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Consejos y Trucos A2

Consejos y Trucos

A2:
Cierre de Período:

CIERRE DE PERIODO A2 (Archivo formato PDF)

Respaldo de Datos:

RESPALDO DE DATOS A2 (Archivo formato PDF)

Como cargar las cantidades por primera vez en el inventario:

Este proceso se hace luego de haber creado los departamentos y haber creado el Inventario (definición de
todas las fichas de los productos).

Se logra creando un archivo plano o de texto con dos columnas, la primera el código del producto y la
segunda la cantidad.

Normalmente esto lo empezamos a hacer en alguna hoja de cálculo como Microsoft Excel, definimos que en
la primera columna va el código del producto y en la segunda la cantidad de productos que tenemos, no
debemos definir más columnas en este archivo, ni definir encabezados (nombre en la columna).

Luego de tener lleno esta hoja de cálculo, debemos exportarla a texto delimitado con tabulaciones.

Recomendamos usar un nombre de archivo corto (Ej.: cantidad.txt), sin espacion sin signos de puntuación ni
exclamación, no mayor de 8 caracteres.
Se guarda este archivo en la raiz de nuestro disco c: (c:\). si no se guarda allí, no funciona.

Se inicia el A2 Administrativo, Menú Transacciones\Inventario\Ajustes\Ajustes de Existencias

Se selecciona el depósito en el cual se van a ingresar las cantidades.

Se hace clic en el botón que dice: IMPORTAR

Se llenan los campos de la siguiente manera:

1- Ubicación del archivo: c:\

2- Nombre del archivo: cantidad.txt (donde cantidad.txt es el nombre del archivo de texto)

3- Separador de campos: 1

4- Cadena de separación: #9

5- Entrada de datos: código (en el caso que se use el campo código)

6- Separador decimal: .

7- Cantidad de decimales: 2
8- Clic en SIGUIENTE

9- Código o referencia: Variable por separador

10- Cantidad: Variable por separador

11- Clic en el botón ACEPTAR y clic en el botón INICIO

Se verán todos los códigos y las cantidades del archivo plano Inventario.txt (si no los vé algo faltó, repita
cuidadosamente los pasos)

12- Clic en el botón PROCESAR

Esto traerá al A2 todos los datos para ser ajustados, lo que resta es TOTALIZAR el Ajuste y ya habrá cargado
el Inventario con las cantidades.

Parece un proceso dificil, pero en realidad es muy sencillo, solo debe poner atención a todos los detalles y
haber hecho un respaldo de su data antes de aventurarse a modificar las cantidades.

Este proceso se utiliza también para ajustar el inventario cuando se hacen tomas de inventario con colectores
de datos o pistolas lectoras.

Fórmula para el Costo promedio en A2:

EA= Existencia Actual.


UC= Ultimo Costo o Costo Anterior.
CC= Cantidad en Compra. Lo que va entrando en la factura de compra.
NC= Nuevo Costo.
CP= Costo Promedio
CP = ( EAxUC + CCxNC ) / (EA+CC)

Como se observa el costo se reparte en la existencia total.

Nunca se pierde. Este costo es el que se utiliza para contabilidad, en


los cálculos de valorización de inventario

Hay una manera de fijar la utilidad, basado en el Costo promedio.

Fijar la Utilidad basados en el Costo Promedio:

Menú Inventario / Ajustes / Ajustes de Precios


En el Tipo de Ajuste se selecciona: Fijar nuevos márgenes de Utilidad y
se hace clic en el botón Fijar Ajustes. Se escribe el porcentaje de Utilidad
y la base para el cálculo es el Costo Promedio.

De esta manera, podemos fijar nuestra utilidad basada en nuestro costo promedio.

Cálculo del 30% en A2


Como se esta limitando el porcentaje al 30% utilizando la fórmula tradicional de regla de tres, tenemos que
decir que el 30% en dicha regla, equivale al 23,0769% en la fórmula utilizada en los sistemas administrativos
venezolanos, incluyendo a2softway.

Así que si desea ajustar los precios para que cumplan los requerimientos de indepabis, haga un ajuste de
precios fijando su margen de utilidad al 23,0769%.

Fórmula del PVP en A2:


PVP = Precio de venta al público

COSTO = Costo aplicado al calculo. Normalmente el promedio, pero se puede seleccionar costo actual.

UTILIDAD= Porcentaje de Utilidad a aplicar.

PVP= COSTO/(100-%UTILIDAD)/100)

Esto da el precio SIN IVA

Cómo actualizar a A2 HAC 5.2 de versiones 3.x

1-) Primero estar seguro de tener el nuevo punto a2, sin esta personalización el sistema no funciona, no pierda
su tiempo.
2-) Bajar de la página web de a2, el dbsys nuevo y el service pack para a2 5.1 (si no es distribuidor, no lo
podrá descargar).
3-) Hacer un respaldo en el servidor o el equipo que comparte la data, todo el directorio del a2, Ej.
F:\a2softway. Ya que si hay algún error se debe recuperar todo o alguno de los directorios dentro de ese
directorio.
4-) Si no va a actualizar el histórico o no tiene, salte al paso 7, de lo contrario, Ejecutar el DBSYS nuevo.
5-) Cambiar en el menú FILE, OPTIONS, en PRIVATE DIRECTORY, hacer clic en botón SELECT y
seleccionar el directorio donde está la data, Ej. F:\a2softway\empre001\data, presionar Botón OK.
6-) En el menú UTILITIES seleccionar la opción UPGRADE TABLE, clic en el Botón SELECT seleccionar
dentro del menú HISTORIA del A2 el directorio que dice PERIODO_1, luego aparecen en el recuadro
AVAIBLE TABLES, todas las tablas, hacer clic en la primera, presionar la tecla shift del teclado y
mantenerla pisada y hacer clic en la última tabla antes de la tabla SResumen, esta última no se va a
convertir. Luego que estén marcadas todas menos Sresumen hacer clic en el botón UPGRADE. Cuando
termine el proceso repetir esto para todos los períodos del histórico. Cerrar el DBSYS.
7-) Una vez terminado la actualización de tablas del paso anterior, proceder a correr el Service Pack.
Presionar el botón SELEC, seleccionar el directorio donde está instalado el A2. Ej. F:\a2softway. Clic en el
botón COMENZAR. Al termnar presenta una pantalla donde se definen los directorios de datos, historia, etc,
se debe colocar el directorio de donde esta el punto a2 o personalización. Clic en el botón INICIAR.
Si tiene estaciones de trabajo, debe correr el service pack en cada una, luego de actualizar, debe
copiar el punto a2 (personalización) en el directorio de la estación. Ej.: c:\a2softway.

El A2 no abre los archivos de ayuda en Windows 7 o Vista:

A pesar de que tengamos los archivos .hlp de ayuda del sistema A2, de cualquier módulo, en windows 7 no
tenemos el manejador de archivos .hlp versión vieja, para ello debemos bajar de la página de Microsoft el
archivo winhlp32.exe, este es el archivo que nos permite manejar los archivos .hlp viejos. Lo podemos
descargar del siguiente enlace:

http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=91

Lo instalamos, reiniciamos windows y listo, ya podemos ver los archivos de ayuda.

Entender Casilla de Tránsito períodos anteriores en reporte de


Movimiento de Unidades:

La casilla Tránsito períodos anteriores se creó con la finalidad de dar a conocer los movimientos que hubo del
producto o productos desde el cierre de período hasta la fecha de inicio del reporte:

Si los períodos son anuales (1/1/2010 al 31/12/2010), la casilla inventario inicial no va a variar hasta que se
haga el cierre del período del 31/12/2010.

Si se pide un reporte del 1/1/2010 al 31/1/2010 el inventario final del reporte tendría que ser el inicial del
próximo reporte del 01/02/2010 pero como no se puede modificar el inventario inicial, porque no ha
cambiado el período, lo que cambia al 01/02/2010 es la casilla transito períodos anteriores, que va a mostrar
lo que se movió el producto del 01/01/2010 al 31/01/2010.

Doy un ejemplo gráfico:


Este es el Movimiento de un producto del 01/01/2010 al 31/01/2010

Tránsito períodos
Inventario inicial Ventas Dev. Cargos
anteriores
0 100 10

Si pedimos el mismo reporte del 01/02/2010 al 28/02/2010:

Tránsito períodos
Inventario inicial Ventas Dev. Cargos
anteriores

-10 100 1

La casilla Inventario inicial no la puede tocar el sistema porque no se ha cerrado el período, pero nuestro
inventario inicial real al 01/02/2010 es de 90 que sería restar, Inventario inicial menos la casilla tránsito
períodos anteriores, luego al vender 1 el inventario será 89.
Si pidiera un reporte del 01/01/2010 al 28/02/2010 cambiaría de la siguiente manera:

Tránsito períodos
Inventario inicial Ventas Dev. Cargos
anteriores

0 100 11

No se puede deshacer última operación en cuentas x pagar cuando está


unido a la contabilidad:

entrar en A2Sistema del administrativo, ir a Utilidades del sistema y luego


configuración de comprobantes contables, haces clic en modificar y
buscas el comprobante de CUENTAS x PAGAR, una vez que lo muestre haces
clic en el botón GRABAR, en la ventana de diálogo que aparece, borras
la casilla de fecha que dice Ultima actualización y luego clic en
aceptar, sales del sistema y ya te permite devolver la última
operación.

Error común:
El archivo de ajustes no ha podido ser inicializado. Consulte con el
administrador del sistema. Y luego un error de acces violation, etc.

Solución:

El usuario no tiene creado la carpeta de archivos temporales o los archivos están embasurados, en cualquiera
de los casos, cree la carpeta en el directorio correspondiente al usuario y si ya está creada borre los archivos
allí alojados.

Comando en SQL para ser usado en DBISAM:

* Borrado de Pedidos en tránsito:

Se tocan dos (2) tablas: soperacioninv.dat y sdetalleinv.dat

El comando SQL es:

DELETE FROM soperacioninv WHERE fti_tipo=10 AND fti_status=4

DELETE FROM sdetalleinv WHERE fdi_tipooperacion=10 AND fdi_status=4

Lo pueden hacer juntos o separados.

Como funcionan las comisiones en A2 Administrativo:

Las comisiones por cobranzas:, tomaran el % definido en el icono “Comisión por Cobranza” al momento de
crear al Vendedor. Hay que activar el check, que indica que se cobrara comisión al cobro. El porcentaje de
cobranza y de venta lo calcula sobre la base imponible de la factura, sin incluir el IVA. Cobranza es diferente
a Venta. Los porcentajes de venta no afectan los porcentajes de cobranza y viceversa. En la opción de menú,
“Sistema/Títulos y Correlativos”, en la pestaña “Ventas y Clientes” existe un Check que dice “Comisiones
sobre Ventas”. Si esta Activo, las comisiones sobre ventas las generara al momento de cancelar las facturas,
es decir, pagas las comisiones sobre ventas cuando el cliente paga las facturas. Ahora, Si activas la opción
anterior y activas en el vendedor las comisiones x cobranza, el vendedor tendrá doble comisión, por venta y
por cobranza. Así que hay que definir cual es la forma que se va a utilizar. Comisiones x Volumen: Si se
activan comisiones por volumen, se ha de tener en cuenta que es sobre Volumen de Venta en Bolívares no en
unidades. Comisiones x Utilidad: En este tipo de comisiones hay que tener en cuenta que si los artículos o
productos del inventario han sido creados sin establecer un costo real, traería como consecuencia que el
cálculo de utilidad sea errado lo cual repercutirá directamente en las ganancias de la empresa, además de
pagar montos excesivos a los vendedores. En la tabla se permite entrar tanto el rango y las comisión en
montos fijos o porcentajes, lo cual abarca una gran abanico de posibilidades en los rangos. Cabe destacar que
no se pueden mezclar montos fijos en un rango y en el siguiente porcentajes.

Busquedas por palabras o frases:

Al estar en la ventana de búsqueda (Departamentos, clientes, Inventario, proveedor, vendedor, etc.), que
aparece con los botones de modificar o importar, podemos seleccionar si queremos buscar por: Código,
Descripción. y si es inventario, Referencia. Pero si la búsqueda es larga, podemos utilizar el * y las comas. El
* me permite buscar la palabra seguida de el en todos los campos alfanuméricos de la tabla. Por ejemplo, si es
inventario me permite buscar en descripción, descripción detallada ,categoría, referencia, marca, modelo. Si
es Proveedor, en el nombre, dirección, descripción detallada. Por ejemplo, si escribo *tecla, y estoy en
inventario me buscara todos los artículos en cuyos campos antes mencionados aparezca esta palabra, sin
importar la posición de la misma. Si se escribe *palabra1,palabra2 buscara los registros donde aparezcan la
palabra1 o la 2. Si se escribe *palabra1,,palabra2 buscara los registros donde aparezcan la palabra1 y la 2 a la
vez.

Cambio de fecha en facturas ya realizadas:

Si por error se hicieron facturas en otra fecha que no es la indicada y se quiere que salgan en el libro de
Ventas y en el General de Ventas correctamente, se debe modificar la siguiente tabla con el DBISAM:

SoperacionINV.dat

Se debe filtrar por número de factura (FTI_DOCUMENTO) y luego modificar los 3 campos de fecha,
(FTI_FECHAEMISION, FTI_FECHAVENCIDO y FTI_FECHALIBRO).

Normas a considerar para empezar a ser Contribuyentes especiales:

Inscribirse en el Portal SENIAT

Saber la fecha en la cual se empieza a ser contribuyente especial

Definir en el A2 la fecha de comienzo de trabajo de ser CE

Definir cuando se van a hacer las retenciones, si al momento de registrar la factura o al momento del pago.
Definir según el nuevo calendario, cuando se deben declarar en el portal las retenciones de IVA, ISLR

Comprar sello húmero que diga RECIBIDO y la fecha en que se recibió la factura. Esa va a ser la verdadera
fecha en que se registra la factura.
Hacer carta a todos los proveedores indicando la fecha en que empiezan a ser CE

Procesar las compras por el módulo de Cuentas x Pagar del A2

Chequear cada proveedor en el portal seniat para saber su estatus de retención si 75% o 100%, esto se debe
hacer en cada pago.

Saber que se pueden pagar facturas por caja chica de hasta 20UT o Bs.1300,oo sin tener que hacer
retenciones. Ej. Adelantos, viáticos, pagos menores.
Los Servicios como CANTV, Electricidad y Agua si están a nombre de la empresa se puede hacer retención,
pero éstas se deben enviar por fax para que sean válidas y no corten el servicio por falta de pago. Si el servicio
está domiciliado en alguna cuenta o tarjeta no se le debe hacer retención.