DOCUMENTOS CONTABLES

Funciones básica de contabilidad

Es función de la contabilidad, captar, registrar, comparar, modificar, comunicar e

interpretar los datos financieros y económicos originados por las operaciones de la
entidad.

El proceso de recolección y tabulación consiste en obtener, verificar, registrar y hasta

cierto punto clasificar la información contable.

Recolectar: Significa simplemente extraer los datos iniciales de las diversas fuentes de
origen, las cuales son extensas y variadas pueden cubrir todos los medios desde
talonarios de venta, hasta promesas comerciales, orales o escritas.

Verificar: Es determinar que los datos se originaron en una fuente fidedigna, es decir
que son verídicos.

Desde el punto de vista contable registrar y clasificar consiste en transcribir datos

originales agrupando los similares. Un registro y clasificación adecuada hacen más
fáciles la confrontación, modificación, informe h interpretaciones subsiguientes.
Comparar: Son datos contables que se clasifican en algún orden secuencial
predeterminado y combinar los datos similares de tal forma que puedan ser
confrontados de acuerdo con criterios de semejanza o disparidad.

Modificar: Los datos contables se ajustan cuando sea necesario con el propósito de
reflejar los cambios en el estado financiero de una organización.

Comunicar e interpretar: La información es las distribuciones de los datos elaborados

para quienes los necesitan. En el proceso informativo está implícita la idea de que los
datos deben ser apropiados concisos, claros, confiables y oportunos.

La Interpretación: Es la etapa final del proceso contable, consiste en descubrir el

significado de los datos informados, una interpretación sana de la información contable
es el resultado de un juicio lógico basado en análisis, integración y deducción.

En toda empresa y sobre todo en las grandes organizaciones, el departamento de

contabilidad tiene a su cargo tres funciones principales:

 Llevar los registros contables.

 Formular los informes de contabilidad.
 Interpretar los datos contenidos en registros e informes.
LIBROS CONTABLES

Los libros contables son el soporte material en la elaboración de la información

financiera. Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.

Dentro del contenido de estos libros destacan los siguientes:

1. Libro Diario
“El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la
empresa. Será valida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las
operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca
en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de
que se trate.” (Art. 28)

Tal y como reza el artículo 28 del C.Com, el Libro Diario recoge, por orden cronológico,
todos los hechos contables que afectan a la empresa desde el punto de vista económico
o financiero. El objeto de este libro es reunir en él todas las operaciones realizadas por
la empresa para después trasladarlas al libro Mayor y recogerlas sintéticamente en los
estados contables al final del ejercicio.

Todos los asientos contables registrados en el libro Diario se realizan cumpliendo el

principio fundamental de la partida doble, Activo igual a la suma de Pasivo y Patrimonio
Neto.

En el Diario se cumplirá necesariamente la igualdad siguiente: las sumas de las

anotaciones realizadas en el Debe sean iguales a las del Haber.

2. Libro de Inventarios y Cuentas anuales

“El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la
empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances
de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las
cuentas anuales (Art. 28).

Un inventario es una relación valorada en unidades monetarias de todos los bienes

derechos y obligaciones contraídas por la empresa, en una fecha determinada, para
calcular por diferencia el patrimonio neto.

Además de los inventarios se incluyen en este libro las cuentas anuales que son:

a) El Balance de situación
b) Cuenta de Resultados
c) La Memoria
d) Estado de Cambios de Patrimonio Neto
e) Estado de Flujos de Tesorería.
3. Libro Mayor
Recoge información individualizada de todas las cuentas que intervienen en la
contabilidad de la empresa con todos sus aumentos y sus disminuciones, de esta forma
en cualquier momento podemos ver todos los movimientos de la cuenta y calcular su
valor para una fecha concreta, su saldo (véase: “saldo”). Este libro debe ir en total
concordancia con el libro Diario. Todas las anotaciones realizadas en el Diario pasan a
su vez al libro Mayor.

En el libro mayor las cuentas aparecen representadas en forma de “T” donde el lado
izquierdo se denomina “DEBE” y el derecho “HABER”.

4. Libros Auxiliares
Las empresas, de acuerdo con el C.Com, pueden llevar además de los libros
obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su gestión. Ejemplo
de este tipo de libros pueden ser los de caja, bancos, entradas de almacén, salidas de
almacén etc.

Balance financiero

Una hoja de balance es un retrato rápido de la condición financiera de un negocio en

un período específico de tiempo. Las actividades de un negocio caen en dos grupos
separados que son reportados por los contables. Son las actividades que generan
ganancias, que incluyen ventas y gastos. Esto también puede referirse a las
actividades de operación. También hay algunas actividades financieras de inversión
que incluyen asegurar dinero de una deuda y equiparar las fuentes de capital, devolver
el capital a estas fuentes, volviendo la distribución de la ganancia del dueño, y
cancelando la inversión de un activo para poder deshacerse de él.
Las actividades que generan ganancias se reportan en los informes de ingresos; las
actividades financieras de inversión se encuentran en los registros del flujo de dinero.
En otras palabras, hay dos informes financieros que son preparados para los distintos
tipos de transacciones. El informe del flujo de dinero también reporta si la ganancia ha
aumentado o disminuido durante el año, puesto en comparación a la cantidad de
ganancias que se han reportado en el informe de ingreso.

La hoja de balance es distinta de los informes de ingreso y del flujo de dinero. Ella
representa el balance, las cantidades, los activos y pasivos de una compañía y la
equidad del dueño en un momento determinado. La palabra balance tiene distintos
significados dependiendo del momento. Si se usa en el término de una hoja de
balance, se refiere al balance de los dos aspectos de un negocio, el total de los activos
de un lado y el total de los pasivos del otro. Sin embargo, el balance de una cuenta,
como la de los activos, pasivos, rentas o gastos, se refiere a la cantidad que queda en
la cuenta luego de registrar aumentos y bajas, como en el balance de su cuenta de
cheques los contadores preparan una hoja de balance para cualquier momento que
se les diga. Generalmente se preparan al final de cada mes, trimestre o año. Siempre
se prepara al cierre de un negocio o en el último día de un periodo de ganancias.

Clasificación de los activos

1. Activos corrientes: Entre este tipo de activos se encuentran aquellos componentes

que son capaces de transformarse, en forma fácil, en dinero efectivo. De ahí que
dentro de esta variedad de activos se encuentran los siguientes:
 Dinero que hay en el banco.

 Dinero que existe disponible en la propia empresa.

 Cuentas que quedan por cobrar de clientes.

 Cheques que hay que cobrar.

 Inventario de bienes, incluyendo: materias primas, productos terminados, productos

en proceso de elaboración, etc.

2. Activos fijos: Los activos fijos son todos los inmuebles y los bienes muebles que
la empresa en cuestión tiene y que le son básicos para el desempeño de su actividad.
Es importante saber que estos activos están sometidos a lo que se conoce por el
nombre de depreciación, es decir, al desgaste que sufren por el uso. Algunos de ellos
son:
 Vehículos

 Muebles
 Terrenos
 Construcciones
 Maquinaria.

3. Otros activos: En esta clasificación se incluyen los activos que no pertenecen a

ninguna de las dos categorías anteriormente citados. Ejemplos de aquellos serían los
gastos que son pagados de modo anticipado.
 RUC, RUS

¿QUE ES EL RUC?

Registro Único de Contribuyentes (RUC)

Es el registro informático a cargo de la SUNAT que contiene los datos de identificación
y de las obligaciones tributarias delos contribuyentes de los tributos administrados y/o
recaudados por la SUNAT, de la información vinculada a sus actividades económicas,
así como la información de sus responsables.

El número de RUC,
Es el número de once (11) dígitos que identifica al contribuyente ante la SUNAT, luego
que a este se le confirma su inscripción, endicho registro. Es de uso obligatorio para
cualquier gestión que se realice ante la Administración Tributaria y otras dependencias
de la Administración Pública que la SUNAT establezca. Dicho número tiene carácter
permanente y es de uso exclusivo de su titular

¿Quiénes deben inscribirse en el RUC?

Todas las personas naturales o jurídicas, sucesiones indivisas, sociedades de hecho u

otros entes colectivos, nacionales o extranjeros, domiciliados o no en el país, quesean
contribuyentes y/o responsables de tributos administrados y/o recaudados por SUNAT.
Asimismo, deberán inscribirse en el Registro, los sujetos que soliciten la devolución del
IGV o IPM al amparo de lo dispuesto por el Decreto Legislativo N° 783 y modificatorias,
los sujetos que se acojan a los Regímenes Aduaneros o a los Destino Aduaneros
Especiales o de Excepción previstos en el TUO de la Ley General de Aduanas; y los
que por los actos u operaciones que se realicen la SUNAT considere necesaria su
incorporación al registro. Para inscribirse en el RUC, el contribuyente debe conocer
previamente la renta que genera, el régimen tributario y/o el tributo que le corresponda
como agente retenedor

¿QUÉ NECESITO PARA OBTENER MI RUC?

Para inscribirse en el RUC usted cuenta con dos opciones:

1. A través de Internet (Pre- inscripción):

Podrá encontrar toda la información relacionada en el siguiente enlace.

2. En forma presencial:

Usted podrá realizar su inscripción en cualquier Centro de Servicios al

Contribuyente cercano a su domicilio fiscal, debiendo presentar los documentos
detallados en el siguiente enlace.
¿Qué es el RUS?

Es el primer régimen donde se encuentran las personas naturales de menor movimiento

económico establecido dentro de los rangos establecidos por la Sunat.

¿Quiénes pueden acogerse a este régimen?

Pueden acogerse a este Régimen: Personas Naturales y Sucesiones Indivisas que
contemplen lo siguiente:

 Los Ingresos Brutos y el monto de las compras no sean mayor a S/ 360,000

 El valor de los activos fijos no sea mayor a S/ 70,000
 Deben realizar actividades en un solo establecimiento o sede productiva.

Impedidos a acogerse a Nuevo RUS

No pueden acogerse al Nuevo RUS, aquellos que:

 Presten el servicio de transporte de carga de mercancías utilizando sus vehículos

que tengan una capacidad de carga mayor o igual a 2 TM.
 Presten el servicio de transporte terrestre nacional o internacional de pasajeros.
 Efectúen y/o tramiten algún régimen, operación o destino aduanero; excepto que se
trate de contribuyentes:
 Cuyo domicilio fiscal se encuentre en zona de frontera, que realicen importaciones
definitivas que no excedan de US $ 500 por mes, de acuerdo a lo señalado en el
Reglamento.
 Que efectúen exportaciones de mercancías a través de los destinos aduaneros
especiales o de excepción previstos en los incisos b) y c) del artículo 83º de la Ley
General de Aduanas, con sujeción a la normatividad específica que las regule.
 Que realicen exportaciones definitivas de mercancías, a través del despacho
simplificado de exportación, al amparo de lo dispuesto en la normatividad aduanera.
 Realicen venta de inmuebles.
 Desarrollen actividades de comercialización de combustibles líquidos y otros
productos derivados de los hidrocarburos, de acuerdo con el Reglamento para la
Comercialización de Combustibles Líquidos y otros productos derivados de los
Hidrocarburos.
 Entreguen bienes en consignación.
 Presten servicios de depósitos aduaneros y terminales de almacenamiento.
 Realicen alguna de las operaciones gravadas con el Impuesto Selectivo al Consumo.
 Realicen operaciones afectas al Impuesto a la venta del Arroz Pilado.
 Organicen cualquier tipo de espectáculo público.
 Sean notarios, martilleros, comisionistas y/o rematadores; agentes corredores de
productos, de bolsa de valores y/u operadores especiales que realizan actividades
en la Bolsa de Productos; agentes de aduana y los intermediarios de seguros.
 Sean titulares de negocios de casinos, máquinas tragamonedas y/u otros de
naturaleza similar.
 Sean titulares de agencias de viaje, propaganda y/o publicidad.
Tipo de Comprobantes a emitir:
1. Boletas de Venta.
2. Tickets
3. Máquinas registradoras sin derecho al crédito fiscal.

Tributos a Pagar:
Categoría Ingresos Hasta S/. Compras Hasta S/. Cuota por Pagar
1 5,000 5,000 20
2 8,000 8,000 50
3 13,000 13,000 200
4 20,000 20,000 400
5 30,000 30,000 600

¿Quiénes se encuentran en la categoría especial del nuevo RUS?

La Categoría Especial del NUEVO RUS está dirigida a aquellos contribuyentes cuyos
ingresos brutos y sus compras anuales no supere cada uno de S/ 60,000 y siempre que
se trate de:

Personas que se dediquen únicamente a la venta de frutas, hortalizas, legumbres,

tubérculos, raíces, semillas y demás bienes especificados en el Apéndice I de la Ley del
IGV e ISC, realizada en los mercados de abastos.

Personas dedicados exclusivamente al cultivo de productos agrícolas y que vendan sus

productos en su estado natural.

La cuota mensual aplicable a los contribuyentes ubicados en la “Categoría

Especial” es de S/. 0.00, es decir, que no paga.

¿Cuándo se debe cambiar de Régimen (salir del Nuevo RUS)?

El cambio del régimen puede ser voluntario u obligatorio:

Voluntario: Se puede dar en cualquier mes del año. El contribuyente se podrá

incorporar al RER o al RÉGIMEN GENERAL DEL IMPUESTO A LA RENTA.

Obligatorio: Se produce si durante el año, el contribuyente incumple con algunos de

los requisitos establecidos para el NUEVO RUS.

En este caso el contribuyente ingresará al RÉGIMEN GENERAL DEL IMPUESTO A LA

RENTA.
DOCUMENTOS CONTABLES VALORIZADOS: GUÍA DE REMISIÓN, COTIZACIÓN

DOCUMENTOS CONTABLES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los
que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de
acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos
son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que
se realizan en una compañía o empresa.

Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas
copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Como es lógico también están
organizados en carpetas contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a
la información, en ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una
selección de documentos cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo.

CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE

Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación se clasifican en:

 Los comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego
recibidos y conservados en la empresa. Ej. facturas de compras, recibos de pagos
efectuados, etc.
 Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas,
recibos por cobranzas, presupuestos, vales. Desde el punto de vista de
documentación que se registra y archiva:
 Documentos que se archivan y generan registración: como la factura, la nota débito,
la nota crédito, el ticket, los recibos, el pagaré, el cheque y la nota crédito bancaria.
 Documentos que sólo se archivan: como son la orden de compra, la nota de venta,
el remito y el resumen de cuenta.

DOCUMENTOS CONTABLES MÁS UTILIZADOS

En la actualidad los documentos contables más usados son:
● La remisión
●La cotización
● La factura
GUÍA DE REMISIÓN

Concepto.- Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las

mercaderías solicitadas por el cliente según su nota de pedido y éste se encuentra
impreso y membretado, según la necesidad de la empresa. Sirve para que el
comerciante tenga testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones
solicitadas y aprobado por el departamento de ventas.

Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la

empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con tres copias, una queda en
el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las
mercaderías y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente en el que
certifica haber recibido conforme.

Requisitos de una Guía de Remisión.- Los requisitos son los siguientes:

1. Membrete o razón social de la casa vendedora

2. Numeración correlativa
3. Lugar y fecha
4. Nombre o razón social de comprador
5. Dirección del cliente
6. Detalle de los artículos
7. Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.)
8. Precio unitario y total
9. Firma del vendedor
10. Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artículos.

Importancia.- Con la guía de remisión se materializa el derecho del vendedor y la

obligación del comprador, justifica la salida de las mercaderías del depósito, entonces
constituye un elemento importante.
Tipos de Guías de Remisión
Actualmente existen dos tipos de guías de remisión, si el traslado de bienes se efectúa
bajo la modalidad de transporte privado se debe elaborar el documento denominado
Guía de remisión - Remitente, en el caso del transporte público, el transportista debe
elaborar la Guía de remisión - Transportista, debiendo llevar, cuando el servicio se está
prestando ambas guías.
a) Guía de remisión – Remitente
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas
por el cliente. Y sirve para que el comerciante tenga testimonio de los bienes que ha
entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de ventas.
Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la
empresa por lo general es practico que sea un talonario con 3 copias, una queda en el
talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las
mercaderías y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente en el que
certifica haber recibido conforme dichos bienes.
Una guía de remisión contiene la información que se muestra en el Gráfico Nº 1,
existirán variaciones a este modelo dependiendo de circunstancias particulares que se
presentan de manera constante para cierto tipo de contribuyentes.

b) Guía de Remisión – Transportista

Los obligados a emitir este tipo de guía son los señalados en el acápite 4.2 del presente
trabajo. En el Gráfico Nº 6 encontramos un modelo estándar de Guía de remisión –
Transportista. Muy importante de destacar es la disposición que señala que cuando el
remitente es un obligado a elaborar la guía de remisión remitente solo se deberá
consignar la serie y número de este documento o la serie y número del comprobante de
pago que de acuerdo a lo que dispone el Reglamento permite sustentar el traslado de
los bienes, en aquellos casos, que se brinde el servicio a sujetos no obligados a emitir
guías de remisión remitente, el transportista se encuentra obligado a detallar el bien que
se está transportando (descripción, unidad de medida, cantidad).
Por ello, en nuestro ejemplo, la zona destinada a la descripción del bien se encuentra
en blanco, ya que esos datos se encuentran consignados en la guía de remisión
remitente, por ello, a efectos de duplicar información, en la guía del transportista bastaba
con hacer referencia a la guía de remisión remitente.
¿Qué es una cotización?

La cotización es un documento contable en donde se detalla el precio de un bien o un

servicio para el proceso de compra o negociación. Dentro de este proceso también se
le conoce como presupuesto, y es cuando un cliente le pide a cierta empresa que le
indique el valor de un pedido de mercancía.

Este documento informativo lo utiliza el área de compras de una empresa para entablar
una negociación, de este modo se dice que su importancia se da a nivel administrativo,
debido a que permite la generación de informes que comparan los productos cotizados
con los facturados.

Si bien se determina como un documento contable, no quiere decir que este sea un
ingreso, es decir no es un registro contable, ya que cuando un cliente solicita una
cotización, este está en el derecho de decidir aceptar, modificar o rechazar, en ningún
momento está obligado a pagar.

Si por el contrario, el cliente acepta dicha cotización, el empresario entra a pasar esa
cotización a factura, para que el usuario continué con el pago.

Partes de la Cotización:
 El producto, bien o servicio de interés.
 Referencia del producto
 Descripción del producto o del servicio.
 Precio por unidad y por el número deseado.
 Fecha de expedición de la cotización
 Logo, número de identificación y nombre de la empresa.
 Fecha, ciudad y lugar de la sucursal o centro de costes.
 Nombre de la persona a quién va dirigida.
 Notas adicionales (dependiendo).
¿Cómo realizar una cotización?

Realizar una cotización puede llegar a ser muy fácil con la ayuda de un software, por
eso en Sigo podrás realizar el documento contable de una manera rápida y
automatizada.

Si eres empresario, y aún no cuentas con un software y deseas conocer el proceso para
realizar las cotizaciones, revisa aquí y prueba una nueva forma de gestionar tu negocio.

Importante: Recuerda que una cotización es una propuesta comercial que te ayudará
o no a cerrar ese negocio, así que aprovéchala y muestra las características relevantes
de tu producto o servicio a ofrecer. También ten presente la presentación de dicha
cotización, todo cuenta a la hora de negociar.

FACTURA
Concepto.- También conocida como factura de compra o factura comercial, es un
documento que refleja toda la información de una operación de compraventa
porque muestra o detalla el producto comprado o vendido.

Tipos de factura
Factura rectificativa.- es aquel documento que detalla alguna corrección en la factura
ordinaria o bien la devolución de la mercancía.
También es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algún error o
agregar algún dato que sea necesario
Factura recapitulativa.-. Emitir una factura hacia un mismo destino en reiteradas
ocasiones puede volverse un proceso tedioso, para evitar estos inconvenientes y volver
el proceso más sencillo existen las facturas recapitulativas que sirven para agrupar una
serie de facturas

Clases de facturas
Se clasifican por el lugar a donde se realizan las operaciones de
compra venta de exportación:
Factura a plaza.- Se llama factura de plaza a la que se extiende cuando las ventas se
realizan en la localidad donde radica el vendedor.
Por ejemplo si compramos mercaderías en tiendas alfa. De quillabamba para venderlas
en un establecimiento ubicado en quillabamba, la factura a plaza no ocasiona ningún
gasto como transporte, embalaje, etc.
Factura a extensión.- se llama factura de extensión a la que se extiende cuando la
venta se realiza a compradores que radican en localidades diferentes a la del vendedor;
ocasionando gastos de embalaje, transportes, seguros, etc.
Por ejemplo, cuando compran mercaderías en la tienda efe que está ubicado en lima.
¿Qué debe contener una factura?
Existen distintos formatos para una factura, todos están obligados a llevar cierta
información mínima para que el documento sea válido.
Lo primero y necesario es mencionar de manera explícita que nos encontramos frente
a una factura, así como también la fecha y el número correlativo de la misma.
Otro dato importante es la información básica del empresario o profesional que emite la
factura y también de quien la recibe.
En el caso del emisor, estos datos serían su nombre y apellidos, razón social, y
domicilio En el caso del receptor, los datos necesarios solo son nombre, apellidos.
El siguiente paso es la descripción de los servicios o de la operación por la cual se ha
emitido la factura

Importancia de la factura
Lo más importante de solicitar una factura cuando realizas una compra, primero, es
la responsabilidad del vendedor a garantizar lo que te vende. Ante un desperfecto o falla
del material,
Segundo. Te aseguras que el vendedor pague el impuesto correspondiente, el cual ya
está incluido en el precio, o sea que ante una compra sin factura, el comerciante se está
quedando con esa cantidad de dinero que no le corresponde.

Uso de la factura
Una factura se debe emitir:
 Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos o costos para
efecto tributario.

Partes de una factura

 Apellido y nombres o denominación o razón social del titular.
 Nombre comercial (si lo tuviera.)
 Dirección de la casa del matriz.
 Dirección del establecimiento donde está ubicado el punto de emisión.
 Numero de RUC.
 Denominación de comprobante de pago.
 Numeración del comprobante: serie y numeración correlativa.
 Apellidos y nombres o denominación o razón social del comprador o usuario.
 RUC del comprador o usuario.
 Fecha de emisión.
 Numero de las guías de remisión o de otros documentos relacionados con la
operación.
 Bien vendido o cedido en uso, descripción o tipo de servició prestado unidad de
medida y numero de serio y/o motor.