INFORME DE ANALISIS DEL SISTEMA DE INFORMACION

AP3 – AA3 – Ev1

APRENDIZ:
Edgar Andrés Morales Caycedo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION (1412865)
SEPTIEMBRE 2017
 ALmeh Rev. 00
Gestión de almacén en empresas constructoras Pág. 2

Requisitos del sistema

Proyecto: ALmeh
Revisión 00

Septiembre de 2017

FT ING.DDR Gestión de almacén en empresas constructoras 01_00

Ficha del documento

Fecha Revisión Autor Verificado dep. calidad.

18/09/2017 00 Edgar Andrés Morales Caycedo

Documento validado por las partes en fecha: 18/09/2017

Por el cliente Por la empresa suministradora

Fdo. D./ Dña William Cardona Olmos Fdo. D./Dña ADSI 2017 – 1412865 – GRUPO 3
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Contenido
FICHA DEL DOCUMENTO 3

CONTENIDO 4

1 ALCANCE 6

1.1 Identificación [*] 6

1.2 Visión general del documento [*] 6

1.3 Visión general del sistema [*] 6

1.4 Personal involucrado [*] 6

2 DOCUMENTOS REFERENCIADOS 6

3 SITUACIÓN ACTUAL 7

3.1 Descripción del sistema o situación actual [*] 7

3.2 Tipos de usuarios 8

3.3 Necesidad y naturaleza de los cambios 8

3.4 Descripción de los cambios deseados 8

4 SISTEMA PROPUESTO 9

4.1 Descripción del sistema propuesto [*] 9

4.2 Tipos de usuarios [*] 10

4.3 Mantenimiento / soporte [*] 10

4.4 Escenarios operacionales 10

4.5 Futuras evoluciones 10

4.6 Cambios considerados pero no incluidos 10

5 RESUMEN DE MEJORAS 11

6 Información adicional 11

Requisitos del sistema

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1 Alcance
El presente documento define los requerimientos del sistema del software ALmeh,
detallando cada uno de estos aspectos, la elaboración de este tiene como base los
resultados obtenidos anteriormente, mediante el desarrollo de las etapas de identificación y
análisis, esta herramienta es el instrumento adecuado para que los usuarios del software y
actores que hacen parte de los procesos de la organización, conozca el alcance del sistema
de información.

1.1 Identificación
El software que se encuentra en desarrollo se denomina “ALmeh” – Gestión de Almacén
en Empresas Constructoras, el cual se implementara en la empresa WICO S.A.S.

1.2 Visión general del documento

El principal propósito de este documento es el de comunicar y dar a entender las
generalidades del proyecto en desarrollo, su alcance, implementación y beneficios.

1.3 Visión general del sistema

ALmeh es un software que se encuentra en etapa de desarrollo, cuya principal finalidad
es el de optimizar uno de los procesos más importantes en las organizaciones asociadas
al sector de la construcción, el almacén o en algunas partes llamada “Bodega”, siendo
este el lugar donde se administran la mayor parte de activos de este tipo de empresas,
esta herramienta informática garantizara que los recursos necesarios para la ejecución
de las obras, como los son: herramientas, equipos y materiales sean entregados a los
proyectos o adquiridos externamente de forma ágil y rápida reduciendo sustancialmente
periodos de tiempo, donde finalmente los resultados se verán reflejados en cifras
positivas en los balances de obras, además de esto se pretende recolectar la
información generada, a fin de realizar a futuro proyecciones y toma de decisiones mas
acertadas.

1.4 Personal involucrado

Nombre Edgar Andrés Morales
Rol Líder proyecto
Categoría profesional Aprendiz ADSI
Responsabilidades Análisis, diseño, desarrollo y puesta en marcha de
proyecto.
Información de contacto Móvil 320 424 5622
Correo Electrónico: colver83@gmail.com
Aprobación Tutor Líder ADSI

2 Documentos referenciados
Nº Título Ruta Versión Fecha Autor
Instrumentos de
1 AP1 AA1 Ev4 1.0 17/07/217 Edgar Morales
recolección de datos
Informe de
2 requerimiento del AP1 AA3 Ev2 1.0 11/07/2017 Edgar Morales
software
Manual de Calidad
3 SG1-0000 1.0 05/02/2013 Jairo Zea
WICO SAS

Requisitos del sistema

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3 Situación actual
Actualmente la gestión del almacén o bodega de la empresa WICO S.A.S. se realiza de
forma manual, con el apoyo de un inventario de materiales, herramientas y equipos, el cual
se encuentra en formato digital (archivo .exe) y cuenta con disponibilidad limitada, debido a
que depende de la disposición del colaborador que tiene acceso al equipo de cómputo
donde se encuentra almacenado.

3.1 Descripción del sistema o situación actual

Actualmente se cuenta con una hoja de cálculo, donde se tiene un listado de materiales,
os cuales tienen atributos como unidad de medida y cantidad, para acceder a esta
información se solicita información al colaborador que cuenta con el equipo donde se
encuentra almacenado.
Dicha información no se actualiza constantemente, lo cual genera toma de decisiones
basadas en supuestos.

3.2 Tipos de usuarios

Tipo de usuario Administrador (almacenista)
Responsabilidad Actualización Base de Datos, recepción de solicitudes
Formación Bachiller
Habilidades Manejo de herramientas ofimáticas
Actividades Ingresar datos correspondientes a entradas y salidas de
recursos (materiales, herramientas y equipos)
Interacción con el sistema Directa, modifica base de datos

Tipo de usuario Usuario (Inspectores de obra)

Responsabilidad Realizar solicitudes
Formación Bachiller
Habilidades Manejo de herramientas ofimáticas
Actividades Visualización base de datos, diligenciamiento de
formularios
Interacción con el sistema Indirecta, acceso a algunas herramientas.

3.3 Necesidad y naturaleza de los cambios

La principal motivación para el desarrollo y posterior implementación de un nuevo
sistema radica en la reducción de tiempos e la entrega de recursos (materiales,
herramientas y equipos) a los diferentes frentes de obras, la principal problemática esta
asociada al limitado acceso a la información (inventario) por parte de los principales
encargados de la obra, igualmente a la desactualización de esta información generando
toma de decisiones erradas que pueden llevar a reprocesos.

3.4 Descripción de los cambios deseados

Contar con una persona encargada y responsable de la actualización de la
base de datos (ingresos y salidas de recursos del almacén o bodega) del
sistema.
Generar canales de comunicación asertivos entre todos los actores que hacen
parte del proceso.

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Implementar formularios, que garantice la generación de formatos

estandarizados.
Implementar controles de trazabilidad de las solicitudes realizadas.

4 Sistema propuesto
El sistema propuesto corresponde a un software para la gestión de inventarios de almacén,
el cual estará conformada por una base de datos y diferentes interfases agradables a la
vista garantizando una manejabilidad intuitiva en sus usuarios, de igual forma tendrá dentro
de sus características la portabilidad haciéndolo practico para el uso de los usuarios que
desarrollan sus actividades diarias en diferentes sitios, principalmente en campo.

4.1 Descripción del sistema propuesto

El software ALmeh, contara con la interacción de otros sistemas como Excel,
generar archivos en formato .pdf.
Otra de las ventajas del sistema es la portabilidad con la que contara e
interfaces intuitivas que garantizara la fácil usabilidad del sistema.

4.2 Tipos de usuarios

Tipo de usuario Administrador (almacenista)

Responsabilidad Actualización Base de Datos, recepción de solicitudes
Formación Bachiller
Habilidades Manejo de herramientas ofimáticas
Actividades Ingresar datos correspondientes a entradas y salidas de
recursos (materiales, herramientas y equipos)
Interacción con el sistema Directa, modifica base de datos

Tipo de usuario Usuario (Inspectores de obra)

Responsabilidad Realizar solicitudes
Formación Bachiller
Habilidades Manejo de herramientas ofimáticas
Actividades Visualización base de datos, diligenciamiento de
formularios
Interacción con el sistema Indirecta, acceso a algunas herramientas.

4.3 Mantenimiento / soporte

El software requerirá de mayor almacenamiento a medida que la información que
conforma la base de datos aumente, contará igualmente con un sistema de
almacenamiento de todas las requisiones o solicitudes realizadas en el sistema.

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4.4 Escenarios operacionales

NOMBRE DEL PROYECTO

DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA
EL INVENTARIO DE ALMACÉN DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA WICO S.A.S.
Grado
Código Nombre Fecha
Necesidad
RF001 Almacenista 09-07-2017 Esencial

Persona que se encarga de las operaciones de las entradas y salidas de

Descripción
los materiales, equipos y herramientas
Entradas Fuente Salida Destino Restricciones
Se requiere para
actualizar y
generar los
respectivos El usuario
reportes de Usuario que registra Ejecución de deberá tener
inventarios de la información de las consultas de Base de conocimiento
materiales, entradas y salidas de entradas y datos mínimo sobre el
equipos y bodega ventas manejo de
herramientas. bodegas
Mediante el
ingreso de
información
El usuario ingresará al sistema los ingreso y salidas de la empresa y saber
Proceso
dar las indicaciones requeridas de las diferentes equipos y herramientas.

Efecto Colateral No aplica

NOMBRE DEL PROYECTO

DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA
EL INVENTARIO DE ALMACÉN DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA WICO S.A.S.
Grado
Código Nombre Fecha
Necesidad
RF002 Compras 09-07-2017 Esencial
Persona que se encarga de realizar las solicitudes y evaluar las diferentes
Descripción
cotizaciones, que garanticen compras de buena calidad y precios
Entradas Fuente Salida Destino Restricciones

Requisitos del sistema

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El usuario
Se requiere para
deberá tener
que realice Usuario que registra Ejecución de
Base de conocimiento
buenas compras la información de las consultas del
datos mínimo sobre la
y califique los diferentes compras almacenista
adquisición de
proveedores.
productos.
El usuario ingresará al sistema los diferentes materiales, equipos y
Proceso
herramientas con sus especificaciones técnicas

Efecto Colateral No aplica

NOMBRE DEL PROYECTO

DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA
EL INVENTARIO DE ALMACÉN DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA WICO S.A.S.

Grado
Código Nombre Fecha
Necesidad
RF003 Ingenieros residentes 09-07-2017 Esencial
Persona que se encarga de elaborar las requisiciones internas de las
Descripción herramientas y equipos, según requerimiento de las obras a ejecutar y
realizar la verificación el cumplimiento de las mismas
Entradas Fuente Salida Destino Restricciones
Se requiere para
que realice
El usuario
buenas Es el usuario que
Generación de deberá tener
interventorías en visualiza inventario Base de
reporte de conocimiento en
las obras y para comprar lo que datos
adquisiciones el manejo del
materiales, hace falta
software
herramientas y
equipos
El usuario ingresará realiza las requisiciones internas y la generación de
Proceso
reportes de los estados de solicitudes.

Efecto Colateral No aplica

NOMBRE DEL PROYECTO

DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA
EL INVENTARIO DE ALMACÉN DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA WICO S.A.S.

Grado
Código Nombre Fecha
Necesidad
RF004 Gerente 09-07-2017 Esencial
Persona que se encarga de aprobar y firmar la emisión de cheque y notas
Descripción
débito, para las adquisiciones de materiales
Entradas Fuente Salida Destino Restricciones

Requisitos del sistema

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El usuario
Se requiere para
deberá tener
que realice las
conocimiento en
buenas tomas de
Es el usuario que Generación de el manejo del
decisiones y Base de
visualiza inventario en reporte software y la
controlar cada datos
tiempo real generales toma de buenas
compra que se
decisiones en el
realice y realizar
momento que se
stocks
requiera
El usuario ingresará realiza al software para poder crear los informes
Proceso
generales de la empresa.

Efecto Colateral No aplica

NOMBRE DEL PROYECTO

DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA
EL INVENTARIO DE ALMACÉN DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA WICO S.A.S.

Grado
Código Nombre Fecha
Necesidad
RF005 Auxiliar contable 09-07-2017 Esencial
Persona que se encarga de revisar, archivar y contabilizar facturas de
Descripción compras y ventas de materiales, diligenciar los cheques, control cuentas
por pagar
Entradas Fuente Salida Destino Restricciones
Se requiere para El usuario
Usuario es que Generación
realizar Base de deberá tener
realiza las diferentes reportes
seguimiento y datos conocimiento en
notas contables financieros
cuentas por pagar el área contable
El usuario ingresa al software para verificar que las entradas y salidas sean
Proceso las mismas que se encuentren en las facturas para así poder generar los
estados financieros de la empresa

Efecto Colateral No aplica

4.4.1 Especificación de casos de uso

Consulta Base de Datos y Solicitud de Materiales

Diagrama de caso de uso 1

Requisitos del sistema

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Descripción del caso de uso 1

Descripción Consulta base de datos
Precondiciones Ingreso a la aplicación mediante uso de credenciales
Paso Acción
El usuario digita el número de su Doc. De identidad y
1
clave.
Secuencia Ingresa a la base de datos, mediante el botón
2
normal “Almacén”
Realiza filtro dependiendo del recurso que esté
3 buscando.

Post Diligenciamiento de formulario para generación de solicitud

condiciones de recurso requerido.

Paso Acción

Excepciones

Especificación de escenarios

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Identificación de Clases y Atributos

Almeh
Inventario
Formulario (solicitud Interna)
Almacenista

Diagrama de Clases

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4.4.2 Modelo de datos

Identificación de Entidades

Proyecto u Obra
Ingeniero Residente
Solicitud Interna
Almacenista
Base de Datos

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Modelo Entidad Relación

5 Resumen de mejoras
Agilidad en los procesos de solicitud de recursos para la ejecución de obras.
100 % de accesibilidad a información actualizada
Trazabilidad del estado de los pedidos realizados.
Generación de datos necesarios para toma de futuras decisiones.
Implementación de herramientas tecnológicas.
Mayor control en los activos que hacen parte de la organización.

Requisitos del sistema