Sei sulla pagina 1di 18

Manual Usuario Trade – SAP

Versión 7.00

Contenido
1. Definiciones ................................................................................................................................. 2
1. Proceso de instalación................................................................................................................. 3
2. Descripción de menú .................................................................................................................. 4
3. Funciones avanzadas ................................................................................................................... 5
3.1. Control Grid de datos .......................................................................................................... 5
3.1.1. Agrupar uno o varios campos..................................................................................... 6
3.1.2. Des agrupar ................................................................................................................. 6
3.1.3. Ordenar ascendente o descendente .......................................................................... 7
3.1.4. Filtrar ........................................................................................................................... 7
3.1.5. Fijar columnas durante el tiempo de ejecución .......................................................... 8
3.1.6. Contar datos, ............................................................................................................... 8
3.1.7. Ir documento ............................................................................................................... 9
3.1.8. Exportar ....................................................................................................................... 9
4. Manual de usuario ....................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
4.1. Ingreso al sistema.............................................................................................................. 10
9.3.1 Importaciones .................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
9.4 Facturas ............................................................................................................................. 11
9.4.1 Registrar Facturas y/o proformas................................................................................. 11
9.4.2 Registro de Factura con base en proforma .................................................................. 14
Manual Usuario Trade – SAP
Versión 7.00

1. Definiciones

 Cabecera :
 pago anticipado. factura
Manual Usuario Trade – SAP
Versión 7.00

2. Proceso de instalación

Para Lograr ingresar a la plataforma TRADE es necesario instalar en su equipo Silverlight,


este es un plugin que se instala en el navegador web permitiendo asi la interfaz
correctamente con el sistema TRADE.
Si su equipo aún no tiene instalado Silverlight, aparece en la pantalla la notificación para
que se instale; siga los siguientes paso

 Click en nueva instalación

 Click en instalar ahora

 Así terminara de descargar de aplicación


Manual Usuario Trade – SAP
Versión 7.00

3. Descripción de menú

la barra de herramientas es el componente grafico que se muestra usualmente en las pantallas


a modo de fila, en la parte superior o inferior; esta contiene iconos al ser presionados activan
ciertas funciones de la aplicación y están descritas a continuación :

Nuevo: Permite Iniciar un nuevo documento.(Ejemplo:


factura , embarque , Proforma )

Buscar : despliega la opcion de busqueda de los


documentos.

Eliminar : Permite borrar o anular de la base de datos


el documento correspondiente dependiendo de su
estado.

Guardar: al presionar este icono se confirma la


insercion o actualizacion de informacion en el sistema .

Importar: lee informacion de archivos excel o archivos


de texto para insertar registros . en el sisitema de
informacion

Imprimir : SE envia informacion a la impresora


Manual Usuario Trade – SAP
Versión 7.00

Exportar : Envia informacion de coumentos en formato


de excel o archio plano

Adjuntar Archivo : permite Anexa r cual quier tipo de


archivo a su vez lo asocia al documento
corresponidente

Aprobar : Cambia de estado al documento ,


generalmente dejandonlo disponible para el proceso
siguiente .

4. Funciones avanzadas
4.1 Control Grid de datos
El control Grid de datos ”similimar hoja de excel” permite visualizar datos de una tabla en
pantalla, editar, modificar y borrar registros del mismo si es necesario;es un control flexible
para mostrar tablas multicolumna.

A continuación se describe las principales funcionalidades ya implementadas


para este control
Manual Usuario Trade – SAP
Versión 7.00

4.1.1 Agrupar uno o varios campos

Se utiliza para agrupar información por columnas seleccionadas

El siguiente ejemplo se agrupa por proveedor


Arrastra las columnas que desee
agrupar

4.1.2 Des agrupar


Se utiliza para revertir las agrupaciones realizadas, dando clic en la X .
Manual Usuario Trade – SAP
Versión 7.00

4.1.3 Ordenar ascendente o descendente

Dando un clic en el título de la columna ordena de forma ascendente o descendente como


se requiera

4.1.3 Filtrar
Esta herramienta nos permite aplicar diferentes condiciones de búsqueda de información
en la grid digitando el texto o condición en el campo bajo el título de la columna deseada.

Filtros del control Grid :


Equal: Igual a
Not Equal: No sea igual
Starts with: empiece con
COntains: Contenga
End With: Termine con
Does not Contain: No contenga
Does not start with: No empiece con
Does not End With : No termino con
Manual Usuario Trade – SAP
Versión 7.00

4.1.4 Fijar columnas durante el tiempo de ejecución

Dando clic en permite fijar la columna que desea

4.1.5 Contar datos,

Dando clic despliega las siguientes opciones

Count: Cuenta el muero de filas

Maximo : Llama el valor más alto de la columna

Minima : Llama el valor inferior alto de la columna


Manual Usuario Trade – SAP
Versión 7.00

4.1.6 Ir documento
Para ir a un documento nombrado en el reporte se debe dar clic derecho, clic izquierdo y
seleccionar documento.

4.1.7 Exportar

Para ir a un documento nombrado en el reporte se debe dar clic derecho, clic izquierdo y
exportar a Excel seleccionar documento.

4.1.8 Ocultar

Dando clic en permite fijar la ocultar que desea


Para visualizar nuevamente las columnas ocultas, dar
clic aquí
Manual Usuario Trade – SAP
Versión 7.00

5. Ingreso al sistema

El software TRADE puede ser accedido desde cualquier navegador de internet.


La dirección URL http://190.248.32.37/Tradesap. El usuario debe ingresar a
un navegador web y escribir la dirección URL del portal. Una vez cargada la página
se visualiza una pantalla en donde debe dar clic en la etiqueta login ubicada en la
parte superior derecha, se le solicita al usuario ingresar los datos de autenticación
Usuario y clave que serán entregados previamente

6. Pedido de compra

Opción de menú 2.1.2

En el pedido de compra, en la pestaña importación se visualiza la


cabecera del documento de compra (proveedor, fecha del documento,
etc),el campo orden de venta se activa para ser modificado
opcionalmente , este consecutivo debe ser informado por el proveedor
de materia prima lo que nos permitirá realizar un seguimiento más
efectivo.

En la pestaña Items se visualizan los materiales que fueron solicitados


al proveedor detallando: precio, referencia, bodega, cantidad entre
Manual Usuario Trade – SAP
Versión 7.00

otros. En esta misma pantalla realizamos el alistamiento a las


referencias, se planea el despacho de la mercancía seleccionando Vía
de despacho, puerto de origen, puerto de destino, termino de
negociación y agente aduanero, finalizando esta acción clic en el botón
aplicar.

En la pestañas embarque se visualiza los el número de facturas


relacionados por ultimo en la pestaña Items facturas puede visualizar
detalladamente las referencias que fueron asignadas a las importación
por cada factura; esta infomacion es graficada circular en cabecera del
documentos.

7. Facturas

Opción de menú en la que encontramos las diferentes maneras de


registrar los documentos de venta emitidos a Superpolo que deben
cumplir con las condiciones expresadas en la negociación soportadas
por el pedido de compra.

Condiciones Factura o Proforma


o Condición de Pago
o Incoterms , Lugar de entrega
o Moneda Negociación
o Numero Referencia Superpolo

7.1 Registrar Facturas y/o proformas

Opción de menú 2.2.1

El registro de facturas o proformas consiste los siguientes grupos de


datos:
Manual Usuario Trade – SAP
Versión 7.00

 Cabecera :
Para hacer apertura de la factura se debe dar click en el icono
nuevo, automáticamente se habilitara el campo: número de
factura se resaltara en rojo el recuadro, allí debe digitar el
número de la factura o número de proforma.

Continúa desplegando el nombre del proveedor, moneda a


negociar y condición de pago. Si se trata de un pago anticipado
se debe indicar el porcentaje que se aplicara a dicha factura o
factura proforma en el campo: .

Tenga en cuenta que para Superpolo es muy importante


realizar el seguimiento de los materiales por tal motivo registre
las fechas que se han habilitado en esta pantalla fecha emisión
factura, fecha vencimiento factura (pago) y fecha de entrega.

Si se trata de una proforma se debe selección la opción así:


, de igual forma se debe indicar si es pago
anticipado este nos da paso a la solicitud de
pago.

Una vez este es diligencia esta información dar clic en el icono


guardar así la factura quedara en estado: elaboración
proveedor.

 Órdenes de compra :
Manual Usuario Trade – SAP
Versión 7.00

Opción de menú 2.2.1

Al seleccionar el proveedor la columna de Órdenes de importación


se activara, y todos los pedidos de compra que se han liberado se
desplegaran allí. Es decir la herramienta nos permite seleccionar el
material a facturar dando click sobre el pedido, es importarte tener
en cuenta que las cantidades son modificables.

Al terminar las cambios se debe dar click sobre la siguiente barra:

 Detalle Materiales

Opción de menú 2.2.1

Se visualiza los materiales agregados al detalle de la factura con la


posibilidad de eliminar registros ubicándose en la fila y presionando
suprimir, solo será permitido si el documento se encuentra en estado
de elaboración.

Para finalizar el registro se debe adjuntar el documento soporte


seleccionando el tipo de documento: Factura Comercial si es el
documento final o Factura proforma si el documento soporte es una
factura proforma.
Manual Usuario Trade – SAP
Versión 7.00

Para Aprobar el documento se debe dar click en el icono aprobar.


Una vez se realice la aprobación se notificara vía correo electrónico a
departamento de logística.

Solo si la factura está en estado aprobada proveedor


podrá continuar proceso interno en Superpolo.

7.2 Registro de Factura con base en proforma

Opción de menú 2.2.2

 Cabecera :
Para hacer apertura de la factura se debe dar click en el icono
nuevo, automáticamente se habilitara el campo: número de
factura se resaltara en rojo el recuadro, allí debe digitar el
número de la factura.
Manual Usuario Trade – SAP
Versión 7.00

Opción de menú 2.2.2

Continúa desplegando el nombre del proveedor, moneda a


negociar y condición de pago

Tenga en cuenta que para Superpolo es muy importante


realizar el seguimiento de los materiales por tal motivo registre
las fechas que se han habilitado en esta pantalla fecha emisión
factura, fecha vencimiento factura (pago) y fecha de entrega.

Una vez este es diligencia esta información dar clic en el icono


guardar así la factura quedara en estado: elaboración
proveedor.

 Proforma:

Opción de menú 2.2.2

Al seleccionar el proveedor la pestaña de proformas se podrá


desplegar y encontrar el listado de las facturas proformas que se
encuentran activas .

Es decir la herramienta nos permite seleccionar el material a


facturar dando click sobre el pedido, es importarte tener en cuenta
que las cantidades son modificables.

Al terminar las cambios se debe dar click sobre la siguiente barra:


Manual Usuario Trade – SAP
Versión 7.00

 Detalle Materiales

Opción de menú 2.2.1

Se visualiza los materiales agregados al detalle de la factura con la


posibilidad de eliminar registros ubicándose en la fila y presionando
suprimir, solo será permitido si el documento se encuentra en estado
de elaboración.

Para finalizar el registro se debe adjuntar el documento soporte


seleccionando el tipo de documento: Factura Comercial si es el
documento final o Factura proforma si el documento soporte es una
factura proforma.

Para Aprobar el documento se debe dar click en el icono aprobar.


Una vez se realice la aprobación se notificara vía correo electrónico a
departamento de logística.

Solo si la factura está en estado aprobada proveedor


podrá continuar proceso interno en Superpolo.
Manual Usuario Trade – SAP
Versión 7.00