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DECLARAÇÃO DE ESCOPO
SCOPE STATEMENT
Preparado por Maximus Software LTDA Versão 1.1
Aprovado por Alexandre Almeida /09/2010
Hoje, a farmácia do Hospital Mater Day trabalha com um sistema antigo, individualizado, sem
comunicação com os outros sistemas do Hospital. O sistema não controla o estoque, a entrada e saída de
medicamentos e similares, a validade dos medicamentos, nem a Farmácia de alto custo, entre outros
serviços prestados.
Atualmente o Hospital Mater Day executa uma media de 1.300 atendimentos e procedimentos
(fornecimento de medicamento e instrumental para procedimentos cirúrgicos), fornecimento de
medicamentos a pacientes internados, na Urgência e Emergência do hospital. Os pedidos são enviados por
telefones ou entregues pessoalmente o que torna a prestação do serviço morosa e burocrática, devido à
falta de integração dos sistemas de gerenciamento do hospital.
Com a implantação do Software para gerenciamento e controle da farmácia espera-se agilizar a
prestação do serviço de atendimento aos usuários internos e externos, com a disponibilização de serviço via
internet, interligado com outras áreas do hospital, controlar o estoque de medicamentos e
conseqüentemente diminuir os custos operacionais.
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Declaração de Escopo
Principais Preocupações
Solução Atual
O controle é feito de forma manual, logo a distribuição fica prejudicada com atrasos nas entregas
aos diversos setores do hospital.
O procedimento atual não conta com um sistema de armazenamento contendo características dos
medicamentos nem o local adequado no quais devem ser alocados.
O controle de estoque é feito todos os dias manualmente pelos funcionários da farmácia, com
esse sistema de controle de estoque muitos medicamentos que estão com baixa quantidade, acabem
passado despercebidos devido à grande quantidade de medicamentos que devem ser conferidos
diariamente.
Ocorre também perda de medicamentos, pois os funcionários do setor não têm uma informação
precisa da quantidade daquele medicamento que o estoque possui, caso ele tenha sido guardado em outro
local o usuário com a informação de que o estoque ainda possui medicamentos desse gênero poderá
encontrá-lo evitando perdas.
Solução Proposta
O controle de estoque será realizado por meio de registros na entrada de medicamentos com a
Nota Fiscal de compra e sua devida especificação.
O controle de saída deverá mostrar especificação, data de validade, lote, laboratório, quantidades
etc. O sistema contemplará também o acompanhamento de processo de entrada até a utilização do
estoque, ocasionando assim o uso dos medicamentos que estão mais próximo do vencimento, havendo o
emprego do medicamento e instrumentos de forma sistemática.
O Sistema controlará a entrada e saída dos medicamentos da farmácia, os mesmos serão
cadastrados de forma única, para cada espécie de medicamento ou instrumentos cirúrgicos, que através de
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Declaração de Escopo
Nome do remédio;
Fabricante;
Registro Sanitário do produto;
Nome do Responsável técnico;
Data de validade do lote;
Lote;
Quantidade;
Laboratório;
Tarja;
Posologia;
Fins;
Modo que deve ser armazenado (temperatura, iluminação, umidade...);
Principais Preocupações
Devido à grande quantidade de medicamentos que são manipulados, é preciso que haja uma
classificação bem detalhada de acordo com sua prescrição, dosagem entre outros.
Solução Atual
No momento, não há nenhuma classificação por tipo de medicamento na farmácia.
Solução Proposta
Será desenvolvido um módulo que receberá detalhes do medicamento classificado o tipo de
remédio dentre suas diversas classificações, conforme tabela abaixo, acostada ao anexo I deste
documento.
Será disponibilizada uma lista de medicamentos via WEB, para auxiliar os médicos no momento da
prescrição, já com a informação se a farmácia possui este medicamento em estoque.
CLASSIFICAÇÃO
QUANTO À ORIGEM MEDICAMENTOS EFEITOS
Natural Organotrópicos Efeito Terapêutico
Mineral Etiotrópicos Efeitos secundários
Vegetal Vacinas Reações adversas
Síntese
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Declaração de Escopo
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Declaração de Escopo
Principais Preocupações
Há uma grande variedade de medicamentos utilizados na farmácia do Hospital e devido a isso,
existe a necessidade de um maior controle dos medicamentos quanto à marca, principio ativo, preço e
laboratório.
Solução Atual
Os medicamentos são comprados por solicitação dos médicos, não há um controle de preço.
Solução Proposta
Serão desenvolvidas tabelas que farão o controle dos medicamentos quanto a preço, fabricante,
marca laboratório e principio ativo. Haverá também um controle de similaridade, medicamentos similares
com mesmo principiam ativos e dosagem, mas com apenas preços e laboratórios diferentes.
Denominação Genérica
Forma Farmacêutica
Dosagem
Uso(s) / Aplicações
Forma
Data de Fabricação
Data de Validade
Lote
Quantidade máxima de empilhamento
Peso (kg)
Valor
Principais Preocupações
Criar um banco de dados no qual os funcionários (médico, enfermeiros, assistentes, estoquista
entre outro), possam localizar e classificar os medicamentos de acordo com o laboratório de origem de cada
um.
Solução Atual
Não há classificação por laboratório.
Solução Proposta
Criar um cadastro de controle de laboratórios, que registre os fornecedores de cada medicamento
ou material, possibilitando assim um maior controle e agilizando o contato com os laboratórios, conforme
tabela abaixo:
CADASTRO DE LABORATÓRIOS
ENDEREÇO CARACTERÍSTICAS
RAZÃO SOCIAL: -ESPÉCIE DO ESTABELECIMENTO:
(DISTRIBUIDOR OU FABRICANTE)
TIPO DE SOCIEDADE: -HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO:
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Declaração de Escopo
CNPJ: -NOME:
NOME: NOME:
ENDEREÇO ELETRÔNICO:
ENDEREÇO ELETRÔNICO DO RESPONSÁVEL:
Principais Preocupações
Manter um registro atualizado, de modo a proporcionar um histórico de todos os procedimentos
adotados a esse paciente.
Solução Atual
Hoje, não há como verificar quais os medicamentos e procedimentos adotados e recebidos por
quaisquer pacientes.
Solução Proposta
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Declaração de Escopo
Principais Preocupações
Solução Atual
O agendamento é feito manualmente.
Solução Proposta
PREVISÃO DE MEDICAMENTOS
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Declaração de Escopo
Principais Preocupações
Solução Atual
O médico após receitar ao paciente cadastra o pedido no receituário, entrega uma guia de
procedimentos que será levada pelo próprio paciente ao guichê de atendimento para avaliação e
autorização da mesma, após esse processo, a guia é cadastrada e conferida no sistema de atendimento e
validações (sistema que gera relatórios), no terceiro passo, o paciente será encaminhado para a enfermaria,
onde entrega a guia para algum enfermeiro, que até agora não sabia que havia um paciente a caminho,
enfim quarto passo, o enfermeiro de posse da guia, entrega na farmácia do hospital e aguarda os técnicos
da farmácia, localizar os medicamentos prescritos na guia e a devolvera juntamente com os medicamentos
prescritos, agora de posse dos medicamentos e da guia, os enfermeiros prepararão na dosagem descrita na
guia e aplicarão no paciente, após a aplicação, os enfermeiros preencherão a guia e entregarão ao guichê
de atendimento para finalização do atendimento.
Solução Proposta
O médico registrará no sistema a medicação a ser prescrita para o paciente, lançará a dosagem,
princípios ativos e indicação do tratamento.
Após a confirmação do pedido, serão enviadas duas notificações simultaneamente, uma para
estoque e outra para a enfermaria. No estoque será providenciada a medicação e posterior reposição, na
enfermaria o preparo das substâncias que serão encaminhadas pelo estoque e posteriormente
administração do medicamento ao paciente.
O enfermeiro fará o controle através do prontuário da paciente onde todas as informações serão
registradas.
Dessa maneira os enfermeiros informarão qual o horário da aplicação, se a aplicação está de
acordo com a solicitação do médico e se houve possíveis reações adversas e ao final informará se a
medição foi utilizada, para após essa aprovação o estoque receberá a informação que o produto foi utilizado
assim regando a baixa daquele medicamento.
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Declaração de Escopo
Principais Preocupações
Registrar as ações que são realizadas pela farmácia, compra troca, utilização e todos os
procedimentos que são realizados por está farmácia.
Solução Atual
As solicitações de compra tramitam entre os setores via documentos internos, não havendo
qualquer controle da demanda e da real necessidade.
Solução Proposta
O sistema gera automaticamente um relatório mensal das atividades realizadas pela farmácia,
disponibilizando essas informações através de uma pagina Web para os gestores com o perfil previamente
determinado. Disponibilizar o relatório em modo CUBO. (todas as informações ficam disponíveis no sistema
e o usuário escolhe quais informações ele deseja no relatório)
Assim disponibilizando para os gestores do Hospital Mater Day. Uma informação precisa, que
contém todas as atividades executados pela farmácia.
O sistema também faz operações automáticas de solicitações de compras enviadas ao setor
financeiro de acordo com a necessidade do estoque.
RELATÓRIO GERENCIAL
Entradas (todos os dados dos módulos) Saídas
-Manter controle de Estoque -Disponibilizar um ícone de cada classe cadastrado
-Manter Tipo de Medicamentos no banco em modulo, para que o usuário possa
-Manter Cadastro de Medicamentos marcar as informações que devem aparecer em seu
-Manter Cadastro de laboratórios relatório.
-Manter Cadastro de Usuários é Paciente
-Manter Controle de Agendamentos
-Manter Métodos de Prescrição
VI - Entregas do projeto
1. Termo de Abertura;
2. Declaração de Escopo;
3. Estrutura Analítica do Projeto - EAP;
4. Protótipo para teste com usuários;
5. Implantação do software com módulos a serem descritos posteriormente;
6. Documentos técnicos elaborados para cada fase específica do projeto;
7. Treinamento e capacitação dos usuários do software.
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Declaração de Escopo
IX - Premissas
Responsabilidades da Contratada
I- Entregar um software que esteja de acordo com toda a legislação específica para o setor.
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Declaração de Escopo
Infraestrutura:
I- Toda infraestrutura de Hardware é de responsabilidade do Hospital Mater Day, que deverá seguir as
recomendações fornecidas pela empresa contratada.
II - Atualizar parque tecnológico de infraestrutura de Hardware para que comporte a instalação da
solução desenvolvida pelo software.
III - A empresa contratada informará os requisitos mínimos de Hardware.
IV - Fornecer toda a infraestrutura necessária (local físico, mobiliário, tomadas elétricas e pontos de
acesso a rede) para instalação e funcionamento dos equipamentos e software.
X- Restrições
Segurança da Informação
Não ultrapassar a verba disponível para o projeto R$ 350.000,00 (duzentos e cinqüenta mil reais)
que corresponde a 5% do faturamento anual do Hospital Mader Day
Prazo
Prazo final de entrega previsto para 01/12/2011, solução instalada e testada por um prazo no
mínimo de três meses, acompanhada por um analista técnico da empresa contratada, disponível 08 horas
por dia de segunda-feira a sexta-feira e plantão de urgência no período da madrugada e finais de semana.
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Declaração de Escopo
Caso o cronograma atrase por mais de 15 dias, deverá ser comunicado imediatamente de forma
oficial a diretoria do Hospital Mater Day e marcado reunião Extraordinária no prazo Máximo de 24 horas
para análise de impacto.
Escopo
Qualquer alteração no projeto deverá ser apresentada em reuniões de ponto de controle para que
sua viabilidade seja analisada e aprovada pelo gerente do projeto e a diretoria do Hospital Mater Day.
Tecnologia
XI - Exclusão Especifica
XII - Riscos
Análise de Riscos
A meta principal desta análise de riscos é identificar os riscos inerentes ao Projeto de Sistema de
Controle e Gerenciamento do Hospital Mater Day. Os riscos identificados serão qualificados e ficará a eles
atribuído o impacto ocasionado em sua ocorrência e os métodos de tratamento dos incidentes.
Riscos do processo
Custo:
- Surgimento de novos custos não previsto no plano de gerenciamento de custos (N3);
- Redução inesperada do orçamento destinado ao projeto (N3);
- Não efetuar o pagamento do projeto na fase de Encerramento (N3).
Tempo:
- Não finalizar no tempo previsto (N1);
- Atividades ultrapassando a duração planejada (N1);
Escopo:
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Declaração de Escopo
Elaboração de Plano
Rever o Plano
Surgir novos custos de Custos com base Contratada Contratada
Financeiro do Escopo
N3 em pesquisas com
do Projeto
fornecedores.
Rever os impactos nos
Reduzir Orçamento Menção real e clara
Contratada planos e solicitar Contratada
Destinado do orçamento total
redução de escopo ou
N3 para o projeto.
custo
Não efetuar o
Paralisar a
pagamento do Contratada Cumprir as penalidades Contratada
Construção do
projeto previstas no contrato.
Software
N3
Acompanhar
Não finalizar no Remanejamento do
freqüentemente o Contratada
tempo previsto tempo em outras tarefas Contratada
tempo de cada
N1 não críticas.
tarefa.
Remanejamento do
Ultrapassar duração Consultar e
tempo em outras tarefas
prevista para cada acompanhar o Contratada Contratada
ou utilizar as folgas de
atividade responsável pela
outras atividades não
N1 tarefa.
critica.
Manter Banco de
Substituir membros Dados com
Contratada Cumprir as penalidades Contratada
da equipe Profissionais
previstas no Contrato.
N2 Qualificados para
Substituição Rápida.
Mudar visão do Submeter o Projeto
projeto pela direção aprovação dos Contratada Replanejar o projeto Contratada
N3 Responsáveis.
2 Riscos do serviço
Aquisições:
- Atraso na entrega dos equipamentos pelo fornecedor (N3);
- Fornecedor não possuir equipamentos para pronta-entrega (N3);
- Equipamentos apresentarem defeitos (N3);
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Qualidade:
- Projeto não atender as expectativas (N4);
- Equipe do projeto despreparada tecnicamente (N3);
- Equipamentos com funcionamento na prática abaixo do esperado (N3);
Probabilidade Gravidade
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Declaração de Escopo
Verificar hardware
Verificar Software de apoio (Windows, Office, broffice, Adobe etc.)
Critério de atividades
Levantamento de Requisitos
Critério de Aceitação
Avaliar se os equipamentos estão compatíveis com o que foi requisito.
Recomendações
Caso a infraestrutura solicitada não seja atendida de acordo com as necessidades solicitas para a
implantação do software, o técnico recomendará que a responsabilidades seja do Hospital em
implementar tal requisito.
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