Manual de Procedimiento Administrativo

MONTAJES RIVAS Y ASOCIADOS, C.A.
Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
MANUAL PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
SEGUN NORMA ISO 9002 Departamento: Gcia.
Administración
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
SEGUN NORMA ISO 9002
ELABORADO POR: FECHA DE REVISIÓN REVISADO POR: APROBADO POR

MONTAJES RIVAS Y
16-02-15 SRA. ESTHER AGUIRRE ING. TEODORO RIVAS
ASOCIADOS, C.A.
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Administración
ÍNDICE GENERAL DEL MANUAL
➢ CAPITULO I Introducción………………………………………………………………..
➢ CAPITULO II Procedimientos del manual administrativos……………………..
➢ CAPITULO III Reseña histórica empresarial…………………………..
➢ CAPITULO IV Fundamentos sobre la norma covenin ISO 9002…………
➢ CAPITULO V Procedimientos Administrativos y diagrama de flujo de cada uno de los
procedimientos ………………………………….
PROCEDIMIENTOS
➢ PADM 001 Para apertura de órdenes de trabajo……………………………

➢ PADM 002 Para elaborar órdenes de compra a proveedores……
➢ PADM 003 Para manejo de las cuentas por pagar………………………………………
➢ PADM 004 Para manejo de las cuentas por cobrar……………………………………….
➢ PADM 005 Para el control de asistencia del personal ……………………………………….
➢ PADM 006 Para solicitud de permisos personales……………......
➢ Formatos

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➢ FADM 001 Minutas……………………………………………….

➢ FADM 002 Orden de compra……………………………………
➢ FADM 003 para cuentas por pagar……………………………………
➢ FADM 004 Para cuentas por cobrar……………………………………
➢ FADM 005 Para control de asistencia……………………
➢ FADM 006 Para el control de asistencia general………….……………............
➢ FADM 007 Solicitud de permiso personal………………………………………
➢ FADM 008 Entrega de dotación…………………………………..
➢ FADM 009 Listado de personal y vehículos..
➢ FADM 010 Nota de entrega de materiales………….
➢ FADM 011 Nota de entrega de herramientas……………………………….
➢ FADM 012 Cuadro comparativo de solicitudes de cotizaciones…………………………..
➢ FADM 013 Carta típica……………………
➢ FADM 014 Control de mantenimiento de alumbrado………………..
➢ FADM 015 Solicitud de cotización………….
➢ FADM 016 Control de órdenes de compras a proveedores………………………………………
➢ FADM 017 Control de presupuestos……………………………………………….
➢ FADM 018 Acta de terminación………………………………………
➢ FADM 019 Seguimiento de presupuesto……………………………………………………………
➢ FADM 020 Relación de pago……………………………………………………………………………..
➢ FADM 021 Rendimiento de cuentas de viáticos y gasto de viaje………………………
➢ FADM 022 Flujograma de computadora……………………………………………………...

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Administración
CAPITULO I
Introducción
La intención de este manual de procedimientos es presentar en forma ordenada y sistemática Las

normas y los procedimientos llevados en las operaciones de la Dirección de La empresa Montajes Rivas y
asociados c.a con la finalidad de formalizar y agilizar Los trámites recurrentes que Se realizan y que
involucran sus departamentos y unidades operacionales.
Así como también ofrecer a la Dirección un instrumento que indique la forma de Hacer las
actividades y facilite en un momento determinado la verificación de los Pasos correctos a seguir para el
cumplimiento de las funciones, de igual forma Se quiere garantizar la continuidad de los procedimientos aun
cuando sucedan Cambios. Se espera que este documento sea de utilidad tanto para los funcionarios
Adscritos a la Dirección de Planta Física, como para cualquier persona que lo necesite.

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CAPITULO II
OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
➢ Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).

➢ Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades,
Evitar duplicaciones y detectar omisiones.
➢ Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la
Uniformidad del trabajo.
➢ Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones
y directrices.
➢ Agilizar el estudio de la organización.

➢ Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
➢ Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la
organización.

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➢ Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la
organización.
➢ Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos
que lo componen.
➢ Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y
tecnológicos disponibles.
Propósito del Manual de procedimientos Administrativos
Representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y
comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para
lograr una eficiente administración.
Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la
administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción
humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a
nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los
esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han
encomendado.

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CAPITULO III
RESEÑA HISTORICA
Montajes Rivas y Asociados, C.A., fue fundada en la ciudad de Maracay - Venezuela, en el mes de
febrero del año de 2001, cuya función principal es realizar todas aquellas actividades relacionadas con la
prestación de servicios eléctricos, proyectos, realización y ejecución de obras eléctricas y civiles,
mantenimiento, construcción, fabricación, compra, venta y reparación de equipos electromecánicos.
Su Representante Legal es el Sr. Teodoro Rivas Pérez, Ingeniero Electricista Mención Potencia
Egresado de la Universidad de Carabobo, con 28 años en el ramo y contando con experiencia técnico-laboral
para Empresas Distribuidoras Eléctricas como Electricidad de Caracas, C.A. Eleoccidente, C.A., de Servicios
como El Metro de Caracas, Digitel y Telcel, C.A. (Actual Movistar, C.A.). Manufactureras como Manpa, C.A.,
Plumrose Latinoamericana, C.A. y Kimberly Clark de Venezuela, C.A., Entes gubernamentales como el
I.A.A.I.M (Aeropuerto Internacional de Maiquetía), en la Industria Petrolera, a Nivel Nacional.
MISION

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Satisfacer las necesidades de nuestros Clientes brindándoles soluciones integrales con tecnologías de
punta en el Sector Eléctrico, Electrónico, de Telecomunicaciones e Informática, promoviendo los principios
organizacionales y buscando una retribución justa a nuestros Empleados, Clientes, Accionistas y Sociedad.
VISION
A mediados del año 2020 quiere ser, una compañía líder en Venezuela y destacada en América
Latina, implementando soluciones integrales en los sectores Eléctrico, Telecomunicaciones, Automatización
e informática, a partir del mejoramiento de los procesos, de un personal capacitado y comprometido con la
empresa, que establezca un adecuado conocimiento de los clientes y que permita darles un alto valor
agregado en los productos y servicios ofrecidos.
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA MONTAJES RIVAS Y ASOCIADOS C,A

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CAPITULO IV
FUNDAMENTOS SOBRE LA NORMA COVENIN 9002
La norma ISO es un modelo para el aseguramiento de la calidad en producción e instalación y

servicios asociados, esta define los criterios de aseguramiento de calidad a aplicar se produce o se realiza
en las Instalaciones, las etapas de la producción con ISO 9002 están 100% bajo control, esto quiere decir
que una vez supervisadas o inspeccionada no altera la calidad del producto de inmediato, Para lograr el
aseguramiento de la calidad en la producción de acuerdo a la norma ISO 9002 Se tienen que seguir las
siguientes condiciones:
➢ Reunir una serie de documentos en donde se encuentren bien especificadas las

Instrucciones que demuestren la manera de realizar los procesos de elaboración
De documentos.
➢ Los criterios de trabajo se estipulan al mayor grado practico posible, a través de
Normas por escrito o a través de muestra representativa.
➢ Monitorear y controlar los parámetros de los procesos de producción y características
del producto durante la manufactura.

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COMO LLEVAR A CABO SU CONTROL DE PROCESO EN ISO 9002
El control del proceso se realiza en función de los siguientes criterios:
o Entrenamiento del personal, todo el personal que labora en las líneas

De producción cuenta con el entrenamiento necesario para realizar su
Proceso u operación.
o Todos los materiales utilizados en producción son
Inspeccionado antes de .utilizarlos para asegurarse que cumplan con
Las especificaciones de calidad.
o Plan de calidad todas las líneas de producción cuentan con este manual
Que indica la forma de controlar las operaciones o inspecciones de calidad
o Diagrama de flujo indica la secuencias en las cuales se deben realizar las
Operaciones en el proceso.

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o Instrucciones de operación y pruebas indica la forma de realizar las

Operaciones e inspecciones en el proceso.
o Mantenimiento preventivo. Indica el tiempo y forma de realizar el
Mantenimiento a las máquinas para evitar que fallen durante el proceso
De producción.
PADM 001 PARA APERTURA DE ORDENES DE TRABAJO
O.C.C
1 CONTRATO Comunicarse con el cliente
Para corregir
2 Revisar Condiciones y técnicas

comerciales aceptables NO
SI
3 Asignar nro. De OT y hacer reunión

de apertura
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Reuniones de seguimiento de OT y
SIC semanales
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Leyenda
4
O.C.C: Orden de compra del cliente
O.T: Orden de trabajo
S.T.C: Sist. Integral de cálculo

Cierre Financiero de
5 contratos Presupuestos
PADM: 001 PROCEDIMIENTO PARA APERTURA DE ORDENES DE TRABAJO
DPTO: DEPARTAMENTO DE INGENIERIA Y GERENCIA
DEPARTAMENTOS VICEPRESIDENCIA ADM. DE CONTRATOS /

VICEPRESIDENCIA ADM. E
INGENIERIA
RESPONSABLES NRO ACTIVIDADES DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

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1 Al recibir una orden de compra o contrato por parte del cliente

(vía E-mail, llamada TLF o en físico). El gerente de ingeniería revisa y
V.P. ADM Cont. compara con el presupuesto presentado (sic xxx) si no hay ningún
V.P. ADM.GTE inconveniente importante a relación a monto global de la O/C,
ING. condiciones comerciales, forma de pago, plazo de ejecución de la
obra, o tasa cambiaria.
¿Es correcta o aceptable?
NO: contactar al cliente para hacer las correcciones pertinentes
V.P ADM de SI : procede asignarle el número de orden de trabajo (OT-XXX)

contratos
V.P ADM. Cont. 2 Se convoca a una reunión de apertura de O.T a esta reunión deben
V.P. ADM. GTE asistir, Jefe Dpto. ingeniería, ingeniero de proyectos asignado,
ING. Jefe ING gerente de administración, supervisor de Montajes electromecánico
asignado, presidente / gerente de ingeniería
V.P ADM. Cont. 3 En la reunión de apertura se analizan los detalles y estrategias a

V.P. ADM. GTE seguir para la ejecución optima de la obra tales como: Recursos
ING. Jefe ING financieros, recursos humanos, máquinas y herramientas
programación de actividades, alcance de trabajo.
V.P ADM. Cont. 4 Se levanta una minuta de reunión de apertura de OTS y se entrega a
V.P. ADM. GTE cada uno de los participantes. Se convierte la carpeta del sic a
ING. Jefe ING carpeta de OT y se archivan los documentos según el Procedimiento
de manejo de documentos. De obras(PING XX-)
5 Definición de magnitud de obras:

Obras menores: desde 0 BS hasta 1.000.000BS
V.P. ADM. Cont. Obras medianas Desde 1.000.000BS hasta 10.000.000BS

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Obras Mayores Desde 10.000.000BS hasta infinito.
6 Las obras menores se manejan con carpetas de manila tamaño

carta. las obras medianas y mayores se manejan con carpeta
V.P. ADM. plásticas blancas con divisiones.
GTE. ADM. GTE. 7 Semanalmente realizara una reunión de seguimiento de ejecución de

ING Jefe ING obras y presupuestos para evaluar el avance de los trabajos, según
Presidentes procedimiento de (PING XXX), deberán asistir a las reuniones de
seguimiento el siguiente personal: Presidente/GTE ingeniería gerente
de ingeniería gerente de administración jefe del departamento de
ingeniería Ing. de proyecto. Se tomaran decisiones técnico-
administrativas respecto a las obras.
Pres. GTE. ADM 8 Cierre financiero del contrato

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PADM 002 PARA LA ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA A PROVEEDORES
Evaluación
1
Trabajo
2 Lista de proveedores
3 Solicitud de cotización a
proveedores
4 Seguimiento la solicitud
de cotización
Modificar la solicitud
Cotización proveedor
recibida
5
6 Evaluación a 3
proveedores
ELABORADO POR: alternativo
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Colocación de Orden
de compra 8
NO SI
7
Aceptación de
cotización
Seguimiento a
cumplimiento de fecha 9
de entrega
PADM: 002 PARA ELABORAR ORDENES DE COMPRAS A PROVEEDORES
DPTO: DEPARTAMENTO DE INGENIERIA Y DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION
RESPONSABLES NRO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES
1 Para poder llevar a cabo una orden de compra a un proveedor es

necesario que el gerente de ingeniería evalué un trabajo para
Departamento de
hacer un listado de los materiales que necesite para la fabricación
Ingeniería/Compra
de la obra.
s
Departamento de 2 Se procede a buscar en la libreta que contiene número de

Ingeniería/Compra contactos y dirección de cada uno de los proveedores para su
s uso posterior NOTA: si no tienen número de proveedor de

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conveniencia se procede a buscar en páginas amarillas o en

internet.
Departamento de 3 Una vez obtenido varias alternativas de diferentes números de

compras o proveedores se empiezan a comunicar para hablarles acerca de:
departamento de disponibilidad del material. Si los proveedores tienen el material
el gerente del dpto. De Ing. Procede a enviarle solicitud de
ingeniería
cotización según FADM 015 donde se establece: disponibilidad,
modo de pago y tiempo de entrega.
Dpto. de 4 Se deberá llamar constantemente a los proveedores para recibir

Ingeniería/Compra respuesta acerca de la cotización enviada.
s
Dpto. ingeniería 5 Al recibir respuesta de la cotización enviada por parte de los tres
proveedores acerca del costo de los materiales se debe realizar
un cuadro comparativo de precios debidamente detallado según
FADM 012.
6 Comparar al menos 3 presupuestos.
Dpto. de 7 Selección del presupuesto para comprar

Ingeniería vs
8 NO: modificar la solicitud y reenviarla.
cliente
Dpto. Gerencia o 8 SI: colocar la orden de compra al proveedor la orden de compra

vice presidente la elabora el dpto. de ingeniería o dpto.. de administración y las
firma el presidente y les coloca sello húmedos. Formato FADM
002 orden de compra.

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Dpto. de 9 Seguimiento de la fecha de entrega.

ingeniería

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PADM 003 PARA EL MANEJO DE CUENTAS POR PAGAR DIAGRAMA DE FLUJO
1 Registro de factura del

Contactar al proveedor para
proveedor FADM 003
corregirla
Información pasa por

2
presidencia por
verificación
NO SI
3 Pres. Autoriza el pago
4 ADM. Procede a
cancelación de factura
5 Modo de pago Cheque o 7

transferencia
6 Archivado de factura
luego de haber pagado

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PADM: 003 PARA CANCELAR LAS FACTURAS DE CUENTAS POR PAGAR
DPTO: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION/ PRESIDENCIA
RESPONSABLES Nro. Actividades LLENADO DE ACTIVIDADES
Departamento 1 Comienza con la factura que llega a la empresa. Mediante aviso de

Administración notificación o por correo electrónico o en físico. Dpto. de ADM. La
registra. Formato FADM 003.
Departamento 2 El gerente de administración revisa la información de la factura y

Administración y procede a llevarse al gerente o presidente de la empresa para su
gerencia revisión.
Presidente 3 Autorizar el pago total o parcial de la factura.
Departamento 4 Se procede a pagar la factura al proveedor.

Administración
Departamento 5 Se archiva para reportar al contador.

Administración
Departamento 6 El gerente del dpto. De administración procede a archivarla en una

Administración carpeta tamaño carta amarilla que tiene como nombre relación de
gasto del mes

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PADM 004 PARA CUENTAS POR COBRAR DIAGRAMA DE FLUJO
Devuelve al dpto. ADM.

1 dpto. administración Emite Para corrección.
factura al cliente
NO
Verificación de factura por
2 presidencia ¡correcto?
SI
SI
Envió de factura con
3 personal interno para
llevarla al Cliente
Seguimiento al pago de la factura por

4 parte del cliente. FADM 004

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Clasificación de factura
blanca, amarillo,
5
rosada para archivar.
luego de haber cobrado
7
Fin
PADM: 004 PARA ELABORAR LAS FACTURAS DE CUENTAS POR COBRAR
RESPONSABLE Nro. Actividades LLENADO DE ACTIVIDADES

S
Departamento 1 La factura es elaborada por el dpto. De administración tiene

Administració que regirse por ciertos elementos antes de elaborarla tales
n como: fecha de pago, formas de pago y monto. Como lo indica
el formato de facturación. Monriaca.
Departamento 2 Luego de llenar los datos el gerente de administración pasa por

Administració presidencia por revisión este sella y firma en señal de
ny

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presidencia. probación.
DPTO. ADM. 3 Se le envía al cliente vía digital y/o en físico.
DPTO. ADM. 4 Seguimiento al cobro de la factura.
Departamento 5 Factura blanca original del cliente amarilla a contabilidad verde

Administració a control de presidencia.
n
Departamento 6 Archivar en las carpetas respectivas.

Administració
n
Departamento 7 Fin
Administració
n
PADM 005 PARA CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL
Formato digitalizado
1 FADM. 005

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Administración
2
Llenar el Formato control de
asistencia archivado de
información en carpeta marrón
en la oficina
3 Llenado de control de
asistencia todos los días
Inf: pasa diariamente por

4 pres. Para su verificación
Reposos, faltas injustificada,

5
ausencias días de descanso
6 Dpto. ADM. Elabora un

resumen quincenal de
INF. Pasa por presidencia 7
asistencias FADM 006
verifica firma y sella y pasa
inf dpto. Administración

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PADM: 005 PARA CONTROL DE ASISTENCIA
DPTO: RECURSOS HUMANOS /DPTO. ADMINISTRACION

S
Departamento 1 El control de asistencia es un formato que se encuentra

ADM. ubicado en la computadora del departamento de recursos
humanos lo debe llenar a diario el personal nomina fija.
Departamento 2 Debe existir una carpeta en la oficina para el control diaria de la

ADM asistencia del personal.
trabajadores 3 Llenar a puño y letra la asistencia diaria entrada y salida.
Departamento 4 Diariamente el presidente chequea la asistencia.

ADM
Departamento 5 Se debe elaborar un informe quincenal de asistencia laboral.

ADM También un informe trimestral y graficas anuales.
Departamento 6 Presidencia o departamento de recursos humanos deberá

ADM colocar observaciones de un trabajador si dispone de un
reposo para justificar el día que no pudo laborar
PRESIDENCIA 7 La Información se le presenta al presidente para firma y sellar.

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PADM 006 SOLICITUD DE PERMISO DE PERSONAL
Solicitar el formato Dpto.

1 Administrativo
2 Llenar la solicitud de permiso con dos días de

anticipación FADM 007
3
Presentar al supervisor inmediato
para su aprobación
4 NO Autorizada
SI
Firma autorizada Nro. 1 supervisor
5 inmediato
Firma del presidente

6

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Archivar en carpeta de control de

7
permisos/reposos
Nota: la solicitud de permiso debe presentarse con dos días de anticipación
PADM: 006 PROCEDIMIENTOS DE SOLICITUD DE PERMISO DE PERSONAL
DPTO: PRESIDENTE Y DPTO. ADM.
RESPONSABLES Nro. ACTIVIDADES DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Solicitud de formato del Dpto. Administrativo
Trabajador Dpto. 1
Administrativo
Llenar la solicitud de permiso con los datos de la persona, que está

solicitando el permiso ya con dos día de anticipación FADM 007
Trabajador 2
Presentar el permiso al supervisor inmediato para la revisión del

documento por parte de administración o presidencia
Supervisor 3
Inmediato

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NO: Es autorizado volver a presentar al supervisor inmediato
Trabajador 4
Firma autorizada por el supervisor inmediato
Supervisor 5
Inmediato
Firma del presidente cuando la solicitud del permiso personal es

autorizado
Presidente 6
Departamento Archivar documento de permiso en la carpeta de control de

Administrativo permisos/reposos
7
PADM 004 SEGUIMIENTO DE PRESUPUESTO

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Administración
Devuelve al dpto. ADM.

1 dpto. administración Emite Para corrección.
factura al cliente
NO
Verificación de factura por
2 presidencia ¡correcto?
SI
SI
Envió de factura con
3 personal interno para
llevarla al Cliente
Seguimiento al pago de la factura

4 por parte del cliente.
Clasificación de factura
blanca, amarillo,
5
rosada para archivar.
luego de haber cobrado
ELABORADO POR:
7
FECHA DE REVISIÓN REVISADO POR: APROBADO POR
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Fin
FADM:018 PROCEDIMIENTO PARA LLENAR SEGUIMIENTO DE PRESUPUESTO
DPTO: PRESIDENTE Y EMPRESA CONTRATANTE
RESPONSABLES NRO ACTIVIDADES LLENADO DE ACTIVIDADES
Departamento 1 La realiza el personal de administración solo la información. Que se

ADM necesite porque las firmas son información que no se puede llenar porque
de los representes legales del proyecto que van a mano escrita en primer
lugar van los datos de la empresa contratante
Departamento 2 En segundo lugar va el nombre de la empresa contratista que es la

ADM empresa que elaboro el proyecto
Departamento 3 Aquí se coloca en número de contrato y el año.

ADM
Departamento 4 Aquí se plasma el Rif de la empresa contratante.

ADM
Departamento 5 Seguido el Rif de la empresa contratista. Que es la encargada de la

ADM realización de la obra
Departamento 6 Aquí se coloca el monto total por la cual está estipulada la obra con el IVA
ADM incluido
Departamento 7 Luego de eso se coloca cual el tema de la realización de la obra

ADM

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Administración
Departamento 8 Donde se encuentra ubicada la empresa la empresa contratante estado

ADM dirección
Departamento 9 Información acerca de la obra que se hizo dentro de la empresa

ADM contratante breve descripción.
Departamento 10 La fecha en la cual inicio el contrato

ADM

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Administración
PADM 003 RELACION DE PAGO
1 Registro de factura
del proveedor
corregirla

2
presidencia por
verificación
NO SI
4 ADM. Procede a
5 Modo de pago Cheque o 7

transferencia
luego de haber pagado

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Administración
FADM:018 PROCEDIMIENTO PARA LLENAR RELACION DE PAGO



ADM

ADM

ADM incluido

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Administración

ADM

ADM dirección


ADM

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Administración
PADM 006 RENDIMIENTO DE CUENTAS DE VIATICOS Y GASTO DE VIAJE
Solicitar el formato Dpto.

1 Administrativo
2 Llenar la solicitud de permiso con

dos días de anticipación
3
Presentar al supervisor inmediato
para su aprobación
4 NO Autorizada
SI
Firma autorizada Nro. 1 supervisor
5 inmediato
Firma del presidente

6
Archivar en carpeta de control de

7
permisos/reposos

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FADM:018 PROCEDIMIENTO PARA LLENAR RENDIMIENTO DE CUENTAS DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE



ADM

ADM

ADM incluido

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Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración

ADM

ADM dirección


ADM

MONTAJES RIVAS Y
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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
PADM 003 FLUJOGRAMA DE COMPUTADORA
del proveedor
corregirla

2
presidencia por
verificación
NO SI
4 ADM. Procede a
5 Modo de pago
Archivado de factura
6 luego de haber pagado

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Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
FADM:018 PROCEDIMIENTO PARA LLENAR DE COMPUTADORA



ADM

ADM

ADM incluido

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Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración

ADM

ADM dirección
PADM 003 FLUJOGRAMA DE COMPUTADORA
del proveedor
corregirla

2
presidencia por
verificación
NO SI
3
ELABORADO POR: Pres.
FECHA DE REVISIÓN Autoriza el pago
REVISADO POR: APROBADO POR
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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
4 ADM. Procede a
5 Modo de pago
Archivado de factura
6 luego de haber pagado

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Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración



ADM

ADM

ADM incluido

ADM

ADM dirección

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Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
FORMATOS
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ADMINISTRATIVOS
Administración
FADM 001 MINUTAS DE REUNION
FECHA: (1)
MINUTA DE REUNION N° (2) PAG: (3)
ASISTENTES (4) EMPRESA ( 5) C.I. (6) CARGO ( 7)
REFERENCIAS: (8)
Fecha/Resp (9)

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Revisión: FEB 15
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Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
Fecha/Resp
Telf./Fax:(0243)2362273 E-Mail:monriaca@cantv.net
FADM: 001 PROCEDIMIENTO PARA LLENAR ORDENES DE TRABAJO
RESPONSABLE NRO LLENADO DE ACTIVIDADES

S ACTIVIDADES
Departament 1 Se coloca la fecha del momento que se realiza la minuta.

o de
Ingeniería
Asistente 2 Aquí se coloca el número de página que se está llenando..

administrativo

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Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
Asistente 3 Cuantas paginas conforman el documento en total.

administrativo
Asistente 4 Aquí se colocan los representantes que se encuentren en la

administrativo reunión.
Asistente 5 Los nombres de las empresas que harán los acuerdos. Ejemplo:
administrativo MANPA, MONTAJES RIVAS Y ASOCIADOS
Asistente 6 Cedula de cada uno de los integrantes que se encuentren en la

administrativo reunión
Asistente 7 Cargo de cada uno de los representantes que se encuentren en la

administrativo reunión
Asistente 8 Indicar Cuál es el tema a tratar en la reunión.

administrativo
Asistente 9 Fecha en la cual se debe concluir la actividad mencionada en el

administrativo punto y quienes son los responsables de llevar ese proceso a cabo
FADM 002 ORDEN DE COMPRA
REF: 1 N°: OC- 2

ORDEN DE COMPRA FECHA: 3 REV.O 4

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
SEÑORES
: 5 COMPRADOR: 6
ATN.: 7 TLF.: 8 FAX/E-MAIL: 9
DIRECCION: 10
ALCANCE: 11
UNIDA CANT PRECIO PRECIO
ITEM DESCRIPCION D . UNIT. TOTAL
-
12 13 14 15 16 17 -
-
-
-
-
-
-
-
-
-
SUBTOTAL : 18 #¡REF! Bs.
IMPUESTO IVA 12 %:19 #¡REF! Bs.
GRAN TOTAL: 20 #¡REF! Bs. 25
INMEDIAT
TIEMPO DE ENTREGA: O 21 ING. TEODORO RIVAS PÉREZ

VALIDEZ DE LOFERTA: 22 PRESIDENTE
FORMA DE PAGO: 23
TASA CAMBIARIA: 24
FADM 002: INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO FADM 002 ORDEN DE COMPRA

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
RESPONSABLES NRO LLENADO DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES
Departamento de 1 Aquí se coloca el número de orden de orden de trabajo según el

Ingeniería correlativo de la carpeta se lo coloca el presidente
Departamento de 2 Aquí se coloca el número de orden de compra se lo asigna
Ingeniería presidencia.
Departamento de 3 La fecha en la cual se realiza la operación.

Ingeniería
Departamento de 4 Numero de revisión si ha sido corregido el documento

Ingeniería
Departamento de 5 Nombre del proveedor a la cual se le hace la compra

Ingeniería
Departamento de 6 Nombre del comprador de la empresa MONRIACA.

Ingeniería
Departamento de 7 Aquí se coloca el nombre del vendedor que realiza la venta.

Ingeniería
Departamento de 8 Aquí se coloca el número de teléfono del vendedor o la compañía

Ingeniería proveedora
Departamento de 9 Fax o el email de la empresa proveedora

Ingeniería

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
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ADMINISTRATIVOS
Administración
Departamento de 10 Aquí se coloca La dirección de la empresa proveedora.

Ingeniería
Departamento de 11 Se coloca la razón por la cual se necesita la compra de los

Ingeniería materiales.
Departamento de 12 la numeración de los materiales

Ingeniería
Dpto.: de Ingeniería 13 Se deben indicar las características técnicas del insumo

solicitado.
Dpto.: de Ingeniería 14 Por medición por tipo de correlativo dependiendo del material
ejemplo: alicate PZA cable metro,
Dpto. Ingeniería 15 Cantidad solicitada.
Dpto. Ingeniería 16 Precio por cada unidad de material.
Dpto. Ingeniería 17 Precio total del material. Según la cantidad que se necesite
Dpto. Ingeniería 18 Es el precio total de todos los materiales que se compran antes
de impuestos.
Dpto. Ingeniería 19 se coloca el monto del I.V.A
Dpto. Ingeniería 20 Se coloca La sumatoria del subtotal más el I.V.A.
Dpto. Ingeniería 21 Se indica el tiempo de entrega ofrecido por el proveedor.
Dpto. Ingeniería 22 Validez de la oferta hecha por el proveedor.

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
Dpto. Administración 23 Forma de pago acordado. Contado. Crédito.
Dpto. Gerencia 24 Tasa cambiaria Bs vigente en la fecha de elaboración de la orden

de compra.
Dpto. Gerencia 25 Firma autorizada del presidente de la empresa.
FADM 003 RELACION DE CUENTAS POR PAGAR
RELACION DE CUENTAS POR PAGAR MONRIACA

FECHA FECHA
# FACT. EMPRESA ABONO MONTO
EMISION VENCIMIENTO
00265
6 DA CORPORACION,C.A. 17/07/2013 17/07/2013 66.080,00
S/N ESTEBITA GAS, C.A. 03/02/2015 03/02/2015 174.065,60

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
PADM: 003 PARA CANCELAR LAS FACTURAS DE CUENTAS POR PAGAR
RESPONSABLES Nro. Actividades LLENADO DE ACTIVIDADES
Departamento 1 Comienza con la factura que llega a la empresa. Mediante aviso de

Administración notificación o por correo electrónico o en físico. Dpto. de ADM. La
registra. Formato FADM 003.
Departamento 2 El gerente de administración revisa la información de la factura y

Administración y procede a llevarse al gerente o presidente de la empresa para su
gerencia revisión.

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
Presidente 3 Autorizar el pago total o parcial de la factura.
Departamento 4 Se procede a pagar la factura al proveedor.

Administración
Departamento 5 Se archiva para reportar al contador.

Administración
Departamento 6 El gerente del dpto. De administración procede a archivarla en una

Administración carpeta tamaño carta amarilla que tiene como nombre relación de
gasto del mes
FADM 004: RELACION DE CUENTAS POR COBRAR
RELACION DE CUENTAS POR COBRAR MONRIACA

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
FECHA FECHA
# FACT. EMPRESA ABONO MONTO
EMISION VENCIMIENTO
PADM: 004 PARA ELABORAR LAS FACTURAS DE CUENTAS POR COBRAR

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración

S
Departamento 1 La factura es elaborada por el dpto. De administración tiene

Administració que regirse por ciertos elementos antes de elaborarla tales
n como: fecha de pago, formas de pago y monto. Como lo indica
el formato de facturación. Monriaca.
Departamento 2 Luego de llenar los datos el gerente de administración pasa por

Administració presidencia por revisión este sella y firma en señal de
ny probación.
presidencia.
DPTO. ADM. 3 Se le envía al cliente vía digital y/o en físico.
DPTO. ADM. 4 Seguimiento al cobro de la factura.
Departamento 5 Factura blanca original del cliente amarilla a contabilidad verde

Administració a control de presidencia.
n
Departamento 6 Archivar en las carpetas respectivas.

Administració
n
Departamento 7 Fin
Administració

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
FADM 005 CONTROL DE ASISTENCIA
PERSONAL EMPLEADO MONRIACA
FECHA: 1 / / DIA: 2
DATOS GENERALES DEL TRABAJADOR JORNADA DE TRABAJADOR DIARIA
Íte Cód Nombres y apellidos Cedula de Hora de Firma Hora de Firma Observació
m . Identidad de de n
Entrada Salida
Entrad Salida
a
3 4 5 6 7 8 9 10 11

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
Observaciones:_______12_____________________________________________________
ING. TEODORO RIVAS PEÉ REZ

___________________13______________
FADM: 005 PARA ELABORAR CONTROL DE ASISTENCIA
DPTO: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

S

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
Dpto. ADM 1 Indicar fecha
Dpto. ADM. 2 Indicar día de la semana
Dpto. ADM. 3 Aquí se le agrega los números de trabajadores que se

encuentren en la empresa
Dpto. RRHH 4 El código de cada uno de los trabajadores con el cual es

organizado en recursos humano.
TRABAJADOR 5 Nombre y apellido de cada uno de los trabajadores
TRABAJADOR 6 Cedula de identidad del trabajador
TRABAJADOR 7 Hora de entrada del trabajador
TRABAJADOR 8 Aquí se coloca la firma del trabajador a la entrada.
TRABAJADOR 9 Hora de salida del trabajador
TRABAJADOR 10 Firma de salida del trabajador a la salida
Dpto. ADM 11 Observaciones acerca de un reposo o si no asistió el trabajador

en ese día o justificación de la inasistencia.
Dpto. ADM 12 Observaciones generales o imprevistas.
PRESIDENCIA 13 Firma y cedula del presidente de la empresa.

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
FADM 006 CONTROL DE ESTADISTICO ASISTENCIA GENERAL
Elaborado por: DPTO. ADM. 1
FECHA: 2
PERIODO
Control :3
de asistencia de cada de uno de los trabajadores de la empresa
PERS
HORAS A,D LUNES-
NRO TRABAJADOR INASISTENCIAS REPOSOS PERSONALE TOTAL DIAS TRABAJADOS
EXTRAS VIERNES
S
1 4 5 6 7 8 9 10
2
3 -
4 -
5 -
6 -
7 -
8 -
9 -
10 -
11 -
12 -
13 -
14 -
15 -
16 -
17 -
18 -

MONTAJES RIVAS Y
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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
19 -
20 -
ELABORADO POR: ____11__________ REVISADO POR: _______12_______
FADM: 006 PARA LLENAR CONTROL DE ASISTENCIA GENERAL
DPTO: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

S
Dpto. ADM. 1 Departamento que fue encargado de realizar el control de

asistencia
Dpto. ADM. 2 La fecha exacta desde que se empieza el control de asistencia
Dpto. ADM. 3 Periodo de control estadístico de asistencia. Desde- hasta
Dpto. ADM. 4 Nombre del trabajador
Dpto. ADM. 5 Aquí se coloca el Numero de inasistencias en el periodo
Dpto. ADM. 6 Numero de reposos en el periodo
Dpto. ADM. 7 Número de permisos personales

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
Dpto. ADM. 8 Horas extras trabajadas en el periodo
Dpto. ADM. 9 Aquí se colocan la ausencia del trabajador en el periodo
Dpto. ADM. 10 Aquí se colocan los días del trabajador laborado
Dpto. ADM. 11 Aquí se plasma la información de la persona que redacto el

control de asistencia
Dpto. ADM. 12 Aquí se coloca la persona q verifica el documento en esta caso

viene siendo presidencia o gerencia.
FADM 007 SOLICITUD DE PERMISO PERSONAL
FECHA :_______________________
SOLICITUD DE PERMISO
Yo, __________________2_______________, portador de la C.I. N°____3______________

Solicito ausentarme de mis labores el día: ___________4________________________
Desde:__________5_________hasta:_____________6_______por motivos de:_____7__

MONTAJES RIVAS Y
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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
____________________________________________________________________.
Firma del Trabajador:______________________8__________Huella:______9___________
Nombre y firma del Supervisor Inmediato:__________________10____________________
Autorizado por: ______________11__________________

Ing. Teodoro Rivas Perez
Montajes Rivas y Asociados, c.a

FADM: 007 INSTRUCTIVO DE SOLICITUD DE PERMISO PERSONAL
RESPONSABLES Nro. ACTIVIDADES DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Indicar el día la fecha
Trabajador 1
Nombre y apellido del empleado que solicita el permiso.

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
Trabajador 2
3 Cedula de identidad del empleado
Trabajador
4 Colocar el día en el cual se ausenta el empleado
Trabajador
5 Colocar la hora y el día que se va ausentar
Trabajador
6 Colocar hasta cuándo se va ausentar
Trabajador
7 Colocar el motivo por el cual se ausenta
Trabajador
8 Firma del empleado
Trabajador
9 Huella del empleado
Trabajador
Supervisor 10 Nombre y firma del supervisor inmediato

Inmediato

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
11 Autorización del presidente de la empresa
Presidente
FADM 008 ENTREGA DE DOTACION
REF: 1 N°: 2
ENTREGA DE DOTACION FECHA: 3 REV: 4
NOMBRE Y APELLIDO: 5 C.I.:6
CARGO:7
UNIDAD CANTIDAD
ITEM DESCRIPCION 8 9 ENTREGADO 10 11
1 BOTAS. PAR
2 PANTALON. PZA

MONTAJES RIVAS Y
ASOCIADOS, C.A.
Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
3 FRANELA PZA
4 CASCO DE SEGURIDAD PZA
5 LENTES DE SEURIDAD PZA
6 GUANTES PAR
7 TAPA OIDO PZA
8 TAPA BOCA PZA
9 OTROS UNT
-
12
13
RECIBIDO POR: ENTREGAD POR:

FADM:008 PROCEDIMIENTO PARA LLENAR ENTREGA DE DOTACION
DPTO: DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS.
RESPONSABLE NRO LLENADO DE ACTIVIDADES

S ACTIVIDADES
Departamento 1 Aquí se coloca la referencia que es la orden de trabajo que se asigna

de RRHH. al momento de realizar la obra.
Departamento 2 Aquí se plasma el número de dotación que se le han entregado al

de RRHH. Y trabajador en la misma obra o en otras
trabajador

MONTAJES RIVAS Y
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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
Departamento 3 La fecha y el día que se le está entregando la dotación al trabajador.

de RRHH.
Departamento 4 La revisión si hizo falta algún implemento al trabajador se plasma ahí

de RRHH. que ya se entregado esa dotación.
Departamento 5 De igual manera se coloca el nombre y apellido del trabajador que se

de RRHH. le hizo la entrega de la dotación.
Departamento 6 Asimismo la cedula de identidad del trabajador que se le hizo la

de RRHH. entrega de dotación.
Departamento 7 Aquí se le coloca el tipo de cargo que realizara el trabajador dentro

de RRHH. de la empresa.
Departamento 8 Breve descripción de los implementos de seguridad que se le

de RRHH. entregaran al trabajador
Departamento 9 Dependiendo el tipo de dotación que se le está entregando al

de RRHH. trabajador aquí se refleja si es pza para o unitario
Departamento 10 Marcar con una x o una flecha los implementos de seguridad que se
de RRHH. le valla a entregar al trabajador.
Departamento 11 Que cantidad de equipos se le está entregando al trabajador

de RRHH.
Departamento 12 Aquí se coloca la firma del trabajador como consta que está
de RRHH. Y recibiendo los implementos de seguridad para laborar dentro de la
trabajador empresa

MONTAJES RIVAS Y
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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
Departamento 13 Aquí se coloca la firma del responsable de entregarle los

de RRHH. implementos de seguridad al trabajador.
FADM 009 LISTADO DE PERSONAL Y VEHICULOS

MONTAJES RIVAS Y
ASOCIADOS, C.A.
Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
Maracay, 1
SEÑORES: 2
ATENCION: 3
PRESENTE.- 4
LISTADO DE PERSONAL Y VEHICULOS
PERSONAL
NOMBRE Y APELLIDO 5 CEDULA DE IDENTIDAD 6 CARGO 7
VEHICULOS
TIPO 8 MARCA 9 MODELO 10 COLOR 11 PLACA 12

MONTAJES RIVAS Y
ASOCIADOS, C.A.
Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
SIN MAS A QUE HACER REFERENCIA, ME DESPIDO DE USTED
_____________________ 13
Ing. Teodoro Rivas Pérez
Presidente
Montajes Rivas y Asociados, C.A.
FADM:009 PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LISTADO PERSONAL Y VEHICULOS
DPTO: DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS.
Departamento 1 En primer lugar se coloca La fecha del día que se elabora el listado
de RRHH.
Asistente 2 Aquí se coloca el nombre de la empresa a la cual va dirigida el

administrativo personal y los vehículos.
Asistente 3 Nombre del Supervisor de la empresa a la cual va dirigida la carta

administrativo
Asistente 4 Aquí se le coloca a la carta un breve saludo a la empresa y se le

administrativo informa la entrada al personal y vehículos a la empresa según ref. ot
numero xxx
Asistente 5 Nombre y apellido de todos los trabajadores que entraran en la

administrativo empresa incluso presidente y vicepresidente.

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
Asistente 6 Cedula de identidad de cada uno de los trabajadores que entren

administrativo dentro de la empresa.
Asistente 7 Cargo de cada uno de los trabajadores que vayan a realizar la obra.
administrativo
Asistente 8 Tipos de vehículos que vayan a entrar a la empresa

administrativo
Asistente 9 Aquí se coloca las Marcas del vehículo que entren a la empresa
administrativo
Asistente 10 Asimismo los Modelos del vehículos que entren a la empresa

administrativo
Asistente 11 De tal manera los Colores de los vehículo que entre a la empresa
administrativo
Asistente 12 Aquí se coloca las placas de los vehículos que entren a la empresa
administrativo
Asistente 13 Firma del presidente de la empresa y encargado de dirigir la obra.

administrativo

MONTAJES RIVAS Y
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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
FADM 010: NOTA DE ENTREGA DE MATERIALES
REF: 1
NOTA DE ENTREGA
(MATERIALES) FECHA: 2
SEÑORES: 3
ATN: 4
DIRECCIÓN: 5
ALCANCE: 6
CANTIDA
ITEM DESCRIPCION DEL MATERIAL UNIDAD D
1 8 9
2 7
3
FIRMA:
DESPACHADO POR C.I.: 12_________________
10:_______________________ 11______________________ _
RECIBI CONFORME C.I.: FIRMA:

13:_______________________ 14______________________ 15_________________

MONTAJES RIVAS Y
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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
_ _
FAVOR DEVOLVER COPIA FIRMADA
FADM:XXX PROCEDIMIENTO PARA LLENAR NOTA DE ENTREGA DE MATERIALES
DPTO: DEPARTAMENTO DE INGENIERIA
NRO ACT I
VIDA S
Departamento de 1
RRHH.
1
Departamento de 2 Aquí se coloca la Fecha en la cual se realizó la nota de entrega

RRHH.
Departamento de 3 Aquí se coloca el Nombre de la empresa a la cual van dirigida las

RRHH. materiales

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
Departamento de 4 Aquí se coloca el nombre del supervisor de la obra para verificación de

RRHH. materiales
Departamento de 5 Aquí se coloca la dirección de la empresa a donde van dirigidas los

RRHH. materiales para el uso de la obra
Departamento de 6 Aquí se coloca el alcance sobre la obra y los materiales que están
RRHH. destinadas para la realización de la obra
Departamento de 7 Descripción de cada uno de los materiales que se llevara a la empresa

RRHH.
Departamento de 8 Aquí se coloca Cuántas unidades de ese mismo material se llevara a la

RRHH. empresa
Departamento de 9 Aquí se coloca la cantidad de producto

RRHH.
Departamento de 10 La persona que despacha el material coloca su firma aquí.

RRHH.
Departamento de 11 La persona que despacha el material coloca su cedula

RRHH.
Departamento de 12 La persona que despacha el material coloca su firma

RRHH.
Departamento de 13 La persona que recibió ese material dentro de la empresa.

RRHH. Por parte
empresa contrate

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
FADM 011: NOTA DE ENTREGA DE HERRAMIENTAS
NOTA DE ENTREGA REF: 1
(HERRAMIENTAS) FECHA: 2
SEÑORES: 3
ATN.: 4
DIRECCIÓN: 5
ALCANCE: 6
CANTID
ITEM DESCRIPCION DEL MATERIAL UNIDAD AD
1 8 9
2 7
3
DESPACHADO POR C.I.: FIRMA:

10:_______________________ 11______________________ 12__________________
RECIBI CONFORME C.I.: FIRMA:

13:_______________________ 14_______________________ 15__________________
FAVOR DEVOLVER COPIA FIRMADA

MONTAJES RIVAS Y
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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
FADM:011 PROCEDIMIENTO PARA LLENAR NOTA DE ENTREGA DE HERRMIENTAS
Departamento 1 En primer lugar el número de ref. u orden de trabajo asignado por

de Ing. presidencia
Departamento 2 Aquí se coloca la Fecha en la cual se realizó la nota de entrega

de Ing.
Departamento 3 Aquí se coloca el Nombre de la empresa a la cual van dirigida las

de Ing. herramientas
Departamento 4 Aquí se coloca el nombre del supervisor de la obra para verificación de

de Ing. herramientas
Departamento 5 Aquí se coloca la dirección de la empresa a donde van dirigidas las

de Ing. herramientas para el uso de la obra
Departamento 6 Aquí se coloca el alcance sobre la obra y los materiales que están
de Ing. destinadas para la realización de la obra

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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
Departamento 7 Descripción de cada uno de los materiales y herramientas que se llevaran

de Ing. a la empresa
Departamento 8 Aquí se coloca Cuántas unidades de ese mismo material o herramientas

de Ing. se llevara a la empresa
Departamento 9 Aquí se coloca la cantidad de producto

de Ing.
Departamento 10 La persona que despacha las herramientas coloca su firma aquí.

de Ing.
Departamento 11 La persona que despacha las herramientas coloca su cedula

de Ing.
Departamento 12 La persona que despacha la firma coloca su firma

de Ing.
Supervisor de
ora
Departamento 13 La persona que verifica la entrada de las herramientas dentro de la

de Ing. empresa.
Supervisor
empresa
contratadora

MONTAJES RIVAS Y
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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
FADM 012: CUADRO COMPARATIVO DE SOLICITUDES DE COTIZACIONES
ELABORADO: TEODORO A RIVAS

PROVEEDOR 1
PROVEEDOR
PROVEEDOR
REF.: 2 FECHA: 3
CUADRO COMPARATIVO DE SOLICITUDES
IT DESCRIPCION 4 UND CAN UNITARIO COSTO TX COST TX COST TX TOTA
E 5 T6 7 1 O2 O3 L

MONTAJES RIVAS Y
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Revisión: FEB 15
Rif: J-30784814-6
Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
M
1 PZA 8 9 10 11 12 13 14
2 PZA
3 PZA
4 PZA
5 PZA
6 PZA
7 PZA
8 PZA
9 PZA
1
PZA
0
1
PZA
1
1
PZA
2
1
GAL
3
1
GAL
4
-
COSTO TOTAL A CANCELAR: 15
TX: tiempo de entrega:16_________ Revisado por: 17___________ Aprobado por: 18_________
FADM:012 PROCEDIMIENTO PARA LLENAR CUADRO COMPRATIVO DE PRECIO DE

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ADMINISTRATIVOS
Administración
PROVEEDORES
DPTO: DEPARTAMENTO DE GERENCIA

ACTIVIDADES
Departamento 1 En primer lugar se plasma 3 tipos de proveedores ya recolectado de la

de Ing. agenda después de haberlo comunicado y haber acordado asuntos
pendientes tales como: costos tiempo ubicación.
Departamento 2 Se coloca la ref. o la orden de trabajado que fue asignada por presidencia
de Ing. para la realización de la obra
Departamento 3 Se coloca el día de la elaboración del cuadro comparativo.

de Ing.
Departamento 4 Descripción de los materiales

de Ing.
Departamento 5 Unidad métrica de material o equipo solicitado.

de Ing.
Departamento 6 Cantidad del material o equipo solicitado.

de Ing.
Departamento 7 Aquí se coloca la información y Precio por unidad de cada material previsto
de Ing. en el presupuesto.
Departamento 8 Aquí se coloca los costos del material del proveedor 1

de Ing.
Departamento 9 Nuevamente también se plasma el tiempo de entrega de los materiales

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ADMINISTRATIVOS
Administración
de Ing.
Departamento 10 Aquí se coloca los costos de los materiales del proveedor 2

de Ing.
Departamento 11 Nuevamente también se plasma el tiempo de entrega de los materiales

de Ing.
Departamento 12 Aquí se coloca los costos de los materiales del proveedor 3

de Ing.
Departamento 13 Nuevamente también se plasma el tiempo de entrega de los materiales del

de Ing. proveedor numero 3
Departamento 14 Aquí se coloca el total de los costó de cada uno de los materiales para la
de Ing. realización de la obra del proveedor seleccionado.
Departamento 15 Aquí se coloca el total de los costos de todos los materiales en la lista para la
de Ing. realización de la obra del proveedor seleccionado.
Departamento 16 Aquí se coloca el tiempo de entrega de los materiales o herramientas puede

de Ing. ser en días o semanas señalar con una x la repuesta por parte del proveedor.
Departamento 17 La información que se plasma en este cuadro comparativo la verifica el dpto.

de compra y De compra y luego pasa a procedencia del presidente de la empresa quien
gerencia es la persona encargada de observar la situación financiera de la empresa.
Si todo es correcto aprueba 1 proveedor sino es correcta la información
procede a la nueva búsqueda de proveedores
Departamento 18 Al momento de haber analizado la información y se decide por un

de compra proveedor aprueba a 1 proveedor y autoriza al dpto. de compras para
realizar la compra al proveedor elegido

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ADMINISTRATIVOS
Administración
FADM 013: CARTA TIPICA
Maracay, 04/02/2013 1
SEÑORES: EMPRESAS COTIZANTES. 2

ATN.: DPTO. DE VENTAS 3
N/REF.: SIC4291 (EQUIPOS MAYORES) 4
ASUNTO: solicitud del estado actual de las solicitudes de cotizaciones enviadas a su persona. 5
Estimados Señores: 6
Después de saludarlos cordialmente, me permito solicitar sus amables oficios para conocer el estado actual de las
solicitudes de cotizaciones enviadas a su persona el día 20 de febrero del 2013, se le agradece notificarnos si hay

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ADMINISTRATIVOS
Administración
alguna eventualidad con nuestras solicitudes, del mismo modo estaremos a la espera de su mejor oferta, por favor
cotizar lo mas pronto posible ya que requerimos el material solicitado con urgencia.
Sin otro particular, por el momento, se despide cordialmente.
_____________________7
Ing. Stephen Vásquez
Dpto. de Ingeniería
Montajes Rivas y Asociados, C.A.
FADM:013 PROCEDIMIENTO PARA LLENAR CARTA DE SOLICITUD O CARTA TIPICA
DPTO: DEPARTAMENTO ADMINISTRACION

ACTIVIDADES
Departamento de 1 La fecha es lo primero que se coloca dependiendo el día que se realice la carta
ADM
Departamento de 2 Nombre de la empresa a la cual va dirigida la carta

ADM

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ADMINISTRATIVOS
Administración
Departamento de 3 El responsable de recibir la carta en la empresa puede ser ejemplo ING,

ADM LICENCIADO, TSU, SR ETC.
Departamento de 4 Numero de ref. u orden de trabajo o sic xxx

ADM
Departamento de 5 Aquí se coloca La ref. por parte de la empresa

ADM
Departamento de 6 Aquí se coloca el asunto de la carta con que motivo va dirigida a la empresa.
ADM
Departamento de 7 Aquí se coloca un breve saludo antes de iniciar la información que se necesite
ADM comunicar. Y luego de darla información de igual manera despedirse
cordialmente tomar en cuenta siempre las normas de cortesía.
Departamento de 8 al final de la información se encuentra ubicada la firma de la persona

ADM encargada de notificar esa carta para mejorar alguna problemática o plasmar
alguno información no vista entre los acuerdos entre ambas partes

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Administración
FADM 014: CONTROL DE MANTENIMIENTO DE ALUNDRADO
S/REF:
1 N/REF: OT- 2
CONTROL DE OBRA FECHA: 3
CLIENTE: 4 COMPRADOR: 5
ENCARGADO POR EL CLIENTE: 6 TELF. CLIENTE: 7
ENCARGADO POR LA CONTRATISTA: 8
ALCANCE: 9
TIPO DE ESTADO
ITEM Ubicación Fecha Responsable
LUMINARIA reparada dañada
1 10 11 12 13 14 15
2
3
4
5
6
15
16
17

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ADMINISTRATIVOS
Administración
LIDER DEL PROYECTO: 16_______________________ FIRMA:17 ______________________
FADM:014 PROCEDIMIENTO PARA LLENAR CONTROL DE OBRA

ACTIVIDADES
Departamento de 1 Aquí se coloca nuestra orden de trabajo es la que está asignada por
ADM presidencia bien sea OT o SIC
Departamento de 2 N ref. de orden de compra o Ot. De la empresa.

ADM
Departamento de 3 Fecha del día que se realizara el FADM para la realización de la obra en la
ADM empresa
Departamento de 4 Aquí se coloca el Nombre de la empresa a la cual se le va a realizar la obra

ADM
Departamento de 5 Nombre del cliente el cual hizo la compra para su empresa se le coloca el
ADM nombre completo al momento de elaborar el formato
Departamento de 6 Vale destacar que aquí se coloca el nombre de la persona indicada de

ADM supervisar la obra dentro de la empresa por parte de la empresa puede ser
gerente, supervisor de obra, o ingeniero.
Departamento de 7 Número de teléfono del dpto. que realizo la compra bien sea del cliente

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Administración
ADM directo o de la oficina del dpto. de compra de la empresa
Departamento de 8 Encargado o supervisor de la obra contratista por parte de la empresa

ADM contratada para realizar la reparación
Departamento de 9 Aquí se plasma breve descripción general de la obra procedente de OC de la

ADM empresa.
Departamento de 10 Modelos de lámpara calidad y tamaño de la lámpara a reparar aquí se coloca

ADM breve información sobre el tipo de lámpara y su iluminaria
Departamento de 12 se describe breve información acerca de donde se encuentra la lámpara a

ADM reparar
Departamento de 12 En qué condiciones se encuentra la lámpara si está dañada o solo hay que
ADM repararla.
Departamento de 13 La fecha en el cual se hace la revisión. De la lámpara

ADM
Departamento de 14 Quien es la persona responsable de llevar ese proceso a cabo para la

Departamento de 15 Aquí se coloca la persona líder del proyectó que es la persona que autoriza la
ADM como y cuando se debe realizar las reparaciones de iluminaria presidente de
la empresa prestadora de servicios.

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Administración

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Administración

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Administración
FADM 016: CONTROL DE ORDENES DE COMPRA
CONTROL DE ORDENES DE COMPRA A PROVEEDORES

OT-- 1 ALCANCE: 2 CLIENTE: 3
FECHA FORMA FECHA
O/C ALCANCE PROVEEDOR MONTO FECHA DE
ENTREGA DE PAGO RECEPCION
N° 4 5 6 C/I.V.A. 7 COLOCACION 8
PROMETDA 9 10 11

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Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
FADM:016 PROCEDIMIENTO PARA LLENAR ORDENES DE COMPRA
DPTO: DEPARTAMENTO DE DPTO GERENCIA

ACTIVIDADES
Departamento DE 1 Lo elabora el dpto. De compras como principal se coloca la ordenes de

GERENCIA trabajo que se desean evaluar para llevar un control en las órdenes de
compra
Departamento DE 2 Titulo general de las órdenes de trabajo.

GERENCIAN
Departamento DE 3 El cliente viene siendo el nombre de la empresa a la que se le está

GERENCIA haciendo la obra
Departamento DE 4 Título de las compras que se desean realizar

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ADMINISTRATIVOS
Administración
GERENCIA
Departamento DE 5 Quienes son las empresas proveedoras que efectuaron las ventas para la
GERENCIA realización de la obra
Departamento DE 6 Aquí se coloca cual es el monto general con IVA incluido de la compra
GERENCIA
Departamento DE 7 Aquí se plasma la fecha del día de la compra

GERENCIA
Departamento DE 8 Aquí se coloca el código de la factura a la cual se le hizo la compra

GERENCIA
Departamento DE 9 Aquí se coloca la forma de pago de la factura puede ser por medio de
GERENCIA transferencia, o depósito bancario nunca en efectivo
Departamento DE 10 La fecha de recepción es aquella en la cual se recibió la compra de los

GERENCIA materiales
FADM 017:CONTROL DE PRESUPUESTOS

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Administración
LEYENDA.
G = GANADAS
P = PERDIDAS
OT# = ORDEN DE TRABAJO #
FECHA MONTO G 5/
REF. CLIENTE 1 ALCANCE 2 3 4 P OT # 6 NOTA 7
SIC 4491
SIC 4492
SIC 4493
SIC 4494
SIC 4495
SIC 4496
SIC 4497
SIC 4498
SIC 4499
SIC 4500
SIC 4501
SIC 4502
SIC 4503
SIC 4504
SIC 4505
SIC 4506
SIC 4507
SIC 4508
SIC 4509
SIC 4510

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Formato: Monmpa
ADMINISTRATIVOS
Administración
FADM:017 PROCEDIMIENTO PARA LLENAR UN CONTROL DE PRESUPUESTO
DPTO: DE DPTO DE INGENIERIY GERENCIA
Departamento DE 1 El personal del dpto. de Ing. es aquella que llena este formato
GERENCIA Nombre de la empresa a la persona que se la va hacer el
presupuesto
Departamento DE 2 Breve descripción de la obra que se le va a realizar a la empresa

GERENCIA
Departamento DE 3 La persona encargada de elaborar el formato tiene que poner la

GERENCIA fecha del día que se le hizo el presupuesto a la empresa.
Departamento DE 4 Aquí se coloca el monto por la cual está asignada la realización de

GERENCIA la obra mayormente lo hace el presidente. Nota: llamar
progresivamente al cliente por respuesta de presupuesto de sic
Departamento DE 5 Si el cliente está de acuerdo con el sic. Hay dos indicadores que
GERENCIA marcan G y P ganancia o pérdida la partida depende de la respuesta
del cliente se le colocara a la partida si se ganó o se perdió
Departamento DE 6 Si partida es si procede asignarle la OT para la realización de la obra

GERENCIA sino simplemente no se coloca nada

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Administración
FADM 018: ACTA DE TERMINACION
ACTA DE TERMINACIÓN
EMPRESA CONTRATANTE EMPRESA CONTRATISTA CONTRATO No.
1 2 3
VALOR
RIF 4 RIF 6
5 C/I.V.A

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Administración
7
OBRA: UBICACIÓN 8
OBJETO
DEL
9
CONTRAT
O
FECHAS TERMINACIÓ FECHA
INICIO PLAZO
SEGÚN N VENCIMIENT
13
CONTRAT O DE LA
10 11 12
O GARANTIA
FECHAS REINICIO PLAZO TERMINACIÓN
AJUSTADA
14 15 16
S
Quienes suscriben, representantes de la Unión Eléctrica de Cuba (UNE) "EL CONTRATANTE" y MONRIACA "EL
CONTRATISTA", a los fines previstos en el Artículo 121, de la Ley de Contrataciones Públicas, certifican que en fecha 26 de
julio del 2012 han sido terminados los trabajos y entregada la documentación correspondiente al Contrato antes
mencionado y para que así conste se firman (4) cuatro ejemplares de la presente acta.
ACLARATORIAS:
(Aquí se consigna el Análisis Económico hasta la fecha incluyendo si quedan deudas pendientes y
cualquier particular que sea necesario precisar) 17
POR EL CONTRATISTA
INGENIERO RESIDENTE: REPRESENTANTE LEGAL:
18 19

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Administración
(NOMBRE Y FIRMA) (NOMBRE, FIRMA Y SELLO)

POR UNIÓN ELÉCTRICA DE CUBA
INGENIERO INSPECTOR: JEFE DEL PROYECTO
20 21
(NOMBRE Y FIRMA) (NOMBRE, FIRMA Y SELLO)

AREA ECONÓMICA DIRECTOR DEL PROYECTO
22 23
(NOMBRE Y FIRMA) VISTO BUENO
FADM:018 PROCEDIMIENTO PARA LLENAR ACTA DE TERMINACION

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Administración



ADM

ADM

ADM incluido

ADM

ADM dirección


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ADM

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ADMINISTRATIVOS
Administración
Departamento 11 El plazo son la cantidad de días disponibles que ofrecen para termina la
ADM obra
Departamento 12 El tiempo en la cual la obra debe ser terminada

ADM
Departamento 13 Fecha de vencimiento de la garantía que tiene la obra después de ese

ADM tiempo la garantía ya no tiene validez
Departamento 14 Breve artículo donde habla de la parte legal de los contratantes y los
ADM contratistas.
Empresa 15 Aquí se coloca la firma de la empresa contratista firma y cedula en los

contrista gerente dos cuadros puede ser 1 o dos representantes legales.
Representantes 16 Por la parte de la empresa contratante también firma varios

del contrato representante las cuales entre ellas están: ingeniero inspectores jefe del
gerente proyecto firma personal de área económica director de proyecto todas las
firmas de este contrato deben colocar su firma y cedula para que esta
documentación tenga validez

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FADM:018 PROCEDIMIENTO PARA LLENAR SEGUIMIENTO DE PRESUPUESTO



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ADM

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ADM

ADM dirección


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ADM obra

ADM

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ADM

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ADM incluido

ADM

ADM dirección


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Administración
FADM:018 PROCEDIMIENTO PARA LLENAR RENDIMIENTO DE CUENTAS DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE



ADM

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ADMINISTRATIVOS
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ADM

ADM incluido

ADM

ADM dirección


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ADM obra

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ÍNDICE GENERAL DEL MANUAL

➢ PADM 001 Para apertura de órdenes de trabajo……………………………

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➢ FADM 001 Minutas……………………………………………….

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La intención de este manual de procedimientos es presentar en forma ordenada y sistemática Las

ELABORADO POR: FECHA DE REVISIÓN REVISADO POR: APROBADO POR

OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

➢ Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).

Evitar duplicaciones y detectar omisiones.

➢ Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la

Uniformidad del trabajo.

➢ Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones

➢ Agilizar el estudio de la organización.

ELABORADO POR: FECHA DE REVISIÓN REVISADO POR: APROBADO POR

➢ Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la

Propósito del Manual de procedimientos Administrativos

ELABORADO POR: FECHA DE REVISIÓN REVISADO POR: APROBADO POR

ELABORADO POR: FECHA DE REVISIÓN REVISADO POR: APROBADO POR

ELABORADO POR: FECHA DE REVISIÓN REVISADO POR: APROBADO POR

ELABORADO POR: FECHA DE REVISIÓN REVISADO POR: APROBADO POR

FUNDAMENTOS SOBRE LA NORMA COVENIN 9002

La norma ISO es un modelo para el aseguramiento de la calidad en producción e instalación y

➢ Reunir una serie de documentos en donde se encuentren bien especificadas las

ELABORADO POR: FECHA DE REVISIÓN REVISADO POR: APROBADO POR

COMO LLEVAR A CABO SU CONTROL DE PROCESO EN ISO 9002

El control del proceso se realiza en función de los siguientes criterios:

o Entrenamiento del personal, todo el personal que labora en las líneas

ELABORADO POR: FECHA DE REVISIÓN REVISADO POR: APROBADO POR

o Instrucciones de operación y pruebas indica la forma de realizar las

PADM 001 PARA APERTURA DE ORDENES DE TRABAJO

2 Revisar Condiciones y técnicas

3 Asignar nro. De OT y hacer reunión

O.T: Orden de trabajo

S.T.C: Sist. Integral de cálculo

PADM: 001 PROCEDIMIENTO PARA APERTURA DE ORDENES DE TRABAJO

DPTO: DEPARTAMENTO DE INGENIERIA Y GERENCIA

DEPARTAMENTOS VICEPRESIDENCIA ADM. DE CONTRATOS /

RESPONSABLES NRO ACTIVIDADES DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

ELABORADO POR: FECHA DE REVISIÓN REVISADO POR: APROBADO POR

1 Al recibir una orden de compra o contrato por parte del cliente

¿Es correcta o aceptable?

NO: contactar al cliente para hacer las correcciones pertinentes

V.P ADM de SI : procede asignarle el número de orden de trabajo (OT-XXX)

V.P ADM. Cont. 3 En la reunión de apertura se analizan los detalles y estrategias a

5 Definición de magnitud de obras:

ELABORADO POR: FECHA DE REVISIÓN REVISADO POR: APROBADO POR

Obras Mayores Desde 10.000.000BS hasta infinito.

6 Las obras menores se manejan con carpetas de manila tamaño

GTE. ADM. GTE. 7 Semanalmente realizara una reunión de seguimiento de ejecución de

Pres. GTE. ADM 8 Cierre financiero del contrato

ELABORADO POR: FECHA DE REVISIÓN REVISADO POR: APROBADO POR

PADM 002 PARA LA ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA A PROVEEDORES

PADM: 002 PARA ELABORAR ORDENES DE COMPRAS A PROVEEDORES

DPTO: DEPARTAMENTO DE INGENIERIA Y DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION

RESPONSABLES NRO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

1 Para poder llevar a cabo una orden de compra a un proveedor es

Departamento de 2 Se procede a buscar en la libreta que contiene número de

ELABORADO POR: FECHA DE REVISIÓN REVISADO POR: APROBADO POR

conveniencia se procede a buscar en páginas amarillas o en

Departamento de 3 Una vez obtenido varias alternativas de diferentes números de