Manual Familias Propias Tomo 1 Helium 20171220

Manual
Familias Propias. Tomo 1

(20 diciembre 2017)
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ÍNDICE
FAMILIAS PROPIAS VS. FAMILIAS DE SISTEMA HELIUM....................................................................................... 4
1. CONCLUSIONES ...................................................................................................................................................... 4
2. DIFERENCIAS ENTRE FAMILIAS ............................................................................................................................ 7

2.1. BASE DE DATOS .............................................................................................................................................. 7
2.1.1 Familias de Sistema ................................................................................................................................. 7
2.1.2. Familias Propias ...................................................................................................................................... 7
2.2. CREACIÓN FAMILIAS ...................................................................................................................................... 7
2.2.1. Familias de Sistema ................................................................................................................................ 7
2.2.2. Familias Propias ...................................................................................................................................... 8
2.3. DISEÑO FORMULARIOS ................................................................................................................................ 10
2.3.1. Familias de Sistema .............................................................................................................................. 10
2.3.2. Familias Propias .................................................................................................................................... 11
2.4. DISEÑO DE GRIDS ......................................................................................................................................... 12
2.5. VISTA CALENDARIO ...................................................................................................................................... 17
2.6. CAMPOS EXCLUSIVOS ................................................................................................................................. 18
2.7. CREACIÓN ELEMENTOS ............................................................................................................................... 20
2.7.1. Creación Manual.................................................................................................................................... 20
2.7.1.1. Familias de Sistema ..................................................................................................................... 20
2.7.1.2. Familias Propias ........................................................................................................................... 20
2.7.2. Tareas de Sistema ................................................................................................................................. 20
2.7.3. Servicios Web ........................................................................................................................................ 21
2.8. PERMISOS ...................................................................................................................................................... 23
2.9. RELACIONES ENTRE FAMILIAS ................................................................................................................... 26
2.9.1.1. Enlaces ......................................................................................................................................... 26
2.9.1.2. Empleados.................................................................................................................................... 26
2.9.1.3. Cuentas Indirectas........................................................................................................................ 27
2.9.1.4. Roles de Cuentas ......................................................................................................................... 27
2.9.1.5. Cuenta – Proyecto ........................................................................................................................ 27
2.9.1.6. Costes / Ingresos.......................................................................................................................... 27
FAMILIAS PROPIAS Página 2 de 42

2.10. INTEGRACIÓN CON PROCESOS BPM ....................................................................................................... 28
2.10.1. Familia Prefijo/Sufijo ............................................................................................................................ 28
2.10.1.1. Visor .......................................................................................................................................... 29
2.10.1.2. Tarea de Sistema INGRESADOR .............................................................................................. 30
2.10.2. Familia General ................................................................................................................................... 31
2.10.3. Grupos de Campos.............................................................................................................................. 31
2.10.3.1. Visor ........................................................................................................................................... 31
2.10.3.2. Tarea de Sistema INGRESADOR .............................................................................................. 32
2.10.4. Documentos......................................................................................................................................... 32
3. PLANNING .............................................................................................................................................................. 32
4. VISTA CALENDARIO .............................................................................................................................................. 32
5. IMPORTACIÓN ........................................................................................................................................................ 33
5.1. PASOS PREVIOS ............................................................................................................................................ 33
5.2 CONFIGURACIÓN DE LA IMPORTACIÓN ..................................................................................................... 33
5.2.1. Importación de Prefijos de Sistema ....................................................................................................... 38
5.2.2. Ejecución Programada .......................................................................................................................... 38

FAMILIAS PROPIAS VS. FAMILIAS DE SISTEMA HELIUM
El presente documento compara las características de las Familias Propias de AuraPortal con las Familias
de Sistema en la versión Helium de AuraPortal, para ayudar a los diseñadores y usuarios a elegir cuál es la
más adecuada en cada escenario.
Las Familias de Sistema son aquellas que incorpora la Estructura Inicial de AuraPortal cuando se instala.
Son 9:
- Empleados
- Cuentas
- Ítems
- Proyectos
- Áreas
- Documentos
- Procesos
- Reglas y
- Tareas Libres
Nota.
Aunque las Familias de Sistema son las nueve de la lista anterior, este documento
hace especial referencia a las cinco primeras (Empleados, Cuentas, Ítems, Pro-
yectos y Áreas). Las otras cuatro (Documentos, Procesos, Reglas y Tareas Libres),
se tratan en otros documentos porque tienen un comportamiento específico inde-
pendiente de la comparación que se realiza en este.
Las Familias Propias se crean y diseñan en AuraPortal según las necesidades particulares de cada organi-
zación. Son por lo tanto Propias de cada instalación, de ahí su nombre, y se pueden crear el número que
se desee, ilimitadamente.
1. CONCLUSIONES
Las conclusiones más relevantes tras la lectura de este documento son que, en general, es preferible utili-
zar Familias Propias, tanto por sus funcionalidades presentes como por su proyección futura.
Hay tres excepciones a esta conclusión genérica:
- Cuentas. Tiene funcionalidades muy específicas que no están en las Familias Propias, como son:
o Roles de Cuentas. A través de ellos el personal humano de las Cuentas puede recibir y
gestionar Tareas y Mensajes de Proceso.
o Portales Externos. Toda la gestión de los Portales Externos está basada en Clases de
Cuentas y sus Roles.
Nota.
En versiones futuras está previsto que las Cuentas dispongan de todas las funcion-
alidades de las Familias Propias (Formularios Dinámicos, Grids configurables, Base
de Datos SQL, …), conservando las actuales.
- Empleados. La Familia de Empleados tiene mecánicas exclusivas que no están en las Familias Pro-
pias, como son:

o Login. A través del cual se identifica a cada empleado que inicia sesión en AuraPortal pa-
ra que tenga las opciones y funcionalidades que le correspondan y no otras.
o Organigrama. Representación de la estructura jerárquica de la empresa con aplicación en

Procesos, Tareas Libres y otros elementos.
o Grupos de Empleados y Roles. Diferentes niveles de organización de los empleados con

funciones importantes en el workflow de Procesos, Recintos Seguros y permisos.
- Anexos. Las Familias Propias no disponen del concepto Anexo que tienen las Familias de Sistema,
pero en su lugar se pueden utilizar las funcionalidades de los Formularios Dinámicos, concreta-
mente:
o Campos y Divisiones. Se pueden agregar campos basados en todo tipo de Términos de

Diccionario, que sustituyen a los Anexos Mono-Registro basados en Listas de SharePoint.
o Documentos. El nuevo término Biblioteca En Diccionario sustituye a los Anexos Multi-

Registro basados en Bibliotecas de SharePoint.
o Grupos de Campos. Los Anexos Multi-Registro basados en Listas de SharePoint pueden

sustituirse por Grupos de Campos.
En la siguiente tabla se muestra un resumen de las principales diferencias entre ambos tipos de Familias.
Posteriormente se comentan con más detalle:
Familias De Sistema Familias Propias
Base de Datos SharePoint. Directamente en SQL.
Creación Familia Fijas en la Estructura Inicial. Particular en cada instalación. Se pue-

den crear las que se necesiten, sin
límite.
Diseño Formularios Formulario Fijo, no configurable. Formularios Dinámicos y personaliza-

bles.
Para añadir campos hay que utilizar
los Anexos. No dispone de Anexos, pero los for-
mularios Dinámicos permiten añadir
cualquier tipo de campo del Dicciona-
rio.
Diseño Grids Grids con Filtros y Columnas fijos, Grid con Filtros y Columnas configu-
no configurables. rables, en cantidad, orden y tamaño.
Campos Exclusivos No disponible. Se pueden elegir qué campos tendrán

un valor exclusivo para que no se
repita en otros elementos de la mis-
ma Familia.
Creación Elementos Manual, Tareas de Sistema, Servicios Manual, Tareas de Sistema, Servicios
Web e Importación. Web e Importación.

Permisos Grupos de Empleados en Clases. Recintos Seguros.
Enlaces Los formularios de Familia de Siste- Las relaciones entre Familias Propias
ma tienen un campo con Enlaces a se pueden establecer con campos de
otras Familias. tipo Familia General, Familia Prefijo y
Grupos de Campos.
Empleados Login. Identificación del usuario que Las Familias Propias no tienen la me-
inicia sesión en AuraPortal. cánica de Login, por lo que para ini-
ciar sesión en AuraPortal hay que
Responsable. Campo fijo en el for-
utilizar la familia de Sistema Emplea-
mulario con mecánicas específicas
dos.
(Ejecutor de Tareas de Proceso,
Prefiltros y Permisos). Con campos Prefijo de Empleados en
Familias Propias se pueden conseguir
más funcionalidades que con el cam-
po Responsable en las fichas de las
Familias de Sistema (Ejecutor de Ta-
reas de Proceso a través de la TS-
INGRESADOR, Prefiltros, Permisos por
Recintos Seguros).
Cuentas Indirectas La Familia Cuenta incluye mecánicas Las relaciones se pueden establecer
específicas ya preparadas que rela- con campos de tipo Familia General,
ciona Cuentas entre sí. Familia Prefijo y Grupos de Campos.
Roles De Cuentas La Familia Cuenta tiene como Sufijo No existe una mecánica parecida en
los Roles Personales e Impersonales las Familias Propias. Para que los
con mecánicas muy importantes Usuarios Externos e Invitados reciban
relacionadas con la ejecución de los Tareas y Emails hay que utilizar la
Procesos con Usuarios Externos e familia de Sistema Cuentas.
Invitados.
Cuenta - Proyecto La Familia Proyecto permite la rela- Permite añadir campos Prefijo de
ción con una Cuenta. cualquier Familia.
Costes / Ingresos Las Familias de Sistema incluyen un No existe una mecánica específica,
mecanismo de Costes e Ingresos pero se puede realizar con Grupos de
basados en Ítems. Campos, y próximamente con el nue-
vo desarrollo de Relaciones entre
Familias.
Integración con Pro- Términos de Familia General y Prefi- Términos de Familia General, Familia
cesos jos/Sufijos. Prefijo/Sufijos, Grupos de Campos y
Documentos.
Planning Las Familias de Sistema tienen el Las Familias Propias no tienen enlaces
mecanismo de Planning con Tareas con las Tareas Libres, y consecuente-
Libres (no de Proceso). mente tampoco con el Planning.

Vista Calendario Los elementos de Familias de Siste- Los elementos de Familia Propia pue-
ma objeto de este documento no den verse en la Vista Calendario en el
tienen esta posibilidad. Grid de Elementos, por día, semana o
mes.
2. DIFERENCIAS ENTRE FAMILIAS

En este Capítulo de detallan las diferencias entre las Familias de Sistema y Propias.
2.1. Base de Datos

En AuraPortal Helium, vigente en el momento de redactar esta documentación, hay una diferencia impor-
tante en la base de datos utilizada para las Familias de Sistema y Propias.
2.1.1 Familias de Sistema

El almacenamiento de sus datos se realiza en Listas de SharePoint (que a su vez se guardan en MS-SQL).
2.1.2. Familias Propias

Se almacenan directamente en MS-SQL sin pasar por SharePoint, lo cual permite una mayor potencia y
flexibilidad en su desarrollo y capacidad de almacenamiento.
2.2. Creación Familias

La principal diferencia entre ambas Familias es que las de Sistema ya están creadas en la Estructura Inicial
de la instalación de AuraPortal, mientras que las Familias Propias se crean posteriormente a medida de las
necesidades de cada instalación de AuraPortal.
2.2.1. Familias de Sistema

Aunque las Familias de Sistema están ya creadas en la Estructura Inicial que realiza la instalación de Aura-
Portal, pueden personalizarse desde las opciones de Estructura, en el Panel FAMILIAS:

Desde estas opciones se pueden realizar las siguientes acciones:
- Crear Clases y ubicarlas en Ramas del Árbol,
- Diseñar Páginas de Entrada personalizadas para Empleados,
- Diseñar Formularios de Roles Personales de las Cuentas,
- Crear Anexos (ampliación de las Fichas, tanto Mono-Registro como Multi-Registro).
Para más detalles dirigirse al Manual del Administrador Delegado.

Las Familias Propias se crean y personalizan a la medida de cada instalación de AuraPortal, desde la opción
de Estructura – FAMILIAS – Familias Propias – Árbol y Clases:

Las opciones de configuración son:
Familia visible en grids generales. Esta opción permite impedir el acceso a determinadas Familias
Propias a través del grid general (botonera vertical izquierda de la entrada de AuraPortal). Si se marca
Sí, la Familia Propia se muestra en el grid general de familias propias de la entrada de AuraPortal. Si
se marca No, la Familia no aparece en el buscador, por lo que solo se puede utilizar desde los formu-
larios que contengan campos de esa familia.
Panel DETALLES
Árbol y Clases. De forma muy similar a las Familias de Sistema.
Campos en Ficha. Permite agregar campos del Diccionario a la Ficha, que es el almacén de datos de
los elementos de la Familia.
Cuando se crea una nueva familia solo muestra los campos que el sistema ha creado por defecto:
_Nombre y _ClaseFamilia:

Para añadir más campos, pulsando el botón Agregar Campos a la Ficha se abre la ventana del Diccio-
nario de Términos que permite, o bien elegir campos ya añadidos a su panel (que, si se trata de una
nueva familia, estará vacío), o bien crear nuevos campos de tipo General o Grupo de Campos. Una
vez creados y/o elegidos los campos deseados, pulsar Aceptar Selección y quedarán registrados en el
panel de la Ficha de la Familia. Pulse Salir para volver a la ventana inicial de la familia.
Formularios. Permite diseñar múltiples Formularios Dinámicos con campos de la Ficha para ser utili-
zados desde las diferentes opciones de AuraPortal. Ver apartado correspondiente más adelante en
este documento.
Configuración Grid. Permite diseñar los Filtros y Columnas del Grid para buscar elementos de la Fami-
lia. Ver apartado correspondiente más adelante en este documento.
Campos con contenido exclusivo. Permite determinar qué campos de la Ficha tendrán un valor exclu-
sivo que no se pueda repetir en otros elementos de la misma Familia. Ver apartado correspondiente
más adelante en este documento.
Panel VISTA CALENDARIO
Si se configuran los campos de este panel, los elementos de la Familia Propia podrán verse en forma-
to Calendario en el Grid de Elementos. En el capítulo Vista Calendario de este documento pueden
verse más detalles, y la información completa en el documento de la serie Modelización - Vista Ca-
lendario.
2.3. Diseño Formularios

Una de las diferencias más importantes entre las Familias de Sistema y las Propias es la posibilidad que
tienen estas últimas de personalizar sus formularios.

El diseño de los formularios de los elementos de las Familias de Sistema es fijo, tal como se proporciona en
la Estructura Inicial de la instalación y no se puede modificar. La manera de ampliar sus datos es a través de
Anexos, tanto del tipo Monoregistro como Multiregistro.
Aunque sea fijo, cada Familia de Sistema tiene su propio formulario diseñado según su objetivo.
El Visor de Prefijos de Familias de Sistema en Procesos (Tareas y Mensajes), están disponibles con las si-
guientes características:
- Posibilidad de decidir si se muestra o no el Visor, pero siempre se mostrará el mismo formulario,

que es una representación reducida del completo y no se puede modificar.
- A través del Visor, los Empleados con permisos podrán Ver y/o Modificar datos de los elementos.
Ver permisos basados en Grupos de Empleados-Clases más adelante en este documento.
- Los Empleados con permisos también podrán Crear elementos nuevos desde el Grid de selección
de Prefijos.
- Los Usuarios Externos e Invitados solo verán el formulario del Visor, pero no podrán modificar ni
crear nuevos elementos.

Los formularios de elementos de Familias Propias son personalizables con el sistema de Formularios Di-
námicos ya conocido para las Tareas y Mensajes de los Procesos.
Un ejemplo de formulario podría ser el siguiente:
Resumen de Características:
• Permite añadir cualquier tipo de Término del Diccionario como campo en el formulario. Notar
que esto quiere decir que se pueden añadir Grupos de Campos, Documentos (Bibliotecas En Dic-
cionario) y también Prefijos/Sufijos de otras Familias.
• Creación personalizada de Formularios por Clase. Cada Clase puede tener su formulario específi-
co.
• Presentación dinámica de Divisiones (Presencia/No Presencia y Lectura/Edición) según Condicio-

nes. Entre las Condiciones posibles cabe resaltar que se puede diferenciar el usuario que accede al
formulario, de forma que el mismo formulario se presente diferente según cada usuario.
• Con respecto al Visor de Prefijos de Familias de Propias en Procesos (Tareas y Mensajes), están
disponibles las siguientes características:
▪ Posibilidad de decidir si se muestra o no el Visor, y además elegir el formulario que se

desee entre los diseñados a medida. La configuración permite dos opciones:
- Indicar. Permite la selección del formulario que se desee.
- Según Clase. El formulario que se mostrará en el Visor será automático según la

Clase indicada en la configuración de cada Formulario.

▪ A través del Visor, cualquier usuario (Empleado, Externo o Invitado) podrá Ver y/o Modifi-
car elementos si tiene permisos en el Recinto Seguro correspondiente (ver permisos en
Recintos Seguros más adelante en este documento).
▪ Cualquier usuario con permisos también podrá Crear elementos nuevos desde el Grid de
selección de Prefijos.
Pueden verse más detalles en la documentación sobre Formularios Dinámicos.
2.4. Diseño de Grids

De forma similar a los formularios, una de las diferencias entre las Familias de Sistema y las Propias es la
posibilidad que tienen estas últimas de diseñar los filtros y columnas del Grid para buscar elementos.

El Grid para buscar elementos de las Familias de Sistema es fijo, tal como se proporciona en la Estructura
Inicial de la instalación. No se puede modificar.

En cambio, en las Familias Propias sí se pueden personalizar los filtros y columnas del Grid de búsqueda de
elementos.
La personalización se realiza desde la opción Configuración Grid de cada Familia Propia, en Estructura –
FAMILIAS - Familias Propias – Árbol y Clases:

Desde esta ventana se puede configurar lo siguiente:
Descripción.
Dimensiones Ventana.
- Ancho. Define el ancho que tendrá la ventana de la biblioteca. 1000 px es el valor predefinido. El
ancho del grid crecerá según la suma de los anchos configurados en sus columnas. De esta mane-
ra, si la suma de todos los anchos de las columnas es superior al Ancho de la ventana, el grid
mostrará un scroll horizontal.
- Alto. La opción predeterminada es Automático. Si se marca Indicar aparece el campo Alto del Grid,
para especificarlo en píxeles.
Altura líneas. Con dos opciones, Según contenido o Una línea. Se aplica a todas las columnas, donde la
altura de la línea se adaptará para que se vea todo el contenido. Si se elige Una línea, el contenido que no
quepa en la columna, se mostrará en un Tooltip al situar el ratón encima.
Esta configuración puede ser cambiada por el empleado en el propio Grid de Elementos con los siguientes
iconos:

Ver una imagen en ejecución más abajo.
Una línea y Según contenido respectivamente. Desde ese momento se aplicará lo personalizado por el
empleado, independientemente de lo que se haya marcado en esta opción.
Mostrar elementos al entrar. Se configura si los elementos aparecerán directamente al entrar o no. Con 2
opciones:
• Sí. Cuando se accede al Grid, se muestran todos los elementos sin necesidad de pulsar el botón
Proceder. Si en los filtros hay algún campo con buscador, como Prefijos o Relación, una vez se ha
seleccionado el elemento para que actúe de filtro, automáticamente se ejecuta el filtro de ele-
mentos de la Familia sin necesidad de pulsar Proceder de nuevo.
Esta mecánica es cómoda, y agiliza el funcionamiento cuando hay pocos elementos, pero en el
caso de que haya un número elevado, puede resultar más cómodo indicar No a la opción Confi-
guración del grid - Mostrar elementos al entrar, en cuyo caso funcionaría como se explica a conti-
nuación.
• No. Al entrar en el grid, no se muestra ningún elemento hasta que se pulse el botón Proceder,
normalmente habiendo elegido opciones de filtrado para limitar el número de resultados que se
supone demasiado elevado como para mostrarlos por defecto.
Con esta configuración, si en los filtros hay algún campo con buscador, como Prefijos o Relación,
una vez se ha seleccionado el elemento para que actúe de filtro, no se ejecutará el filtro de ele-
mentos hasta que se pulse el botón Proceder. De esta manera se tiene la oportunidad de selec-
cionar más campos de filtrado para limitar la búsqueda sin que cada vez se ejecute ésta.
Mostrar Filtros.
Mostrar Cabecera.
URL de acceso. Para acceder directamente desde cualquier explorador dentro o fuera de AuraPortal.
FILTROS. Selección de campos de filtrado con los siguientes detalles:
Orden. Orden en el que se presentarán en ejecución.
Título Mostrado. Nombre que se mostrará en cada campo de filtrado.

Nombre Interno. Es el nombre que tiene el término en el Diccionario. No tiene por qué coincidir con el
nombre mostrado.
V (Visible) / E (Editable) / P (Predeterminado). Para fijar las características del filtro, si será Visible, si se podrá
Editar o si aparecerá con un valor ya predeterminado.
Ancho. Ancho del campo de filtrado.
C. Para configurar un Conjunto de Filtros.
I. Opción para configurar MultiIdioma, de forma que cada usuario vea el nombre del filtro en su idioma.
Pulsar el botón Agregar Conjunto de Filtros de la barra de acciones para reunir varios filtros en el mismo
desplegable de forma que, una vez en ejecución, el usuario pueda elegir un filtro u otro desde el mismo
campo.
Para establecer un valor predeterminado para un filtro, pulsar el botón Datos Predeterminados (1) que
aparece en la imagen siguiente.
Se abrirá una cabecera con los filtros elegidos (2). Introducir el valor deseado y pulsar el botón Guardar
Datos Predeterminados. En el Grid de Filtros aparecerá marcada la casilla de la columna P del filtro
preseleccionado. Ver la imagen del siguiente ejemplo.
COLUMNAS. De forma muy parecida a los FILTROS, se puede determinar qué columnas aparecerán en el
grid, en qué Orden, su Título Mostrado en la cabecera, el Ancho de la columna y MultiIdioma para el Título
Mostrado.
Nota.
Ordenación de columnas en el Grid: Debido a que la ordenación de las columnas
del grid por cierto tipo de campos puede penalizar el rendimiento del mismo cuando
el número de elementos es elevado, cuando se está configurando dicha ordenación se
muestra un aviso si se elige uno de estos campos.

Este es el caso de las columnas basadas en los campos Relación, Selección Múltiple,
Multilínea Rico, Diccionario de Perfiles de Cuentas, Ítems y Roles, Sufijos de familias
de sistema, Responsable de un empleado, Creador, Modificador, Tipo de Creador y Ti-
po de Modificador.
En el grid de configuración, la ordenación de los campos elegidos en estas condicio-
nes se mostrará en color rojo y dispondrá de un Tooltip que recordará la situación.
Ver la imagen siguiente.
El resultado EN EJECUCIÓN del ejemplo anterior, que verían los usuarios al acceder al Grid, sería como el
de la siguiente imagen:
En la imagen se ve el filtro Clase de Familia (1) con el valor predeterminado configurado, en ese caso
Impresora. De esta forma, cuando el usuario accede al Grid de elementos de la familia Componentes

Hardware, este aparece prefiltrado por la clase Impresora, por lo que, de entrada, solo mostrará las impre-
soras registradas. Si el filtro se marcó como Editable, podrá cambiarse posteriormente.
El Grid se muestra en una línea o varias según lo configurado en el campo Altura líneas (Según Contenido /
Una Línea), pero se puede cambiar en cualquier momento con los siguientes iconos (2):
Es interesante conocer el funcionamiento del filtro configurado con campos Prefijo y Relación:1, que es
el siguiente:
- Cuando alguien escriba parte del nombre en un filtro basado en campo Prefijo o Relación:1, y pulse
directamente Intro o pulse Proceder, los elementos que devolverá el grid serán aquellos que cumplan
con la parte del nombre escrito en el filtro.
- Si se desea especificar un elemento exacto, tras escribir parte del nombre, tendrá que pulsar con
el ratón sobre el icono buscador para elegir un elemento concreto. Como sucede hasta ahora, si solo
hay un elemento que cumple con la parte del nombre escrita, al pulsar sobre el icono buscador se se-
leccionará automáticamente sin necesidad de elegirlo.
Si, una vez se ha elegido un elemento exacto en el filtro basado en Prefijo o Relación:1, se borra ma-
nualmente parte del nombre y se pulsa en Proceder, se buscará por la parte escrita y no por el nom-
bre completo que antes estaba elegido. Esto quiere decir que cuando se ha elegido un nombre com-
pleto no es necesario pulsar la 'X' para borrarlo, se puede hacer a mano parcial o completamente.
El icono Impresora (3) ofrece distintas opciones de impresión. Ver la imagen inferior.
El botón Impresora (1) abre el gestor de impresoras local. El botón a Excel (2) tiene un submenú con 2
opciones:
• Exportar sin formato. Si se elige esta opción, los datos se exportarán como texto, tanto en las cel-
das como en la casilla de fórmulas.

• Exportar con formato. Si se elige esta opción, se respetarán los formatos numéricos y de fecha.
Nota:
Para que se respete el formato, los separadores de millares y decimales deben coin-
cidir en la configuración del sistema operativo del ordenador cliente y en AuraPor-
tal.
2.5. Vista Calendario

La funcionalidad de Vista Calendario no está disponible para las Familias de Sistema de las que trata prin-
cipalmente este documento (Ítems, Empleados, etc.). Sin embargo, como se comenta más adelante, sí que
se puede aplicar la Vista Calendario a Tareas de Proceso (Familia de Sistema Procesos).

Los Elementos de Familia Propia se muestran en la Vista Calendario si la Familia Propia se configuró para
tal propósito, utilizando los consiguientes campos de Fecha-Hora de la Ficha de la Familia.
Se configura desde la página general de configuración. Ver más detalles en el capítulo Vista Calendario.
2.6. Campos Exclusivos

La funcionalidad de campos exclusivos no está disponible para las familias de Sistema. Se pueden repetir
elementos con datos iguales en el mismo campo.

Se puede elegir qué campos tendrán un valor exclusivo para que no se repita en otros elementos de la
misma Familia.
Se configura desde la opción Campos con contenido exclusivo de Estructura – FAMILIAS – Familias Pro-
pias – Campos con contenido exclusivo:

Pulsando sobre el icono buscador de Campos con contenido exclusivo se abrirá la ventana de selección de
campos que se desea tengan un valor exclusivo:
Los campos disponibles para esta funcionalidad son:
• Texto una Línea
• Número Entero
• Número Decimal
• Fecha
• Fecha-Hora

2.7. Creación Elementos
Ambos tipos de Familias disponen de opciones similares para la creación de elementos, con algunas dife-
rencias:
2.7.1. Creación Manual

Hay alguna diferencia en la creación manual de elementos de Familia de Sistema y Propias:
2.7.1.1. Familias de Sistema
La creación manual de elementos de Familia de Sistema se puede realizar desde dos sitios:
- Pantalla de Inicio del Portal de Empleados.
- Los Empleados también podrán crear elementos desde el campo Prefijo en Tareas y Mensajes de
Proceso, según permisos de Grupos de Empleados en Clases de Familias.
2.7.1.2. Familias Propias
La creación manual de elementos de Familias Propias es más completa:
- Pantalla de Inicio del Portal de Empleados,
- Cualquier usuario (Empleado, Externo o Invitado) puede crear elementos desde el campo Prefijo
en Tareas y Mensajes de Procesos, según permisos en Recintos Seguros.
- El formulario utilizado para la creación y edición de elementos de Familia Propia puede ser distin-
to según la Clase de cada elemento. Si solo hay una Clase, al crear el elemento no pregunta la
clase, lo crea directamente.
- Adicionalmente, cualquier usuario puede rellenar campos en Tareas y Mensajes de Procesos, con
los que posteriormente una Tarea de Sistema creará un elemento de Familia Propia. Ver más de-
talles en la documentación sobre Tareas de Sistema correspondiente.
2.7.2. Tareas de Sistema

Las Tareas de Sistema para la creación de elementos de Familia de Sistema y Propias son diferentes:
Las Familias de Sistema no tienen Tareas de Sistema específicas para la creación de elementos, pero se
puede utilizar la TS-INVOCADOR (Invoca Servicio Web Externo) invocando los Servicios Web de AuraPortal
para la creación de elementos. Ver apartado correspondiente a Servicios Web.
Para la creación de elementos de Familia Propia están disponibles los siguientes Servicios Web:

- Tarea de Sistema CREADOR (Crea elemento de Familia Propia) que crea elementos con datos del
Panel del proceso,
- Tarea de Sistema LIMPIADOR (Elimina elementos de Familia Propia) que elimina elementos según
condiciones.
Ver más detalles en la documentación sobre Tareas de Sistema correspondiente.
2.7.3. Servicios Web

Los Servicios Web disponibles para la creación de elementos de Familia de Sistema y Propias son diferen-
tes:
Para la creación y modificación de elementos de Familia de Sistema están disponibles los siguientes méto-
dos del Servicio Web AuraPortalFamilias:
Para crear elementos a partir de campos sueltos:
- CreateFichaAreaCampos
- CreateFichaCuentaCampos
- CreateFichaEmpleadoCampos
- CreateFichaItemCampos
- CreateFichaProyectosCampos
Para crear elementos a partir de fichero XML:
- CreateFichaAmbito
- CreateFichaCuenta
- CreateFichaEmpleado
- CreateFichaItem
- CreateFichaProyectos
Para eliminar elementos:
- DeleteFichaAmbito
- DeleteFichaCuenta
- DeleteFichaEmpleado
- DeleteFichaItem
- DeleteFichaProyectos
Para actualizar elementos:
- UpdateFichaAmbito
- UpdateFichaCuenta
- UpdateFichaEmpleado
- UpdateFichaItem

- UpdateFichaProyectos
Hay más métodos disponibles para gestiones accesorias con las Familias de Sistema. Consultar la docu-
mentación sobre Servicios Web correspondiente para más información.
Para la creación de elementos de Familia Propia están disponibles, entre otros, los siguientes métodos del
Servicio Web AuraPortalFamilias:
- GetUserFamily. No tiene parámetros. Devuelve la lista de Familias Propias existentes con los valo-
res UserFamily_ID y UserFamily_Name.
- GetUserFamilyClass. Introduciendo el parámetro UserFamily_ID devuelve la lista de Clases de esa

Familia con los valores Class_ID y Class_Name.
Código de devolución:
• -1 = Parámetros incorrectos (el parámetro está en blanco o no es un valor numérico).
- GetUserFamilyElementList. Introduciendo los parámetros UserFamily_ID y Class_ID (éste último

opcional), devuelve la lista de Elementos de esa Familia, con los valores Element_ID, Ele-
ment_Name y Class_ID de cada uno.
• -1 = Parámetros incorrectos (el parámetro está en blanco o no es un valor numérico).
- GetUserFamily_Terms. Introduciendo el parámetro UserFamily_ID, devuelve la lista de Nombres

Internos de los Términos de Diccionario de esa Familia que se pueden utilizar para crear nuevos
elementos.
- CreateUserFamilyElement. Introduciendo los parámetros UserFamily_ID, Class_ID y Data se crean

nuevos elementos dentro de la Familia indicada.
El parámetro Data utiliza la estructura habitual en otros métodos, con nombres internos de términos con
separadores especiales, por ejemplo:
[[[_Family_Class:::Noticias]]][[[_Name:::Congreso en Ma-
drid]]][[[3_Description:::Se ha celebrado el XXII Congreso In-
ternacional ... ]]][[[3_Published:::Sí]]]
Códigos de devolución:
• ID = Si se crea correctamente devuelve el ID del nuevo elemento.
• -1 = Parámetros incorrectos (alguno de los parámetros está en blanco o es incorrecto).
• -2 = No existe la Familia indicada.
• -3 = No existe la Clase indicada.
• -4 = La Clase indicada existe, pero no pertenece a esta Familia.

- DeleteUserFamilyElement. Introduciendo los parámetros UserFamily_ID y Element_ID se elimina el
elemento.

• ID = Si se elimina correctamente devuelve su ID.

• -1 = Parámetros incorrectos (alguno de los parámetros está en blanco o no es un valor
numérico).
• -3 = No existe el elemento indicado.
- UpdateUserFamilyElement. Introduciendo los parámetros UserFamily_ID, Element_ID y Data se ac-

tualizan los datos del elemento indicado.
• ID = Si se actualiza correctamente devuelve su ID.
• -1 = Parámetros incorrectos (algún parámetro está vacío o no es un valor numérico).
• -3 = No existe el Elemento indicado.
- GetUserFamilyElement. Introduciendo los parámetros UserFamily_ID y Element_ID se obtienen los

datos de la ficha de ese elemento.
• -1 = Parámetros incorrectos (algún parámetro está vacío o no es un valor numérico).
2.8. Permisos
La gestión de permisos de acceso es radicalmente distinta para las Familias de Sistema y Propias:

Los permisos de los elementos de Familias de Sistema se basan en Clases de elementos asociados a Gru-
pos de Empleados.
Los permisos para crear, editar (modificar) y/o ver las fichas de los elementos de las Familias de Cuentas,
Ítems, Proyectos y Áreas se otorgan desde la opción Grupos de Empleados situado en la barra de acciones
de Estructura – FAMILIAS – Empleados.
Una vez se ha creado un Grupo de Empleados, pulsar sobre la opción Autorizados en Clases situada en la
barra de acciones:

Se abrirá la siguiente ventana desde donde se adjudican los permisos en Clases que tiene este Grupo de
Empleados:

El procedimiento es el siguiente:
1. Seleccionar la pestaña correspondiente a la Familia de Sistema a la que se desea otorgar permi-

sos,
2. Pulsar el botón Proceder para listar las Clases,
3. Seleccionar el marcador correspondiente al permiso deseado:
- Ver. Los Empleados pertenecientes a este Grupo podrán ver los elementos de la Clase indica-
da.
- Editar. Podrán Editar las fichas de los Elementos.
- Crear. Podrán Crear Elementos.
Nota.
Los Permisos Ver y Editar de los Grupos de Empleados no se aplican a los
elementos que estén marcados como Confidenciales. A estos sólo podrán
acceder los empleados que estén seleccionados en la opción Autorizados de
cada Elemento, que además también tendrán permiso de Edición.
Hay tres Familias con algunos detalles diferentes:
- Tareas Libres. Sólo se puede determinar el permiso de Crear tareas de las Clases indicadas. El res-
to de permisos son automáticos según el workflow de las mismas.
- Cuentas. Se puede determinar si el Grupo de Empleados tendrá permisos para Crear/Editar Roles
de Cuenta.
- Empleados. Los Empleados no tienen Clases, por lo que los permisos se aplican a todos ellos, pero
tienen las siguientes particularidades:
• Todos los Empleados tienen Permiso para Ver la ficha de cualquier Empleado, lo cual no
incluye Ver Enlaces y Planning, que es un permiso que se especifica aparte.
• También podrán ver los Enlaces y Planning de los empleados los siguientes usuarios:
- AdminPortal
- Administradores Delegados
- Autorizados en ficha del empleado
- Un empleado podrá ver los enlaces de los empleados que estén por debajo de su
nivel en el árbol de empleados
- El propio empleado en su Ficha

• La creación de Empleados solo la realizan los Administradores Delegados desde las opcio-
nes correspondientes de Estructura.
Para más detalles consultar el Manual del Administrador Delegado.

Los Permisos en Familias Propias son radicalmente distintos, utilizan el sistema de Recintos Seguros, mu-
cho más potente y flexible.

Los Recintos Seguros determinan los usuarios que pueden ver, modificar, crear o eliminar elementos de las
Familias Propias, y se establecen a tres niveles:
- Familia
- Clase
- Elemento
El orden de aplicación de los permisos es Familia > Clase > Elemento. Esto quiere decir que, para acceder a
nivel de Clase, también hay que tener permiso a nivel de Familia, por lo menos de lectura. Y para acceder a
un Elemento, también hay que tener permiso a nivel de su Clase y Familia.
Ver todos los detalles en la documentación sobre Recintos Seguros.
Nota.
Los Prefijos y términos Relación de Familias Propias se pueden configurar para
Utilizar Recintos Seguros O Sí O No cuando se accede a través de otra Familia. Es-
to se configura en el propio término del diccionario y puede personalizarse en el
formulario cuando el término se añade al Panel de un Proceso. La documentación
sobre Relaciones entre Familias incluye un capítulo con una explicación detallada
de esta funcionalidad.
2.9. Relaciones entre las Familias

AuraPortal dispone de una funcionalidad de Relaciones entre Familias que permite relacionar distintas
Familias de AuraPortal (tanto de Sistema como Propias) entre sí de una manera flexible, ágil y potente,
para solucionar las necesidades de la mayoría de escenarios. Las relaciones pueden ser de tipo 1.N, 1:1 o
N:N. Los datos no se copian entre familias, sino que están relacionados. Todos los detalles de esta funcio-
nalidad pueden consultarse en el Manual Relaciones entre Familias.
Independientemente de la funcionalidad Relaciones entre Familias, las Familias de AuraPortal pueden rela-
cionarse entre sí a diferentes niveles.

Las Familias de Sistema tienen varios mecanismos fijos para relacionarse entre sí.
2.9.1.1. Enlaces
En las fichas de cada Familia hay una sección de Enlaces, en donde se pueden enlazar elementos de otras
Familias. La funcionalidad de estos enlaces normalmente se limita a la visualización en la Ficha, aunque hay
algunos casos más funcionales como por ejemplo la relación de las Familias con Tareas Libres y Planning.
Ver Manual del Administrador Delegado para más detalles.
2.9.1.2. Empleados
En todas las fichas de las Familias de Sistema hay un campo Responsable en donde se puede elegir un
Empleado, que proporciona las siguientes funcionalidades:
- El Empleado indicado como Responsable puede Ver, Editar y Eliminar el Elemento, aunque no ten-
ga permisos específicos en su Clase.

- Puede ser Ejecutor de tareas de Procesos a través del campo Sufijo Responsable del Panel del Pro-
ceso.
- Prefiltros de Prefijos. Se puede aplicar un Prefiltro en Prefijos de Familias de Sistema en formularios
de Tareas y Mensajes de Proceso para que sólo muestre los elementos en donde un empleado de-
terminado es el Responsable. El empleado en cuestión puede obtenerse de:
- El Ejecutor de una Tarea o Mensaje

- El Creador del Mensaje de Inicio
- El Campo de Panel
2.9.1.3. Cuentas Indirectas
En las fichas de la Familia Cuentas hay un campo destinado a elegir la Cuenta a través de la cual existe una
relación con la empresa. Es el campo Indirecta, a través de. En definitiva, las Cuentas Indirectas son cuentas
que dependen de otras cuentas, como, por ejemplo, clientes que dependen de un distribuidor.
Esta relación se aplica en las siguientes funcionalidades de AuraPortal:
- Prefiltros de Prefijos de Cuentas. Se puede aplicar un Prefiltro en Prefijos de la Familia Cuentas en

formularios de Tareas y Mensajes de Proceso para que sólo muestre las Cuentas Indirectas de
otro Prefijo Cuenta del Panel.
- Prefijo automático. Los campos Prefijo de la Familia Cuenta en formularios de Tareas y Mensajes
de Proceso, pueden ser configurados para rellenarse automáticamente con la Cuenta Propietaria
de la Cuenta que se seleccione en otro campo de Panel. Dicho de manera práctica, en ejecución
se selecciona un Cliente, y su Distribuidor se rellenará automáticamente.
2.9.1.4. Roles de Cuentas
La Familia de Cuentas incluye los Roles de Cuentas, que representan los cargos o funciones con los que se
establecen relaciones, ya sean telefónicas o a través de Tareas y Emails.
La funcionalidad de los Roles de Cuentas es importantísima en la ejecución de los Procesos de AuraPortal,

ya que a través de ellos los Usuarios Externos e Invitados pueden recibir Tareas y Mensajes.
2.9.1.5. Cuenta – Proyecto
La Familia de Proyectos tiene un campo donde seleccionar una Cuenta. La única funcionalidad de esta
opción radica en la posibilidad de utilizarlo en los buscadores.
2.9.1.6. Costes / Ingresos
Existe una funcionalidad de control de Costes e Ingresos basada en Tareas Libres e Ítems que se aplica a
las Familias de Sistema.
Ver Manual del Administrador Delegado para más detalles.

Independientemente de la funcionalidad Relaciones entre Familias, en las fichas de las Familias Propias no
hay campos fijos para establecer relaciones, sino que se pueden establecer como se desee en cada caso
añadiendo los siguientes tipos de campos de otras Familias:
- Familia Prefijos/Sufijos
- Familia General
- Grupos de Campos
- Documentos
2.10. Integración con Procesos BPM

Con respecto a la integración de los dos tipos de familias con los Procesos BPM, hay diferencias significati-
vas.
2.10.1. Familia Prefijo/Sufijo

Los campos más importantes para relacionar elementos de Familias con Procesos son los Prefijos y Sufijos,
y se pueden utilizar tanto en las Familias de Sistema como en las Propias.
Como es sabido, el funcionamiento de los Prefijos/Sufijos en los Procesos consiste en que, una vez se ha
introducido el valor de un Prefijo en el Panel de un Proceso (ya sea manualmente por el usuario o a través
de Tareas de Sistema o Servicios Web), automáticamente se obtienen los valores de los campos de sus
Sufijos y se graban en el Panel. Así, todos los objetos de los Procesos podrán actuar con ellos, por ejemplo,
Compuertas, Tareas de Sistema, cálculos, etc.
Los elementos de ambos tipos de Familias (Sistema y Propias) pueden ser seleccionados como Prefijos en
Procesos y consecuentemente obtenerse sus Sufijos para grabarlos en el Panel del Proceso.
La diferencia entre ambos tipos de Familia radica en que solo las fichas de las Familias Propias pueden
tener Prefijos y Sufijos de otras Familias. Las de Sistema no pueden.
Sin embargo, en los Procesos no es posible utilizar Prefijos/Sufijos con elementos que ya son en sí
mismos Prefijos/Sufijos.
Para ello hay dos posibilidades:
- Visor. Permite Ver y Modificar todos los datos de Prefijo seleccionado en el Proceso, incluidos
Grupos de Campos, directamente en su ficha a través del formulario que se desee, y que además
estará controlado por Recintos Seguros.
- Tarea de Sistema INGRESADOR. Permite traer todos los datos del Prefijo (excepto Grupos de
Campos, pero sí sus Pies) al Panel del Proceso para que todos los objetos puedan actuar con ellos
(Compuertas, Tareas de Sistema, cálculos, etc.).
Ver esquema en la página siguiente para mejor comprensión:
Nota.
Está en desarrollo un nuevo sistema de relacionar las familias de AuraPortal entre
sí, que aportará nuevas funcionalidades a las comentadas en este documento.

Como se explica en el esquema, para trabajar en Procesos con Prefijos/Sufijos de Prefijos/Sufijos, hay dos
posibilidades:
- Visor
- Tarea de Sistema INGRESADOR
2.10.1.1. Visor
Tal como se explica en el apartado correspondiente de este documento, desde el Visor de los Prefijos se
pueden ver y editar todos los datos de la ficha del Prefijo seleccionado, incluidos los Prefijos/Sufijos que
pueda tener de otras Familias.

El Visor se muestra con un icono Visor junto al nombre del Prefijo:
Visor
Centro de Coste
Al pulsar sobre Visor, se abrirá la ficha del Centro de Coste con el formulario que se haya elegido, que será
de Lectura o Edición según se haya diseñado:
Centro de Coste
Prefijo / Sufijos:
País Empleado
Teléfono
Presupuesto
€ Email
Centro de Coste
Con el Visor se pueden ver y modificar los datos, pero estos no están en el Panel sino en la ficha del ele-
mento. Si se desea que estos datos estén en el Panel del Proceso para poder interactuar con ellos a través
de todos los objetos (Compuertas, Cálculos, …), se debe utilizar la función Ingreso Directo de la Tarea de
Sistema INGRESADOR (Ingresa en Panel información o valor calculado), tal como se explica a conti-
nuación.
2.10.1.2. Tarea de Sistema INGRESADOR
Con la función Ingreso Directo de la Tarea de Sistema INGRESADOR (Ingresa en Panel Información o
Valor Calculado), se puede traer al Panel cualquier Sufijo de los campos de la Ficha (ver restricciones de
los Grupos de Campos en su apartado correspondiente más adelante en este documento).
Con esta funcionalidad será posible grabar en el Panel datos de la Ficha Propia que de otra manera no
podrían llegar al mismo, como por ejemplo un Prefijo de empleado, y así, una vez en el panel, poder ser
ejecutor de tareas, condicionar una Compuerta, etc.
Para ello, la configuración del Ingreso en la Tarea de Sistema se realiza así:
1. En la opción Guardar en (1) (en la imagen siguiente), hay que seleccionar el campo del Panel
donde se desea guardar el dato, en este ejemplo en un Prefijo de Empleado.
2. En la opción Origen (2) elegir el campo Prefijo de la Familia Propia y aparecerá una nueva opción
llamada Campo de Familia (3) donde se puede seleccionar cualquier campo de la ficha de esa
Familia que sea compatible con el seleccionado en la opción Guardar en (1).

Nota.
Se podrá dejar el Campo de Familia (3) vacío cuando el tipo campo seleccionado
en Guardar en (1) sea compatible con el Prefijo seleccionado en Origen (2).
El mismo ejemplo comentado para que un Prefijo de Empleado de una ficha de Familia Propia sea Ejecutor
de Tareas de Proceso, se puede aplicar a los Roles Singulares utilizando el Término de Diccionario corres-
pondiente.
2.10.2. Familia General

En ambos tipos de Familias se pueden utilizar Términos de Diccionario Familia General en los Procesos de
manera similar.
2.10.3. Grupos de Campos

Las fichas de Familias Propias pueden tener Grupos de Campos, mientras que las de Sistema no.
Hay dos maneras de utilizar los Grupos de Campos de fichas de Familia Propia en los Procesos:
2.10.3.1. Visor
Tal como se ha explicado anteriormente, desde el Visor de los Prefijos se pueden ver y editar todos los
datos de las fichas del Prefijo seleccionado, incluidos los Grupos de Campos.

2.10.3.2. Tarea de Sistema INGRESADOR
Los únicos datos de los Grupos de Campos de las fichas de Familia Propia que se pueden llevar al Panel de
los Procesos, son sus Pies.
Para ello hay que utilizar la función Ingreso Directo de la Tarea de Sistema INGRESADOR (Ingresa en Panel
información o valor calculado), tal como ha sido explicado anteriormente.
2.10.4. Documentos
Otra ventaja que tienen las Familias Propias sobre las de Sistema es que se pueden utilizar sus documentos
(Término de Diccionario Bibliotecas En Diccionario) como Sufijos en los Procesos.
3. PLANNING
El sistema de Planning de AuraPortal proporciona una manera gráfica (Gantt) de ver la organización de las
Tareas según su Fecha de Previsión y/o Realización, tanto las Libres como las de Proceso.
Así mismo, desde la Ficha de cada elemento de Familia de Sistema, es posible ver el Planning de las Tareas
Libres (no de Proceso) que han sido asociadas a ella en la sección Enlaces de la Tarea Libre.
Resumiendo:
- El Planning muestra las Tareas Libres y de Proceso en vista gráfica (Gantt)
- Las Familias de Sistema tienen relación con el Planning de Tareas Libres, pero no de Proceso.
- Las Familias Propias no tienen relación con Tareas Libres.
4. VISTA CALENDARIO
La Vista Calendario proporciona al empleado una forma fácil y gráfica de identificar y controlar los trabajos
que tienen una Fecha Prevista para su realización, diferenciándose claramente los trabajos cuya fecha aún
no se ha alcanzado de aquellos cuya fecha ya se ha alcanzado o se ha sobrepasado.
La Vista Calendario está disponible para el Grid Mis Tareas de Proceso, para el Grid de Elementos de la
Familia Propia, para el Grid Relación: ‘N’ y para el Grid de los Informes Personalizados. Se basa en
campos Fecha-Hora que pueden asignarse en la página de configuración del objeto o la familia.
En ambos casos, los campos que se configuran son los siguientes:
- Fecha Inicio. Se elige un campo de Panel o de la Ficha, que tomará un valor y marcará el Inicio de
la cita del Calendario.
- Fecha Fin. Se elige un campo de Panel o de la Ficha, que tomará un valor y marcará el Fin de la ci-
ta del Calendario.
- Permitir mover con el ratón desde la Vista Calendario. Con dos opciones, Sí / No. marcado como
Sí hará que se pueda mover la cita directamente de un punto a otro en la Vista Calendario, con lo
que se actualiza la Fecha-Hora sin necesidad de abrir el formulario.
Para ver los detalles sobre la Vista Calendario, puede consultarse la documentación específica sobre Vista
Calendario.

5. IMPORTACIÓN
Se puede utilizar el Servicio AuraPortal Importador para acceder a Bases de Datos externas (Oracle, Excel,
Access, etc.) mediante una conexión ODBC e importar el contenido de Tablas o Vistas a elementos de una
Familia Propia.
5.1. Pasos Previos

Antes de configurar la Importación es necesario:
Que exista la Familia Propia Destino, con las características y configuración deseada.
Que exista una conexión ODBC con la base de datos Origen. Las conexiones ODBC se crean desde Inicio-
Herramientas Administrativas, en Orígenes de datos ODBC, pestaña DSN de Sistema. Pulsar el botón Agre-
gar y configurar la conexión como se necesite. Ver la imagen inferior.
5.2 Configuración de la Importación

Para configurar una Importación acceder a Estructura - Familias Propias y pulsar el botón Importar.

Aparece una ventana como la de la siguiente imagen, que contiene las importaciones ya configuradas (1)
y permite crear otras nuevas pulsando el botón Crear Importación (2).
La ventana de Creación o Edición de una Importación es como la siguiente:
La barra de acciones incluye, además de los botones genéricos (Guardar, Guardar y Salir y Eliminar), los
siguientes:
- Ejecutar Ahora. Para ejecutar puntualmente la Importación configurada.
- Ejecución Programada. Para programar la Importación y que se realice automáticamente. (Ver más
adelante).

- Log. Permite consultar el Log de la Importación para ver información sobre la importación y com-
probar si hay alguna incidencia durante su ejecución.
En el primer Panel se registra un Nombre (1) para la Importación y se selecciona la Familia Propia 'destino'
(2).
En el panel DATOS IMPORTACIÓN se configuran los siguientes campos de la Conexión ODBC: Se elige la
conexión deseada (3), se proporciona un Usuario y un Password y se pulsa el botón Comprobar. Si todo
es correcto, se conecta con la Base de Datos y se permite elegir una Tabla Origen (4).
Al pulsar el icono buscador de la Tabla Origen aparece una ventana como la siguiente,
en la que se puede buscar la tabla o vista directamente, marcando la opción Lista de Tablas/Vistas (1) y
pulsando Proceder.
Marcando la opción Buscar por Nombre (2) se puede filtrar la selección de la tabla escribiendo su nombre
completo en la casilla (3) y pulsando Proceder. Las tablas que cumplan con el filtro aparecen en el Grid

(4). También se puede filtrar la búsqueda escribiendo el nombre completo del Esquema y pulsando Pro-
ceder. Las tablas/vistas que tengan dicho esquema aparecerán el en Grid (4) desde donde podrán ser
seleccionadas.
CAMPOS OBLIGATORIOS contiene los campos que se necesitan para la Importación porque son obligato-
rios para crear un nuevo elemento de Familia Propia:
Campo Nombre (5). El icono buscador muestra los campos de la Tabla Origen para elegir el campo que
dará nombre al elemento destino de la Familia Propia.
Clase de Familia (6). Tiene varias opciones:
• A Indicar. Se selecciona una de entre las Clases definidas en la Familia Propia destino.
• Según campo. Se selecciona un campo de entre los de la Tabla Origen, que debe ser numérico, ya
que se toma como el ID de la Clase. Se puede elegir un campo Por defecto (7), de entre las Cla-
ses definidas en la Familia Propia destino, por si el campo origen no se corresponde con ningún
ID de clase existente.
Botón Agregar Campos (8). Para establecer la correspondencia entre los campos Origen y Destino de la
Importación:

En Campo Panel Origen se selecciona un campo de la Tabla origen y en Campo Ficha Destino un campo de
entre los creado para la ficha del elemento de Familia Propia destino. Se puede establecer un Valor por
defecto, que se utiliza en caso de que el campo origen esté vacío, o sea incompatible o si no se ha elegido
un Campo Ficha Destino.
El campo Clave Primaria tiene dos opciones:
Nota.
El campo obligatorio Nombre se trata internamente como Clave Primaria. Así, el
programa Importador mira si el Nombre existe, y en ese caso sobrescribe los datos
del registro sin crear uno nuevo.
• Sí. El campo elegido como destino se trata como Clave Primaria para indicar al Importador si, con-
siderando dicha clave, debe o no sobrescribir el registro. Si el valor de la Clave destino es el mismo
que el del campo origen, simplemente sobrescribe el registro. Si el valor de la Clave destino no es el
mismo, se crea un registro nuevo.
• No. El campo no se tiene en cuenta para esta mecánica, solo para la correspondencia.
Se pueden establecer todas las Claves Primarias que se deseen.
Notas.
- No incluir en la Importación los campos que no se desee actualizar.
- El Importador permite importar campos de Familia Relación, tanto 1 como N.

En el caso de Relación:1, el campo origen de la importación solo debe tener
un número que se corresponderá con el ID del elemento que se desea impor-
tar.
En el caso de Relación:N, el campo origen puede tener varios ID separados

por el carácter ',' (coma), por ejemplo 564,895,44,37. Cada uno corresponderá
con un ID de elemento de la Relación:N.

5.2.1. Importación de Prefijos de Sistema
La Importación permite elegir un campo de la base de datos origen para dar valor a un Prefijo de Sistema
de la Familia Propia destino.
Cuando se elige un Prefijo de Familia de Sistema como Campo Ficha Destino (1), aparece un campo nue-
vo, Valor de Origen (2), con 2 opciones:
Directo. En este caso, el Campo Panel Origen tiene que tener un formato específico, ID###nombre. El Im-
portador buscará entre los elementos del prefijo de sistema de la familia destino el ID, que debe existir, y
le pondrá el nombre del campo origen.
A través de. En este caso aparece un nuevo panel:
OPCIONES ADICIONALES PARA EL CAMPO DESTINO
Seleccionar Campo. El icono buscador muestra todos los campos de la ficha del prefijo destino compati-
bles con el campo origen. Este campo se utilizará en la búsqueda del elemento del prefijo seleccionado. Se
buscará un elemento que contenga el valor de origen en este campo y si lo encuentra, se realizará la im-
portación.
Si hay duplicados - Obtener el primero. Si se marca esta opción, y hay más de un elemento destino que
cumpla, se utilizará el primero que encuentra.
Si hay duplicados - No obtener ninguno. Si se marca esta opción, y hay más de un elemento destino que
cumpla, se deja vacío.
5.2.2. Ejecución Programada

Además de ejecutarla manualmente siempre que se necesite, la Importación también se puede Planificar.

Las Ejecuciones Programadas las lleva a cabo el Servicio AuraPortal Importador, que debe estar instalado e
iniciado. Este servicio se instala ejecutando el siguiente .bat:
Instalar_AuraPortalServicioImportador.bat
que se encuentra en el directorio Import de la carpeta Home de la instalación de AuraPortal. Una vez insta-
lado, asegurarse, desde Inicio-Herramientas Administrativas-Servicios, de que se configura con Tipo de
Inicio Automático. Ver la imagen siguiente:
Al pulsar el botón Ejecución Programada de la barra de acciones de la Importación, aparece una ventana
semejante a la siguiente:

Nota.
En la imagen superior se muestra que el servicio AuraPortal Importador está Ini-
ciado y se puede Detener pulsando el botón. Si el servicio no estuviera instalado,
aparecería este mensaje.
Además del Nombre y una Descripción, las opciones disponibles permiten:
Activar o No la planificación, por si se quiere configurar, pero no se desea que se ejecute por cualquier
motivo.
Definir si la Importación se realizará Una vez o de forma Recurrente, en cuyo caso, además de la Fecha-
Hora Inicio (desde cuándo estará vigente la Importación), hay que marcar la Fecha-Hora Fin (hasta cuándo
estará vigente la Importación), así como la Frecuencia (cada cuánto tiempo se realiza la Importación, que
puede ser Diaria, Semanal o Mensual), y Cada cuanto tiempo se producirá (el intervalo entre recurrencias).
La Hora Inicio establece la hora concreta en la que se produce cada recurrencia de la Importación.
Nota 1.
Si una Ejecución Programada para Una vez está como Activa = No cuando se
cumple el horario previsto, no se realiza, pero queda pendiente y se ejecutará en el
momento en que se cambie a Activa = Sí.
Nota 2.
La Importación no tiene en cuenta la posible configuración de Campos con Con-
tenido Exclusivo para los campos de la Familia Propia destino. Por ejemplo, si se
ha establecido un Valor por Defecto para un campo, este se repetirá en el campo
destino tantas veces como sea necesario, aunque esté configurado como campo
con Contenido Exclusivo.
Nota 3.
Los Códigos de Devolución de la siguiente lista indican posibles incidencias y
aparecen en el Log de la Programación.

Códigos
Tipo de importación incorrecto

Código = -1
Elemento a importar no encontrado

Código = -2
Clase de Familia Propia no encontrada

Código = -3
Elemento Default no encontrado

Código = -4
Origen de datos ODBC no encontrado

Código = -5
Objetos de origen ODBC no encontrados

Código = -6
Campos de importación no encontrados

Código = -7
Nombres de Campos obligatorios no

encontrados
Código = -8
Problema en la configuración de la
importación
Código = -9
Problema indefinido
Código = -10
Problema en los elementos de Importa-

ción
Código = -11
Campos de importación duplicados

Código = -12
No hay datos para importar

Código = -13
Valor del campo Prefijo incorrecto

Código = -14
Tipo de Usuario incorrecto

Código = -15
Login incorrecto
Código = -16
Usuario con tareas iniciadas

Código = -17
Problema creando Usuario Externo

Código = -18
Problema creando Usuario Invitado

Código = -19
Problema guardando datos auxiliares

Código = -20
Problema eliminando Grupo de Share-

Point
Código = -21
Problema de Permisos en SharePoint

Código = -22


Manual Familias Propias Tomo 1 Helium 20171220

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Familias Propias. Tomo 1

Esta publicación pertenece al Servicio de Documentación de AuraPortal (SDAP) y todos los

2. DIFERENCIAS ENTRE FAMILIAS ............................................................................................................................ 7

FAMILIAS PROPIAS Página 2 de 42

4. VISTA CALENDARIO .............................................................................................................................................. 32

FAMILIAS PROPIAS Página 3 de 42

Hay tres excepciones a esta conclusión genérica:

FAMILIAS PROPIAS Página 4 de 42

o Organigrama. Representación de la estructura jerárquica de la empresa con aplicación en

o Grupos de Empleados y Roles. Diferentes niveles de organización de los empleados con

o Campos y Divisiones. Se pueden agregar campos basados en todo tipo de Términos de

o Documentos. El nuevo término Biblioteca En Diccionario sustituye a los Anexos Multi-

o Grupos de Campos. Los Anexos Multi-Registro basados en Listas de SharePoint pueden

Familias De Sistema Familias Propias

Base de Datos SharePoint. Directamente en SQL.

Creación Familia Fijas en la Estructura Inicial. Particular en cada instalación. Se pue-

Diseño Formularios Formulario Fijo, no configurable. Formularios Dinámicos y personaliza-

Campos Exclusivos No disponible. Se pueden elegir qué campos tendrán

FAMILIAS PROPIAS Página 5 de 42

FAMILIAS PROPIAS Página 6 de 42

2. DIFERENCIAS ENTRE FAMILIAS

2.1. Base de Datos

2.1.1 Familias de Sistema

2.1.2. Familias Propias

2.2. Creación Familias

2.2.1. Familias de Sistema

FAMILIAS PROPIAS Página 7 de 42

- Crear Clases y ubicarlas en Ramas del Árbol,

- Diseñar Páginas de Entrada personalizadas para Empleados,

- Diseñar Formularios de Roles Personales de las Cuentas,

- Crear Anexos (ampliación de las Fichas, tanto Mono-Registro como Multi-Registro).

Para más detalles dirigirse al Manual del Administrador Delegado.

2.2.2. Familias Propias

FAMILIAS PROPIAS Página 8 de 42

Árbol y Clases. De forma muy similar a las Familias de Sistema.

FAMILIAS PROPIAS Página 9 de 42

Panel VISTA CALENDARIO

2.3. Diseño Formularios

2.3.1. Familias de Sistema

- Posibilidad de decidir si se muestra o no el Visor, pero siempre se mostrará el mismo formulario,

FAMILIAS PROPIAS Página 10 de 42

Un ejemplo de formulario podría ser el siguiente:

• Presentación dinámica de Divisiones (Presencia/No Presencia y Lectura/Edición) según Condicio-

▪ Posibilidad de decidir si se muestra o no el Visor, y además elegir el formulario que se

- Indicar. Permite la selección del formulario que se desee.

- Según Clase. El formulario que se mostrará en el Visor será automático según la

FAMILIAS PROPIAS Página 11 de 42

Pueden verse más detalles en la documentación sobre Formularios Dinámicos.

2.4. Diseño de Grids

2.4.1. Familias de Sistema

2.4.2. Familias Propias

FAMILIAS PROPIAS Página 12 de 42

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FILTROS. Selección de campos de filtrado con los siguientes detalles:

Orden. Orden en el que se presentarán en ejecución.

Título Mostrado. Nombre que se mostrará en cada campo de filtrado.

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Ancho. Ancho del campo de filtrado.

C. Para configurar un Conjunto de Filtros.

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