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UNIVERSIDAD ANDINA

“NESTOR CÁCERES
VELÁSQUEZ”
FACULTAD CIENCIAS DE
LA SALUD
CARRERA ACADÉMICA
PROFECIONAL DE
PSICOLOGIA

COMUNICACIÓN

EL OFICIO

PRECENTADO POR:

QUISPE QUISPE ANTONIO

SECCION: “I-B”

MG. YANQUI ORTIZ JUDITH VALERIANA


DEDICATORIA:

A Dios por otorgarnos un día más de vida, y poder existir en este mundo

y poder realizar nuestras vidas con muchas bendiciones

A nuestros padres por darnos la vida con cierto amor, cariño, mucho

afecto que sacrificaron sus valiosos tiempos, vidas en nosotros para ellos

que nos vieron crecer que supieron siempre conducirnos por el camino

correcto con paciencia y amor.


Índice
EL OFICIO ................................................................................................................................. 2

Etimología. ............................................................................................................................. 2

Definición:.............................................................................................................................. 2

Características: ....................................................................................................................... 2

Función:.................................................................................................................................. 3

Usos: ....................................................................................................................................... 3

Area de circulación: ............................................................................................................... 3

Facultad para firmar oficios: .................................................................................................. 4

Utilidades y fines: .................................................................................................................. 4

Partes del Oficio: .................................................................................................................... 4

1. Año calendario. .............................................................................................................. 4

2. Membrete. ...................................................................................................................... 4

3. Lugar y Fecha. ................................................................................................................ 5

4. Número o código. ........................................................................................................... 5

5. Destinatario. ................................................................................................................... 5

6. Asunto. ........................................................................................................................... 5

7. Referencia. ..................................................................................................................... 5

8. Texto. ............................................................................................................................. 5

9. Despedida. ...................................................................................................................... 6
10. Firma y post firma. ....................................................................................................... 6

11. Con copia. .................................................................................................................... 6

12. Iniciales. ....................................................................................................................... 6

13. Anexo ........................................................................................................................... 6

14. Distribución. ................................................................................................................. 6

Clases de Oficio: .................................................................................................................... 7

Oficio Simple o Directo. .................................................................................................... 7

2. Oficio Múltiples. ............................................................................................................ 8

3. Oficios de Transcripción: ............................................................................................... 8

EJEMPLOS DEL OFICIO ................................................................................................. 9

CONCLUSIONES ............................................................................................................... 12

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................. 13
1

INTRODUCCION:

Esta monografía tiene como propósito exponer acerca de la redacción,

empezando por su concepto, tipos y los documentos administrativos más

usados hoy en día, tales son: el oficio. Abarcaremos también los conceptos,

partes, clases y áreas de difusión de este documento administrativo ya

mencionado, para un mejor entendimiento del tema.


2

EL OFICIO

Etimología.

La palabra oficio deriva del latín officium que significa cargo o magistratura.

Definición:

El oficio es un documento de carácter oficial utilizado por las autoridades que


desempeñan cargos de dirección en las instituciones dependientes del estado y por
extensión hacen uso del oficio las instituciones privadas dedicadas a educación,
deportes, cultura y sociales. El oficio es un documento protocolar utilizado por las
autoridades de más alta jerarquía.
Es una comunicación escrita, referente a los asuntos del servicio público en las
dependencias del Estado. Correspondencia de carácter institucional, particular, cultural,
social, político, artístico y deportivo las que median entre individuos de varias
corporaciones sobre asuntos concernientes a ellas. Es un medio de comunicación entre
dos o más instituciones. El intercambio del oficio se realiza entre una institución particular
y una oficial o viceversa.

Características:

El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad


ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de
colores para copias y comunicaciones internas. 2. El color de la tinta se prefiere negra o
azul negro. 3. Debajo del membrete se coloca el número de oficio. 4. Lleva impreso el
sello de la dependencia que envía la comunicación. 5. El estilo de redacciones en forma
sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés. 6. Trata un solo asunto. 7. Se escribe
siempre a máquina. 8. Se extiende en original y duplicado.
3

Función:

Comunica disposiciones u órdenes, hace consultas, da respuestas, remite documentos


e informa. Asimismo, sirve para realizar gestiones como las de invitación, felicitación,
colaboración, transcripción, agradecimiento, etc. Todas las funciones mencionadas se
adscriben dentro de una finalidad cultural, deportiva, artística, profesional, política y
social.

Usos:

Se usa el oficio para invitar a ceremonias protocolares, para enviar documentos, para
renovar compromisos, etc.

Area de circulación:

El oficio circula en dos niveles:

- Nivel interno

Establece la comunicación entre las autoridades que desempeñen cargo de dirección


dentro de una misma institución.
Ejemplo: cuando se comunica el decano de la facultad de educación y el rector de la
Universidad Nacional Mayor de San Marcos.

- Nivel externo
El oficio de nivel externo establece la comunicación entre las autoridades de más alta
Jerarquía de dos instituciones diferentes.
Ejemplo: cuando el rector de la Universidad Nacional San Luis Gonzaga de Ica se
comunica con el Presidente de la República.
4

Facultad para firmar oficios:

El oficio es firmado solo por las personas que desempeñan cargos de dirección. Las
personas que no desempeñan dicho cargo pueden hacer uso de la carta, el informe o el
memorando. El oficio es el documento de los gobernantes.

Utilidades y fines:

Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por
consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la institución que lo
emita. En algunos casos puede ir firmado por los jefes: pero esto conlleva asumir toda
responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprender por ello a los de
mayor jerarquía.

Partes del Oficio:

Encabezamiento:

1. Año calendario.

Se escribe al comienzo de los documentos con mayúscula y entre comillas. Ejemplo:

"Año....................."

2. Membrete.

Se escribe es los lados izquierdos del papel con letras mayúsculas señalando el
nombre de la institución, su dirección, teléfono, etc.
SUB PREFECTURA DE ANCASH

PLAZA DE ARMAS HUARAZ


5

3. Lugar y Fecha.

Se escribe a partir de la mitad del papel señalando la ciudad y la fecha. Huaraz, 31

de octubre de............. Huaraz, abril de............ Abril 31 de........... Fecha 22 - octubre

4. Número o código.

Se escribe con letras mayúsculas la palabra oficio seguida de número correlativo, -


el año/y las iniciales de la institución y se subraya todo. OFICIO Nº 262-.../INC
OFICIIO N 005-.../DEMUNA PN

5. Destinatario.

Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido el oficio.


Señor: Alfredo Vera Arana Alcalde de Independencia Huaraz
6. Asunto.

Se ubica al lado derecho del papel y contiene un resumen de la que se va a tratar


en el documento. ASUNTO: Pago de remuneración.
7. Referencia.

Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se requiere


mencionar un documento recibido anteriormente. También sirve para mencionar un
decreto, resolución, directiva, convenio, etc., en que se va a basar el mensaje a
transmitir. REFERENCIA: Carta del 03/04/....
8. Texto.

Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación


en forma clara, precisa y breve. Existen algunas fórmulas para iniciar el texto: 1.
Tengo a bien comunicarle.................... 2. Es grato comunicarme a usted............ 3.
Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarquía). 4. Tengo el honor de dirigirme
a usted (mayor jerarquía).
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9. Despedida.

Aquí debemos demostrar cordialidad, cortesía y ponderación ejemplo: Hago propicia


la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima
personal. Atentamente, (antefirma).
10. Firma y post firma.

La firma se escribe a mano y se rúbrica. Van acompañadas del sello respectivo. En


la post firma se coloca el nombre, apellidos, cargo y sello de la persona que envía el
documento. Ejemplo: Firma. Post firma Sr. Montes Collazos Joel
______________________________________ Gerente General de Conceptos
Generales S.A.

11. Con copia.

Señala si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado izquierdo del
papel debajo de la firma y la post firma.
12. Iniciales.

Se colocan iniciales con mayúscula las que corresponden a la persona que firma el
documento; con minúscula las que corresponden a la secretaria. Se ubican en el
extremo izquierdo del papel.
MCY/bps
13. Anexo. Sirve para señalar toda la documentación que se adjunta al oficio
(catálogo, programa, revista, tarjeta, etc.).
14. Distribución. Este elemento es usual en los oficios múltiples y en las
transcripciones, y no así en los directos o simples. Aquí se menciona, en términos
generales, a las personas y/o dependencias destinatarias.
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Clases de Oficio:

1. Oficio simple o directo

2. Oficio múltiple

3. Oficio de transcripción

Oficio Simple o Directo.

Este documento se utiliza el contenido va dirigido a una sola persona. Se usa


generalmente para una invitación, agradecimiento, petición, felicitación, información
de eventos o actividades deportivas culturales.

Modelos de oficio simple

CIBER@CENTRO Jr. Simón Bolívar 480 Huaraz-Ancash Teléf. 426768/426476


"AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO" Aurahuá, 16
de Junio de 2014. Señor: Alfredo Vera Arana Alcalde del Distrito de Aurahuá -
Castrovirreyna
CIUDAD.

ASUNTO:

Invitación a la Inauguración del Estadio de Los Olivos. Tengo el agrado de dirigirme a


usted para invitarlo a la inauguración del Estadio de Los Olivos de ésta ciudad, obra
que ha sido posible gracias al aporte generemos de parte de su persona y sus
representantes como también la participación desinteresada de los moradores de
dicho lugar. Dicho evento se llevará a cabo el próximo 10 de noviembre del presente
mes a horas 10 de la mañana en el mismo campo deportivo de Los Olivos. Esperamos
contar con su presencia que dará realce a ésta ceremonia.
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Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial


consideración y estima personal. Atentamente,........................................................
YOVER MONTOYA CASTILLO Director de Conceptos Generales S.A YMC/zpz.

2. Oficio Múltiples.

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a diferentes


personas.

USOS:

Se usa para limitar órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias,


información, etc., a diferentes oficinas o despachos simultáneamente. El trato que se
emplea es vertical ascendente y descendente, y horizontal jefes de instrucciones del
mismo nivel jerárquico.

3. Oficios de Transcripción:

El nombre de transcripción ya nos indica la finalidad de este tipo de redacción.


Mediante este documento podemos transcribir el contenido de una comunicación de
manera original íntegramente y sin ninguna alteración.
USOS:

Nos valemos de este documento para transcribir oficios, resoluciones, decretos,


subordinados o de una autoridad a otra del mismo nivel jerárquico dentro o fuera de
la institución.
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EJEMPLOS DEL OFICIO

“AÑO DE LA PROMOCIÓN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y COMPROMISO

CLIMATICO”

Aurahuá, 18 de Junio de 2014


Señor:
Alfredo Vera Arana
Alcalde de Distrito de Independencia Huaraz Ciudad.
ASUNTO: Invitación a la inauguración del estadio de los olivos.
Tengo el honor de dirigirme a usted para invitarle a la inauguración del estadio de los
olivos de esta ciudad, obra que ha sido posible gracias al aporte géneros de parte de
su persona y sus representantes como también la participación desinteresada de los
moradores de dicho lugar.

Dicho evento se llevara a cabo el próximo 2 de marzo del presente año a las 10 de la
mañana en el mismo campo deportivo de los Olivos. Esperamos contar con su
presencia que dará realce a la ceremonia.
Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial
consideración y estima personal.

Atentamente
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Modelo oficio múltiple


"AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO" Huaraz, 31 de

Octubre de 2011.

OFICIO MÚLTIPLE Nº 030/CONACI/11

. Señor: .................................................................................. Gerente General de

Nipes Peruanas S.A.C Presente.-

ASUNTO: OCTAVO CAMPEONATO NACIONAL DE FÚTBOL "INTER-

COMUNIDADES INDUSTRIALES

". Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para comunicarle que la Confederación


Nacional de Comunidades Interindustriales (CONACI) ha organizado el octavo
campeonato nacional de fútbol "Intercomunidades Industriales", en colaboración con el
Instituto Peruano de Deporte. Dicho certamen lo declarará inaugurado el Sr. Ministro de
Educación, el día sábado 05 de noviembre a las 3 p.m., en el Estadio Nacional.
Recurrimos a ustedes para que tengan a bien difundir y hacer de conocimiento
público esta competencia, cuyos fondos serán invertidos en la remodelación de
nuestro campo deportivo. Atentamente,........................................... Daniel
Altamirano Torres PRESIDENTE
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Anexo:

Un programa completo (10 hojas). 05 entradas (invitación de honor).


Distribución:
Diarios: 10 Radios: 15 Revistas: 07

Modelo de oficio transcripción

"Año.........................................................................................." Huaraz, 01 de
Noviembre de 201....
OFICIO Nº 010-..../DSR
Señor: Leonel Fernández Gerente General de Marketing Efectivo S.A.C
ASUNTO: Transcripción de Of Múlt. Nº 120-.../ME
Se ha recibido el siguiente oficio que a la letra dice:
"Año................................................................." Ministerio de Educación.-Huaraz 25 de
Octubre de 201....-OF Múltiple 120.-/ME Señor José Infante Almendradas.-Director
Subregional Huaraz 1.-Asunto: Pagos de salarios.-Tengo a bien comunicar a usted
que este despacho a dispuesto modificar la fecha de pagos, la misma que de ahora
en adelante será a partir del 31 de cada mes.-Hago propicia la oportunidad para
expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima.-Muy atentamente.-
Lic. Luis Giraldo Ramírez.-Director Nacional de Economía.
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CONCLUSIONES

 La redacción que se lleve a cabo por cualquier persona dependerá del lugar donde
trabaje, el documento que utilice, el destinatario, entre otros factores.

 Existe una gran diferencia en la forma de redactar de un científico, literario, periodista,


comerciante, un juez y una persona en particular.

 Hay documentos que al momento de elaborarse no importan el cargo que se


desempeñen en ese momento, tal como: el memorándum, y otras que si como en el
caso del oficio.
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BIBLIOGRAFÍA

Manual de Redacción Administrativas – Otto Valladares Rodríguez

http://www.redaccioncientifica.com.ar/home.html

http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/facultades/humanas/comunicacionsocial/uniqui
ndio/assets/documentos/1/04_redaccion1.pdf

http://www.editum.org/Que-Es-La-Redaccion-Comercial-p-229.html