MODULO 9

Realizar en Excel

El 15 de febrero, Financiamos S.A. prestó a Ferreterías Bolívar la suma de

$54.000.000 a tres meses, con un interés del 36% anual, trimestre
anticipado. La entidad financiera prepara sus informes contables cada mes.
Datos del problema:
K = Capital $54.000.000
I = Interés 36% anual trimestre anticipado
Interés mensual en % = 36% / 12 = 3% mensual
Interés recibido por anticipado = K x % x T
= 54.000.000 x 3% x 3
= 4.860.000
El asiento para registrar el préstamo y el cobro anticipado de los intereses
en Financiamos S.A. es el siguiente:

Febrero 15. Préstamo:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO
CxC $54.000.000
Intereses recibidos por anticipado $4.860.000
Bancos $49.140.000
Al final de cada mes, Financiamos S.A. debe reconocer los ingresos por
intereses que va realizando y disminuir en esa medida el pasivo Ingresos
recibidos por anticipado. El siguiente es el asiento de ajuste que debe
realizar el 28 de febrero, para reconocer los intereses ganados durante ese
mes:

Febrero 28. Ajuste por 15 días:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Intereses recibidos por anticipado $810.000
Ingresos por intereses $810.000
El anterior valor resulta así: $4.860.000 x 15 / 90

Marzo 30. Ajuste por 30 días:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Intereses recibidos por anticipado $1.620.000
Ingresos por intereses $1.620.000
El valor anterior resulta de: $4.860.000 x 30/ 90
Abril 30. Ajuste por 30 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Intereses recibidos por anticipado $1.620.000
Ingresos por intereses $1.620.000

Mayo 15. Ajuste por 15 días y cobro del préstamo:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Intereses recibidos por anticipado $810.000
Ingresos por intereses $810.000
Bancos $54.000.000
CxC $54.000.000
Un modelo general que tipifica los ajustes para los ingresos recibidos por
anticipado, o diferidos, es el siguiente:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
PASIVO DIFERIDO xxx
INGRESO xxx

Ajustes por gastos pagados por anticipado o por gastos diferidos

Los gastos diferidos corresponden a todos los desembolsos que ha
efectuado la empresa por concepto de gastos pagados anticipadamente;
ejemplo: intereses, seguros, arrendamientos. Estos activos, de los cuales la
empresa espera obtener beneficios económicos en otros períodos, deben
amortizarse a medida que se utilicen en la generación del ingreso. Su
amortización realizada al final de cada período contable, mediante los
asientos de ajuste, los convierte en gastos del período.

Ejemplo
El 1 de marzo, Nacional de Ejes S.A. tomó un seguro contra incendio, por el
cual pagó una prima de $2.400.000 con una cobertura de un año. El asiento
para registrar la compra del seguro es el siguiente:

Marzo 1. Compra del seguro:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Seguro pagado por anticipado $2.400.000
Bancos $ 2.400.000

Si se supone que la empresa cierra libros y prepara estados financieros

mensualmente, al final de cada mes debe reconocer el gasto
correspondiente por seguro, el cual se considera un gasto operacional.
Como el activo tiene una vida útil de un año, el gasto por seguro
correspondiente a un mes es el siguiente:
Gasto mensual: $2.400.000 / 12 = $200.000
El asiento de ajuste para reconocer el gasto por seguro para el mes de
marzo es el siguiente:

Marzo 30. Ajuste por 30 días:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto seguro $200.000
Seguro pagado por anticipado $200.000
Con este asiento la empresa reconoce la parte del seguro pagado por
anticipado que se ha amortizado y convertido en gasto. Ese mismo asiento
deberá efectuarse al final de cada uno de los doce meses de duración del
activo, hasta que éste expire.

Ejemplo
Industrias Manila S.A. obtuvo un préstamo el 20 de agosto por parte del
banco verde, por un valor de $36.000.000, a tres meses, con un interés del
36% anual, trimestre anticipado. La compañía cierra libros y prepara
estados financieros mensualmente. Efectuar asientos contables hasta la
fecha de pago.

Datos del problema

K = Capital $36.000.000
I = Interés 36% anual trimestre anticipado
Interés mensual = 36% / 12 = 3%
Interés pagado por anticipado = K x % x T
= $36.000.000 x 3% x 3
= $3.240.000
El asiento para registrar el préstamo del banco verde sería el siguiente:

Agosto 20. Recibe el préstamo:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Bancos $32.760.000
Intereses pagados x anticipado $3.240.000
Obligaciones bancarias $36.000.000

Al final de cada mes, la empresa debe amortizar la cantidad

correspondiente por concepto de intereses, con el fin de reconocer el gasto
por este concepto, hasta que expire el activo. El asiento de ajuste, al 30 de
agosto, para reconocer los intereses causados durante este mes, es el
siguiente:

Agosto 30. Ajuste por 10 días:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO

Gasto intereses $360.000
Intereses pagados por anticipado $ 360.000
El cálculo de los intereses causados durante los 10 días del mes de agosto
es el siguiente:
Intereses = $ 3.240.000 x 10 / 90 = $ 360.000
El asiento de ajuste para reconocer los intereses causados durante el mes
de septiembre es el siguiente:

Septiembre 30. Ajuste por 30 días:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO

Gasto intereses $ 1.080.000
Intereses pagados por anticipado $ 1.080.000

Octubre 30. Ajuste por 30 días:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO

Gasto intereses $ 1.080.000
Intereses pagados por anticipado $ 1.080.000
El valor de los intereses calculados para los meses anteriores es el siguiente:
Interés = $ 3.240.000 x 30 / 90 = $ 1.080.000

Noviembre 20. Ajuste por 20 días y pago:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO

Gasto intereses $ 720.000
Intereses pagados por anticipado $ 720.000
Obligaciones bancarias $ 36.000.000
Bancos $ 36.000.000

Un modelo general de asiento de ajuste que tipifica los gastos pagados por
anticipado es el siguiente:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
GASTO xxx
ACTIVO xxx

8.4.3. Efecto de los ajustes diferidos sobre los estados financieros, Ingresos
diferidos o pasivos diferidos o ingresos recibidos por anticipado
El ajuste para amortizar los ingresos recibidos por anticipado tiene el
siguiente efecto en las cuentas de los estados financieros:
- Al reconocer un ingreso, bien sea operacional o no operacional, se
incrementa la utilidad del ejercicio, aumentando los impuestos de renta y
la utilidad del ejercicio.
- Al amortizar los ingresos recibidos por anticipado se produce una
disminución en los pasivos.
En caso de no realizar los ajustes correspondientes a los ingresos diferidos,
los ingresos operacionales y/o los no operacionales se presentarían
disminuidos, lo cual arrojaría una utilidad menor y, por tanto, se pagarían
menos impuestos, lo que posiblemente le traería a la empresa problemas
con la DIAN. Así mismo, la utilidad del ejercicio aparecería reducida con el
consiguiente problema para los socios o accionistas.

Gastos pagados por anticipado o gastos diferidos

- Al amortizar un gasto pagado por anticipado lo que se hace es reconocer
un gasto operacional o uno no operacional. Este ajuste, por tanto, aumenta
el monto de los gastos, disminuyendo legalmente la utilidad del ejercicio y
los impuestos de renta y complementarios.
- Al amortizar un gasto pagado por anticipado disminuyen los activos
corrientes de la empresa.
En caso de no realizar este tipo de ajustes, tanto la utilidad operacional
como la utilidad del ejercicio se presentarían aumentadas, lo cual acarrearía
el pago de mayores impuestos de renta y, lo que es más grave, se repartirían
utilidades no generadas.

8.5. Ajustes por depreciación

La contribución de algunos activos como propiedades, planta y equipos, a

la generación del ingreso del ente económico, se debe reconocer en los
resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico
ajustado. La depreciación se debe determinar sistemáticamente a través de
métodos de reconocido valor técnico, como el de línea recta, suma de
dígitos de los años, unidades de producción u horas máquina.
La depreciación periódica debe tratarse como gasto, lo que genera un
asiento de ajuste, el cual afecta los resultados operacionales de la empresa
y su situación financiera. En el estado de resultados los gastos
operacionales, así como los costos de producción, se incrementan como
consecuencia de este ajuste, disminuyendo la utilidad del período y los
impuestos de renta y complementarios. Por su parte, al reconocerse el
gasto por depreciación, se incrementa la depreciación acumulada,
disminuyendo el valor del activo en libros, expresión esta última que se
entiende como la diferencia entre el valor histórico del activo y su
depreciación acumulada.
Con el fin de ilustrar los ajustes para reconocer la depreciación de
propiedades, planta y equipos, se presentará el método de línea recta, el
cual consiste en aplicar para cada período el mismo monto por concepto de
depreciación. Para calcular la depreciación anual, basta dividir el valor
histórico ajustado del activo entre los años de vida útil. Se entiende por vida
útil el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipos
contribuyan a la generación de ingresos.

Depreciación anual = Valor histórico ajustado

Años de vida útil
Depreciación mensual = Depreciación anual
12 meses

La empresa de transporte Conducciones las Arrieritas adquirió una buseta

por valor de $45.000.000 el día 13 de septiembre de 2012, pagando de
contado el 40% y el resto mediante una hipoteca a largo plazo.
Se pide:
Mostrar el valor de la buseta al 30 de noviembre del mismo año.
El asiento contable para registrar el hecho de la compra es el siguiente:

Septiembre 13. Compra del activo:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO

Vehículos $45.000.000
Bancos $18.000.000
Hipotecas por pagar $27.000.000

Cálculo de la depreciación anual = $45.000.000 = $9.000.000

5 años
Cálculo de la depreciación mensual = $9.000.000 = $750.000
12

Septiembre 30. Ajuste por 17 días:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto depreciación vehículo $425.000
Depreciación acumulada vehículos $425.000
Este valor resulta de la siguiente operación: $750.000 x 17 / 30

Octubre 30. Ajuste por 30 días:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto depreciación vehículo $750.000
Depreciación acumulada vehículos $750.000

Noviembre 30. Ajuste por 30 días:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto depreciación vehículo $750.000
Depreciación acumulada vehículos $750.000

Este mismo asiento de ajuste se debe hacer para cada uno de los meses de
vida del activo, hasta que éste se termine, el activo se venda o se retire.
Para mostrar el valor del vehículo a noviembre 30, se presenta de la
siguiente manera:

Activos
Vehículos $45.000.000
Depreciación acumulada ($1.875.000) $43.125.000

8.6. Ajustes por corrección de errores y omisiones

En algunos casos se cometen errores numéricos al realizar los registros

contables o se omite involuntariamente alguna transacción. Como en los
libros de contabilidad está prohibido alterar los asientos, borrar o tachar y
arrancar hojas, estos errores u omisiones se pueden corregir, al final del
período contable, mediante ajustes contables.
Ejemplo
El 2 de mayo de 2016, Asesorías y Servicios S.A. recibió $400.000 por
concepto de asesoría técnica por prestar en los próximos seis meses, a
razón de $ 400.000 mensuales. Por error, el contador de la empresa realizó
el siguiente asiento contable:

Mayo 2:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Bancos $2.400.000
Ingresos por servicios $2.400.000
Como la empresa recibió el dinero por anticipado con el fin de prestar
servicios por seis meses, el asiento correcto que el contador debería haber
realizado es el siguiente:

Mayo 2:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Bancos $2.400.000
Ingresos recibidos por anticipado $2.400.000
Al final del primer mes, el contador detecta el error, pues observa que los
ingresos realizados durante el mes de mayo sólo alcanzan un monto de
$400.000 y no de $2.400.000, como los había reconocido el 2 de mayo. Con
el fin de corregir este error, se debe realizar el siguiente asiento de ajuste
al 30 de mayo:

Mayo 30. Asiento de ajuste para corrección de error:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Ingresos por servicios $2.000.000
Ingresos recibidos por anticipado $2.000.000

Con este asiento de ajuste, la cuenta ingresos por servicios, acreditada

inicialmente por $2.400.000 y debitada en mayo 30 por $2.000.000,
quedaría con un saldo crédito de $400.000, que son los ingresos realmente
obtenidos durante el mes de mayo. Por su parte la cuenta ingresos recibidos
por anticipado quedará con un saldo crédito de $2.000.000, valor que debe
aparecer en el balance general por prepararse el 30 de mayo. Cualquier
omisión cometida por contabilidad a lo largo del período contable se debe
corregir en el momento de realizar los asientos de ajuste.

8.7. Asientos de cierre

Al finalizar cada período contable, las organizaciones con el propósito de
medir sus resultados operacionales y determinar su situación financiera,
ajustan sus cuentas, cierran libros y preparan los estados financieros. El
objetivo de este proceso, que tiene como fecha el último día de cada mes,
es controlar la gestión de la administración y tomar las medidas correctivas
necesarias.
Una vez que los libros de contabilidad se encuentran debidamente
ajustados, es decir, se hayan reconocido los ingresos y gastos propios del
período y corregido los errores y omisiones, se inicia el proceso de cierre.
Esta etapa terminal del ciclo contable, cuyo objetivo fundamental es
determinar en libros la utilidad o pérdida del ejercicio, se conoce con el
nombre de asientos de cierre.

Los asientos de cierre, al igual que cualquier asiento ordinario o de ajuste,

se registran primero en el diario, mediante comprobantes de cierre y,
posteriormente, se pasa a su respectiva cuenta del libro mayor.
Los asientos de cierre tienen como propósito dejar las cuentas del estado
de resultados en cero. Estas cuentas, denominadas también cuentas
temporales, deben cerrarse al finalizar el período contable, con el fin de
iniciar el nuevo período con un saldo igual a cero. Por ejemplo, los gastos
de nómina del mes de enero, corresponden exclusivamente a ese mes,
debiéndose cerrar al finalizar el mismo, para poder así medir este mismo
gasto durante el mes de febrero.
Las cuentas del balance general se denominan cuentas permanentes y sus
saldos constituyen el monto inicial para el período siguiente. Por ejemplo,
el saldo final de la cuenta bancos en el mes de enero es el saldo inicial de
esta misma cuenta para el mes de febrero.

8.8. Dinámica para los asientos de cierre

La dinámica para realizar los asientos de cierre es la siguiente:

a. Las cuentas temporales que tengan naturaleza débito (gastos y costos)

se cierran efectuándoles un asiento crédito por el mismo valor; esos
créditos se cierran contra una cuenta temporal denominada Ganancias y
Pérdidas.

b. Las cuentas temporales que tengan naturaleza crédito (ingresos) se

cierran efectuándoles un asiento débito por el mismo valor; esos débitos se
cierran contra una cuenta temporal denominada
Ganancias y Pérdidas.

c. Si al final el saldo de la cuenta Ganancias y Pérdidas da resultado crédito,

se cierra contra dos cuentas de balance llamadas Impuestos por pagar y
ganancias acumuladas

Ejemplo
La Compañía Dibujos Nacionales efectuó el día 30 del mes de junio las
siguientes transacciones:
Paga de contado los siguientes gastos: gasto nómina $2.400.000, gasto
papelería $560.000, gasto mantenimiento $475.000, gasto reparación
$360.000, gasto servicios públicos $1.300.000, gasto capacitación $280000,
gasto publicidad $780.000.
Además registra los siguientes ingresos: ingresos por servicios $5.700.000,
ingresos por intereses $650.000, Ingresos por asesorías $400.000.
Efectuar los asientos de cierre.

Junio 30. Registra los ingresos:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Bancos $6.750.000
Ingresos por servicios $5.700.000
Ingresos por intereses $650.000
Ingresos por asesorías $400.000

Junio 30. Registra el pago de los gastos:

DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto nómina $2.400.000
Gasto papelería $560.000
Gasto mantenimiento $75.000
Gasto reparación $360.000
Gasto servicios públicos $1.300.000
Gasto capacitación $280.000
Gasto publicidad $780.000
Bancos $6.155.000
Estas cuentas deben trasladarse al libro mayor para poder efectuar los
asientos de cierre.

BANCOS
(1)6.750.000 6.155.000 (2)
INGRESOS POR ASESORIAS
(C2)5.700.000 5.700.000 (1)

INGRESOS POR INTERESES

(C2) 650.000 650.000 (1)

INGRESOS POR ASESORIAS

(C2) 400.000 400.000 (1)

GASTO NOMINA
(2) 2.400.000 2.400.000 (C1)

GASTO PAPELERIA
(2) 560.000 560.000 (C1)

GASTO MANTENIMIENTO
(2) 475.000 475.000 (C1)

GASTO REPARACION
(2) 360.000 360.000 (C1)

GASTOS SERVICIOS PUBLICOS

(2) 1.300.000 1.300.000 (C1)
 GASTO CAPACITACION
(2) 280.000 280.000 (C1)

GASTO PUBLICIDAD
(2) 780.000 780.000 (C1)

GANANCIAS Y PÉRDIDAS
(C1) 6.155.000 6.750.000 (C2)

(C3) 595.000 595.000

IMPUESTOS POR PAGAR

229.000 (C3)

GANANCIAS ACUMULADDAS
365.925 (C3)

C1. Cierre de los gastos. (Empieza con ganancias y pérdidas)

DETALLE DÉBITO CRÉDITO

Ganancias y pérdidas $6.155.000
Gasto nómina $2.400.000
Gasto papelería $ 560.000
Gasto mantenimiento $475.000
Gasto reparación $360.000
Gasto servicios públicos $1.300.000
Gasto capacitación $280.000
Gasto publicidad $780.000
C2. Cierre de los ingresos. (Termina con ganancias y pérdidas)

DETALLE DÉBITO CRÉDITO

Ingresos por servicios $5.700.000
Ingresos por intereses $650.000
Ingresos por asesorías $400.000
Ganancias y pérdidas $ 6.750.000

C3. Cierre de ganancias y pérdidas

DETALLE DÉBITO CRÉDITO

Ganancias y pérdidas $595.000
Impuestos por pagar (38.5%) $229.075
Ganancias acumuladas $365.925