SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS PYMES

¿Por qué son necesarios los sistemas de información?

Muchas veces, tendemos a pensar que la información necesaria para conseguir un

mayor número de beneficios se centra en las ventas, compras, etc. Sin embargo, para
llevar una buena administración de la empresa, hay que conseguir la máxima
información disponible de todos los departamentos y ámbitos de la empresa. Solo
así, podremos mejorar en todos los aspectos de la empresa como el proceso
productivo, los recursos humanos, contabilidad, etc. Debemos obtener una visión
holística de la empresa para saber reunir toda la información de la que disponemos y
tratarla correctamente.

Es imposible que las persones recolecten toda la información sobre la empresa a mano,
por lo que la tecnología se vuelve a hacer necesaria para gestionar los diferentes
flujos de información de la organizaciones empresariales. Esta tecnología nos
permite la mecanización de los procesos y la recopilación automático de todos los datos
de la empresa. De esta forma, se puede llevar un control de la empresa instantáneo y
hacer que cuadren todas las cuentas de la empresa.

También debemos tener en cuenta que para que los sistemas de información sean
útiles, nos deben aportar la información que realmente es necesaria. Si queremos
conseguir la información relevante para la empresa, deberemos adaptar los sistemas
de información a las necesidades y características de la empresa. Además,
la organización de la empresa también influirá en las gestión y los flujos de información.
Dependiendo de la estructura empresarial serán unos modelos de gestión de
información diferente.

Actualmente los sistemas de información se deben utilizar también en las

pequeñas empresas

Hay una gran diferencia entre gestionar los datos de los clientes y las ventas con una
hoja de cálculo Excel y utilizar una aplicación con base de datos que nos permita
ejecutar reportes en tiempo real. Las grandes empresas procuran acelerar su avance
hacia el big data, hacia sistemas que permitan analizar y predecir el comportamiento
del consumidor; la PYME todavía no posee recursos tecnológicos para aspirar a ese
tipo de resultados, pero puede utilizar sistemas para gestionar la información de
sus ventas y clientes de forma más eficiente.

La instalación y uso de sistemas de gestión permite lograr una mejor organización al

interior de la empresa y al mismo tiempo es posible localizar y analizar datos que
permitirán gestionar mejor el proceso de ventas.

Las PYMES deben evaluar la conveniencia de instalar sistemas para la gestión y

planeamiento de recursos (ERP por sus siglas en inglés), sistemas de gestión de
datos de clientes (CRM por sus siglas en inglés) o una solución de inteligencia
de negocios (BI por sus siglas en inglés)que permitan analizar datos y determinar
tendencias a tener en cuenta en el negocio.

Los sistemas de gestión se deben instalar para obtener información que nos permita
alinear las acciones del negocio a la visión y la misión de la organización,
buscando tener al cliente como centro de las operaciones y utilizar la información
resultante para mejorar los productos o servicios que se ofrecen a los consumidores.

Pero el uso de herramientas tecnológicas en la PYME exige un compromiso por parte

de los directivos de la empresa, porque un cambio en la metodología de trabajo exige
que los trabajadores acepten el reto de aprender y modificar sus hábitos de trabajo para
incorporar nuevas tecnologías como parte de su labor diaria. Muchas PYMES no
asumen el reto de utilizar nuevas tecnologías por el enorme esfuerzo que supone la
capacitación del personal y el hecho de vencer la resistencia al cambio.

Las empresas que utilizan nuevas tecnologías para gestionar sus negocios
logran agilizar los procesos internos que permiten brindar un servicio más
eficiente a los clientes. Pero en aquellos casos en los que el uso de sistemas falla, se
puede identificar casi siempre, que el problema radica en la forma en la que los
trabajadores pretenden utilizar la nueva tecnología, procurando perpetuar viejos
hábitos.

Actualmente las grandes empresas que producen software para negocios, han
desarrollado productos específicos para el segmento de las PYMES, desde sistemas
de bases de datos, hasta sistemas de ERP o CRM, incluso en la nube se ofrecen
soluciones gratuitas como en el caso de las soluciones de CRM ZOHO y SUGAR.
Las empresas que desean ser más competitivas deben analizar el entorno e identificar
las oportunidades de mercado. Con la ayuda de la tecnología las organizaciones
pueden planificar su crecimiento con mayor eficiencia.

Beneficios de la implantación de un SI en las PYMES:

 Rapidez en los procesos: Las TI pueden ayudar a reducir los tiempos de

completado de los diferentes tipos de procesos, desde la selección de materias
primas hasta inspección de calidad, ventas, logística, y pago. Los SI pueden dar
información sobre los procesos que posibilita analizarlos más en detalle para
poder optimizarlos.

 Reducción de costos: Al mismo tiempo que optimizan los tiempos de los

procesos, indirectamente esto produce una reducción de los costes.

 Mejor servicio: Al reducir los tiempo, a su vez se está mejorando el servicio, esto
se convierte automáticamente en una ventaja competitiva que puede ayudar al
negocio a competir con otras empresas más grandes.

 Publicidad: Los sistemas de información de propósito general permiten a su vez

generar páginas web con las que darse a conocer, genera un servicio en la que
los clientes potenciales pueden acceder a información sobre la empresa que
puede inducir a la venta del producto o servicio.

 Aumento de Ventaja Competitiva: Las tecnologías de información pueden

proveer al negocio con una ventaja competitiva, incluso hay ocasiones en que el
mercado obliga a las pequeñas empresas a incorporar TI en sus negocios, por
ejemplo, si un competidor que tiene una cadena de supermercados que maneja
código de barras se instala frente a otro que no cuenta con esta tecnología, este
hecho podría representar una barrera para que los clientes que prefieran o valoren
esta tecnología.
¿Cómo puedo aprovechar la informática en mi PYME?

1. Identificar el área de la empresa que necesita automatización.

Tal función de la empresa puede necesitar una mejora, de lo contrario no se

tendrá información precisa para su control y desempeño.

2. Establecer claramente los Objetivos.

Deben ser muy específicos y en relación directa con el objetivo general de la

organización, deben surgir de una reflexión conjunta entre empleados y
gerente; que sean exigentes, pero alcanzables, claramente cuantificables y
con un plazo definido.

3. Determinar el presupuesto disponible para el proyecto.

Teniendo en mente que invertir en tecnología le redundará en mejor control

y mejores decisiones empresariales a futuro.

4. Seleccionar al mejor proveedor.

Pregunte e investigue con proveedores de servicios informáticos, con otras

empresas, con amigos empresarios del mismo ramo e incluso de diferentes,
en busca de opciones y posibilidades de compra de sistemas de información.

5. Involucrar y Sensibilizar al personal.

Es necesario que todo el personal se identifique con el proceso de cambio,

que forme parte de él, que conozca los beneficios y también el trabajo que
representa. Que reciban capacitación sobre el uso y resultados esperados
del proceso.

Tipos de sistemas de información empresarial

La información es un elemento muy valioso dentro del mundo empresarial. La

información ayuda a conocer la situación de la empresa y a analizar las estrategias que
se ponen en marchar para su correcto funcionamiento. Las empresas necesitan estar
al día y conocer datos relacionados con el funcionamiento y evolución del
negocio, como el inventario, las ventas o la contabilidad de la organización. Sin
embargo, también necesitan obtener otros datos relacionados con los consumidores,
como sus hábitos de consumo, las necesidades y gustos de su mercado meta o qué
tipo de estrategias son las más aceptadas por este colectivo. Para obtener este tipo de
información, las empresas se benefician de los sistemas de información
empresarial. Gracias a estos recursos software las empresas reciben, de manera
automatizada, información relevante que les ayuda a la toma decisiones, a la vez que
mejora la ventaja competitiva de la organización. Esta herramienta tecnológica se
encarga de captar datos, procesarlos y transmitir esta información a los miembros de
la empresa. Sin embargo, para que el sistema de información sea eficaz, deberá
facilitar información relevante para la empresa, además de adaptarse a las
características y necesidades concretas de la organización.

Hoy día conviven una gran variedad de sistemas, cada uno de ellos diseñado con un
fin concreto. Algunos de los más destacados son:

 Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS). Conocido popularmente

por sus siglas en inglés, el Transaction Processing System (TPS), registra y
procesa toda la información relacionada con las transacciones comerciales y
operaciones de la empresa. Esta información es utilizada, posteriormente, por
los sistemas de apoyo a la toma de decisiones.

 Sistemas de información administrativa (MIS). El Management Information

System (MIS) se encarga de proporcionar la información relevante a la gerencia
de la empresa, sobre la situación general de la organización.

 Sistemas de apoyo a ejecutivos (EIS). Esta herramienta está diseñada para

extraer información clave para alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa.

 Sistemas de soporte a la toma de decisiones (DSS). El Decision Support

Systems (DSS)es una herramienta de ayuda a la toma de decisiones. Se basa
en la combinación y análisis de datos que proporcionan información relevante
para ayudar a solucionar problemas específicos.

 Sistemas para la toma de decisiones en grupo (GDSS). A diferencia del DSS,

el Group Decision Support Systems permiten compartir la información entre los
 miembros del equipo, para que puedan trabajar en grupo y tomar decisiones
conjuntas.

 Sistemas expertos de soportes a la toma de decisiones (EDSS). Estos

sistemas se basan en el conocimiento de áreas específicas y actúan como
consultores expertos.

Además de estos recursos, también puedes encontrar otros que recopilan información
con el objetivo de mejorar las estrategias corporativas, gestionar y conocer la
contabilidad y finanzas empresariales, mejorar la gestión del personal o mejorar la
relación con los clientes. Cada vez es más habitual la creación de sistemas de
información integrales, conocidos como E.R.P. (Enterprise Resource Planning), que
recopilan, analizan y transmiten información referente a diferentes campos. Este
software integra procesos de producción, ventas, logística, gestión de proyectos o la
contabilidad de la empresa, con el fin de mejorar la gestión empresarial, reducir tiempos
y costes y favorecer la competitividad de la organización.
SISTEMAS DE INFORMACION PARA LAS PYMES

EJEMPLO: SIIGO PERU

ES LA SOLUCIÓN PARA EL ÉXITO DE LAS PYMES

Porque en un mercado cada vez más competitivo, se hace inevitable contar con la
información real y en línea de todas las áreas funcionales de su negocio para tomar
decisiones acertadas y oportunas, el cual conlleve al éxito. SIIGO Empresarial permite
controlar los procesos de su negocio, integrando todas las áreas de su empresa tales
como: ventas, almacén, contabilidad, logística, entre otras; en una misma plataforma,
ayudando a incrementar la productividad, conectando a las personas con la información
cuando la necesitan. SIIGO Empresarial es un Software estándar fácil de usar, al
manejar un formato tipo explorador. Además de ser una herramienta segura y robusta
con su propia base de datos.
DOCUMENTOS

 Emisión de factura de venta, boleta, letra, recibo de caja, comprobante de

egreso, guía de traslado, salida, entrada y consignación, nota de débito, nota de
crédito, asientos contables, entre otros.
 Muestra el stock al momento de emitir un comprobante de venta.
 Detalla situación financiera del cliente en la facturación.
 Reserva productos de inventario al facturar.
 Cruce de factura con guía de remisión, pedido y cotización.

BENEFICIOS

 Personalice sus comprobantes, al poder ajustar al sistema el modelo pre

impreso o formato en Excel.
 Reduzca la anulación de documentos y/o malestar de los clientes al mostrar
el saldo de los productos en la emisión de los comprobantes de venta.
 Evite las ventas a clientes con deuda vencida o que excedan su línea de
crédito.
 Permite reservar los productos al momento de elaborar un documento de
venta evitando saldos en negativo o incomodidad por parte del cliente.
  Ahorre tiempo evitando la doble digitación y previniendo errores, al integrar
la facturación con los documentos previamente emitidos como: cotización,
pedido y guías de remisión.
 Disminuya la cartera morosa, porque al emitir una factura y/o boleta de venta
SIIGO le permite observar el estado crediticio del cliente, evitando facturar a
morosos o a aquellos que no cuentan con disponibilidad de línea de crédito.
 Evite pagar montos superiores a los negociados. Al registrar un comprobante
de compra, SIIGO validará la información entre valores y cantidades del área
de logística y almacén.
 Prevenga los gastos financieros por rebote de cheques sin fondos, al mostrar
el saldo contable de su cuenta bancaria en la emisión del comprobante de
egreso.

CONTABILIDAD

CARACTERÍSTICAS

1. Cinco estados financieros (balance general, estado de resultado, estado de cambio

en la situación financiera, estado de cambio en el patrimonio y flujo de efectivo).

2. Análisis financiero vertical y horizontal.

3. Maneja 9999 centros de costos y 999 sub centros.

4. Ajuste por diferencia en cambio y conciliación bancaria.

5. Programa de libros electrónicos — PLE y PDT’s

6. Administración de Terceros.

7. Bloqueo de fecha.

8. No permite emitir o registrar comprobantes descuadrados

9. Acceso por usuario.

BENEFICIOS

1. Cumplir con la normativa tributaria al obtener de formas automáticas los informes

financieros.

2. Análisis financiero vertical y horizontal.

3. Obtenga la rentabilidad de cada línea de negocio, sucursal, área, proyecto, entre
otros, al obtener informes financieros por cada uno de ellos.

4. Evite sobrecostos al generar y contabilizar de forma automática el ajuste por

diferencia de cambio y ahorre tiempo al contar con una herramienta que permita
conciliar el saldo contable VS extracto bancario.

5. Ahorre tiempo y cumpla oportunamente sus obligaciones al generar de forma

automática los archivos para la declaración de libros electrónicos - PLE y PDT's.

6. Reduzca tiempo al analizar y auditar por cuenta detallada los clientes, proveedores
u otros.

7. Evite contratiempos al contar con seguridad de bloqueo de fecha para no alterar la

información declarada y/o auditada de un periodo determinado.

8. Cuente con información veraz y fehaciente al no permitir elaborar o registrar

comprobantes descuadrados.

9. Permite realizar una auditoria controlando el registro, emisión, anulación y

modificación de los documentos por responsable.
 CONCLUSIÓN

Cabe concluir que la mayoría de pequeñas empresas manifiestan un gran interés por
la información y las tecnologías relacionadas con ella. Sin embargo, desconocen la
oferta tecnológica disponible, como acceder a ella, como utilizarla y cuáles son los
beneficios de su uso, por lo que creo que resultaría beneficioso para la industria del
interior que el gobierno u otra entidad ofreciera información a las empresas formadas
en este asunto, para reducir los costes que supone decantarse por una u otra tecnología
y así poder disfrutar de los beneficios que su implantación supone.