Plan de Formacion

Todos conocemos los pasos que debemos seguir para elaborar un plan de formación, pero
también debemos conocer los errores más comunes y las repercusiones que éstos conllevan.

El gran reto al que nos enfrentamos todos los años es la planificación de las actuaciones que
llevaremos a cabo para el año siguiente. Tenemos varias fuentes de presión a las que
enfrentarnos:

La demanda de los trabajadores.

La necesidad de justificar ante la dirección la utilidad de las acciones formativas y el coste de las
mismas.

La búsqueda de buenos proveedores.

La calendarización de las horas de formación dentro de la jornada laboral.

Etc.

Con todo, muchas empresas terminan no realizando el Plan de Formación y sólo contratan lo que,
de forma puntual, le pida algún trabajador independientemente de que esto cubra o no las
necesidades de la empresa.

¿Qué debemos y qué no debemos hacer?

Vamos a analizar los pasos a seguir para elaborar nuestro Plan de Formación y los errores que se
suelen cometer para poder evitarlos.

La primera pregunta que nos planteamos es: ¿Qué necesitan los trabajadores de mi empresa?

¿Qué necesitan los trabajadores de mi empresa?

Detectar las necesidades formativas reales de nuestros trabajadores. Existen varios sistemas para
detectar las necesidades formativas y hay que identificar aquellas que resulten más útiles para
nosotros según las características de nuestra empresa.Uno de los errores más habituales es pedir
participación de los trabajadores a través de, por ejemplo, un cuestionario de detección de
necesidades formativas que, posteriormente, no se aprovecha para la ejecución de medidas
específicas. Al pedir la participación de los trabajadores en el desarrollo de un plan de formación
que se ajuste a las necesidades reales detectadas en el puesto de trabajo, hemos creado unas
expectativas en los trabajadores que, si posteriormente no se llevan a cabo, éstas se verán
frustradas, por lo que la próxima vez que pidamos su participación, desconfiarán de su utilidad y
seguramente disminuirá considerablemente la participación.

Marcar los objetivos. Es fundamental tener claro qué queremos conseguir con la formación. En
este sentido tenemos que tener claro qué estrategia de desarrollo profesional tenemos con cada
uno de los trabajadores para no caer en errores típicos. Por ejemplo, promocionar a un puesto de
mando a un trabajador y posteriormente intentar darle formación en gestión de equipos cuando
sus actuaciones ya han afectado al resto del personal.

Identificar con los mandos y priorizar las necesidades específicas de cada área. La implicación de
los mandos en el Plan de Formación nos permitirá ajustar las necesidades en cada caso, planificar
y calendarizar de manera más realista, así como fomentar su participación en el seguimiento de
los resultados de las acciones formativas. Debemos tener en cuenta que, si pedimos participación
a los mandos, tendremos que estar dispuestos a escuchar aquellas necesidades o dificultades que
encuentren y colaborar con ellos. En muchas ocasiones comprobamos que los sus objetivos
difieren de quienes elaboramos el Plan de Formación porque, probablemente, no tenemos claro
cuáles son nuestros objetivos.

Definir las acciones formativas. En este punto tenemos que ser muy concretos con los contenidos,
la modalidad de formación, las dinámicas, etc. En muchas ocasiones, los contenidos o la forma de
impartición no se ajustan a las necesidades ni el perfil de los participantes. Si, por ejemplo, se
incluyen en el mismo programa formativo al mayor número posible de participantes con el
objetivo de amortizar costes y sin tener en cuenta los diferentes niveles de partida,
probablemente la formación no pueda ajustarse a ninguno de ellos. De este modo, sólo
conseguimos que los trabajadores consideren que esta formación es inútil o una pérdida de
tiempo.

Ya tenemos claro qué necesitamos. Ahora la cuestión es: ¿cómo?

¿Cómo lo voy a organizar?

El calendario. Resulta muy fácil pedir a los mandos un cuadrante con la disponibilidad de su
equipo, pero la realidad es que hacen un gran esfuerzo por ajustarse a las horas y la carga de
trabajo y cuando llega el momento de realizar la formación, no pueden prescindir de los
trabajadores y dejan pendiente la formación para otra ocasión. Sin embargo, la inversión de
tiempo ya estaba hecha y los costes asumidos. Esta falta de planificación hace pensar a los
trabajadores que: «aquí todo se hace igual, de prisa y sin orden». La puesta en común del
calendario requiere un análisis realista de la carga de trabajo, las vacaciones, las temporadas o
campañas, etc.

Definir el lugar y los medios de impartición. También podemos observar en muchas ocasiones
situaciones en las que el espacio, horario y materiales no son adecuados a la formación que se
recibe. Suele pensarse que, como somos compañeros y tenemos confianza, no importa que no
tengamos, por ejemplo, espacio para apoyar la carpeta y poder escribir o realizar una dinámica
concreta. Este apartado resulta de especial importancia.

Definir el sistema de evaluación. Existen, al menos, dos tipos de evaluación que podemos realizar.
La evaluación de adquisición de conocimientos o habilidades y la evaluación de la calidad de la
formación. Ambas suelen quedarse en el olvido. Quizás la evaluación de la calidad de la formación
pueda realizarse con más frecuencia al ser uno de los requisitos burocráticos de la FTFE. Pero el
análisis de sus resultados no es tan habitual y una vez archivados, éstos no se tienen en cuenta. Es
fundamental prestar atención a los resultados de las evaluaciones ya que éstos nos permiten
identificar y realizar mejoras significativas.

Y ¿qué recursos vamos a necesitar?

¿Qué recursos necesitamos?

Seleccionar a los proveedores. Este apartado es fundamental. No podemos dejarnos guiar

exclusivamente por el precio, hay que valorar la especialización del proveedor en los servicios que
nos va a prestar, así como el nivel de las personas que ejecutarán dichos servicios en nuestra
empresa.

Elaborar el presupuesto. Nos sirve de guía para saber cuánto vamos a necesitar invertir en
formación. Cuando no damos este paso, podemos llegar incluso a terminar el año sin haber
utilizados los créditos disponibles para la formación continua, por lo que estaríamos perdiendo
recursos indispensables de nuestra empresa.

Comunicar el Plan de Formación. Tener definido el Plan de Formación y comunicarlo

adecuadamente permitirá al resto de la empresa poder organizar su tiempo y la colaboración con
otros departamentos, pues se conoce tanto la disponibilidad de los trabajadores, como el alcance
de las habilidades o conocimientos que están desarrollando. Al mismo tiempo, se crea en la
empresa una cultura de crecimiento que hace sentir a los trabajadores que son una parte
importante de ésta y toman consciencia de los recursos que se les están dedicando. Si el Plan de
Formación no está bien diseñado o no se difunde apropiadamente, creará en los trabajadores
dudas o desconocimiento acerca de las actuaciones empresariales.

En definitiva, tenemos que tener muy claros los objetivos que queremos conseguir y los medios
disponibles para alcanzarlos. Pero siempre hay que avanzar, no podemos dejar la formación en un
segundo plano porque es una de las principales armas que tenemos para ser competitivos en el
mercado.