UNIVERSIDAD TANGAMANGA

CAMPUS TEQUIS

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN
Materia:
SEMINARIO DE ADMINISTRACIÓN
ESTRATÉGICA
TEMA:
Características y problemas comunes
dentro de las PyMES
(Organización, Producción, Compras, Personal, y Finanzas)

Catedrático:
Dr. Fernando Espinoza Méndez.
Alumnos:
Susana Ruiz Hernández
Marisol Rosales Oliva
José Carmelo Velázquez Juárez
Sandra Marcela Castillo Cabriales
Armando Nieves Cruz
3er. CUATRIMESTRE
SAN LUIS POTOSI, S.L.P. 05/JUL./2018
 ORGANIZACIÓN

Las Pyme, en su mayoría se encuentran conformadas por familiares y

comúnmente no cuentan con un adecuado control interno. Se caracterizan por
carecer de una organización adecuada, falta de manuales de procedimientos y
de políticas que sean conocidas por todos los integrantes de la empresa. El
control interno, debe ser diseñado de tal forma que proporcione una razonable
seguridad en lo referente a la efectividad y eficiencia de las operaciones, la
confiabilidad de la información financiera, y apegarse a las leyes y regulaciones
aplicables (Aguirre y Armenta, 2012).

Vásquez, Wendlandt y López (2016), señalan que un gran porcentaje de las

empresas no tienen un planeación por escrito, es decir, trabajan con informalidad
administrativa, lo que no contribuye a tomar las decisiones correctas. Los
mismos autores, indican que el 40% no tiene una misión y visión por escrito, el
60% no cuenta con procedimientos escritos y 50% no cuenta con reglamentos.

Mora-Riapira, Vera-Colina y Melgarejo indican que resulta necesario desarrollar

condiciones internas de las empresas que generen un contexto político y
económico que les permita superar sus problemas, mejorando los procesos de
planificación ya que con ellos se puede mejorar el desempeño.

En cuanto a la evaluación del desempeño Alveiro (2011), señala que

actualmente en el direccionamiento administrativo se puede dar con el Balanced
Scorecard, que es una herramienta de medición de gestión, en auge en muchas
organizaciones de América Latina.

En una empresa, es importante contar con la organización adecuada, para que

las tareas a realizar se lleven a cabo de la manera adecuada, también se debe
tomar en cuenta la realización de un organigrama.

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de una

organización, donde se manifiesta en forma esquemática la relación formal
existente entre las unidades que la integran, sus funciones, canales de
supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos
auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la posición, la acción y
la responsabilidad de cada servicio.
Para poder elaborar un organigrama es necesario realizar una investigación
sobre la estructura organizativa determinando las unidades que constituyen la
organización y la forma como establecen las comunicaciones entre ellas,
determinar cómo son las funciones que realiza cada una de estas y definir la
relación o subordinación existente entre dichas unidades.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Según Enrique B. Franklin, los organigramas pueden clasificarse en cuatro

grande grupos.

1) Por su naturaleza
2) Por su ámbito
3) Por su contenido
4) Por su presentación.

PRODUCTIVIDAD
Las empresas que tienen bajos niveles de productividad en teoría podrían hacer
mucho más trabajo, pero tienen factores que les impiden avanzar a su máximo
potencial. Esto las lleva a perder el dinero y a perder terreno frente a los
competidores. Conocer las razones por las que la productividad de tu empresa
es deficiente te conduce a encontrar soluciones adecuadas para mejorar la
productividad y los beneficios.

Mala gestión
Las prácticas de gestión ineficaces disminuyen la productividad de una empresa
de varias maneras. La estrategia general de dicha sociedad contiene
ineficiencias, porque el director no ve ni toma medidas para poner en práctica las
formas más productivas para completar las tareas. Los empleados individuales
se hunden bajo una mala gestión. No tienen la libertad y el entrenamiento para
alcanzar su máximo potencial, por lo que no hacen tanto como podrían. Los
empleados que sienten que sus supervisores no reconocen sus esfuerzos a
menudo no hacen lo posible para trabajar con toda su capacidad.
Sistemas obsoletos
Cuando una empresa utiliza métodos anticuados y torpes para llevar a cabo sus
objetivos deseados, su productividad disminuye significativamente. Por ejemplo,
si una empresa utiliza un software para grabar de forma automática y hacer
seguimiento de datos, mientras que otra recoge a mano, la productividad de la
segunda empresa será mucho menor porque la persona que recoge y hace el
seguimiento de los datos no puede hacer mucho más. Las empresas pueden
aumentar su productividad racionalizando y automatizando los procesos para
reducir el trabajo necesario para completar las tareas.

Insatisfacción del empleado

Los empleados descontentos generalmente son improductivos, mientras que los
empleados felices son apasionados por su trabajo y lo hacen con eficacia. La
gente tiene una tendencia natural a dar prioridad a las tareas que les gustan, por
lo que a un empleado que le gusta su trabajo, naturalmente lo pone por delante
de sus otros deseos, como relajarse, charlar con un compañero o pasar el día
para que pueda volver a casa. Conseguir el empleado correcto para el trabajo
puede dar lugar a un empleado satisfecho y a una empresa productiva.

Empleado con problemas personales

Los empleados que tienen problemas personales tienden a ser menos
productivos que los que no experimentan problemas similares. En particular,
tanto el estrés como la mala salud contribuyen a bajos niveles de productividad.
Las empresas pueden ofrecer asesoramiento para ayudar a disminuir los niveles
de estrés y ayudar a los empleados a superar otros problemas personales que
impiden la productividad. Las empresas también pueden alentar a los empleados
a tomar licencia por enfermedad cuando sea necesario para ayudar a evitar una
enfermedad más grave o ir a la oficina y hacer que los demás se enfermen
 COMPRAS

Actualmente en las pequeñas y medianas empresas las compras suelen ser

gestionadas directamente por la máxima autoridad es decir el director de la
empresa o bien el dueño, socio de la empresa. El área de compras típicamente
se encuentra entre las últimas en ser delegadas. Sin embargo, más allá de que
el dueño se muestre reacio a dejar esta función en manos de otros, lo cierto es
que en muchos casos no la ejecuta correctamente (o al menos hay mucho por
mejorar). Un problema habitual en la Pyme es que muchas veces el comprador
tiene un comportamiento más parecido al de un consumidor que al de un
comprador institucional, lo que trae como consecuencia una merma importante
en la productividad y en la competitividad. En efecto, ¿cuántas veces se descarta
una compra porque “el vendedor no me agrada”? ¿Cuántas veces se elige un
proveedor sencillamente por “la buena relación que tenemos con su vendedor”?

Existen diversos métodos y herramientas para comprar mejor: algunas pautas

sugeridas en la práctica cotidiana a pequeñas y medianas empresas son las
siguientes:

Tomar conciencia de la importancia de la función de compras: se dice que

la verdadera ganancia no viene de las ventas sino de las compras. Así, es
importante asignar los recursos necesarios a esta tarea, teniendo en cuenta que
se trata de una actividad estratégica de la empresa.

Diversificar: es buena práctica ampliar la cantidad de proveedores a un mínimo

de 3 por cada producto o servicio relevante para nuestro negocio, manteniendo
la relación comercial (aunque sea mínima) con todos ellos. Si concentramos
todas las compras en un solo proveedor, nos encontraremos en una posición
muy desfavorable a la hora de negociar.

Hacer competir a los proveedores: es recomendable implementar un sistema

de “concurso de precios”, comparando al menos dos ofertas similares antes de
cerrar una operación.

Dejar de lado las apreciaciones personales: es importante concentrarse en lo

que le conviene a la empresa, independientemente de cuestiones afectivas
respecto del vendedor o del proveedor. También es crítico no decidir en el
momento. Debemos tomarnos el tiempo necesario para que las emociones se
dispersen y podamos juzgar si la compra es realmente lo mejor para nuestro
negocio.

Exigir siempre una nota de pedido: allí deben constar todas las condiciones
acordadas (artículo, características, precio, forma y plazo de pago, tiempo de
entrega, datos del vendedor y del comprador, fecha y observaciones si fuera
necesario). Cuando compran, las grandes empresas tienen sus propios
formularios y hacen que el vendedor firme el original. Esta es una práctica que
conviene implementar en cualquier organización.
Registrar adecuadamente a los proveedores: confeccionar una ficha por cada
proveedor que contenga datos básicos como nombre de la empresa, CIF/NIF,
teléfonos, fax, email, nombre y teléfono del vendedor y un espacio para las
condiciones habituales que se utilizan con ese proveedor.

Mantener registros de todas las operaciones: para poder cotizar rápida y

fácilmente, es deseable tener notas de pedidos, listas de precios y datos del
proveedor.

Controlar las entregas: verificar que lo ingresado coincida con lo pactado a

través de un control físico (conteo de los productos, comprobación de la calidad,
que las cantidades coincidan con lo facturado) y administrativo (de las facturas
con la nota de pedido y las listas de precios).

Controlar el stock: es importante contar con información actualizada de las

existencias. Se deben asignar cantidades mínimas y máximas para cada
artículo. Cuando el stock de un producto baja del mínimo asignado, se corre el
riesgo de faltantes. Cuando se excede el máximo, por el contrario, pueden
sufrirse pérdidas por improductividad.

Analizar permanentemente el mercado proveedor: debemos estar abiertos a

la posibilidad de nuevos proveedores que reemplacen a los anteriores.

Equilibrio en la relación: no debemos perder de vista que estamos haciendo

negocios, no amigos o enemigos. Entonces, es necesario mantener un equilibrio
en la relación con el vendedor y con proveedor, a partir de cierta distancia y a la
vez mucha amabilidad y cordialidad en un marco de respeto absoluto de ambas
partes.

Si se logra una política y un método de compras adecuado, la empresa ganará

más dinero. Y, más importante, crecerá en su competitividad, única garantía de
supervivencia y éxito a largo plazo.

PERSONAL

Los especialistas advierten que los retos en la contratación se mantienen

durante la relación laboral, lo que agrava los problemas en el manejo del
personal.

PROBLEMAS DE CONTRATACIÓN

Los principales problemas que enfrenta la PYME en la contratación del personal

son:

Acceder a personal talentoso por un salario promedio o inferior al promedio.

Por la condición financiera no se contrata al personal requerido, sino al que se
puede.
El no realizar una contratación adecuada por recortar algunos costos, trae
problemas más costosos. Por evitar registrar al personal ante la CCSS y el INS,
muchas veces las PYME se expone a multas y demandas que pueden evitarse
realizando los procedimientos de ley ante cualquier contratación.

Ausencia de contratos de trabajo escritos. Es común que los trabajadores de

las Pymes no posean un contrato de trabajo por escrito donde se establezcan
las obligaciones de las partes con claridad.

No inscripción a la seguridad social y al seguro de riesgos del trabajo. Por

los costos que representa y el corto tiempo de la contratación temporal, el no
incluir en las planillas al trabajador lo deja al descubierto en caso de alguna
enfermedad o accidente en el trabajo.

Incumplimiento con el pago de los salarios mínimos. El incumplimiento

genera problema aumenta los riesgos de operación y costos en caso de
inspección y condena por la Caja Costarricense del Seguro Social o del
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

PROBLEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

Los principales problemas que enfrenta una PYME en el manejo de personal

propiamente son:

Falta de información del gerente o dueño de la PYME en temas legales. El

gerente debe de conocer las leyes que aplican en materia de trabajo y seguridad
laboral; debe de conocer sus derechos y obligaciones como patrono.

El no contar con una estrategia clara que el colaborador comprenda. La

eficacia y eficiencia de los colaboradores se ve limitada si únicamente hacen lo
que se le dice y no tienen una visión más amplia de cómo su labor afecta el día
a día de la empresa. La falta de conexión entre el colaborador y la organización
incide en alta rotación, ausencias, y rendimiento.

En temas de liderazgo y motivación, el personal de la PYME debe de estar

identificado con la organización y con los productos o servicios que comercializa.
Ante la falta de recursos financieros, el recurso humano se vuelve fuente de
ideas innovadoras para las mejoras en la productividad y reducción de costos.

Documentar las relaciones laborales. Es común que en las Pymes no se

documente debidamente las relaciones laborales, debido a que se crea un trato
más familiar y cercano con el dueño de la organización, lo cual conlleva que a
posteriori existan malentendidos en cuanto a lo acordado por ambas partes, tanto
al momento del inicio de la relación laboral como las modificaciones que se
fueron dando a lo largo de la relación laboral.

Ausencia de prácticas o políticas laborales. No se tienen normas, por

ejemplo, para contratar y retener talento, incapacidades médicas, asuetos por
matrimonio, hijos o funerales de familiares. Las relaciones laborales se
establecen en su mayor parte de forma consuetudinaria, que conlleva
malentendidos e impide crear una adecuada línea de mantenimiento del negocio
en el tiempo.

QUÉ DEBE HACER EL EMPRESARIO

Principales recomendaciones para mejorar la contratación y manejo de personal

en la PYME:

Mantenerse informado. El sitio web del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social

(tiene la información al día, además de herramientas que le facilitan al gerente
de la PYME cumplir con la ley, y darle un trato justo al trabajador.

Haga contratos. Cuando contrate a alguien, describa claramente cuáles son las
funciones del colaborador, horarios y beneficios. Aún si son los de ley, el tener
un documento y conversar acerca de lo que se espera de cada colaborador
ayuda a ambas partes.

Gerenciar con el ejemplo. Como gerente o dueño de la pyme, sus

colaboradores le serán más eficaces y eficientes si se sienten comprometidos
con la organización. Lidere con el ejemplo, compórtese como usted quiere que
se comporten sus colaboradores. Además, hágales saber detalladamente cómo
la labor de cada uno de ellos impacta al éxito de la empresa.

El cumplimiento es independiente del tamaño de la organización. Regularse

por normas y procedimientos es una obligación para grandes, medianas,
pequeñas y micro empresas. Se debe tener una cultura de cumplimiento porque
las Pymes son las que son más susceptibles a los flujos de caja y a las que una
condena a nivel judicial o administrativa las puede afectar en mayor medida.

Asesorarse. Invertir en el cumplimiento y en una asesoría laboral preventiva, es

precisamente una inversión para el futuro de la organización, y una garantía que
la empresa podrá mantenerse en el tiempo. Muchas Pymes no buscan asesoría
legal, pues piensan que la asesoría laboral es un costo muy elevado, pero el
manejo adecuado de una determinada situación a lo interno de las relaciones
laborales puede ahorrarle grandes gastos en el futuro o bien reducir los riesgos
empresariales.

FINANZAS

El principal error financiero que enfrentan las pymes es la falta de conocimiento

DEBIDO, a que los emprendedores no tienen una carrera financiera o son pocos
los que cuentan con una base financiera; es muy importante formarse en estos
asuntos. El error consiste en no preocuparse por este tema cuando es la base
de la toma de decisiones dentro de cualquier empresa.

Todo dueño de una empresa DEBE saber FINANZAS operativas al menos, que
le permitan tomar decisiones sobre la rentabilidad, sobre el flujo y sobre
adquisición de deuda.

Sin embargo los errores más comunes que podemos mencionar son:
 1. Confundir el dinero propio con el dinero de la empresa, es tan común
tristemente este error que merece el primer lugar de este análisis.
Manifestaciones de estos manejos son la compra de automóviles e
inmuebles a nombre de la empresa para uso exclusivo del dueño y de
su familia.

2. Asumir que el dinero que hay en la caja es el dinero disponible en la

empresa, con ello queremos decir que se opera con el dinero de caja,
teniendo una administración de muy corto plazo, pensando en que el
dinero que cobro esta semana me sirve para pagar la nómina y el que
cobro la que sigue es para pago a proveedores y lo que sobra es para
la cuenta personal del socio.

3. Tener doble contabilidad, es decir una contabilidad donde

supuestamente tengo la realidad y otra la contabilidad que se le
presenta a HACIENDA, donde siempre se tienen pérdidas, o bien se
genera una utilidad muy pequeña para no pagar muchos impuestos.

4. O si bien no tengo doble contabilidad solo me encargo de tener un

contador que me prepare la contabilidad para fines fiscales
exclusivamente, con un catálogo de cuentas totalmente simple y si lo
hay con un proceso de revisión esporádico, solo por excepción cuando
hay problemas.

Estos son los principales errores, de los que se derivan muchos más.

Cuáles son entonces las consecuencias? La respuesta se ve a la luz, porque

nadie se muere por no tener una buena contabilidad, al menos no en el
mundo de las PYMES. Los errores se pagan cuando la PYME quiere crecer,
cuando quiere conseguir un crédito, o cuando quiere de verdad tomar una
decisión basada en su información, o peor aún, cuando se le escapa un contrato
o un cliente valioso por no tener información decente.

Las consecuencias de tener una doble contabilidad son la negación de los

créditos o ampliaciones de crédito. Si siempre se declara con un pérdida y
tenemos muy ralas utilidades, entonces el mensaje que mandamos es “soy poco
rentable y no tengo dinero para pagarte a ti, banco o a ti inversionista” y peor
aún, “no soy una buena opción de inversión, porque mis prácticas contables no
son CONFIABLES, y por lo tanto, yo como socio, tampoco soy de fiar. En un
mundo donde el valor más escaso es la confianza, el tener una contabilidad clara
y confiable es un valor agregado que no solo habla bien de las cifras, sino de los
responsables de la empresa y estas características son muy apreciadas por los
inversionistas de largo plazo.

Las consecuencias de manejarse únicamente observando el flujo de efectivo,

son a la larga una descapitalización de la empresa, pues dejamos de hacer las
inversiones de mediano y largo plazo necesarias, y no es otra cosa más que el
reflejo de una mente cortoplacista, misma que nos lleva a ver el hoy y ahora y
dejar de ver el rumbo y la estrategia, tomando lo que hay hoy para repartir, sin
importar las consecuencias del mañana.

Aquí radica la diferencia entre un empresario y un negociante.

El empresario puede generar largo plazo, el negociante solo ve ganancias aquí
y ahora.

BIBLIOGRAFIA
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May, Kristen. (2018). ¿Cuáles son las causas de los bajos niveles de productividad? .
2018, de La voz Sitio web: https://pyme.lavoztx.com/cules-son-las-causas-de-los-
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https://www.informador.mx/Economia/Enlistan-errores-financieros-mas-comunes-de-
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https://mipropiojefe.com/7-errores-comunes-que-impiden-el-desarrollo-de-las-pymes/
https://www.santanderpyme.com.mx/detalle-noticia/diez-errores-comunes-
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