MPX-P-QHSE-001

Rev. 00
CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI
Fecha: 20/01/2014
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MULTIMPEX S.A.: PROCEDIMIENTO GENERAL

CONTROL DE DOCUMENTOS

CODIGO: MPX-P-QHSE-001

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Carlos Gargurevich Carlos Gargurevich Antonio Cabada V.

Cargo: Representante de la Alta Cargo: Representante de la Alta

Cargo: Gerente General
Dirección Dirección

Fecha: 20/01/2014 Fecha: 20/01/2014 Fecha: 20/01/2014

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La información descrita en el presente documento es propiedad intelectual de MULTIMPEX S.A. Todo su contenido es de
naturaleza confidencial y está prohibida su reproducción total o parcial sin autorización escrita de la empresa. Cualquier impresión
es considera una COPIA NO CONTROLADA
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1. OBJETIVO.

El presente Procedimiento General tiene por objetivo describir el Sistema de Gestión

Documentario de MULIMPEX, aplicando cierta metodología para gestionar y controlar los
documentos tanto internos como externos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad,
Salud Ocupacional, Seguridad y Medio Ambiente de la Organización.

2. ALCANCE.

Este procedimiento es aplicable en la elaboración, revisión, aprobación, distribución, cambios y

controles del Sistema documental de MULTIMPEX S.A., para dar la conformidad de los sistemas
de Gestión de toda la Organización.

3. RESPONSABILIDADES.

3.1. Responsable del proceso

 Debe de asegura que se cumpla con todo lo establecido en el siguiente procedimiento
 Elaborar y aprobar la documentación propia de su proceso.
 Involucrar a todo el personal a su cargo sobre el conocimiento y utilización del SGI
(QHSE) aplicable a cada proceso de la Organización.

3.2. Gerencias
 Es responsable de verificar y hacer cumplir el presente procedimiento a todos los
procesos involucrados en el SGI (QHSE).
 Es responsable de aprobar la documentación local establecida según el proceso.
 Es responsable de que se cumpla la metodología descrita en presente documento para
las revisiones y aprobaciones de los documentos.

3.3. Representante de la Dirección (RED)

 Tiene la responsabilidad y autoridad para codificar y distribuir los documentos
correspondientes a todos y cada uno de los procesos que integran el SGI (QHSE) de la
Organización.
 Revisar y gestionar la solicitud de cambios.
 Debe de asegurarse de que todo el personal conozca y aplique el presente
procedimiento, garantizando con ello el control de los documentos.

3.4. A todo el personal

 Tiene la responsabilidad de verificar que la documentación que están aplicando o
utilizando debe ser la última revisión
 Todo cambio o modificación a un documento debe de realizarse mediante una solicitud
el cual debe de informar a su jefe inmediato tan pronto se detecte.
 Asegurarse del buen control de los documentos externos aplicables en sus procesos.
 Reportar cualquier desviación que se presente con respecto a lo establecido en el
presente procedimiento.
 Informar al Representante de la Alta Dirección de aquel documento interno o externo que
es necesario ser aplicable a su proceso para su estandarización y ser incluido en el SGI
(QHSE).

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4. TERMINOS Y DEFINICIONES

4.1. Documento: Elemento que contiene información expuesta en cualquier medio de soporte
de datos (papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, video, sonido, muestra
patrón o una combinación de éstos). Son normas internas, manuales, compendios,
procedimientos, instrucciones de trabajo, fichas técnicas, especificaciones de producto,
fabricante y clientes, que pertenecen al Sistema de Gestión Integrado. Los formatos son una
clase de documento, los documentos pueden ser de origen interno o externo.

4.2. Documento Interno: Es todo aquel documento generado por MULTIMPEX S.A. dentro del
SGI por proceso.

4.3. Documento Externo: Cualquier documento del cliente, proveedor, estándar o

especificación nacional o internacional no controlada por MULTIMPEX S.A., (ejemplo
Normas API, ASME, documentos de referencia entregados por el cliente para licitaciones,
políticas, legislación etc.), que son requeridos para o durante la ejecución y prestación de
los productos y/o servicios.

4.4. Documento Controlado: Es la política, procedimiento, formato, etc., interno o externos que
hace parte del SGI, que por motivo de creación o modificación es emitido con el propósito
de ser usado y puede ser reemplazado o removido de una manera controlada.

4.5. Documento No Controlado: Es aquel documento que el SGI no controla respecto a la

edición, actualización y distribución.

4.6. Documento Obsoleto: Son aquellos documentos pertenecientes al SGI de MULTIMPEX

S.A., cuya revisión ya no es vigente, ya sea porque existe otra o porque ya no son aplicados
dentro del proceso.

4.7. Formato: Documento empleado para el registro de información necesaria para evidenciar la
ejecución de una actividad que sirva de base para análisis y toma de decisiones.

4.8. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.

4.9. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades ejecutadas o desarrolladas.

4.10. Revisión: Es entendida como el número de veces que ha sido modificado un proceso o
procedimiento, partiendo desde la revisión 0 que significa que es un documento nuevo.

4.11. SGI: Sistema de Gestión Integrado

4.12. QHSE: Quality, Health, Safety and Environmental

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5. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

5.1. Estructura del SGI Documental

La estructura documental del SGI conformado con los siguientes documentos:

 La Política y Objetivos de QHSE
 Manual de SGI (QHSE)
 Reglamento
 Procedimientos Generales, Plan de emergencia.
 Instrucciones de Trabajo
 Especificaciones técnicas, MSDS.
 Formatos

Toda especificación técnica puede ser utilizada como documento, siendo este un
complemento de los requisitos solicitados o estipulados por el usuario. Ej.: Manual
Operativo o de mantenimiento de una máquina.

5.2. Estructura de los Procedimientos, Instructivos de trabajo, documentos / anexos

La estructura para la elaboración de los Procedimientos, Instructivos de trabajo, formatos,

documentos en general es como sigue:

Encabezado / Membrete
 Logo: Imagen del logotipo de MULTIMPEX S.A.
 Título: Especifica cual es el tema en particular al que se refiere el procedimiento,
instructivo, formato, o documento.
 Código: Forma de identificar los documentos usando siglas y números consecutivos.
 Revisión: Nivel de revisión, empieza con “0” cuando es un documento nuevo y se
incrementa de uno en uno a medida que se actualiza el documento.
 Fecha: Día en el que se aprobó el documento.
 Página: Numero de hojas que conforma el documento.

1. Objetivo: Indica el objeto para el cual ha sido establecido el procedimiento e

instructivo o el documento en general.

2. Alcance: Indica las áreas, procesos y lugares de aplicación del documento.

3. Responsabilidades: Describe los roles de los diferentes cargos frente al

procedimiento establecido.

4. Términos y Definiciones: Descripción de conceptos útiles para el mejor

entendimiento del procedimiento.

5. Descripción de la actividad: Establece un conjunto de actividades o tareas que

indican en forma clara y explícita, el modo de proceder para llevar a cabo una
determinada actividad.

6. Control de cambios: Relacionado al histórico de aprobaciones del documento.

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7. Anexos: Lista de documentos que hacen parte y complementan el documento.

8. Idioma: Todo documento emitido por MULTIMPEX S.A. debe de estar desarrollado
en el idioma Español.

Los documentos tales como Política, Objetivos, Manuales, Reglamentos, Planes de

emergencia, Especificaciones técnicas y formatos cumplen con lo que corresponde al
encabezado.

5.3. Identificación de la documentación

El Representante de la Alta Dirección es responsable de la asignación de los códigos para

los documentos. Para asignar un nuevo código se debe revisar la lista maestra de
documentos generada y se debe seleccionar el código disponible de acuerdo a los
lineamientos que se establecen en el presente numeral.

La documentación requerida por los Sistemas de Gestión de MULTIMPEX S.A. sigue los
lineamientos a continuación descritos para la asignación de un código que lo identifique:

MMM-T-PPP-XXX

MMM: Tres siglas como máximo que representa el nombre de la Organización (MPX).

TT : Una o dos sigla que representa el Tipo de Documento.

PPP : Tres o cuatro siglas que representa el Proceso Responsable.

XXX : Tres dígitos que indican el numero consecutivo del documento por proceso. Esta
numeración es aplicable a TODOS los documentos a excepción de la Política del
Sistema de Gestión Integrado, ya que éste es un documento especial y único.

Con respecto a los tipos de documentos a ser considerados tenemos:

Otros Documento (Objetivos QHSE, Planes de

OD:
Calidad, Organigramas, etc.).

MA Manuales

P: Procedimiento

PE: Plan de Emergencia.

RG: Reglamento.

I: Instrucción de Trabajo

F: Formato

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(PPP) Proceso Responsable:

GER: Dirección o Gestión Estratégica

M&V: Mercadeo y Ventas

OPE: Operaciones

Calidad, Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio

QHSE: Ambiente.

MTTO: Ensamble, Mantenimiento y Reparación

RH: Recursos Humanos

GAF: Proceso Administración y Finanzas

LOG: Logística (Compras, Almacenes)

IT: Información y Tecnología

5.4. Solicitud de creación, modificación y eliminación de documentos

La necesidad de modificar o eliminar un documento existente local, puede ser manifestada

por cualquier persona de la organización a través del formato MPX-F-QHSE-002 Solicitud
de Cambio Documental, el cual se entrega junto con el borrador preliminar del documento
en cuestión a su jefe inmediato o al gerente del proceso el cual lo elevará al Representante
de la Alta Dirección (RED) para su revisión y validación final.

Para realizar el seguimiento de las solicitudes aprobadas se empleara el formato MPX-F-

QHSE-002 Solicitud de Cambio Documental”

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5.5. Responsabilidad en la Elaboración, Revisión y Aprobación de los Documentos de

MULTIMPEX S.A. se manifiestan en el siguiente cuadro:

Tiempo en el
Elaborado Revisado Aprobado
archivo

Gerente de 3 años
Representante de Operaciones/ (Siempre tener y
Gerente General
Política del SGI la Alta Dirección. Representante de publicar revisión
la Alta Dirección vigente)

Representante de Representante de Últimas 4

Manual del SGI Gerente General.
la Alta Dirección. la Alta Dirección revisiones
Representante de
Representante de
la Alta Dirección / Gerente General /
la Alta Dirección /
Objetivos y Metas Jefe y/o Gerente de 3 años
Departamento
Supervisores del Proceso
Responsable
Proceso.
Representante de
Reglamento Jefe HSE la dirección / CSST 2 años
Gerente General
Gerente de
Jefe y/o Gerente General /
Procedimiento Proceso / Últimas 4
Supervisores del Gerente de
General Representante de revisiones
Proceso. Proceso
la Alta Dirección.
Representante de
Jefe HSE / Jefe Gerente General /
Plan de la Alta Dirección /
y/o Supervisores Gerente de 2 años
emergencia Departamento
del Proceso. Proceso
Responsable
Gerente de
Jefe y/o Gerente General /
Instrucción de Proceso / Últimas 4
Supervisores del Gerente de
Trabajo Representante de revisiones
Proceso. Proceso
la Alta Dirección.
Gerente de
Jefe y/o Gerente General /
Especificación Proceso / Últimas 4
Supervisores del Gerente de
Técnica Representante de revisiones
Proceso. Proceso
la Alta Dirección.
Supervisor o
Jefe y/o Coordinador Gerente General /
Últimas 4
Formatos Supervisores del responsable/ Gerente de
revisiones
Proceso. Representante de Proceso
la Alta Dirección.

Todo aquel documento con revisiones posteriores a la vigente, deben de ser controlados por
el Representante de la Alta Dirección, se mantendrán en formato electrónico en el Sistema
que disponga la Organización, adicionalmente debe de quedar registrados en el formato
MPX-F-QHSE-001 Lista Maestra de Documentos del SGI.
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Si el documento no es aprobado, el Representante de la Alta Dirección remitirá el

documento al personal elaborador explicando el motivo del rechazo.

Si el documento es aprobado, la revisión, aprobación y la fecha de aprobación quedan

definidas en la carátula o primera hoja del documento.

Los formatos, son un tipo especial de documentos, su revisión y aprobación queda

establecida en el MPX-F-QHSE-001 Lista Maestra de Documentos del SGI.

5.6. Actualización de los documentos e identificación de los cambios

Todo aquel documento una vez que es aprobado, el Representante de la Alta Dirección lo
carga al Sistema de Gestión Documentario e informa a toda la Organización del o de los
documentos que fueron ya aprobados y principalmente del proceso involucrado.

Si la revisión del documento involucro cambios en su contenido (texto u otros), este debe de
ser resaltado con negritas y con tipo de letra itálica en el mismo documento (para toda
aquella revisión mayor o igual a 1), y debe de ser especificado en la solicitud de cambio.

5.7. Liberación, difusión de los documentos y capacitación.

Una vez que se finaliza el proceso de revisión y aprobación, el Representante de la Alta

Dirección notifica vía e-mail a toda la Organización de la liberación formal del documento en
el sistema electrónico designado por la Organización, para que este a su vez pueda ser
utilizado.

En los casos en los que no se pueda acceder a la documentación en la red establecida por
la Organización la distribución de los documentos se hace por medio mail, CD,
actualización directa en los PC o copias físicas, información que debe ser actualizada de
acuerdo a los cambios. Para el control de esta distribución se debe diligenciar vía el formato
MPX-F-QHSE-008 Control de distribución de documentos, el cual estará a cargo del
Representante de la Alta Dirección.

El responsable del proceso en el cual se dio la mejora del documento, debe asegurar que
todo el personal cuyas actividades se vean afectadas por este, conozca los documentos a
través de la notificación del correo enviado por el sistema y cuando se requiera sea
entrenado en la nueva versión del documento, dejando evidencia del entrenamiento
realizado.

5.8. Documentos no controlados,

Cualquier copia impresa o electrónica de los documentos del Sistema de Gestión o que se
encuentre fuera del sitio oficial destinado para la documentación o que no se encuentre
controlada en el formato MPX-F-QHSE-008 Control de distribución de documentos, se
consideran copias no controladas, lo cual implica que no están actualizadas las revisiones
posteriores a este documento.

5.9. Documentos Obsoletos

Los documentos obsoletos internos que por razones de preservación del conocimiento y/o
trazabilidad no puedan ser desechados, se conservarán en un Sistema Electrónico o físico
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dependiendo de las legislaciones a las cuales este sujeto el documento. Los documentos de
origen externo que se conviertan en obsoletos se deben destruir, salvo el caso en que por
razones estratégicas del negocio se requiera conservar.

Los documentos obsoletos se identificarán dentro de una carpeta denominada

“OBSOLETOS” dentro de la plataforma documental del Sistema de Gestión Integrado.

Cualquier documento designado como “Obsoleto” será mantenido en la lista de códigos de

documentos, donde se mantendrá en color rojo.

5.10. Control de Documentos Internos y Externos

Los documentos internos del SGI se listan en el formato MPX-F-QHSE-001 Lista Maestra
de Documentos.

Los documentos externos del Sistema de Gestión de la Calidad son controlados por el
personal del proceso al cual aplican, empleando el formato MPX-F-QHSE-009 Lista
Maestra de Documentos Externos.

Asimismo, la distribución de Documentos Externos del Sistema de Gestión Integrado se

controla diligenciando el formato MPX-F-QHSE-008 Control de Distribución de
documentos.

5.11. Seguridad de la Información

Todos los documentos controlados almacenados electrónicamente en el portal designado

están protegidos de acuerdo con las políticas de Información Tecnológica (IT) con respecto
a la red y la seguridad de la información.

5.12. Almacenamiento

Los registros físicos serán almacenados en fólderes o archivadores de Palanca y

mantenidos en muebles o gavetas identificadas de tal manera que estén ordenados,
accesibles y de fácil recuperación.

Para los Registros se asignarán responsables de su recopilación, protección y archivo, los

mismos que se controlarán por Departamento.

5.13. Retención

Los Registros que tienen validez legal son archivados por un periodo mínimo de Cinco (05)
años o dependiendo de lo que se disponga por la legislación vigente. Para los demás
registros serán retenidos durante tres (03) años a menos que se indique un período distinto
en los Documentos respectivos por la Organización.

5.14. Eliminación

La eliminación de los Registros es responsabilidad de quienes los custodian por proceso y

se efectuará sobre la base de los periodos de tiempos indicados en el punto 5.13 y también
considerando los tiempos determinados para cada uno de ellos. Esta eliminación se hará
anualmente.
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6. CONTROL DE CAMBIOS.

TITULO DEL REV. Revisores Aprobó

COD.
DOCUMENTO Nº Nombre Nombre FECHA

00 Carlos Gargurevich Antonio Cabada 20.01.14

MPX-P- CONTROL DE
QHSE-001 DOCUMENTOS DEL SGI

7. ANEXOS:

No Aplica.

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