GESTIÓN EMPRESARIAL

GUIA 4 CONTABILIDAD

CORTES PULIDO JULIE PAOLA

C.C 1023860973

PROFESORA: BELKYS ZULAY GÓMEZ

JORNADA NOCHE – JERUSALEN

Bogotá 9 de Junio de 2015

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3.3.1. Con el fin de apropiarme del conocimiento sobre documentos soportes
realizo previamente las siguientes actividades:

- Investigo acerca de los siguientes conceptos:

 Qué son documentos soporte

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un
especial cuidado en el momento de elaborarlos

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser
registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos
registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para
cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales
papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo
contable.

 Clases de documentos soporte

Los principales soportes de contabilidad son:

1. Recibo de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en

efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias
se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de

acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura.

2. Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de
la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de

bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

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Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas
copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que

suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o
retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir
solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o
en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

4. Factura de compra-venta

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos

generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del

comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad.

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada

expresamente como factura de venta. (Pre impreso). Numeración en orden
consecutivo. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor
o de quien preste el servicio. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social del
adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o
genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social
y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso). Indicar la calidad de retenedor del
impuesto sobre las ventas.

5. Cheque

Es un título valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un
banco llamado “girado” que pague una determinada suma de dinero a la orden de
un tercero llamado “beneficiarios”.

6. Comprobante de pago

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de

contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por
medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el

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original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el
archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el
titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en
forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que
diariamente se realizan en una empresa.

7. Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que
da una persona llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la
orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y

ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y
se llaman letras por pagar.

8. Pagaré

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad
de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los
créditos bancarios.

9. Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus

clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de
facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus
obligaciones.

10. Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la

factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota
crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el
cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.

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11. Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por

cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un
fondo denominado caja menor.

12. Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier

operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de
la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante
se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

 Características De los documentos soporte

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del
comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los
responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

- Consulto sobre las normas que rigen los documentos soporte.

OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y

PRINCIPIOS GENERALES

ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTÍCULO 2º. Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la

administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que
cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes
conceptos, así:

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

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También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.

Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por
el legislador.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los

documentos en su ciclo vital.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor

histórico o cultural.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los

materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes

tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.

Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

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3.4 ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO.

A. Actividades Individuales:

Para afianzar el conocimiento previo adquirido creé:

 Mapa conceptual en el que se aclaren los conceptos adquiridos sobre:

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 Documentos soporte contables
 Documentos soporte no contables
 Títulos valores
 Normas
 Control de existencias
 Sistemas de control de mercancías.

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 -Dibujo los formatos de uso más común requerido para los reportes
contables

Documentos soporte contables

 Comprobante de egreso

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 Comprobante de ingreso

 Comprobante de consignación

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 Cuenta de cobro

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 Factura

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 Letra de cambio

 Libranza

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 Nota de contabilidad

 Nota crédito

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 Nota débito

 Recibo de caja

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 Recibo de caja menor

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Documentos soporte no contables

 Cotización

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 Entrada de almacén

 Kárdex

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 Orden de pedido

 Remisión

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 Salida de almacén

Títulos valores

 Cheque

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 Letra de Cambio

 Pagaré

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 Realizo ejercicio práctico en el que se involucren los diferentes formatos
estudiados

EJERCICIO PRÁCTICO

1. Cancele por caja menor Pasa bocas para los empleados.

2. Se debe realizar una compra de mercancía, pago en efectivo.
(Comprobantes de egreso, factura, entradas a almacén, remisión).
3. Se debe realizar una compra de mercancía a crédito, para respaldar el
crédito firmamos una letra de cambio. (letra de cambio, factura, entradas a
almacén, remisión).
4. Se debe realizar una venta, pago en efectivo. (Factura, recibo de caja,
salida de almacén, remisión).
5. El dinero recibido en la anterior venta es enviado a consignar al banco.
(consignación bancaria)
6. A la anterior venta se le adiciona un valor cobrándole gastos de envió (
Nota debito)
7. De la anterior venta recibimos una devolución del 50 % de la mercancía.
(Nota crédito).
8. Se debe realizar una venta, pago con cheque, .(Factura, recibo de caja,
salida de almacén, remisión)
9. Obtenga una cotización de un bien y una de un servicio. (cotizaciones)
10. El banco Colpatria nos concede un préstamo por $ 5.000.000, el dinero es
desembolsado en la cuenta corriente. Firmamos un pagare. (Pagare)
11. …..ABAJO
12. Cancele por caja menor un pago de servicio de taxi. (Recibo de caja menor)
13. Uno de nuestros empleados nos hace llagar una libranza donde solicita sea
descontado de su sueldo $200.000 y se le consigne al banco Colpatria.
(libranza)
14. ¿Quiénes no están obligados a Facturar Y que documentos son
equivalentes a la factura?
15. Extraiga uno de los comprobantes de contabilidad y elabore una nota de
contabilidad corrigiendo algunos de los valores.
16. Usted adquirió algún servicio por mantenimiento correctivo y preventivo de
un equipo de cómputo, Solicite a algunos de sus compañeros que tenga
Rut, le haga una cuenta de cobro y cancele dicho servicio con cheque
(Comprobante de egreso, cuenta de cobro, RUT, cheque).

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11. Defina Libros de contabilidad, como se corrigen errores en los libros
de contabilidad y que es endoso.

 Libros de contabilidad: clases, obligación, registro, exhibición y Forma de

llevarlos.

Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos
con trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un
período de tiempo. La legislación mercantil establece cuales son los libros
contables obligatorios para las empresas. Los libros de contabilidad principales
son:

Tipos de libros contables:

 Libro auxiliar: Complementario a los principales libros de contabilidad. Su

función es registrar todas las operaciones y centralizarlas en el libro diario
para tener un único documento contable. Existen diferentes tipos: de caja,
remuneraciones, retenciones, clientes y compra y ventas.
 Libro auxiliar de remuneraciones: Obligatorio para todo empleador con
cinco o más trabajadores, en este libro se debe llevar un registro de las
remuneraciones y debe ser timbrado por el SII.
 Libro de compras y ventas: Requerido para los contribuyentes afectos al
IVA, en él se debe llevar un registro cronológico de las compras y ventas.
También debe ser timbrado por el SII.

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  Libro fondo de utilidades tributarias (FUT): Si eres contribuyente,
permite llevar el control de las declaraciones de rentas efectivas en primera
categoría. En este libro se registra la historia de las utilidades tributables y
no tributables, las percibidas de sociedades en las que se tenga
participación, los retiros de utilidades tributarias efectuados por los dueños
o socios y los créditos asociados a dichas utilidades.
 Libro diario: Corresponde al registro contable en el que se anotan todas
las transacciones en forma cronológica.
 Libro mayor: Es el resumen del movimiento de cada una de las cuentas
del libro diario. Este resumen arroja un saldo deudor o acreedor por cuenta,
el cual es trasladado posteriormente al balance.

Por regla general, todos los Comerciantes están obligados a llevar

Contabilidad; así lo dispone el Código de comercio en su artículo 19: “Es
obligación de todo comerciante: (…) Llevar contabilidad regular de sus negocios
conforme a las prescripciones legales”.

El Código de comercio establece que todos los comerciantes deben llevar

contabilidad, de modo pues que para determinar la obligación o no de llevar
contabilidad, el primer interrogante que se debe responder es si, esa persona es o
no comerciante.

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Pues bien, el mismo código de comercio establece que se consideran
comerciantes todas aquellas personas que se dediquen profesionalmente a
desarrollar actividades consideradas por la ley como mercantiles.

Ahora, ya sabemos que un comerciante es quien realiza profesionalmente Actos

mercantiles, entonces resta definir que son actividades mercantiles. Pues las
actividades mercantiles están claramente señaladas en el Código de comercio en
su artículo 20.

No interesa si quien ejerce la actividad mercantil es una Persona natural o una

Persona jurídica, en todo caso, mientras la desarrolle profesionalmente, se
considera comerciante. (Vea con más detalle: Quienes son comerciantes)

No sobra decir que toda persona que pertenezca al Régimen común en el

Impuesto a las ventas, está obligado a llevar contabilidad. Las personas que
pertenezcan al Régimen simplificado, desde el punto de vista tributario, no están
obligadas a llevar contabilidad aunque sean comerciantes, pero de acuerdo al
código de comercio si les asiste la obligación de llevar contabilidad.

Respecto a las personas naturales, no están obligados a llevar contabilidad los

asalariados ni quienes ejercen una Profesión liberal, pero sí las personas
naturales que son comerciantes.

Tampoco están obligados a llevar contabilidad los agricultores y ganaderos que

enajenen sus productos en estado natural. Los agricultores y ganaderos que
transformen sus productos y los comercialicen mediante una empresa, estarán
obligados a llevar contabilidad.

La persona que este obligada a llevar contabilidad, debe hacerlo en debida forma,
de acuerdo a los Principios de contabilidad generalmente aceptados.

La Contabilidad, además de llevar el registro de operaciones de la empresa, es un

medio de prueba oponible a terceros, siempre que se lleve en debida forma.

El hecho que una persona no este obligada a llevar contabilidad, no le impide que
la lleve, pero para que ésta pueda constituir una prueba, debe llevarse cumpliendo
con todos los requisitos exigidos por la ley, de lo contrario no puede ser invocada
como prueba en un proceso contra terceros, como por ejemplo contra la
administración de impuestos.

El incumplimiento de la obligación de llevar contabilidad, puede traer

consecuencias como el no poder probar derechos ante un posible litigio con
terceros, o en lo relacionado con los impuestos, el no poder deducir los costos y
gastos correspondientes, además que se expone a las sanciones por

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irregularidades en la contabilidad, que contempla la legislación tributaria
Colombiana.

 COMO CORREGIR ERRORES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

OPERACIONES U ERRORES

Los comerciantes deben de llevar su contabilidad con veracidad y claridad, en

orden cronológico, sin espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras, ni
tachaduras. Los libros no deberán presentar señales de haber sido alterados,
sustituyendo o arrancando folios o de cualquier otra manera. Los errores u
omisiones en que se incurriere al operar en los libros o registros, se salvaran
inmediatamente después de advertidos, explicando con claridad en qué consisten
y extendiendo o complementando el concepto, tal como debiera haberse escrito

COMO CORREGIR ERRORES EN EL LIBRO DE INVENTARIOS

Cuando el error no es en las columnas donde van las cantidades. Se puede utilizar
la palabra (digo) o bien hacer una aclaración al final del inventario antes de escribir
la fecha. Imaginemos que el error fue en el nombre de una cuenta o bien en el
nombre de una mercadería, o bien en el número de una cuenta bancaria. Si en la
línea donde se escribió en nombre equivocado aún hay espacio, a continuación se
escribe la palabra (digo) y luego la palabra correcta. Imaginemos que por un
descuido anotamos la cuenta CAJA en vez de la cuenta BANCOS; el error se
corrige así: CAJA digo BANCOS. La otra forma de corregir los errores es,
haciendo una anotación al final del inventario antes de escribir la fecha, la que
debe decir OBSERVACION: en el folio X, línea X, en vez de CAJA léase
BANCOS. No olvidemos que en la contabilidad de acuerdo con el artículo
transcrito, no se puede usar correctos, ni tachar, ni borrar, ni raspar.

 QUE ES ENDOSO

El endoso es una declaración, pura y simple, puesta en el título-valor por la cual su

tenedor (a estos efectos llamado endosante) legitima a otra persona (denominada
endosatario) en el ejercicio de los derechos incorporados al título. Es la forma
normal y tradicional de transmisión de la letra de cambio y de todos los títulos "a la
orden", que permite al titular movilizar el crédito reflejado en el documento.
Existiendo varias modalidades.
El portador al respaldo. Esa firma es lo que se entiende por endoso y el que
estampa se denomina endosante. Es una cláusula accesoria e inseparable

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del título de crédito, en virtud de la cual el acreedor cambiario pone a otro en su
lugar, transfiriéndole el título con efectos.
La principal función del endoso es su función legitimadora: el endosatario se
legítima por medio de una cadena ininterrumpida de endosos.
Son elementos personales del endoso, el endosante y el endosatario; siendo el
primero el que transmite el (título) y el segundo, la persona a quien el título se
transfiere.

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