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Introducción 2
Primera parte
El problema de la información 3
Segunda parte
Administración en una página 7
Tercera parte
La concatenación de los informes de una página 12
Cuarta parte
El poder de la administración en una página 15
Conclusión 17
Introducción
El libro “Administración en una página” nos muestra el uso y aplicación de, valla la
redundancia, La Administración en una Página, pero la muestra de una modo
distintito, por medio de una historia de una personaje llamado Brian Scout, que
recientemente llegaba al puesto de director general de una empresa llamada Xcorp,
la cual está sumida en un mar de problemas y que él tendrá que sacarla de ellos.
Al llegar al puesto, Brian se encuentra con un mundo de información proveniente de
toda la empresa, información que le ayudará a conocer a la misma desde todas las
perspectivas, pero que al mismo tiempo le representa un gran problema, debido a
que es demasiada la información que tendrá que leer y no cuenta con el tiempo
suficiente para ello, pero con la llegada de un misterioso personaje, sus problemas
comenzarán a disminuir debido a la implementación de este novedoso y efectivo
programa llamado “Administración en una página”.
Capitulado
Primera parte
El problema de la información
Brian Scott es un exitoso director que ha participado con varias empresas haciendo
de ellas organizaciones exitosas, y Xcorp necesitaba a un director general con esas
características, capaz de sacar a la empresa de la ruina y quiebra que se le
avecinaban, es por esto que la junta directiva de Xcorp decide nombrar a Brian como
el director general de la empresa, con la esperanza de poderla sacar de la crisis por
la cual estaban pasando. La única condición que puso Scott para poder asumir el
cargo era que le concedieran 2 años de completa libertad para realzar los cambios
que él considere necesarios, a lo cual la junta directiva no pudo negarse, y, por el
contrario, accedieron gustosamente con ansias de ver en el menor tiempo posible
el éxito que necesitaban.
El siguiente lunes por la mañana mientras Brian se preparaba para ir a su primer
día al frente de la empresa, comenzaba a pensar en los cambios drásticos que
aplicaría a la empresa, pasando por controles de costos, de inventarios, entre otros,
así como idear una solución a largo plazo que garantizara el crecimiento de la
empresa. Pero camino a la empresa entre la lluvia de ideas que caían sobre el había
una que le hacia pensar demasiado: “si usted no sabe qué es lo que anda mal,
entonces no lo puede arreglar”.
Después de hacer un estudio de los estados financieros de la empresa, sabia que
el panorama no era bueno y seguía en caída, por este motivo decidió llamar al
director de finanzas, el cual al preguntarle por las causas del estado actual de la
empresa, éste se refirió a los malos manejos que el antecesor de Scott había hecho,
respuesta que a Brian no dejó muy contento, aunque no pensaba muy distinto de lo
que escuchaba. Una vez escuchado al director de finanzas decidió llamar al director
de producción Tom Brown, el cual, al escuchar la misma pregunta que al otro
director, respondió que el problema estaba en el departamento de ventas al realizar
una mala plantación de de entrega de productos, en parte debido a la poca
comunicación entre el departamento de ventas y el de producción. Al terminar la
conversación decidió llamara al director de ventas; el cual refirió que los productos
que se entregaban eran de mala calidad y por consiguiente había demasiadas
devoluciones, las cuales si se le suma que los productos eran entregados muy fuera
de tiempo, hacían que la perdida de clientes fuera cosa de todos los días,
deteriorando la imagen de Xcorp, ya que los clientes demandaban el llamado “justo
a tiempo” y la empresa no podía aplicarlo debido a sus deficiencias en la
organización.
Tiempo después solicitó una reunión con el jefe de información y a la vez, solicitó le
entregaran cualquier informe que pasara por las manos de su secretaria, para de
esta manera conocer mas a fondo la empresa, también solicitó al jefe de
información, los reportes sobre cada una de las plantas, a lo que el jefe de
información respondió sorprendido que era imposible hacer un informe de esa
magnitud para el día siguiente, a lo que Scott respondió que le entregara la
información tal y como estaba.
Después decidió llamar a Gail Locke la directora de Recursos Humanos a la cual le
solicitó un informe detallado del personal, mismo que ella prometió entregar al día
siguiente.
Comenzando el día martes Brian arribó emocionado a la oficina a la espera de que
la información llegara a sus manos, pero cual seria su sorpresa al ver la cantidad
inmensa de información que le fue entregada, misma que después de revisar
superficialmente, abandonó preocupado por no poder procesar tanta información en
tan poco tiempo. Entonces decidió leer la correspondencia encontrándose con un
misterioso mensaje firmado por un tal “Infoman”, el cual decía que no se diera por
vencido y que él podría resolver sus problemas de información, lo cual le pareció
una broma, pero después de recibir un segundo mensaje la curiosidad comenzaba
a hacer presa de él, hasta que una tarde una llamada de éste personaje concertó
una cita para el día jueves.
Llegada la fecha de la cita, El Infoman se presentó con el señor Scott ofreciéndole
solucionar sus problemas de información. Comenzó por señalar la pila de papeles
y la necesidad de leer solo la información necesaria para poder trabajar, a lo que se
sumaba la necesidad de descubrir por él mismo la verdad.
El Infoman sugirió la necesidad de implementar un filtro de información, lo que Scott
no esperaba era que dicho filtro de información resumiría toda la información en
solo tres páginas, a lo que Brian respondió que era ridículo e imposible. Pero
Infoman le mostró los tres informes que necesitará:
Informe 1: Informe de enfoque. En el cual se mostrará la información clave
acerca de lo que usted hace.
Informe 2: Informe de retroalimentación. Donde se muestren las buenas
noticias y las malas noticias acerca de lo que usted hace.
Informe 3: Informe de administración. Donde se muestren las buenas noticias
y las malas noticias acerca de lo que hace su personal.
Brown, después de mucho discutir con varias personas y exponer su punto, acabó
por entender, o mas bien aceptar la perspectiva que Scott tenía, así que a la mañana
siguiente decidió juntar a sus colaboradores inmediatos para seguir los cuatro pasos
sencillos del Informan. Al estar realizando su informe, Brown se percató que muchas
de las áreas de enfoque de él estaban mucho peor de lo que él creía. Esta
experiencia le hizo cambiar de parecer y pensó que después de todo la
Administración en una página podría servir para algo.
Brown logró hacer un informe de dos y media paginas, mismo que fue evaluado por
Scott y el Infoman, quien al estudiarlo notó que varias de sus gentes tenían los
mismos problemas al iniciar que Brown, además de que su informe de dos y media
páginas estaba fuera del parámetro, ya que abarcaba tareas que le concernían a
sus demás colaboradores, alegando que sus problemas también eran de sus
colaboradores, poniendo en tela de juicio si su puesto entonces era necesario para
la empresa, lo cual le hizo ver su error en la redacción de esa parte, le hizo ver que
sus metas eran muy bajas y lo invitó a ponerse metas mas altas que le permitieran
medir con mas eficacia los logros obtenidos hasta ese momento. Una vez terminada
la reunión, Brown, salio rebozante de ideas y comenzó a modificar su informe,
eliminando las factores clave de éxito que le correspondían a sus colaboradores,
con lo que al final obtuvo una pagina en blanco. Brown trabajó arduamente
analizando los factores clave de éxito para su puesto y utilizando los cuatro pasos
sencillos para poder definirlos, se entrevistó con Clark, reunión que fue de gran
utilidad para ambos en todos los sentidos.
Pasadas tres semanas Brown solicitó una cita con Scott y El Infoman para poder
mostrarles su nuevo y mejorado informe que ahora si era de una pagina,
entregándole una copia a cada uno de ellos para que lo analizaran.
Una vez aprobado el informe Brown se preguntaba como podría conocer como les
estaría yendo a sus colaboradores. Al escuchar la duda de Brown, El Infoman,
complacido de escuchar este interés le comentó que para esto existía el segundo
informe, llamado de Retroalimentación, dicho informe les ayudaría a vigilar su
progreso en el camino al éxito. Explicándoles que usando parámetros podría darse
cuenta si están en camino exitoso, lo cual habría que celebrarse, o en caso
contrario, aplicar medidas para que ese segmento que no está teniendo éxito pueda
levantarse y mejorar, ajustar la estrategia y el plan de juego.
El Infoman invitó a Brown a preparar su propio informe de retroalimentación a base
de su informe de enfoque, colocando en la parte superior los objetivo que se hayan
alcanzado y en la parte inferior los objetivos que las secciones que tienen problemas
y que tiene que utilizar más creatividad para pensar en alguna soluciones para
mejorar estos rubros.
Una vez que analizaron este informe se pudieron dar cuenta de que aunque había
tres de cinco tareas en el área negativa, también se encontraban dos tareas en el
área de éxito, lo que habla de un avance positivo, mismo que no hubiera sido
percatado si no fuera por este informe, del cual si se hace una gráfica para mostrar
los avances podemos encontrar que, aunque no estén en zona de éxito, si van por
buen camino al éxito.
Tiempo después Scott, su equipo de colaboradores y El Infoman se reunieron para
proponer una serie de reglas básicas para llevar a cabo el proceso de grupo. Las
reglas ayudaron a crear una atmósfera abierta y creativa en la cual los
colaboradores de Scott podían expresar sus esperanzas expectativas sobre el
futuro de Xcorp.
Con esta reunión Scott externó su visión sobre como debía de ser la
reestructuración de Xcorp, misma que fue discutida y mejorada por todos los ahí
presentes. En las tres sesiones de reunión se fijaron objetivos y se asignaron
responsabilidades a cada uno de los colaboradores que ahí estaban presentes, con
el objetivo de fijar metas a cada factor.
Dos semanas después de esta reunión, El Infoman ayudó a Scott a iniciar el proceso
de cascada de enfoque personal que tuvo como resultado el que cada persona
tuviera factores clave de éxito que complementarían los que les habían asignado
sus superiores.
Es por esto que “el secreto de la buena administración es darle al personal el trato
correcto basado en buena información”.
Pero no todo era miel sobre hojuelas, Scott se preguntaba quien haría este informe
de administración, ya que habría que concatenar muchos informes, a lo que
sencillamente El Infoman respondió que todo se simplificaría bastante con el uso de
un computador conectado con las principales fuentes de información en forma
manual o automatizada, entonces el computador canalizará los datos y adaptará los
informes específicamente para cada ejecutivo. Con esto sus ejecutivos dependerán
cada vez menos de los centenares de informes de gran tamaño, ya que usted y ellos
contarán con informes de menor tamaño que podrán ser archivados con mayor
facilidad. Podrá pedirle a sus colaboradores que discutan las maneras mas viables
de mejorar los problemas, teniendo dos reuniones semanales donde en una el
director asistirá como líder y en la segunda asista como miembro del equipo. De
esta manera los equipos se engranan dentro de la organización y se convierten en
un vehículo de comunicación eficaz.
Una vez terminada la reunión, el Infoman se preparaba para dejar la oficina, y Scott
se preguntaba si lo volvería a ver, a lo que el Infoman respondió que ya no lo
necesitaban y que si algún día tuvieran problemas, tengan la confianza de que se
volverá a comunicar con ellos, aunque con este nuevo sistema de administración
en una página será raro que se encuentren con problemas nuevamente, debido a
la gran ayuda que este sistema les proporcionará.
El Infoman les deseó buena suerte en su viaje hacia el éxito, y se despidió de ellos,
quedando Scott muy agradecido con él.
Cuarta parte
El poder de la administración en una página