4.-M - P - Iv-Gestor de Inventarios PDF

SISTEMA CONTABLE EN EXCEL Y ACCESS – CONTAEXCEL V. 3.0.
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CORPORACIÓN PERÚ CONTABLE
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA PESTAÑA “GESTOR DE INVENTARIOS”

Tal como lo indicamos anterior mente esta versión del sistema contable cuenta con tres
subsistemas o aplicativos:
APLICATIVO PLE 5.0
GESTOR DE INVENTARIOS
SISTEMA CONTABLE V 3.0
FACTURADOR ELECTRONICO - SUNAT
En esta parte del manual nos dedicaremos a describir las principales opciones que conforman
el aplicativo “GESTOR DE INVENTARIOS” que están contenidos en la nueva pestaña que
lleva el mismo nombre.
Las opciones esta divididas en los siguientes grupos:

I. Datos generales
Ruta base de datos
Datos generales
Login
II. Data – gestor de inventarios
Clientes
Proveedores
Inventarios
Usuarios
III. Movimiento de inventarios
Registro de entradas y salidas
IV. Reporte de operaciones
Consulta por producto
kardex
V. Otros
Reiniciar
Detallemos cada uno de estas opciones
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CONTAEXCEL V. 3.0.5 ::::::: www.perucontable.com /tienda
SISTEMA CONTABLE EN EXCEL Y ACCESS – CONTAEXCEL V. 3.0.5
I. DATOS GENERALES.
1.1. RUTA BASE DE DATOS: Esta opción sirva para seleccionar la base de datos con
la cual trabajaremos; tal como lo hemos venido mencionando desde el inicio.
Al hacer clic en abrir nos mostrara el formulario de datos generales.
1.2. DATOS GENERALES: Nos muestra el formulario de configuración general:
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Para hacer efectivo cualquier modificación solo es necesario hacer clic en la opción
“ACTUALIZAR” y nos mostrara un mensaje de confirmación de dichos cambios.
Entre las principales opciones que conforman este formulario y que están relacionados
al gestor de inventarios tenemos:
Nombres o razón social.

Ruc.
IGV (%).
Plan contable usado. – Por defecto estará seleccionado “PLAN CONTABLE
GENERAL EMPRESARIAL”.
Periodo. – compuesto por el año y el mes a trabajar, esta es una de las opciones
más delicadas en la que debemos tener mucho cuidado al momento de trabajar
nuestra información contable.
Tengamos en cuenta que vamos a utilizarlo solo como aplicativo de GESTOR
DE INVENTARIOS e ingresaremos información contable por cada empresa y
por su respectivo periodo (mes) trasladando nuestra información de nuestros
comprobantes de pago que sustentan nuestras operaciones.
Indicador de operaciones. – Por defecto será “Empresa o entidad operativa”,
mayores detalles más adelante cuando generemos los libros electrónicos.
Moneda utilizada. – como su nombre lo indica sirve para indicar la moneda en
la que será presentado la información contable; por defecto será nuevos soles.
Facturador Electrónico – Sunat: con esta opción podemos decidir si el sistema
emitirá facturas electrónicas a través del sistema facturador sunat (SFS –
SUNAT) que es el cuarto modulo del presente sistema.
Método de valuación: Para seleccionar el método de valuación que utilizaremos
para presentar nuestros KARDEX; podemos optar por el método
“PROMEDIOM PONDERADO MOVIL” o “PEPS” dependiendo del criterio de
cada profesional.
Dirección. – Información básica y necesaria para los encabezados de los libros
contables.
Ciudad. - Para ser utilizado en los reportes de los estados financieros.
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II. DATA – GESTOR DE INVENTARIOS

Con las opciones de este grupo podremos agregar la data al GESTOR DE INVENTARIOS
relacionados a nuestros clientes, proveedores, productos (inventarios) y usuarios que tendrán
acceso al sistema.
2.1. CLIENTES:
Con esta opción podemos manejar la información referente a nuestros clientes los cuales
serán utilizados al momento de registrar las operaciones de la empresa con la finalidad de
llevar un control más eficiente de nuestras operaciones.
Este formulario cuenta con dos pestañas:
CLIENTES
LISTA DE CLIENTES
Clientes: nos permite agregar nuevos clientes a la base de datos para la cual
podemos hacerlo de forma manual ingresando la información básica como número
y razón social o apellidos y nombres de ser el caso:
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Y para incluirlo en nuestra base de datos solo es necesario hacer clic en

“GUARDAR” y nos debe confirmar con un mensaje:
Pero también podemos consultarlo directamente de la página de Sunat para ello solo
es necesario ingresar el número de ruc/dni y presionando la opción de CONSULTA
SUNAT.
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Utilizando esta opción obtendremos datos muchísimo más detallado sobre nuestro
cliente, entre ellos, por ejemplo:
Apellidos y nombres/razón social

Correo (necesario si estamos usando como facturador electrronico)
Dirección
Teléfono
Fecha de inicio de actividades
Estado
Condición y
Representante legal.
Esta información ya puede ser incluida en la base de datos de la empresa.
Tengamos en cuenta que para poder usar la opción de consulta ruc Sunat es necesario
tener acceso a internet y que además en la misma carpeta donde se encuentra el sistema
contable (archivo Excel) deben estar los siguientes archivos:
Tessdata (carpeta)
Modulo.dll
En cuanto a la base de datos no necesariamente debe estar en la misma carpeta.

Lista de clientes: en esta pestaña podemos realizar los clientes que conforman nuestra
base de datos para ello podemos ingresar algún dato que recordemos sobre el cliente
como por ejemplo algunos o todos los dígitos del número de identificación o quizás
recordemos parte de los apellidos y nombres o razón social y al hacer clic en la opción
de búsqueda podremos visualizar una lista de todos nuestros clientes filtrados de
acuerdo al criterio de búsqueda ingresado tal como lo mostramos en la siguiente
imagen:
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Al hacer doble clic sobre el cliente que estamos buscando o que necesitamos revisar
toda su información en la pestaña CLIENTES:
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Tal como lo podemos notar de la imagen anterior se nos ha habilitado las opciones de
modificar y eliminar que al inicio no lo estaban.
En esta pestaña podemos hacer las modificaciones necesarias incluso volverlo o

consultar desde la página de Sunat y de ser el caso eliminarlo de nuestra base de datos.
La lógica del funcionamiento del módulo CLIENTES va a ser la misma que

utilizaremos para los demás módulos como PROVEEDORES Y PRODUCTOS entre
otros.
2.2. PROVEEDORES:
Este módulo tiene la misma lógica que hemos revisado en el módulo de CLIENTES por
lo que no incidiremos tanto en este tema.
2.3. INVENTARIOS:
Con esta opción podemos manejar nuestros inventaros como por ejemplo mercaderías,
productos terminados, etc. Con los cuales la empresa realiza sus operaciones y necesita
llevar su control tanto interno como para fines tributarios principalmente el registro de
inventario permanente valorizado bajo sus dos principales métodos de valuación
(promedio ponderado y PEPS).
En la siguiente imagen mostramos el formulario que nos permitirá manejar nuestra base
de datos relacionado a los inventarios:
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Tal como lo podemos notar este formulario tiene bastante parecido al de los CLIENTES
y pues su lógica de utilización es bastante parecida veámoslo:
Cuenta con dos pestañas una llamada “PRODUCTOS” desde donde podemos agregar
nuevos productos o podemos visualizar el detalle de los inventarios ya registrados para
poder modificarlo o eliminarlo de ser el caso; y otra pestaña llamada “LISTA DE
PRODUCTOS” desde la cual podemos visualizar los ya registrados.
A. PRODUCTOS:
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Contiene cuadros de texto para ingresar información como:
ID PRODUCTO: debemos codificar a cada producto que conforma

nuestros inventarios de forma única para ello podemos usar hasta 40
caracteres alfanuméricos.
DETALLE DE PRODUCTO: para ingresar una breve descripción del

producto, podemos utilizar hasta 100 caracteres alfanuméricos.
UNIDAD: para seleccionar un tipo de unidad de medida que se utilizara

para nuestro producto esto de acuerdo a las respectivas tablas otorgadas
por Sunat tanto en la RS 234 – 2006/SUNAT Y RS 361 – 2015/SUNAT.
TIPO DE INVENTARIO (MERCADERIA):
CATEGORIA: podemos agrupar a nuestros productos en categorías la

misma que podemos crear tantas categorías como creamos necesarias.
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Si lo que queremos es crear o modificar nuestras categorías podemos

hacer clic en la opción “CATEGORIAS”:
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VALOR: acá debemos ingresar un valor referencial del costo con el

que ingresa el producto.
PRECIO: este valor referencial indicará el importe con el que saldrá el

producto (sin IGV)
Nota: tanto el valor como el precio solo son referenciales y por lo tanto
pueden ser ingresados incluso con importe cero.
B. LISTA DE PRODUCTOS:
Desde el cuadro de lista de productos al hacer doble clic sobre alguno de ellos
podemos visualizar el detalle de nuestro producto en la pestaña “PRODUCTOS”:
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Y así podemos hacer las modificaciones del caso o incluso eliminar tal producto.
III. MOVIMIENTO DE INVENTARIOS:

Acá tenemos una solo opción “REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS” este es el
principal formulario del este aplicativo con el cual registraremos las operaciones que tenga la
empresa:
3.1. REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS:
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Bien este formulario lo usaremos para registrar las operaciones que realiza la empresa
relacionados a los movimientos de inventarios.
Dividámosle en partes para un mejor entendimiento:
PRIMERO:
Esta sección tiene tres pestañas:
Productos.
Lista de productos y
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Estas dos primeras son las mismas del módulo de inventarios y están incluidos
en este formulario con la finalidad de facilitar la selección de productos que
conforman el detalle del comprobante de pago que sustenta la operación.
Al hacer clic en un producto de esta pestaña estamos seleccionando el producto

para agregar la cantidad y el costo ya sea del ingreso o salida de nuestro
producto:
Y lógicamente al hacer doble clic sobre un producto nos habilitara la pestaña

“PRODUCTOS” para poder modificar su detalle.
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Lista de operaciones: Este menú nos servirá para hacer modificaciones a

al contenido de operaciones registradas anteriormente.
Ojo: la información que nos muestra es por producto mas no por operación por
ejemplo si una operación de compra de tres productos diferentes sustentadas un mismo
comprobante de pago; en esta pestaña nos mostrara los tres productos que conforman
esta operación y tendríamos que modificarlo cada producto de forma independiente.
SEGUNDO:
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Esta sección está compuesta por dos pestañas:
ENTRADAS: lo utilizaremos para ingresar la información de la

operación que representa una entrada de productos hacia la empresa
como:
Fecha:
Saldo inicial: marcaremos este chec siempre que estemos
ingresando el stock inicial de los productos.
Tipo de operación: es un dato obligatorio que servirá para
seleccionar que tipo de operación estamos registrando.
Comprobante de pago: (obligatorio)
Tipo
Serie
Numero
Información del proveedor: (son datos opcionales opcional)
Tipo
Numero
Apellidos y nombres o Razón social.
Cantidad
Costo unitario
Costo total
Valor de venta / Precio de venta: como valor de venta el sistema
entender que los costos están sin IGV y de lo contrario sería
incluido el IGV y el propio sistema nos calculara la base
imponible.
Agregar: para agregar dicho producto a la lista de productos a
registrar.
Modificar: se habilitará esta opción siempre que selecciones un
ítem de la lista de productos a registrar.
Eliminar: para quitar un ítem de la lista de productos a registrar.
Cancelar.
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SALIDAS: cuenta con las mismas opciones de la pestaña entradas.
TERCERO:
DETALLE DEL PRODUCTO SELECCIONADO:
Cada vez que seleccionamos un producto en el primer apartado visualizaremos

los siguientes datos relacionados al producto:
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En la siguiente imagen podremos visualizarlo de una mejor manera:
En base a esta información podremos ver si contamos o no con stock para poder
vender realizar u nuevo requerimiento de compra de ser el caso.
CUARTO
LISTADO DE PRODUCTOS A REGISTRAR.
En este apartado podremos ir viendo los productos su cantidad y sus costos que
están conformando la operación que estamos registrando puede ser mínimo un
producto y máximo 200 productos por cada comprobante de pago.
Al final esto será lo que se almacene en la base de datos utilizando las opciones
de la parte derecha de este apartado del formulario.
Veámoslo de forma completa el formulario de movimiento de productos:
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IV. REPORTE DE OPERACIONES DE INVENTARIOS:

Este grupo está destinado para mostrarnos los reportes de los movimientos que hemos tenido.
4.1. CONSULTA POR PRODUCTO:
Con este formulario podremos consultar los movimientos por producto en un determinado
rango de tiempo y exportarlo a Excel para ser impresos.
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Es sumamente sencillo utilizarlo ya que solo debemos seleccionar el producto a consultar y

luego ingresar un rango de fechas si así lo deseamos coso contrario podrían estar vacías (las
fechas) y el sistema consultara el total en todo el periodo para finalmente presionar el símbolo
de consulta.
Y al hacer clic en la opción “EXPORTAR A EXCEL” tendríamos lo siguiente:
4.2. KARDEX
El reporte de kardex será mostrado de acuerdo a la configuración inicial del método

de valuación, por ejemplo:
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Al momento de generar nuestro KARDEX obtendremos:
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Pero si cambiamos el método de valuación:
El resultado sería el siguiente:
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V. REINICIAR
Con esta opción podemos eliminar toda la información contenida en la base de datos
relacionado a los movimientos de los productos; la eliminación lo podemos hace por mes,
por año o todo.
Nota: la eliminación de información es irreversible por lo que se recomienda crear un backup

desde la pestaña sistema contable en el grupo de utilitarios.
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DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA PESTAÑA “GESTOR DE INVENTARIOS”

Las opciones esta divididas en los siguientes grupos:

Detallemos cada uno de estas opciones

Al hacer clic en abrir nos mostrara el formulario de datos generales.

1.2. DATOS GENERALES: Nos muestra el formulario de configuración general:

Nombres o razón social.

II. DATA – GESTOR DE INVENTARIOS

Este formulario cuenta con dos pestañas:

Y para incluirlo en nuestra base de datos solo es necesario hacer clic en

Apellidos y nombres/razón social

En cuanto a la base de datos no necesariamente debe estar en la misma carpeta.

En esta pestaña podemos hacer las modificaciones necesarias incluso volverlo o

La lógica del funcionamiento del módulo CLIENTES va a ser la misma que

Contiene cuadros de texto para ingresar información como:

ID PRODUCTO: debemos codificar a cada producto que conforma

DETALLE DE PRODUCTO: para ingresar una breve descripción del

UNIDAD: para seleccionar un tipo de unidad de medida que se utilizara

TIPO DE INVENTARIO (MERCADERIA):

CATEGORIA: podemos agrupar a nuestros productos en categorías la

Si lo que queremos es crear o modificar nuestras categorías podemos

VALOR: acá debemos ingresar un valor referencial del costo con el

PRECIO: este valor referencial indicará el importe con el que saldrá el

III. MOVIMIENTO DE INVENTARIOS:

3.1. REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS:

Dividámosle en partes para un mejor entendimiento:

Esta sección tiene tres pestañas:

Al hacer clic en un producto de esta pestaña estamos seleccionando el producto

Y lógicamente al hacer doble clic sobre un producto nos habilitara la pestaña

Lista de operaciones: Este menú nos servirá para hacer modificaciones a

Esta sección está compuesta por dos pestañas:

ENTRADAS: lo utilizaremos para ingresar la información de la

SALIDAS: cuenta con las mismas opciones de la pestaña entradas.

DETALLE DEL PRODUCTO SELECCIONADO:

Cada vez que seleccionamos un producto en el primer apartado visualizaremos

En la siguiente imagen podremos visualizarlo de una mejor manera:

LISTADO DE PRODUCTOS A REGISTRAR.

Veámoslo de forma completa el formulario de movimiento de productos:

IV. REPORTE DE OPERACIONES DE INVENTARIOS:

4.1. CONSULTA POR PRODUCTO:

Es sumamente sencillo utilizarlo ya que solo debemos seleccionar el producto a consultar y

Y al hacer clic en la opción “EXPORTAR A EXCEL” tendríamos lo siguiente:

El reporte de kardex será mostrado de acuerdo a la configuración inicial del método

Al momento de generar nuestro KARDEX obtendremos:

Pero si cambiamos el método de valuación:

El resultado sería el siguiente:

Nota: la eliminación de información es irreversible por lo que se recomienda crear un backup

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