MACROPROCESO GESTIÓN DE CÓDIGO: IF-P12-PR03

INFRAESTRUCTURA
PROCESO EJECUCIÓN, ENTREGA Y VERSIÓN: 1
CIERRE DE OBRAS NUEVAS Y
FECHA: Noviembre de 2010
REMODELACIONES

PROCEDIMIENTO

ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS DE OBRA

REVISADO POR APROBADO POR

Jefe Oficina de Construcciones Director de Recursos Físicos

Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
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PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS DE VERSIÓN: 1
OBRA
FECHA: Noviembre de 2010

1. OBJETIVO

Efectuar la valoración económica de la obra nueva o de remodelación, con el fin de

determinar el valor estimado de la misma para la asignación del presupuesto
requerido.

2. ALCANCE

Inicia con la recepción del diseño arquitectónico y técnico de la obra, hasta la

entrega del presupuesto detallado para efectuar las compras del proyecto.

3. DEFINICIONES

• Insumos de obra: se refiere a los materiales, mano de obra, transportes y

equipos requeridos para la ejecución de la obra.

• Construplan: software de Construdata, para la elaboración de presupuestos

de obras.

• Actividades a todo costo: Actividades que incluyen dentro de su precio, la

herramienta, materiales necesarios, equipos, transportes, mano de obra y
subcontratos.

• Análisis de Precios Unitarios (APU): agrupación de los valores que

describen una actividad de obra discriminada por el rendimiento de equipo,
materiales, transportes y mano de obra, con el fin de obtener su valor
individual y así estructurar el valor unitario.

4. CONDICIONES GENERALES

• Para la elaboración de un presupuesto de obra, se deberá contar con un

proyecto arquitectónico y técnico altamente definido, la descripción de la
información requerida se encuentra en el formato “Recibo de diseño y lista de
chequeo”.

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• Para una óptima recepción de la documentación por parte del área de costos y
presupuestos, es necesario el cumplimiento de los siguientes requisitos,
dependiendo del alcance particular de cada proyecto y si es obra nueva o
remodelación, la cual debe ser entregada en medio físico y magnético:

o Levantamiento de información.
o Proyecto arquitectónico.
o Diseños técnicos, incluye diseños estructurales.

Las especificaciones de cada uno de los anteriores requisitos se describen en

el formato “Recibo de diseño y lista de chequeo”

• Antes de iniciar con la elaboración del presupuesto se podrá redefinir el tipo de

contratación a realizarse, ya sea una obra contratada a todo costo ó
subcontratada segmentadamente por capítulos.

• La elaboración de presupuestos de obra, se deberá realizar en el software

Construplan de Construdata.

• Los precios de la base de datos de insumos más frecuentemente utilizados, se

mantendrán actualizados en el software Construplan de Construdata.

• Para la elaboración del presupuesto de obra se deberán utilizar los precios de

insumos aprobados por la Dirección de Recursos Físicos durante el año.

• Se deberán emplear los precios de insumos y de contratos a todo costo

utilizados en el proceso de compras y contratación de proyectos ejecutados en
la misma vigencia.

• Para soporte y verificación de algunos insumos y actividades a todo costo, se

solicitarán cotizaciones a proveedores de la Universidad, para garantizar los
precios de mercado.

• El valor del presupuesto elaborado puede diferir del valor proyectado en el

plan de inversiones anuales.

• La entrega del presupuesto al área de Compras deberá contar con los

siguientes reportes:

o Presupuesto resumido por capítulos.

o Presupuesto detallado.

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o Análisis de precios unitarios.

o Listado de compras de insumos.
o Anexos de cotizaciones.

• Cuando se trate de una obra nueva, se revisará la conveniencia de

subcontratar externamente la elaboración del presupuesto, para lo cual, el
área de costos y presupuesto realizará la supervisión directa y complementará
si es del caso, lo entregado y consolidará toda la documentación para que el
proyecto pueda ser ejecutado dentro de los lineamientos de la Universidad.

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS DE OBRA

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

Entrega el diseño arquitectónico y técnico

aprobado por el Jefe de Diseño de acuerdo Arquitecto
1 Oficina de Diseño
con el formato “Recibo de diseño y lista de Diseñador
chequeo (IF-P12-F12)”.

Recibe la documentación del proyecto

completa y verifica en el formato “Recibo de
diseño y lista de chequeo (IF-P12-F12)”.
Nota: Sólo en casos excepcionales, en donde
el desarrollo del proyecto lo exija, se podrá
recibir inicialmente la documentación, sin los
diseños técnicos respectivos. En ningún caso,
se recibirá la documentación del proyecto
con algún faltante arquitectónico, de
especificación y de detalles.

• Si se encontraron aspectos por

definir: Profesional de
Oficina de
2 costos y
Regresa el diseño y documentación a la Construcciones
presupuestos
Oficina de Diseño para que realicen los
ajustes hasta que se cumplan los requisitos
exigidos.
Remítase a la actividad 1.

• Si no se encontraron aspectos por

definir:
Establece los capítulos y subcapítulos del
presupuesto de obra, las actividades
claramente especificadas y cuantifica las
cantidades de obra en Acad y hoja de cálculo
Excel.

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RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

Profesional de
Realiza la verificación general de las Oficina de
3 costos/Residente
actividades de obra. Construcciones
de obra

Efectúa la cuantificación de cantidades de

Oficina de Profesional de
4 obra en el formato “Cantidades de Obra (IF-
Construcciones Costos
P12-F10)”.

Elabora el presupuesto de obra, ajustando

y/o creando análisis de precios unitarios de
Oficina de Profesional de
5 conformidad al proyecto en referencia y
Construcciones Costos
solicitando cotizaciones para garantizar
precios de mercado.

Revisa el presupuesto de obra.

• Si el presupuesto no es aprobado: Jefe Oficina de
Dirección de Construcciones/
6 Remítase a la actividad 2.
Recursos Físicos Director de
• Si el presupuesto es aprobado: Recursos Físicos
Remítase a la actividad 7.

Una vez aprobado el presupuesto, realiza la

Profesional de
solicitud del código presupuestal de la obra
Oficina de costos/Secretaria
7 de acuerdo con el valor resultante.
Construcciones Oficina de
Ver Procedimiento “Creación y cierre de Construcciones
códigos en el Sistema” (FI-P11-PR06).

Entrega al área de Compras, el presupuesto

de obra, con sus respectivos reportes, de
Oficina de Profesional de
8 acuerdo con el formato “Entrega de
Construcciones Costos
presupuestos de obra al área de compras IF-
P12-F11)”.

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6. DIAGRAMA DE FLUJO

A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el

procedimiento “ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS DE OBRA”. Las convenciones
utilizadas en este diagrama son las siguientes:

SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento

Permite dar continuidad a las actividades, evitando la

intersección de líneas. Representa una conexión entre
Conector de rutina
actividades del procedimiento de la misma página o
entre páginas.

Representa el enlace entre la última actividad de una

Conector de pagina
página y la primera de la siguiente.

Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la

unidad responsable y en el recuadro inferior la
Operación
descripción de la actividad desarrollada en del
procedimiento.

Indica el punto dentro del procedimiento en donde

Decisión o alternativa
surgen posibles caminos alternativos.

Representa cualquier tipo de documento asociado al

Documento
procedimiento.

Referencia un procedimiento establecido a nivel

Procedimiento predefinido
institucional o al interior de la Facultad/Unidad.

Representa el archivo de de documentos asociados al

Archivo
procedimiento.

Rutina de Sistemas de Representa actividades ejecutadas a través de los

Información diferentes Sistemas de Información.

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ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS DE OBRA

INICIO

Arquitecto Diseñador
Oficina de Diseño
Entrega el diseño arquitectónico y técnico aprobado
por el Jefe de Diseño de acuerdo con el formato
“Recibo de diseño y lista de chequeo”.

Formato “Recibo de diseño y lista de chequeo”IF-P12-

F12

Profesional de costos y presupuestos

Oficina de Construcciones
Recibe la documentación del proyecto completa y 1
verifica en el formato “Recibo de diseño y lista de
chequeo”

SI Se encontraron aspectos por definir NO

Profesional de costos y presupuestos

Profesional de costos y presupuestos
Oficina de Construcciones
Oficina de Construcciones
Regresa el diseño y documentación a la
Establece los capítulos y subcapítulos del
Oficina de Diseño para que realicen los ajustes
presupuesto de obra, las actividades claramente
hasta que se cumplan los requisitos exigidos
especificadas y cuantifica las cantidades de obra
en Acad y hoja de cálculo Excel

Profesional de costos/Residente de obra

Oficina de Construcciones
Realiza la verificación general de las actividades
de obra.

Profesional de Costos
Oficina de Construcciones
Efectúa la cuantificación de cantidades de obra en
el formato “Cantidades de Obra”.

Formato “Cantidades de Obra” IF-P12-F10

Profesional de Costos
Oficina de Construcciones
Elabora el presupuesto de obra, ajustando y/o
creando análisis de precios unitarios de
conformidad al proyecto en referencia y
solicitando cotizaciones para garantizar precios de
mercado

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7. RELACIÓN DE REGISTROS

NOMBRE CÓDIGO
Recibo de diseño y lista de chequeo IF-P12-F12

Entrega de presupuestos de obra al área de compras IF-P12-F11

Cantidades de Obra IF-P12-F10

Presupuesto aprobado N/A

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS

IDENTIFICACIÓN DEL
NOMBRE
DOCUMENTO

INTERNO

EXTERNO

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