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Si tratta di buone norme, ormai generalmente accettate e condivise, per un corretto utilizzo

della posta elettronica. Molti malintesi nella comunicazione in rete derivano dalla scarsa
conoscenza di queste semplici buone prassi e, soprattutto, dalla mancanza della presenza
“fisica”, delle espressioni e del tono di voce con cui diamo un senso e una tonalità alle
nostre parole; e anche della possibilità di correggerci subito se un’altra persona non ci
capisce.
Cosa fare:
1)E’ buona educazione rispondere sempre ai messaggi di posta elettronica. Se siamo
a corto di tempo, conviene inviare al mittente una breve replica di ricevimento,
rimandando a più tardi una risposta più esauriente.
2)Inserire l’oggetto del messaggio: l’ampio uso di posta elettronica richiede la
possibilità di individuare rapidamente i contenuti dei messaggi ricevuti.
3)Firmare sempre i messaggi e inserire i dati significativi preimpostando l’opzione
“signature” (nome, cognome, ruolo, azienda, recapito telefonico/fax, e-mail): chi
riceve il nostro messaggio deve poter capire chi siamo.
4) Poiché la comunicazione non verbale viene a mancare nell’uso della posta
elettronica (gestualità, tono della voce, espressione del volto eccetera) utilizzare gli
“emoticons” per sottolineare il “tono” del messaggio laddove abbiamo il dubbio che
possa essere frainteso.
5)Usare la posta elettronica in modo mirato inserendo messaggi sintetici e, nei reply,
facendo breve riferimento al messaggio al quale si risponde.
6) Porre attenzione all’ortografia. Ma non essere intransigenti con gli errori degli altri.
Cosa non fare:
1) Non scrivere in caratteri maiuscoli: in rete il maiuscolo equivale ad URLARE, quindi
una villania. Se è necessario sottolineare alcuni termini o passaggi utilizzare il
grassetto o gli asterischi (es: * importante*)
2)Non richiedere indiscriminatamente la conferma di lettura; questa pratica viene intesa
come una violazione della privacy.
3)Non intavolare discussioni accese o polemiche via mail.
4)Non usare la posta elettronica per rimproverare o correggere un collaboratore o
subalterno. La mancanza di comunicazione non verbale tende ad amplificare il
senso del messaggio e, sottraendo l’opportunità di replica o di chiarimento
reciproco a caldo, rischia di aggravare la situazione. Meglio il contatto diretto.
5)Ogni volta che avviene una comunicazione rivolta a più persone (One-to-Many)
verificare che il messaggio riguardi effettivamente tutti i destinatari; non usare
mailing list generali per comunicare solo con alcuni destinatari: sia che il messaggio
voglia evidenziare problematiche o impartire ordini specifici, o abbia lo scopo di
porgere complimenti e ringraziare specificatamente taluni. Si rischia di creare
malintesi ed offendere, comunque, qualcuno.