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Manual de Ajuda
GEPAD – Gestão de Padarias
Índice de Ajuda
✗ Todas as Funções
✗ Controle de Vendas
✗ O Controle de Vendas
✗ Orçamento Expresso
✗ Venda Externa
✗ Romaneios / Entregas
✗ Controle de Compras ................................... 049
✗ Ligações .............................................. 051
✗ Reservas de Produtos .................................. 052
✗ Central do Cliente .................................... 053
✗ Financeiro ............................................ 055
✗ Notas Fiscais ......................................... 057
✗ Criando modelos de notas
✗ Configurando os impostos das notas
✗ Tabela de naturezas de notas
✗ Emitindo notas fiscais
✗ Consultas .............................................. 065
✗ Estatísticas ........................................... 066
✗ Emissão de Documentos .................................. 070
✗ Criando Modelos de Documentos/Relatórios
✗ Emitindo Documentos/Relatórios Personalizados
✗ Ferramentas ............................................ 075
✗ LOG de Operações
✗ Importando E Exportando Informações
✗ Interpretador SQL
APÊNDICE
✗ Esquemas promocionais
✗ Entendendo o controle fiado
✗ Comunicação com a balança
✗ Configurando a aparência do sistema, logotipo e dados da
empresa
✗ Integração com software emissor de nota fiscal eletrônica
(NF-e) da receita
✗ Comissão de 10% sobre todas as vendas no ponto de venda
✗ Impressão de boleto bancário
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USUÁRIO: ADM
SENHA: ADM
Utilize este login para primeiro acesso ao sistema ou caso não tenha alterado ainda. Após
entrar no sistema, você verá uma tela principal, parecida com esta:
Na tela acima existem 4 regiões grifadas. A região 1 (à esquerda) possui uma lista com 9
botões, de 0 a 8, que substituem os tradicionais “menus” dos sistemas comerciais padrão
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Você deve ter percebido na imagem anterior que no menu à direita existe um botão
FAVORITOS. Cada módulo que você acessar no sistema usando seu login de usuário
será memorizado em sua “conta” internamente. Toda vez que você abrir o sistema ou
clicar em FAVORITOS serão exibidos os módulos que você mais acessa naturalmente.
Ou seja, o sistema irá se adaptar aos seus hábitos, oferecendo os módulos que mais
utiliza de forma mais rápida. Após um certo tempo de uso, sua tela ficará parecida com a
imagem a seguir:
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Um ponto interessante a ressaltar é que na frente de cada botão existe um número (no
menu à direita) ou uma letra (no menu central). Se você pressionar o número ou a letra
correspondente, poderá “clicar” no botão sem usar o mouse, ou seja, estes números e
letras são as teclas de atalho daquele botão.
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✗ Configurando o Sistema
A primeira e mais importante função que você deverá acessar no sistema são suas
configurações. Você pode alterá-las a qualquer momento e elas definirão a forma como o
sistema irá se comportar.
Impressora Padrão de Notas Fiscais: sem selecionar uma impressora você não
conseguirá emitir notas. O sistema permite a pré-configuração de impressora para que
você possa usar uma impressora especificamente para emissão de notas, caso tenha
mais de uma impressora instalada no computador.
Logotipos dos Relatórios: permite definir um logo baseado em uma imagem no formato
jpg. O sistema possui uma função interna que faz o ajuste das medidas do logotipo para
que se adapte perfeitamente ao relatório.
Guia PDV: nesta é possível configurar todas as opções relativas ao PONTO DE VENDA,
incluindo se ele deve ser fechado diariamente ou não, se permite virada de dia, entre
diversas outras ações para automatizar ao máximo as operações do PDV.
✗ Registrando o Sistema
O trabalho com o sistema é bastante simples, pois quase todas as telas dele seguem um
layout padrão. Pegaremos como exemplo o cadastro de produtos (você pode acessá-lo
pelo menu PRODUTOS, em CONTROLE DE PRODUTOS:
Quando você abre a tela, mesmo após ter vários produtos cadastrados, o sistema irá
apenas exibir uma tela em branco com uma orientação para que você faça uma pesquisa.
Sendo assim, se você possui algum produto cadastrado e deseja encontrá-lo, deve clicar
em PESQUISAR. Perceba que na frente dos botões também existem teclas de atalho (F2,
F3 …), ou seja, você pode acessá-los sem o mouse. Após clicar em PESQUISAR, será
exibida uma nova tela, com vário campos em branco. Cada campo refere-se a uma
informação do cadastro do produto. Sendo assim, você pode preencher um ou mais
campos para fazer um filtro que facilite a visualização dos itens, principalmente se forem
muitos. Não entrarei em detalhes neste ponto, pois a própria tela é auto explicativa
(observe o rodapé da tela enquanto você se locomove de um campo para outro, pois nele
são exibidas dicas sobre o campo selecionado). Após informar os dados que deseja (ou
não informar nada, se quiser ver a lista inteira de produtos), clique em PESQUISAR
novamente (no botão PESQUISAR dentro da tela, no rodapé à direita). Feito isto, os itens
correspondentes à pesquisa vão aparecer. Se a tela continuar em branco, significa que
não há nada a visualizar.
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Você poderá adicionar registros pelo botão ADICIONAR. Quando faz isso, novamente,
uma nova tela será aberta. Ela será mais completa que a tela de pesquisa, pois nela irá
constar todos os campos possíveis de cadastro (o sistema não faz pesquisas usando
todos os campos do cadastro). Alguns campos devem aparecer grafados em marrom, em
uma tonalidade mais forte. Estes são campos de preenchimento obrigatório. Alguns
também podem aparecer “acinzentados”, sendo estes campos apenas de visualização, ou
seja, você não pode alterá-los. No geral, o sistema irá bloquear o que for preciso e lhe
orientar se tentar salvar um registro sem preencher corretamente os campos. Após digitar
tudo, clique em SALVAR ou em CANCELAR, se não quiser gravar oque foi feito. Assim
como a tela de pesquisa, na área inferior existem informações relevantes sobre o campo
selecionado, para ajudá-lo no preenchimento.
Além destas funções, você pode alterar um registro selecionado usando o botão
ALTERAR, ou excluí-lo, usando o EXCLUIR. No entanto, o sistema possui algumas
travas que impedem a exclusão de um registro quando ele for relacionado a outro em
outro módulo, por exemplo, um cliente que já possui vendas registradas.
Para emitir RELATÓRIOS, utilize este botão e selecione o relatório no menu. Os 2 últimos
relatórios em cada módulo representam as informações da lista da forma como estão
dispostas, ou seja, são as mesmas colunas com o mesmo espaçamento proporcional.
Você pode clicar com o botão direito sobre a lista de dados e em OCULTAR/EXIBIR
COLUNAS, para modificar tanto a lista de visualização de dados quanto os relatórios.
Finalizando, algumas telas podem ter ainda um botão AÇÃO e/ou um botão GRÁFICOS.
Quanto aos gráficos não há segredo, algumas telas podem permitir a visualização de
gráficos com base em alguns dados da pesquisa. No entanto, o botão AÇÃO requer mais
atenção. Como todos os módulos do sistema seguem um padrão em suas telas, as
funções adicionais vinculadas nestes módulos são armazenadas neste botão ação. Por
exemplo, no cadastro de clientes, o botão ação pode lhe fornecer um extrato de
movimentos fiado do cliente selecionado, uma lista de seus “status”, uma função para
pagar sua dívida fiado, entre outros recursos.
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Você pode limitar o nível de acesso que cada pessoa possui ao sistema, criando contas
de usuário para isso. Para criar o modificar contas de usuário, vá ao menu CADASTROS,
em CONTROLE DE USUÁRIOS. O controle já conta inicialmente com uma conta de
administrador para permitir acesso completo ao sistema. Esta conta não pode ser
removida, mas você pode alterar o usuário/senha de acesso.
Para criar um novo usuário, use o botão ADICIONAR. O bloqueio de acesso aos módulos
ou funções é feito no campo PERMISSÕES. Além de ser possível bloquear acesso aos
módulos, você também pode bloquear o acesso de algumas funções dentro do PDV e de
algumas funções dentro do sistema, relacionadas a todos os módulo como, por exemplo,
bloquear a exclusão de informações em qualquer módulo (ESPECIAL – PERMITIR
ESCLUSÕES NO SISTEMA).
Outro dado importante é o campo FUNCIONÁRIO. Para que seja possível acessar o PDV
(ponto de venda), é necessária uma abertura do caixa. Esta abertura é feita em nome de
um funcionário cadastrado no sistema. Neste controle de usuários você deve vincular o
usuário criado com o funcionário correspondente cadastrado. Assim, ao abrir o PDV com
seu login de acesso, o sistema saberá identificar qual funcionário está entrando no
sistema e será capaz de identificar se o caixa está aberto. Do contrário, o sistema avisará
que o caixa não está aberto ou o usuário não está vinculado com nenhum funcionário.
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✗ Clientes e Fornecedores
✗ O controle de clientes/fornecedores
✔ Créd. Consumo PDV: este campo é parecido com o Saldo Fiado, mas
refere-se a crédito concedido por pagamento antecipado. Ele só é válido para
vendas feitas no PDV, sendo que o crédito também é concedido pelo próprio PDV.
Basicamente, o cliente paga antes de consumir e, quando seu crédito se esgota,
ele faz um novo “depósito” (pagamento) para poder voltar a consumir;
✔ Compras no PDV: neste campo há 2 opções. Selecionando a primeira, você
instrui ao sistema para desconsiderar os créditos de consumo, ou seja, é o modo
padrão de se trabalhar. Selecionado a segunda, você indica que o cliente só pode
comprar se tiver crédito, bloqueando o fechamento da venda caso não tenha
(lembrando que só vale para o PDV);
✔ Tipo: indica se é cliente ou fornecedor;
✔ Tabela: indica a tabela de preço preferencial do cliente. Nos casos onde
seleciona o cliente antes do início da venda, o sistema irá capturar os preços de
produtos da tabela correspondente;
✔ Pontos: outro campo apenas para consulta, indica quantos pontos o cliente
possui atualmente. O sistema possui um esquema promocional que será melhor
detalhado a seguir, onde é possível conceder pontos para as compras de
determinados produtos. Estes pontos podem ser posteriormente trocados por
outros produtos;
✔ Ativo: indica se o cliente está ou não ativo. Uma vez que você registre
vendas ou qualquer outro tipo de movimento para o cliente dentro do sistema, não
será mais possível remove-lo. Sendo assim, você desmarca este campo para
torná-lo oculto no sistema.
✗ Clientes e Fornecedores
✗ Controlando Pagamentos Fiado
Conforme foi visto no último tópico, no cadastro do cliente existem 2 campos específicos
para o controle fiado: o LIMITE FIADO e o SALDO FIADO. Para auxiliar no controle de
pagamentos fiado existem ainda mais 2 funções, acessíveis no botão AÇÃO do controle
de clientes:
✗ Clientes e Fornecedores
✗ Status e Pendências
✗ Clientes e Fornecedores
✗ Pontuação do Cliente
No cadastro de cada produto você pode indicar duas pontuações: uma que é concedida
quando o cliente compra aquele produto e outra que representa o “valor do produto em
pontos”. Quando o cliente compra o produto, os pontos correspondentes são creditados
na sua conta de pontos. Quando ele acumula certa quantidade de pontos, pode optar por
troca-los por um dos produtos da promoção. Esta troca pode ser feita no menu
MOVIMENTOS, em CENTRAL DO CLIENTE. Após localizar o cliente, basta clicar em
TROCAR PONTOS.
No entanto, estas trocas e créditos são processos internos pouco visíveis. Este é o motivo
da existência do módulo acima. Através do CONTROLE DE PONTOS
RECEBIDOS/TROCADOS, do controle de clientes, é possível consultar toda a
movimentação de pontos da conta do cliente, os produtos que ele comprou e que geraram
pontos, e os produtos que ele ganhou pela troca de pontos. Resumindo, é um extrato de
pontos de sua conta.
SorioDev Desenvolvimento de Sistemas Personalizados
✗ Clientes e Fornecedores
✗ Créditos de Consumo
Perceba que isso não é uma venda FIADO. Nas vendas FIADO, o cliente compra e vai
acumulando em sua conta até um certo limite estipulado por você e, em determinado dia,
faz o pagamento total ou parcial da sua conta, quitando a dívida. Já no formato de crédito,
o processo é inverso, ou seja, na verdade você deve ao cliente, pois ele paga antes de
consumir, enquanto no FIADO ele paga depois. Por pagar antes, não existe um limite de
créditos que ele possa ter. A única restrição é que o cliente só poderá consumir por crédito
e, não havendo saldo disponível, ele não pode comprar em nenhuma outra forma de
pagamento.
SorioDev Desenvolvimento de Sistemas Personalizados
✗ Produtos
✗ O Controle de Produtos
observações que todos os produtos vendidos possuem. Desta forma, o sistema irá
considerar sempre que o nome do produto é o indicado nas observações. Este tipo
de produto permite a venda de itens que você não deseja cadastrar no sistema. É
interessante cadastrar o produto genérico com preço de venda sempre $ 1,00, pois
assim você pode definir o valor do produto na hora da venda, alterando a
quantidade;
✔ Pontos Venda, Pontos Troca: o primeiro indica quantos pontos o cliente
ganha ao comprar o produto. O segundo indica quantos pontos o cliente precisa ter
para trocar gratuitamente pelo produto;
✔ Usar na Balança, Unidade Balança: Caso trabalhe integrado com
balanças, estes campos permitem configurar o produto para que ele seja incluído
na lista que é gerada por um utilitário auxiliar que encontra-se no site da SorioDev.
Este utilitário monta arquivos de texto que podem ser importados por programas
como o Smart (FILIZOLA) e o MGV (TOLEDO), permitindo que os produtos e os
preços sejam enviados para a balança.
✔ Peso Un. Produção: caso o produto seja comercializado em unidades este
campo deve indicar o peso de uma unidade para que na montagem da receita seja
possível obter o rendimento, ou seja, quantas unidades serão produzidas com um
determinado peso de matéria prima. Um exemplo de um produto com estas
características seria um pão de leite vendido em unidades de 50g, por exemplo.
✔ Peso Unit. Venda: caso o produto seja vendido por peso mas seja dividido
em unidades (ex.: pão francês) é possível indicar neste campo o peso da unidade.
Esse campo é útil nos relatórios de produção, onde são indicados quantos kg do
produto serão produzidos e quantas unidades aproximadamente isso irá render.
✔ RECEITA e MODO DE PREPARO: são campos usados apenas para
impressão de receita e não interferem na produção do produto.
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✗ Produtos
✗ Montando Kits de Produtos
Kits de produtos são pacotes que unem vários produtos, permitindo que, ao selecionar o
kit, todos os itens que o compõem sejam adicionados na venda. Você pode montar estes
kits indo ao menu PRODUTOS, em KITS DE PRODUTOS. Para que seja possível
identificar o kit, é necessário que você crie uma lista de produtos com uma mesma
descrição. Exemplo:
DESCRIÇÃO PRODUTO
CAFÉ DA MANHÃ PINGADO
CAFÉ DA MANHÃ PÃO COM MARGARINA
Outro exemplo:
DESCRIÇÃO PRODUTO
COMPUTADOR COMPLETO PROCESSADOR
COMPUTADOR COMPLETO MEMÓRIA
COMPUTADOR COMPLETO HD
COMPUTADOR COMPLETO PLACA MÃE
COMPUTADOR COMPLETO MOUSE
COMPUTADOR COMPLETO TECLADO
COMPUTADOR COMPLETO GABINETE+FONTE
COMPUTADOR COMPLETO MONITOR
A seleção de um kit é possível apenas no PDV. Ao selecionar o kit, todos os produtos que
o compõe são adicionados na venda.
A vantagem do kit não está apenas no fato de ser possível selecionar vários produtos em
uma única operação; o kit também permite definir a quantidade de cada produto, o
desconto ou até mesmo um valor alternativo. Desta forma, o “COMPUTADOR
COMPLETO” acima poderia ter seu valor arredondado de “$ 2.011,45” para “$ 1.999,90”,
por exemplo, ou ainda, poderia ser concedido um desconto especial pela compra de um
pacote fechado de itens. Isto facilita a criação de promoções e cestas de produtos.
Para montar o kit, você deverá adicionar um registro para cada produto que irá compor
este kit, tomando o cuidado de usar o mesmo valor no campo DESCRIÇÃO, como
indicado acima.
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✗ Produtos
✗ Movimentando o Estoque
✗ Produtos
✗ Receitas
Para a montagem das receitas dos produtos é necessário que cadastre primeiramente a
matéria prima que irá compor a receita. Esta matéria prima deve ser cadastrada no
controle de produtos e é necessária a indicação correta das unidades de medida, pois
elas interferem na montagem da receita. Você também pode cadastrar um ou mais
produtos para representarem custos operacionais sobre a receita. Neste caso mencione a
palavra CUSTO na unidade de medida destes produtos. O produto que terá uma receita
deve ser cadastrado com o tipo PRODUTO PRÓPRIO.
O peso unitário indicado no alto da tela é o mesmo do campo PESO UN. PRODUÇÃO do
cadastro do produto e, portanto, tem o mesmo significado. Se o produto é produzido em
KG ele deve ser sempre 1, caso contrário, deve indicar o peso de uma unidade. Por
exemplo, se a unidade pesa 50g, o valor deste campo deve ser 0,05. Já a QUANTIDADE
BASE indica o peso do maior produto da matéria prima, sendo que ele pode ser usado
como referência para montar a receita através de percentuais sobre um determinado
material.
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Para adicionar produtos na lista, use o botão ADICIONAR e localize-os na próxima tela.
Para remover, selecione o produto na lista e use o botão EXCLUIR. Você pode alterar
apenas as colunas QUANTIDADE e PERCENTUAL na lista dos produtos.
Uma vez montada a receita, veja que no rodapé da tela são exibidos o CUSTO e o PESO
total da matéria prima. Logo abaixo você pode (e deve) definir o percentual de quebra
(caso tenha). A quebra de produção ocorre durante o processo de produção, onde parte
do peso da matéria prima se perde, podendo isso ocorrer pelos mais diversos motivos
(por exemplo, ao aquecer o pão a água se evapora). Definindo o percentual de quebra
temos no final o RENDIMENTO que será obtido com a quantidade indicada de matéria
prima. Este rendimento pode ser em peso ou unidades, de acordo com o PESO
UNITÁRIO no topo da tela.
Finalizando, use o botão SALVAR para gravar a receita. Se esquecer de usar este botão
a receita não é gravada e você a perde ao fechar a tela. O botão RENDER serve para
calcular a quantidade de matéria prima necessária para produzir certa quantia de produto
composto.
Após montar a receita, o custo do produto será montado com base no custo dos produtos
que compõem a receita. Um detalhe importante é o fato de que o sistema armazena
apenas 6 casas decimais para as quantidades da receita e, sendo assim, podem ocorrer
pequenas diferenças de arredondamento, geralmente na casa de “0,000001”, o que não
interfere significativamente no estoque, já que o próprio processo de produção com
certeza terá diferenças maiores que esta.
Você poderá posteriormente imprimir receitas dos produtos. Existem 3 modelos, ambos
acessíveis no botão RELATÓRIO do cadastro do produto: com custo, sem custo e com
10 rendimentos. Nas duas primeiras o sistema irá perguntar o rendimento e, após
mencionar, o relatório será exibido na tela. Na terceira o sistema irá deixar que você
indique até 10 rendimentos em uma segunda tela. Esta opção é ótima para servir como
referência para o setor de produção.
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✗ Produtos
✗ Produção
Uma vez que você possua produtos compostos com suas receitas devidamente
cadastradas no sistema é possível lançar a produção destes produtos. A produção faz a
baixa no estoque da matéria prima e aumenta o dos produtos compostos. A produção
pode ser registrada no menu PRODUTOS, em CONTROLE DE PRODUÇÃO. O registro é
bastante simples, sendo que você indica a data, o produto que será produzido e a
quantidade. O lançamento do estoque é automático ao salvar o registro.
Uma vez que você definiu no sistema a produção automática de vários itens, pressione o
botão AÇÃO e clique em GERAR VENDAS E PRODUÇÃO. Aqui vale ressaltar algumas
observações:
• para fazer este processo você tem que clicar em PESQUISAR antes e fazer
uma pesquisa de apenas 1 dia da semana (domingo, segunda, terça, …). Do
contrário, o sistema mostrará uma mensagem indicando isso;
• Na próxima tela você deve indicar as datas de produção e entrega. Todas as
vendas geradas por este método entrarão no sistema com forma de pagamento
FIADO e forma de entrega ROMANEIO, para que entre na lista de entregas
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pendentes. Se algum cliente não tiver saldo o processo não poderá ser concluído
(o sistema irá mostrar se o cliente não tem saldo na lista);
• Caso existam vários produtos para um mesmo cliente eles serão agrupados
em uma única venda;
• Não é possível desfazer o processo, sendo que você teria que excluir
manualmente as vendas geradas e os itens produzidos. No caso, excluindo a
venda a produção ligada a ela é automaticamente cancelada. Sendo assim, você
excluiria apenas a produção associada com o consumidor.
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✗ Produtos
✗ Sugestão de Preços (MARK-UP)
Este módulo tem por finalidade oferecer uma consulta para alerta-lo sobre produtos que
estão sendo vendidos por preços abaixo do recomendável. No cadastro do produto você
encontra um campo chamado MARK-UP, cuja finalidade é definir o lucro mínimo que você
deve obter com o produto para o negócio ser rentável. Sendo assim, o módulo de
sugestão de preços apresenta uma lista com todos os produtos em que um dos valores
de tabela lhe forneça um lucro inferior ao recomendado no campo MARK-UP do cadastro
do produto.
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✗ Funcionários
✗ O Controle de Funcionários
✗ Funcionários
✗ Comissões dos Funcionários
Como foi visto no tópico anterior, há um campo no cadastro do funcionário que permite
definir que ele será comissionado. Também foi visto no tópico sobre o controle de
produtos que cada produto pode possuir uma comissão, definida em valor ou em
percentual. Caso o funcionário seja comissionado, todas as vendas de produtos que
possuam comissão feitas em seu nome poderão ser consultadas no menu
FUNCIONÁRIOS, em COMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS. Este módulo é uma simples
consulta da lista de comissões e não possui integração com o financeiro.
Vale ressaltar que, ao marcar o campo que indica que o funcionário é comissionado em
seu cadastro, somente as vendas feitas a partir deste ponto serão comissionadas. Ou
seja, caso você tenha feito vendas anteriormente e o campo COMISSIONAR não estava
marcado, estas vendas não poderão ser inclusas nas comissões.
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✗ Funcionários
✗ Vales/Consumo de Produtos
✗ Funcionários
✗ Caixa do Funcionário
Assim como o nome diz, o caixa do funcionário representa um fluxo de caixa individual
para cada funcionário. O objetivo deste módulo é o controle de despesas e receitas
adicionais em folha de pagamento. Para acessar o caixa do funcionário, vá ao menu
FUNCIONÁRIOS, em CAIXA DO FUNCIONÁRIO. Você deve lançar o movimento
indicando o funcionário, motivo e o valor, que pode ser a crédito (caso ele represente um
crédito para o funcionário), ou a débito, caso seja uma despesa.
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✗ Funcionários
✗ Pagamento de Salários
Uma vez definidos todos os totais da lista (as horas extras podem ser manualmente
preenchidas), você deve utilizar o botão PAGAR para lançar os movimentos no financeiro.
Como forma de identificação dos lançamentos, será utilizado como mês de referência o
MÊS/ANO correspondente à data de início que você selecionou no alto da tela. Com base
nesta data inicial também é possível estornar (cancelar) os movimentos previamente
lançados, além de ser possível também consultá-los.
Exemplo:
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✗ Vendas
✗ Abertura/Fechamento do Caixa/PDV
1. Abrir e fechar o caixa todos os dias: selecionado esta opção, para que o
funcionário possa acessar o PDV ele terá que ter o seu caixa aberto todos os dias,
fechando o que estava aberto anteriormente. Por exemplo, se o funcionário
acessar o PDV em 05/01, é necessário abrir o caixa neste dia. Se ele for acessar
novamente em 06/01, é necessário fechar o caixa de 05/01 e abrir o novo em
06/01. O fechamento do caixa anterior pode ser a qualquer momento, não
necessitando ser no mesmo dia. No entanto, não pode haver 2 caixas abertos para
o mesmo funcionário e, sendo assim, você deve fechar o de 05/01 antes de abrir o
de 06/01.
2. Permitir fechamento no dia seguinte: esta opção é muito parecida com a
anterior, mas ela permite virar o dia com o caixa aberto. Se você utiliza a opção
anterior, quando o computador atingir meia noite, o caixa do funcionário será
bloqueado. Já usando esta opção, você poderia abrir o caixa em 05/01 e acessá-lo
em 05/01 e em 06/01 durante o dia todo. Ele só seria bloqueado em 07/01.
3. Permitir fechamento quando quiser: nesta opção você não precisa fechar
o caixa do funcionário. Ela é útil se você não necessita de fechamento diário de
caixa, permitindo que acesse o PDV indefinidamente.
Configurada esta opção, você pode começar a fazer aberturas de caixa. Para isso, vá ao
menu MOVIMENTOS, em ABERTURA/FECHAMENTO DE GAVETA/CAIXA. Será então
exibida uma tela como a demonstrada a seguir:
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No alto da tela, existem 2 campos de data que podem ser preenchidos para a realização
de pesquisas das aberturas feitas em determinado período. Por padrão, o sistema abre
esta tela pesquisando todas as aberturas do mês corrente. Você pode alterar o período e
usar o botão PESQUISAR para ver apenas as aberturas de determinado período.
✗ Vendas
✗ Ponto de Venda (PDV) - Apresentação
O ícone para abertura do PDV deve estar localizado na área de trabalho do seu
computador, próximo ao ícone do próprio sistema. Ao abrir, você deverá se logar com
usuário/senha e, posteriormente, selecionar a comanda padrão de trabalho. Se só há 1
caixa na sua empresa, pode-se usar sempre a comanda 1 sem problemas. Já se sua
empresa possui 2 ou mais caixas, cada um deve entrar com um número de comanda
padrão diferente. Uma vez aberto, você verá uma tela igual a esta:
foto do produto, que também funciona como um banner rotativo, onde você pode
configurar uma lista de imagens que são trocadas após alguns segundos. Pressionando
F2 (atalho na área inferior da lista de produtos) você tem acesso a uma tela onde
encontra todas as funções do PDV e suas teclas de atalho:
Perceba que há uma imagem de uma letra na frente de cada função. Se você pressionar
esta letra, terá acesso a função diretamente no PDV, sem necessitar abrir esta tela.
Por fim, na área inferior você encontra informações sobre a comanda atual. É interessante
frisar neste ponto que quando falarmos de comanda estaremos falando da própria venda.
O PDV permite que você mantenha abertas várias vendas/comandas/mesas ao mesmo
tempo. Este esquema é especialmente útil em restaurantes e lanchonetes, ou em caixas
movimentados, quando há a necessidade do cliente voltar para a loja para pegar algum
produto que esqueceu, por exemplo. Com uma nova comanda você pode dar
continuidade a venda seguinte do próximo cliente, enquanto o cliente anterior não volta.
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✗ Vendas
✗ Ponto de Venda (PDV) - Como fazer uma venda?
Após abrir o PDV e estar em sua tela principal, o cursor deverá estar piscando sobre o
campo CÓDIGO. Se você possui um leitor de código de barras, basta passar o código do
produto para adicioná-lo na venda. Caso não possua, digite o código e tecle ENTER.
Caso não possua leitor e não saiba o código, tecle ENTER com o campo vazio para ir ao
campo seguinte, o NOME. Digite uma parte do nome do produto e tecle ENTER para
consultar uma lista. Use as setas do teclado para navegar na lista e pressione ENTER
novamente ao encontrar o produto. Uma outra opção também é utilizar a consulta de
preços (tecla de atalho R).
Quando o produto é adicionado na lista, ele entra sempre com quantidade 1. Você pode
alterar a quantidade pressionando a tecla asterisco (*). Também pode configurar o
sistema para que ele solicite a quantidade ao adicionar cada produto na lista, como foi
visto no tópico CONFIGURANDO O SISTEMA. Pressionando a tecla E (REMOVE ITEM)
você consegue eliminar o produto da lista e, pressionando a tecla N (CANCELA
COMANDA) você cancela a venda inteira, ou seja, todos os itens.
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✗ Vendas
✗ Ponto de Venda (PDV) - Como abrir múltiplas vendas/comandas/mesas
simultaneamente?
Como foi descrito anteriormente, o PDV trabalha com esquema de comandas. Uma
comanda é uma venda aberta. Você pode possui múltiplas comandas, ou seja, múltiplas
vendas abertas simultaneamente. Para abrir uma comanda você deve usar o campo onde
entra com o código do produto. Ao invés de entrar com o código de um produto, você
deve informar o número da comanda. É possível configurar o sistema para que, ao digitar
o número, caso ele não encontre um produto cadastrado, entenda este número como
sendo o número de uma comanda. No entanto, o normal e mais correto é digitar a letra C
antes do número. Por exemplo, digite C34 e tecle ENTER para abrir a comanda 34.
Uma vez que você tenha várias comandas abertas, seria difícil lembra-se de todos os
números. Por isso, há uma tela de gerência de comandas, que pode ser acessada pela
tecla O:
✗ Vendas
✗ Ponto de Venda (PDV) - Conta do Funcionário
Já com relação aos consumos, lembre-se que vimos anteriormente no tópico sobre
funcionários que é possível definir um número de comanda no cadastro do funcionário.
Vamos supor que você tenha uma funcionária MARIANA, como no exemplo acima. O
número de comanda que definimos para ela é 300. No PDV, ao escrever C300 no campo
do código do produto e tecla ENTER, você abrirá a comanda desta funcionária. Por ser
uma comanda de funcionário, certas operações serão proibidas, como fechar para cliente,
por exemplo. Você poderá adicionar produtos normalmente e, no final, para fechar, usará
a função FECHAR PARA FUNCIONÁRIO (tecla de atalho V). As comandas abertas e
fechadas desta forma entram como vales para os funcionários.
✗ Vendas
✗ Ponto de Venda (PDV) – Todas as Funções
✗ Controle de Vendas
✗ O Controle de Vendas
Além do Ponto de Venda (PDV), também é possível vender diretamente pelo retaguarda.
No entanto, este controle de vendas é mais indicado para consultas do que propriamente
para vendas pois, como viu anteriormente, o PDV é repleto de recursos e muitos deles
não estão disponíveis no módulo de vendas do retaguarda.
Não há muito segredo em se utilizar este controle de vendas, sendo que ele é idêntico
aos demais cadastros que vimos até aqui, diferindo apenas por um detalhe: ele é um
cadastro duplo, ou seja, você cadastra a venda e seus itens. Os itens são exibidos na
própria tela do cadastro, ao contrário do que ocorria em versões anteriores deste sistema,
onde a lista de produtos só era vista depois de salvar a venda. De certa forma isso não
mudou muito pois antes de adicionar um produto a venda deve ser salva. No entanto,
você não precisa (e não deve) clicar em salvar para isso. Quando tentar adicionar o
primeiro produto na venda, caso ela não tenha sido salva ainda, o sistema lhe avisará
sobre isso e lhe perguntará se deseja salvar para prosseguir. Existem alguns campos na
venda que precisam ser observados:
• STATUS: este campo não é obrigatório e você pode usar como quiser.
Basicamente, você pode digitar o status da venda. A lista é composta pelos status
de todas as vendas, ou seja, se houver uma venda com STATUS PENDENTE e
SorioDev Desenvolvimento de Sistemas Personalizados
Vale ressaltar que, além dos custos individuais dos produtos, você pode adicionar outros
custos na venda, que são incluídos no relatório de custo indicado acima. Para isso, vá ao
botão AÇÃO, em CUSTOS DA VENDA. Será aberta uma nova tela de cadastro na qual
pode adicionar custos à vontade. Ainda no botão AÇÃO você encontra vários recursos,
como conceder ou cancelar desconto ou acréscimo nos itens da venda e emitir uma nota
fiscal somente da venda selecionada.
Para finalizar, de acordo com a forma de entrega você pode fazer o controle através do
módulo ENTREGAS PENDENTES DAS VENDAS, no menu ENTREGAS. Neste módulo
é possível consultar todas as entregas pendentes e como será feita a entrega (o cliente
vem retirar ou delivery ou romaneio). Delivery representa entrega rápida, no dia. Já
romaneio representa entrega de encomenda no dia seguinte.
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✗ Controle de Vendas
✗ Orçamento Expresso
Como foi visto anteriormente, é possível lançar vendas e orçamentos através do PDV ou
mesmo dentro do módulo RETAGUARDA. No entanto, algumas empresas podem atuar
em ramos muito competitivos do mercado, tendo suas vendas modeladas dinamicamente.
Visando facilitar este tipo de ocorrência, o sistema conta com um módulo chamado de
ORÇAMENTO EXPRESSO. O objetivo deste módulo em si não é agilizar a montagem do
orçamento, mas sim permitir que você tenha acesso a mais informações dos produtos na
hora em que monta o orçamento, principalmente do custo. Desta forma você pode
negociar o valor com o cliente enquanto monta o orçamento.
Além disso, o módulo Orçamento Expresso também apresenta alguns recursos bem úteis
para a montagem dinâmica do orçamento:
✗ Controle de Vendas
✗ Venda Externa
✗ Controle de Vendas
✗ Romaneios / Entregas
Após fazer a pesquisa, na parte superior serão exibidos os produtos vendidos a serem
entregues e, na parte inferior, uma lista dos produtos selecionados para serem entregues
no transporte atual. Basta usar os botões ADICIONAR para mover produtos da lista
superior para a inferior, incluindo eles no romaneio. Os botões REMOVER voltam os
produtos da lista inferior para a superior, fazendo com que eles fiquem pendentes de
entrega novamente.
SorioDev Desenvolvimento de Sistemas Personalizados
✗ Controle de Compras
Observando o tópico anterior sobre o Controle de Vendas você também conseguirá
entender o controle de compras, pois é muito similar. A diferença básica são alguns
relatórios e funções a menos, e alguns campos adicionais, como o número da nota e o
valor do frete.
Como pode ver, você pode comprar usando o valor do dólar, fazendo a compra em
pacotes ou unidades e ainda já realizar o acerto nos valores de venda. Detalhando melhor
os campos:
Além destes campos, existe um campo lucro e um valor, para cada tabela de venda,
permitindo que atualize o cadastro de produtos diretamente da compra.
✗ Ligações
O CONTROLE DE LIGAÇÕES está localizado no menu MOVIMENTOS e possibilita o
cadastro de ligações realizadas e recebidas. Este é um controle que não possui vínculos
com os demais módulos do sistema, sendo um simples cadastro para administração
interna. Não é necessário ter o contato cadastrado, já que você pode descrever o nome e
o telefone na própria ligação, além de controlar o status e poder detalhar maiores
informações no campo DETALHES.
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✗ Reservas de Produtos
Este módulo é ideal para ser usado junto com uma configuração do sistema que impede a
venda de produtos com estoque zero no PDV. Esta configuração pode ser acessada no
menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAÇÕES, na guia PDV, desmarcando o campo
PERMITIR VENDAS DE PRODUTOS COM ESTOQUE ZERO. No entanto, para usar esta
opção é necessário que controle muito bem seu estoque, pois caso esqueça de lançar
uma compra, por exemplo, o PDV pode acabar ficando bloqueado para vender os
produtos comprados que estão com estoque zero, gerando um transtorno para o cliente.
Mesmo sem marcar esta configuração o módulo de reservas ainda é útil caso realize um
bom controle do seu estoque.
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✗ Central do Cliente
Este é um módulo situado também no menu MOVIMENTOS. A finalidade da CENTRAL
DO CLIENTE é, a partir de um cliente selecionado, tornar possível a execução de
diversas operações. Muitas das operações deste módulo não estão disponíveis em outros
locais do sistema, ou seja, só podem ser executadas deste módulo.
Nesta tela a busca é feita por código, nome e telefone, simultaneamente. Ou seja, no
exemplo acima (cliente código 1723, EDUARDO SÓRIO NETO) eu conseguiria achar o
cliente tanto digitando 1723 como digitando EDUARDO ou SÓRIO ou NETO, por
exemplo. Para fazer a pesquisa, você deve informar o valor no campo PESQUISAR e
teclar ENTER.
• VENDER: ao clicar neste botão você abre uma nova venda para o cliente
selecionado. A venda, assim como as demais funções abaixo, já vem preenchida com
dados do cliente (no caso da venda, o código e o nome);
• LIGAÇÃO: abre uma chamada telefônica do ou para o cliente;
• CONTAS A RECEBER: consulta as contas a receber do cliente;
• TODAS AS CONTAS: consulta todos os movimentos financeiros do cliente,
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pendentes ou já pagos;
• TROCAR PONTOS: permite trocar pontos que o cliente ganhou ao comprar
determinados produtos por outros produtos que você definiu. Como mencionado
anteriormente, no cadastro de produtos você pode definir 2 pontuações: uma que o cliente
ganha quando compra o produto e outra que representa o quanto o produto vale, em
pontos. A cada compra o cliente ganha pontos se o produto for pontuado. Com base no
total de pontos que o cliente já possui, ele pode trocar pode determinados produtos. Ao
fazer a troca os pontos são abatidos do seu cadastro automaticamente;
• PAGAMENTO FIADO: permite pagar a dívida fiado do cliente, total ou
parcialmente;
• STATUS: permite consultar, adicionar, alterar ou excluir STATUS dos clientes (ver
capítulo sobre controle de clientes para mais detalhes sobre STATUS DE CLIENTES);
• NOTAS PENDENTES: usando este módulo você pode fazer o lançamento de
notas fiscais baseado nas vendas do cliente. A vantagem deste método é que é possível
selecionar os itens que irão na nota. Você pode emitir uma nota de apenas um ou alguns
produtos de uma venda, assim como pode emitir uma nota única de várias vendas de
uma só vez. Em versões anteriores do sistema, este módulo ficava disponível para
acesso direto da tela principal. Neste sistema ele só pode ser acessado da central do
cliente;
• HISTÓRIO: esta consulta também só pode ser acessada da central do cliente e
permite a visualização de um extrato que dá enfase na movimentação de vendas fiado,
embora também relacione outras vendas;
• CADASTRO: dá acesso rápido ao cadastro de clientes;
• ESTATÍSTICAS: este módulo permite obter algumas informações sobre do cliente
e suas compras, como o lucro obtido, ticket médio, produto mais comprado em valor e
produto mais comprado em quantidade. Apenas a nível de informação, “ticket médio” é a
denominação que recebe o valor médio de uma venda. Por exemplo, o cliente faz duas
compras com você, sendo que na primeira ele compra $ 1.000,00 em produtos e, na
segunda, compra $ 2.000,00 em produtos. No total, o cliente comprou $ 3.000,00 em
produtos em 2 compras, resultando num ticket médio de $ 1.500,00.
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✗ Financeiro
O módulo FINANCEIRO é o mais importante e utilizado do sistema, sendo que nele são
lançados todos os movimentos derivados de vendas e compras do sistema.
No fluxo de caixa você pode personalizar bastante as pesquisas, de forma a obter os mais
variados resultados. Vamos ver alguns exemplos:
Como pode ver, existem várias opções de pesquisa que permitem até mesmo transformar
o fluxo de caixa em um controle de contas a receber ou a pagar. No entanto, como o
controle de contas a receber e a pagar gerou dúvidas em versões anteriores de sistemas
como este, foram inclusos ao controle financeiro dois módulos adicionais, ambos
acessíveis no menu FINANCEIRO: CONTAS A RECEBER e CONTAS A PAGAR. Os 2
módulos são versões resumidas do próprio Fluxo de Caixa e já trazem os resultados de
pesquisas filtrados. O Contas a Receber exibe apenas créditos e o contas a Pagar,
apenas débitos. Eles também permitem, além de consultar, adicionar novos movimentos,
de forma mais resumida e com menos campos.
Ainda no menu FINANCEIRO existem também algumas consultas que permitem obter o
saldo dos movimentos do caixa, agrupando-os por conta, por categoria, por forma de
pagamento e por data. No módulo SALDOS DAS CONTAS você consegue obter o saldo
atual de cada conta, com totais de créditos e débitos. Em TOTAL POR CATEGORIA você
consegue agrupar os totais por cada categoria, obtendo os totais de vendas, compras,
aluguel, agua, luz, telefone, despesas, entre outros. Em TOTAL POR FORMA DE
PAGAMENTO você obtém o total de créditos e débitos, além do saldo, por forma de
pagamento (DINHEIRO, CHEQUE, CARTÃO …). Por fim, no TOTAL POR DATA você
obtém um extrato dia a dia dos movimentos, com créditos, débitos e saldo por dia. Em
todas estas consultas é possível filtrar os movimentos por data.
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✗ Notas Fiscais
✗ Criando Modelos de Notas
Antes de começar a emitir notas fiscais pelo sistema você precisa configurar um ou mais
modelos de notas. Você precisará de mais de um modelo apenas caso emita 2 tipos de
nota fiscal. O sistema permite a emissão de notas de venda, venda e serviço e apenas
serviço. Para criar ou configurar modelos de notas, vá ao menu NOTAS FISCAIS, em
MODELOS DE NOTAS FISCAIS. No cadastro do modelo você define apenas 2
informações: NOME e TIPO. Em nome você apenas discrimina um nome para identificar
este modelo no controle de notas. Já em tipo você deve selecionar um entre os tipos
disponíveis, de acordo com o que precisa. De acordo com o tipo selecionado serão as
informações disponíveis na impressão da nota. Ao salvar o modelo, uma nova tela é
exibida:
Durante a edição do modelo é necessário estar atento ao fato de que os campos devem
ter suas medidas definidas de forma relativa a parte da nota onde ela se localiza
SorioDev Desenvolvimento de Sistemas Personalizados
(cabeçalho, linha de produtos ou rodapé). Apenas a nível de informação, numa nota fiscal
de venda e serviço, os serviços fazem parte do rodapé. Veja um exemplo abaixo:
Um exemplo bem superficial de nota fiscal. Neste modelo, observe que o campo do
rodapé, por exemplo, tem sua margem superior relativa ao rodapé e não a nota. Por uma
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MARGEM ESQUERDA
Exemplo: ao medir com uma régua você constata que o campo começará a ser impresso
a partir do milímetro 11. Vamos supor que a margem esquerda da pagina que você definiu
é de 10 milímetros. Sendo assim 11-10 = 1 mm, ou seja, a margem esquerda deste
campo é de 1 mm.
Vamos a um exemplo: supondo que a altura da página da sua nota seja de 250 mm, que
a altura do rodapé seja de 65 e que a margem inferior da página seja de 10. Você deverá
fazer o seguinte cálculo: 250 – 65 – 10 = 175. Agora, supondo que a altura do campo que
você mediu é de 180 mm, subtraia 180 – 175 e você terá a margem superior do campo no
rodapé, que será de 5 mm. Veja este exemplo em uma imagem:
É claro que toda esta explicação serve apenas como uma base para que você entenda a
lógica e possa achar as medidas da nota mais rapidamente. Você não precisa se
preocupar com a precisão num primeiro momento. O ideal é fazer um acerto inicial,
imprimir a nota, de preferência em papel comum, e verificar as diferenças nas medidas.
Também pode usar uma nota modelo e ir acertando a diferença gradualmente, até
alcançar o desejado.
Voltando a tela de medidas, para gravar as medidas você deve usar o botão SALVAR.
Também pode pré-visualizar a impressão no botão VISUALIZAR (é necessário ter uma
nota já emitida) para verificar o resultado.
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✗ Notas Fiscais
✗ Configurando os Impostos das Notas
Quando o assunto é nota fiscal, a legislação que aborda o assunto é muito abrangente e
considerando que cada estado brasileiro possui sua própria legislação, as formas de
cálculo são muitas. Existem diversos fatores que podem influenciar no valor do imposto.
Alguns produtos podem ter alíquota diferenciada, outros podem possuir redução de base
de cálculo. Existem ainda produtos com substituição tributária e até mesmo produtos
isentos de ICMS. Além disso, sobre a nota ainda podem incidir o IPI e o ISS (este último
em notas de serviços). Se você presta serviços, ainda podem haver mais impostos que
incidem sobre a nota e variam em função do total da nota, podendo ou não aparecer nela
de acordo com este total.
Para resolver todas estas questões existem 2 módulos que permitem definir a tributação
nas notas, ambos no menu NOTAS FISCAIS:
TABELAS DE IMPOSTOS
Este módulo permite criar “definições” de impostos. Cada produto que você vende pode
se enquadrar em alguma destas definições. No cadastro do produto há um campo que faz
referência a esta tabela. Ou seja, você deve cadastrar neste módulo as variações de
impostos que seus produtos possuem. Por exemplo, se você possui um produto com
alíquota de ICMS de 18%, outro com alíquota de 12%, outro com redução de base e mais
um que é isento, você precisará ter 4 tabelas cadastradas, uma para cada situação
dessas. No cadastro do produto você fará o vínculo, indicando que o produto é tributado
na tabela ISENTO ou na tabela de 18%, por exemplo. Desta forma fica mais fácil atualizar
a lista de produtos caso ocorram mudanças na legislação, já que no cadastro do produto
existe apenas um campo de referência e todas as informações da tabela ficam no módulo
de TABELAS DE IMPOSTOS.
• DESCRIÇÃO: este campo não influencia no cálculo e serve apenas para identificar
a tabela, para que seja mais fácil de você selecioná-la no cadastro de produtos ou
em algum outro módulo;
• LINHA 1, 2 e 3: em alguns casos a tributação especial de um produto exige que
seja impresso no rodapé da nota algumas referências, como o número da
lei/decreto que definiu aquela tributação. Estes campos permitem que você defina
este texto que será impresso no rodapé da nota fiscal;
• CÓD. ECF: caso use o PDV integrado com impressora fiscal, este campo será
usado para definir o código do imposto na impressora fiscal. Neste caso, procure
mais informações com um técnico responsável pela sua impressora fiscal;
• ICMS: alíquota de ICMS. Caso seja isento, deixe com valor zero;
• ICMS SUB. TRIB.: quando a tributação for por substituição tributária defina a
SorioDev Desenvolvimento de Sistemas Personalizados
Caso você emita notas fiscais de serviço é possível que hajam algumas tributações
adicionais na nota fiscal. Estas tributações geralmente são impressas na lista de serviços
da nota, abaixo dos serviços que você prestou. É possível configurar este tipo de
tributação através do módulo de IMPOSTOS ADICIONAIS DAS NOTAS. Este módulo
conta com os seguintes campos:
Esta tabela de impostos adicionais geralmente é válida apenas para notas de prestação
serviço. Atualmente (janeiro/2009), por exemplo, quando a nota de serviço ultrapassa R$
5.000,00 é necessário incluir alguns impostos adicionais nela.
SorioDev Desenvolvimento de Sistemas Personalizados
✗ Notas Fiscais
✗ Tabela de Naturezas de Notas
✗ Notas Fiscais
✗ Emitindo Notas Fiscais
Outro detalhe que vale ressaltar: você pode emitir boletos não registrados diretamente da
venda. Emita os boletos das notas apenas em casos onde, por exemplo, você emite notas
de várias vendas acumuladas de uma só vez e é um pré-requisito do cliente o pagamento
com boleto no valor da nota. Do contrário, você pode emitir um boleto para cada venda
realizada. Já as DUPLICATAS são documentos de pagamento de nota e, por isso, só
podem ser emitidos sobre uma nota fiscal, já que contem o número da nota.
SorioDev Desenvolvimento de Sistemas Personalizados
✗ Consultas
Como foi visto nos tópicos anteriores, geralmente os módulos de controle representam
cadastro e consulta ao mesmo tempo. Por exemplo, em Controle de Clientes e
Fornecedores você pode não apenas cadastrar cliente, mas também consultá-los.
Entretanto também existem algumas consultas que obtém dados de operações realizadas
no sistema e não de módulos de controle propriamente dito. Estas consultas podem ser
acessadas no menu CONSULTAS. São elas:
✗ Estatísticas
Nesta tela, as estatísticas são agrupadas em categorias, disponíveis nas guias superiores
(PERIÓDICAS, PREVISÕES …). Ao clicar em uma destas guias você pode ver na lista
abaixo a lista de botões que dá acesso as diferentes estatísticas do sistema. Algumas
estatísticas do sistema:
contas mês a mês, ou seja, o saldo total da soma das contas no fim de cada mês,
apresentando também um percentual de evolução. Por exemplo, você possui em
Janeiro/2009 $ 2.000,00 em dinheiro e $ 3.000,00 em uma conta corrente, ou seja,
tem $ 5.000,00. Em Fevereiro/2009 você obtém um lucro de $ 4.000,00 com
vendas à vista e gasta mais $ 1.500,00 com suas despesas fixas (água, luz,
telefone …). No final do mês você terá o saldo do mês anterior ($ 5.000,00) + saldo
do mês atual ($ 4.000,00 - $ 1.500,00 = $ 2.500,00), ou seja, o saldo de suas
contas subirá para $ 7.500,00), um aumento de 50% no saldo das contas.
• VENDAS POR PERÍODO: permite ver o total de vendas por agrupado por dia.
Também é exibido o custo destas vendas, o lucro e o ticket médio, com um
relatório que apresenta totalizadores destes valores.
• RESULTADO DO PERÍODO: permite verificar totalizadores de um período de
tempo definido por uma data inicial e uma final. A maior parte dos totalizadores
refere-se as vendas, totais por forma de pagamento e totais por cartão.
• PREVISÃO FINANCEIRA: na guia PREVISÕES você encontra esta estatística,
cuja finalidade é lhe dizer se, com base no saldo atual de suas contas e no que
você tem para receber e para pagar, possuirá saldo para cobrir suas dívidas.
Mesmo sendo uma previsão, o objetivo desta consulta é muito simples e ela se
baseia apenas em resultados, ou seja, em movimentos já realizados. Ela não
considera, por exemplo, o provável volume de vendas no período envolvido. Prever
o volume de vendas é algo arriscado, já que muitos fatores externos ao sistema
influenciam nisso. Por isso, a previsão em si tem a finalidade de apenas informá-lo
se, baseado no que você já possui, terá caixa para cobrir suas despesas futuras.
• PREVISÃO DE ESTOQUE: Esta previsão pode ajudá-lo bastante na formulação e
manutenção do seu estoque. Sua finalidade principal é lhe mostrar em qual data o
estoque de cada produto chegará ao fim. Esta consulta tenta prever seu volume de
vendas, o que, como mencionado acima, é algo arriscado. Suas vendas podem
variar de mês a mês, de acordo com o tipo de produto que vende, condições do
mercado, do clima, da região onde está, da cotação da moeda, entre outras
variáveis que interferem em suas vendas. No entanto, baseando-se na média dos
últimos 90 dias, esta estatística lhe fornece a média de saídas diárias e mensais de
cada produto. De acordo com o seu tipo de negócio ela pode ser razoavelmente
precisa ou apresentar várias falhas. O interessante é que inicialmente você use
esta consulta para aprender com seu negócio. Após certo tempo de adaptação
você conseguirá notar a margem de erro e usar esta margem para identificar
melhor quando será o provável término do estoque de cada produto para que você
possa providenciar a compra deste produto. Para facilitar a visualização está
consulta oferece tonalidades de cores para cada registro, que variam de roxo,
vermelho,laranja, amarelo, verde e azul, de acordo com a provável data de término
do estoque.
• CURVA ABC: situada na guia OUTRAS, a CURVA ABC é uma das principais
estatísticas administrativas do sistema. A CURVA ABC procura ordenar as
informações, lhe informando as que apresentam maior movimentação no topo da
lista e as menos representativas no fim da lista. Por exemplo, no topo da lista você
pode visualizar os produtos que mais vendem e, no final da lista, os produtos que
lhe geram menos lucro por venderem menos. Partindo deste princípio, a consulta
permite agrupar vendas por produto, cliente e funcionário, usando o valor bruto ou
o lucro como totalizador. Na primeira coluna é apresentado o nome do produto ou
cliente ou funcionário. Na segunda, o total de vendas. A partir da terceira é que
realmente começa a haver a análise dos dados. Na terceira coluna é apresentado
SorioDev Desenvolvimento de Sistemas Personalizados
foi vendido abaixo do custo, gerando prejuízo. Você pode definir uma data mínima
para a pesquisa de vendas e um valor máximo para a dívida do cliente, além de
selecionar quais opções deseja pesquisar. Além de localizar estes movimentos de
risco este módulo permite que você vá rapidamente àquele registro usando o botão
IR PARA.
• CLIENTES DEVEDORES: esta estatística permite obter o valor das dívidas em
FIADO e em CONTAS A RECEBER dos clientes devedores. Estes valores podem
ser obtidos em outras consultas no sistema, mas somente nesta é possível obter
os 2 valores de uma só vez, de forma conjunta e totalizando as dívidas.
• TOTAL DO ESTOQUE: permite visualizar o valor total do estoque no valor de custo
e nas tabelas de venda. O total é agrupado por categoria e por setor e, no final da
lista de dados, é calculado um total geral do estoque.
• TOTALIZAÇÃO DE VENDAS: permite cruzar informações das vendas para obter
diversos totalizadores. Por exemplo, você pode consultar o total de vendas por
cliente, por produto, por categoria de cliente e produto, por bairro, por cidade, por
funcionário, entre outras. É possível consultar todas as vendas ou apenas de um
período indicado.
• CUSTO BENEFÍCIO POR PRODUTO: esta consulta está disponível na guia
CUSTOS e permite calcular o custo/benefício de cada produto, agrupando as
vendas. É considerado como custo o valor de custo do cadastro do produto no
momento da venda, e como valor de venda o valor unitário do produto usado
naquela venda, subtraindo o desconto unitário e acrescendo o acréscimo. Ou seja,
se na venda 2005 você vendeu 20 unidades do PRODUTO A que custa $ 1,00 por
$ 1,80, dando $ 0,20 de desconto unitário, isso significa dizer que o custo total
deste produto nesta venda foi de $ 1,00 x 20 = $ 20,00. Já o valor total de venda foi
de ($ 1,80 – $ 0,20) x 20 = $ 32,00. Ou seja, o lucro da venda foi de $ 12,00, ou
seja, 60% ((12 / 20) x 100). Ao considerar estes valores o sistema soma todas as
vendas de cada produto. Entretanto, não são considerados os custos adicionais da
venda e os custos da empresa neste cálculo. Por isso, o lucro obtido com esta
estatística é parcial. Para se saber o custo de um determinado produto seria
necessário considerar além do seu custo, o custo da venda rateado entre os
produtos vendidos na venda e o custo da empresa rateado entre todas as vendas.
Este é um cálculo muito abrangente e pesado para se realizar e, por isso, esta
estatística considera apenas uma análise resumida para agilizar a apresentação
dos resultados.
• CUSTO BENEFÍCIO POR CLIENTE: igual ao custo por produto acima, mas
agrupado por cliente, ao invés de por produto.
• CUSTO BENEFÍCIO POR FUNCIONÁRIO: igual as duas estatísticas acima, mas
agrupado por funcionário.
• CONSUMO DE MATÉRIA PRIMA: exibe as quantidades de matéria prima
ESTIMADAS consumidas em um período com base na produção registrada. A
consulta é estimada porque não prevê alterações na receita do produto que podem
ocorrer com o passar do tempo. Esta consulta parte da premissa que o produto não
sofre alterações na receita.
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✗ Emissão de Documentos
✗ Criando Modelos de Documentos/Relatórios
Você deve primeiramente criar modelos de documentos. Estes modelos são textos que
contém alguns marcadores especiais. Exemplo:
À esquerda da tela exite uma lista com os possíveis marcadores que podem ser
colocados dentro do documento. Ao clicar sobre um marcador é exibida a descrição de
qual informação ele representa no rodapé.
No alto da tela existe uma guia chamada DICAS DE USO que lhe oferece algumas dicas
para criar o documento. Também há uma guia de ATALHOS que exibe teclas de atalho
para funções do editor.
Existem 2 dicas interessantes que vale ressaltar. A primeira delas, é possível ocultar uma
parte do texto se o campo que representa um marcador estiver vazio. Vamos pegar como
exemplo a imagem acima: no meio do documento existe um local escrito assim:
Vamos supor que você quer ocultar este campo caso a data do orçamento esteja em
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branco, ou seja, caso a venda tenha sido fechada diretamente sem ter sido emitido um
orçamento antes. Isso é possível usando o marcador SE-NULO:
No exemplo acima os marcadores grifados em vermelho são os que devem ser incluídos
para que o texto seja ocultado. Tudo que houver entre o início e o fim do marcador será
removido do documento caso o marcador identificado pelo SE-NULO, que no caso é o
#VEN_DATAVALIDORCAM#, esteja vazio.
A fonte COURIER NEW é uma das fontes que possui todos os caracteres do mesmo
tamanho, ou seja, o texto das linhas fica alinhado, como se tivesse sido feito em uma
máquina de escrever. Como o espaço também é considerado um caractere, é possível
alinhar os marcadores de forma que eles criem, por exemplo, uma coluna:
PRODUTO QTDE UNITÁRIO VALOR
-----------------------------------------------------------------------------
#INICIO_ITENSVENDIDOS##PRO_NOME#E046 #VEI_QTDE#D007 #CUNITARIO#D011 #CTOTALITEM#D013
#FIM_ITENSVENDIDOS#--------------------------------------------------------------------
---------
TOTAL #VEN_TOTAL#D015
Neste exemplo acima, perceba que na frente de cada marcador exite um texto adicional:
O alinhamento é definido pela tecla na frente do tamanho, que pode ser E (esquerda), D
(direita) ou C (centro). Logo após a letra é definido o tamanho, que sempre deve ser
referenciado por 3 dígitos:
No exemplo acima, perceba que também há um marcador para delimitar o início da lista
de produtos (#INICIO_ITENSVENDIDOS#) e outro para delimitar o fim
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Perceba que graças ao estilo da fonte, aos marcadores de início e fim e aos marcadores
com o tamanho de cada campo foi possível criar uma lista de dados com colunas.
✗ Emissão de Documentos
✗ Emitindo Documentos/Relatórios Personalizados
Ao clicar num destes relatórios que você criou, o sistema exibirá uma mensagem
indicando que o documento será aberto em um editor e que você poderá alterá-lo antes
de realmente fazer a impressão. Use o quarto botão deste editor para imprimir o
documento. No rodapé da tela, à direita, também haverá um botão que permite editar o
documento em um editor externo, que suporte o formato RTF (praticamente todos os
editores de texto atuais suportam este formato). Após a edição e/ou impressão do
documento, uma cópia do que foi feito ficará gravada no consulta de DOCUMENTOS
EMITIDOS, do menu CONSULTAS, como vimos anteriormente. Você poderá reabrir o
mesmo documento futuramente, inclusive com as alterações feitas, para reimprimi-lo,
caso precise.
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✗ Ferramentas
✗ LOG de Operações
✗ Ferramentas
✗ Importando e Exportando Informações
Uma novidade neste sistema é a capacidade de importar informações. Esta função está
disponível no módulo IMPORTAR DADOS, do menu FERRAMENTAS. O sistema pode
importar dados armazenado em um arquivo CSV. Um arquivo CSV armazena informações
em colunas que são separadas por um delimitador, geralmente “;” (ponto e vírgula).
Exemplo:
PRODUTO;VALOR
PRODUTO A;50,00
PRODUTO B;12,84
PRODUTO C; 187,14
Ou seja, um arquivo CSV nada mais é que um simples arquivo de texto com informações
separadas por delimitadores, onde cada linha do arquivo representa um registro. Estes
arquivos podem ser criados através do Microsoft Excel ou de outros editores de planilhas,
ou mesmo através de alguns editores de bancos de dados, como o Microsoft Access.
Você pode, por exemplo, copiar uma tabela de um site para o Excel e dele salvar o
arquivo CSV.
✗ Ferramentas
✗ Interpretador SQL
O interpretador é um recurso que permite não só manipular os dados dentro do seu banco
de dados de forma livre, mas também a estrutura. A execução de um comando errado
podem comprometer totalmente seu banco de dados. Este é um recurso que só pode ser
usado com a instrução da SorioDev, sendo uma ferramenta útil do nosso suporte.
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APÊNDICE
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✗ Esquemas promocionais
Neste sistema você pode encontrar 3 diferentes esquemas promocionais para oferecer a
seus clientes:
Quando você fecha uma venda sob a forma fiado o comportamento do sistema é quase
como se o financeiro da venda não existisse. Na verdade ocorre um lançamento, mas ele
é feito no cadastro do cliente, em um campo que agrupa o valor da dívida atual do cliente.
Resumindo, você deve definir no cadastro do cliente um limite de crédito, que representa
o valor máximo que o cliente pode dever para você nestas compras fiado. Um segundo
campo faz a totalização do valor atual de sua dívida. Este valor é acrescido sempre que
uma venda é paga total ou parcialmente nesta forma. Quando o cliente vem quitar sua
dívida, através de uma função disponível no botão AÇÃO do CONTROLE DE CLIENTES
ou também disponível na CENTRAL DO CLIENTE do menu FINANCEIRO, você faz o
lançamento do pagamento e este lançamento realiza a baixa do valor da dívida do cliente
e faz o lançamento no fluxo de caixa, finalizando o processo financeiro que se iniciou com
as vendas que geraram o valor da dívida.
De forma geral, é extremamente recomendável que você não venda fiado, a menos que
tenha certeza do pagamento pelo cliente, ou seja, que o cliente seja de extrema confiança
e isso seja comprovado. Não raro, pequenas quebram por vender fiado a clientes
inadimplentes.
Outra coisa que é preciso deixar claro, FIADO é diferente de A PRAZO (ou
PARCELADO). Quando você fecha uma venda PARCELADA no sistema, serão lançados
movimentos financeiros com data de vencimento, ou seja, prazo para o pagamento. Você
receberá alertas destes vencimentos e poderá até emitir documentos para o pagamento,
como boletos ou carnês. Já a venda FIADO não tem prazo para pagamento, sendo que
você deve estipular uma data mensal na qual faz a cobrança dos clientes ou
simplesmente deixá-los comprar até atingir o limite para cobrá-los.
De certa forma, tanto as vendas FIADAS como as PARCELADAS trazem riscos para
você, pois não há garantia de recebimento, por mais que tente se garantir com
documentos fiscais que permitam protestar a dívida. No entanto, a venda fiado, por ser
mais informal e geralmente decorrente de acordos “boca a boca” traz mais riscos.
SorioDev Desenvolvimento de Sistemas Personalizados
• A – use esta letra para indicar uma posição na etiqueta onde é impresso um
número que não irá usar. Na grande maioria das etiquetas, por exemplo, o primeiro
número indica um código de controle que você pode marcar com esta letra.
• P – indica uma posição na etiqueta onde é impresso o código do produto.
• Q – indica uma posição na etiqueta onde é impresso ou o valor ou o peso do
produto. De acordo com as configurações da própria balança, ela pode imprimir o
valor total do produto ou o seu peso na etiqueta.
• $ - este é um caractere especial que faz o programa entender que na etiqueta é
impresso o preço do produto. Se não mencionar este caractere no início do campo,
o sistema vai entender que a etiqueta é impressa com o peso do produto.
• # - este caractere força o sistema a ler 3 casas decimais no peso/preço, ao invés
das 2 por padrão.
2 002304 00102 0
A PPPPPP QQQQQ A
Perceba que a balança imprimiu o preço. Neste caso, devemos acrescer o caractere $ na
frente do código, assim:
$APPPPPPQQQQQA
Sendo assim, o código acima seria usado para a leitura da etiqueta. Suponha que a
mesma pesagem feita acima tivesse resultado numa etiqueta assim: 2002304002040.
Neste caso, o código da etiqueta seria quase o mesmo, mas assim: APPPPPPQQQQQA. Ou
seja, sem o símbolo $ na frente.
Neste ponto você deve ter percebido que os espaços reservados não usados na etiqueta
são preenchidos com zeros. Por exemplo, o espaço do código do produto:
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2 002304 00102 0
A PPPPPP QQQQQ A
2 230400 00102 0
A PPPPPP QQQQQ A
Devido a esta ocorrência existem algumas precauções que você deve tomar em seu
sistema:
Procure definir o código de todos os produtos de balança com o mesmo tamanho. Você
pode usar 4 dígitos, o que normalmente ocorre na empresas. Por exemplo: 1221, 1491,
4563, 7814 …
Nunca utilize zeros na frente o atrás do código. Exemplos: 1010, 0023, 1000, 4500, 0570
… Nestes casos, ao fazer a leitura limpando os zeros à frente e atrás. Por exemplo, no
código 1010 o sistema leria 101. No código 0023 o sistema leria 23. No código 0570, o
sistema iria entender 57. Assim, não seria possível localizar o produto.
Além da simples leitura das etiquetas da balança você pode também enviar sua lista de
produtos para a balança. Caso utilize alguma balança das marcas FILIZOLA ou TOLEDO,
é provável que também utilize o software fornecido por estas marcas para fazer a
comunicação com a balança. No caso da FILIZOLA, o software é o SMART e, no caso da
TOLEDO, o MGV. Estes programas possuem cadastros de produtos com preços, além de
algumas configurações da balança, como a do teclado. Ambos também possuem o
recurso de importar arquivos para preencher suas tabelas e é neste ponto eu o sistema
pode ajudar. Na página de download do programa em nosso site você pode encontrar um
utilitário que permite exportar arquivos para as balanças, bastando que você selecione
algumas opções para a exportação. No cadastro de produtos você também deve indicar
se o produto vai na balança ou não, e se é medido em peso ou em unidade. Os arquivos
são gerados geralmente na pasta onde o software da balança está instalado, mas você
pode definir a pasta correta caso o utilitário não consiga encontrá-la.
Caso tenha dúvidas, você também poderá contar com o suporte da TOLEDO e da
FILIZOLA para os seus programas, sobre como importar produtos ou mesmo sobre como
usar o programa com as suas necessidades.
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Outra personalização aplicável ao sistema diz respeito ao cabeçalho dos relatórios. Você
pode definir o logotipo de sua empresa, indo ao menu FERRAMENTAS, em
CONFIGURAÇÕES. No rodapé da tela há o LOGOTIPO DOS RELATÓRIOS, que deve
preferencialmente possuir um tamanho retangular. No entanto, esta nova versão do
sistema é capaz de ajustar o logotipo automaticamente, além de salvá-lo em banco de
dados para que você não precise abri-lo em todos os computadores na rede.
Além do logotipo, você pode incluir dados da sua empresa no cabeçalho dos relatórios.
Para isso, vá ao menu FERRAMENTAS, em REGISTRO DO SISTEMA e clique em
ALTERAR. No topo da tela são indicadas quais informações vão no relatório. Após definir
as informações, clique em SALVAR.
Com todas estas personalizações o sistema pode ficar com a cara de sua empresa,
incluindo cores, logotipo e dados da empresa.
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Caso sua empresa precise emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e) e utilize o software da
receita (http://www.nfe.fazenda.gov.br/PORTAL/emissor.aspx) é possível transferir a lista
de clientes e produtos cadastrados para o software da receita. Também é possível emitir a
nota fiscal completa em nosso software e já exportá-la pronta para ser validada, assinada
e enviada pelo software da receita.
É recomendável que você crie uma pasta em seu computador apenas para receber estes
arquivos de texto a fim de evitar erros no software da receita (em testes realizados
verificamos que se existirem mais arquivos na pasta onde estão os arquivos a serem
importados o programa da receita pode não identificá-los).
Considerações Importantes
Após importar a nota fiscal no programa da receita verifique se os valores estão corretos,
pelo menos nas primeiras tentativas. Caso tente validar várias notas ao mesmo tempo e o
processo falhe, acesse o cadastro da nota (marque ela e clique em DETALHES) e tente
fazer a validação diretamente do cadastro dela, pois nele são mencionadas quais
informações estão incorretas.
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Pronto, com isso feito todas as vendas no PDV terão 10% de acréscimo automático (não
é possível personalizar qual vai ou não, todas as vendas terão). O único cuidado que
deverá tomar é selecionar o funcionário antes de fechar a comanda (não precisa ser no
início, mas deve ser antes do fechamento).
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Antes de emitir boletos no sistema você precisará entrar em contato com o gerente de sua
conta corrente e indicar a ele que deseja emitir boletos, para formalizarem um contrato
junto a seu banco. Nosso sistema suporta apenas boletos não registrados. O boleto
registrado é conhecido pelo banco antes do pagamento, sendo que você emite um
arquivo de remessa e envia-o ao banco logo após a emissão do boleto. Com isso é
possível protestar o cliente junto ao SERASA ou SPC. Já o boleto não registrado só é
conhecido pelo banco quando ocorre o pagamento e, por isso, não permite protesto. Caso
opte por emitir boletos registrados deverá solicitar ao banco um programa para emiti-los
ou emiti-los on-line pelo site do banco.