10| ORGANIZACIÓN

COLECCIÓN FARMAPLANNING
EL MARKETING EN LA FARMACIA

Organización
Análisis de
tareas en
la farmacia
Por Josep Allue

clubdelafarmacia.com
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 ORGANIZACIÓN. ANÁLISIS DE TAREAS EN LA FARMACIA
COLECCIÓN FARMAPLANNING

ÍNDICE

A. Tareas comunes/actividades a todas las Oficinas de Farmacia

1. Gestión de residuos.

1.1. Residuos de medicamentos y productos sanitarios: SIGRE.

1.2. Residuos de actividad: documentación caducada (soporte físico y/o digital).

2. LOPD: Nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

3. Riesgos laborales: revisión riesgos.

4. Mantenimiento de las infraestructuras.

4.1. Local e instalaciones.

4.2. Revisión suministros: electricidad, gas…

4.3. Equipos e instrumental necesario: calibración básculas, tensiómetro.

4.4. Limpieza: rótulos, cristaleras.

5. Formación: titular, graduados, técnicos.

B. Tareas/actividades aún no comunes a todas las Oficinas de Farmacia

6. Gestión de la calidad.

6.1. Nuevas implementaciones.

6.2. Evaluación y actualización.

7. Responsabilidad Social Corporativa (RSC).

8. Información y formación al público.

8.1. Programas institucionales.

8.2. Programas propios.

9. Tecnologías de Información y Comunicación (TIC).

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Organización. Análisis de tareas en la farmacia
La actividad diaria de la Oficina de Farmacia hace bueno aquello de que “hay que
planificar lo necesario para que no se convierta en urgente”. Establecer un calendario
de ejecución de tareas importantes evita que estas se conviertan en urgentes y, lo más
importante, hace que las tareas importantes se realicen adecuadamente.
En este apartado elaboraremos un calendario de ejecución de diversas tareas,
algunas comunes a todas las Oficinas de Farmacia y otras menos comunes, aunque
serán importantes en poco tiempo.
No se han incluido aquellas tareas de obligado cumplimiento normativo (como la
declaración de estupefacientes, o las fiscales). La lista tampoco es exhaustiva, si no
simplemente orientativa, y cada Oficina de Farmacia puede añadir aquellas tareas
no consideradas en este calendario.
Para más información sobre todas las obligaciones de la farmacia a excepción de
los aspectos fiscales, consultar en Aplifarma
A. Tareas/actividades comunes a todas las Oficinas de Farmacia
1. Gestión de residuos
La actuación del farmacéutico de Oficina de Farmacia relativa a los medicamentos
no debe finalizar en su dispensación o venta. Dentro de un concepto integral de
protección de la salud de la sociedad, el farmacéutico debe sentirse responsable
de todo el ciclo de vida del medicamento. Ese ciclo de vida debe finalizar con la
eliminación de cualquier posibilidad de daño a la sociedad, lo que incluye el medio
ambiente.
La gestión de residuos debe ser contemplada como una faceta más de la gestión
de la Oficina de Farmacia.
La gestión de residuos debe ser incluida en la memoria de Responsabilidad Social
Corporativa si se realiza esta actividad.
Los residuos generados en la actividad de la Oficina de Farmacia pueden dividirse
en dos grandes grupos. El primero corresponde a la actividad propia de la Oficina
de Farmacia y corresponde a los medicamentos y productos sanitarios. El segundo
es la consecuencia de la actividad administrativa y del personal de la Oficina de
Farmacia.
1.1 Residuos de medicamentos y productos sanitarios: SIGRE
Dada la importancia medioambiental de los residuos de los medicamentos en 2001
se constituyó el Sistema Integrado de Gestión de Residuos de Envases de productos
farmacéuticos.
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ORGANIZACIÓN. ANÁLISIS DE TAREAS EN LA FARMACIA
SIGRE Medicamento y Medio Ambiente (SIGRE) es la entidad sin ánimo de lucro creada
por el sector farmacéutico para garantizar la correcta gestión medioambiental de
los envases vacíos o con restos de medicamentos de origen doméstico. El Consejo
de Administración de SIGRE integra a los distintos agentes del sector farmacéutico.
SIGRE persigue un doble objetivo:
• Medioambiental: minimizar el posible impacto que los envases y residuos de
medicamentos pueden ocasionar en el medio ambiente.
• Socio-sanitario: promover la no acumulación de medicamentos en los hogares
y sensibilizar al ciudadano sobre su uso responsable.
Cronograma: en función del volumen de devoluciones debe establecerse una fecha
obligada de cambio de la bolsa del contenedor, si no es necesario excepcionalmente
antes por llenado del contenedor.
Aprovecho la ocasión para aportar una actividad. Propongo pesar la bolsa y llevar
un registro de la actividad (fechas y pesos) para poder incluirlo en la memoria
de Responsabilidad Social Corporativa. Si no se dispone de RSC (encontrará más
detalle en el siguiente capítulo) creemos interesante hacer notoria esta actividad a
los pacientes/clientes como actividad de compromiso con nuestra función socio-
sanitaria y de respeto medioambiental.
1.2. Residuos de actividad: documentación caducada (soporte físico y/o digital)
La documentación sanitaria-profesional-administrativa-fiscal (recetarios, albaranes,
facturas, etc.) debe ser eliminada, una vez caducada su validez, en todos sus
soportes.
Cronograma: realizar un control trimestral de la documentación a eliminar.
2. LOPD
Todas las personas, tanto físicas como jurídicas que – fuera de su ámbito doméstico
– traten datos de carácter personal de terceros, están sujetos al cumplimiento de la
normativa en materia de protección de datos. En consecuencia, independientemente
de la forma jurídica de nuestra Oficina de Farmacia, deberemos cumplir con esta
norma.
Tanto las personas físicas (Titular de la Oficina) o como las personas jurídicas (la Oficina
de Farmacia) son responsables de los ficheros que contengan datos de carácter
personal (entendiendo por “Fichero” cualquier conjunto organizado de datos). Y
como responsables de los mismos, la normativa impone una serie de obligaciones,
principalmente en materia de información, consentimiento y seguridad.

Todos los datos que tratemos deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos
para las finalidades para las que los hayamos recabado, y deberemos mantenerlos
actualizados y cancelarlos una vez dejen de ser necesarios para las finalidades para
las que en su día fueron recabados. Es el principio de calidad de los datos.
En principio las auditorías bianuales son obligatorias para todas las empresas que
traten datos de nivel medio y alto. Con carácter general, las Oficinas de Farmacia
disponen de tales datos al tratar datos de salud, los cuales son considerados de
nivel alto. En consecuencia, dicha obligación es exigible. La auditoría podrá ser
interna o externa, y deberá cumplir los requisitos exigidos por el RLOPD.
El nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE entra en vigor
en mayo de 2018, abriéndose un plazo de 2 años para que las oficinas de Farmacia
adapten y actualicen los protocolos de seguridad que ya tengan implementados.
El RGPD lleva a cabo una reforma profunda de la legislación a aplicar en esta
materia, motivo por el que es aconsejable que las Oficinas de Farmacia se adapten
progresivamente a las nuevas obligaciones que establece la nueva normativa
siguiendo una planificación adecuada.
Su principal objetivo es la responsabilidad activa, es decir, la prevención y el
hecho de conseguir que las organizaciones adopten una implicación y un grado
de compromiso mayores en la protección de los datos que traten. Se pretende
materializar este objetivo instando a las empresas (en este caso, las Oficinas de
Farmacia) a adoptar las medidas oportunas para que puedan asegurar de forma
razonable que están en condiciones de cumplir el reglamento cuando traten los
datos de los ciudadanos.
Los cambios afectarán a los principios de información y de consentimiento que
implican, en corto plazo, a la revisión y actualización de las cláusulas informativas,
compromisos de confidencialidad y acuerdos con terceras empresas que
las Oficinas de Farmacia estén utilizando, teniendo que incorporar nuevos
procedimientos.
Las notificaciones de las violaciones de seguridad, las tramitaciones del derecho
al olvido y de portabilidad de datos, la realización de Evaluaciones de Impacto,
la implantación de esquemas de certificación, el nuevo procedimiento de
cuantificación de las infracciones por LOPD, y la asignación, entre otros, de los
Delegados de Protección de Datos (DPO) son algunos de estos procesos.
Hoy en día son más las Oficinas de Farmacia que tienen datos en tablets o
smartphones y ahí también entra la protección de datos. Al hacer la protección de
datos y redactar el documento de seguridad hay que tener en cuenta todo tipo de
hardware, todo tipo de soportes.
El Delegado de Protección de Datos (DPO) debe saber dónde tiene el documento
de seguridad y debe estar en la farmacia. Por otro lado el documento de seguridad
es algo vivo, debe ir actualizándose. En nuestro caso, afecta especialmente al
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ORGANIZACIÓN. ANÁLISIS DE TAREAS EN LA FARMACIA
estar obligadas las Oficinas de Farmacia, además de por la propia Ley Orgánica
de Protección de Datos, por la Ley de Autonomía del Paciente, Decreto de Receta
Médica, Receta Electrónica, en lo referente al tratamiento de datos de salud.
En el consentimiento informado y expreso deberá indicarse el uso que se hará de
los datos y el plazo durante el cual se conservarán estos datos.
En la Oficina de Farmacia hay cada vez más sociedades. No debe olvidarse que
ellas también tienen sus ficheros y por tanto su protección de datos. Debe saberse
que si esos datos son de la sociedad no son de la Oficina de Farmacia y viceversa.
No se deben ni se pueden mezclar.
Cronograma:
• Plan de adecuación al RGPD antes del 25 de mayo de 2020
• Auditoría cada 2 años
• Revisión mensual de la eliminación de datos del consentimiento informado y
ficheros (soporte físico y/o digital)
• Revisión mensual de actualización de los dispositivos que contengan datos
• Revisión anual de las sociedades relacionadas con la Oficina de Farmacia
Para más información consultar la Guía práctica de aplicación del reglamento europeo de protección de datos
del CGCOF
3. Riesgos laborales
La Ley 54/2003 de Reforma del Marco Normativo de la Prevención de Riesgos
Laborales modificó dos leyes: la de Prevención de Riesgos Laborales.
(LPRL), con el objetivo de favorecer la integración de la prevención en los procesos
productivos, y la de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), para
mejorar el cumplimiento de la normativa preventiva.
La Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales tiene como objeto
promover la seguridad y la salud de los trabajadores mediante la aplicación de medidas
y el desarrollo de las actividades necesarias para la prevención de riesgos derivados del
trabajo. Por tanto, y según el artículo 23 de dicha Ley, las Oficinas de Farmacia deben
elaborar y conservar a disposición de la autoridad laboral una serie de documentos
entre los que se encuentra el Plan de Prevención de Riesgos Laborales.
Según la Ley, el plan de prevención de riesgos laborales incluirá la evaluación de
los riesgos laborales y la planificación de las actividades preventivas que deberán
desarrollarse para su ejecución, determinando las personas responsables, los
plazos (que podrán ser por fases y de forma programada) y los recursos necesarios.
Además, se deberá desarrollar un seguimiento de la actividad preventiva con el
objeto de mejorar su eficacia.

Cronograma:
• Revisión anual de los riesgos
• Planificación semestral de la actividad preventiva: formación, acciones,...
• Control anual del estado de salud de todos los miembros del equipo (se habrá
definido en el Plan de Prevención)
• Revisión anual del plan de prevención
4. Mantenimiento de las infraestructuras
Se debe determinar, proporcionar y realizar mantenimiento de la infraestructura de
la oficina de farmacia.
En la infraestructura se incluyen las instalaciones, equipos y servicios de apoyo,
siendo recomendable disponer de un inventario.
El local y los equipos deben emplazarse, adaptarse y mantenerse de forma
conveniente a las operaciones que vayan a realizarse. Su disposición debe tender a
mejorar la calidad del trabajo, minimizar el riesgo de errores, permitir una limpieza y
mantenimiento adecuados y, en general, cualquier efecto negativo sobre la calidad
del trabajo y de los productos.
Se establecerán las medidas oportunas para el mantenimiento, tanto correctivo
como preventivo, que permitan asegurar el buen estado de la infraestructura de
cara a la prestación del servicio. Debe realizarse un plan de mantenimiento en el
que se indique la frecuencia y operaciones a realizar y el registro de las tareas
realizadas. El plan de mantenimiento debe tener en cuenta:
4.1. Local e instalaciones
4.2. Revisión de suministros: electricidad, gas…
4.3. Equipos e instrumental necesario (no se incluye lo relativo a la elaboración
de fórmulas magistrales y preparados oficinales): calibración básculas,
tensiómetro...
4.4. Limpieza: rótulos, cristaleras...
Cronograma:
• Revisión anual de local, instalaciones y suministros
• Planificación semestral del mantenimiento de equipos e instrumental
• Control semanal de la limpieza
• Revisión anual del plan de mantenimiento
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ORGANIZACIÓN. ANÁLISIS DE TAREAS EN LA FARMACIA
5. Formación
Es necesario establecer los requisitos de calificación para cada una de las
actividades que se desarrollen en la oficina de farmacia, basándose en la formación
y experiencia.
Se deben identificar las necesidades de formación del personal de la oficina de
farmacia por lo que se planifica la formación externa e interna. La formación puede
incluir la asistencia a cursos, seminarios, conferencias, formación online, etc.,
sobre aspectos del propio Sistema de Garantía de Calidad (SGC) o actualización de
conocimientos.
Es necesario evaluar la eficacia de la formación recibida. Una opción sería mediante
la comprobación por parte del titular de la repercusión de la formación en las
actividades de la oficina de farmacia.
Se deben conservar registros de la formación impartida como diplomas o
certificados.
Si se considera necesario se pueden realizar resúmenes de la formación para que el
resto del personal pueda consultarlos, así como realizar encuestas de satisfacción
del personal en referencia a la formación recibida (contenidos del curso, material
entregado, aplicabilidad a la oficina de farmacia…).
Cronograma:
• Planificación trimestral de las actividades formación
• Control semanal de las actividades formación
• Revisión plan anual de formación
B. Tareas/actividades aún no comunes a todas las Oficinas de
Farmacia
1. Gestión de la calidad
La gestión de la calidad resulta cada día más una necesidad para la oficina de
farmacia, en cuanto responde a la mayor exigencia y protagonismo de los pacientes
y clientes en la actividad de la oficina de farmacia.
Un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) tiene como objetivo fundamental que
los servicios ofrecidos a los usuarios cumplan con las especificaciones, y que el
sistema mejore de forma continuada.
Los documentos obsoletos deben destruirse o conservarse identificados con “fuera
de uso” o “sustituido” u “obsoleto”.
 ORGANIZACIÓN. ANÁLISIS DE TAREAS EN LA FARMACIA

El tiempo mínimo y máximo de conservación de los registros debe estar La responsabilidad social corporativa (RSC) puede definirse como la integración de
documentado. Existen registros que la legislación obliga a conservar un tiempo la perspectiva ambiental, social y laboral en la actividad ordinaria de la empresa.
determinado (recetas privadas 3 meses, facturas 5 años…). Otros documentos nos El objetivo es lograr una mayor legitimidad para actuar en una sociedad que ha
obliga la Norma, como los registros de los indicadores que hay que conservar 3 evolucionado y que exige un plus para que el consumidor otorgue su confianza a
años (tiempo de vigencia del certificado) y otros documentos en los que no se los productos y servicios de una empresa.
especifica en la Norma y que debemos definir nosotros.
Las actividades de RSC serán aquellas que supongan algo más que el mero
1.1. Nuevas implementaciones cumplimiento de la normativa vigente en los ámbitos social, laboral o ambiental.
En las nuevas implementaciones se deberán definir los aspectos relativos a la Hay multitud de oportunidades de implementar estas actividades, y muchas veces
gestión de registros. se trata simplemente de tomar la decisión de llevarlas a cabo, o de registrarlas si ya
se llevan a cabo.
1.2. Evaluación y actualización La memoria de RSC es el documento clave en el proceso ya que refleja el conjunto
Los procesos estratégicos nos permiten tener una visión global analizándolos de actividades realizadas por la empresa en su compromiso social. Su elaboración
todos y estableciendo objetivos. Los procesos estratégicos incluyen dos tipos de debe seguir un modelo sencillo y de fácil comprensión.
procesos que se mencionan a continuación:
La memoria de RSC debe utilizar un modelo basado en el formato de triple cuenta de
– Planificación y seguimiento de objetivos resultados y adaptado a cada Oficina de Farmacia. Mostramos un posible modelo:
– Revisión para la dirección
1. Datos generales
Deben existir evidencias de un seguimiento periódico (que se deberá definir) de la
– Autorizaciones, licencias y registros
evolución de los objetivos, en intervalos inferiores a los del objetivo final.
– Instalaciones y seguridad
Cronograma: viene determinado por el SGC. Solo se contemplan algunos aspectos
– Servicios profesionales, integraciones en asociaciones
fundamentales en el siguiente cronograma
– Calidad-protección de datos
• Revisión anual del SGC
2. Laboral-formación
• Control semestral de la eliminación de registros
– Convenio laboral, horarios, conciliación
• Control trimestral de los objetivos
– Formación del titular y empleados
Para más información, se puede consultar los vídeos de “Farmacias que Innovan” 3. Energía-medio ambiente
– Uso de materiales biodegradables
2. Responsabilidad Social Corporativa (RSC)
– Reciclaje de residuos de diverso tipo
No se puede olvidar que la sociedad reclama cada vez más una política de
4. Acción social-entorno
Responsabilidad Social Corporativa a las empresas. La empresa Oficina de Farmacia
que mantiene un contacto directo con la sociedad en un tema tan sensible como la – Uso de entidades de banca ética
salud debe mostrar esa responsabilidad social. – Apoyo e integración en ONG
Asumir en el ejercicio profesional el compromiso de la Responsabilidad Social, – Difusión de programas de salud y de asociaciones de pacientes
entendida como el respeto a las personas, el comportamiento ético y la mejora – Ayuda a colectivos locales
constante, añade un valor más a la atención farmacéutica y/o dispensación de
medicamentos en el ámbito de la farmacia.

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 ORGANIZACIÓN. ANÁLISIS DE TAREAS EN LA FARMACIA

Cronograma: Dada la complejidad, la necesaria constancia en la presencia en las redes y la

• Elaboración anual de la memoria de RSC constante aparición de aplicaciones es imprescindible establecer un calendario.

• Control trimestral de las actividades a incluir en la memoria de RSC Dicho calendario debe tener un componente de “mantenimiento” y otro de actualización.
• Planificación anual de los elementos, ya presentes o nuevos, a incluir en la Cronograma:
memoria de RSC
• Mantenimiento diario de las redes sociales y otros medios de comunicación
social
3. Información y formación al público • Estudio mensual de las nuevas aplicaciones
3.1. Programas institucionales

3.2. Programas propios

Ofrecer apoyo a entidades asociativas y a docentes en la gestión de la medicación
de alumnos con necesidades específicas. Ofrecer información y formación sobre
salud pública y de hábitos de vida saludables (para más información, consultar la
sección “Consejos a pacientes” de la web del Club de la Farmacia). Del mismo
modo, la farmacia puede resultar un punto de referencia para casos puntuales en
los cuales el personal de los centros escolares o de ciertas entidades asociativas
precise la intervención de un profesional sanitario.

4. Tecnologías de Información y Comunicación (TIC)

Las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) pueden definirse como
el conjunto de tecnologías que permiten el acceso, producción, tratamiento y
comunicación de información presentada en diferentes códigos (texto, imagen,
sonido,...). Los elementos más representativos son el ordenador (tablets, teléfonos
inteligentes,…) e Internet. Los recursos informáticos del ordenador (programas,
apps,…) permiten el procesamiento y tratamiento de la información. Los recursos
telemáticos de Internet nos permiten la comunicación y el acceso a la información.

Las TIC ya están siendo usadas por algunas Oficinas de Farmacia. Sin duda serán de
uso obligado para todas las Oficinas de Farmacia. No pretendemos hacer aquí un
resumen de las distintas posibilidades tanto en lo relativo a las redes sociales como
a las aplicaciones para dispositivos móviles.

Distintas empresas del sector farmacéutico, tanto laboratorios farmacéuticos como

otras empresas del sector colaboran en el uso y desarrollo de las TIC. Para más
información, consultar estos eBooks: Facebook aplicado a la farmacia, Twitter
aplicado a la farmacia, Estar en redes sociales con todas las de la ley y la sección
de APPs de utilidad para la farmacia.

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