Apostila OutlookComoFerramentaProdutividade

O Outlook como ferramenta
de PRODUTIVIDADE
Fernando Andrade
fernando@pessoasetecnologia.com.br
www.pessoasetecnologia.com.br
Conteúdo
Não tenhamos pressa. Mas não percamos tempo! ........................................................................... 4

Preparando a produtividade ............................................................................................................... 5
Vícios ................................................................................................................................................ 5
Soluções ........................................................................................................................................... 6
Regras de ouro ................................................................................................................................. 6
A administração do tempo, a organização de informações, o trabalho em equipe e o
gerenciamento de tarefas .................................................................................................................. 7
Os sete hábitos das pessoas mais eficazes, de Stephen Covey ....................................................... 7
First Things First: Time Management, de Patrick Forsyth ............................................................... 7
Calendário: a ferramenta perfeita para a administração do tempo .................................................. 8
Compromisso tem hora, tarefa não ................................................................................................ 8
Um método eficiente para você relacionar as tarefas para o dia ................................................... 8
Facilite o planejamento de seu dia com o Outlook ......................................................................... 9
Diferencie importante de urgente com a ajuda do Outlook ............................................................ 12
A visualização produtiva de seu Calendário ..................................................................................... 13
Um compromisso um pouco diferente............................................................................................. 15
Deixando o Calendário mais produtivo ............................................................................................ 16
Outlook sempre aberto no Calendário .......................................................................................... 16
Os feriados ficam por conta do Outlook........................................................................................ 17
Compromissos organizados por cores ........................................................................................... 18
A agenda de grupo ......................................................................................................................... 18
Uma reunião produtiva..................................................................................................................... 19
Conceitos ....................................................................................................................................... 19
O passo-a-passo para uma reunião produtiva .............................................................................. 21
Anotações: a informação certa no lugar certo ................................................................................. 24
O que colocar em uma Anotação: nem mais nem menos ............................................................ 24
O nome da Anotação é essencial ................................................................................................... 24
O grande truque: Anotações classificadas em grupos .................................................................. 25
Anotações com categoria .............................................................................................................. 26
Como encontrar uma determinada anotação? ............................................................................. 27
Planejamento na medida certa ..................................................................................................... 28
O planejamento diário ................................................................................................................... 28
O planejamento semanal ............................................................................................................... 29
Planejamentos mensal, semestral e anual .................................................................................... 29
O Outlook como ferramenta de brainstorming................................................................................ 30
Uma sugestão atrás da outra......................................................................................................... 30
O momento de organizar tudo ...................................................................................................... 31
A anotação final: conclusão ........................................................................................................... 31
Contatos: o mais perfeito gerenciamento de informações.............................................................. 32
Informações que ninguém preenche – mas deveriam!................................................................. 32
Parabéns a você! ............................................................................................................................ 33
Acrescentando novos campos aos contatos ................................................................................. 35
O campo Nota: talvez mais essencial que e-mail ou telefone....................................................... 36
As atividades de um contato bem relacionado ............................................................................. 37
A arte de realizar tarefas – suas e de sua equipe ............................................................................. 38
As suas tarefas ............................................................................................................................... 38
As tarefas de sua equipe – acompanhadas por você .................................................................... 38
As tarefas de sua equipe – acompanhadas com o Outlook .......................................................... 39
A importância da comunicação: um e-mail bem feito ..................................................................... 40
Um título bem escolhido ............................................................................................................... 40
O corpo do e-mail .......................................................................................................................... 40
E-mails: ajudam ou atrapalham? ...................................................................................................... 41
Separe um momento de seu dia para lidar com seus e-mails....................................................... 41
Regras para a leitura de e-mails .................................................................................................... 41
Acúmulo de e-mails ....................................................................................................................... 42
O armazenamento de e-mails .......................................................................................................... 43
Devo guardar a resposta da resposta? .......................................................................................... 44
A localização de e-mails .................................................................................................................... 45
O botão Localizar ........................................................................................................................... 45
Localização avançada..................................................................................................................... 46
A assinatura no e-mail ................................................................................................................... 48
Um exemplo completo de produtividade no dia-a-dia .................................................................... 50
Os quatro passos para manter a Caixa de Entrada VAZIA ................................................................ 57
Seis alternativas para melhor classificar, armazenar e pesquisar e-mails ....................................... 61
Liberando espaço no Outlook ........................................................................................................... 66
As tarefas e o trabalho em equipe ................................................................................................... 69
Inclua os compromissos pessoais na agenda do dia ........................................................................ 71
A rotina é um veneno para o cérebro .............................................................................................. 72
Hábito é questão de persistência ..................................................................................................... 75
Práticas recomendadas para gerenciamento de tamanho ao enviar imagens e anexos ................. 77
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
Não tenhamos pressa. Mas não percamos tempo!

José Saramago
A produtividade é consequência direta de um trabalho bem feito. Um trabalho só é bem feito se

proporcionar realização profissional e pessoal. Em outras palavras: você gosta do que faz? Sua
vida está seguindo o rumo planejado?
• Menos é mais (Franklin Lloyd Wright)

• Mas eis que chega a roda viva e carrega o destino prá lá. (Chico Buarque)
• Gastamos tempo demais no trabalho para não colocar o prazer como prioridade número um.
Trabalhar por dinheiro é como estar numa prisão à espera de liberdade condicional, que talvez
nunca chegue. (Andy Grove, Intel)
• Não menos que saber, duvidar me apraz. (Dante, em "Ensaios", de Montaigne)
• Conhecimento intelectual e emocional - praticar o que aprender, e assimilar. (Fernando
Andrade)
• Quem faz as coisas com prazer não trabalha - cumpre uma missão e, assim, se diverte e se
realiza. (Joãosinho Trinta)
• Descobri que não fazia diferença alguma o que as pessoas pensavam a meu respeito. (John
Sperling - dono da maior univ. americana - Phoenix)
• Examine seus valores de vida mais importantes e pergunte a si mesmo o que é realmente
importante para você. Aprenda a relaxar seu corpo e a tranquilizar sua mente. Tente dormir o
suficiente, introduza alguma espiritualidade em sua vida. Aprenda a gerenciar seu tempo,
torne-se mais organizado. Encontre pessoas para amar. Aprenda a rir mais. Todas essas
iniciativas podem ajudá-lo a driblar as pressões e irritações diárias e conviver melhor com elas.
(Fernando Andrade, a partir de leitura de vários artigos em jornais e revistas)
• Quem não leva a sério a preparação de algo, está se preparando para o fracasso. (Benjamin
Franklin)
Learn to love what you’ve been taught to fear.

Act more quickly.
Find more value.
Always look for the upside.
See that change is opportunity's nickname.
Love Change
HP
PESSOAS E TECNOLOGIA 4
Preparando a produtividade
Para usar o Outlook produtivamente, precisamos entender primeiro como está nossa
produtividade no momento – independente do Outlook! O que precisamos analisar?
Vícios
Alguns vícios atrapalham – e muito – nossa produtividade. Precisamos combatê-los com todas as
nossas forças:
• Falta de planejamento; • Centralização de poder;

• Informações ineficientes; • Resistência às mudanças;
• Ausência de disciplina no cumprimento • Reuniões intermináveis;
da agenda; • Excesso de reuniões;
• Falta de definição clara de objetivos na • Uso improdutivo do telefone;
execução das tarefas; • Porta aberta em sua sala;
• Não comprometimento com resultados; • Computador desorganizado;
• Menosprezo ou ênfase inadequada em • Acúmulo de tarefas;
certas atividades; • Retrabalho;
• Cobrança incompleta e descontínua; • Incêndios;
• Fragmentação e superficialidade; • Falta de comunicação adequada.
• Indefinição de prioridades;
Soluções
Felizmente é muito fácil resolver tudo isso – desde que você queira realmente fazer isso!
• Aprenda a dizer NÃO; • Trabalhe mais devagar - e ganhe

• Sempre faça planejamento; velocidade;
• Estabeleça prioridades; • Saiba comunicar suas idéias;
• Evite adiamentos intermináveis das • Demore para decidir, mas execute
tarefas; rapidamente;
• Estimule novos talentos e encoraje • Política de portas fechadas: não receba
colaboradores a resolverem problemas pessoas toda hora;
por si próprios; • Mantenha um ambiente ideal de
• Delegue tarefas corretamente e libere concentração;
seu tempo; • Organize suas informações;
• Procure novas formas de fazer seu • Se tiver que ler um documento longo,
trabalho; faça primeiro uma leitura dinâmica;
• Cuidado com o telefone: ele pode ajudar • Organize seu computador;
ou atrapalhar; • Retire seu nome da lista de circulação de
• Não demore no telefone e com clientes materiais desnecessários na empresa;
• Cuidado com as pseudo-atividades; • Retire seu nome de listas de distribuição
de e-mails.
Regras de ouro
• Seu planejamento e organização têm que tomar menos o seu tempo possível;
• Faça da sua agenda uma companheira de verdade. Confie a ela por escrito ou gravado uma
porção de coisas que não precisam consumir esforço de fixação. Guarde sua memória para as
coisas, os momentos e as experiências agradáveis, e não para pequenas informações, datas e
compromissos que uma vez acontecidos desaparecem como vapor;
• Tire férias DIÁRIAS: todos os dias, várias vezes ao dia.
A administração do tempo, a organização de informações, o trabalho

em equipe e o gerenciamento de tarefas
Os sete hábitos das pessoas mais eficazes, de Stephen Covey
1. Ser proativo: Ter responsabilidades e iniciativa;

2. Ter em mente o objetivo final;
3. Primeiro o primeiro: Estabeleça prioridades e organize-se em função delas;
4. Pensamento ganha-ganha: respeito mútuo/benefícios;
5. Primeiro compreender, depois ser compreendido: A empatia que se gera ao ouvir ser lhe à
favorável na exposição das suas idéias e compreensão mútua;
6. Sinergia: Tudo o que criar deve ser superior à soma das componentes;
7. Promover a renovação: Afine a sua visão e aproveite o tempo para cultivar as cinco
dimensões essenciais do seu caráter: físico, mental, social, emocional e espiritual.
First Things First: Time Management, de Patrick Forsyth
• Faça um levantamento da sua situação hoje;

• Estabeleça objetivos;
• Crie um ambiente apropriado;
• Controle os desperdiçadores de tempo;
• Estabeleça suas prioridades e atenha-se a elas;
• Administre a “papelada” (de papel e eletrônica);
• Administre as pessoas que o cercam;
• Organize-se também fora do escritório.
Calendário: a ferramenta perfeita para a administração do tempo
Compromisso tem hora, tarefa não
Para usar eficientemente os recursos da agenda do

Outlook, é muito importante diferenciar compromisso de
Tarefa
tarefa. A diferença é simples: compromisso tem hora
marcada, tarefa não.
Atenção: O Outlook conta com um outro recurso que

também é chamado de tarefa. Nele você define data de
início, data de término, % de andamento e muito mais.
Esta tarefa é bem diferente da tarefa que estamos Compromisso
tratando aqui. Nossa tarefa aqui é apenas algo que
precisamos fazer no dia em questão. Na figura ao lado,
temos duas tarefas definidas para o dia 4.
Um método eficiente para você relacionar as tarefas para o dia
Imagine um dia típico, onde você tenha muitas tarefas

programadas. Sua agenda Outlook ficaria muito estranha, cheia de
tarefas, o que dificulta a leitura.
Você pode relacionar todas as tarefas do dia de uma forma muito

mais eficiente: crie uma tarefa genérica Hoje e digite todas as
tarefas do dia.
Facilite o planejamento de seu dia com o Outlook
Planejar seu dia é muito importante. Você pode fazer isso na primeira hora do dia (se você for do
tipo diurno) ou na última hora do dia anterior (se você for do tipo noturno). Consulte seu relógio
biológico: qual é o seu momento mais produtivo?
DICAMuita gente considera esta hora de planejamento um desperdício de tempo. Em vez de

gastar 1 hora planejando, dizem estas pessoas, é melhor aproveitar esta hora também para
produzir. Este é um engano clássico. Experimente investir apenas 1 hora neste planejamento.
Você verá que seu dia ganhará mais 2 a 3 horas! Melhor ainda, com um pouco de prática, às
vezes só 15 minutos são suficientes para você planejar seu dia.
Para fazer o planejamento diário com o Outlook, a ideia é usar duas tarefas Hoje. Uma delas
contém as tarefas específicas para o dia – está no Calendário. A outra é uma espécie de área de
trabalho, é aí que você planeja seu dia.
Hoje com tarefas

específicas para o dia
c
Hoje usado para o

planejamento diário
b
a
Para que serve a área de trabalho Hoje? É exatamente nela que planejamos nosso dia. Na figura
acima, a área de trabalho Hoje ainda apresenta uma tarefa para as 17:00 horas. Por quê? Porque
não deu tempo de cumpri-la – e isso é perfeitamente normal. Por melhor que seja seu
planejamento, nem sempre é possível cumpri-lo à risca. No entanto, com a prática, tarefas não
cumpridas são cada vez mais raras.
Vamos planejar nosso dia? Olhando a figura acima, o que temos?

a) Tarefa não cumprida no planejamento anterior (Conferir conteúdo do site)
b) Tarefas programadas para o dia atual (E-mail BKB, Fábio, Lavar carro etc)
c) Compromisso com hora marcada para o dia atual (11:00 BankBoston)
Muita coisa, certo? Vamos ao planejamento!
1. O primeiro passo é trazer a área de

planejamento para sua tela. Abra a
tarefa genérica Hoje.
IMPORTANTEAqui você já vê uma

primeira vantagem em usar a área
de trabalho. Uma tarefa não
cumprida no planejamento anterior
aparece novamente. Assim, você a
considerará neste novo
1
planejamento. Talvez você até
queira mudar seu horário, já que o
horário definido antes não foi adequado. Neste nosso exemplo não
faremos isso.
Olhando na figura da página anterior, vemos que já existe um

compromisso definido (com hora marcada, 11:00 horas). 2
2. Digite a hora correspondente deste compromisso em Hoje e o

copie/cole na linha seguinte.
COMENTÁRIOVeja que o compromisso já foi digitado

na posição certa (11:00 antes de 17:00 horas).
Assim, aos poucos você vai planejando seu dia. O

próximo passo? Temos várias tarefas sem hora 3
definida. Vamos levá-la para a área de trabalho.
3. Abra a tarefa Hoje (definida para o dia atual),

selecione todas as tarefas, copie e cole na área de
trabalho.
4. IMPORTANTE Assim que você leva as tarefas para a área de trabalho, não tem mais sentido
mantê-las no dia correspondente. Não há mais necessidade deste lembrete. Delete-o!
Sua área de trabalho agora tem várias tarefas sem hora

definida. Cabe aqui uma reflexão. Quando você marcou estas
tarefas em seu Outlook, não havia sentido definir um horário
para elas. Veja, há alguns dias atrás você não saberia dizer
qual o melhor horário para ligar para Rui. Hoje você precisa
definir este horário, é hoje que a tarefa será feita.
5. Digite horários conforme você imagina seu dia de hoje e

distribua as tarefas nestes horários.
Alguns comentários sobre o planejamento mostrado na figura

ao lado:
• Há uma boa folga entre os vários horários. Imprevistos
sempre acontecem, você precisa ter espaço para tratá-los.
• Não tente marcar tarefas demais, você não terá como
cumpri-las. A dica: sua área de trabalho Hoje não pode ter
setas de rolagem. Você sabe, isso acontece se houver
muito texto – ou tarefas – digitado.
• Não marque tudo na área de trabalho (almoço, por
exemplo). Não é preciso ser extremamente metódico
neste planejamento diário. Tenha um pouco de liberdade!
• Para facilitar a visualização, veja que as tarefas são
precedidas por um ponto (.)
DICAÀ medida que você for realizando as tarefas, apague-as.

Assim, no final do dia, não deve haver mais nenhuma tarefa
nesta área de trabalho. Este é o objetivo. É assim que você
tem certeza que fez um bom planejamento diário. É assim que
o Outlook se torna uma ferramenta preciosa para sua produtividade.
COMENTÁRIO Muitas vezes marco a primeira atividade para 8:30, mesmo podendo começar às
8:00.
Uma recomendação final: não dependa exclusivamente do Outlook – exercite um pouco sua
memória. Em outras palavras, tente não marcar todas as tarefas, procure se lembrar de algumas
por conta própria. Faz bem à mente!
Diferencie importante de urgente com a ajuda do Outlook
Os métodos tradicionais de administração do tempo e análise de produtividade sempre sugerem,

diferencie urgente de importante. Em uma definição livre:
Urgente: você precisa fazer a tarefa rapidamente. Por exemplo, responder a ligação telefônica de
um cliente.
Importante: a tarefa tem que ser feita. Por exemplo, fazer a análise de seu fluxo de caixa.
O problema é que nem tudo que é importante é urgente. Por

exemplo, até que ponto o cliente que deixou um recado é
importante o suficiente para você ligar de volta rapidamente? Por
outro lado, embora tarefas importantes não tenham um tempo
certo para serem feitas, você não pode prorrogar indefinidamente
a análise do fluxo de caixa. Em algum momento ela passa a ser
urgente.
Qual a conclusão? Algumas tarefas são – ao mesmo tempo –

importantes e urgentes. São estas que você não pode deixar de
cumprir. Você se lembra das tarefas planejadas para seu dia?
Algumas delas são realmente muito importantes e bastante
urgentes. Destaque-as! Pinte-as de negrito e vermelho. É uma
recomendação simples, aparentemente até ingênua, mas de uma
eficiência muito grande. O que você não pode deixar de fazer no
dia salta aos olhos!
A visualização produtiva de seu Calendário
a b c
a) E-mails à esquerda
Mais adiante nesta apostila você verá as sugestões para o trabalho produtivo com e-mails. Por
enquanto preste atenção em:
- Apenas oito pastas particulares de assuntos;
- Máximo de três níveis para estas pastas.
b) Calendário no centro
Veja na próxima página como personalizar seu Calendário.
Outlook 2003: Ferramentas, Opções, Preferências, Opções de calendário
Outlook 2010: Arquivo, Opções, Calendário
Normalmente, a melhor produtividade é obtida com o Calendário configurado com estas

opções:
- Semana de 2ª feira a domingo
- Primeiro dia da semana: segunda-feira
- Horário comercial das 8:00 às 19:00 horas
c) Visualização mensal e tarefas à direita
- Três meses (a figura acima mostra apenas um mês, que não é ideal)
- Tarefas apenas com as colunas principais
Um compromisso um pouco diferente
Marcar compromissos no Outlook é muito simples. No entanto, algumas vezes alguns

compromissos têm particularidades que precisam ser corretamente marcados no Calendário. Um
exemplo: ginástica postural, na hora do almoço, duas vezes por semana, durante 2 meses, em
semanas alternadas.
O segredo aqui é marcar um compromisso recorrente. Felizmente o Outlook consegue dar conta
de todas as exceções deste exemplo acima.
1. No Calendário clique duas vezes no dia e horário da primeira ginástica.
2. No quadro do Compromisso que se abre, clique no botão Tornar periódico.
Aparece o
quadro 2
Compromisso
recorrente.
3. Defina horário
3
de início, fim e
duração. 5
4
4. Indique que a
recorrência do 6 6
compromisso
é de base 7
semanal.
5. Mostre que o
compromisso
acontece a
cada 2 semanas.
6. Indique que a segunda-feira e a quinta-feira são os dias da semana desejados.
7. Para finalmente mostrar que a ginástica dura apenas 2 meses, indique que o compromisso
deve ser repetido durante 8 semanas.
Deixando o Calendário mais produtivo
Alguns recursos do Outlook podem deixá-lo ainda mais eficaz. Veja:
Outlook sempre aberto no Calendário
No início do dia, antes de ler e-mails, conversar com a equipe ou atender telefonemas, comece
analisando o que já está marcado. Para isso é melhor o Outlook exibir logo de início o Calendário.
No Outlook 2003:
1. Escolha Ferramentas, Opções,
selecione a guia Outras e clique no
botão Opções avançadas. 2
2. No quadro Opções avançadas escolha
Iniciar na pasta: Calendário.
No Outlook 2010:
1. Escolha Arquivo, Opções e clique na guia Avançado.
2. Na seção Inicialização e saída do Outlook, escolha Iniciar o Outlook nesta pasta: Calendário.
Os feriados ficam por conta do Outlook
O Outlook tem um calendário interno de feriados de vários países. Deixe-o marcar no Calendário
os feriados dos países importantes para você.
No Outlook 2003:
1. Escolha Ferramentas,
Opções, selecione a guia
Preferências e clique no
botão Opções de calendário.
3
2. Em Opções de calendário,
clique no botão Adicionar
feriados.
3. Em Adicionar feriados ao 2
calendário assinale o país (ou
países) desejado.
No Outlook 2010:
1. Escolha Arquivo, Opções e clique na guia Calendário.

2. Na seção Opções de calendário, clique no botão Adicionar Feriados.
3. Em Adicionar feriados ao calendário assinale o país (ou países) desejado.
Compromissos organizados por cores
Você também pode atribuir

cores aos seus compromissos,
conforme sua categoria. Assim
fica fácil olhar o Calendário e
1
imediatamente avaliar os tipos
de compromissos marcados.
1. No quadro do novo
compromisso, selecione a
cor desejada em Rótulo.
A agenda de grupo
Que tal olhar a agenda de várias pessoas

ao mesmo tempo? Assim fica mais fácil 1
descobrir, por exemplo, onde estão todos
em um determinado momento.
2
1. Para trabalhar com agendas de grupo,
clique no botão Agendas na janela do
Calendário.
2. Clique no botão Nova para criar uma nova agenda e em seguida digite um nome para a nova
agenda.
3. Pronto. Agora é só
clicar no botão
Adicionar outros para
indicar quais as pessoas
cuja agenda você quer
olhar. 3
ATENÇÃOEste recurso
funciona apenas com o MS-
Exchange ou se as agendas estiverem publicadas na Internet.
Uma reunião produtiva

A melhor reunião é aquela que não existe.
Você não quer resolver um assunto? Convoque uma reunião!
Conceitos
Persuadir pessoas (Howard Gardner em Changing Minds)
• Razão: a apresentação lógica das ideias

• Pesquisa: utilização de informações relevantes na argumentação
• Ressonância: a ideia deve ''parecer certa'' para o público
• Representação: contar uma boa história
• Recursos e prêmios: a audiência precisa ser seduzida e achar que ganha ao apoiar o chefe
• Acontecimentos do mundo: crises, furacões, guerras podem facilitar mudança de pensamento
• Resistências: o líder deve estar preparado para elas e saber como combatê-las
Antes, durante e depois

Só convoque uma reunião se totalmente indispensável. E se não houver reunião? A ocasião é
propícia? Há alternativa à reunião? Qual o custo da reunião?
ANTES
- Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto
Concentre os assuntos principais no início, onde a atenção é maior
Vá do genérico ao específico
- Defina resultados esperados
- Organize material de apoio (slides, textos, cálculos, idéias)
- Verifique infraestrutura do local (equipamentos, ambiente)
- Convite com os temas da reunião
- Coloque só as pessoas às quais o assunto interessa
- Confirmações
DURANTE
- Não castigue os pontuais premiando os atrasados
- Defina os objetivos
- Estimule a participação
- Mantenha o foco
- Controle o tempo de cada um (sutilmente)
Tema fora da pauta: anotado e discutido em eventual próxima reunião
- Pergunte sempre, esclareça todos os pontos
- Relacione as conclusões
DEPOIS
- Acompanhe o resultado das conclusões
Ninguém tem tempo a perder. Já que a

reunião é inevitável, o melhor é torná-la
altamente produtiva. Que tal fazer um
curso rápido antes de toda reunião? A
ideia é ter anotações no Outlook com
tudo o que você precisa saber para uma
reunião produtiva – e ler estas
anotações no momento da preparação,
da execução e da conclusão da reunião.
O passo-a-passo para uma reunião produtiva
Para tornar suas reuniões

Comentário
produtivas, é recomendável
colocar todos os conceitos da
página anterior em uma
anotação. Assim, ao marcar uma
nova reunião, é só abrir esta
anotação e seguir os passos.
COMENTÁRIO Antes de preparar uma

reunião, avalie sua real
necessidade.
Onde é o melhor lugar para você

elaborar uma pauta? Claro, no
Outlook.
1
A. Abra uma tarefa no alto do dia da reunião e defina:
1) Pauta, com tempo para cada assunto

2) Resultados esperados
3) Material de apoio
4) Local (confira a infraestrutura)
(veja os próximos passos na página seguinte)
2
3
B. Chegou o momento de definir a reunião. Defina

C
um compromisso novo no Outlook com:
Dica 1
5) Convite com temas da reunião Dica 2
Observe que estes temas já foram definidos na

tarefa Nova Revista, que você usou para
planejar a reunião. 5
DICA 1 Não esqueça de indicar o local da reunião.
Normalmente uma reunião não deve ter

DICA 2
B
mais do que 2 horas – ela fica improdutiva.
C. Liste as pessoas que devem participar da

reunião. Clique na guia Agendamento.
6) Indique as pessoas que devem participar.
Veja que até a sala1 foi convidada: o local D

é parte importante da reunião, certo?
DICA 3Observe, ao lado de cada Dica 3

participante foi definida a importância da
participação de cada um: participante
necessário ou participante opcional.
6
D. Só falta convidar as pessoas. Clique no

botão Convidar participantes.
7) Pronto, agora é só aguardar as

confirmações.
Dica 1
DICA 1 O Outlook controla as respostas.
Clique na guia Controle e veja as
respostas dos participantes convidados –
claro, depois que eles responderem.
Talvez aqui você tenha que estudar

novas datas, tudo depende da
disponibilidade real das pessoas.
DICA 2Quem trabalha com o Outlook em

rede, pode ver o horário disponível de
Dica 2
cada um. Assim fica mais fácil descobrir
a melhor hora para todos.
8) Terminada a reunião, envie a ata.
F
E. Há um truque útil aqui: abra a reunião marcada
no Calendário do Outlook, apague o texto
existente e digite as conclusões da reunião.
F. Clique em Enviar atualização. Todos os

participantes receberão a ata.
COMENTÁRIO Na verdade, este recurso é usado para

marcar uma nova data. Você até pode usá-lo
E
desta forma, mas mesmo que não haja uma nova
data, ele é útil para enviar a ata para todos.
9) Por fim, só falta acompanhar o resultado da reunião. Se cada um saiu com uma tarefa, use
o recurso Tarefas do Outlook para controlá-las. Se preferir, aplique o método alternativo para
lidar com as tarefas da equipe mostrado mais adiante nesta apostila.
Anotações: a informação certa no lugar certo
É em Anotações que você organiza suas informações gerais. Bem utilizado, talvez este seja um
dos melhores recursos do programa. Como Anotações é um recurso do Outlook com poucas
opções, é aqui que o usuário é mais solicitado: é preciso definir regras, metodologias de
armazenamento. É preciso enfim toda uma lógica de gerenciamento de informações. Vamos ver.
O que colocar em uma Anotação: nem mais nem menos

Uma Anotação contém idéias, projetos, rascunhos, esquemas – enfim, tudo o que você precisa
anotar e não sabe aonde! Duas regras de ouro:
• NÃO guarde tudo. Você não pode depender só de suas anotações. Algumas coisas não deveria
ser anotadas, mas sim lembradas. Estimule seu cérebro. Mesmo que você se sinta melhor
anotando tudo, ainda assim dê uma chance a seu cérebro: na hora de precisar da anotação,
procure se lembrar do que está nela – antes de abri-la!
• Não abrevie. Não custa nada escrever palavras por inteiro. Nada pior do que mais tarde você
perder alguns preciosos minutos tentando decifrar o que significa tal abreviação.
O nome da Anotação é essencial

De nada adianta ter várias anotações feitas se você não souber localizá-las quando precisar.
Assim você precisa de um bom método para nomear as anotações.
A primeira linha de uma Anotação

DICA 1
é usada como seu título.
A primeira linha é
o título
DICA 2 Deixe uma linha em branco entre
o título e o texto da anotação – a
visualização fica muito mais clara!
Um bom nome começa com a palavra

mais geral e termina na palavra mais
particular. Na figura ao lado você vê
quatro anotações: todas elas dizem
respeito a livros. Como todas começam
com a palavra Livros, elas aparecem juntas na relação de anotações – automaticamente!
Veja também que a segunda palavra do título detalha um pouco mais o conteúdo da anotação
(como em Livros Estratégia). Algumas anotações precisam de uma terceira palavra para a
identificação adequada do conteúdo (como em Livros Títulos Finais).
Procure também impor um limite para o número de

palavras usadas. Mais do que três palavras podem
complicar futuras pesquisas. Se você precisar de uma
quarta palavra, a solução é um truque muito comum em
informática: juntas duas palavras em uma só, como mostra
a figura ao lado.
DICANem sempre o Outlook mostra o conteúdo da anotação na parte debaixo da janela. Se ela
não aparece em seu computador, escolha os comandos Exibir, Painel de visualização.
IMPORTANTEProcure usar a mesma metodologia de Anotações para nomear também suas pastas de
arquivos e suas pastas de e-mails. Seu trabalho ficará muito mais produtivo!
O grande truque: Anotações classificadas em grupos
Também muito importante para o trabalho eficiente com Anotações é

sua divisão em grupos. O melhor é que isso é feito através de um
método muito simples: basta adicionar uma palavra chave no início
do título.
A figura ao lado mostra várias anotações, todas devidamente

agrupadas de acordo com a palavra inicial. Cada palavra inicial é
composta por apenas três letras. Esta palavra muitas vezes é
chamada de palavra-chave.
IMPORTANTEÉ essencial que você sempre se

lembre destas palavras-chave quando for
criar uma nova anotação. Para facilitar, a
sugestão é que você crie uma anotação (claro!) com todas as suas
palavras e seus significados.
O nome desta anotação segue exatamente as regras

COMENTÁRIO
sugeridas. Adm porque é uma anotação administrativa; Assuntos
porque contém a relação de assuntos-chave possíveis para as anotações e Organização porque é
aqui que o usuário deste Outlook organiza sua metodologia. Mais ainda, o nome segue o princípio
da palavra mais geral (Assuntos) para a mais particular (Organização).
Anotações com categoria
Toda esta metodologia de palavras-chave vista na página anterior pode ser

1
viabilizada também pelas categorias do Outlook. Uma categoria também
permite o agrupamento das anotações.
1. Clique no botão de que aparece no alto à esquerda da anotação para

exibir uma lista de comandos aplicáveis a esta anotação.
2. Escolha o comando Categorias.
3. No quadro Categorias escolha a categoria mais adequada. 2
Você pode selecionar mais de uma categoria. É muito comum uma

DICA 1
anotação pertencer a várias categorias.
Você pode criar uma nova

DICA 2
categoria para a anotação atual: digite
seu nome na caixa Itens pertencem a Dica 2
esta categoria e em seguida clicando
no botão Adicionar à lista.
DICA 3Você pode criar uma nova Dica 1
categoria para TODAS as anotações (e

não só para a atual) clicando no botão
Lista de categorias mestras.
4. A grande vantagem de categorias em

anotações é sua exibição. Para ver o
Dica 3
que isso significa, escolha os comandos
Exibir, Modo de exibição atual, Por
categoria.
O Outlook agrupa todas as

5
categorias.
5. Para ver as anotações de a

uma categoria, clique no sinal + que aparece a sua esquerda.
Cabe a você decidir o que é melhor em seu caso: o uso de

palavras-chave ou o uso de categorias. Na dúvida, você pode usar os dois métodos!
Como encontrar uma determinada anotação?
Se você organizou suas anotações por palavra-chave (ou por categoria), fica muito mais fácil
encontrar uma determinada anotação. No entanto, pode ser que você ainda não tenha
encontrado a sua forma ideal de atribuição de palavras-chave – e aí encontrar uma anotação
pode ser uma tarefa mais difícil.
Para isso o Outlook oferece o recurso de procura.

1
1. Clique no botão Localizar
que aparece na barra de 2
ferramentas de 3 Dica
Anotações.
2. Na barra de procura que

aparece, digite a palavra
que você quer procurar
nas anotações.
3. Clique em Localizar agora.
Pronto, o Outlook exibe apenas as anotações que contém esta palavra.
DICAPara ver todas as anotações novamente, clique no botão Limpar ou desative o botão
Localizar.
Planejamento na medida certa
O melhor planejamento é o planejamento mínimo! Não tente planejar tudo, não tente prever
tudo! Não há como, é tempo perdido. E você não quer perder tempo, quer?
Para que seu trabalho flua, você precisa de liberdade, você precisa reagir na hora e tomar
atitudes conforme o que for acontecendo. Mas onde está o planejamento nisso tudo? Um
planejamento eficiente é aquele que norteia suas ações. Ele serve apenas de guia: ao longo de
seus dias, você sempre precisa avaliar se tudo está ocorrendo o mais próximo possível dentro de
seu planejamento ideal.
O planejamento diário
Cada um de nós tem o momento do dia mais produtivo. Alguns

à noite, outros logo de manhã. Identifique o seu melhor
momento e reserve parte dele para planejar seu dia. Às vezes
apenas 15 minutos servem, eles renderão 2 a 3 horas de
produtividade no dia. (3 horas = 180 minutos; 180 minutos
obtidos por causa de 15 minutos investidos; uma aplicação que
rende 1100%!)
A figura acima mostra a anotação “Adm. Planejamento Diário” (Atenção,

veja que o nome desta anotação segue o modelo sugerido
anteriormente nesta apostila.)
Este é um planejamento genérico para todos os dias. Serve apenas como

referência. Além dele, um planejamento essencial é aquele
correspondente a cada dia – que já foi feito em páginas anteriores desta
apostila, e repetido nesta figura ao lado.
O planejamento semanal
Embora pouco utilizado, o planejamento semanal é tão importante quanto o planejamento

diário. Todos temos muitas tarefas para fazer – sse as agruparmos por dia da semana, há uma
sensação de maior disponibilidade de tempo.
Veja ao lado a anotação “Adm. Planejamento Semanal”. Cada

dia da semana concentra tarefas de um determinado assunto.
Por exemplo, já que a quarta-feira é dedicada ao marketing,
neste dia o autor deste planejamento ao lado não precisa se
preocupar com palestras, sites ou administração.
COMENTÁRIOVeja que os assuntos

coincidem com a lista criada para a
organização das anotações em
geral. Como você vê, um bom método facilita tudo!
Claro, este planejamento é apenas uma orientação geral. Todos os

assuntos são tratados em todos os dias da semana. Mas há um dia
preferencial para cada um.
Veja a facilidade: quando

houver uma tarefa ligada
ao marketing, será preciso
Seminários Cursos Marketing Sites Administ.
marcá-la em uma tarefa
Hoje diária. Já que há um Palestras Infraestrutura Pessoal
planejamento, você a
marca no Hoje da 4ª. feira,
o dia da semana planejado
para isso.
Planejamentos mensal, semestral e anual
Seguindo esta mesma linha de raciocínio, é bastante recomendável criar um planejamento

mensal (janeiro é melhor para uma coisa, setembro é melhor para outras – para todo mundo, em
geral!), um planejamento semestral (para muitas pessoas a metade do ano é bem significativa!) e
um planejamento anual (um bom planejamento anual tem ligação direta com seu currículo – um
currículo que não muda de ano para ano significa anos mal aproveitados).
O Outlook como ferramenta de brainstorming
Uma reunião produtiva é uma reunião com método. Uma ferramenta muito usada é o
brainstorming: todo mundo fazendo sugestões, sem censura, sem qualquer tipo de julgamento. O
segredo é depois classificar tudo e aperfeiçoar. O Outlook pode ser uma ótima ferramenta para
isso: basta usar as anotações.
Uma sugestão atrás da outra
1. Crie uma nova anotação no Outlook e deixe-a vazia por enquanto.
2. Apareceu a primeira ideia? Digite-a nesta anotação.
DICADeixe a primeira linha vazia. Assim, se você olhar na pasta Anotações do Outlook, todas
as anotações deste brainstorming estarão lá, no início da lista.
DICANão polua a tela com palavras desnecessárias, retire data e hora das anotações. Escolha
Ferramentas, Opções, clique na ficha Outras e clique no botão Opções avançadas. No quadro
que aparece, desmarque a linha Mostrar data e hora ao exibir anotações.
3. Surgiu uma nova ideia, é preciso uma nova anotação. Clique no botão
de comandos da anotação atual e escolha Nova anotação.
DICA Você também pode criar uma nova anotação pressionando as

teclas Crtr+Shift+N.
DICA Para não amarrar a digitação, crie

logo de início uma série de anotações
vazias.
Aos poucos sua tela fica com várias

anotações. Agora você só precisa
organizá-las.
O momento de organizar tudo
Algumas organizações possíveis:
Uma distribuição mais lógica das idéias.

Mover as anotações é muito simples, basta
arrastar a barra de título.
Cores nas
anotações.
Depois de
organizadas, fica
mais fácil
enxergar os
vários grupos de
idéias. Atribua
uma cor para cada anotação de cada grupo. Clique no botão de
comando da anotação, escolha Cor e selecione a cor desejada.
A anotação final: conclusão
Agora é só concluir. Depois

que você classifica tudo, fica
mais fácil chegar a uma
conclusão. Você pode reunir
tudo em uma anotação final.
1. Para reunir o texto

desejado na anotação
final, basta selecioná-lo e
arrastá-lo para o local
adequado.
DICA Todas as anotações que você criou no brainstorming não

devem ser mais necessárias. Como você deixou uma linha em
branco no início de cada uma, elas aparecem em primeiro lugar na
lista de anotações. Selecione-as e apague de uma única vez!
Contatos: o mais perfeito gerenciamento de informações
Os contatos do Outlook, quando utilizados produtivamente, podem ser uma excelente

ferramenta de relacionamento com clientes, amigos, família e virtualmente todo mundo.
Duas regras de ouro para o uso produtivo dos contatos:
• Economize seu tempo, digite o máximo de informações. Para economizar seu tempo agora,
use todo o tempo necessário para digitar tudo o que você souber de um contato. Você tem o
número do fax dele e não quer digitá-lo? Um dia, quando você precisar deste número, será
muito bom tê-lo armazenado. Mais ainda, se você não o tivesse digitado, provavelmente nem
teria mais o cartão deste contato – e levaria um bom tempo obtê-lo.
• Crie o hábito de sempre preencher sempre os demais campos. Você pode não saber o
endereço de um contato agora. Mas, mais tarde, quando souber, não se esqueça de digitá-lo.
Quando você precisar, o endereço estará lá!
Informações que ninguém preenche – mas deveriam!
Digitar os dados de um novo contato é muito simples, basta preencher os campos. Preste atenção
especial em:
a) Opções para
endereços comercial,
residencial ou outros:
preencha todos.
b) Definição do endereço
postal: importante na a c
hora da mala direta.
b
d
c) Endereço de página da
Web: quase ninguém
preenche, mas você e
pode sentir falta mais
tarde.
d) Endereço do comunicador instantâneo, tal como o Messenger.
e) Caso seus contatos possam ser vistos por outras pessoas na rede da empresa, assinale
Particular para que este contato não apareça.
Economize a digitação! Se você quiser criar um contato novo a partir de um e-mail

DICA 1
recebido, simplesmente arraste-o para a pasta Contatos. O Outlook imediatamente cria um
contato novo com alguns campos já preenchidos. Veja na figura abaixo um contato criado assim.
Dica 1
Dica 2
Muitos gostam de procurar seus contatos pelo sobrenome, outros já preferem fazer a
DICA 2
procura pelo nome. Torne seu trabalho mais produtivo: escolha seu método preferido e defina a
forma de armazenamento na caixa Arquivar como (nome e sobrenome ou sobrenome e nome).
Parabéns a você!
O Outlook é perfeito para

administrar aniversários:
1. Clique na guia
Detalhes. 1
DICA Veja quantos

outros campos úteis
existem nesta ficha.
2
2. Indique a data de
Aniversário do
contato.
A grande vantagem em definir um aniversário na ficha do

contato é que o Outlook também indica em Calendário este
aniversário. Você nunca mais vai esquecer desta data querida.
Muitas felicidades.... O que é um grande trunfo para seus
relacionamentos comerciais e pessoais!
Se você tiver o hábito de registrar aniversários de seus contatos, pode até vê-los na forma de
tabela – o que é muito mais produtivo!
3. Para ver seus contatos na forma de tabela, escolha Exibir, Modo de exibição atual, Lista de
telefones.
4. Normalmente
o campo 6
Aniversário
5
não aparece.
Para incluí-lo,
pressione o 4
botão direito
do mouse em
qualquer
coluna e
escolha
Seletor de campos no menu que aparece.
5. Escolha Campos pessoais no quadro Seletor de campos.
6. Arraste Aniversário para a posição desejada.

7
7. A coluna Aniversário fica mais produtiva se
visualizada em ordem crescente ou
decrescente. Para classificá-la, clique na
palavra Aniversário no cabeçalho da coluna.
Acrescentando novos campos aos contatos
Administrar produtivamente seus contatos é registrar suas informações mais importantes. Nem
sempre o Outlook tem todos os campos necessários. Embora você possa usar o campo de nota do
contato para escrever o que quiser (mais detalhes adiante nesta apostila), muitas vezes pode ser
mais interessante criar um campo específico para uma informação que aparece com frequência
para seus contatos.
Por exemplo, se você for um vendedor de carros, talvez queira ter um campo Carro em seus
contatos. Vamos criar este campo:
1. É mais fácil criar um campo no modo de visualização de tabela usando o seletor de campos.
Escolha Exibir, Modo de exibição atual, Lista de telefones, pressione o botão direito do
mouse em qualquer coluna e escolha Seletor de campos no menu que aparece
2. Clique no botão Nova no

Seletor de campos.
3. Digite um nome adequado

no quadro Novo campo.
1
2
3
4. Pronto, agora é só usar o campo.

Abra a ficha do contato, clique na
guia Todos os campos, na caixa
Selecionar de escolha Campos do
usuário na pasta e finalmente
digite o tipo do carro no campo
Carro.
O campo Nota: talvez mais essencial que e-mail ou telefone
A ficha de contato tem uma área onde você pode digitar o que quiser. Bem utilizada, esta nota
pode ser uma de suas melhores ferramentas de produtividade.
Contatos Categoria do
relacionados ao contato
Fernando Fernando
A ficha acima mostra os dados do autor desta apostila. Veja que a nota mostra suas atividades
profissionais e os livros que ele escreveu. Assim, se alguém procurar por professor em sua lista de
Contatos, a ficha acima aparecerá.
Sobrinhos: Bruno, Lucas, Mariana, Danilo

DICANão seja formal nesta nota, digite tudo o que Cachorrinha: Vitória
você considerar importante. A figura ao lado mostra Gosta de ficção científica
Sócio da ACM, frequenta o SESC, gosta de andar
outras informações do autor desta apostila que
de bicicleta
também poderiam estar nesta nota.
As atividades de um contato bem relacionado
Uma das ferramentas mais produtivas do Outlook é a guia Atividades na ficha Contatos. Lá você
encontra tudo o que existe no Outlook relacionado a um contato. A figura abaixo mostra
a) tarefas
b) compromissos
c) anotações
d) e-mails recebidos, enviados e até excluídos
e) e-mails arquivados em pastas próprias (por assunto)
f) outros contatos
relacionados à Flávia, a ficha de contato aberta neste exemplo.
1. Para ver tudo isso, só foi preciso abrir o contato Flávia e clicar na guia Atividades.
1 Dica: este campo foi inserido para

classificar a visualização das
atividades por data.
b
a
c
f
A arte de realizar tarefas – suas e de sua equipe
O Outlook apresenta um excelente recurso para o trabalho com

tarefas – as suas e a de quem trabalha com você.
As suas tarefas
O modo mais simples de trabalhar com suas tarefas é relacioná-las

todas em uma tarefa global. Você já sabe, nesta apostila nossa
tarefa global chama-se Hoje, e você já viu como trabalhar com ela
nas páginas anteriores.
As tarefas de sua equipe – acompanhadas por você
Você também pode criar uma tarefa específica para cada membro de sua equipe, como mostra a
figura ao lado. O importante é você também marcar nas tarefas diárias Hoje pontos de
acompanhamento das tarefas da equipe.
Tarefas Hoje com

nomes dos . Henrique, Fábio . Fabíola, Cleiton . Cleiton
integrantes da . Universidade TAM . Reunião Carla . BankBoston:
equipe . Gambi: proposta Excel Marques, Avon conhecer nova sala de
Avançado . Motorola: PPoint aula
. Ausência na 2a. de
manhã
. Horário McDonald's
. Revincular Secretárias
. AAPSA
. 2 emuladores: velho,
. Mc
novo
. Adnéia, Uberlândia
. OpenOffice: detalhar
. E-mail mkt: DF, RS, BH
conteúdo para cada
. Resposta do Valter:
programa
Palm em BH; Rodrigo
em Natal
. Protocolo dos
Tarefas da equipamentos
equipe segurados
As tarefas de sua equipe – acompanhadas com o Outlook
Você também pode atribuir as tarefas através do Outlook.
1. Basta clicar no
botão Atribuir
tarefa. 1
A pessoa que
recebe a tarefa
pode:
. aceitá-la 2
. recusá-la
. atribuí-la a outra
pessoa
2. À medida que a
pessoa que aceitou
a tarefa for
atualizando suas informações (por exemplo, modificando a porcentagem em % Concluída), o
Outlook atualiza estas informações nas tarefas correspondentes de quem a atribui, de quem a
aceitou e eventualmente de quem a encaminhou.
Na tela com todas as tarefas, você tem vários tipos de exibição que facilitam o controle total
de tudo – com facilidade!
A importância da comunicação: um e-mail bem feito

Um título bem escolhido
Ninguém tem tempo de ler muitos e-mails. Quando mais claro e objetivo for a linha de assunto,
maior a chance de o e-mail ser lido.
- Um assunto ruim: Informações sobre o curso “O e-mail de negócios eficaz”

- Um assunto bom: O e-mail de negócios eficaz
O corpo do e-mail
Um bom texto de e-mail deve ter:

• Parágrafos curtos
• Explicações simples e diretas
• O limite máximo ideal de uma tela. Se o destinatário precisar rolar a tela, ele certamente
deixará o seu e-mail para ler depois!
• Linguagem simples. Você não pode usar linguagem difícil. Além do e-mail ficar pedante, o
destinatário também deixará o e-mail para ler depois!
A distribuição do texto no e-mail também é muito importante, veja:
a) Nome do destinatário
b) Saudação
c) Introdução ao assunto
d) Tópicos que facilitam a
leitura a
e) Solicitação de um novo b
c
contato
f) Uma finalização
g) Assinatura com nome e d
telefone de contato e
f
Uma última recomendação que
vale ouro: depois de terminar o g
texto, leia-o novamente! Muito

provavelmente você achará
trechos que podem ser
aperfeiçoados.
E-mails: ajudam ou atrapalham?
Por mais organizado que seja seu trabalho com o Outlook, pode acontecer o acúmulo de e-mails.
Como evitá-lo? E se houver acúmulo, como resolver?
Separe um momento de seu dia para lidar com seus e-mails
Cada um de nós rende melhor em um determinado período do dia. Alguns são mais diurnos,
outros mais noturnos. Separe a melhor hora do dia para ler, apagar e organizar seus e-mails:
manhã para os diurnos, final do dia para os noturnos. Assim você respeita uma regra essencial
para o trabalho eficiente com e-mails:
Caixa de entrada eficiente é caixa de entrada vazia
Regras para a leitura de e-mails
Nossa experiência profissional em nossos clientes mostra que você deve:
1. Identificar e-mails inúteis, do tipo spam, e apagá-los definitivamente.
DICAUm e-mail apagado vai para a pasta Itens excluídos. Para apagar um e-mail
definitivamente, pressione as teclas Shift+Del.
2. Em seguida, leia rapidamente e-mails com notícias e informações genéricas.
3. Só então passe a ler com cuidado cada um dos e-mails importantes que você recebeu.
Pesquisas mostram que estes procedimentos muitas vezes chegam a eliminar até 90% dos e-mails
da Caixa de entrada. E depois que sua Caixa de entrada estiver vazia, leia os e-mails à medida que
eles chegam. E apague-os ou armazene-os!
Acúmulo de e-mails
Mesmo seguindo estas regras, de vez em quando você ainda pode ter e-mails demais em sua
Caixa de entrada. É melhor responder primeiro:
- Os mais recentes, deixando os mais atrasados mais atrasados ainda?, ou

- Os mais atrasados, atrasando os mais recentes?
Estas são perguntas difíceis de responder. Cada pessoa tem um critério. No entanto, vamos a um
raciocínio rápido. Os e-mails mais recentes ainda não provocaram um desconforto em quem os
enviou. Responda-os primeiro! Os atrasados já estão descontentes, não deixe os recentes
descontentes também!
Além disso, pode haver um e-mail recente repetindo o e-mail atrasado, com novas informações.
Respondendo o recente, você não precisa responder o atrasado.
O armazenamento de e-mails
O Outlook contém várias pastas pré-definidas: Caixa de entrada,

Caixa de saída, Itens enviados, Itens excluídos e Rascunhos. Estas
pastas são muito úteis para o trabalho com e-mails, é nelas que
você encontra os e-mails que chegam, os e-mails enviados, os e-
mails excluídos e os e-mails que ainda não estão prontos
(rascunhos).
COMENTÁRIOE-mails ainda não finalizados – portanto não enviados –

ficam armazenados na pasta Rascunhos, desde que você configure
o Outlook para isso. Veja na próxima página como habilitar esta
opção.
É muito recomendável criar pastas específicas para o

armazenamento dos e-mails importantes. Na figura ao lado você
vê uma pasta principal Zemails que contém todos os e-mails 3 níveis
importantes.
Para melhor organização, esta pasta principal foi dividida em várias

pastas temáticas (Administração, Artigos, Cursos). Cada e-mail é
assim armazenado em sua pasta temática.
COMENTÁRIO Para facilitar a visualização, esta pasta foi criada com um

nome aparentemente estranho: Zemails. Como o Outlook classifica
as pastas em ordem alfabética, optamos por usar a letra Z no início
do nome da pasta para que ela apareça no final da lista. Assim, as pastas iniciais são fornecidas
pelo próprio Outlook. As pastas temáticas aparecem no final da lista, todas dentro de Zemails.
REFLEXÃOCriar pastas demais pode ser tão pouco produtivo quanto deixar todos os e-mails
guardados em um só local. Uma boa recomendação: tente criar o menor número possível de
pastas. No entanto, se você precisar de várias, tente não criar mais do que três níveis. O destaque
da figura acima mostra um exemplo com três níveis.
Devo guardar a resposta da resposta?
Todo e-mail deve ser guardado? E as respostas? Mais ainda, e a resposta da resposta? Quanto
tempo devem ser guardados? Há espaço no computador para tanto armazenamento?
Saber guardar e-mails é extremamente importante. Até porque teremos que localizá-los
facilmente mais tarde. Vamos a algumas considerações.
É sempre bom ter um registro de seus e-mails. Mas é altamente recomendável evitar repetições.
Veja uma simulação:
Pedido 1 Resposta 1 Pedido 2 Resposta 2
De: Maria De: João De: Maria De: João

Para: João Para: Maria Para: João Para: Maria
Envie uma Eis a proposta. Mude o Item mudado.

proposta. primeiro item.
De: Maria De: Maria
Para: João De: João Para: João
Para: Maria
Envie uma Mude o
proposta. Eis a proposta. primeiro item.
De: Maria De: João

Para: João Para: Maria
Envie uma Eis a proposta.

proposta.
De: Maria
Para: João
Apague Apague Resposta
Pedido 1 e guarde 1,Envie
Pedido 2e
uma
Resposta 1 guarde Resposta
proposta. 2
Veja que o segredo é apagar e-mails que chegam e guardar e-mails de resposta. Mais ainda, e-
mails de resposta antigos também devem ser apagados, porque todo o registro está no e-mail
mais atual.
A localização de e-mails
Já vimos como é importante armazenar e-mails de forma organizada, sempre na pasta mais
adequada. Afinal um e-mail é um documento eletrônico. Mais importante ainda é saber localizar
– rapidamente – um e-mail específico. Veja algumas alternativas.
O botão Localizar
Quer localizar um e-mail rapidamente? Use o botão Localizar. A figura abaixo mostra como
localizar e-mails trocados com a Dilma que foram armazenados na pasta Cursos.
1. Selecione a pasta desejada.
2. Clique no botão Localizar.
Uma barra de localização aparece na parte superior da tela.
4
3
3. Nesta barra, digite uma palavra que você quer encontrar nos e-mails (Dilma no exemplo
acima).
4. Clique no botão Localizar agora.
Localização avançada
O método mostrado na página anterior é muito bom, até porque é muito rápido. No entanto, ele
faz a pesquisa nos campos mais comuns de um e-mail. Às vezes você precisa fazer uma pesquisa
mais criteriosa.
Quando você usa a Localização avançada, é possível ter um ou mais critérios de pesquisa,
incluindo critérios personalizados para mais de um campo ao mesmo tempo. Para exibir a caixa
de localização avançada, escolha os comandos Ferramentas, Localização avançada.
Veja alguns exemplos:
b
a
a) Mensagens enviadas somente para mim: Marque a caixa de seleção Onde estou e clique em na
linha 'Para' sem outras pessoas.
b) Mensagens enviadas para outros destinatários: Na caixa Enviado para, digite o nome completo
(não o endereço de e-mail) ou clique em Enviadas para e selecione os nomes desejados em uma
lista. A pesquisa retorna itens com qualquer nome que contenha o texto digitado. Por exemplo,
para localizar as mensagens enviadas para Maria e Ana Maria, você pode digitar Maria.
c) Mensagens enviadas de um remetente específico: Na caixa De, digite o nome de email (não o
endereço completo de e-mail) ou clique no botão De para selecioná-lo em uma lista.
DICA 1Para localizar rapidamente todas as mensagens de um remetente específico, selecione uma
mensagem dessa pessoa na janela principal do Microsoft Outlook. No menu Ações, aponte para
Localizar todas e clique em Mensagens do remetente.
Para localizar rapidamente todas as mensagens de uma conversação por email, selecione
DICA 2
uma das mensagens da conversação. No menu Ações, aponte para Localizar todas e clique em
Mensagens relacionadas.
DICA 3O Outlook também acompanha automaticamente as mensagens de uma conversação. E

você pode ver todas elas com um único clique. A figura abaixo mostra um e-mail enviado ao Sr.
João Palma. Veja que no alto da mensagem aparece a frase Você encaminhou esta mensagem
em 05-08-2004 11:01. Clique aqui para localizar todas as mensagens relacionadas. Clique nesta
mensagem para abrir a caixa Localização avançada, que inicia imediatamente a procura de todos
os e-mails relacionados.
A assinatura no e-mail
Todo e-mail deve terminar com o nome de

quem o envia, junto com dados de contato
(site e telefone na figura ao lado). Não é
necessário digitar tudo isso a cada e-mail, o
Outlook faz tudo por você. Basta criar uma
assinatura. Veja como é simples:
Assinatura
1. Na tela principal do Outlook,

escolha os comandos 2
Ferramentas, Opções.
2. No quadro Opções clique na

ficha Formato de email.
3. Para criar uma assinatura,

clique no botão Assinatura
na parte inferior do quadro.
4. No quadro Criar assinatura,

clique no botão Novo.
5. No quadro Criar nova assinatura, digite

um nome para a assinatura que você
5
está definindo.
6. Clique em Avançar para ver o próximo

passo.
7. Pronto, só falta agora digitar o texto

de sua assinatura.
DICA Perceba que você pode

formatar como quiser o texto da
assinatura. Assim, é uma boa ideia 7
reforçar seu nome (em negrito, por
exemplo) e diminuir um pouco os Dica
dados de contato (site e telefone).
Fica mais profissional.
8. Clique em Concluir para terminar a

assinatura. A nova assinatura
aparece automaticamente em seus
novos e-mails. 8
Você pode criar quantas assinaturas quiser. Aliás, é muito recomendável ter várias
assinaturas. Assim, você pode usar a assinatura mais adequada ao tipo de e-mail que está
digitando.
DICAPressione o botão direito do mouse na

assinatura para ver as outras que você criou.
Escolha a mais adequada.
Dica
Um exemplo completo de produtividade no dia-a-dia
Até aqui conhecemos uma série procedimentos que tornam nossa vida muito mais produtiva.
Vamos ver nas próximas páginas alguns dos mais importantes.
Neste exemplo, analisaremos o pedido do Sr. Renier para uma palestra em sua empresa. Esta
simples solicitação dispara uma série de ações que precisam ser executadas antes, durante e
depois do evento.
1. Agendamento da palestra. A data acertada por telefone foi marcada no Calendário (4 de

agosto neste exemplo).
2. Agendamento da ação. Para o sucesso da palestra, algumas ações anteriores são necessárias.
A ação que resume estas ações, “Renier: micro, quantas pessoas, local, confirmar horário“, foi
marcada para 2 dias antes da palestra (2 de agosto na figura abaixo).
Tudo isso foi feito com bastante antecedência, afinal estamos falando aqui de planejamento e
produtividade. O tempo passou e chegou o dia em que a tarefa foi agendada (2 de agosto). É
hora de fazer o planejamento deste dia.
COMENTÁRIO Nossa forte recomendação é que este planejamento seja a primeira atividade de
seu dia. Se você preferir, é possível também fazer este planejamento na última hora do dia
anterior. Como já dissemos anteriormente nesta apostila, consulte seu relógio biológico!
3. Para planejar seu dia, transporte (recorte e cole) todas as tarefas marcadas na tarefa diária
Hoje para a área de trabalho Hoje, como mostra a figura na próxima página.
IMPORTANTEOptamos por recortar e colar as tarefas (e não copiar e colar), porque após este
planejamento as tarefas relacionadas no Hoje diário devem simplesmente desaparecer. Mais
ainda, o próprio Hoje diário deve desaparecer.
Tarefas
antigas
COMENTÁRIO Veja novamente a importância da área de trabalho Hoje para o planejamento

diário. Ela ainda contém duas tarefas antigas, que não foram feitas. Ao acrescentarmos as
novas tarefas de hoje à área de trabalho, as tarefas antigas já estão lá, e serão levadas em
conta no planejamento para este novo dia.
4. Planejamento diário. É hora de distribuir as tarefas nas horas mais apropriadas do dia. Assim,
as várias tarefas (exibidas abaixo à esquerda) foram rearranjadas conforme o planejamento
do dia (exibidas à direita).
A execução da tarefa. O dia passa, chega 9:00 horas, vamos executar a tarefa deste exemplo
(acertar com o Renier os detalhes para a palestra).
O contato por e-mail: A conversa por e-mail é muito mais produtiva.
DICAPara deixar o contato mais produtivo, vamos aproveitar um e-mail anterior que já fala
sobre o assunto. Um e-mail que continua um diálogo eletrônico deve sempre repetir os e-
mails anteriores. Assim fica mais fácil para todos acompanhar tudo o que já foi conversado.
5. A localização do e-mail. Como nossas

informações estão organizadas, todos
os e-mails de palestras estão na pasta
Palestras. Selecionamos esta pasta.
Aqui temos um problema: o nome do

Renier não aparece em De, Para ou
Assunto. Assim, de nada adiantará
classificar os e-mails por qualquer uma
destas colunas (que normalmente é
uma técnica de procura bastante
rápida e muito eficiente – menos no
caso do Renier!).
A solução é usar o recurso de

Localização do Outlook.
6. Clique no botão Localizar na barra de ferramentas.
7. Na barra de
localização
que aparece,
digite Renier e
clique no
botão
Localizar
agora.
Pronto, você
vê todos os e-
mails
relacionados
ao Renier
(apenas um
na figura ao
lado).
8. A criação do e-mail. Clique no botão Responder.
DICA 1Você tem alguns assuntos para tratar

neste e-mail. Eles estão relacionados na
Tarefa Hoje. Copie estes assuntos para o e-
mail, assim você se lembrará mais fácil
deles. Claro, depois que terminar o e-mail,
apague-os.
Dica 1
COMENTÁRIO Manter o e-mail anterior neste
novo e-mail facilita a vida do Renier. Ele
assim vai se lembrar mais fácil do que já
foi tratado. Dica 2
DICA 2Aproveite o corretor ortográfico do

Office. Se ele acusa uma palavra como
errada, veja se há realmente um erro. Se Comentário
estiver errada, corrija. Se não estiver,
acrescente-a ao dicionário, para que ele
nunca mais a acuse como um erro. Na figura acima ele acusa Renier como uma palavra
errada. Ela está certa. Pressione o botão direito do mouse sobre ela e escolha Adicionar ao
dicionário. (Atenção, o corretor só analisa palavras se o Word estiver integrado ao Outlook).
9. Assim que o Renier abrir a

9
mensagem, você quer
receber um aviso? Clique
no botão Opções na barra
de ferramentas e assinale
Solicitar confirmação de
leitura para esta
mensagem.
9
10. Mais ainda, você sabe que a
caixa de entrada do Renier
é muito cheia no início do
dia. Seria melhor seu e-mail 10
chegar depois das 10:00
horas. Ainda no quadro Opções da mensagem, defina data e hora de entrega na linha Não
entregar antes de.
11. Ainda como mais uma medida de

segurança, se o Renier não 11
responder o e-mail até às 15:00
do dia seguinte, você quer
receber um aviso? O Outlook
contém um recurso de
acompanhamento. Clique na
bandeirinha que aparece na barra 12
de ferramentas.
12. No quadro Sinalizador para acompanhamento, defina data e hora para o sinalizador na linha
Data de conclusão.
Aparece uma mensagem no alto do e-

mail: Acompanhar no(a) terça-feira, 3
de Agosto de 2004 15:00. Neste dia e
neste horário um quadro de aviso
aparece em sua tela, avisando sobre
este e-mail enviado.
13. Finalmente é hora do texto do e-mail. Escreva-o e envie-o.
Um bom e-mail tem:
a. Nome do
destinatário
a b. Saudação
b c. Introdução ao
c assunto
d. Tópicos que
facilitam a leitura
d e. Solicitação de um
e novo contato
f f. Uma finalização
g. Assinatura com
g nome e telefone de
contato
O acompanhamento. Agora que o e-mail foi enviado, é só esperar a resposta? Claro que não,
você precisa criar alguns lembretes para cobrar tal resposta, se ela não vier.
Temos duas sugestões: a primeira é mover o e-mail

da pasta Itens enviados (onde ele está agora) para
a pasta Palestras. Lá ele deve ser marcado como 14
não lido. Veja o motivo:
14. Mova o e-mail para a pasta Palestras.
15. Na nova pasta, pressione o botão direito do mouse

neste e-mail e marque-o como não lido.
Desta forma o Outlook acusa que nesta pasta ainda

há uma mensagem não tratada – o que funciona
um lembrete!
A segunda sugestão para o acompanhamento do e-

mail também é muito simples. Como o evento 15
acontecerá em dois dias, convém mantê-lo na área
de trabalho Hoje – no alto da lista, sem qualquer horário definido. Assim ele ficará lá até o
Renier responder o e-mail.
16. Selecione a tarefa “Renier...” e arraste-a para

o alto da lista de tarefas.
O relacionamento de informações. Ainda há

mais uma facilidade muito útil do Outlook.
Vamos imaginar que você tenha se
esquecido do dia desta palestra para o
Renier. Se você tiver relacionado a palestra
ao contato Renier, é só olhar na ficha dela
para descobrir o dia da palestra. Neste nosso
exemplo, não relacionamos a palestra ao contato Renier. Vamos fazer isso agora.
17. Você poderia ter relacionado a palestra no momento em que a marcou no Calendário. Como
não fizemos isso no passo 1, vamos fazer agora. Localize a palestra e clique duas vezes sobre
ela.
18. Clique no botão Contatos na barra inferior do compromisso.
19
18
19. No quadro Selecionar contatos, localize o Renier e clique em OK.
O nome do Renier fica vinculado ao contato. Só por isso este recurso já é bastante útil:
quando você abre o compromisso, o nome do Renier está lá na linha Contato; se quiser mais
informações sobre este contato, é só clicar no link.
Mas a utilidade é muito maior ainda. Você se lembra que queríamos descobrir qual o dia da
palestra marcada com o Renier?
20. Abra a pasta Contatos, localize e abra o contato Renier.
21
21. Clique na guia Atividades.
Veja que maravilha: você vê

o compromisso ligado ao
Renier e todos os e-mails
trocados com ele. Este sim é
um trabalho produtivo!
A continuação. Agora é você quem continua tudo. Que tal marcar no Calendário uma nova
tarefa (Ligar para o Renier) três semanas após a palestra (que certamente foi um sucesso) e
estudar novos negócios?
Os quatro passos para manter a Caixa de Entrada VAZIA
Resultados esperados
• Maior controle sobre seus e-mails
• Melhorar seu tempo de resposta
• Realizar ações críticas
• Cumprir prazos
Passo 1: Crie um SISTEMA DE INFORMAÇÕES simples e efetivo
Neste primeiro momento, vamos pensar em dois sistemas de informações:

• Informações de referência
É a informação que você precisa arquivar, mas que não é necessária para você realizar uma
ação. Você guarda estas informações em um sistema de referência: uma pasta de e-mails,
uma pasta de arquivos (talvez em Meus documentos) ou na intranet da empresa.
• Informações de ação
Informação necessária para você executar uma ação, armazenada em sua lista de tarefas ou
no Calendário.
Todos recebemos muitas informações de referência através de e-mails, em geral 30% dos e-mails
contêm informações assim. É então essencial ter um sistema de referência – conjunto de pastas
de e-mails – que facilitem o acesso quando a informação for necessária. Ter suas informações
organizadas facilita MUITO organizar os e-mails necessários para você agir – as informações de
ação.
Passo 2: Defina um momento SEM INTERRUPÇÕES para processar e organizar e-mails
Muitos e-mails exigem que você tome decisões. É fundamental então que tenha um momento
sem interrupções para processar e organizar e-mails. Decisões exigem FOCO, e foco requer
atenção sem interrupções. Mesmo que você defina o momento ideal de seu dia para lidar com e-
mails, é claro que você pode – e deve – olhar e-mails urgentes.
Em seu PLANEJAMENTO DO TEMPO, defina o melhor horário para o gerenciamento de e-mails. Se

necessário, crie um COMPROMISSO RECORRENTE em seu Calendário, marque-o como “Ocupado”
e não atenda nem mesmo o telefone neste período.
No começo, manter este compromisso com você mesmo será bem difícil, exigirá disciplina. Com o
tempo, esta disciplina se transformará em hábito e você nunca mais irá abrir mão deste tempo.
DICAO modo de conversação do Outlook permite a

organizar e-mails por conversas - aqueles com o mesmo
b
assunto:
a. Clique na guia Exibição
b. No grupo Conversas, assinale a opção Mostrar como
conversa
Passo 3: Processe um e-mail por vez, “começando do começo”
Quando for processar seus e-mails, a primeira ação é organizá-los por data, assunto ou emissor –
tudo depende de seus objetivos.
DICA Habilite o Painel de leitura para que você possa ler os e-mails sem abri-los:
a. Clique na guia Exibição a
b. No grupo Layout, clique na
seta para baixo do botão b
Painel de Leitura
c. Clique na opção desejada c
para exibir o painel
(Inferior na figura ao lado)
Cuidado, resista à tentação de olhar os “melhores” e-mails primeiro. Comece pela mensagem no
topo da Caixa de Entrada e só vá para a próxima depois de ter resolvido a primeira. Pode ser
difícil no começo, enquanto houver muitos e-mails em sua Caixa de Entrada, mas você acreditará
no processo depois que sua produtividade melhorar.
Passo 4: Aplique o método “DADA” para tratar os e-mails
Quantas vezes você abriu, leu, releu e fechou um mesmo e-mail? Atitudes assim tomam muito
tempo e pouca ação. A solução? Abrir e agir! O método DADA relaciona quatro opções:
1. Deletar
Grande parte dos e-mails pode ser deletada, mas quase sempre pensamos: “e se eu precisar
desta informação depois?” Pense francamente, quantos e-mails que você guardou foram de fato
úteis mais tarde? Talvez você não se lembre mais da maioria. Eis algumas perguntas que podem
ajudar:
• O e-mail é importante para um trabalho que você está fazendo? Se não, delete-o!
• O e-mail contém informações que você pode encontrar em outro lugar? Se sim, delete-o!
• O e-mail contém informações que você vai usar nos próximos seis meses? Se não, delete-o!
• O e-mail contém informações cuja responsabilidade de guardar é sua? Se não, delete-o!
Em media, 30% de seus e-mails podem ser deletados.
DICA O Outlook 2010 apresenta dois novos comandos

que limpam a “sujeira” de conversas antigas. Se a
conversa não é mais relevante, escolha Ignorar para
mover todos os e-mails correspondentes (e eventuais
futuros) para a pasta Itens Excluídos. Escolha Limpar
para manter apenas o e-mail mais recente em uma
conversa, já que o histórico estará neste e-mail – os antigos não são mais necessários.
2. Agir
Você pode fazer o que está escrito no e-mail em até dois minutos? Então faça! Não tem sentido
fechar o e-mail e abri-lo mais tarde se você pode resolvê-lo em menos de dois minutos. Você
pode respondê-lo, arquivá-lo ou mesmo fazer uma ligação telefônica por causa dele.
Experimente, você gostará dos resultados, grande parte de seus e-mails sairão da Caixa de
Entrada.
3. Delegar
Se você não pode deletar o e-mail em dois minutos ou menos e nem mesmo agir, talvez você
possa delegá-lo. E delegar não é necessariamente uma ação de chefe para subordinado, mas uma
ação comum entre pessoas de uma mesma equipe.
Para delegar, você pode encaminhar o e-mail ou transformá-lo em uma tarefa – assim o Outlook
o manterá informado sobre o andamento desta tarefa.
4. Adiar
Se você não pode deletar, agir ou delegar, é porque talvez o e-mail precise de sua atenção por
mais do que dois minutos – e agora você está no momento de seu dia de tratar seus e-mails, não
poderá usar seu tempo em um único e-mail – é preciso então ADIAR sua ação. Aproximadamente
20% de seus e-mails devem estar nesta categoria.
Para adiar um e-mail, você pode transformá-lo em uma TAREFA, em um COMPROMISSO ou listá-
lo no HOJE apropriado.
Aplique o método DADA todos os dias. A experiência mostra que – em médias – as pessoas
conseguem tratar até 100 e-mails em uma hora. Já pensou, se você recebe de 40 a 100 e-mails
por dia, tudo que precisa é de uma hora ininterrupta para tratar todos os seus e-mails.
Recapitulando, a experiência mostra que:

• 50% dos e-mails podem ser deletados ou arquivados;
• 30% dos e-mails podem ser delegados ou resolvidos em menos de dois minutos;
• 20% dos e-mails podem ser adiados
Se sua Caixa de Entrada tiver agora muitos e-mails acumulados, de vários e vários dias, procure
ter mais de um período por dia para tratá-los – até que você chegue ao ponto de ter a Caixa
apenas com os e-mails do dia.
DICAA versão 2010 do Outlook organiza os recursos de forma a facilitar a aplicação do método
DADA, com destaque para o grupo Etapas Rápidas, que apresenta uma relação já pronta de
recursos e que você pode personalizar conforme suas necessidades específicas.
Seis alternativas para melhor classificar, armazenar e pesquisar e-mails
Uma Caixa de Entrada desorganizada e congestionada prejudica MUITO sua eficácia e

produtividade. As sete alternativas propostas a seguir podem ajudar.
1. Organize e-mails rapidamente
Você pode organizar e-mails por data, assunto e

emissor – basta clicar no cabeçalho da coluna desejada.
Adicionalmente, você pode agrupar seus e-mails por
conversa, tal como já mostrado anteriormente nesta
apostila. Basta clicar na guia Exibição e no grupo
Conversas assinalar a opção Mostrar como Conversas.
E-mails de uma mesma conversa
E-mails de mesma conversa AGRUPADOS
TODOS os e-mails de mesma conversa detalhados, inclusive aqueles em PASTAS DIFERENTES
Os e-mails de uma mesma conversa são organizados do mais recente para o mais antigo. Quando
um novo e-mail da mesma conversa chega, ele aparece no alto da lista, incluindo respostas e
encaminhamentos associados.
Exibir conversas é DIFERENTE de AGRUPAR e-mails:

COMENTÁRIO
• Um AGRUPAMENTO reúne e-mails por assunto, por emissor, por data e assim por diante
• Uma CONVERSA organiza e-mails por assunto, incluindo aqueles em pastas diferentes
Para agrupar e-mails:

b c
a. Primeiro,
classifique-os
por assunto,
emissor, data,
tamanho ou
a
importância
clicando no
cabeçalho da
coluna
correspon-
dente.
b. Clique na guia
Exibição.
c. No grupo
Organização,
clique no
botão Organizar por. d
d. Assinale a opção Mostrar em Grupos.
2. Guarde e-mails similares em pastas apropriadas
Você pode criar pastas por assunto, projeto, contato ou algo mais que faça sentido em seu dia a
dia. Você pode criar uma pasta para todas as mensagens de seu superior ou uma com todas as
tarefas que você precisa fazer. a
Para criar uma pasta: b
a. Clique na guia Pasta.

b. No grupo Novo, clique no botão Nova Pasta.
COMENTÁRIOQuanto menos pastas, melhor. Quanto menos subníveis em cada

pasta, melhor ainda. Um bom parâmetro é um máximo de três subníveis,
mas procure manter apenas um nível sempre que possível. A figura à direita
mostra o sistema de pastas do autor desta apostila.
3. Crie pastas de pesquisa para encontrar e-mails rapidamente
Uma pasta de pesquisa não armazena e-mail, ela é apenas uma visão dos e-mails que
correspondem aos critérios de pesquisa que você define.
a
Para criar uma pasta de pesquisa:

a. Clique na guia Pasta.
b. No grupo Novo, clique no botão Nova Pasta
de Pesquisa.
b
4. Direcione e-mails criando regras automáticas
As regras do
Outlook
executam ações
automaticamente
tanto nos e-mails
recebidos quanto
nos enviados.
Você pode
encaminhar a um
colega todos os
e-mails enviados
pelo Cliente X ou
assinalar a b c
categoria Projeto
Y a todos os e-
mails com a
palavra Curso na
linha Assunto.
Para criar uma regra rápida que armazene todos os

e-mails de uma pessoa em uma pasta:
a. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre um

e-mail desta pessoa.
b. Clique em Regras.
c. Escolha Sempre Mover Mensagens de: Nome da
d
Pessoa.
d. No quadro Regras e Alertas, indique a pasta que
receberá todos os e-mails desta pessoa daqui
para frente.
Consulte mais adiante nesta apostila a seção sobre regras, onde você verá outras opções para o
trabalho com regras no Outlook.
5. Categorizar
Você pode atribuir uma categoria a um grupo de e-mails relacionados. A mesma categoria
também pode ser atribuída a outros itens do Outlook, tais como anotações, contatos e
compromissos, facilitando sua identificação e organização. Por exemplo, todos os e-mails,
reuniões e pessoas relacionados ao Projeto ABC podem ser associados à categoria Projeto ABC.
a. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre

um e-mail que você quer categorizar. a
b. Escolha Categorizar.
c. Indique a categoria desejada.
b
O processo para atribuir categorias a outros
itens do Outlook é exatamente o mesmo. A
figura abaixo mostra a atribuição de uma
categoria a um compromisso no Calendário:
a. Pressione o botão c
a
DIREITO do mouse
sobre o item que você
quer categorizar.
b. Escolha Categorizar. b
c. Indique a categoria c
desejada.
6. Acompanhar
Acompanhar e-mails e tarefas – o tão conhecido follow-up – é fundamental para o bom

aproveitamento do tempo. O recurso Acompanhamento do Outlook facilita MUITO este
processo.
Os sinalizadores de acompanhamento podem indicar uma tarefa a fazer, uma solicitação para
outra pessoa ou mesmo conter um lembrete para uma mensagem ou contato.
a. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre o item que você quer acompanhar.
b. Escolha Acompanhamento.
c. Indique o período correspondente.
b c
COMENTÁRIO Quando você define um prazo para o acompanhamento, o item do Outlook é colocado
no painel de tarefas pendentes – automaticamente.
Liberando espaço no Outlook
O tamanho das mensagens no Outlook é sempre um problema. Todos querem – ou precisam –

guardar muitas informações, mas o Outlook acaba sempre reclamando da falta de espaço. O que
fazer, então?
Há algumas alternativas interessantes, e certamente bem EFICAZES.
1. Evite guardar anexos. O maior problema de armazenamento no Outlook não está nos e-mails,
mas sim nos anexos. Anexo é que ocupa espaço. Então, guarde os anexos FORA do Outlook;
2. Apague e-mails periodicamente. Se você não precisou de algum e-mail nos últimos dois ou
três anos, será que ele precisa mesmo ficar guardado? Ou será que aquele e-mail referente
àquele assunto que ninguém lembra mais precisa mesmo ocupar espaço em seu Outlook?
Dedique alguns momentos em seu dia para APAGAR e-mails, seu Outlook agradecerá, sua
produtividade aumentará;
3. Use o arquivo morto do Outlook. De vez em quando seu Outlook pergunta se você quer
arquivar itens antigos? Responda “sim”, o Outlook está tentando ajudar. Um arquivo morto é
um arquivo do Outlook onde ficam os itens antigos, e não só e-mails, mas também
compromissos do calendários, tarefas e vários outros itens.
Está bem, você pode dizer, mas
como achar estes itens antigos
quando precisar deles? Ora, você
consegue abrir um arquivo Outlook
como faz com qualquer outro (texto, a
planilha...).
a. Clique nos comandos Abrir,
Abrir Arquivos de Dados do
Outlook.
b. Indique o arquivo desejado b
(normalmente o arquivo morto
chama-se archive.pst).
c. Clique em OK.
No arquivo morto, você tem uma CÓPIA de todas as suas pastas do

Outlook, mas apenas com os itens antigos.
Existe uma chance de o processo de arquivo morto não estar habilitado
em seu Outlook. Se for o caso, pense em habilitá-lo. Assim:
a. Clique nos comandos Arquivo, Opções.
b. No quadro Opções do Outlook que aparece, escolha a opção
Avançado.
c. Clique em seguida no botão

Configurações para
AutoArquivar. d
d. Habilite a opção Executar

AutoArquivar a cada 99 dias.
ATENÇÃO Veja que é neste quadro que
você define o que é antigo. A figura
ao lado mostra que itens anteriores a
6 meses devem ser arquivados.
4. Crie pastas particulares. Se nada disso ajudar muito – deveria ajudar – pense em criar pastas
particulares para arquivar e-mails importantes. O Outlook normalmente não consegue
administrar o arquivo principal, Outlook.pst, quando ele tem excesso de tamanho. No
entanto, você reduzirá os problemas se trabalhar com outros arquivos de dados Outlook – as
chamadas pastas particulares.
Criar uma pasta particular é
simples:
a
a. Na guia Página Inicial, clique no
botão Novos Itens.
b. Escolha Mais Itens.
c. Escolha Arquivo de Dados do
Outlook.
b
d. Digite o nome desejado para o
novo arquivo.
e. Clique em OK.
Pronto, agora você

c
tem uma nova
pasta
particular para
guardar os
itens do
Outlook. A
figura à
esquerda
mostra duas
pastas,
Outlook.pst e
Sistema d
Referência.pst.
e
Alguns comentários:
• Use nomes SIGNIFICATIVOS
para estas pastas, muitos usam apenas Pasta particular 1, Pasta particular 2, o que não ajuda
na organização de e-mails;
• Não abuse das pastas particulares, procure não guardar muita coisa nelas. Além de o Outlook
não conseguir trabalhar com pastas grandes, você também terá problemas para localizar o e-
mail desejado se tiver muitas informações armazenadas. Quanto menos, melhor!
As tarefas e o trabalho em equipe
O Outlook permite criar tarefas. O Outlook permite ATRIBUIR tarefas. No entanto, muitos acham
que atribuir tarefas é ação típica de um chefe delegando tarefas para as pessoas de sua equipe.
Ledo engano, a atribuição de tarefas no Outlook é um ótimo recurso para equipes, permite o
compartilhamento de trabalhos e um melhor aproveitamento
das habilidades de um grupo de pessoas como um todo.
Você até poderia passar uma tarefa a outra pessoa através do

b
tradicional e-mail, mas se usar uma TAREFA do Outlook, você
poderá ACOMPANHÁ-LA.
Criar uma tarefa
a. No painel de navegação do Outlook, clique em Tarefas.

b. Em Página Inicial, grupo Novo, clique no botão Nova
Tarefa.
c. No quadro Tarefa que aparece, informe Assunto, Data de
início e Data de conclusão.
a
Atribuir uma tarefa
d. Na guia
Tarefa, d
grupo
Gerenciar
Tarefa,
clique no c
botão
Atribuir
Tarefa.
e. Na linha Para que aparece, indique o e-

mail da pessoa que receberá a tarefa.
e
f. Quando uma pessoa ACEITA uma tarefa
atribuída, esta tarefa aparece em sua
lista de tarefas. Você, que atribuiu a
tarefa, também pode manter uma
f
CÓPIA atualizada desta tarefa: assinale g
Manter uma cópia atualizada desta
tarefa na minha lista de tarefas.
g. Você também pode receber um relatório
quando a tarefa for concluída: assinale
Enviar-me um relatório quando a tarefa
estiver concluída.
RECOMENDAÇÃO Aproveite a área de comentários da tarefa e digite outras informações

importantes para sua realização.
Inclua os compromissos pessoais na agenda do dia
Desde quando você está adiando aquela consulta médica? Não dá tempo, é o que a maioria diz.
De fato, todos os profissionais têm cada vez mais atribuições e pressão por resultados no
trabalho. Mas deixar de lado os compromissos pessoais pode trazer problemas graves de saúde e
até de relacionamento com a família, com amigos e no PRÓPRIO AMBIENTE DE TRABALHO.
Porém, as pessoas só se dão conta do quanto estão negligenciando seus outros papéis por causa
do trabalho quando a situação já é crítica.
Para resolver este problema, você só precisa ORGANIZAR sua agenda. É tudo questão de
prioridades, de fazer o que realmente IMPORTA. Uma frase famosa diz: tempo é questão de
escolha. Vamos então analisar por que as pessoas não têm tempo para nada.
De um lado há um volume significativo de atribuições para cada profissional. De outro, está o

hábito de viver em função das urgências. Basta ter um prazo maior para realizar algo que isso fica
para depois até sua realização se tornar urgente. Nesse ritmo, as pessoas passam o tempo todo
apagando incêndios e, quando têm alguns minutos livres, não os aproveitam para realizar coisas
importantes porque querem fugir daquela rotina alucinante de compromissos.
É preciso ser honesto nas oito horas de trabalho, mas no almoço, antes e depois do expediente,
você deve se ocupar de outras coisas importantes para sua vida. Mas para conseguir aproveitar
esse tempo e não ter que sair mais tarde do escritório, é preciso se ORGANIZAR e TER DISCIPLINA.
Mesmo no período de trabalho, é possível incluir na agenda uma ligação que não tome muito
tempo e precise ser feita no horário comercial. É até mais produtivo, pois evita que se perca a
atenção por lembrar que precisava ter resolvido algo importante. Ao determinar o que precisa
realizar durante um dia, é importante equilibrar atividades profissionais e pessoais. Também é
importante não listar muitas prioridades para o dia, que podem não ser cumpridas e
inevitavelmente ficam para o dia seguinte.
A rotina é um veneno para o cérebro
Rotina é um veneno para o cérebro. Assim como o sedentarismo torna o corpo indolente, o
excesso de previsibilidade subutiliza o poder do córtex cerebral de formar novas associações.
Tudo o que é inusitado estimula a comunicação entre os neurônios. Essa é a base da Neuróbica,
criada pelos cientistas Lawrence Katz e Manning Rubin e detalhada no livro Mantenha o Seu
Cérebro Vivo (Editora Sextante).
Um outro livro muito interessante nesta área é Aprenda a Usar a Memória (Publifolha), de
Dominic O'Brien, oito vezes vencedor do Campeonato Mundial de Memorização. Veja uma lista
de 17 dicas:
Uma boa memória é uma excelente ferramenta de produtividade
• Despertar diferente
Mude a estação de rádio que o acorda todas as manhãs. Tome banho de olhos fechados.
Escove os dentes com a outra mão. Circuitos sensoriais e motores normalmente pouco
utilizados serão ativados.
• Concentração nos estudos

Na hora de estudar, não tente aprender tudo ao mesmo tempo. Concentre-se em um tema e
faça um resumo das atividades antes de se dedicar a outra matéria. Evite estudar 15 minutos
de Química e meia hora de Português, por exemplo. Para as decorebas', como os elementos
da tabela periódica, frases associativas ajudam.
• De volta ao passado
Desperte lembranças do colégio com a ajuda de fotos e cadernos. Use a imaginação e entre
na escola, sinta o cheiro da cantina. Com a mente livre, uma lembrança puxa a outra. Você se
surpreenderá recordando fatos que julgava esquecidos.
• Seja sociável
Compre jornal em uma banca diferente, abasteça o carro em outro posto de gasolina, acene
para crianças. Quando parecer seguro, puxe conversa com desconhecidos. Vá ao teatro, ao
cinema e relembre as cenas e a s emoções que elas lhe trouxeram. Discuta o filme ou a peça
com os amigos. Procure sair frequentemente com os colegas apenas para bater papo. A
mente precisa de uma vida cheia de estímulos.
• Leitura eficiente
Quando o texto que você precisa ler na escola ou no trabalho parece desinteressante,
algumas estratégias podem ajudar. Faça uma lista de perguntas cujas respostas quer
encontrar no texto. Preste muita atenção às frases que resumem a ideia central de cada
parágrafo. Descubra a coerência dos argumentos. Por último, tente desenhar um mapa
mental com as idéias principais do texto. Isso ajuda a organizar o raciocínio.
• Quebrando a rotina
Resista a seguir o mesmo caminho todos os dias. Invente rotas alternativas para chegar ao
trabalho. Quando possível, entregue a direção do carro a alguém de confiança e siga no banco
traseiro. A perspectiva da viagem é totalmente diferente.
• Muita calma nessa hora

O nervosismo e a ansiedade são os maiores causadores dos famosos brancos. Você pode
praticar exercícios de meditação quando os nervos atrapalharem alguma lembrança. Escolha
um ambiente calmo e deite-se de costas, largando o corpo. Respire devagar e profundamente
pelas narinas. Concentre-se e imagine uma luz branca e brilhante que acompanha seus
movimentos de respiração. Treine uma vez por dia.
• Férias neuróbicas
Viaje para lugares desconhecidos e evite grupos de excursão. Ande de ônibus, experimente a
comida e as diversões locais, saia de carro sem um plano definido. A novidade é a essência
das boas férias e do vigor cerebral.
• Imagens distorcidas
Você pode treinar a memória na hora de montar a lista de compras. Imagine uma maçã com
todos os detalhes - cores, defeitos, tamanho. Agora modifique sua maçã com alguns exageros
- torne-a gigantesca, por exemplo. Faça isso com cinco itens no começo e com toda a lista no
futuro.
• Pausa para o cafezinho

São chances preciosas de relaxamento mental e interação social. Prefira almoçar fora do
prédio da empresa e convide os amigos. Mas evite os chatos e as companhias estressantes.
• Estimule os sentimentos
Frequente a feira livre com alma de explorador. Invente refeições com produtos cujo aspecto
lhe pareça agradável. Visite mercados étnicos e prove novos cheiros e sabores. Eles
acrescentam acordes na sinfonia de sua atividade cerebral.
• Reconstrua o dia
Antes de dormir, procure relembrar tudo o que aconteceu durante seu dia, reconstituindo
cenas e diálogos com detalhes e na ordem em que ocorreram. Com o tempo, os detalhes vêm
à mente com mais facilidade
• Corpo e mente sarados

Troque a esteira da academia pela corrida nas ruas. Andar, correr ou pedalar numa trilha ou
calçada abre a mente para experiências multissensoriais com o imprevisto de cada esquina.
• Novidades à mesa
Uma vez por mês, experimente pratos que sejam uma total novidade para você. Acompanhe a
refeição com a música do país correspondente para acrescentar uma dimensão auditiva às
sensações do paladar.
• Nutrientes vitais
Comer bem é fundamental para garantir o bom funcionamento das células que atuam na
aquisição da memória. Consuma muita água, sódio, cálcio e magnésio, presentes nos
alimentos. Cápsulas de fósforo, diferentemente da crença popular, não melhoram a memória.
• Sono restaurador
Para a memória, uma soneca de 20 minutos pode ter o efeito de uma noite bem dormida. É
durante a fase dos sonhos que as informações adquiridas se instalam no cérebro, ''liberando
espaço'' para novos aprendizados.
• Revirando a mesa
Troque objetos e mude-os de lugar em sua mesa de trabalho. Incorpore um pouco de
desordem à sua rotina. Quando possível, altere o horário de reuniões e da realização das
tarefas.
• Praticar sempre
O cérebro pode ser comparado a um músculo que, se não for usado, atrofia. Vale tudo: desde
as tradicionais palavras cruzadas até criar o hábito de anotar os sonhos logo ao acordar, com
todos os detalhes possíveis. Aos poucos, a história escrita vai ficar cada vez mais completa.
Hábito é questão de persistência
“Já fiz alguns cursos sobre administração do tempo e produtividade, já li vários livros sobre o
assunto mas continuo desorganizado e sem método. De vez em quando, até tento colocar alguma
coisa em prática, mas aos poucos esqueço do que aprendi e li e volto ao ponto de partida” .
Esta é uma sensação muito comum, a maioria das pessoas pensa – ou sente-
Regras devem
se – desta forma. Administrar tempo e ganhar produtividade não se resume virar hábitos
apenas a criar regras essenciais para o dia a dia, é essencial RESPEITAR estas
regras. Mais, estas regras devem virar hábitos!
Três pontos facilitam – muito – a criação de hábitos:

• Método
• Persistência
• Propósito
Método é mais fácil de todos, compreendê-lo é simples. Um exemplo: você Para criar
sabe que para emagrecer é preciso em geral fazer exercícios e cuidar da hábitos:
PERSISTÊNCIA
alimentação. O problema é transformar um método em hábito, o que
conseguimos através da persistência.
A repetição faz o método sair da esfera do consciente para a do inconsciente.

Antes de atravessar a rua, você primeiro verifica se há carros passando – uma Para persistir:
regra que você nem precisa pensar, já virou um hábito. Regras viram hábitos DISCIPLINA
se você PERSISTIR até que sejam executadas inconscientemente. Alguns
especialistas afirmam que 21 dias CONSECUTIVOS são suficientes para a regra ir para o nível de
nosso inconsciente. E para conseguir este nível de repetição, você precisa de muita DISCIPLINA.
E ainda mais importante na criação de um hábito é seu propósito, quanto

Para ter
você quer DE VERDADE que a regra vire hábito. Talvez você só queira mesmo disciplina:
emagrecer se tiver algum problema de saúde que exija o emagrecimento. Ou PROPÓSITO
se quiser conquistar uma pessoa. Você só irá administrar seu tempo, buscar
mais produtividade, se seu tempo adicional trouxer coisas realmente importantes para sua vida!
Um novo hábito não é adquirido, ele é conquistado, com persistência, processo e propósito!
A dica que resume esse conceito é encontrar algo que seja tão apaixonante para você que valha a
pena adquirir novos processos e persistir! Não existe nada mais inconsciente que a paixão!
Funciona assim: não pense no seu regime, pense nas coisas boas que irá obter quando for magra.
Não pense na aula de inglês, visualize você nos EUA falando com seu chefe. Não pense em
administrar seu tempo, imagine o que você irá fazer com mais tempo livre.
A paixão é passageira, mas dura o tempo suficiente para o seu hábito ser criado!
Comece com passos pequenos, aumente sua auto-confiança, antes de passar para desafios
maiores. Se quiser acordar cedo, desperte todos os dias às 7hs durante 30 dias e desligue o
despertador no dia seguinte, seu corpo irá acordar naturalmente. Se você quer ter mais tempo,
comece com seu planejamento diário, por pelo menos 30 dias consecutivamente, repare como no
31º dia será algo automático para você (fará falta se você não fizer!).
Acabe com o mal da indecisão na sua vida, traga a escolha.
Práticas recomendadas para gerenciamento de tamanho ao enviar

imagens e anexos
• Poste ou publique anexos grandes

Se você estiver enviando anexos ou imagens a uma pessoa na sua organização, use um
compartilhamento de arquivos no seu computador ou um recurso de rede compartilhada.
Você pode incluir um link para esse local na mensagem de e-mail.
• Limite os seus anexos a menos de cinco megabytes (MB)
Essa é uma diretriz geral. Se precisar enviar anexos maiores, verifique o tamanho máximo de
mensagem que pode ser enviado. O administrador do servidor de e-mail ou o provedor de
serviços de Internet pode informar a esse respeito. Da mesma forma, pergunte ao
destinatário qual o limite máximo dele. Finalmente, considere a velocidade da conexão de
Internet do destinatário. O download de um anexo grande em uma conexão de Internet
discada pode demorar bastante.
• Envie vários anexos usando várias mensagens de e-mail
Várias mensagens menores têm mais probabilidade de serem entregues do que uma
mensagem grande. Essa técnica pode ajudá-lo a evitar os limites por mensagem, mas o limite
da caixa de correio do destinatário ainda pode ser excedido. Geralmente, todas as mensagens
recebidas depois que a caixa de correio de uma pessoa alcança o limite de armazenamento
são rejeitadas.
• Use formatos de arquivo gráfico compactados
Os melhores formatos de arquivo de imagem para e-mail são .jpg, .png e .gif. Os maiores
formatos de arquivo gráfico são aqueles que não são salvos em um formato de arquivo
compactado, como .tif e .bmp (o formato de arquivo padrão do Windows Paint).
• Use arquivos originais menores
O tamanho de uma foto tirada por uma câmera digital geralmente é grande, mesmo quando
salvo em um formato de arquivo compactado, como .jpg. Não raro, uma única imagem tem
vários megabytes. Use uma configuração de resolução mais baixa na sua câmera ao tirar uma
foto digital. Em um programa gráfico, corte as fotografias, deixando apenas o conteúdo
essencial.
INFORMAÇÃO O tamanho da mensagem de e-mail aumenta aproximadamente um terço
enquanto transitar na Internet.
• Use um utilitário de compactação de arquivo

Além dos utilitários de terceiros, o Windows inclui um utilitário de compactação de arquivo
que usa o formato de arquivo compactado .zip. Muitos formatos de arquivo de anexo podem
ser reduzidos com o uso de um utilitário de compactação. O valor da redução será mínimo
com alguns formatos de arquivo que já são salvos em um formato compactado. Por exemplo,
um arquivo de texto .txt do Bloco de Notas terá uma grande redução, enquanto uma imagem
.jpg, não. O formato de arquivo .jpg já é um formato de arquivo compactado.
• Examine sua pasta Itens Enviados
Por padrão, uma cópia de cada mensagem enviada é mantida na pasta Itens Enviados. Isso
aumenta o tamanho do Arquivo de Dados do Outlook (.pst), o que, em determinadas contas,
pode ser desfavorável para o limite de tamanho da sua caixa de correio porque os itens
enviados são salvos no seu servidor de e-mail.

Apostila OutlookComoFerramentaProdutividade

Caricato da

Informazioni sul documento

Titolo originale

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Apostila OutlookComoFerramentaProdutividade

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

O Outlook como ferramenta

Não tenhamos pressa. Mas não percamos tempo! ........................................................................... 4

Não tenhamos pressa. Mas não percamos tempo!

A produtividade é consequência direta de um trabalho bem feito. Um trabalho só é bem feito se

• Menos é mais (Franklin Lloyd Wright)

Learn to love what you’ve been taught to fear.

• Falta de planejamento; • Centralização de poder;

• Aprenda a dizer NÃO; • Trabalhe mais devagar - e ganhe

A administração do tempo, a organização de informações, o trabalho

Os sete hábitos das pessoas mais eficazes, de Stephen Covey

1. Ser proativo: Ter responsabilidades e iniciativa;

First Things First: Time Management, de Patrick Forsyth

• Faça um levantamento da sua situação hoje;

Calendário: a ferramenta perfeita para a administração do tempo

Compromisso tem hora, tarefa não

Para usar eficientemente os recursos da agenda do

Atenção: O Outlook conta com um outro recurso que

Um método eficiente para você relacionar as tarefas para o dia

Imagine um dia típico, onde você tenha muitas tarefas

Você pode relacionar todas as tarefas do dia de uma forma muito

Facilite o planejamento de seu dia com o Outlook

DICAMuita gente considera esta hora de planejamento um desperdício de tempo. Em vez de

Hoje com tarefas

Hoje usado para o

Vamos planejar nosso dia? Olhando a figura acima, o que temos?

Muita coisa, certo? Vamos ao planejamento!

1. O primeiro passo é trazer a área de

IMPORTANTEAqui você já vê uma

Olhando na figura da página anterior, vemos que já existe um

2. Digite a hora correspondente deste compromisso em Hoje e o

COMENTÁRIOVeja que o compromisso já foi digitado

Assim, aos poucos você vai planejando seu dia. O

definida. Vamos levá-la para a área de trabalho.

3. Abra a tarefa Hoje (definida para o dia atual),

Sua área de trabalho agora tem várias tarefas sem hora

5. Digite horários conforme você imagina seu dia de hoje e

Alguns comentários sobre o planejamento mostrado na figura

DICAÀ medida que você for realizando as tarefas, apague-as.

Diferencie importante de urgente com a ajuda do Outlook

Os métodos tradicionais de administração do tempo e análise de produtividade sempre sugerem,

O problema é que nem tudo que é importante é urgente. Por

Qual a conclusão? Algumas tarefas são – ao mesmo tempo –

A visualização produtiva de seu Calendário

Veja na próxima página como personalizar seu Calendário.

Outlook 2003: Ferramentas, Opções, Preferências, Opções de calendário

Outlook 2010: Arquivo, Opções, Calendário

Normalmente, a melhor produtividade é obtida com o Calendário configurado com estas

c) Visualização mensal e tarefas à direita

Um compromisso um pouco diferente

Marcar compromissos no Outlook é muito simples. No entanto, algumas vezes alguns

1. No Calendário clique duas vezes no dia e horário da primeira ginástica.

2. No quadro do Compromisso que se abre, clique no botão Tornar periódico.

6. Indique que a segunda-feira e a quinta-feira são os dias da semana desejados.

Deixando o Calendário mais produtivo

Alguns recursos do Outlook podem deixá-lo ainda mais eficaz. Veja:

Outlook sempre aberto no Calendário

Os feriados ficam por conta do Outlook

1. Escolha Arquivo, Opções e clique na guia Calendário.

Compromissos organizados por cores

Você também pode atribuir

Que tal olhar a agenda de várias pessoas

Uma reunião produtiva

• Razão: a apresentação lógica das ideias