BASE DE DATOS DE MICROSOFT ACCESS

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las
bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos,
pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una
hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto.

TABLA DE DATOS
Información general
Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias tablas
relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos
sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene
registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de datos,
como texto, números, fechas e hipervínculos.

Un registro: contiene datos específicos, como información acerca de un

determinado empleado o un producto.
Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el
nombre o la dirección de correo electrónico.
Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo, Contoso,
Propiedades de tabla y campo
Las características y comportamiento de tablas y campos se definen y se controla
mediante las propiedades. Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja
de propiedades de la tabla. Por ejemplo, puede establecer la propiedad vista
predeterminada de una tabla para especificar cómo se muestra forma
predeterminada. La propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento
del campo. También puede establecer propiedades de campo en la vista Diseño
mediante el panel Propiedades de campo. Cada campo tiene un tipo de datos que
define el tipo de información que almacena. Ejemplos de tipos de datos son varias
líneas de texto o moneda.
Relaciones de tabla
Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto
específico, las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan
datos sobre asuntos conectados entre sí. Por ejemplo, es posible que una base de
datos contenga:
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.
Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e
imágenes de cada artículo.
Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los
clientes.
Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una
relación es una conexión lógica entre dos tablas que tienen campos en común.

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DIFERENTES TIPOS DE CAMPOS

La siguiente tabla enumeran los tipos de datos disponibles en bases de datos de

escritorio en Access 2013 y versiones posteriores.
Tipo de datos Uso Tamaño
Texto corto
(anteriormente Datos alfanuméricos (nombres,
Hasta 255 caracteres.
conocido como títulos, etc.)
"Texto")
Grandes cantidades de datos
alfanuméricos: oraciones y Hasta 1 gigabyte (GB)
Texto largo
párrafos. Vea El tipo de datos aproximadamente, pero los
(anteriormente
Memo ahora se llama "Texto controles para mostrar un
conocido como
largo" para obtener más texto largo se limitan a los
"Memo")
información sobre los detalles primeros 64 000 caracteres.
de los textos largos.
Número Datos numéricos. 1, 2, 4, 8 o 16 bytes.
8 bytes.
Para obtener más
Número grande Datos numéricos. información, vea Usando el
tipo de datos de número
grande.
Fecha y hora Fechas y horas. 8 bytes.
Datos monetarios, almacenados
Moneda con 4 posiciones decimales de 8 bytes.
precisión.
Valor único generado por
4 bytes (16 bytes para el Id.
Autonumeración Access para cada registro
de replicación).
nuevo.
Datos booleanos
(verdadero/falso); Access
Sí/no almacena el valor numérico 1 byte.
cero (0) para Falso y -1 para
Verdadero.
Imágenes, gráficos u otros
Objeto OLE objetos de ActiveX desde otra Hasta unos 2 GB.
aplicación basada en Windows.
Una dirección de vínculo a un
Hasta 8192 (cada parte de un
documento o archivo en
tipo de datos Hipervínculo
Hipervínculo Internet, en una intranet, en una
puede contener un máximo
red de área local (LAN) o en el
de 2048 caracteres).
equipo local
Puede adjuntar archivos como
Datos adjuntos Hasta unos 2 GB.
imágenes, documentos, hojas

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Tipo de datos Uso Tamaño
de cálculo o gráficos; cada
campo Datos adjuntos puede
contener una cantidad ilimitada
de datos adjuntos por registro,
hasta el límite de
almacenamiento del tamaño de
un archivo de base de datos.
Tenga en cuenta que el tipo de
datos Datos adjuntos no está
disponible en los formatos de
archivo MDB.
Puede crear una expresión que Depende del tipo de datos de
use datos de uno o varios la propiedad Tipo de
campos. Puede designar tipos resultado. El resultado de tipo
de datos de resultados de datos de texto corto puede
Calculado diferentes de la expresión. tener hasta 243 caracteres.
Tenga en cuenta que el tipo de Texto largo, número, Sí/No y
datos Calculado no está la fecha y hora debe coincidir
disponible en los formatos de con sus respectivos tipos de
archivo MDB. datos.
La entrada del Asistente para
búsquedas en la columna de
tipo de datos en la vista Diseño
no es realmente un tipo de
datos. Al elegir esta entrada,
inicie el Asistente para ayudarle
a definir un campo de búsqueda
Asistente para simple o complejo. Un campo Depende del tipo de datos del
búsquedas de búsqueda simple usa el campo de búsqueda.
contenido de otra tabla o una
lista de valores para validar el
contenido de un único valor por
fila. Un campo de búsqueda
compleja permite almacenar
varios valores del mismo tipo de
datos en cada fila.

Para que se utiliza la Clave principal en una Tabla

Una clave principal es un campo o un conjunto de campos con valores únicos en
una tabla. Los valores de la clave pueden usarse para hacer referencia a registros
completos, porque cada registro tiene un valor diferente para la clave. Cada tabla
solo puede tener una clave principal. Access puede crear automáticamente un
campo de clave principal al crear una tabla, o puede especificar usted los campos

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que desea usar como clave principal. Este artículo explica cómo y por qué usar
claves principales.
Para definir la clave principal de una tabla, abra la tabla en la vista Diseño.
Seleccione el campo (o campos) que quiera usar y, en la cinta, haga clic en Clave
principal.
Nota: Los procedimientos de este artículo se refieren únicamente a las bases de
datos de escritorio de Access. Access administra automáticamente las claves
principales de las tablas nuevas en bases de datos web y aplicaciones web de
Access. Aunque no recomendados hacerlo, estas claves principales
automatizadas se pueden invalidar.

FORMULARIOS EN ACCESS

Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más
fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es
importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o
visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los
usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos
formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con
precisión.
Existen diversos modos de crear un formulario en una base de datos de escritorio
de Access. En este artículo se indican algunos de ellos.

Vista de Diseño (propiedades: color de texto, color de fondo, y otros)

Vista de diseño y la vista de diseño son las dos

vistas en el que puede realizar cambios de diseño
en formularios. Puede utilizar cualquiera de las
vistas para realizar muchas de las tareas de diseño
y el mismo diseño, pero determinadas tareas sean
más fáciles de realizar en una vista que están en el
otro. En este artículo se describe las similitudes y
diferencias entre la vista de diseño y la vista Diseño
y se muestra cómo realizar algunas tareas comunes
de diseño de formulario en cada vista.

Las propiedades
Todas las tablas de Access se componen de
campos. Las propiedades de un campo
describen las características y el comportamiento
de los datos agregados a dicho campo. El tipo de
datos de un campo es la propiedad más
importante porque determina qué tipo de datos
puede almacenar el campo. En este artículo, se
describen los tipos de datos y otras propiedades

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de campo disponibles en Access y se incluye información adicional en una sección
de referencia de tipos de datos detallados.

Colores

Continúa con un click en el botón de su derecha que muestra tres puntos, y

escoge entonces el color que aplicarás a la primera fila del informe (y a todas las
impares), por ejemplo un tono verde. Esa tonalidad quedará fijada como tal.

Configura la propiedad del color de fondo alternativo

Dede la misma ventana de propiedades anterior, pincha
ahora en la denominada Color de fondo alternativo y
repite lo explicado en el paso previo, para escoger esta
vez el color que destacará a las filas pares del informe,
por ejemplo un tono anaranjado. Igualmente se fijará el
código del color establecido.

Visualiza el nuevo aspecto del informe

Para comprobar el cambio, debes salir de la vista diseño.
Así que pincha en la flecha del botón Ver y elige la
entrada Vista informe.

El nuevo formato de las filas pares e impares quedará a la

vista. Una manera muy sencilla y cómoda de resaltar las
filas. Puedes probar, si quieres, a dejar una de ellas (las
pares o la impares) en blanco, y así sólo colorear el resto.

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PROCEDIMIENTO PARA CREAR UN FORMULARIO POR MEDIO DE
ASISTENTE.

Access ofrece varias herramientas para la creación rápida de formularios en la

pestaña Crear, que permiten crear un formulario con un solo clic. No obstante, si
desea ser más selectivo en relación con los campos que aparecerán en el
formulario, puede usar el Asistente para formularios. El asistente también permite
definir cómo se agruparán y ordenarán los datos; asimismo, puede usar campos de
más de una tabla o consulta, siempre y cuando defina previamente las relaciones
entre las tablas y las consultas.
Nota: Este artículo no es válido para las aplicaciones web de Access (el tipo de base
de datos que se diseña con Access y se publica en línea).
Iniciar el Asistente para formularios
En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para
formularios. Nota: Si usa Access 2007, en la pestaña Crear del grupo Formularios,
haga clic en la opción Más formularios y, luego, haga clic en Asistente para
formularios.
Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para formularios.
Nota: Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga
clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera
tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los
pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que
desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar para
proseguir.
En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
El Asistente para formularios permite crear una variedad de resultados según las
opciones que se seleccionen. En consecuencia, recomendamos ejecutar el
asistente varias veces para experimentar con distintas opciones cada vez, hasta
obtener los resultados deseados.

INFORMES EN ACCESS

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información

contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un
sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total
de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.
En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en
Access. Aquí aprenderá las nociones básicas para crear un informe y a usar
opciones como ordenar, agrupar y resumir datos, además de a obtener una vista
previa de un informe e imprimirlo.

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PROCEDIMIENTO PARA CREAR INFORME POR MEDIO DEL ASISTENTE.

Puede crear una gran variedad de informes en Access, que van de los más sencillos
a los más complejos. Empiece pensando en el origen de registros del informe. Ya
se trate de una lista sencilla de registros o de un resumen agrupado de las ventas
por región, primero debe determinar qué campos contienen los datos que desea ver
en el informe y en qué tablas o consultas están.
Después de seleccionar el origen de registros, normalmente es más fácil crear un
informe mediante el Asistente para informes. El Asistente para informes es una
característica de Access que le guiará por una serie de preguntas y después
generará un informe basado en sus respuestas.

BOTONES DE LOS FORMULARIOS

Para añadir un comando botón a un formulario sigue los pasos:

Paso 1:
Haz clic en el comando Botón del grupo Controles en la pestaña de Diseño.

Paso 2:
Se abrirá la ventana Asistente para botones de comando. Ahora debes:
Selecciona el tipo de comando que deseas de la lista de Categorías.
Selecciona la acción específica para que el botón realice, desde la lista Acciones.
Haz clic en Siguiente.

En el siguiente paso del Asistente:

Si deseas que aparezca texto en el botón, escríbelo en la
casilla Texto.
Si deseas que aparezca una imagen en el botón,
selecciona una usando el botón Examinar.

Paso 3:

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Haz clic en Siguiente.
Paso 4:
Nombra el botón de manera que tenga significado para
el formulario.
Paso 5:
Haz clic en Terminar. El comando en botón deberá
aparecer y ser funcional en la vista Formularios.

PROCEDIMIENTO INSERTAR LOS BOTONES DEL FORMULARIO. COLOCAR

UN EJEMPLO

Agregar un botón de comando a un formulario mediante un asistente

Con el Asistente para botones de comando, puede crear rápidamente botones de
comando para realizar una gran variedad de tareas, como cerrar el formulario,
abrir un informe, buscar un registro o ejecutar una macro.
Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y
luego haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la pestaña Diseño, en el grupo Controles, asegúrese de que esté seleccionada
la opción Utilizar Asistentes para controles .

En el grupo Controles de la pestaña Diseño, haga clic en Botón.

En la cuadrícula de diseño, haga clic donde desee insertar el botón de comando.

Se iniciará el Asistente para botones de comando.
Siga las instrucciones del asistente. En la última página, haga clic en Finalizar.
El asistente crea el botón de comando e incrusta una macro en la propiedad del
botón Al hacer clic. La macro contiene acciones que realizan la tarea que ha elegido
en el asistente.
Ver o modificar una macro incrustada en un botón de comando
En el panel de navegación, haga clic con el botón
derecho en el formulario que contiene el botón de
comando y, a continuación, haga clic en Vista Diseño
o Vista Presentación en el menú contextual.
Haga clic en el botón de comando para seleccionarlo y,
después, presione F4 para abrir su hoja de propiedades.
En la pestaña Evento de la hoja de propiedades, el
cuadro de propiedad Al hacer clic</ui> debería mostrar
[Macro incrustada]. Haga clic en el cuadro de propiedad
y, a continuación, haga clic en en el lado derecho del
cuadro.
Se abrirá el Generador de macros, que muestra la
acción o acciones que conforman la macro incrustada.

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 Egrafia

https://support.office.com/es-es/article/conceptos-b%C3%A1sicos-sobre-bases-de-
datos-a849ac16-07c7-4a31-9948-3c8c94a7c204

https://support.office.com/es-es/article/introducci%C3%B3n-a-las-tablas-78ff21ea-
2f76-4fb0-8af6-c318d1ee0ea7

https://support.office.com/es-es/article/crear-un-formulario-en-access-5d550a3d-
92e1-4f38-9772-7e7e21e80c6b