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GESTIÓN DE RECAUDO Y RECUPERACIÓN DE CARTERA EN LA EMPRESA

OXIGENOS MARADIAGO S.A.S.

YEIMI FERNANDA GRACIANO LOPEZ

POLITECNICO UNIVERSITARIO COLOMBIANO


CENTRO REGIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
FACULTAD TÉCNICA Y TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN CONTABLE Y COSTOS
BOGOTÁ D.C.
2013
GESTIÓN DE RECAUDO Y RECUPERACIÓN DE CARTERA EN LA EMPRESA
OXIGENOS MARADIAGO S.A.S.

YEIMI FERNANDA GRACIANO LOPEZ

Anteproyecto de Grado para optar el título de


Tecnología en Gestión Contable y de Costos

Director
MARCOS CARVAJAL VELEZ
Contador Público

POLITECNICO UNIVERSITARIO COLOMBIANO


CENTRO REGIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
FACULTAD TÉCNICA Y TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN CONTABLE Y COSTOS
BOGOTÁ D.C.
2013
INTRODUCCIÓN

En la actualidad es necesario contar con un proceso que permita gestionar


eficientemente el cobro y recaudo de cartera de los clientes, ya que es de esta
manera en la que las organizaciones disponen de su flujo de caja, teniendo al día la
información de las cuentas por cobrar, no solo estamos brindando datos en forma
oportuna e inmediata, sino que facilita que la organización conozca su situación
actual y disponga de estas para realizar transacciones comerciales en las que la
empresa se vea beneficiada y no tenga que acudir a adquisición de obligaciones
financieras para poder cumplir con las actividades y adquirir liquidez.

Oxigenos Maradiago S.A.S. es una empresa familiar, constituida mediante escritura


pública número 2661 del 28 de Abril de 1998 en la notaria décima de Bogotá, e
inscrita en la cámara de Comercio el 6 de Mayo de 1998 bajo el número 3174 del
libro IX. Cuyo objetivo primordial es el de brindar soluciones rápidas y eficientes en
el alquiler y ventas de equipos para Oxigenoterapia, logrando posicionarse en el
nicho de mercado de forma eficaz, pero la demanda y las normas del mismo, así
como la certificación obtenida exigen que todos los proceso internos de la empresa
sea lo más documentados y claros posibles, es allí donde encontramos la
oportunidad de mejora al interior de la empresa y en especial, el proceso de cartera.

Según, la Gran Enciclopedia de Economía1, la define como el conjunto de


inseparables posiciones en todos los activos, ya sean largas o cortas, que tiene un
individuo o una institución. Conjunto de valores mobiliarios o efectos comerciales de
curso legal que forman parte del patrimonio de una persona física o jurídica.

Se podría definir como un conjunto de recursos, del que nace un derecho para la
empresa que concede el crédito a sus clientes, representado en variedad de
documentos o títulos valores que lo respaldan.

Con base en el anterior concepto, que de manera muy técnica define lo que es
“cartera”, pero que llevada a la práctica de la manera actual, se convirtió de cierta
manera en un cuello de botella que retrasa y dificulta el flujo de caja y hace mucho
más difícil medir el nivel de rentabilidad de la compañía, razón por la cual es
necesario implementar todo los pasos necesarios para que la información de los
clientes sea verídica, actual y oportuna.

Es claro que todos los cambios generan inconformidades e inversión de recursos,


tiempo y trabajo en equipo, pero que al final del periodo esperemos sea de total
satisfacción tanto para la empresa como para nuestro nivel de aprendizaje.

1
Enciclopedia de Economía. Recuperado el 10 de Noviembre de 2.012 de
http//:www.economia48.com/spa/d/cartera/cartera.htm
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente la empresa OXIGENOS MARADIAGO S.A.S. está ubicada en (Bogotá


D.C) se encuentra en funcionamiento desde hace 17 años cuenta con 12 agencias
a nivel nacional; empresa en la cual se viene presentando un problema de gestión
a la hora de recaudar la cartera.
Considerando que la empresa ha emprendido nuevos proyectos como son el
cambio de sistema informático y la búsqueda de nuevos horizontes, justamente con
la creación de nuevas sucursales en las principales ciudades a nivel nacional,
provocan que sea necesario implementar y diseñar nuevos procesos así como
estrategias de recaudo.
OXIGENOS MARADIAGO S.A.S. cuenta actualmente con 471 clientes. La cartera
con corte al 31 de diciembre de 2014 contaba con un saldo total de $6.828.602.717,
de este total de la cartera un 80% pertenece a clientes institucionales y a diferencia
de los clientes particulares que estaría alrededor de 20%, mirándola desde su
rotación un 45% se encuentra a más de 120 días.

Tabla 1.- Total cartera por periodos de antigüedad


PERIODOS DE ANTIGÜEDAD
TOTAL CARTERA 0-30 31-60 61-90 91-180 181-360 361 ó MAS SALDO
Cartera Clientes $ 1.182.534.787 $ 946.077.574 $ 828.636.082 $ 1.063.214.747 $ 1.353.151.792 $ 1.454.987.735 $ 6.828.602.717
% PARTICIPACIÓN 17% 14% 12% 16% 20% 21% 100%
Fuente: Las autora con en base a la empresa

De la manera en la que actualmente la organización está manejando las cuentas


por cobrar y la cartera de los clientes concentrados y sectorizados en cada punto
de venta, es que no se tienen al día las conciliación de los bancos, causa que
dificulta que la cartera se descargue a tiempo y a la vez esta se encuentra muchos
de los pagos que los clientes ya han realizado en partidas conciliatorias, causa
malestar y demora en las transacciones y exigencias de los clientes; considerando
que los puntos de venta tiene como función fundamental comercializar, las
actividades asignadas de cartera pasa a segundo plano ya que la atención al cliente
absorben la mayor parte del tiempo de los funcionarios de los puntos de venta.
Existe en la actualidad una Asistente de Cartera en esta organización, pero dado el
volumen de cartera y el número de clientes, la gestión de las cuentas por cobrar ha
venido presentando inconvenientes por la sobrecarga laboral a la que se encuentra
sometida. La empresa compro un software y empezó su ejecución en el año 2014
pero al momento de realizar la migración de información, la cartera de los clientes
subió con muchos errores y no se tuvo la precaución de realizar la conciliación antes
de seguir con el proceso normal de funcionamiento y hasta la fecha, la cartera se
encuentra inflada y muestra una información que es irreal.
1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo puede lograr Oxigenos Maradiago S.A.S. el mejoramiento de la eficiencia
en el recaudo de su cartera para disponer oportunamente de sus recursos y obtener
un mejor flujo de efectivo?

1.2 SISTEMATIZACION

 Se necesita hacer una prueba diagnóstica para saber cuáles son los
principales riesgos a los que puede estar sometida la empresa OXIGENOS
MARADIAGO S.A.S.

 Es viable implementar el manual de funciones y las políticas que se cumplan


a cabalidad para que así OXIGENOS MARADIAGO S.A.S. le permita cumplir
con el recaudo y lograr una cartera sana.

 Se debería capacitar al personal que va estar encargado de la gestión del


recaudo de la cartera.
2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL


Diseñar e implementar las políticas y procedimientos para gestionar el
recaudo de la cartera en OXIGENOS MARADIAGO S.A.S.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Realizar un diagnóstico que permita saber la situación actual de la cartera,


efectuándolo con corte al 31/Diciembre/2014.

 Analizar los instrumentos que actualmente tienen la empresa disponible para


gestionar y valorar el riesgo de crédito brindado a un cliente o entidad.

 Definir las políticas de las cuentas por cobrar y el proceso de gestión de


cobro de acuerdo al perfil de clientes.

 Establecer procedimientos para la gestión de cobro para optimizar los


tiempos de recolección de pagos.
3. MARCO TEORICO

El procedimiento de recaudo de cartera, área fundamental de organizaciones que


vende bienes o servicios, es importante el control y análisis de cada uno de los
factores que la componen, de manera colaboré a la gestión proactiva del área
integrando los sistemas de forma dinámica para facilitar el análisis del recaudo de
los recursos.

El departamento de cartera de toda organización es el responsable en la


administración del recaudo de las cuentas por cobrar, debe estar apoyado en un
sistema administrativo de la misma, para su control.

En el actual y cambiante mundo de los negocios es tan importante saber la forma


como se va a aplicar la Política de Crédito hacia un cliente que conocer si se puede
o no hacer negocios con este. No importa que tan bien se realice la evaluación de
crédito. Un crédito mal administrado conducirá a mora o impago.

La Política de Crédito afecta directamente el ciclo comercial cuyos participantes


claves son la compañía, sus clientes y sus proveedores. Cualquier ruptura o defecto
en este ciclo, en cualquier punto, puede interrumpir el flujo de fondos y mercancías
e impactar negativamente a todos sus participantes.

3.1. CONCEPTOS BÁSICOS:

3.1.1. CARTERA

Se podría definir como un conjunto de recursos, del que nace un derecho para la
empresa que concede el crédito a sus clientes, representado en variedad de
documentos o títulos valores que lo respaldan.

Según, 2La Gran Enciclopedia de Economía, la define como el conjunto de


inseparables posiciones en todos los activos, ya sean largas o cortas, que tiene un
individuo o una institución. Conjunto de valores mobiliarios o efectos comerciales de
curso legal que forman parte del patrimonio de una persona física o jurídica.

3.1.2. CONTINGENCIA

“Contingencia. Dícese de las empresas que se acometen a contratos que se


celebran sometidos a influjo de suerte o evento, sin poder reclamar por la acción de
estos. En el pasado las acciones que se tomaban hacia el riesgo dentro de la

CARTERA. Enciclopedia de Economía. Recuperado el 10 de Noviembre de 2.012


2

de http//:www.economia48.com/spa/d/cartera/cartera.htm
organización, era de tipo de control. Por el contrario en la actualidad tiende a ser
Preventivo y orientado a la rentabilidad y acciones productivas.
Los Principios Fundamentales del manejo de los riesgos.

a. La carga de la amortización total no debe sobrepasar la capacidad de pago.

b. El plazo de la amortización no debería sobrepasar la vida del producto.

c. El tipo de interés que se ofrece a los clientes solventes, no debería sobrepasar


su tasa de reservación lo cual evita la selección adversa.

d. El tipo de interés debería variar según los plazos y tipos de compra para
reconocer las diferencias en riesgos y recompensar los comportamientos
responsables.

Dentro del manejo de riesgos las Principales Decisiones que se deben Tomar son:

 Identificar candidatos rentables.


 Obtención de préstamos por parte de los socios.
 Aplicación de un método de cobranzas rentable.
 Además de contar con un sistema de información o apoyo eficiente que nos
pueda ayudar a manejar los grandes volúmenes de información y las
numerosas transacciones de la operación, en forma rápida y oportuna.

3.1.3. TEORÍA DE LA CARTERA.

La teoría de la cartera nos va a dar un conjunto de normas que prescriben la forma


en que concretamente pueden construirse carteras con determinadas
características que se consideran deseables. Para esto se utiliza un método; el de
optimización por medio de la Media Varianza (CMV), que nos indica las
características que deben tener aquellos que son eficientes y ventajas de la
diversificación de las inversiones.

El riesgo de cualquier inversión propuesta en un activo individual no debe


deslindarse de la existencia de otros activos. Por ello, las nuevas inversiones deben
ser consideradas a la luz de sus efectos sobre el riesgo y el rendimiento de una
cartera de activos. El objetivo del gerente financiero con respecto a la empresa
consiste en que maximice el rendimiento a un nivel determinado de riesgo, o bien,
reduzca al mínimo el riesgo para un nivel dado de rendimiento. El concepto
estadístico de correlación subyace al proceso de diversificación que se utiliza para
constituir una cartera eficiente de activos.

Desde el punto de vista económico de la aversión del riesgo, enmarcado dentro del
contexto de la teoría de la utilidad, se identifica estrechamente con la desviación
estándar. El desarrollo inicial de la teoría de las carteras de inversión se basa en la
consideración de que la conducta del inversionista podía ser caracterizada por
aquellos tipos de función de utilidad para las cuales la desviación estándar
proporcionaba una medida suficiente del riesgo.

Ningún estudio del riesgo en el campo de las finanzas resulta completo sin la
consideración de la reducción del riesgo mediante la tenencia diversificada de las
inversiones. Hoy en día casi todas las inversiones están garantizadas dentro del
contexto de un conjunto de otras inversiones, esto es, una cartera. Si se puede
reducir el riesgo en algún grado mediante tenencias diversificadas apropiadas,
entonces la desviación estándar o variabilidad de los rendimientos de una inversión
única debe ser una aseveración exagerada de su riesgo actual. La diversificación
está garantizada en que la expectación del riesgo de una cartera completa será
menor que la suma ponderada de sus partes. La teoría de la cartera muestra que el
análisis razonado de la diversificación es correcto.3

3.1.3.1. ELEMENTOS DE LA CARTERA

Los dos elementos básicos indispensables para realizar una elección de cartera
son:

 Caracterizar el conjunto de paquetes entre los cuales es posible elegir.


 Proporcionar un criterio de selección.

El primero está dado por la región de oportunidades, mientras que el segundo lo


proporciona el mapa de indiferencia que define la función de utilidad. Sólo resta unir
los elementos y ver como el criterio de selección se sobrepone a la región de
oportunidades para llegar a definir cuál paquete se elige entre todos los posibles.

Como se ha visto el problema de selección de cartera es un problema de selección


es un problema de elección, el cual maneja tres diferentes razones:

1.- Los criterios de selección que dan origen a funciones de preferencias son
eminentemente económicos y son de tipo racional, lo que permite una
caracterización matemática explícita.

2.- El inversionista está limitado en sus posibilidades de elección por restricciones


que se pueden representar matemáticamente.

3.- El problema de cartera es un problema de optimización que se puede formular


en forma explícita, y para el cual existen técnicas de solución eficiente.

3
Gómez-Bezares, F. (1993). Gestión de carteras:(eficiencia, teoría de cartera, CAPM, APT).
Desclée de Brouwer.
3.1.3.2. PROBLEMAS QUE GENERA LA INCERTIDUMBRE

Las dos facetas de la incertidumbre son:

Las apreciaciones subjetivas, juicios y valorizaciones que dependen de gustos,


experiencias, estilo, intuición, etc., pero que en el fondo es imposible apoyar
racionalmente con lógica en todos sus aspectos.

Los problemas de tratamiento científico, sistemático y riguroso que plantea la


subjetividad pueden ser difíciles o imposibles de resolver; sin embargo el problema
de elección, donde el criterio de selección es fundamentalmente económico, las
apreciaciones subjetivas también se pueden traducir a términos económicos. En
general, es posible cuando menos medir el costo o beneficio de una apreciación
errónea o acertada.

La segunda fase de incertidumbre proviene del medio o ámbito dentro del cual se
debe realizar la elección, debido a que en él operan gran cantidad de fuerzas fuera
del control del sujeto que debe hacer la elección. El inversionista está expuesto a
incertidumbre en cuanto a los precios de los distintos activos en los mercados, a las
acciones gubernamentales en cuanto a requisitos legales y fiscales, en cuanto a sus
necesidades de liquidez ya que es imposible predecir con exactitud nuevas
oportunidades de inversión más redituables que las existentes un mes antes, o
simplemente la ocurrencia de una desgracia no prevista que le obligue a hacer un
gasto.

El problema de la selección de cartera no está exento de ninguna de las dos fuentes


de incertidumbre a pesar de su carácter eminentemente económico y práctico. La
incertidumbre es precisamente el factor que lo hace difícil conceptual y
técnicamente.

Si no existiera el riesgo ni la incertidumbre el problema de la cartera estaría resuelto;


montándose el modelo matemático de optimización correspondiente y se resuelve
mecánicamente con algún método numérico, buscando asignar más recursos a los
instrumentos más redituables, dentro de las restricciones impuestas.

3.1.4. TIPOS DE RIESGOS EN LA SELECCIÓN DE CARTERA

1. RIESGO DE PERDIDA.- el no recuperar la inversión y que se produzca una


merma o pérdida de capital.

2. RIESGO DE DESAPROVECHAR OPORTUNIDADES DE INVERSIÓN.-


Asignar recursos a ciertos activos menos redituables que otros.
3. RIESGO DE LIQUIDEZ.- comprometer recursos en activos difíciles de convertir
en dinero provocando una pérdida en el momento en que se hace necesario
efectuar un pago imprevisto.

3.1.5. RIESGOS DEL SISTEMA DE CARTERA OBJ DOS

Es conocido que a mayor riesgo mayor beneficio y viceversa, pero lo que se busca
siempre en una cartera es determinar un grado de diversificación tal que se obtenga
el mayor beneficio posible con el mínimo riesgo inherente. Analizando el riesgo que
pueden tener las carteras se pueden identificar dos tipos de riesgos: el riesgo
sistemático y el riesgo no sistemático.4

a. Riesgo sistemático: es el riesgo en el que se incurre por el simple hecho de


estar en el mercado, es el riesgo de mercado común a todos los valores. Los
elementos que lo provocan son los propios de la economía: tipos de interés,
inflación, situación política, golpes de estado, etc. El riesgo sistemático, de estar en
el mercado, no es diversificable.

b. Riesgo no sistemático: es el riesgo de cada uno de los valores por cuestiones


propias de ese valor, dependiendo de infinidad de factores (tiempo, cambio de
management, fusiones, demanda de producto, etc.). Ese riesgo sí es diversificable.

El riesgo sistemático (Markovic): El riesgo sistemático es el grado de variabilidad


de ese valor causado por la variabilidad de la economía, es decir, es el riesgo de
mercado. Cada valor se ve afectado por este riesgo sistemático de una manera
particular. Le puede afectar en gran medida o puede no ser un valor independiente
a este riesgo.

Se está midiendo el riesgo de un valor sobre la variabilidad del mercado, es decir,


se mide el riesgo del mercado.

3.1.6. LAS CARTERAS Y LOS CLIENTES

Una Cartera se puede definir como un conjunto títulos valores, “papeles” a


gestionar, acciones cotizadas en Bolsa o no cotizadas, obligaciones, pagarés, etc.,
es decir, todo lo que represente un derecho financiero, de futuro o de opción.

A la hora de gestionar una cartera hay que tener en cuenta muchos factores que
van a influir para la toma de la última decisión, que va a ser la inversión en esos
determinados títulos valores: el proceso de toma de decisión para la inversión y
cuáles son los baremos a basarse en la toma de esa decisión, el valor de la

4
Riesgo y Teoría de la cartera - administración de empresas. (08 de 2.008). Recuperado el 28
de Noviembre de:cursoadministracion1.blogspot.com./riesgo-y-teora-de-la-cartera.html.
compensación por renunciar al consumo actual, la inflación, el deterioro de la actual
capacidad de consumo, el riesgo inherente a esa inversión, etc. (Diana Lavanda
Reategui).

3.1.7 ANTIGÜEDAD

Es el monto de la cartera lo que la hace favorable o desfavorable. Es la antigüedad,


es decir, el grado de concentración porcentual o absoluta entre los distintos rangos
de días.

3.1.8 COMPOSICION POR CLIENTE

Algunos clientes (especialmente los principales) concentran altos porcentajes de la


cartera de la empresa. Lo importante es determinar dos cosas: a) grado de
vulnerabilidad o dependencia de mercado concentrado en pocos clientes b) los
niveles en que dichos clientes mantienen sus obligaciones. No se debe olvidar que
financiar cartera tiene un alto costo de oportunidad.

3.1.9 CICLO NETO DE CAJA.

Independientemente del inventario, el ciclo del efectivo muestra la capacidad de


cubrir las cuentas x pagar con la cartera generada propia, ya sea en $ o en días. A
mayor número de días la necesidad de fondos será mayor

3.1.10 ECUACION DE LA LIQUIDEZ

Si vende de contado, compre de contado. Si el número de días de C x Pagar es


menor a número de días de C x Cobrar el flujo de efectivo será negativo. Habrá
equilibrio cuando los días de cartera son iguales a los días de Cuentas x pagar.
Habrá efecto positivo cuando los días de Cuentas x pagar son mayores a los días
de Cuentas x cobrar.

3.1.11 PARTICIPACION DE LA CARTERA EN EL ACTIVO CORRIENTE

La cartera y el inventario son los componentes básicos del Activo Corriente. ¿Qué
porcentaje corresponde a cartera? Este índice individualmente no dice nada, hay
que interrelacionarlo con otros, ya que exceso de cartera genera lo que se denomina
"fondos ociosos", los cuales tienen un alto costo de oportunidad y financiación.

3.1.12 CRECIMIENTO VENTAS VS CUENTAS X COBRAR

Un mayor aumento en facturación a crédito, indefectiblemente conlleva aumento en


cartera. Se hace necesario que el indicador no sufra variaciones importantes. Es
importante comparar:
- Variación de un período a otro- análisis horizontal
- Análisis vertical, o sea, comparado contra ventas, utilidad operativa y otros.

Tenga en cuenta este indicador: variación ventas/ variación cartera.


4. MARCO CONCEPTUAL
4.1 RECAUDAR: Cobrar o percibir dinero5.
4.2 GESTIONAR: Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un
deseo cualquiera.6
4.3MANUAL DE FUNCIONES: Es un instrumento de administración de personal a
través de los cuales se establecen las funciones y las competencias laborales de
los empleos que conforman el área, según los niveles jerárquicos.
4.4PROCEDIMIENTO: Documento escrito que describe secuencialmente, la forma
de realizar una actividad para lograr un objetivo dado, dentro de un alcance
establecido. En dichos documentos se:
• Describen procesos operativos
•Definen responsabilidades
• Establecen los documentos (planillas, informes, registros) a emitir y controlar
• Define los controles necesarios y los puntos donde deben realizarse
4.5CUENTAS POR COBRAR: Dinero debido a una empresa por sus clientes.7
4.6 CRÉDITO COMERCIAL: Crédito concedido por una empresa a otra para la
adquisición de bienes o servicios.8

4.7 ENFOQUE DE PROCESOS: La identificación sistemática y la gestión de los


procesos utilizados en una organización en estrecha interacción.9

4.8 ENFOQUE SISTÉMICO DE GESTIÓN: La identificación, comprensión y gestión


de un sistema de procesos relacionados para el logro de un objetivo contribuyente
a la eficacia y eficiencia de la organización.10

4.9 FLUJO DE CAJA: es la acumulación neta de activos líquidos en un periodo


determinado y, por lo tanto, constituye un indicador importante de la liquidez de una
empresa.11

5
http://lema.rae.es/drae/?val=
6
http://lema.rae.es
7
http://www.partnerconsulting.com.pe
8
http://legacy.intracen.org
9
http://www.uma.es/
10
www.fing.edu.uy
11
http://www.elmundo.com.ve/diccionario/fianza.
4.10 LÍMITE DE CRÉDITO: Monto máximo de crédito que la empresa entrega a
cada cliente en base a las garantías que este entrega a la empresa.12

4.11 NORMATIVA: Normas legales que regulan una determinada actividad


(certificado de profesionalidad y ciclos formativos).13

4.12 POLÍTICA DE CRÉDITO: Guía establecida por la empresa para determinar la


manera de proceder en cuanto al otorgamiento de créditos a clientes se refiere, se
determinan límites y plazos de crédito, así como garantías exigidas por la
empresa.14

4.13 PLAZO: Días de crédito que la empresa otorga a los clientes en base a sus
promedios de compras mensuales.15

4.14PROCESO: El flujo de materiales, información y productos que ha sido


organizado previamente para transformar las entradas de resultados esperados.16

4.15 REESTRUCTURACIÓN: Período de revisión de procedimientos para plantear


principio y reestructurar una organización.

4.16 REGISTRO: Es una pequeña unidad de almacenamiento destinada a contener


cierto tipo de datos. Puede estar en la propia memoria central o en unidades de
memoria de acceso rápido.

4.17SISTEMA: Partes independientes que funcionan colectivamente para seguir


unas metas comunes.

4.18 SERVICIO: En economía y el marketing (mercadotecnia) un servicio es el


equivalente no material de un bien. La presentación de un servicio no resulta en
posesión y así es como un servicio se diferencia de proveer un bien físico.

12
http://www.eumed.net/
13
http://www.educacion.gob.es/
14
http://www.univaresmexico.com/
15
http://www.eco-finanzas.com/diccionario/P/PLAZO.htm
16
http://conceptodefinicion.de/proceso/
5. MARCO LEGAL

5.1 International Accounting Standard Board (Junta de Normas


Internacionales de Contabilidad) - IASB: Es un organismo independiente del
sector privado que desarrolla y aprueba las Normas Internacionales de Información
Financiera. El IASB funciona bajo la supervisión de la Fundación del Comité de
Normas Internacionales de Contabilidad (IASCF). El IASB se constituyó en el año
2001 para sustituir al Comité de Normas Internacionales de
Contabilidad (International Accounting Standards Committee)17.

International Accounting Standards Committee (Comité de Normas


Internacionales de Contabilidad) – IASC: Su origen en 1973 y nace del acuerdo
de los representantes de profesionales contables de varios países (Alemania,
Australia, Estados Unidos, Francia, Holanda, Irlanda, Japón, México y Reino Unido)
para la formulación de una serie de normas contables que pudieran ser aceptadas
y aplicadas con generalidad en distintos países con la finalidad de favorecer la
armonización de los datos y su comparabilidad.

Normas Internacionales de Contabilidad – NIC: Es un conjunto de normas que


fundamentan la información que se registra en los estados financieros, las NIC
muestra la manera y la forma en que la información debe estar en los formatos de
los estados financieros.

Las Normas Internaciones de Contabilidad son de alta Bogotádad, orientadas al


inversionista, el objetivo principal es indicar la esencia económica de las
operaciones del negocio, y presentar una imagen transparente de la situación
financiera de una empresa. Las NIC, son producidas por el International Accounting
Standards Board (anterior International Accounting Standards Committee). Hasta el
momento, se han emitido 41 normas, de las cuales (26) se ponen en práctica en la
actualidad. 18

5.4 Normas Internacionales de Información Financiera – NIIF: Las Normas


Internacionales de Información Financiera (NIIF) son un conjunto de Normas, leyes
y principios que establecen la información que se deben presentar en los estados
financieros y la forma de cómo se debe presentar esta información en dichos
estados. Estas normas son emitidas por el International Accounting Standars Board.

17
Recurso electrónico. [2014-06-01].Disponible en Internet :http://www.nicniif.org/home/iasb/que-es-
el-iasb.html#Definiciones
18
Recurso electrónico: actualizado el [2014-06-07].Disponible en Internet:
http://es.wikipedia.org/wiki/Normas_Internacionales_de_Contabilidad.
El objetivo primordial es brindar normas contables similares, las cuales permitan la
comparabilidad de los estados financieros y también permitir mayor transparencia
de información.19

5.5 Comité de Interpretaciones de Normas Internacionales de Información


Financiera – CINIIF: El CINIIF es la encargada de revisar los escenarios contables
que puedan probablemente recibir un tratamiento divergente o inadecuado, ya que
no se cuenta con una alineación, para de esta manera llegar a un acuerdo sobre el
adecuado tratamiento contable.

El CINIIF cumple con las siguientes responsabilidades:

Interpretar la aplicación de las NIIF y proporcionar información y orientación


oportuna sobre la presentación de informes financieros.

Publicar el Borrador de las Interpretaciones para comentarios del público y


considerar las observaciones formuladas.

Informar a la Junta y obtener la aprobación de la Junta para las interpretaciones


finales.

La ley 1314 de 2009 inició el proceso de convergencia de las normas colombianas


de contabilidad de información financiera y de aseguramiento de la información.
Para ello facultó al Consejo Técnico de la Contaduría Pública, organismo encargado
de promulgar la normatividad que tendrá el gobierno a través de los Ministerios de
Comercio, Industria y Comercio, Industria y Turismo y Hacienda y Crédito Público
para su aprobación final.20

19
Recurso electrónico. [2014-06-01].Disponible en Internet : http://www.nicniif.org/home/
20
Recurso electrónico [citado en 2009-07-13]. Disponible en Internet:
https://www.superfinanciera.gov.co/SFCant/NormativaFinanciera/ley1314_09.pdf
De acuerdo a lo establecido por el gobierno Colombiano las empresas deberán
adoptar las Normas Internacionales de Información Financiera, dictaminado en la
ley 1314 de 2009.

Por lo cual OXIGENOS MARADIAGO S.A.S., se encuentra en el proceso de


transición hacia las normas internacionales de Información Financiera (NIIF) y
establecido por el Gobierno Colombiano la compañía es Grupo No. 2, determinado
en el Decreto 3022/2013.
Aplicación que conforman el grupo 2

5.7 Artículo 13. Permanencia de la información. La información de carácter positivo


permanecerá de manera indefinida en los bancos de datos de los operadores de
información. Los datos cuyo contenido haga referencia al tiempo de mora, tipo de
cobro, estado de la cartera, y en general, aquellos datos referentes a una situación
de incumplimiento de obligaciones, se regirán por un término máximo de
permanencia, vencido el cual deberá ser retirada de los bancos de datos por el
operador, de forma que los usuarios no puedan acceder o consultar dicha
información. El término de permanencia de esta información será de cuatro (4) años
contados a partir de la fecha en que sean pagadas las cuotas vencidas o sea pagada
la obligación vencida.

La regulación actual sobre hábeas data, Ley 1266 de 2008, constituye una
regulación parcial de este derecho, concentrada en las reglas para la administración
de datos personales de carácter financiero, comercial, de servicios y proveniente de
terceros países, destinada al cálculo del riesgo crediticio.

Sin embargo, la ley solo establece un requisito para que proceda la protección
constitucional frente al derecho al hábeas data, cual es, que la actora haya
efectuado solicitud previa a la entidad correspondiente, para corregir, aclarar,
rectificar o actualizar el dato o la información que tiene sobre ella. En torno a ese
punto, la Ley Estatutaria 1266 de 2008, “por medio de la cual se dictan disposiciones
generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en las
bases de datos personas, en especial la financiera, crediticia, comercial, de
servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”, en su
artículo 16 señala que, los titulares de la información o sus causahabientes que
consideren que un determinado dato individual contenido en un banco de datos
debe ser objeto de corrección o actualización, puede presentar el reclamo ante el
operador, y si la respuesta no es de su satisfacción, puede acudir al proceso judicial
correspondiente en procura de debatir lo relacionado con la obligación reportada
como incumplida.

En ese sentido la recopilación, tratamiento y circulación de datos en materia de


seguridad social, asuntos tributarios, la realizada por las instituciones de inteligencia
y seguridad del Estado, el registro mercantil, etc., están amparadas por el artículo
15 de la Constitución y desarrolladas por la jurisprudencia de la Corte
Constitucional.21

21
http://www.sic.gov.co/
http://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2010/t-964-10.htm
6. METODOLOGÍA

7.1 Tipo de Estudio


Para llevar a cabo este trabajo es necesario tener en cuenta lo que se quiere. La
idea es hacer una recopilación tipo teórico para conocer más afondo el tema a tratar.
Los tipos de estudio utilizados fueron: documental o bibliográfico y de campo.
Documental y bibliográfico. Porque se consultó una serie de manuscritos tales
como: libros, revistas, internet; con la finalidad de consultar teorías válidas y
objetivas del problema que se investiga, lo que contribuirá sustentar teóricamente
el trabajo.
De campo. Este se da porque hubo visita y entrevista al gerente y trabajadores, que
tienen relación directa con el problema a investigar.
Población. La empresa objeto de estudio es OXIGENOS MARADIAGO S.A.S.
7.2 Método de Investigación
En este se describe el procedimiento lógico para lograr la adquisición de la
organización, sistematización y exposición del conocimiento. Los métodos utilizados
fueron:
Observación: Porque se realizó la visita a la empresa objeto de estudio, revisando
el departamento financiero.
Deductiva: De la observación realizada se dedujo que el problema a tratar es la falta
de unas políticas en el área de cartera, inculcando una cultura de cumplimiento y
formalidad en los procedimientos para realizar la gestión de cobro a los clientes y
entidades, ya que es fundamental para que le permita a la empresa establecer su
flujo de caja, optimizando los tiempos de recolección de pagos correspondientes a
la facturación y una estructura financiera que permita proyectar la empresa.
De Análisis: Teniendo como base la observación y la deducción se considera la
importancia que tiene el diseño e implementación de políticas de cartera en
OXIGENOS MARADIAGO S.A.S.

7.3 Fuentes de información


7.3.1 Fuentes Primarias
Teniendo en cuenta que una fuente primaria es aquella que provee un testimonio o
evidencia directa sobre el tema de investigación, para este trabajo se utilizaron
entrevistas no estructuradas al gerente y administrador, el señor Hernando Vasquez
Hurtado
7.3.2 Fuentes Secundarias
Como fuentes secundarias se utilizaron artículos de revista, visita a páginas de
internet y consulta en libros.
7. BIBLIOGRAFIA

Arenas Pérez, Pilar. Criterios para evaluar técnica y económicamente la aplicación


del sistema de mejoras de gestión de la producción. Revista Estudios Empresariales
No. 85, 1996.
Repository.uniminuto.edu:8080/jspui/bitstream/10656/2440/1/TCP_VargasCamarg
oEnidEliana_2012.pdf
Buscando el mejoramiento continúo. Revista Logística Aplicada No. 2, 1997. Cuba,
Sociedad cubana de logística.
Riesgo y Teoría de la cartera - administración de empresas. (08 de 2.008).
Recuperado el 28 de Noviembre de:cursoadministracion1.blogspot.com./riesgo-y-
teora-de-la-cartera.html.
CARTERA. Enciclopedia de Economía. Recuperado el 10 de Noviembre de 2.012
de http//:www.economia48.com/spa/d/cartera/cartera.htm.
Ramirez, Luz Arabany. (2.002).Teoría de Sistemas - UN Virtual - Universidad
Nacional de Colombia. (pp. 2-18). Recuperado el 12 de octubre del 2012, de
http:// www.virtual.unal.edu.co/cursos/.../Teoría%20de%20Sistemas.pdf.
Lavanda Reatequi, Diana. La administración de cartera - Monografias.com.
Recuperado el 28 de Noviembre de 2012 de http//:www.monografias.com ›
Administración y Finanzas.
EMERY DOUGLAS R. Y FINNERTY JOHN D.2000, Administración Financiera
Corporativa, México Pearson Educación
https://books.google.com.co/books?id=FiM8HWIZWzsC&pg=PA31&lpg=PA31&dq
=PARETO+DE+LAS+CUENTAS+POR+COBRAR&source=bl&ots=m8GoqEAolH&
sig=epO3gcpjX3TEDtXnwe1bQMFhvX4&hl=es&sa=X&ved=0CBwQ6AEwAGoVCh
MIkNeyg7-
GxgIVRM2ACh0WRwDW#v=onepage&q=PARETO%20DE%20LAS%20CUENTA
S%20POR%20COBRAR&f=false
https://www.uis.edu.co/intranet/Bogotádad/documentos/financieros/RECAUDOS/m
anuales/MFI.04.pdf
http://www.fundacionsurtigas.org/repsurtigas/pilares-de-sostenibilidad/pilar1-
gestion-responsable-etica/
8. RESULTADOS

8.1. Objetivo 1: Diagnóstico de la situación actual de la cartera, efectuándolo


con corte al 31/diciembre/2014.

DIAGNOSTICO

OXIGENOS MARADIAGO S.A.S., con corte a 31 de diciembre del 2014 cuenta con
471clientes que están clasificados entre empresas públicas, privadas y personas
naturales, cuantificadas de la siguiente forma.

A este corte OXIGENOS MARADIAGO S.A.S. tiene un total en cartera por recaudar
de $ 6.828.602.717que se encuentran distribuidos entre los 471 clientes.

Con una facturación total de 25.212 facturas distribuidas en la siguiente forma:


Los $ 6.828.602.717 que son el total de la cartera, pendiente por recaudar, se
encuentra entre cartera corriente y vencida, en diferentes edades de cobro.
En el anterior grafico notamos que la cartera de OXIGENOS MARADIAGO S.A.S.
la mayor participación de recaudo esta represada entre los 181 días en adelante
que representan un 41.13%.

Según el análisis de Pareto el 80% de la cartera suma $ 5.502.460.126 y está


enfocado en las empresas privadas y públicas notando así que las personas
naturales tienen un recaudo controla aun siendo la mayor cantidad de clientes con
que cuenta OXIGENOS MARADIAGO S.A.S.

De esta forma notamos que en tan solo 18 clientes de los 471 es donde se
encuentra represada la mayor participación de la cartera, donde 16 de ellos
pertenecen a empresas privadas y 2 a empresas publicas
Estas 18 empresas que suman los $ 5.502.460.126 y que representan el 80% de
la cartera represada, tienen la siguiente participación, numero de facturas totales y
valor en cartera de:
Del Cual la cartera por edades se encuentra en el siguiente estado:

.
Donde notamos que La mayor representación se encuentra entre los 181 días en
adelante con un 41%

De esta forma sabemos que se deben tomar medidas pertinentes para hacer el
recaudo de la cartera enfocándonos en los 18 clientes y así poder brindar a la
empresa una mayor fluidez en el recaudo de esta.
8.2. Objetivo 2: Análisis de los instrumentos que actualmente tienen la
empresa disponible para gestionar y valorar el riesgo de crédito brindado a un
cliente o entidad.

Actividades desarrolladas
1. Análisis de riesgos de la cartera según el tipo de negocio
En una organización con estas características los riesgos asociados son

Riegos 1
Riesgos 2

En la organización estos riegos presentan los siguientes factores de riesgos


asociados con los procesos de crédito, gestión de cobro y recuperación de cartera

Matriz de riesgos asociados a los procesos


proceso actividad Riegos asociado Factor de riesgo

Matriz con controles para minimizar los riegos

proceso Riegos Factor de Control Control Control


asociado riegos preventivo defectivo correctivo

Matriz de variación de controles necesarios vs controles existentes

Análisis de las políticas existentes


Flujo grama actual del proceso crédito, gestión de cobro recuperación de cartera

Propuesta de manual para la gestión de cartea


Análisis de políticas para mejorar.
Flujogramas con los mejoramientos
8.3. Objetivo 3: Definir las políticas de las cuentas por cobrar y el proceso de
gestión de cobro de acuerdo al perfil de clientes.

POLÍTICA CONTABLE DE CUENTAS POR COBRAR – SECCION 11


“INSTRUMENTOS FINANCIEROS” EN NORMAS INTERNACIONALES DE
INFORMACIÓN FINANCIERA

1. Objetivo
Establecer el tratamiento contable para el reconocimiento, medición, presentación
y revelación de las cuentas por cobrar de la Empresa.

2. Alcance
Aplicará en la Empresa, para todas las cuentas por cobrar, excepto para:

 Los derechos y cuentas por cobrar que surgen de los contratos de


arrendamiento, en cuyo caso deberá aplicar la sección 20 de
Arrendamientos.

3. Definición de términos.
Cuentas por cobrar: Son activos financieros no derivados con pagos fijos o
determinables que no son cotizados en un mercado activo.

Baja en cuentas de un activo: Es la eliminación de las cuentas por cobrar a cargo


de un deudor previamente reconocido en el estado de situación financiera. Se da
de baja a una cuenta por cobrar o bien por su cancelación total o porque se
considera de difícil cobro y una vez provisionada la cuenta se castiga.

Deterioro de valor: Una cuenta por cobrar está deteriorada cuando el valor en
libros es superior al valor estimado de recuperación.

Costo amortizado: Es el monto al cual inicialmente se mide una cuenta por cobrar;
más o menos:
 abonos de capital;
 la amortización acumulada, usando el método de interés efectivo de
cualquier diferencia entre el monto inicial y el monto al vencimiento;
 cualquier reducción (directamente o a través del uso de una cuenta de
deterioro) por deterioro o incobrabilidad.

Método de interés efectivo: Es el método para calcular el costo amortizado de un


activo financiero o un pasivo financiero (o grupo de activos financieros o pasivos
financieros) y de asignar ingresos por intereses o gasto por intereses durante el
período relevante, utilizando la tasa efectiva de interés.

Interés: Es la contraprestación por el valor temporal del dinero y por el riesgo de


crédito asociado con el valor del principal pendiente durante un período de tiempo
concreto.

Instrumento Financiero: Es cualquier contrato que dé lugar a un activo financiero en


una Compañía y a un pasivo financiero o a un instrumento de patrimonio en otra
Compañía

4. Lineamientos y reglas de negocios

4.1 Reconocimiento
La Empresa deberá reconocer una cuenta por cobrar cuando, se convierta en parte
obligante (adquiere derechos), según los términos contractuales de la operación, lo
cual sucede al momento en que se presta el servicio, se hace una venta, o se realiza
el desembolso de un préstamo.

4.1.1 Clasificación de cuentas por cobrar

La Empresa deberá clasificar las cuentas por cobrar dentro del grupo de activos
valorados al costo amortizado ya que cumplen con las siguientes condiciones:

a) El activo se mantiene dentro de un modelo de negocio cuyo objetivo es


mantenerlo para obtener los flujos de caja contractuales; y
b) Las condiciones contractuales del activo financiero dan lugar, en fechas
específicas, a flujos de efectivo que son únicamente pagos de capital e
intereses sobre el valor del capital pendiente.

4.2 Medición

4.2.1 Medición inicial

La Empresa deberá medir al inicio las cuentas por cobrar por el valor razonable de
la contraprestación por recibir.

Para cuentas por cobrar a largo plazo (mayores a un año), que no devengan
intereses o tienen una tasa de interés que es inferior a la tasa del mercado para
cuentas por cobrar similares, el valor razonable deberá ser estimado como el valor
presente de todos los cobros de efectivo futuros descontado, utilizando la tasa de
interés de mercado dominantes para instrumentos similares (en cuanto a la moneda,
plazo, tipo de tasa de interés y otros factores) con Bogotáficaciones crediticias
parecidas. Todo valor adicional prestado deberá ser reconocido en el estado de
resultados, a menos que cumpla con los requisitos para su reconocimiento como
algún otro tipo de activo.

Para cuentas por cobrar a largo plazo (mayores a un año), que devengan intereses
y cuya tasa es superior a la tasa de mercado, el valor razonable deberá ser el valor
del servicio prestado, el valor del bien vendido o el valor desembolsado.

Para cuentas por cobrar de corto plazo (inferiores a un año) sin pago de intereses
o que tengan una tasa de interés que es inferior a la tasa de mercado para
préstamos similares, su medición inicial deberá ser el valor razonable del servicio
prestado, del bien vendido o del valor desembolsado.

4.2.2 Medición posterior

La Empresa deberá, después del reconocimiento inicial, realizar las siguientes


actividades:

i. medir las cuentas por cobrar al costo amortizado.


ii. aplicar los requerimientos de deterioro de valor.

4.2.2.1 Costo amortizado

La Empresa deberá estimar, en el cálculo de la tasa de interés efectivo, los flujos de


efectivo teniendo en cuenta todas las condiciones contractuales de la cuenta por
cobrar, pero no deberá considerar las pérdidas crediticias futuras. El cálculo deberá
incluir todos los gastos pagados o recibidos entre las partes que son una parte
integral del contrato, al igual que los costos de transacción, y cualquier otra prima o
descuento.

Si el instrumento incluye una opción de pago anticipada, se deberá considerar en


los flujos de efectivo.

 Ajuste del valor en libros

 Si los flujos futuros estimados tienen cambios, se deberá determinar un


nuevo valor en libros mediante el cálculo del valor presente de las nuevas
estimaciones de los flujos futuros de efectivo usando la tasa de interés
efectiva del reconocimiento inicial. El ajuste al valor en libros se deberá
reconocer inmediatamente en pérdidas y ganancias.
 La Empresa, mensualmente, deberá ajustar el valor de las cuentas por cobrar
al costo amortizado teniendo en cuenta la causación de los intereses a la
tasa de interés efectiva y los abonos de intereses y capital. En todo caso los
ajustes deberán quedar amortizados totalmente al vencimiento de la cuenta
por cobrar.

4.2.2.2 Deterioro de valor

La Empresa deberá evaluar al final de cada período sobre el que se informa si


existe evidencia objetiva de que las cuentas por cobrar se han deteriorado. Los
créditos que se dan a los clientes no superan 90 días y por esta el ciclo de
recuperación de cartera es eficiente. Teniendo en cuenta esta información, se
reconocerá el deterioro en las cuentas por cobrar de los saldos de clientes que con
corte al cierre del periodo tengan vencimiento superior a 12 meses.

 Evidencia del deterioro

La evidencia objetiva de deterioro se identificará por la ocurrencia de los


siguientes eventos:

 dificultades financieras significativas del deudor;


 infracciones de las cláusulas contractuales, tales como incumplimientos o
moras en el pago de los intereses o el capital de la deuda;
 La Empresa por razones económicas o legales relacionadas con
dificultades financieras del deudor, le otorga concesiones o ventajas que
no habría otorgado bajo otras circunstancias;
 es probable que el deudor entre en quiebra o en otra forma de
reorganización financiera;
 los datos observables indican que posiblemente existirá una disminución
en los flujos futuros de la cartera masiva aunque no se pueda asociar a
un deudor especifico, incluyendo entre tales datos:

i) cambios adversos en el estado de los pagos de las cuentas por cobrar


incluidas en el grupo; o
ii) condiciones económicas locales o nacionales que se correlacionen con
incumplimientos en las cuentas por cobrar (por ejemplo, un incremento
en la tasa de desempleo en el área geográfica de los deudores, o
cambios adversos en las condiciones del sector que afecten a los
deudores del grupo).
Si existe cualquier evidencia, la Empresa deberá medir el valor de la pérdida
como la diferencia entre el valor en libros del activo y el valor presente de los
flujos de efectivo futuros estimados (excluyendo las pérdidas crediticias futuras
en las que no se haya incurrido), descontados con la tasa de interés efectiva
original de la cuenta por cobrar (es decir, la tasa de interés efectiva computada
en el momento del reconocimiento inicial). Para reconocer la pérdida por
deterioro el valor en libro del activo deberá ser reducido a través del uso de una
cuenta de deterioro por su monto recuperable estimado y la pérdida deberá ser
reconocida en resultados.

Si en períodos posteriores, el valor de la pérdida por deterioro del valor


disminuyese y la disminución pudiera ser objetivamente relacionada con un
evento posterior al reconocimiento del deterioro, tal como una mejora en la
Bogotáficación crediticia del deudor, la pérdida por deterioro reconocida
previamente, deberá ser revertida, ya sea directamente o mediante el ajuste de
la cuenta correctora que se haya utilizado. La reversión no dará lugar a un valor
en libros de cuentas por cobrar que exceda al costo amortizado que habría sido
determinado si no se hubiese contabilizado la pérdida por deterioro del valor en
la fecha de reversión. El valor de la reversión deberá ser reconocido en el
resultado del período.

La existencia de evidencia objetiva de deterioro deberá ser evaluada


individualmente para cuentas por cobrar significativas y colectivamente para
cuentas por cobrar que no sean individualmente significativas. Si no existe
evidencia objetiva de deterioro a nivel individual, el deudor deberá ser agrupado
con deudores de similares características de riesgo de crédito para una
evaluación colectiva.

4.3 Baja en cuentas


La Empresa deberá dar de baja una cuenta por cobrar si, y solo sí expiran los
derechos contractuales sobre los flujos de efectivo de la cuenta por cobrar.

Al dar de baja una cuenta por cobrar o parte de ella, deberá ser reconocida en el
resultado del período la diferencia entre:

 Su valor en libros y
 La suma de la contraprestación recibida
5. Información a revelar

5.1 Estado de situación financiera

5.1.1 Categorías de Activos Financieros

La Empresa deberá incluir en el estado de posición financiera o revelar en sus notas


las cuentas por cobrar.

5.1.2 Garantías o colaterales

La Empresa deberá revelar:

 El valor en libros de las cuentas por cobrar entregadas en garantía por


pasivos o pasivos contingentes, incluyendo los montos que hayan sido
reclasificados, y
 El término y condiciones de la garantía

Cuando la Empresa mantenga garantías y tiene el permiso de venderlas o


subpignorarlas sin necesidad de incumplimientos por parte del dueño de la garantía,
se deberá revelar:

 El valor razonable de la garantía mantenida


 El valor razonable que cualquier garantía vendida o subpignorada , y si la
Empresa tiene la obligación de devolverla; y
 Los términos y condiciones asociados con el uso de la garantía

5.1.3 Cuenta de deterioro por pérdidas crediticias

Cuando las cuentas por cobrar se hayan deteriorado por pérdidas crediticias y la
Compañía registre el deterioro en una cuenta separada de deterioro en lugar de
reducir directamente el valor en libros, deberá ser incluida la conciliación de las
variaciones en dicha cuenta durante el período.

5.2. Estado del resultado integral

La Empresa deberá incluir las siguientes partidas de ingresos, gastos, ganancias o


pérdidas, ya sea en el estado del resultado integral o revelar en las notas:

 Ganancias o pérdidas netas por cuentas por cobrar.


 Valores totales de los ingresos y de los gastos por intereses, calculados
utilizando el método de la tasa de interés efectiva, producidos por las cuentas
por cobrar.
 Ingresos y gastos por comisiones, diferentes a los valores incluidos al
determinar la tasa de interés efectiva que surjan de cuentas por cobrar.
 Ingresos por intereses sobre cuentas por cobrar deteriorados; y
 El valor de las pérdidas por deterioro de las cuentas por cobrar.

La Empresa deberá revelar un análisis de las ganancias o pérdidas reconocidas en


el estado de resultados integrales que surgen de la baja de cuentas por cobrar,
mostrándolas de forma separada. Las revelaciones deberán incluir las razones para
darlas de baja.

5.3 Otras revelaciones

5.3.1 Políticas contables

La Empresa deberá revelar un resumen de las principales políticas contables, las


bases de medición utilizadas para la preparación de los estados financieros y otras
políticas contables usadas que son relevantes para el entendimiento de los estados
financieros.

5.3.2 Valor razonable


La Empresa deberá revelar el valor razonable correspondiente a las cuentas por
cobrar, de una forma que permita la realización de comparaciones con los
correspondientes valores en libros, excepto cuando el valor en libros sea una
aproximación razonable del valor razonable, por ejemplo, para las cuentas por
cobrar a corto plazo.

La Empresa debe clasificar la medición de valor razonable usando la siguiente


jerarquía que refleja la importancia de las variables usadas al realizar la medición.
La jerarquía de valor razonable concede la prioridad más alta a las variables de nivel
uno y la prioridad más baja a las variables de nivel tres.

 Nivel uno, se ubican en este nivel aquellas mediciones que utilizan variables
observables (precios cotizados) en mercados activos para activos o pasivos
idénticos.
 Nivel dos, se ubican en este nivel aquellas mediciones que utilizan variables
distintas de los precios cotizados en el nivel uno, y que son observables para
los activos de una forma directa o indirecta, tales como: precios cotizados de
activos y pasivos similares, precios cotizados de mercados no activos, tasas
de interés, curvas de rendimientos, volatilidades, entre otras variables.
 Nivel tres se ubican en este nivel aquellas mediciones que utilizan variables
no observables, es decir, supuestos internos desarrollados por la Empresa.

En caso de que una medición utilice variables de diferentes niveles, se clasificará la


medición en el nivel de jerarquía con la prioridad más baja.

Al revelar los valores razonables, la Empresa deberá agrupar los activos financieros
en clases, pero sólo los compensará en la medida en que sus valores en libros estén
compensados en el estado de situación financiera

La Empresa deberá revelar por cada clase de instrumentos financieros los métodos
y, cuando se utilice una técnica de valoración, las hipótesis aplicadas en la
determinación de los valores razonables de cada clase de activos financieros.

Si ha habido un cambio en la técnica de valoración (por ejemplo, cambiando de un


enfoque de mercado a un enfoque de ingreso o el uso de una técnica de valoración
adicional), la Empresa deberá revelar ese cambio y las razones para realizarlo.

Para el reconocimiento de valor razonable en el estado de posición financiera la


Empresa deberá revelar por cada clase de instrumento financiero:

a) El nivel en la jerarquía en el cual la medición está categorizada en su totalidad,


segregando las mediciones de acuerdo con los niveles definidos.
b) Cualquier transferencia significativa entre niveles de jerarquía y la razón para
dichas transferencias. Las transferencias entre niveles deben ser reveladas y
discutidas separadamente por cada nivel.
c) La política de la Empresa para determinar cuándo se atribuye que han tenido
lugar las transferencias entre niveles. La determinación de transferencia
significativa deberá ser evaluada con respecto a las ganancias y pérdidas, y el
total de activos o pasivos.
d) Para la medición del valor razonable en el nivel 3, se debe revelar una
conciliación de los saldos iniciales a los saldos de cierre, revelando
separadamente cambios durante el período atribuibles a lo siguiente:
(i) total de las ganancias o pérdidas del periodo reconocidas en el estado
de resultados, y una descripción de dónde están presentadas en los
resultados integrales;
(ii) total de las ganancias o pérdidas reconocidas en otros resultados
integrales;
(iii) compras, ventas, emisiones y liquidaciones (cada tipo de movimiento
revelado separadamente); y
(iv) transferencias dentro o fuera del nivel 3 y la razón para aquellas
transferencias.

e) Para la medición del valor razonable en el nivel 3, se deberá incluir una


descripción de los procesos de valoración utilizados por la Compañía
(incluyendo, por ejemplo, la forma en que una entidad decide sus políticas y
procedimientos de valoración y analiza los cambios en las mediciones del valor
razonable de período a período).

f) Para las mediciones del valor razonable clasificadas en el nivel 3 de la jerarquía


del valor razonable:
i. Una descripción narrativa de la sensibilidad de la medición del valor
razonable a cambios en variables no observables si un cambio en esas
variables a un valor diferente puede dar lugar a una medición del valor
razonable significativamente mayor o menor. Si existen interrelaciones
entre esas variables y otras variables no observables utilizadas en la
medición del valor razonable, la Compañía deberá proporcionar también
una descripción de esas interrelaciones y de la forma en que puede
aumentar o mitigar el efecto de los cambios en las variables no
observables en la medición del valor razonable.
ii. Si cambiar una o más variables no observables para reflejar supuestos
alternativos razonablemente posibles cambiaría en forma importante el
valor razonable, la Compañía deberá señalar ese hecho y deberá revelar
el efecto de esos cambios. Así mismo, deberá revelar la forma en que
se calculó el efecto de un cambio para reflejar un supuesto alternativo
razonablemente posible. A estos efectos, la importancia se juzgará con
respecto al resultado del periodo, así como al total de los activos o total
de los pasivos o, cuando los cambios en el valor razonable se
reconozcan en otro resultado integral, con respecto al total del
patrimonio.

Cuando exista una diferencia en el reconocimiento inicial entre el valor razonable y


el monto calculado usando una técnica de valuación, la Empresa debe revelar por
cada clase de instrumento financiero:

i. Las políticas contables para reconocer esa diferencia en resultados o


reflejar un cambio en los factores que los participantes del mercado
consideren para fijar el precio; y
ii. La diferencia acumulada que aún no ha sido reconocida en resultados al
comienzo y fin del periodo, y la conciliación de los cambios en el saldo por
esta diferencia.

5.4 Naturaleza y alcance de riesgos de las cuentas por cobrar

La Compañía deberá revelar información que permita a los usuarios de sus estados
financieros evaluar la naturaleza y el alcance de los riesgos que surgen de las
cuentas por cobrar a los que la Compañía esté expuesta al final del periodo sobre
el que se informa. Los riesgos incluidos principalmente son los riesgos de crédito.

5.4.1 Revelaciones cualitativas

Por cada tipo de riesgo derivado de las cuentas por cobrar, la Compañía deberá
revelar:
(a)las exposiciones al riesgo y cómo surgen;
(b)sus objetivos, políticas y procesos para manejar el riesgo y el método usado
para medir el riesgo; y
(c) cualquier cambio en (a) o (b) de períodos anteriores

5.4.2 Revelaciones cuantitativas

Para cada tipo de riesgo procedente de cuentas por cobrar, la Compañía deberá
revelar un resumen con datos cuantitativos acerca de su exposición al riesgo al final
del período del informe. Esta información estará basada en la información que
internamente se le suministra al personal clave de la Compañía.

5.4.3 Riesgo de crédito


La Empresa deberá revelar:
 El monto que mejor represente la exposición máxima al riesgo de crédito al
final de la fecha del período de reporte sin tener en cuenta ninguna garantía
mantenida u otras mejoras crediticias. Esta revelación no es requerida si el
valor en libros del instrumento representa la exposición máxima a riesgo de
crédito.
 Una descripción de las garantías y otros acuerdos que mejoren el riesgo de
crédito, y su efecto financiero (por ejemplo, cuantificación de la mitigación del
riesgo de crédito por tener dichas garantías)
 Información acerca de la Bogotádad de los créditos de los activos financieros
que no estén vencidos o ni deteriorados.
Se entenderá que existe riesgo por incumplimiento cuando se cumplan los
siguientes plazos:

Cliente Plazo (días) Holgura Periodo Normal de Crédito (en


días)
Tipo 1 30 30 90
Tipo 2 90 60 150
Tipo 3 180 50 230
Lo que establezca el 30 Lo que establezca el contrato
contrato +30

Antes de cumplirse el Periodo Normal de Credito, la Empresa podra clasificar como


cartera en riesgo las cuentas por cobrar que presenten las siguientes evidencias:

1. Cuando el cliente tenga dificultades financieras significativas, esto es, cuando el


cliente haya sido reportado en centrales de riegos, tales como Cifin y Data Credito.

2. Cuando el cliente solicite concesiones de ampliación de plazos para cancelar sus


obligaciones o refinanciación.

3. Cuando el cliente entre en quiebra o en otra forma de reorganización financiera.

4. Cuando sucedan otros eventos tales como la desaparición del mercado en el que
opera el asociado, cuando una Bogotáficación de riesgo país u otras circunstancias
evidencian que efectivamente los deudores comerciales y otras cuentas por cobrar
presentan riesgos de cobro.

5. Cuando un grupo de clientes presente una disminución medible en los pagos de


sus créditos.

5.4.3.1 Cuentas por cobrar vencidas o deteriorados


La Empresa deberá revelar:
 un análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar que al final del período
sobre el que se informa estén en mora pero no deteriorados;
 un análisis de las cuentas por cobrar que se hayan determinado
individualmente como deteriorados al final del periodo sobre el que se
informa, incluyendo los factores que la Empresa consideró para determinar
su deterioro.

5.4.3.2 Garantías y otras mejoras crediticias obtenidas


Cuando la Empresa obtenga, durante el período, activos financieros o no financieros
mediante la toma de posesión de garantías, o ejecute otras mejoras crediticias (por
ejemplo avales), y tales activos cumplan los criterios de reconocimiento, la Empresa
deberá revelar:

 la naturaleza del valor en libros de los activos obtenidos; y


 cuando los activos no sean fácilmente convertibles en efectivo, sus políticas
para disponer de tales activos, o para utilizarlos en sus operaciones.
10.4. ESTABLECER PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE COBRO PARA
OPTIMIZAR LOS TIEMPOS DE RECOLECCIÓN DE PAGOS.

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COBRO


EMPRESA OXIGENOS MARADIAGO S.A.S.

1. OBJETIVO:

Garantizar la sostenibilidad financiera de la empresa Amanecer Medico S.A.S a


través de las actividades pendientes al recaudo de cartera con sus diferentes
clientes particulares o entidades prestadoras de servicios de salud; en forma
oportuna, que permita un flujo de caja adecuado y garantizando que la empresa
cumpla con sus obligaciones económicas.

2. ALCANCE:

Desde que se radica las cuentas por cobrar en cada una de las diferentes entidades
prestadoras de servicios de salud (Subsidiada, Contributiva) y los clientes
particulares que se acercan a cada punto de venta, gestionando inclusive un abono
inicial hasta el pago total de la misma.

3. GLOSARIO:

Acuerdos de Pago: Son las formulas o acuerdos entre el deudor y la entidad para
fragmentar el pago de cada una de las facturas pendientes.

Cartera: Son las cuentas pendientes por cobrar que tienen las entidades.

Certificación de Pago: Es el soporte cuando se descargar del sistema cada uno


de los diferentes pagos realizados por los clientes.

Conciliación: Proceso administrativo en el que las partes identifica sus diferencias


y pactan sus posibles soluciones.

Depuración: Es el proceso administrativo que permite corregir las inconsistencia


con el fin de mantener una información financiera real.

Gestión de Cobro: Proceso mediante el cual se incluye actividades que permitan


el recaudo oportuno de las cuentas por cobrar.

Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a sus clientes, con el
objeto de informar la acreditación en su cuenta de un valor determinado, por el
concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota
crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de
precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Nota debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se


le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor,
por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor
de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por
mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del
saldo de una cuenta.

Objeción: Facturas que han sido rechazadas más que todo por las entidades
prestadora de salud, por alguna causal de devolución.

Registro contable: Asiento o notación contable que debe ser realizada para
reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte al ente
privado, y atiende las normas generales de causación y prudencia.

4. RESPONSABLES:

 Gerente General
 Dirección Financiera y Administrativa
 Asistente de Cartera
 Oficina Jurídica - Abogados
 Tesorería
 Contabilidad
 Facturación
 Auditoría

5. POLITICAS DE OPERACIÓN:

Realizar seguimiento continuo que permita que la empresa mantenga un flujo de


caja mensual constante para cumplir con las diferentes obligaciones financieras.

6. ACTIVIDADES A DESARROLLAR:

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCION REGISTROS

A partir de la radicación de la
Planeación de cuenta de cobro ante el
1  Asistente de
Cartera Gestión de Cobro pagador, iniciar seguimiento y
acciones de cobro.
Revisión de los reportes de
Verificación de Pagos tesorería referente a los pagos
2  Auxiliar de Contra facturas por transferencia electrónica,  Revisión de
cartera radicadas consignaciones o cheque pagos
girados a la empresa.

Se programa llamadas o
visitas mensuales a cada uno
de los clientes, solicitándoles
el pago y/o soportes de pagos.
Gestión de Soportes
3  Auxiliar de De igual manera se llaman y  Trazabilidad
cartera de pago de la cuenta
se les envía correo electrónico
a los clientes o entidades que
se encuentran en otras
ciudades.

Consiste en confirmar si
Confirmación de los efectivamente el pago
4  Extractos
 Tesorera pagos recibidos realizado ingreso a la cuenta Financieros
bancaría reportada.

Al recibir la confirmación de los


diferentes pagos se hace el
Actualización de respectivo registro contable
5  Auxiliar de
Cartera Estado de Cartera (Descargar Pagos, Notas  Certificaciones
Créditos, Notas Débitos y
Trámites de Glosas)

Se elabora el respectivo recibo


de caja a cada una de las
certificaciones de pagos
6  Auxiliar de Registro de Pagos  Recibo de
Tesorería generadas en la oficina de Caja
cartera a los pagos
confirmados.

Informar la cartera que esta en


mora con más de sesenta (60)  Oficio y
Notificación a la
7  Asistente de días para que se efectuara el relación de la
Cartera Oficina Jurídica Cartera en
respectivo cobro prejurídico o
Jurídico. Mora
Recolección de los soportes
Entrega de Cartera físicos (Facturas, Cuentas de
8  Auxiliar de
Cartera para Cobro Jurídico Cobros, Guías de envió  Prejurídico
Certificado etc.)

Elaboración de Actas Compromiso del abogado con


 Acta de
9  Asistente de de Entrega de la empresa para responder por
Entrega de
Cartera Cartera a Abogados la cartera entregada. cartera
Consiste en generar
consecutivo en sistema que
Ingresar Acta de
nos permite separar la cartera
10  Auxiliar de Abogado al Sistema  Acta
Cartera entregada para cobro jurídico Sistematizada
(Eurowin)
y aquella cartera que no esta
vencida.

Es el proceso mediante el cual


se procesa la información para
su posterior información.

11  Auxiliar de Archivo Nota: El archivar no implica  Soportes


Cartera que el proceso se halla Financieros
terminado, se espera el fallo
jurídico para poder realizar lo
pertinente.

7. DOCUMENTACION INTERNA:

 Certificaciones de Pago
 Actas de conciliación de Glosas
 Recibos de Pagos
 Tramites de Glosa
 Notas Créditos
 Notas Débitos
 Actas de Entrega de Abogado

8. RIESGOS:

El no mantener la información veraz y confiable de la cartera de los clientes y


entidades implica en presentar información no fidedigna a los entes de control lo
cual acarrea sanciones disciplinarias.
9. PUNTOS DE CONROL:

 Actualizar Estado de Cartera: Actualizar las base de datos relacionado todos


los movimientos efectuados entre el pagador y el prestador.
 Registrar los Pagos Recibidos: El tesorero debe verificar y conciliar las
transferencias o pagos recibidos e informar al responsable de cartera.

10. ANEXOS:

 flujo grama.
ANEXO. 1
INICIO

PLANEACIÓN DE GESTIÓN DE
COBRO

VERIFICACIÓN DE PAGOS
CONTRA FACTURAS
RADICADAS

GESTIÓN DE SOPORTES DE PAGO

CONFIRMACIÓN DE LOS
PAGOS RECIBIDOS

ACTUALIZACIÓN DE ESTADO DE
CARTERA

REGISTRO DE PAGOS

NOTIFICACIÓN A LA OFICINA
JURÍDICA

ENTREGA DE CARTERA PARA


COBRO JURÍDICO

ELABORACIÓN DE ACTAS DE ENTREGA


DE CARTERA A ABOGADOS

INGRESAR ACTA DE ABOGADO AL


SISTEMA (DINÁMICA)

ARCHIVO

FIN