GESTIÓN DIRECTIVA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN AL SISTEMA DE

GESTIÓN INTEGRADO
Código: GDI-DIE-PR001 Versión: 02 Fecha de Emisión: 03/04/2018 Página 1 de 6

1. OBJETIVO

Establecer los parámetros para la planificación y ejecución de la revisión periódica del Sistema de Gestión
Integrado del Invima, para asegurar su conveniencia, adecuación, eficiencia, eficacia, efectividad y alineación
con la dirección estratégica del Instituto, determinar el cumplimiento de su política y objetivos, verificar el control
eficaz de los riesgos y enfermedades e identificar oportunidades de mejora continua.

2. ALCANCE

Comprende desde la planificación de la revisión del Sistema de Gestión Integrado hasta la verificación de la
eficacia de las acciones de mejora implementadas como resultado de la revisión por dirección, en el marco de los
requisitos de las normas vigentes relacionadas a continuación NTC ISO 9001, NTC-ISO/IEC 17025, Informes 44
y 45 OMS/OPS, NTC ISO 14001, Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015, MECI y la herramienta de
Evaluación de ARN de la OPS.

3. DEFINICIONES

Adecuación1: Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.

Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización.

Conveniencia2: Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas
organizacionales.

Eficacia3: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Efectividad4: Medida del Impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo
de los recursos utilizados y disponibles.

Eficiencia5: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Revisión6: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del
tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Sistema de Gestión Integrado: Conjunto de actividades relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer
la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los sistemas que lo componen (Gestión
de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Gestión Ambiental, Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
entre otros).

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ver Matriz de Requisitos Legales y Otros

Ver Requisitos Normas del Sistema de Gestión Integrado

1
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000:2009). Primera Actualización. Términos y definiciones. Página 30
2
Ibídem. Página 31
3
Ibídem. Página 32
4
Ibídem. Página 32
5
Ibídem. Página 32
6
Ibídem. Página 35

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5. CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

5.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Definir la forma como se ejecutará la revisión por

dirección del sistema de gestión integrado.
La revisión por dirección puede realizarse utilizando
una o varias de las siguientes actividades:
 Para la revisión de la información de entrada:
o Presentación escrita de la información de
entrada (documentos en Power Point, Word o
Excel).
o Presentación de la información de entrada en
reuniones del Comité Coordinador de Control
Interno.
o La Oficina de Laboratorios y Control de Calidad
programará una reunión interna en la cual se
analizaran y discutirán las entradas de la
Revisión por la Dirección, en la cual se deberán
contemplar los requisitos exigidos por las
normas técnicas contempladas en el alcance del
presente procedimiento previo a su envío a la Director General
Oficina Asesora de Planeación
Definir metodología Representante de la
para llevar a cabo la o Presentación de la información de entrada en Dirección para el Sistema
revisión y programar una única reunión del Comité Coordinador de de Gestión Integrado
la revisión por Control Interno.
Coordinador Grupo
dirección o Presentación de la información de entrada en Sistemas de Gestión
reunión particular de la Dirección General, el Integrado
Representante de la Dirección para el Sistema
de Gestión Integrado y otros funcionarios, según
decisión de la Dirección.
 Para la definición de conclusiones y salidas
o Observaciones o comentarios sobre los
documentos presentados.
o Reunión del Comité Coordinador de Control
Interno.
o La Oficina de Laboratorios y Control de Calidad
programará una reunión interna en la cual se
analizaran y discutirán las conclusiones y salidas
de la Revisión por la Dirección, en la cual se
deberán contemplar los requisitos exigidos por
las normas técnicas contempladas en el alcance
del presente procedimiento previo a su envío a
la Oficina Asesora de Planeación.
o Reunión particular de la Dirección General, el
Responsable del Sistema de Gestión Integrado y

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

otros funcionarios, según decisión de la
Dirección.
 Para la presentación de conclusiones y salidas:
o Acta de Reunión. Formato de Acta GDI-DIE-
FM001.
La definición de la metodología y la programación se
realiza en conversaciones entre la Dirección General y
la Oficina Asesora de Planeación y se deja en firme
mediante el correo donde se solicita la información de
entrada a los diferentes procesos de la Institución.

Solicitar al responsable la preparación de la

información de entrada para la revisión de todas las Coordinador Grupo
dependencias, según lo especificado en el capítulo 5.2 Sistemas de Gestión
Información de Entrada a la Revisión por Dirección, del Integrado
Solicitar, preparar y presente documento, quienes presentarán la Responsables de
consolidar la información en el formato Información Entrada a la preparar la información
información de Revisión de Sistema de Gestión Integrado GDI-DIE- según corresponda
entrada FM003
Funcionario del Grupo de
La Oficina Asesora de Planeación consolida la Sistema de Gestión
información y la envía o presenta a la Dirección Integrado
General.

Verificar los resultados presentados y tomar decisiones

con respecto a:
 La conveniencia, adecuación y eficacia continuas
del sistema de gestión integrado
Director General
 Mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del
Sistema de Gestión Integrado y sus procesos Representante de la
Revisar la
Dirección para el Sistema
información de
 Mejora del producto o servicio en relación con los de Gestión Integrado
entrada y tomar
requisitos del cliente
decisiones Coordinador Grupo
 Cualquier necesidad de cambio en el sistema de Sistemas de Gestión
gestión integrado Integrado
 Acciones y planes de acción necesarios cuando no
se hayan logrado los objetivos
 Necesidades de recursos

Director General
Elaborar el acta de revisión por dirección en Formato Representante de la
Formalizar las de Acta GDI-DIE-FM001. Dirección para el Sistema
conclusiones y de Gestión Integrado
decisiones de la Realizar las revisiones pertinentes hasta lograr
Representante de la Alta
revisión por dirección conformidad del acta de revisión por dirección, y firmar
Dirección del Sistema de
el acta.
Gestión de Calidad de los
Laboratorios

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Coordinador Grupo
Sistemas de Gestión
Integrado
Funcionario del Grupo de
Sistema de Gestión
Integrado

Se presentan los resultados de la revisión por dirección

Comunicar utilizando los medios de comunicación definidos en el Representante de la
resultados de la Instituto. Dirección para el Sistema
revisión por dirección Se publica el acta de revisión por dirección en la de Gestión Integrado
Intranet para informar a la totalidad de los funcionarios.

Representante de la
Efectuar, trimestralmente, el seguimiento a las Dirección para el Sistema
Realizar seguimiento
decisiones consignadas en el acta, diligenciando el de Gestión Integrado
a las decisiones
formato Seguimiento a Compromisos Derivados de la
tomadas en el Coordinador Grupo
Revisión por Dirección GDI-DIE-FM016 y evaluar la
revisión por dirección Sistemas de Gestión
eficacia de las acciones.
Integrado

5.2 INFORMACIÓN DE ENTRADA A LA REVISIÓN POR DIRECCIÓN

La información de entrada a la revisión por dirección del sistema de gestión integrado contiene como mínimo los
siguientes temas especificados por sistema:

Para la totalidad del Sistema de Gestión Integrado:

 Adecuación de las políticas, y cumplimiento de objetivos del Sistema de Gestión Integrado y desempeño de
los procesos.
 Conformidad del producto o servicio, para la Oficina de Laboratorios y Control de Calidad lo relacionado con
Trabajo No Conforme, resultados aberrantes o dudosos (atípicos) informados en ensayos en colaboración o
ensayos de competencia
 Formación del personal (la Oficina de Laboratorios y Control de Calidad complementa la información con
informes de personal directivo y supervisión).
 Adecuación de los recursos
 Desempeño de los proveedores externos
 Satisfacción y retroalimentación de las partes interesadas
 Análisis de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
 Resultados de la auditoría interna y no conformidades
 Resultados de auditorías o evaluaciones de organismos externos y no conformidades
 Acciones Correctivas, Preventivas y de Optimización
 Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados
 Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección
 Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión Integrado, incluyendo los de las cuestiones externas e
internas
 Recomendaciones para la mejora

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Para el Sistema de Gestión Ambiental:

 Aspectos ambientales significativos

 Cumplimiento del plan de trabajo anual en gestión ambiental
 Desempeño de los programas del sistema de gestión ambiental
 Cumplimiento de la normatividad nacional vigente en materia de gestión ambiental
 Requerimientos generados por autoridades o auditorías externas

Para el Sistema para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo

 Resultados de las comparaciones interlaboratorios o de los ensayos de aptitud

 Cambio en el volumen y tipo de trabajo efectuado

Para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo:

 Identificar que la entidad adelante revisiones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-
SST, por lo menos una (1) vez al año.
 Revisar el cumplimiento del plan de trabajo anual en Seguridad y Salud en el Trabajo – SST y analizar la
suficiencia de los recursos asignados para la implementación del SG SST.
 Evaluar la eficacia de las medidas de seguimiento con base en las revisiones anteriores de la alta dirección y
establecer acciones que permitan la mejora continua en SST.
 Analizar el resultado de los indicadores y de las auditorias anteriores al SG SST de la entidad.
 Determinar si las medidas de prevención y control de peligros y riesgos se aplican, son eficaces y está
actualizada.
 Determinar si de esta revisión se realiza intercambio de información con los funcionarios sobre los resultados
y su desempeño en SST.
 Evidenciar la realización de la evaluación inicial de los estándares mínimos del SG SST.
 Conocer las inspecciones realizadas sistemáticamente de los puestos de trabajo, las máquinas y equipos y en
general a las instalaciones de la entidad.
 Conocer el reporte de las investigaciones de accidentes y enfermedades laborales de la entidad.
 Identificar el ausentismo laboral por causas asociadas a la SST de la entidad.
 Identificar la efectividad de los programas de rehabilitación de la salud de los servidores de la entidad.

6. TIEMPO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO

La revisión por dirección se realiza entre los meses de enero a abril de cada año, el tiempo de preparación
dependerá de la metodología que se elija.

La elaboración del acta de revisión por dirección se realiza máximo 30 días hábiles después de realizar la revisión
de la totalidad de las entradas requeridas.

La publicación del acta de revisión por dirección se realiza 10 días hábiles después de la firma de la misma.

7. PUNTOS DE CONTROL

Control Responsable Frecuencia Evidencia

Cada vez que se recibe
Correos electrónicos
información de entrada.
Consolidación y revisión Funcionario del Grupo de solicitando cambios o
de la información de Sistema de Gestión completar datos en la
En caso de presentar
entrada Integrado información de entrada
inconsistencias en la
información o requerir
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Control Responsable Frecuencia Evidencia

más información se Formato Información
solicita al proceso Entrada a la Revisión de
responsable de la misma Sistema de Gestión
Integrado GDI-DIE-
FM003
Una vez al año cuando
se elabora, revisa y firma
Director General el acta de revisión por
dirección
Delegado Alta dirección
para la Oficina de En caso de presentar
Formalización de las
Laboratorios y Control de inconsistencias se
conclusiones y Formato de Acta GDI-
Calidad corrige el acta y se
decisiones de la revisión DIE-FM001
procede a la firma de la
por dirección
Representante de la misma por parte del
Dirección para el Director General y del
Sistema de Gestión Representante de la
Integrado Dirección para el
Sistema de Gestión
Integrado
Trimestral (meses
Representante de la contados a partir de la
Dirección para el firma del acta)
Sistema de Gestión Correos electrónicos
Integrado En caso de que surjan informando cambios en
cambios con respecto a los compromisos
Seguimiento a las Delegado Alta dirección los compromisos se
decisiones tomadas en el para la Oficina de informan por correo Formato Seguimiento a
revisión por dirección Laboratorios y Control de electrónico al Director Compromisos Derivados
Calidad General para su de la Revisión por
aprobación, los correos Dirección GDI-DIE-
Coordinador Grupo donde se aprueban los FM016
Sistemas de Gestión cambios se conservaran
Integrado como evidencia de esta
actividad

8. REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS

 Formato de Acta - GDI-DIE-FM001

 Formato Información Entrada a la Revisión de Sistema de Gestión Integrado GDI-DIE-FM003
 Formato Seguimiento a Compromisos Derivados de la Revisión por Dirección - GDI-DIE-FM016

9. ANEXOS

No aplica

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