ÍNDICE

Contenido
ÍNDICE ......................................................................................................................................... 1
INTRODUCCION:....................................................................................................................... 2
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) ....................................................... 3
DEFINICION:........................................................................................................................... 3
BASE LEGAL: ......................................................................................................................... 4
EL MOF PERMITE: ............................................................................................................ 4
FINALIDAD .......................................................................................................................... 5
OBJETIVOS ............................................................................................................................ 5
CARACTERISTICAS: ............................................................................................................ 6
VENTAJAS DE USO .............................................................................................................. 6
GENERALES ...................................................................................................................... 7
PARA EL JEFE ................................................................................................................... 7
PARA EL PERSONAL ....................................................................................................... 7
ALCANCE ................................................................................................................................ 7
UTILIDAD Y LIMITACIONES................................................................................................ 7
EMPRESA PUBLICA ................................................................................................................. 8
1.-PLANEAMIENTO ............................................................................................................... 8
2.-RECOLECCION DE LA INFORMACION:...................................................................... 9
3.-ESTUDIO Y ANALISIS DE LA INFORMACION ........................................................... 9
4.-ELABORACION DEL PROYECTO DEL MANUAL. ..................................................... 9
5.-REVISION Y APROBACION ....................................................................................... 10
6.-PRESENTACION Y DIVULGACION ............................................................................ 10
7.-ACTUALIZACION ............................................................................................................ 10

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 INTRODUCCION:

A pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa, también se le

debe reconocer la gran importancia que tiene en la organización de una
empresa, tener al día una serie de documentos que enmarcan las actividades
diarias de la compañía en sus procesos productivos. Estos documentos tienen
diferentes nombres e incluso algunos son reunidos en uno solo. Los
mencionados, reúnen normas internas, procedimientos reglamentos, directrices
y formatos de los que todos los empleados deben tener conocimiento.

El presente Manual de Organización y Funciones (MOF), es un documento

técnico-normativo de gestión, que indica la estructura y funciones de cada una
de las dependencias por cargo o puesto de la institución, así como las
interrelaciones jerárquicas en los diferentes niveles organizacionales.

El MOF, guiara las interrelaciones entre las autoridades, funcionarios y

trabajadores. Permitirá la inducción, adiestramiento y capacitación del personal,
procurando la eficiencia Institucional. El MOF es un documento formal que las
empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han
adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.

El MOF contiene, esencialmente las estructuras organizacionales, comúnmente

llamada organigrama y la descripción de las funciones de todos los puestos en
la empresa. También se suelen incluir en la descripción de cada puesto el perfil
y los indicadores de evaluación.

Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y

por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración.

Este documento, se enmarca dentro de los principios de eficiencia, eficacia y

economía de recursos para el logro de los resultados; busca que cada Unidad
Orgánica genere valor en cada una de sus actividades, la investigación
científica, tecnológica, humanística, así como la extensión universitaria y la
proyección social hacia la comunidad en general.

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 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

DEFINICION:

El manual de organización y funciones, es un instrumento de trabajo necesario

para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura
organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante
su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y
estructura.

Este manual sirve como un instrumento de apoyo que define y establece la

estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y
responsabilidad y los canales de comunicación que permiten una funcionalidad
administrativa de la institución.

El manual de organización y funciones es un documento que expone con

detalle la estructura y funciones de la dependencia descrita, asi como las
relaciones de las estructuras organicas integrantes, la especificación de la
autoridad y responsabilidad inherentes al cargo y las líneas de comunicaciones.

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BASE LEGAL:

 Resolucion Jefatural Nro. 095-95-INAP/DNR, del 11 de julio de 1995,

que aprueba la irectiva Nro. 001-95-INAP/DNR. Normas para la
formulación del manual de organización y funciones.
 Decreto Supremo N° 002-83-PCM del 2 de febrero de 19983, que
aprueba, entre otras, la directiva N° 004-85- INAP/DNR. Normas para la
formulación, aprobación, revisión y/o modificación de los cuadros para la
asignación del personal (CAP) concordante con la resolución jefatural N°
109-95- INAP/DNR del 23 de julio de 1995, que aprueba la directiva N°
002-95- INAP/DNR, sobre lineamientos técnicos para formular
docuemtnos de gestión en un marco de modernización adminitrativa.
 Decreto supremo N° 002-83-PCM del 2 de febrero de 1983, que
aprueba las directivas N° 004 y 005-82-INAP/DNR, sobre el reglamento
de organización y funciones (ROF) y cuadro de asigancion del personla
(CAP).
 Decreto supremo N° 074-75-PCM, del 4 de enero de 1995, transferencia
de funciones del ex INAP.

EL MOF PERMITE:

 Determinar las funciones específicas, responsabilidad y autoridad de

los cargos dentro de la estructura orgánica.

 Proporciona información veraz a los funcionarios y servidores sobre sus

funciones específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para el
cumplimiento de sus funciones, así como sus interrelaciones formales
que le corresponde.

 Ayuda a institucionalizar la simplificación administrativa proporcionando

información sobre las funciones que le corresponde desempeñar al
personal al ocupar los cargos.

 Facilitar el proceso de inducción del personal y permite el

perfeccionamiento y/ u orientación de las funciones y responsabilidades

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 del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de
capacitación.

FINALIDAD

La finalidad de este documento es constituir un instrumento de gestión

institucional que oriente a los trabajadores en la ejecución de las funciones
específicas y responsabilidades que debe realizar. También, tiene como
finalidad ayudar a mejorar los canales de comunicación, coordinación y de
gestión administrativa de la institución.

OBJETIVOS

 Describir las funciones básicas de cada estructura orgánica,

delimitando la amplitud y naturaleza de las mismas.
 Determinar la ubicación de los cargos o puestos dentro de la estructura
orgánica de la dependencia y las funciones que le competen.
 Establecer los límites precisos de la autoridad y responsabilidad de
cada cargo.
 Especificar las interrelaciones formales y funcionales que existen
dentro de la dependencia y de esta con el exterior.
 Proporcionar información a los funcionarios, servidores públicos o
integrantes de una entidad sobre sus funciones, ubicación orgánica
dentro de la estructura general de la organización y las interrelaciones
formales que corresponda.
 Ayudar a institucionalizar la simplificación administrativa,
proporcionando información sobre las funciones que le corresponde
desempeñar al personal a que ocupen los cargos que constituyen los
puntos de trámite en el flujo de procedimientos.
 Facilitar el proceso de inducción del personal nuevo y permitir el
adiestramiento y capacitación dl integrante y de los que estañen
servicio.

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  Permitir el control y evaluación de las actividades asignadas a los
cargos.
 Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que
establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y
responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.
 Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y
unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo,
duplicidad, etc.
 Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada
interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la
institución.
 Constituir un instrumento eficaz para organizar, dirigir, supervisar y
controlar las actividades en general.

CARACTERISTICAS:

Los manuales de organización y funciones, entre otras deberá reunir las

siguientes características:

 PRECISION. - Deberá contener información concreta, sencilla y clara.

 SER MANEJABLE. – Deberá de ser de fácil manejo, permitiendo
intercambiar las hojas de su contenido, para una permanente
actualización sin un cambio total si no es necesario.
 UNIFORMIDAD. – Deberá estar confeccionado en hojas uniformes y
de tamaño A4 (21.7 cm x 21.00 cm) normalizado por ITINTEC.
 LEGIBILIDAD E INTEGIBILIDAD . – En su composición y redacción.

VENTAJAS DE USO

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GENERALES

i) Ofrecer la visión panorámica de la estructura, los cargos y las

actividades que le competen al personal.
ii) Constituir un instrumento de ordenamiento organizativo y de control.

PARA EL JEFE

i) Asignar funciones con mejor precisión.

ii) Capacitar y orientar al nuevo personal.
iii) Controlar la ejecución de actividades.
iv) Determinar racionalmente su ámbito de control.

PARA EL PERSONAL

i) Conocer con claridad sus funciones.

ii) Conocer la autoridad de quien depende y de quienes es
responsable.
iii) Mantenerse informado de las funciones y de la organización de la
dependencia donde labora.

ALCANCE
La jurisdicción del manual solo abarca la que corresponde a la
dependencia enumerada del título del documento respectivo. Por
ejemplo: Manual de organización y funciones, pues describe las
funciones generales, estructura y funciones específicas del personal
que labora en dicho órgano o departamento.

UTILIDAD Y LIMITACIONES
Tanto para la institución como para el personal presenta las siguientes
ventajas :

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 - Son una fuente permanente de información técnica que presenta en
forma clara y definida la estructura organica , funciones , actividades y
tareas de la dependencia descrita .
- Ayuda a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos . Las
normas no escritas son en general de difícil institucionalización . En
cambio no ocurre lo mismo si estan incluidas en el Manual , ya que
nadie puede aducir desconocimiento.
- Facilita la normalización , evaluación y control de las actividades y ante
todo permite que la organización funcione como una institución como
un todo, facilita el flujo comunicacional básicamente .
Las principales limitaciones a tener en cuenta serian :
- No es solución a todos los problemas administrativos y humanos
obviamente pero constituyen un instrumento que puede propiciarla .
- Si no se le actualiza permanentemente pierde vigencia .
- Su costo de confeccion y revisión puede ser oneroso , pero justificable .
- Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en
el .

EMPRESA PUBLICA
Las etapas técnicas para la formulación del manual de organización y
funciones son las siguientes :

1.-PLANEAMIENTO
En esta etapa se determinan los pasos a seguir , para formular el
manual de organización y funciones que nos permita
a) Tener una idea integral del contenido del MOF.
b) Determinar objetivos concretos es decir especificar el propósito
o propósitos de manual.
c) Determinar usuarios del manual .
d) Asignación de la responsabilidad en su elaboración.
e) Evaluar las acciones programadas.

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2.-RECOLECCION DE LA INFORMACION:
En este punto se deben emplear diversas técnicas de investigación
tales como :
a) Uso de hojas de descripción de cargos.
b) La investigación documental en archivos.
c) Las entrevistas a los trabajadores , con la finalidad de obtener
información sobre sus funciones y responsabilidades .
d) Las entrevistas a los jefes de los órganos , para complementar y
aclarar la información obtenida de los trabajadores .
e) La observación directa del funcionamiento de las dependencias .

3.-ESTUDIO Y ANALISIS DE LA INFORMACION

Se procederá al estudio exhaustivo de la información obtenida para
establecer la consistencia de las funciones generales como
especificas.
Este estudio puede enfocarse en dos formas:
 De lo especifico a lo general .- es decir, partiendo del análisis
desde el cargo como celula básica del órgano , hasta llegar a
establecer las funciones generales que posibiliten el logro del
objetivo .
 De lo general a lo especifico .- es decir iniciando del análisis del
objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones
generales ,funciones especificas de cada una de las unidades
organicas , luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo
conjunto constituye el cargo .
 Es recomendable utilizar este segundo método porque se parte
de una realidad de la razón de ser del organismo y no de un
supuesto .

4.-ELABORACION DEL PROYECTO DEL MANUAL.

Se realizara en base a la información recolectada y revisada a fin de
que dicho documento constituya una fuente de información veraz de las
funciones generlaes y especificas del oragno y de los cargos .
El lenguaje a utilizar para la formulación del manual debe ser claro ,
sencillo y breve.

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 Es recomendable al describir las funciones emplear el infinitivo de los
verbos , al inicio de cada párrafo . ejemplo : diseñar , estructurar,etc.

5.-REVISION Y APROBACION
La revisión de los proyectos de manuales estará a cargo de la oficina
de racionalización o las que hagan sus veces en cada entidad , el
mismo que se realizara en estrecha coordinación con la autoridad , es
aprobado por resolución directoral de la autoridad del respectivo
órgano .

6.-PRESENTACION Y DIVULGACION
El manual aprobado se hace imprimir y debe repartirse entre el
personal de la dependencia con quien debe coordinarse , asi mismo se
enviara ejemplares a la oficina de organización y métodos y a las que
juzgue pertinentemente.

7.-ACTUALIZACION
El MOF , será evaluara y revisara por lo menos , una vez .tambien
podrá ser actualizado en los siguientes casos:
a) Por disposición de alta dirección.
b) A solicitud del director o jefe del órgano interesado .
c) A solicitud de la oficina de racionalización o quien haga sus
veces .
d) Cuando se apruebe o modifique una disposición que afecte las
funciones generales y atribuciones de la unidad organica
respectiva.

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