INTRODUCCION

Toda actuación administrativa se apoya en el uso de información, la cual sienta las

bases para el proceso de toma de decisiones. Los administradores y otras
personas que toman decisiones deben tener información útil sobre los resultados
del desempeño para así planear, apoyar y tomar medidas adecuadas. Aquí radica
la importancia que los sistemas de información tienen para los administradores.

La información también es la base de la función de control administrativo.

Cualquier sistema de control de la comunicación debe brindar información exacta,
en el momento oportuno y para las personas adecuadas, si el objetivo de estas es
la ejecución eficaz de la tarea.

El termino sistemas de información administrativa (S.I.A) se refiere al desarrollo y

al uso de sistemas de información eficaces dentro de la organización, lo cual no se
aplica solo a los niveles gerenciales, sino a todos los estratos y personas que
componen su estructura. El (S.I.A) se refiere a la suma de todos los sistemas de
información de la empresa.

El estudio de los sistemas de información se originó como una sub-disciplina de

las ciencias de la computación en un intento por entender y racionalizar la
administración de la tecnología dentro de las organizaciones. Los sistemas de
información han madurado hasta convertirse en un campo de estudios superiores
dentro de la administración. Adicionalmente, cada día se enfatiza más como un
área importante dentro de la investigación en los estudios de administración, y es
enseñado en las universidades y escuelas de negocios más grandes en todo el
mundo.

El objetivo principal de este trabajo tiene dar a conocer la importancia que tiene la
tecnología informática dentro del entorno empresarial.
 SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos

de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeación puede ser útil y
debe comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No
puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estén bien
detallados y se conozcan bien.

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos o componentes

interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (proceso) y diseminar
(salida) datos e información y para proveer un mecanismo de realimentación en
pro del cumplimiento de un objetivo.

Según Murcki (1998) define al sistema de información administrativo como el

sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura
los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la
empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de
información a los gerentes, proporcionándoles los medios para generar la
información.

Para autores como Bosehino (1987), el sistema de información administrativo se

consideran como los canales de flujo de transformación que retroalimentan datos
de operaciones para análisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para
poder ejercer control, con el fin de que la organización alcance sus objetivos

A su vez Gastelum, Mayde define al SIA como un conjunto organizado de

personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar
información rutinaria a administradores y tomadores de decisiones.

Por medio de las definiciones a continuación, consideramos que un sistema de

información administrativo es la combinación de equipos de comunicación y otros
dispositivos diseñados para manejar datos. Un sistema de información
administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y almacena los datos;
transfiere la información conforma la necesita; produce informes y copias según
sea el requerimiento.

CARACTERÍSTICAS DEL (S.I.A):

1. Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y

símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.
2. Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y
comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.

3. Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del

administrador.

4. Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para
tomar decisiones y resolver problemas.

5. Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y

dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema de
información administrativa.

6. Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria

para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal
usada, y retrasada no tiene valor.

7. Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a

un costo razonable, para su procesamiento y distribución.

Todo Sistema de Información Administrativa tiene cuatro componentes básicos

que forman parte de su estructura funcional, que son:

COMPONENTES DEL (S.I.A):

Entradas: Datos obtenidos de fuentes internas y externas; la fase de entrada es

permanente porque los datos nuevos se suman continuamente al sistema cuando
se realizan las transacciones.

Procesamiento: fase durante la cual los datos obtenidos son transformados, organizados
y archivados; la mejor manera de procesar datos, actualmente, es por medio de las
computadoras.

Salidas: Relatos, diagramas, cuadros, resúmenes escritos compilados y

producidos durante la fase de procesamiento; una vez que las salidas son
utilizadas para tomar decisiones estas deben ser producidas en un formato que
permita al usuario final tener un acceso rápido.

Retroalimentación: Mecanismo de verificación y ajuste, que ayuda a los

administradores a determinar que información generada es necesaria; los informes
pueden ser comparados con pronósticos, patrones y otros medios para medir.
Además, los resultados y las salidas son, por si solos, retroalimentación.
Además de estos componentes básicos, debemos de considerar los siguientes
elementos:

Modelos: combinación de referencias lógicas, procedimientos y matemáticas que

manipulan las entradas y almacenan los datos en diversos medios, para producir
los resultados.

Tecnología: Consiste en reunir datos, orientar modelo, almacenar y acceder a los

datos y la producción y trasmisión de salidas.

Datos Básicos (Archivo): Conjunto de textos, números o imágenes que pueden no

estar computarizadas, pero que son utilizados por diversos usuarios en diferentes
condiciones.

Impacto del S.I.A. en el Estudio de los Sistemas y Procedimientos

Para llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimiento es necesario efectuar

las siguientes etapas o pasos:

1. Preparación del estudio.

2. Registro de datos.

3. Análisis de los hechos.

4. Desarrollo de la mejor solución.

5. Implantación del nuevo procedimiento.

6. Mantenimiento de los procedimientos.

El sistema de información Administrativa (S.I.A), a sido de suma importancia para

el estudio de sistemas y procedimientos, ya que luego de hacer la preparación del
estudio y saber que se a realiza el registro de datos y aquí es donde el S.I.A hace
su entrada, ya que permite transformar los datos en información de calidad y al
mismo tiempo nos permite tomar decisiones acertadas en cuanto se refiere al
desarrollo de la mejor solución encontrada y la implantación de un nuevo
procedimiento con la finalidad de resolver los problemas existentes y cumplir al
mismo tiempo con sus funciones de una forma precisa , clara y acertada. Para
luego de todo esto realizar el mantenimiento de los procedimientos, lo cual nos
permite al mismo modo llevar un control de las actividades realizadas.

Planeación del sistema de Información Administrativa

La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el

desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es
decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y
quién lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos
encontramos y dónde queremos estar en el futuro.

Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación
gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los
recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la
distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.

El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo.

Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo

a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el

sistema que satisface las necesidades resultantes.

b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja

competitiva más amplia, una planeación y mercadotecnia más eficaces del
producto y una mejor utilización de los recursos humanos y financieros. Desde
este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia
global de la empresa.

Pasos En La Elaboración Del Plan Estratégico Del SIA.

1) Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que va a

ser elaborado.

2) Estudiar el de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén en los

futuros SIA.

3) Estudiar la posición estratégica de la compañía.

4) Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su cometido.

5) Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la

instalación del SIA.

6) Establecer los objetivos estratégicos del SIA.

7) Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que

necesitan revisión con mayor urgencia.

8) Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes

beneficios.

9) Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.

10) Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.

11) Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los recursos
que se requieren.

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA GLOBAL

El Sistema de Información Administrativa global consta de todas las actividades,

equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar información para
dirigir los subsistemas y la compañía en su conjunto.

Hay algunas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento

de datos mediante proyectos de recuperación rápida de la inversión. Entre los
ejemplos de estos últimos se cuentan: La automatización de nómina y de las
funciones administrativas, el pronóstico de ventas, el control de inventarios y la
introducción incontrolada de computadoras personales. Este método revela la
necesidad de una planeación general.

Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como

son:

La creación de barreras de la comunicación entre sistemas, ya que debido a la

naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y
divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que
interactúan con los sistemas en otras partes de la Organización.

El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la

información referente al personal. Algunos departamentos conservan a veces
archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros archivos similares,
pero sin facilitar la interconexión entre ellos.

El costo del tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto más tiempo se posponga un
plan maestro, más caras resultarán las revisiones que se necesitarán para unificar
y estandarizar el modo de aplicar el método al diseño de sistemas integrados.

Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado

cuenta, en las primeras etapas de desarrollo de sistemas, del alcance que tienen
los sistemas computacionales y de su información. Ni tampoco han comprendido
la inversión que esto representa, ni el efecto que tiene sobre las operaciones de la
empresa. En los últimos años las empresas han advertido la necesidad de lograr
una integración realizando un plan maestro que coordine a corto y largo plazo el
Sistema de Información Administrativa.

Es por lo tanto evidente que para lograr esta integración es necesario definir las
políticas de la empresa sobre la información y preparar planes estratégicos y a
corto plazo.

Existen algunas razones fundamentales para planear los S.I.

• Integrar los objetivos de los sistemas de información en los planes

estratégicos a corto plazo.

• Concentrarse en los objetivos del S.I.A.

• Planear la asignación de recursos destinados a la introducción del sistema

de información administrativa.

• Garantizar un desarrollo eficiente y sistemático de los sistemas de

información

• Sentar las bases para controlar los proyectos del S.I.A.

• Equilibrar los costos y beneficios del S.I.A.

• Aumentar la participación de los usuarios en el diseño de los sistemas,

con los cual se evita una resistencia al cambio.

OBJETIVOS DE LA PLANEACION DEL S.I.A

La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos

de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeación puede ser útil y
debe comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No
puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estén bien
detallados y se conozcan bien.
La función de planeación de sistemas ha de abarcar el examen de los
subsistemas propuestos en función de los criterios de planeación cuyo fin es
reducir al mínimo el número de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el
orden debido de desarrollo.
Algunos de los objetivos de la planeación de sistemas son:
• Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de
gran aplicación en las líneas organizacionales.

• Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del

desarrollo en términos del potencial de ganancia, precedencia natural y
probabilidad de éxito.
• Minimizar el costo de integrar entre sí sistemas semejantes.
• Reducir el número total de sistemas pequeños y aislados que es preciso
instalar, operar y darles mantenimiento.

• Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su

crecimiento.

• Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de información

congruentes, generales, interorganizacionales y que abarquen toda la
empresa.

• Dar pautas y dirección para estudios y proyectos constantes del desarrollo

de sistemas.

Los objetivos centrales de la planeación del sistema de información

administrativa son:
• Que el S.I.A. forme parte del plan estratégico de la compañía
• Que la asignación de recursos del sistema figure en el plan estratégico.

CONCLUSION

Para poder comprender el enfoque de sistemas y el diseño de sistemas de

información para la gerencia es básico el concepto de los sistemas de información
administrativa y la retroalimentación.
Esencialmente los sistemas de retroalimentación se ocupan de la forma en que se
usa la información para fines de control y se aplican no solo a los sistemas de
información administrativa y de negocios, sino también a sistemas biológicos, de
ingeniería y muchos más.
Si los acontecimientos del pasado y las necesidades del futuro son un indicio,
podemos esperar que la administración del mañana sufra varios cambios
importantes. Los más significativos son el ensanchamiento del ambiente
tecnológico, los cambios de organización dentro de la empresa y la creciente
repetición entre ella y el ambiente exterior. Continuara el progreso de la intensidad
tecnológica de los recursos de la empresa.
Los sistemas de negocios del futuro serán demasiado complejos para que puedan
manejarse tan solo con la experiencia, las opiniones y las pericias de un solo
individuo, independientemente de su capacidad, los gerentes tendrán que
funcionar en un ambiente interdisciplinario.
Tendrán que enfrentarse a un verdadero reto, realmente a la necesidad de
absorber y utilizar los métodos matemáticos y las ciencias físicas y naturales. Así
como las investigaciones de las ciencias sociales y del comportamiento. Se
necesita todo esto en el enfoque de sistemas adecuada administración de una
empresa.

SISTEMA DE ADMINISTRACION DE COSTOS

Para que los administradores decidan cuánto cobrar por un producto o servicio, o
cómo hacerle frente a la competencia de otras empresas nacionales o extranjeras,
tienen que hacer una estimación razonable de los recursos que se requieren y se
consumen para elaborar un producto o servicio en particular. Cuando había poca o
nula competencia era suficiente tener un sistema de costeo más o menos exacto
para un producto o un grupo de productos. Actualmente se ha demostrado que los
competidores extranjeros están adelante de los productores nacionales, ya que
tienen sistemas de costos más exactos y confiables para tomar decisiones y
diseñar estrategias. Ante tal situación, es indispensable contar con un sistema de
información administrativo que integre todas las herramientas para aumentar la
eficiencia de las empresas, de tal manera que proporcione a los administradores
información oportuna y confiable en la cual puedan apoyar sus decisiones y
estrategias. Este modelo se conoce con el nombre de administración de costos.
El SAC (sistema de administración de costos) puede visualizarse como un sistema
de información integrado por una estructura y un proceso. El propósito de un
sistema de administración de costos es ayudar a la administración a maximizar
sus utilidades en la actualidad y en el futuro. La siguiente figura permite entender
de una manera global esta nueva filosofía, así como el papel que juega cada uno
de los elementos que integran este modelo.
Un sistema de administración de costos debe considerar, como piedra angular en
su diseño, la estrategia del negocio. De esta manera, un SAC debe definir
perfectamente qué parte de la estrategia de la organización pretende costear, y
qué beneficios espera obtener en el futuro. De una manera general, podemos
decir que el proceso de diseño e implementación del SAC se fundamenta en el
proceso de planeación estratégica:
Plantear una misión clara y sucinta de la empresa, esto es, la razón de ser del
área o proceso dentro de la empresa.
Determinar los procesos claves y los principales objetos de costo, lo cual implica
conocer cuáles son los procesos que son básicos para cumplir con la misión de la
organización, y cuáles serán los objetos que en última instancia habrán de ser
costeados.
Determinar los procesos de apoyo, o sea, las áreas que habrán de brindar
soporte a los procesos clave del negocio (administración, recursos humanos,
etcétera).
Definir los objetivos estratégicos de cada proceso, determinando las estrategias y
metas a largo plazo de cada uno de ellos.
Establecer los objetivos operativos principales de cada proceso, a fin de
establecer cómo las estrategias y metas a largo plazo habrán de ser llevados a
cabo.
Una vez definidos los principales factores estratégicos en los que se soportará, el
sistema de administración de costos funge como sistema integrador del manejo de
los costos en una organización.

COMPOSICIÓN DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE COSTOS

Se presenta a continuación una explicación de cada uno de los módulos que

integran el sistema de administración de costos.

a. Módulo de costos directos o variables:

En este módulo es relevante recordar el concepto de costo directo, definido como

el costo variable de los productos. Este costo incluye los insumos, servicios y
gastos variables en función de los productos manufacturados o comprados.

b. Módulo de costeo basado en actividades:

Este módulo representa el cambio de paradigma en cuanto al costeo de

productos. Esta herramienta de costeo basado en actividades permite tener un
costeo más lógico de los productos pues elimina los sesgos que un sistema
tradicional basado en el prorrateo de costos fijos de producción en función de
volumen, al identificar cuáles actividades generan cuáles costos.

c. Módulo de rentabilidad:

Este módulo es importante porque facilita la toma de decisiones acerca de las

líneas o los productos que deben mantenerse o eliminarse, así como el análisis de
cuáles clientes deben conservarse o perderse, o qué rutas o zonas deben
permanecer o desaparecer. Hoy en día esta serie de decisiones son
fundamentales para que una empresa pueda permanecer a largo plazo.

d. Módulo de análisis de atractividad:

En este módulo es relevante entender el concepto de atractividad, es decir, el

grado de potencialidad de las contribuciones futuras de efectivo que los productos
y clientes pueden aportar a la organización. Tanto los clientes como los productos
pueden clasificarse según dicho potencial como se muestra en la siguiente figura.

e. Módulo de análisis de la cadena de valor:

En este módulo los siguientes conceptos son importantes para entender los
beneficios que brinda su utilización:

 Valor: Es el motivo que atrae a las personas hacia aquellos productos o

servicios que satisfacen sus necesidades. La fuerza del valor depende de
necesidades, utilidades y costos que varían de una persona a otra, o de
un momento a otro.
 Cadena de valor: Es el uso explícito, formal y consciente de la
información de costos y de valor en el desarrollo de estrategias
encaminadas al logro de una ventaja competitiva sostenible para la
 empresa. Esto se realiza después de detectar los procesos de la
empresa a través de los cuales se hace llegar un satisfactor a los clientes.

 Generadores de valor (value drivers):Son los disparadores del valor

de cada proceso de la organización, es decir, factores de medición del
valor que los clientes dan a cada proceso estratégico de la empresa,
independientemente del valor que asignan a los productos.

Algunos ejemplos son el número de innovaciones a los productos,

cumplimiento de especificaciones y cumplimiento en fechas de entrega
del producto, etc.

f. Módulo de costos de calidad:

En este módulo el concepto más importante es el Costo de calidad,es el costo

en el que se incurre por no hacer las cosas bien en la primera ocasión.

g. Módulo de sistemas de indicadores:

Este módulo integra una serie de indicadores que cada organización debe
seleccionar de tal manera que se propicie el mejoramiento continuo.

h. Interrelación del sistema de administración de costos con la

contabilidad financiera:

La calidad de la información de la contabilidad financiera está relacionada con la

calidad que proporciona la contabilidad de costos. Por ello, es importante que
estas dos áreas se integren correctamente para proporcionar a sus usuarios
información oportuna y relevante. La interrelación entre los sistemas de
administración de costos y la contabilidad financiera es cada vez más factible
debido a la flexibilidad que tienen en la actualidad los diferentes sistemas de
tecnología de información como son los ERP.

VENTAJAS DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE COSTOS

Entre las principales ventajas que brinda un Sistema de Administración de

Costos se pueden mencionar las siguientes:

 Pone en evidencia los costos que no agregan valor.

 Identifica los procesos caros o poco eficientes.
 Hace evidente la necesidad de contar con un programa de calidad, de
entrega a tiempo, de flexibilidad, de automatización, etcétera.
 Permite auditar inversiones de capital.
 Identifica los síntomas, problemas y soluciones para desplazarse hacia
otros ambientes de manufactura.
 Mejora la actuación en la toma de decisiones.
 Permite utilizar un sistema de costos a un nivel estratégico.

Uno de los ocho módulos que integran al SAC es el costeo basado en

actividades, que brinda las siguientes ventajas a las empresas:

 Planear, administrar y reducir costos.

 Identificar las actividades que no agregan valor, sin necesidad de
estudios especiales, y monitorear su posible eliminación para mejorar
la liquidez y rentabilidad de la empresa.
 Facilitar el proceso de mejoramiento continuo no sólo en programas de
reducción de costos, que en muchos de los casos pueden ser
temporales.
 Hacer evidente la necesidad de un programa de calidad, de entrega a
tiempo, etcétera.
 Identificar y medir correctamente los costos de calidad como un
elemento del costo del proceso productivo y del producto.
 Identificar los costos de los recursos consumidos por las actividades y
determinar la eficiencia de éstas.
 Identificar oportunidades de inversión y cuantificar los costos de la
mala calidad y la entrega a destiempo.
CÓMO UTILIZAR LA INFORMACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE COSTOS A
FIN DE PASAR DE LA ACUMULACIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE COSTOS

En el siguiente apartado se presenta cómo determinar adecuadamente el costo de

los productos y cómo analizar la información del costo, particularmente el de las
distintas actividades requeridas para fabricar un producto o realizar un servicio.
Esto permite identificar los puntos rojos en los que la organización debe enfocarse
para implantar acciones inmediatas y acciones estructurales que incrementen la
eficiencia de los procesos y, en consecuencia, se traduzcan en reducciones del
costo de los productos y servicios.

Existen varios mecanismos a través de los cuales se analizan los costos y se

establecen los planes de acción para la mejora. Uno de los más utilizados es el de
formación de comités o grupos de mejora, en los que participa el personal clave
directamente involucrado en el proceso que debe mejorarse. Es necesario tener
muy en cuenta que no se puede seguir orientado hacia la simple acumulación de
costos: se tiene que pasar a una administración de costos que propicie la mejora
continua que habrá de llevar a una mejor posición competitiva de la empresa y que
le asegure su permanencia a largo plazo.

Uno de los retos que las empresas tienen para mejorar su rentabilidad y
competitividad es abandonar el concepto de sólo acumular costos y adoptar la
administración de costos, sistema que facilita la implantación de estrategias que
conducen a la mejora continua e incrementan la rentabilidad y la liquidez de la
empresa.