SIPROD – Sistema de Protocolo e Trâmite de Documentos

Manual de Sistema Documento

Outubro 2016 Versão 1.2

Índice

1.Introdução............................................................................................................................................1
2.Padrão Visual do Sistema....................................................................................................................2
2.1.Painel de Mensagens do Sistema..................................................................................................2
2.2.Campos obrigatórios.....................................................................................................................3
3.Início....................................................................................................................................................4
3.1.Área de Trabalho..........................................................................................................................5
3.1.1.Detalhar.................................................................................................................................7
3.1.2.Editar.....................................................................................................................................7
3.1.3.Mover para arquivo setorial..................................................................................................7
3.2.Caixa de Entrada..........................................................................................................................8
3.2.1.Detalhar...............................................................................................................................10
3.2.2.Receber trâmite....................................................................................................................10
3.2.3.Receber trâmites selecionados.............................................................................................11
3.2.4.Rejeitar trâmite....................................................................................................................14
3.2.5.Rejeitar trâmites selecionados.............................................................................................15
3.3.Caixa de Saída............................................................................................................................17
3.3.1.Detalhar...............................................................................................................................18
3.3.2.Cancelar trâmite..................................................................................................................19
3.3.3.Cancelar trâmites selecionados...........................................................................................19
3.4.Externo.......................................................................................................................................20
3.4.1.Detalhar...............................................................................................................................21
3.4.2.Receber Processo Externo...................................................................................................22
3.4.3.Receber Processos Externos Selecionados..........................................................................23
3.4.4.Emitir GRDE dos Selecionados..........................................................................................24
3.5.Arquivo Setorial.........................................................................................................................25
3.5.1.Detalhar...............................................................................................................................26
3.5.2.Mover para área de trabalho................................................................................................26
3.5.3.Mover Selecionados para a área de trabalho.......................................................................27
3.6.SAP.............................................................................................................................................29
3.7.Delegar Competência.................................................................................................................30
4.Protocolo...........................................................................................................................................31
4.1.Documento.................................................................................................................................31
4.1.1.Consultar.............................................................................................................................31
4.1.1.1.Detalhar........................................................................................................................32
4.1.1.2.Visualizar Histórico......................................................................................................32
4.1.1.3.Adicionar Comentário..................................................................................................33
4.1.1.4.Tramitar........................................................................................................................34
4.1.1.5.Anexar..........................................................................................................................35
4.1.1.6.Visualizar Documentos Anexados...............................................................................36
4.1.1.7.Arquivar........................................................................................................................37
4.1.1.8.Atribuir.........................................................................................................................38
4.1.1.9.Alterar...........................................................................................................................39
4.1.2.Incluir..................................................................................................................................40
1. Introdução
Este material foi criado para uso da CONAB, tendo por objetivo guiar o treinamento dos
usuários internos na utilização do sistema SIPROD. Dentro deste manual possui um passo a
passo de como utilizar as funcionalidades disponíveis.
O SIPROD disponibilizará acesso aos dados dos Processos e Documentos em todo o âmbito da
Conab.
O sistema será responsável por controlar o trâmite dos processos e documentos e suas
respectivas situações. Está dividido nos seguintes módulos:
 Atividades Pendentes: Módulo que possibilita a visualização dos processos e documentos
que estão na área de trabalho, caixa de entrada, caixa de saída e arquivo setorial da
unidade orgânica do usuário identificado no sistema; visualização dos processos e
documentos tramitados para órgãos externos; arquivamento e desarquivamento.
 Protocolo: Módulo que possibilita o registro dos processos e documentos; atividades
gerais como anexação, abertura e encerramento de volume, apensação; solicitação de
arquivamento e desarquivamento; e atribuição dos documentos e processos a
empregados.
 Manutenção do Sistema: Módulo que possibilita a gestão dos cadastros básicos e
configurações do sistema.
2. Padrão Visual do Sistema
As funcionalidades do sistema se encontram no menu da tela principal localizado na parte
superior, logo abaixo da logomarca do SIPROD.
Estas funcionalidades estão agrupadas hierarquicamente em três níveis e de acordo com os
seus domínios de negócios.
O primeiro nível indica grandes grupos de negócio, cujos fluxos estão relacionados. Este nível
corresponde aos itens apresentados na tela a seguir.

Clicando em qualquer opção do primeiro nível, o sistema apresenta o segundo nível que é
formado por agrupamentos das funcionalidades. Para exemplificar, clicando em Protocolo temos
a tela a seguir:

Clicando em qualquer opção do segundo nível, o sistema apresentará o terceiro nível que abriga
as funcionalidades propriamente ditas. Clicando em Documento temos figura a seguir:

2.1. Painel de Mensagens do Sistema

Na área superior da tela, logo abaixo do menu, existe o painel de mensagens, que o sistema
utiliza para se comunicar com o usuário.
Esta comunicação é feita a partir de mensagens, que podem ter quatro tipos:
 Mensagens de orientação  Estas mensagens aparecem em amarelo claro e
fornecem informações importantes para a utilização da tela.

 Mensagens de alerta Estas mensagens aparecem em amarelo forte, seguindo o

padrão dos semáforos, para pedir atenção do usuário a algum fato. Seja quando alguma
ação estiver relacionada a outras alterações no sistema ou quando a operação tiver que
ser confirmada.

 Mensagens de Erro  Estas aparecem em vermelho, para avisar que algum erro
ocorreu. Importante estar atento.
  Mensagens de Sucesso  Estas vêm em azul e informam ao usuário que a operação
foi finalizada corretamente.

2.2. Campos obrigatórios

Todos os campos obrigatórios serão sinalizados por um asterisco vermelho (*) em qualquer tela
que estiver acessando, pode ser de cadastro, alteração ou seleção de filtro. Veja a seguir:
3. Início
Esta função permite retornar à tela inicial do sistema, a partir de qualquer funcionalidade que
esteja executando.
Para retornar à tela inicial selecione o menu Início. O sistema exibe a tela:

Figura 1: Para as áreas de protocolo

O sistema exibe os seguintes quantitativos da unidade orgânica vinculada ao usuário

identificado no sistema:
 Quantidade de documentos e processos na área de trabalho, caixa de entrada e caixa de
saída;
 Quantidade de documentos e processos tramitados para os órgãos externos;
 Quantidade de SAPs pendentes de todas as unidades orgânicas.

A tela a seguir demonstra a visão que os demais usuários com perfil de administrador setorial
terão ao acessar o sistema. Observe que nesta tela não consta a função “Externo”. Pois essa
atividade de expedir documentos para fora das dependências da Conab é exclusiva das
Unidades Protocolizadoras.
 Figura 2: Para as área da Conab (Administrador Setorial)

O sistema exibe os seguintes quantitativos da unidade orgânica vinculada ao usuário

identificado no sistema:
 Quantidade de documentos e processos na área de trabalho, caixa de entrada e caixa de
saída;
 Quantidade de SAPs pendentes;
O sistema exibe os links para as funcionalidades de delegação de competência.

3.1. Área de Trabalho

Esta função permite pesquisar e visualizar os documentos e processos que estão sobre a
responsabilidade da unidade orgânica vinculada ao usuário identificado no sistema. Permite
também detalhar, editar ou mover para uma caixa temporária um determinado processo ou
documento.
Para acessar esta funcionalidade, no menu Início, selecione a opção Área de trabalho:
O sistema exibe a tela:

Para filtrar as informações da lista, informe os parâmetros nos campos posicionados abaixo do
título da coluna:
Para voltar para a tela inicial do sistema, clique em Voltar.

3.1.1. Detalhar

1. Clique em para exibir os detalhes do processo ou documento:

O sistema exibe a tela de detalhamento do documento ou processo (Item 4.1.1.1).

3.1.2. Editar

1. Clique em para editar as informações de um documento ou processo:

O sistema exibe a tela de edição do documento ou processo (Item 4.1.1.1).

3.1.3. Mover para arquivo setorial

1. Clique em para mover o documento ou processo para o arquivo setorial:

O sistema oculta a exibição do documento ou processo na área de trabalho e exibe no arquivo

setorial.

3.2. Caixa de Entrada

Esta função permite pesquisar e visualizar os documentos e processos que foram tramitados
para a unidade orgânica vinculada ao usuário identificado no sistema e que ainda não foram
recebidos ou rejeitados, detalhar as informações de um determinado processo ou documento, e
receber ou rejeitar o trâmite de um processo ou documento ou de vários selecionados.
Para acessar esta funcionalidade, no menu Início, selecione a opção Caixa de Entrada:

O sistema exibe a tela:

Para filtrar as informações da lista, informe os parâmetros nos campos posicionados abaixo do
título da coluna:

Para voltar para a tela inicial do sistema, clique em Voltar.

3.2.1. Detalhar

1. Clique em para exibir os detalhes do processo ou documento:

O sistema exibe a tela de detalhamento do documento ou processo (Item 4.1.1.1).

3.2.2. Receber trâmite

1. Clique em para receber o trâmite do documento ou processo:

O sistema exibe a tela:

2. Clique em Confirmar;
O sistema informa que o trâmite foi recebido com sucesso, retira a exibição do documento ou
processo da caixa de entrada do destinatário e da caixa de saída do emitente, e exibe o
documento ou processo na área de trabalho do destinatário.
Para cancelar a operação e retornar à tela anterior, clique em Cancelar.

3.2.3. Receber trâmites selecionados

1. Selecione os trâmites a serem recebidos:

2. Clique em Receber Trâmites Selecionados:
O sistema exibe a tela:
3. Clique em Confirmar;
O sistema informa que os trâmites foram recebidos com sucesso, retira a exibição dos
documentos ou processos da caixa de entrada do destinatário e da caixa de saída do emitente,
e exibe os documentos ou processos na área de trabalho do destinatário.
Para cancelar a operação e retornar à tela anterior, clique em Cancelar.

3.2.4. Rejeitar trâmite

1. Clique em para rejeitar o trâmite do documento ou processo:

O sistema exibe a tela:

2. Clique em Confirmar;
O sistema informa que o trâmite foi rejeitado com sucesso, retira a exibição do documento ou
processo da caixa de entrada do destinatário e da caixa de saída do emitente, e exibe o
documento ou processo na área de trabalho do emitente.
Para cancelar a operação e retornar à tela anterior, clique em Cancelar.

3.2.5. Rejeitar trâmites selecionados

1. Selecione os trâmites a serem rejeitados:

2. Clique em Rejeitar Trâmites Selecionados:

O sistema exibe a tela:

3. Clique em Confirmar;
O sistema informa que os trâmites foram rejeitados com sucesso, retira a exibição dos
documentos ou processos da caixa de entrada do destinatário e da caixa de saída do emitente,
e exibe os documentos ou processos na área de trabalho do emitente.
Para cancelar a operação e retornar à tela anterior, clique em Cancelar.

3.3. Caixa de Saída

Esta função permite pesquisar e visualizar os documentos e processos que foram tramitados
pela unidade orgânica vinculada ao usuário identificado no sistema e que ainda não foram
recebidos ou rejeitados pelas unidades destinatárias, detalhar as informações de um
determinado processo ou documento, e cancelar o trâmite de um processo ou documento ou de
vários selecionados.
Para acessar esta funcionalidade, no menu Início, selecione a opção Caixa de Saída:

O sistema exibe a tela:

Para filtrar as informações da lista, informe os parâmetros nos campos posicionados abaixo do
título da coluna:
Para voltar para a tela inicial do sistema, clique em Voltar.

3.3.1. Detalhar

1. Clique em para exibir os detalhes do processo ou documento:

O sistema exibe a tela de detalhamento do documento ou processo (Item 4.1.1.1).

3.3.2. Cancelar trâmite

1. Clique em para cancelar o trâmite do documento ou processo:

O sistema exibe a tela:

2. Informe a justificativa;
3. Clique em Confirmar.
O sistema informa que o trâmite foi cancelado com sucesso, retira a exibição do documento ou
processo da caixa de entrada do destinatário e da caixa de saída do emitente, e exibe o
documento ou processo na área de trabalho do emitente.
Para cancelar a operação e retornar à tela anterior, clique em Cancelar.

3.3.3. Cancelar trâmites selecionados

1. Selecione os trâmites a serem cancelados:

2. Clique em Cancelar Trâmites Selecionados:

O sistema exibe a tela:

3. Clique em Confirmar.
O sistema informa que os trâmites foram cancelados com sucesso, retira a exibição dos
documentos ou processos da caixa de entrada do destinatário e da caixa de saída do emitente,
e exibe os documentos ou processos na área de trabalho do emitente.
Para cancelar a operação e retornar à tela anterior, clique em Cancelar.

3.4. Externo
Esta função permite pesquisar e visualizar os documentos e processos que foram tramitados
para os órgãos externos, detalhar as informações de um determinado processo ou documento,
receber os processos ou documentos ou de vários selecionados para a Conab, e emitir GRDE.
Essa função é exclusiva do usuário com o perfil de unidade protocolizadora.
Para acessar esta funcionalidade, no menu Início, selecione a opção Externo:
O sistema exibe a tela:

Para filtrar as informações da lista, informe os parâmetros nos campos posicionados abaixo do
título da coluna:

Para voltar para a tela inicial do sistema, clique em Voltar.

3.4.1. Detalhar
1. Clique em para exibir os detalhes do processo ou documento:

O sistema exibe a tela de detalhamento do documento ou processo (Item 4.1.1.1).

3.4.2. Receber Processo Externo

1. Clique em para receber o documento ou processo externo:

O sistema exibe a tela:

2. Clique em Confirmar;
O sistema informa que o trâmite foi recebido com sucesso, retira a exibição do documento ou
processo da caixa externo, e exibe o documento ou processo na área de trabalho.
Para cancelar a operação e retornar à tela anterior, clique em Cancelar.

3.4.3. Receber Processos Externos Selecionados

1. Selecione os documentos ou processos a serem recebidos:

2. Clique em Receber Processos Externos Selecionados:

O sistema exibe a tela:

3. Clique em Confirmar;
O sistema informa que o trâmite foi recebido com sucesso, retira a exibição dos documentos ou
processos da caixa externo, e exibe os documentos ou processos na área de trabalho.
Para cancelar a operação e retornar à tela anterior, clique em Cancelar.

3.4.4. Emitir GRDE dos Selecionados

1. Selecione os trâmites que irão compor a GRDE;

2. Clique em Emitir GRDE dos Selecionados;

O sistema gera GRDE para cada órgão, informa que a GRDE foi emitida com sucesso e exibe o
link para a emissão de segunda via da GRDE na coluna Nº da GRDE.

3.5. Arquivo Setorial

Esta função permite mover para a área de trabalho um determinado processo ou documento.
Para acessar esta funcionalidade, no menu Início, selecione qualquer opção das atividades
pendentes, clique na aba Arquivo Setorial:
Para filtrar as informações da lista, informe os parâmetros nos campos posicionados abaixo do
título da coluna:

Para voltar para a tela inicial do sistema, clique em Voltar.

3.5.1. Detalhar

1. Clique em para exibir os detalhes do processo ou documento:

O sistema exibe a tela de detalhamento do documento ou processo (Item 4.1.1.1).

3.5.2. Mover para área de trabalho

1. Clique em para mover o documento ou processo para a área de trabalho:

O sistema exibe a tela:

2. Clique em Confirmar;
O sistema oculta a exibição do documento ou processo na caixa temporária e exibe na área de
trabalho.
Para cancelar a operação e retornar à tela anterior, clique em Cancelar.

3.5.3. Mover Selecionados para a área de trabalho

1. Selecione os documentos ou processos a serem movidos para a área de trabalho.

2. Clique em Mover Selecionados para Área de Trabalho:

O sistema exibe a tela:

3. Clique em Confirmar;
O sistema oculta a exibição dos documentos ou processos no arquivo setorial e exibe na área de
trabalho.
Para cancelar a operação e retornar à tela anterior, clique em Cancelar.

3.6. SAP
Esta função permite acessar a tela de cadastro de SAPs.
Para acessar esta funcionalidade, no menu Início, selecione a opção SAP:
O sistema exibe a tela de SAP.

3.7. Delegar Competência

Esta função permite acessar a tela de delegação de competência

Delegar Competência é usada quando um empregado de outra lotação ocupa, por tempo
determinado, uma função em outra unidade diferente da lotação de origem.
Caso o empregado que recebeu a delegação da competência não possua o perfil de acesso ao
sistema necessário para realizar as atividades da área que delegou, será necessário encaminhar
um e-mail para siprod@conab.gov.br solicitando a alteração do perfil.
Para acessar esta funcionalidade, no menu Início, selecione a opção Delegar Competência:

O sistema exibe a tela de delegação de competência.

4. Protocolo
4.1. Documento
Esta função permite consultar, incluir, alterar e detalhar no sistema os documentos internos da
Conab e os documentos externos que são enviados para a companhia.
No detalhamento do documento será permitido executar as seguintes operações com o
documento:
 Visualizar Histórico;
 Adicionar Comentário;
 Tramitar;
 Anexar;
 Visualizar Documentos Anexados;
 Arquivar;
 Atribuir;
Para acessar esta funcionalidade, no menu Protocolo, selecione a opção Documento.

4.1.1. Consultar
1. Clique em Consultar;
O sistema apresenta a tela:

Para detalhar ou alterar um documento, siga os seguintes passos:

2. Informe os parâmetros de pesquisa;
3. Clique no botão Buscar;
O sistema apresenta a tela:
4. Clique em para exportar os dados do resultado da consulta para planilha eletrônica;

5. Clique em para exportar os dados do resultado da consulta para PDF.

4.1.1.1. Detalhar

1. Clique em para exibir os detalhes do documento.

O sistema apresenta a tela:

Para voltar à tela anterior, clique em Voltar.

4.1.1.2. Visualizar Histórico

Esta função permite visualizar o histórico dos trâmites do documento.

1. Clique para detalhar o documento ; (Item 4.1.1.1)

2. Clique na opção Visualizar Histórico;

O sistema apresenta o histórico de tramitação do documento:

3. Clique em para exportar os dados do resultado da consulta para planilha eletrônica;

4. Clique em para exportar os dados do resultado da consulta para PDF.

Para ocultar o histórico, clique na opção Ocultar Histórico.

4.1.1.3. Adicionar Comentário

Esta função permite adicionar comentário ao documento.

1. Clique para detalhar o documento ; (Item 4.1.1.1)

2. Clique na opção Adicionar Comentário;

O sistema apresenta a tela:

3. Informe os campos;
4. Confirme a inclusão.
O sistema apresenta uma mensagem indicando que a inclusão foi efetivada com sucesso.
Para retornar à tela anterior, clique em Voltar.

4.1.1.4. Tramitar
Esta função permite efetuar trâmite do documento para as unidades orgânicas da Conab e para
os órgãos externos.

1. Clique para detalhar o documento ; (Item 4.1.1.1)

2. Clique na opção Tramitar;

O sistema apresenta a tela:

3. Informe o tipo de destino;
O sistema apresenta as unidades de destino de acordo com o tipo de destino. O destino interno
permite a seleção de unidades orgânicas, e o destino externo permite a seleção de unidades
externas. Sendo a última opção exclusiva para as unidades protocolizadoras.
4. Informe os campos;
5. Caso haja tramitação de documento original, informe na lista de destinos.
6. Confirme a tramitação.
O sistema apresenta uma mensagem indicando que a inclusão foi efetivada com sucesso.
Para cancelar a operação e retornar à tela anterior, clique em Cancelar.

4.1.1.5. Anexar
Esta função permite anexar ao documento detalhado, documentos com o mesmo assunto e
interessado.

1. Clique para detalhar o documento ; (Item 4.1.1.1)

2. Clique na opção Anexar;

O sistema apresenta a tela:

3. Selecione o documento a ser anexado na lista de documentos da unidade;
4. Confirme a anexação.
O sistema apresenta uma mensagem indicando que os anexos foram efetivados com sucesso.
Para cancelar a operação e retornar à tela anterior, clique em Cancelar.

4.1.1.6. Visualizar Documentos Anexados

Esta função permite visualizar os documentos que foram anexados ao documento detalhado.

1. Clique para detalhar o documento ; (Item 4.1.1.1)

2. Clique na opção Visualizar Documentos Anexados;

O sistema apresenta a tela:

O sistema exibe os documentos que foram anexados ao documento.

Para retornar à tela anterior, clique em Voltar.

4.1.1.7. Arquivar
Esta função permite solicitar o arquivamento do documento detalhado.

1. Clique para detalhar o documento ; (Item 4.1.1.1)

2. Clique na opção Arquivar;

O sistema apresenta a tela:

3. Informe os campos;
4. Confirme a alteração.
O sistema apresenta uma mensagem indicando que a solicitação de arquivamento foi efetivada
com sucesso.
Para retornar à tela anterior, clique em Voltar.

4.1.1.8. Atribuir
Esta função permite atribuir o documento a um funcionário da unidade orgânica responsável.

1. Clique para detalhar o documento ; (Item 4.1.1.1)

2. Clique na opção Atribuir;

O sistema apresenta a tela:

3. Informe os campos;
4. Confirme a alteração.
O sistema apresenta uma mensagem indicando que a atribuição foi efetivada com sucesso.
Para cancelar a operação e retornar à tela anterior, clique em Cancelar.
Para consultar atribuições dos documentos e processos da unidade orgânica, clique em
Consultar.

4.1.1.9. Alterar

A função permite ao usuário alterar os campos do documento quando o documento for

cadastrado e não sofreu nenhuma tramitação.
O sistema disponibilizará essa função na área de trabalho e no resultado da consulta de
documentos.

1. Clique em para editar as informações de um documento.

O sistema apresenta a tela:

2. Informe os campos;
3. Confirme a alteração.
O sistema apresenta uma mensagem indicando que a alteração foi efetivada com sucesso.
Para cancelar a operação e retornar à tela anterior, clique em Cancelar.

4.1.2. Incluir
1. No menu protocolo, submenu Documento e Clique em Incluir;
O sistema apresenta a tela:

2. Informe se o documento é de origem interna ou externa;

O sistema apresenta as origens de acordo com o seu tipo. A origem interna permite a seleção
de unidades orgânicas, e a origem externa permite a seleção de unidades de caráter público
externas a Conab. Entidade privada ou usuário externo permite a seleção ou inclusão de
empresas privadas ou usuário externo.
A origem interna registra a data do documento como a data atual.
3. Informe o tipo de interessado.
O sistema apresenta os interessados 1 e 2 de acordo com o seu tipo. Caso não tenha o
interessado registrado no sistema, clique em para cadastrar o interessado.
4. Informe os campos;
5. Confirme a inclusão.
O sistema apresenta uma mensagem indicando que a inclusão foi efetivada com sucesso.
Para cancelar a operação e retornar à tela anterior, clique em Cancelar.