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por
2011
3
Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul: Aerta Grazzioli Moscon, Aline
Medianeira Ramiro Vedoin, Aline Nascimento Maciel, Camila Lacerda Couto, Fábio
Nobre Zimmer, Gabriel Russo Ferreira, José Gonçalves de Araújo, Karine Georg
Dressler, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Marta Helena de Araújo, Renata
Pacheco de Vasconcellos, Rosana Bortoluzzi, Rosemeri Franzin Iensen, Silvia de
Freitas Soares, Viviane Portella de Portella
LISTA DE GRÁFICOS
LISTA DE APÊNDICES
LISTA DE ANEXOS
SUMÁRIO
1. APRESENTAÇÃO .............................................................................................. 9
2. RESULTADOS.................................................................................................. 11
2.1. Espaço físico ................................................................................................ 11
2.2. Recursos humanos ....................................................................................... 13
2.3. Gestão documental....................................................................................... 13
2.4. Transferência/eliminação .............................................................................. 14
2.5. Documentos especiais.................................................................................. 15
2.6. Acesso .......................................................................................................... 16
2.7. Recursos materiais ....................................................................................... 17
3. PARECER TÉCNICO ....................................................................................... 18
4. RELATÓRIO FOTOGRÁFICO .......................................................................... 22
5. CONSIDERAÇÕES .......................................................................................... 38
6. GLOSSÁRIO ..................................................................................................... 40
9
1. APRESENTAÇÃO
2. RESULTADOS
20000
15000
SEM GESTÃO
5000
100
79,7%
80 Junto ao local de
trabalho
60 Em sala/local
improvisado
Em sala específica
40
29,7% 28,9%
Junto com outros
20 15,6% materiais
20000
15000
SEM GESTÃO
COM GESTÃO
10000
5000
100
80
60 52,3%
47,7% Sim
Não
40
20
100
Arquivamento
80 Cópia
Tranferência
88,3%
60 Classificação
Empréstimo
40 Eliminação
Avaliação e seleção
27,4%
23,4%
20 Digitalização
25,8%
19,5%
16,4%
16,4%
11,7% Microfilmagem
3,1%
0
2.4. Transferência/eliminação
100
80
65,6% 68,7%
60 Sim
Não
40 34,4% 30,5% Sem informação
20
0 0% 0,7%
Transferência Eliminação
100
80
70% 71%
60
Sim
40 Não
30% 29%
20
0
IN 01/08 IN 04/09
100
80
59,4%
60 Sim
40,6%
Não
40
20
100
Sim
80
60 57%
Não
37,5%
40
Não produz
20 documentos
5,5% eletrônicos
0
2.6. Acesso
100
80
60 Sim
46,1% 46% Não
40 Em parte
20
7,1%
0
100
77,4%
80
60 Sim
Não
40 Em parte
18,7%
20
3,9%
0
3. PARECER TÉCNICO
CAMPO PARECER
QUESTIONÁRIO
Os servidores que atuam nos setores de Arquivos precisam
compreender a importância das atividades arquivísticas e das
normativas do SIARQ/RS, assim como, suas chefias também
devem conhecê-los. As normativas estão nos anexos 3 e 4, deste
relatório.
Prover a Secretaria de pessoal com atribuição específica para
as atividades de arquivo, preferencialmente coordenados por
um(a) arquivista, para desempenhar as atividades de gestão
RECURSOS
HUMANOS documental.
Nas Secretarias em que já existam arquivistas lotados, que
estes coordenem as atividades de gestão documental, evitando
os desvios de função (Lei nº. 6.546/78, ANEXO 5).
Realizar capacitação e treinamentos sobre os instrumentos e
orientações do SIARQ/RS, em conjunto com o APERS,
direcionado a todos os níveis de servidores, que tratem da
produção do documento até a sua destinação.
1
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2005.
19
CAMPO PARECER
QUESTIONÁRIO
nos arquivos correntes e, então, encaminhá-los para a guarda,
ficando o Protocolo e Arquivo responsável pelo acervo.
Redigir procedimentos internos com o fluxo de trabalho
descrevendo as atividades de Arquivo e Protocolo, para que não
sejam transmitidos verbalmente, formalizando os processos
conforme as normativas do SIARQ/RS e os Decretos nº.
43.803/05 (ANEXO 6) e nº. 43.804/05 (ANEXO 7) que regulam as
atividades de Protocolo e de Arquivo.
Revitalizar ou criar Comissão Setorial de Arquivos nas
Secretarias, para estudar a criação de uma Unidade
Administrativa de Arquivo, conforme Decreto nº. 43.804/05, e
intermediar as relações com o SIARQ/RS na atualização dos
instrumentos arquivísticos.
A partir da aplicação da TTD identificar quais séries
documentais poderiam ser microfilmadas e/ou digitalizadas, bem
como qual seria a relação custo-benefício desse procedimento.
Realizar a classificação dos processos administrativos
fisicamente pelo setor de origem antes de encaminhar para
arquivamento no Protocolo e Arquivo.
O Protocolo e Arquivo devem efetuar a transação de
arquivamento dos processos administrativos ativos no SPI, após
a conclusão de seu trâmite, reduzindo os custos de manutenção
do sistema.
CAMPO PARECER
QUESTIONÁRIO
recebem ou armazenem documentos, assim como se sugere a
remoção de cafeteiras, microondas, geladeiras e bebedouros
destes locais, impedindo a proliferação de insetos que possam
degradar os documentos.
Criar rotinas periódicas de combate a agentes biológicos de
degradação (desinsetização, desratização, entre outros).
Criar uma rotina de limpeza para o Arquivo (salas) que inclua
chão, estantes e caixas, visando a conservação dos documentos,
seguindo as orientações do APERS.
Fazer revisão periódica da fiação elétrica evitando o risco de
sinistro, bem como das tubulações de água que passam pelo
Arquivo, evitando possíveis inundações.
Adquirir extintores adequados para combate a incêndio e
colocá-los junto ao Arquivo, providenciar também treinamento
para os servidores.
Providenciar cuidados com as portas e janelas para evitar
entrada de animais.
CAMPO PARECER
QUESTIONÁRIO
criados/recebidos, evitando que fiquem salvos apenas no
computador local.
4. RELATÓRIO FOTOGRÁFICO
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
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34
35
36
37
38
5. CONSIDERAÇÕES
6. GLOSSÁRIO2
2
Fonte: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
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APÊNDICES
43
2. RECURSOS HUMANOS
Existem pessoas responsáveis pelo Arquivo ou pela guarda dos documentos? Sim ( ) Não ( )
a) Em caso positivo: Quantas? |__|__|__|__|
Favor informar nome(s) e cargo(s), nível de conhecimento/formação e tempo de trabalho de cada pessoa com as
atividades relacionadas aos documentos: .................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
Existem instruções específicas de seu departamento/setor que regulem essas atividades? Sim ( ) Não ( )
Em caso positivo, especificar: ..................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
4. TRANSFERÊNCIA/ELIMINAÇÃO
i) Quando ocorreu eliminação, foram elaborados os instrumentos: Listagem de Eliminação, Termo de Eliminação e
publicação de Edital? Sim ( ) Não ( )
Em caso negativo, especificar o que foi feito: .........................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
j) Há conhecimento sobre a Instrução Normativa SARH nº01/2008, que regula a transferência e a eliminação de
documentos? Sim ( ) Não ( )
k) Há conhecimento sobre a Instrução Normativa SARH nº04/2009, que estabelece os procedimentos para recolhimento
de acervos arquivísticos ao Departamento de Arquivo Público (SARH)? Sim ( ) Não ( )
5. ESPAÇO FÍSICO
b) Os documentos estão divididos em quantos espaços/salas? Qual a área total ocupada (m²)?
.................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
6. DOCUMENTOS ESPECIAIS
e) O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos são aplicados aos documentos eletrônicos/
digitais? Sim ( ) Não ( )
Em caso negativo, por quê?
.................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
47
7. ACESSO
a) De que forma é feita a busca por documentos?
( ) Fichário ( ) Índice ( ) Listagem
( ) Banco de dados ( ) Planilha eletrônica ( ) Direto no documento
( ) Outros:
.................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
8. RECURSOS MATERIAIS
a) É fornecido material específico e adequado para o acondicionamento dos documentos? Sim ( ) Não ( )
Em caso negativo, o que falta para isso? .................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
Arquivista(s) Responsável(is):
................................................... ...................................................
__________________________ __________________________
ANEXOS
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