Gestión de Proyectos Brian Kanell

Introducción
Capítulo 1
PMBOK®
Introducción 1
Diferencias entre Productos y Proyectos Brian Kanell
Productos Proyectos

Introducción 2
Descripción de un Automóvil (no es lo mismo) Brian Kanell

Automóvil: (auto "uno mismo“; móbilis "que se mueve") se

refiere principalmente a un vehículo autopropulsado por
un motor propio y destinado al transporte de personas o
mercancías sin necesidad de carriles.

Introducción 3
Proyectos y Planeación Estratégica Brian Kanell
Los proyectos se realizan en base a lo siguiente:
• Innovación (Activo):
• Demanda de Mercado
• Necesidad de Negocio
• Oportunidad Estratégica
• Avance Tecnológico

• Cambios en el Ambiente (Pasivo):

• Necesidad Social
• Consideraciones Ambientales
• Requerimientos del Cliente
• Requerimiento Legal
Introducción 4
Que es un Proyecto? Brian Kanell

“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo

para crear un producto, servicio o resultado único” - PMI

Finaliza cuando:
• Se cumplen los objetivos
• Se determina que no se podrá alcanzar
• La necesidad del proyecto deja de existir

Introducción 5
Que es un Programa? Brian Kanell

Un grupo de proyectos relacionados para obtener beneficios, que

no se obtendrían si se administraran en forma individual.

Programa
Renovación
Tecnológica

Proyecto SW 10 Proyecto HW Z10 Proyecto HW Q10

Introducción 6
Que es un Portafolio? Brian Kanell
Es un conjunto de proyectos y programas que se agrupan para
facilitar la dirección y para cumplir con los objetivos estratégicos del
negocio. No necesariamente están relacionados.

Portafolio

Programa Renovación Tecnológica

Proyecto RIM a
Proyecto SW 10 Proyecto HW Z10 Proyecto HW Q10
BlackBerry

Introducción 7
Que es una PMO? Brian Kanell
Estandariza el manejo de proyectos dentro de la organización y
facilita compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

Tipo Descripción Control

Soporte Brinda consultoría en: Rol de Bajo
proyectos, buenas prácticas,
lecciones aprendidas y
entrenamiento.

Control Lleva el control a través de Moderado

herramientas, formatos, etc.

Dirección Toma control de los Alto

proyectos manejándolos
directamente

Introducción 8
PMO (Project Management Office) Brian Kanell

Instituciones sin PMO Instituciones con PMO

10%
Proyectos que Proyectos que
25% no llenaron las no llenaron las
expectativas expectativas
Proyectos que si Proyectos que si
75% llenaron las 90% llenaron las
expectativas expectativas

Introducción 9
Que es la Dirección o Gestión de Proyectos? Brian Kanell

Es la aplicación de:
• Conocimiento
• Herramientas
• Técnicas
• Habilidades
para lograr completar el proyecto

Introducción 10
Procesos Administrativos y Gestión de Proyectos Brian Kanell

Planear y
Ejecución Control
Organizar

Proceso Administrativo
de Operaciones

Monitoreo y
Inicio Planeación Ejecución Cierre
Control

Control
Integrado de
los Cambios

Proceso Administrativo
de los Proyectos

Introducción 11
Grupos de Procesos (PMBOK®) - PMI Brian Kanell

Introducción 12
Áreas de Conocimiento (PMBOK®) - PMI Brian Kanell

1.Integración
2.Alcance
3.Tiempo
4.Costo
5.Calidad
6.Recursos Humanos
7.Comunicaciones
8.Riesgos
9.Adquisiciones
10. Interesados (Stakeholders)

Introducción 13
Que es PMI®? Brian Kanell

• Organización internacional sin fines de lucro

• Mas de 600,000 miembros en 180 países, en mas

de 260 capítulos.

• Sus principales objetivos son:

• Formular estándares profesionales
• Generar conocimiento a través de la investigación y
• Promover la Gestión de Proyectos a través de sus
certificaciones

Introducción 14
Que es el PMBOK®? Brian Kanell

“Project Management Body Of Knowledge, PMBOK®”,

estándar creado por PMI, describe normas, métodos, procesos y
prácticas establecidas para la administración profesional de
proyectos.
• Se actualiza por personas con amplia
experiencia en administración de
proyectos

• Se basa en buenas prácticas

“generalmente reconocidas”.
• Terminología y técnicas propias
de administración de proyectos.

Introducción 15
 Gestión de Proyectos Brian Kanell

Influencias
Organizacionales y Ciclo de
Vida del Proyecto
Capítulo 2, PMBOK®

Ciclo de Vida del Proyecto y Organización 16

Influencia y Costos en el Tiempo Brian Kanell

Influencia de los Interesados, Riesgos e Incertidumbre

Grado

Costo de los Cambios

Duración del Proyecto

Ciclo de Vida del Proyecto y Organización 17

Distribución de los Recursos en la Vida del Proyecto Brian Kanell

Inicio Planeación Ejecución, Seguimiento y Control Cierre

Costos y Personal

Documentos
Acta de Plan del Entregables
Constitución Proyecto Tiempo Aceptados
de Cierre del
Proyecto

Ciclo de Vida del Proyecto y Organización 18

Fases del Proyecto Brian Kanell
“Divide y Vencerás” – Julio César

Fases: Agrupaciones para tener control en un entregable mayor.

Permite la división del proyecto en subconjuntos para facilitar su
dirección, planificación y control.

Ciclo de Vida del Proyecto y Organización 19

Relación entre Fases Brian Kanell
Limpieza de una Fábrica

Desmantelamiento de Remoción de
Jardinización del Área
la Instalación Desechos/Limpieza
Relación Secuencial: Cuando una fase solo puede iniciarse una vez que se completa la
fase anterior.

Remodelación de una Fábrica

Fase de Diseño

Fase de Construcción

Relación de Superposición: Cuando una fase se inicia antes de que finalice la anterior.
La superposición puede aumentar el riesgo y causar un reproceso.

Ciclo de Vida del Proyecto y Organización 20

Interesados (Stakeholders) Brian Kanell

Patrocinador
Otros Gerente de
Interesados Operaciones
Director del Director del Equipo del Otros Gerentes
Portafolio Proyecto Proyecto Miembros Funcionales
Director del Vendedores
Programa Socios de N.
Oficina de Clientes
Proyectos Usuarios

El Proyecto

• Personas u Organizaciones
• Participan Activamente
• Sus intereses pueden verse afectados positiva o negativamente

Ciclo de Vida del Proyecto y Organización 21

Tipos de Interesados Brian Kanell

Equipo del Proyecto Clientes

Gerentes Funcionales Patrocinador

Gerente de Operaciones Comunidad

Vendedores y/o Director de Proyecto

Socios de Negocios

Ciclo de Vida del Proyecto y Organización 22

Cultura y Estilo de Organización Brian Kanell

• Visiones, valores, normas, creencias y

expectativas compartidas.

• Políticas, métodos y procedimientos

• Percepción de las relaciones de

autoridad

• Ética laboral

• Horario de trabajo

• Costumbres en la Oficina

Ciclo de Vida del Proyecto y Organización 23

Activos de los Procesos de la Organización Brian Kanell

Ejemplos de Procesos y Procedimientos:

1. Procesos de la organización
2. Instrucciones de trabajo, criterios para la medición
del desempeño.
3. Plantillas
5. Comunicación de la Organización
6. Procedimientos de Control Financiero
7. Procedimientos para la Gestión de Problemas y
Defectos
8. Procedimiento del Control de Cambios
9. Procedimientos del Control de Riesgos
10. Procedimientos para Priorizar, Aprobar y Emitir
autorizaciones

Ciclo de Vida del Proyecto y Organización 24

Activos de los Procesos de la Organización Brian Kanell

Base Corporativa de Conocimiento:

1. Medición de procesos
2. Lecciones Aprendidas
3. Base de Datos sobre la gestión de problemas y
defectos
4. Las Normas, Políticas y Procedimientos
5. Información de horas de trabajo, costos
incurridos, y presupuestos

Ciclo de Vida del Proyecto y Organización 25

Gestión de Proyectos Brian Kanell

Procesos de la
Dirección de
Proyectos
Capítulo 3, PMBOK®
Procesos de la Dirección de Proyectos 26
La Triple Restricción Brian Kanell

Todo proyecto esta limitado por la triple restricción: tiempo, costo y

alcance.

Calidad

Alcance

Generalmente existe por lo menos una variable que no puede

variar, cualquier cambio de ser necesario afectara a las otras
variables.
Procesos de la Dirección de Proyectos 27
Ejemplos de la Restricción Triple Brian Kanell
Proyecto: “Construcción de una casa para trasladarse a vivir en ella”
Tiempo Alcance Costo
12 meses 200 m2 US$ 100,000.00
1
Libre: Costo y Alcance Libre: Tiempo y Costo Libre: Alcance y Tiempo

Tiempo Alcance Costo

12 meses y 200 m2 200 m2 y US$ 100,000.00 US$ 100,000.00 y 12 meses
2
Libre: Costo Libre: Tiempo Libre: Alcance

El proyecto estará destinado al fracaso si alguien fija en forma arbitraria el

alcance, el tiempo, los costos y la calidad al mismo tiempo.

Calidad

Alcance
Procesos de la Dirección de Proyectos 28
Procesos de la Dirección de Proyectos Brian Kanell
A veces uno se siente abrumado por un proyecto sobre todo si es muy grande. La clave es
irlo desarmando en pequeños pedazos fáciles de manejar.

“Todo viaje largo comienza con el primer paso”. – Lao Tse

Un proceso es un grupo relacionado de actividades y acciones.

Procesos de la Dirección de Proyectos 29

Procesos de la Dirección de Proyectos Brian Kanell
Para que un proyecto salga avante se necesita dividir en diferentes piezas y estas
piezas se conocen como procesos.
Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas para
obtener un producto, resultado o servicio predefinido.

Herramientas y
Entradas Salidas
Técnicas

Entradas: Son necesarios Herramienta: Es algo tangible como Salida: Una salida es un
antes de que un proceso un formato o un SW que se utiliza producto resultado o
pueda empezar. Documento o para producir un producto o servicio que genera un
información son entradas resultado o para facilitar una técnica proceso.
típicas. o procedimiento sistemático.

Técnica: Es un proceso que se utiliza

para realizar una actividad en un
proceso. Una técnica puede emplear
una o mas herramientas.

Procesos de la Dirección de Proyectos 30

Procesos de la Dirección de Proyectos Brian Kanell
Los procesos que se verán se conocen como “buenas practicas”; pero eso no
implica que utilicemos todos.
Nosotros podemos decidir que usar y que no y como aplicarlo.

Procesos de la Dirección de Proyectos 31

Grupos de Proceso Brian Kanell

Iniciación: Se realiza para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un

proyecto ya existente, mediante la autorización para comenzarlo.

Planificación: Sirve para establecer el alcance del proyecto, refinar los

objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos. Son
las reglas del juego. La definición de: Que? Como? Quien? Cuando?

Ejecución: Se utiliza para completar el trabajo definido en el plan del proyecto

a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.

Seguimiento y Control: Permite monitorear, analizar y regular el progreso y el

desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera
cambio y para iniciar los cambios correspondientes.

Cierre: Sirven para finalizar todas las actividades a fin de cerrar formalmente el
proyecto o una fase.

Procesos de la Dirección de Proyectos 32

Áreas de Conocimiento Brian Kanell
Integración: Incluye todos el conocimiento necesario para identificar, definir, combinar, unificar y
coordinar los diversos procesos y actividades.
Alcance: Abarca lo necesario para garantizar que el proyecto incluya todo y solamente todo el trabajo
requerido para completarlo con éxito.

Tiempo: Incluye todos lo requerido para administrar el tiempo dentro del proyecto.

Costos: Se maneja todo el conocimiento necesario para estimar, presupuestar y controlar los costos de
modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
Calidad: Incluye lo necesario para determinar responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de
que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales fue emprendido.
Recursos Humanos: Abarca los conocimientos para organizar, gestionar y conducir al equipo humano del
proyecto.
Comunicaciones: Se maneja todo el conocimiento para asegurar que el proyecto genere, recolecte,
distribuya, almacene y disponga de la información correcta en tiempo y en forma.
Riesgos: Incluye todo lo necesario para que en caso de que un evento incierto ocurra (positivo o
negativo), este se maneje adecuadamente para cumplir con el proyecto.
Adquisiciones: Abarca el conocimiento necesario para adquirir los bienes y servicios externos a la
organización relacionados con el proyecto.
Interesados (Stakeholders): Se maneja todo el conocimiento para realizar un manejo eficiente de la
relación con todos los interesados así como para atraerlos más al proyecto.

Procesos de la Dirección de Proyectos 33

Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento Brian Kanell
Áreas de
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre
Conocimiento
1. Desarrollar el Acta 3. Desarrollar el plan del proyecto 27. Dirigir y gestionar el 35. Monitorear y controlar 46. Cerrar el
Integración de Constitución trabajo 36. Realizar el control integrado proyecto
de cambios

4. Elaborar el plan de manejo del alcance 37. Verificar el alcance

5. Recopilar requisitos 38. Controlar el alcance
Alcance 6. Definir el alcance
7. Crear la EDT

8. Elaborar el plan de manejo del tiempo 39. Controlar el cronograma

9. Definir las actividades
10. Secuenciar las actividades
Tiempo 11. Estimar los recursos
12. Estimar la duración
13. Desarrollar el cronograma

14. Elaborar el plan de manejo de costos 40. Controlar los costos

Costos 15. Estimar los costos
16. Determinar el presupuesto

17. Elaborar el plan de manejo de calidad 28. Aseguramiento de la 41. Controlar la calidad
Calidad calidad

18. Elaborar el plan de manejo de RRHH 29. Adquirir al equipo

RRHH 30. Desarrollar al equipo
31. Gestionar al equipo

19. Elaborar el plan de manejo de 32. Manejar las 42. Controlar las
Comunicaciones comunicaciones comunicaciones comunicaciones

20. Elaborar el plan de manejo de riesgos 43. Controlar los riesgos

21. Identificar los riesgos
Riesgos 22. Realizar el análisis cualitativo
23. Realizar el análisis cuantitativo
24. Planificar la respuesta a los Riesgos

25. Elaborar el plan de manejo de 33. Efectuar las adquisiciones 44. Controlar las adquisiciones 47. Cerrar las
Adquisiciones adquisiciones adquisiciones

2. Identificar a los 26. Elaborar el plan de manejo de los 34. Manejar el compromiso 45. Controlar el compromiso de
Interesados interesados interesados de los interesados los interesados

Procesos de la Dirección de Proyectos 34

Resumen Capítulos 1 al 3 Brian Kanell

1. Que es un Proyecto?
2. Que es un Programa?
3. Que es un Portafolio?
4. Que es una PMO?
5. Que es una Fase en un Proyecto?
6. Cual es la Triple Restricción?
7. Cuales son los Grupos de Procesos?
8. Cuantas son las Áreas de Conocimiento?
9. Que es un Proceso?
10. Cuantos procesos hay definidos en Gestión de Proyectos?
Capítulos 1 al 3 - PMBOK 35
 Preguntas o Dudas Brian Kanell

Brian_Kanell@yahoo.com
Brian_Kanell

Capítulos 1 al 3 - PMBOK 36