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PRESENTADO POR:

YULI TATIANA POLANIA ALVIRA

TUTOR:

ALEXANDER HERRERA PEREZ

CURSO:

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO


LABORAL

SENA

2018
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son tan antiguos como la organización social de la humanidad, tuvo
inicio desde la aparición de la escritura los cuales aparecieron con los primeros
imperios como una herramienta utilizada para el control de la población y sus
riquezas, en el siglo XIX junto la revolución francesa, se dio la “revolución de los
archivos” dando inicio al periodo de desarrollo archivístico, en el siglo XX se crean
archivos intermedios que ya no tienen valor administrativo, surgió la creación de
redes y de sistemas de archivos, en la segunda guerra mundial se da el despeje
archivística por la necesidad de investigar y difundir el conocimiento, con la llegada
de este siglo se acaba el aislamiento de archivos ya que se crean las redes de
cooperación y sistemas de archivos.

Los archivos son muy importantes y necesarios para las organizaciones, la sociedad
y para nosotros mismos ya que son garantías de protección de datos, la propiedad
intelectual, impulsan a la investigación, apoya la gestión documental en las
empresas, apoya la transparencia y la rendición de cuentas, y lo más importante
dan agilidad en la localización de la información. Es considerada la herramienta de
mayor utilidad en una empresa que se emplean para para mantener resguardado
todos los documentos que son de suma importancia para la corporacion,

Su clasificación varía según su uso y organización:

Según la función y uso:

 Achivo activo: son archivos de fechas recientes ya sea en modificación o


creación, los cuales son considerados importantes.
 Archivo semiactivo: son archivos que contienen información importante
pero que no resultan de observancia constante.
 Archivo permanente: son archivos antiguos que guardan información
importante para la empresa que pueda ser utilizada en caso de auditorias.

Por su organización:

 Centralizada: son aquellos que son ubicados en una sola estructura sin
importar de donde sea su localización, llamado “departamento de archivo”
siendo de carácter confidencial ya que en ellos va a estar toda la
documentación de la empresa.
 Descentralizado: permite que cada documento maneje su propio espacio el
cual se puede modificar, crear y organizar
Ambos son seguros, confiables y efectivos dependiendo del manejo y la
organización que le brinde recursos humanos a los documentos y la organización.

Sus cualidades son:

 Económicos: en este se encuentra la información de la empresa, como


cotizaciones e informes de asuntos económicos.
 Simple: el cual identifica el contenido de la información de manera sencilla-
 Técnicos: en donde se deben registrar las situaciones de toma de
decisiones, para no delegar equivocadamente al personal de archivo.
 Funcionales: permite la operación de archivar y consultar los documentos
de manera eficiente.
 Exactos: la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para
evitar equivocaciones.

La importancia de los archivos en la sociedad

1. Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.

2. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite


de generación en generación.

3. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen


para preservar su valor y su significado.

4. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y


la transparencia de las actuaciones administrativas.

5. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la


constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva.

6. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad,


promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora
la calidad de vida.
Actualmente el archivo a tenido mayor relevancia y en toda organización ya sea
publica o privada deben tener una persona especializada para el manejo del mismo,
la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social,
científico y tecnológico. Cuando hablamos del archivero moderno, este utiliza las
tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivístico,
de tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los
organiza, describe y los conserva de tal manera que agiliza su trabajo.

Ahora cuando hablamos del uso de estas nuevas tecnologías también es necesario
mencionar la rapidez con que las redes permiten a los archiveros mantener contacto
con sus usuarios, ya que las utilidades de Internet en un archivo son amplias y
variadas. Es necesario conocerlas y saberlas utilizar para aprovechar todo el
potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios del
archivo. Internet se ha convertido en la fuente de información más actualizada e
inmediata de que disponemos actualmente, es considerablemente útil para el
trabajo del archivero, pero también como medio de difusión del archivo, es el
instrumento más rápido y ágil para encontrar información concreta sobre un archivo
donde es mas fácil llevar el orden y acceder a ellos fácilmente, así mismo sirven de
apoyo para un servicio más a nuestros usuarios.

Es importante el buen uso y el cuidado que debemos tener cuando de manejar


archivos se trata ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos
son nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de
complicaciones legales en un futuro.