Relatório​ ​Técnico​ ​de​ ​Viabilidade​ ​de​ ​Implantação​ ​de​ ​Software

Jurídico

1. Introdução

Tendo em vista a necessidade da implantação de um sistema de software com o objetivo

de registrar, manter, organizar e controlar informações e tarefas do escritório ​Advogados
Associados​, foi feita uma análise preliminar de 3 softwares dos 17 alistados a fim de
selecionar qual destes se adequa melhor ao cenário atual da empresa. Em cada um dos
softwares estudados foram avaliadas as seguintes métricas: estabilidade dos serviços
(lentidão, disponibilidade e tolerância a falhas), usabilidade (facilidade de operação e
disponibilidade de opções), viabilidade técnica (se atende as principais necessidades do
escritório), viabilidade financeira, estilo do layout (se possui uma interface gráfica
limpa, agradável e organizada) e grau de confiança no serviço oferecido (se entrega o
que promete). Este relatório está estruturado da seguinte forma: (2) desenvolvimento do
estudo que corresponde à descrição das principais funcionalidades dos sistemas, a (3)
conclusão​ ​do​ ​estudo​ ​e​ ​(4)​ ​as​ ​principais​ ​dificuldades​ ​enfrentadas.

2. Descrição​ ​das​ ​principais​ ​funcionalidades​ ​dos​ ​sistemas​ ​estudados

2.1 Aurum​ ​Astrea

2.1.1 Agenda

Gerencia todas as tarefas e eventos escalonados durante dia, semana, mês e no ano. No
menu Lista encontram-se enumerados por data de delegação todos os compromissos
(seja tarefa ou evento), status de cada uma deles, o responsável e se foi concluído ou
não.

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Figura​ ​1.1​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​Agenda​ ​de​ ​Compromissos

Figura​ ​1.2​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​Lista​ ​de​ ​compromissos

2.1.2 Contatos

Esta opção nos permite gerenciar todos os contatos organizados em ordem alfabética,
tanto referente aos clientes e funcionários do escritório quanto às partes envolvidas nos
processos cadastrados. Para cada contato, tem-se a informação telefone e email
cadastrado.

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Figura​ ​1.3​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​listagem​ ​de​ ​contatos

2.1.3 Processos​ ​e​ ​Casos

Na presente tela temos todas informações dos processos do escritório. A inclusão desses
processos pode ser feita de forma manual (preenchendo informação por informação
manualmente) ou de forma automática (colocando o número do processo e ele busca
automaticamente no site do Tribunal de Justiça). A inclusão automática além de
registrar as informações do processo no banco de dados do programa, o mecanismo
cadastra e cria vínculo com os contatos (clientes e parte ré) do processo no sistema. Esse
recurso é de grande importância pois nos faria economizar muito tempo, uma vez que
incluir​ ​informações​ ​processo​ ​por​ ​processo​ ​manualmente​ ​seria​ ​totalmente​ ​enfadonho.

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Figura​ ​1.4​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​listagem​ ​dos​ ​processos​ ​cadastrados

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Figura​ ​1.5​ ​Tela​ ​de​ ​inclusão​ ​manual​ ​de​ ​processos

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Figura​ ​1.6​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​busca​ ​automática​ ​de​ ​processos

2.1.4 Financeiro

Nessa seção o sistema gerencia e monitora lançamentos, faturas e o fluxo de caixa da

empresa. A funcionalidade faz o controle periódico de gastos, honorários a receber e
honorários atrasados. Essa é uma ferramenta essencial, uma vez que ela nos permite ter
uma​ ​idéia​ ​melhor​ ​da​ ​movimentação​ ​financeira​ ​do​ ​escritório.

Figura​ ​1.7​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​módulo​ ​de​ ​gerência​ ​financeira

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2.1.5 Documentos

Uma outra seção de extrema importância é a de administração de documentos. A

ferramenta nos permite cadastrar uma documentação específica ou uma documentação
de tipo descrito pelo usuário que pode ser um RG, um Termo de Rescisão de Contrato,
um extrato bancário dentre outros. A inclusão desses documentos pode ser feita de duas
maneiras: uma por vez, em que podemos fazer upload dos documentos um a um, e em
lote, em que os documentos são agrupados em arquivo .zip em seguida cadastrado no
sistema.

.
Figura​ ​1.8​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​adição​ ​de​ ​documentos

Figura​ ​1.9​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​listagem​ ​de​ ​documentos

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Figura​ ​1.10​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​adição​ ​de​ ​documentos​ ​padrão

2.1.6 Alertas

Uma outra funcionalidade essencial do sistema é gerenciar alertas de tarefas ou eventos.

O alerta de tarefa pode ser entendido como uma petição a fazer, ou um processo a ser
protocolado ou até mesmo um cliente a ser atendido. Em relação aos eventos, pode-se
cadastrar as audiências como eventos e solicitar ao sistema que seja alertado um dia
antes da data de audiência de um processo para o e-mail do advogado, assim como o
e-mail​ ​do​ ​cliente.

Figura​ ​1.11​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​exibição​ ​de​ ​alertas

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Feedback

● Pontos Positivos: O sistema apesar de simples possui funcionalidades poderosas

em sua aplicação. A sua usabilidade é muito boa, não se sente dificuldades em
achar as funcionalidades dele e as atividades seguem um fluxo no qual o usuário
não consegue se perder. O seu módulo de gestão financeira está muito bem
organizada,​ ​considerada​ ​a​ ​mais​ ​organizada​ ​entre​ ​os​ ​sistemas​ ​estudados.

● Pontos Negativos: ​Durante o período de testes o sistema apresentou uma certa

instabilidade, lentidão e falha nas operações de cadastro automático de
processos. O sistema de envio de e-mail possui um atraso de 10 a 22 minutos, o
que pode ser ruim em situações em que necessita-se de um aviso com 30
minutos de antecedência. O sistema de alerta envia um e-mail para todos os
eventos do dia, ao invés de um e-mail para cada evento, esse foi um outro ponto
negativo pois é mais prático, a nível de organização, que cada evento seja
alertado​ ​em​ ​um​ ​e-mail​ ​só,​ ​com​ ​todas​ ​as​ ​informações​ ​referentes.

Custo Financeiro: R$87 reais para apenas 1 usuário cadastrado e ​R$ 177,00 para 4
usuários.

2.2 SajADV

2.2.1 Cadastro​ ​de​ ​Pessoas:

A inclusão de pessoas no sistema segue o método convencional de alimentação de

informações básicas de contato: nome, cpf, endereço residencial, naturalidade, estado
civil dentre outros. No entanto, o registro de informações financeiras e de documentos
já estão embutidas nessa funcionalidade, ao invés de localizado em um módulo
separado como funciona no ​Aurum Astrea​. Um outro ponto importante que vale a pena
ressaltar​ ​é​ ​a​ ​visualização​ ​de​ ​dados​ ​cadastrados​ ​de​ ​forma​ ​limpa​ ​e​ ​bem​ ​organizada.

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Figura​ ​2.1​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​inclusão​ ​de​ ​informações​ ​básicas​ ​de​ ​contato

Figura​ ​2.2​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​inclusão​ ​de​ ​documentos​ ​na​ ​parte​ ​de​ ​cadastro​ ​de​ ​pessoas

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Figura​ ​2.3​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​inclusão​ ​de​ ​informações​ ​financeiras

Figura​ ​2.4​ ​Tela​ ​de​ ​visualização​ ​de​ ​dados​ ​cadastrais

2.2.2 Atendimento​ ​de​ ​Pessoal

Módulo de registro de atendimento no escritório para clientes ou da parte contrária de

algum processo vinculado a empresa. O acompanhamento é feito com um aviso por
e-mail que notifica as partes um dia antes do encontro, funcionalidade parecida como no
Aurum​ ​Astrea​ .​

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Figura​ ​2.5​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​Cadastro​ ​de​ ​Atendimento​ ​Pessoal

2.2.3 Calendário​ ​de​ ​Compromisso

O calendário funcional, tal como existe nos outros sistemas de gestão, possui
funcionalidades básicas de marcação de compromissos. No entanto, essa funcionalidade
está apresentada de forma mais genérica e não tão limitada como o sistema ​Astrea​,
permitindo o usuário especificar o tipo de compromisso de maneira mais abrangente, ao
invés de estar limitado apenas a eventos e tarefas (como funciona no sistema ​Aurum
Astrea​). Um outro diferencial está nos filtros em que é possível ver quais tipos de
tarefas​ ​foram​ ​delegadas​ ​pelo​ ​usuário​ ​ativo,​ ​e​ ​se​ ​elas​ ​estão​ ​pendentes​ ​ou​ ​não.

Figura​ ​2.6​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​cadastro​ ​de​ ​atendimento

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Figura​ ​2.7​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​calendário​ ​de​ ​compromissos

Figura​ ​2.8​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​listagem​ ​de​ ​compromissos

2.2.4 Processos

A seção de cadastro de processos possui os mesmos tipos de informações a serem

cadastradas que o sistema ​Aurum Astrea​, informações como: número do processo, a
vara, a parte autora e a parte contrária. Um ponto interessante a se ressaltar nessa função
é que caso a pessoa não esteja registrada no sistema, a inclusão poderá ser feita nessa
mesma seção, evitando que o usuário saia dela e acesse a seção de cadastro de pessoas
para realizar o procedimento, o que não seria viável no ponto de vista prático. Um fator
diferencial identificado na inclusão automática de processos é que necessita-se apenas
do número do processo a ser incluído, sem a precisar especificar qual o sistema (​PJe,
ESAJ ou PROJUDI​) ou tribunal (​TJBA, TRT, TRF dentre outros) esse processo é
acessado. Existe também a possibilidade de cadastrar por meio desse procedimento
automático as partes envolvidas no processo, porém é preciso antes que o usuário
confirme a operação, diferente do ​Astrea Aurum em que não há necessidade de

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confirmação, o próprio sistema realiza a inclusão e a vinculação a partir do momento em que o

processo​ ​é​ ​cadastrado​ ​de​ ​forma​ ​automática.

Figura​ ​2.9​ ​-​ ​Tela​ ​referente​ ​aos​ ​dados​ ​do​ ​processo

Figura​ ​2.10​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​captura​ ​automátca​ ​de​ ​processos

Figura​ ​2.11​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​vinculação​ ​de​ ​contatos​ ​no​ ​processo

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2.2.5 Financeiro

O módulo de gestão financeira contém detalhadamente informações acerca das receitas

e despesas do escritório. Uma particularidade dessa função no ​SajAdv é o nível de
detalhamento do plano de contas é mais genérico que no Aurum Astrea, e está dividido
entre: administrativas, diversas, funcionários, honorários contratuais, processuais,
reembolso, dentre outros, enquanto que no Aurum Astrea temos um conjunto de plano
de contas com o escopo mais específico: condomínio, IPTU, aluguel, salários,
suprimentos e etc. Uma outra funcionalidade em comum com os demais sistemas é o
registro de extratos de contas bancárias, porém de uma forma mais detalhada,
disponibilizando o saldo inicial e saldo após movimentações. Outra funcionalidade
relevante é a emissão de relatórios financeiros baseados em fluxo de caixa, contas a
pagar e receber e demonstrativo anual de exercício, característica exclusiva do sistema
que​ ​não​ ​tem​ ​em​ ​nenhum​ ​dos​ ​demais.

Figura​ ​2.12​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​controle​ ​de​ ​contas​ ​a​ ​pagar

Figura​ ​2.13​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​emissão​ ​de​ ​relatórios

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Feedback

● Pontos Positivos: Trata-se de um sistema robusto, eficiente e de uma estrutura

visual impecável. Em momento algum houve alta latência no uso de suas
funcionalidades nem problemas de disponibilidade ou falha nos serviços
automáticos. A sua gestão de tarefas e compromissos é superior a todos os
demais​ ​sistemas​ ​estudados.

● Pontos Negativos: A sua usabilidade é inferior comparado aos demais sistemas

estudados nesse relatório. Leva um tempo até que o usuário se acostume a
utilizá-lo pelo fato da estrutura visual ser dividida em módulos, e isso acaba
tornando o sistema um pouco complexo de operar. Um outro ponto negativo
identificado é a respeito do módulo financeiro não apresentar um plano de
contas​ ​tão​ ​detalhado​ ​como​ ​o​ ​sistema​ ​Aurum​ ​Astrea​.

Custo​ ​financeiro:​​ ​R$​ ​169,00​ ​/​ ​mês​ ​+​ ​1​ ​parcela​ ​de​ ​R$​ ​280,00​ ​de​ ​implementação.

2.3 Ajus

2.3.1 Cadastro​ ​de​ ​Partes

O módulo de gerenciamento de partes é diferente para cada tipo, ou seja, para a parte
interessada tem-se um modelo de formulário, e para a parte ré um outro modelo de
formulário, com alguns campos em comum. É perceptível que existem poucos campos
obrigatórios, uma característica incomum em relação aos outros sistemas. Assim como
o ​SajADV​, algumas informações de conta bancária estão acopladas na seção de cadastro
de​ ​parte.

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Figura​ ​3.1​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​cadastro​ ​da​ ​parte​ ​interessada

Figura​ ​3.2​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​cadastro​ ​da​ ​parte​ ​ré

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2.3.2 Processos

O cadastro de ação judicial é de maneira simples e objetiva, necessitando inicialmente do

número do processo, a parte interessada, a parte ré cadastradas e as demais informações
podendo ser incrementadas posteriormente. Uma observação interessante é que, caso não
haja o cadastro da parte interessada ou da parte ré, esse procedimento pode ser realizado sem
precisar sair da seção (funcionalidade parecida com a da ​SajADV​). Uma particularidade
desta funcionalidade é a elaboração de relatório de ação judicial organizada por períodos e
filtrado por opções de informações judiciais, ou seja, o usuário escolhe se quer exibir
informações judiciais no relatório. Além de emissão de relatório, o sistema permite exportar
todos​ ​os​ ​processos​ ​cadastrados​ ​em​ ​um​ ​arquivo​ ​planilha.

Figura​ ​3.3​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​cadastro​ ​de​ ​Ações​ ​Judiciais

Figura​ ​3.4​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​Relação​ ​de​ ​Ação​ ​Judicial

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Figura​ ​3.5​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​Organização​ ​da​ ​planilha

2.3.3 Agenda

A agenda do ​Ajus é diferente dos outros sistemas. A primeira vista, percebe-se que não
há uma classificação de tipos específicos de compromissos, ou seja, no primeiro contato
com a funcionalidade não se sabe ao certo se o registro na agenda se trata de uma
audiência marcada ou de uma tarefa a se fazer ou de uma visita de cliente. Outra
questão levantada na análise é a respeito da marcação de datas: não há nenhum tipo de
calendário como os demais sistemas estudados. O conceito de exportação de arquivos
planilhas​ ​para​ ​processos​ ​pode​ ​ser​ ​aplicado​ ​a​ ​agenda​ ​também.

Figura​ ​3.6​ ​-​ ​Tela​ ​de​ ​Agenda​ ​de​ ​Compromissos

2.3.4 Financeiro

O módulo financeiro encontra-se dividido entre: honorários, custas processuais,

despesas, e caixa. A organização segue o mesmo padrão do que a Agenda e de do
Processo, no entanto seção caixa resume de maneira simplória a situação financeira da
empresa, listando todo o ativo e passivo sem poder escolher de que período resumir as
informações.

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Figura​ ​3.7​ ​-​ ​ ​Resumo​ ​de​ ​ativos​ ​e​ ​passivos​ ​na​ ​empresa

Feedback

● Pontos positivos: Apesar de muito simples, o sistema mostra-se bastante

promissor. O módulo de registro de processos é a funcionalidade mais evidente
do sistema que permite transformar um trabalho verborrágico e cansativo numa
tarefa simples, sem precisar colocar de primeira todas as informações
processuais. Uma funcionalidade diferencial deste programa é que os
procedimentos intermediários podem ser salvas em abas, permitindo que o
usuário​ ​passe​ ​de​ ​uma​ ​seção​ ​para​ ​outra​ ​sem​ ​perder​ ​o​ ​trabalho.

● Pontos negativos: O sistema deixa muito a desejar no quesito usabilidade. Em

todo o momento sente-se uma certa dificuldade em se seguir o fluxo de
atividades do programa. A agenda de compromissos apresenta-se de forma
muito confusa, assim como o registro de informações financeiras, que embora
esteja bem dividido aparenta ser limitado e não apresenta muitas opções dos
tipos de gastos. A performance é um outro ponto que o sistema não convence
muito, em alguns momentos notou-se uma certa lentidão nas operações, no

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entanto a sua disponibilidade. Em geral, o sistema Ajus possui um baixo grau de

confiança​ ​de​ ​serviços.

Custo financeiro: ​Plano básico custa R$29,99 reais mensais, plano smart custa
R$59,99​ ​reais​ ​mensais

3. Conclusão

A primeira vista, o software ​Aurum Astrea possui todas as funcionalidades que suprem
as necessidades atuais de gestão da empresa, no entanto, ele não aparenta ter nenhum
poder de expansão ou de escalabilidade, tornando-o bastante limitado. A instabilidade
nos serviços e os atrasos nos serviços de alerta de mensagem são outros fatores que
contribuem negativamente para a escolha do sistema. O Ajus também é um software
promissor, mas as suas limitações nas funcionalidades de agendamento e gestão
financeira o torna totalmente inviável para a sua atuação no escritório, uma vez que a
gestão de tarefas é o problema mais crítico a se resolver a curto prazo. O melhor sistema
tanto do ponto de vista organizacional quanto do ponto de vista técnico estudado é o
SajAdv​, que apesar de apresentar funcionalidades muito além do necessário, gerencia
tarefas de forma bastante eficiente. Pode se pensar que a tendência da empresa é de
expansão nos próximos anos, sendo assim, com o ​SajAdv não haveria nenhuma
necessidade​ ​de​ ​trocar​ ​de​ ​software​ ​posteriormente.

4 Dificuldades​ ​Enfrentadas

Muitos dos softwares listados permitem que seja feita uma avaliação grátis de 7 a 15
dias​. ​De contrapartida, alguns exigem o cadastro de experimento por meio do número
do OAB do advogado, como foi o caso do ​PROMAD e ​Projuris​, ​outros solicitaram
entrar em contato com algum analista de vendas (​Alkasoft e ​TOTVS Jurídico​) e alguns
outros​ ​exigem​ ​que​ ​o​ ​software​ ​esteja​ ​vinculados​ ​a​ ​algum​ ​CNPJ​ ​(​CPJ3c​).

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