fora do local habitual, para além do documento original que fica
disponível para consulta.
Conclui-se que deve existir uma optimização dos dois processos de acesso à
informação: arquivo físico e arquivo digital.
Os instrumentos de gestão documental utilizados para controlar eficazmente o erário

documentall no sistema físico de arquiv
arquivo devem ser igualmente adoptados no sistema
digital. O que significa que, ao arquivar documentos num computador é necessário
classificar, avaliar e seleccionar a informação.
É fundamentaltal que deste processo resultem indicadores positivos no que toca à

economia, eficácia e eficiência dos recursos utilizados. Pois só assim,
assim a função
arquivo contribuirá, juntamente com os outros departamentos, para melhores
resultados globais da instituição.
nstituição.
Pode consultar mais sobre os princípios

rincípios da economia, eficácia e eficiência no
n
Capítulo I - Introdução à Gestão Documental
Documental.
52
5.1. Gestão digital da documentação
ocumentação
Para fazer uma correcta gestão dos arquivos digitais deve proceder-se
proceder da mesma
forma como se tratasse de correspondência recebida ou expedida,
expedida num contexto de
sistemas de arquivo.
Todos os dados de um documento que facultemem a sua compreensão e permitam

permit a
gestão contínua dos documentos denomina
denomina-se meta-informação.
Assim, o nome de um documento, a data de criação e todos os itens que facilitam a

sua identificação inserem-se
se na meta
meta-informação.
Existem vários esquemas de meta meta-informação,, tendo como exemplo: a meta-

informação que descreve
creve e identifica os objectos e a meta
meta-informação
informação de preservação
que garante a autenticidade desses mesmos objectos.
Por exemplo: Compact Disc (CD), Folha Salarial (FS).
É importante saber preservar os dispositivos digitais que contêm informações

estratégicas para a instituição, das várias ameaças, como a deteriora
ioração física ou até
mesmo a evolução tecnológica que pode tornar estes dispositivos obsoletos.
Os CD´s e DVD´s passaram a ser utilizados em detrimento das disquetes. As

pendrives
endrives são mais utilizadas do que os CD´s...
Os profissionais da função arquivo das Administrações Municipais e Comunais devem

criar planos de preservação física ou plano
planos de backups.. As imagens e a
documentação relevante
ante devem ser armazenadas no disco rígido de um ou mais
servidores, ou em unidades de armazenamento portáteis como CD--R’s e DVD’s.
Tal como referido,
Ass cópias dos objectos digitais devem sempre ser efectuadas em pelo menos
dois
is tipos de dispositivos diferentes ou através de métodos de armazenamento
diferentes.
Pelo menos uma cópia deverá ser guardada numa localização diferente da
original.
Todas as transferências para dispositivos portáteis como CD´s, DVD´s ou pendrives

devem ter um código de registo
registo, devendo efectuar-se o registo da documentação
produzida internamente ou recebida de organismos externos, de preferência com o
auxílio de uma tabela:
53
Nome do documento Data da recepçao Departamento Meio Suporte adicional Número de folhas Localização física Código
Efectividade 20/12/11 D.R.H E-mail Papel 10 Separador D.R.H E-12-2011-DRH
Curriculum 01/12/11 D.R.H E-mail Papel 4 Separador D.R.H C-2011-P10-DRH
Folha salarial 25/12/11 D.R.H E-mail Papel 10 Separador D.R.H FS-25-12-2011-DRH
Relatório de contas de 2011 30/12/11 Administração CD Papel 25 Separador A RC-2011-A
Despacho 40/2011 30/12/11 Conselho de Direcção Papel CD (digitalizado) 2 Separador C.D D-40-2011-CD
Desta forma, terá sempre mais que uma cópia do documento original guardada em
suporte adicional.
Por outro lado, a atribuição de códi

códigos
gos ou cores aos vários tipos de documentos faz
parte de uma técnica de catalogação que visa colocar etiquetas identificadoras na
capa do suporte digital ou, quando se trata de um documento em suporte de papel, a
etiqueta identificadora é colocada na part
parte superior direita ou na lateral direita.
Note-se que na última coluna

coluna, na segunda linha, o código do documento é o C-2011-
P10-DRH:
C – Curriculum
2011 – Ano em que o curriculum foi recepcionado
P10 – Profissão número 10
DRH – Departamento
partamento de Recursos Humanos
A instituição pode atribuir números ou outros códigos às diferentes profissões, para

facilitar a procura de informaç
informação.
Imaginemos que o departamento de RH necessit

necessita de admitir com urgência um
motorista. Supondo que durante o ano de 2011 se tenham arquivado mais de 100
currículos de diferentes profissões
profissões, Como proceder para retirar apenas os currículos
de candidatos a categoria de motorista
motorista?
Se o profissional
onal arquivar todos os currículos por ordem cronológica, terá de procurar
um a um até encontrar o que necessita. Mas se atribuir códigos retirará de uma única
vez todos os currículos referentes à função pretendida.
No caso concreto,, se a profissão de motorista for a número 10, vai-se

vai ao separador
DRH, na Pasta Candidaturas de Emprego 2011 e procura-se se a etiqueta P10, relativa a
categoria profissional de motorista. A catalogação é livre e deve ser adequada a cada
instituição.
O arquivista, sempre que pretenda implementar um novo método de

catalogação, deve submeter as suas propostas aos órgãos de decisão. Caso
seja aprovado, deve informar
informar-se o novo método a todas as pessoas com
acesso ao arquivo.
54
A utilização dos «Meus Documentos»
Para fazer uma correcta gestão dos arquivos digitais deve ainda saber-se
saber que a
localização correcta para o arquivo dos documentos é na área “Os Meus
Documentos”.
Através deste
este ícone, tem
tem-se acesso a todos
os os documentos guardados no
computador.
Com alguma frequência arquiva

arquiva-se no «Ambiente de Trabalho» alguns documentos,
quando na realidade este deve manter
manter-se sempre organizado.
O «Ambiente de Trabalho» serve de superfície de gestão e acesso ao seu

trabalho. Por isso, deve mantê
mantê-lo
lo limpo e organizado, tal como faz com a sua
secretária de trabalho.
55
Os ícones são pequenas
as imagens apresentadas no ecrã em formato de objectos e
que podem ser manipulados pelo profissional do arquivo.
Por exemplo:
Ícone “O Meu Computador”: dá acesso a todas as

s componentes da máquina.
Ícone “Reciclagem”: funciona como depósito dos docu

documentos/ficheiros
mentos/ficheiros eliminados.
Estes permanecem no depósito até que o mesmo seja esvaziado definitivamente.
Atenção que uma vez limpa a reciclagem, os documentos não podem ser mais
recuperados.
5.2. Esquema organizacional de pastas no computador

O esquema
ma organizacional de pastas no computador
omputador permite a racionalização não só
de espaço como também simplifica todo um conjunto de trabalhos que
desenvolvemos,, uma vez que através de motores de busca, facilita a localização de
documentos guardados.
Imaginemos que a Administração Municipal das Flores, que é uma entidade pública,pública
pretende organizar o seu arquivo digital geral.. O esquema abaixo apresentado mostra
como criar e organizar o arquivo digital geral, com pastas pri
principais
ncipais e subpastas.
56
Administração Municipal das
Flores
Conselho Direcção Deptº de RH Secretariado Administração CDI

(CD) (DRH) (S) (A)
Coordenações Curriculum (C) Oficio (O) Finanças Diversos
(C) (F) (D)
Comissões Folhas de Cartas Património

Bairro (CB) Salário (FS
(FS) Div. (CD) (P)
Despachos (D) Assiduidade Declara- Deptº

(A) ções (D) Contab (D)
O esquema é fácil de ser executado.
O 1º passo é criar a pasta-mãe e atribuir-lhe lhe o nome Administração

Municipal das Flores
Flores, dentro dela criam-se subpastas com os nomes ou
abreviaturas dos diferentes departamentos que ddela
ela fazem parte: (CD), (DRH),
(S), (A) e (CDI).
Dentro de cada uma destas subpastas

subpastas, que correspondem aos departamentos,
cria-se
se novas subpastas com os nomes (ou apenas as suas abreviaturas) dos
documentos afectos a cada departamento - como as setas indicam.
indic
É importante frisar que esse esquema permite organizar e localizar com

facilidade os documentos guardados e oferece segurança e confidencialidade.
Por exemplo:
See quisermos localizar a pasta declarações abre

abre-se
se a pasta
p secretariado
(S) e localiza-se
se a subpasta (D) que corresponde às declarações.
57
6. A ÉTICA NA FUNÇÃO ARQUIVO
Tal como em qualquer profissão, na função arquivo existem regras que quando
observadas contribuem para a preservação do património documental das
Organizações Públicas Municipais e Comunais, e que têm implicações positivas no
meio ambiente:
• O profissional de arquivo deve garantir que as mãos estejam sempre limpas;

• Deve utilizar luvas de algodão para transportar os documentos;
documento
• Não deve ter os dedos molhados quando manuseia documentos;
• Deve comprovar que todos os itens correspondentes aos documentos são
transportados e arquivados na sua totalidade;
• Não deve tocar ou escrever directamente na superfície dos dispositivos
dispositivo como
CD´s,, para não riscar o material (deve fazê
fazê-lo nas capas);
• Não deve empilhar diferentes materiais no mesmo local como livros e CD´s;
• Não deve haver comida nem bebida perto dos documentos;
• Os clips e os agrafos devem ser removidos cuidadosamente;
• Os clips de ferro devem der substituídos por clips de plástico, pois os de ferro
ganham ferrugem e contribuem para a deterioração d da
a documentação;
documentaç
• Se for necessário anotar algo importante numa página para futura identificação,
deve utilizar-se
se um pedaço de papel branco e agrafar a anotação à página.
Não se devem utilizar post-it, pois, estes podem cair; E é errado fazer
anotações no documento original;
• Garantir a limpeza dos equipamentos utilizados como impressoras e scanners.
• Imprimir e arquivar apenas o que necessita (rascunhos, e-mails
e de colegas
contendo pedidos de rotina podem ser enviados para a reciclagem - consoante
o caso, ou arquivados no computador). Agindo assim, estará a
descongestionar
onar o arquivo central;
• Reduzir a quantidade de papel impresso, imprimindo em frente e verso,
contribuindo para a defesa do meio
meio-ambiente;
• Promover a prática da poupança do papel e da redução da impressão no local
de trabalho.
58
ACTIVIDADES PEDAGÓGICA
PEDAGÓGICAS
DEBATE:
Arquivar pelo método clássico ou pelos novos paradigmas?
Na Administração Municipal das Flores o arquivista criou um esquema organizacional

de pastas no computador.
Por outro lado,, a arquivista da Administração Municipal dos Lírios afasta a

possibilidade de criação de um esquema idêntico porque, apesar de ter meios
tecnológicos para o efeito, considera que o hábito pelo método tradicional pesa na
decisão de adoptar o método digital. Reconhece que imprime mais do que o
necessário com receio de perder a informação contida no computador.
Tendo por base que,
A Lei de Bases do Ambiente prevê, no seu artigo 19º, n.º 1, que “A poluição do
d
Ambiente é um dos mais graves problemas resultantes da acção do Homem”.
A Lei de Bases do Ambiente pode ser consultada em:
http://www.minamb.gov.ao/VerLegislacao.aspx?id=323
debata com os seus colegas procurando responder às seguintes questões:
1) Estamos perante um caso de resistência à mudança? Ou

O é uma questão
opcional a adopção de um método ou de outro?
2) É possível ser-se
se o mais eficiente possível adoptando apenas o método físico
f
de arquivo?
3) Ao imprimir mais que o necessário não se estará a ir contra os princípios da

função arquivo, nomeadamente contra o princípio da redução da impressão em
defesa do meio-ambiente
ambiente, uma vez que o papel é um poluente
nte?
4) O arquivista da Administração Municipal das Flores apresenta-nos

apresenta um plano de
organização da documentação através das novas tecnologias. Que vantagens
existem em arquivar um documento no computador se e, ainda assim, é
necessário arquivar os do
documentos fora dele?
59
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BARBEDO, Francisco (coord.) et. al.

al., Rede portuguesa de arquivos (RPA):
fundamentos para o seu desenvolvimento e gestão. Módulo 1: Modelo
conceptual, DGARQ, 2008
2008, Lisboa
CARAPETO, Carlos; FONSECA, Fátima

Fátima, Administração pública. Modernização,
qualidade, inovação, Sílabo, 2005
2005, Lisboa
PENTEADO, Pedro, A nova arquitectura da Administração Cen

Centr
tral do Estado e a
política pública de arquivos
arquivos, Cadernos de Biblioteconomia, Arquivística e
Documentação 2, 2006, pp.14
pp.14-29,
29, disponível
dispon em:
http://eprints.rclis.org/archive/00012416/
REAL, Manuel Luís, A gestão do Arquivo Municipal do Porto. Experiência

inovadora para o desenvolvimento de um sistema de Gestão da Qualidade, em
Arquivos, nos termos da Norma NP
NP-EN ISO 9001:2000, Páginas A&B.
A 18, 2006,
pp. 7-70
60
PLANEAMENTO DA FORMAÇÃO
Curso:
GESTÃO DE DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO
Público-Alvo:
Quadros técnicos responsáveis pela gestão documental das Organizações Públicas
Municipais e Comunais.
Carga Horária:
<b..> horas
Objectivos programáticos
programáticos:
• Proporcionar aos formandos as ferramentas necessárias para

pa a gestão de
documentação e arquivo
arquivo.
• Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as

técnicas de tratamento de informação documental.
• Conhecer o vocabulário
ário de arquivo;
• Conseguir fazer o arquivo de documentos com várias naturezas;
• Reconhecer o arquivo como uma fonte de informação e um meio de prova;
• Conhecer as novas tecnologias utilizadas actualmente no arquivo.
Conteúdos programáticos:
<b..>
Metodologia e avaliação::
• Usar o manual do curso

urso como base para todas as sessões;
• Analisar com os formandos casos concretos por si indicados que ilustrem a
realidade das
as organizaç
organizações onde trabalham;
• Ministrar sessões interactivas
interactivas, com o desenvolvimento de actividades
activida práticas;
• Realizar as actividades presenciais planificadas para cada sessão com base no
planeamento
eamento da formação;
• Promover a realização
realização, pelos formandos, de actividades complementares a
serem desenvolvidas fora das sessões, designadamente no que respeitarespeit ao
preenchimento de modelos e outras actividades práticas
práticas;
61
• Efectuar avaliações através dos trabalhos individuais e de grupo realizados
dentro e fora das sessões e observar o processo participativo dos formandos
em cada sessão.
62

Manual Gestao de Documentaã Ãƒo e Arquivo (Revisto) 20121231

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MINISTÉRIO DA ADMINISTRAÇÃO DO TERRITÓRIO

INSTITUTO DE FORMAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO LOCAL

Elaborado por: <Nome>

Revisão e acabamento: Luís Miguel Viegas de Sousa

Propriedade do Instituto de Formação da Administração Local (IFAL)

Av. Pedro de Castro Van

Montagem, correcção, edição e distribuição

1ª edição – Luanda, Angola

Tiragem: <n.º> exemplares

CAPITULO I - INTRODUÇÃO À GESTÃO DOCUMENTAL ................................................................

CAPITULO II – CONSERVAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO ................................................................

CAPITULO III – O ARQUIVO E A SUA IMPORTÂNCIA NAS ORGANIZAÇÕES .................................

CAPITULO IV – CLASSIFICAÇÃO E MÉTODOS DE ARQUIVO ..........................................................

CAPITULO V – ARQUIVAR SEGUNDO OS NOVOS PARADIGMAS ...................................................

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................................................

Luanda, aos 16 de Novembro 2012

O IFAL, como propulsor da qualificação dos quadros técnicos da Administração Local,

Neste sentido, apresenta-se

– I – Introdução à Gestão Documental – parte introdutória, onde é abordado o

– II – Conservação de Documentos – onde são apresentadas soluções para a

– III – O Arquivo e a sua Importância nas Organizações – apresenta-se

– IV – Métodos de Arquivo o – onde são apresentados os métodos de arquivo

– V – Arquivar Segundo os Novos Paradigmas – faz-se se uma abordagem sobre

Na expectativa de este manual

INTRODUÇÃO À GESTÃO DOCUMENTAL

No final da abordagem temática ´´

• Definir o conceito de gestão documental e de documento

Princípio de Economia:: o funcionário público utiliza metodologias que possibilitam

Princípio de Eficácia:: o funcionário público utiliza metodologias que possibilitam

Por exemplo: solicita

Princípio de Eficiência:: o funcionário público utiliza metodologias que possibilitam

Por exemplo: solicita

1.1. Definição de Documento

Existem vários tipos de suportes para documentos

De facto, gerir documentos é muito mais do que recepcioná

1.2. Classificação de Documentos

Documento interno: quando é criado na organização pública municipal

Exemplo de documentos internos: o aviso e o memorando.

Documento externo: quando é criado fora da organização pública municipal ou

Exemplo de documentos externos: o ofício e o edital.

Existem várias formas de classificação de documentos. Falaremos apenas de duas

• Quanto ao grau de importância

1.3. Classificação quanto ao grau de importância

Antes de começar a organizar os p papéis, deve dividi-los

Iremos separá-los nessas três categ

Por exemplo: os requerimentos

Importante: documentos que contribuem para a actividade normal da administração

Por exemplo: contratos de abastecimento de água, fornecimento de

Arquivo Permanente: documentos que já tendo perdido a importância, ainda

Por exemplo: contas pagas, talões de cheques cad

1.4. Classificação quanto ao grau de sigilo

Por exemplo: nota interna, memorando, aviso e edital, podem ser do

Por exemplo: ofícios, despachos, planos estratégicos entre outros.

Por exemplo: contrato de prestação de serviço

A necessidade da classificação de documentos quanto ao seu grau de sigilo advém

1.5. Tipos de documento

Assim, temos os seguintes tipos de documento:

Documentos oficiais: documentos que atestam os actos enviados por organismos

Responda às seguintes questões

1) O ofício é uma comunicação interna e o memorando é uma comunicação

2) Com o colega do lado, discuta a forma de classificação de documentos

3) Nzinga Tomás, funcionária pública, organizou um dossier a que denominou