Fecha: 01/09/2011

Doc.: CO.AB.02
Administración y Manejo de Almacenes Rev.:0
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Emitió Revisó Aprobó

Abastecimiento y Logística Gerente Abastecimiento y Logística Country Manager

1. OBJETO

Establecer una metodología para la correcta administración y manejo de

almacenes, de forma de asegurar las mejores condiciones para su uso de los
productos almacenados.

2. ALCANCE

Aplicable para todos los proyectos/servicios/bases de Skanska Colombia SAS.

El proceso inicia en la recepción en nuestros almacenes del elemento físico

proveniente de nuestros proveedores y se extiende hasta su mantenimiento y
conservación, incluyendo, el registro de entradas y salidas, almacenamiento,
mantenimiento de herramienta planta y equipos, despacho, coordinación del
almacén con los departamentos de control de inventarios y su contabilidad.

3. RESPONSABLES

Supervisores de Servicio/Proyecto
Almacenista
Compradores

4. PROCEDIMIENTO

4.1 Recepción en Almacén

Una vez realizada la compra de algún material, herramienta o equipos para el

Proyecto / Servicio/ Base, el comprador elabora el Registro de Inventario
(Fo.CO.AB.02-01) y entrega al Supervisor de Servicio/Proyecto/ Base de guardia
para su resguardo en el Almacén, considerando lo siguiente:
 Ubicar el material recibido en el lugar asignado en el almacén.
 Se registra en Control de Entrada de Materiales, Herramientas y Equipos
(Pl.CO.AB.02-02) todos los materiales, herramientas y equipos recibidos en el
almacén para así actualizar el inventario del Almacén del Proyecto / Servicio.

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4.2 Retiros del Almacén

Para las salidas ó retiros de materiales del almacén para su uso en el Proyecto /
Servicio / Bases, el Almacenista debe registrar el Control de Salida de Materiales
(Pl.CO.AB.02-03), debiendo ser firmado por el Almacenista y por la persona
solicitante.

Para las salidas de herramientas y equipos del almacén para su uso en el Proyecto
/ Servicio, el Almacenista debe realizar mediante Control de Salida de
Herramientas y Equipos (Pl.CO.AB.02-04) y ser firmado por el Almacenista y por la
persona que requiere la herramienta, planta y equipo.

En caso que en el sitio no exista un Almacenista, el control de salida es

diligenciado por el Supervisor del Proyecto/Servicio/ Base. Dicha duplicidad debe
quedar identificada en el organigrama o en otro documento que describa los roles y
responsabilidades.

4.3 Inventarios

El Almacenista o quien se encuentre asignado al almacén debe asegurar el

cumplimiento de las siguientes actividades:
 Semanalmente, todas las planillas de Control de Salida de Materiales
(Pl.CO.AB.02-03) se entregan al encargado de almacén para registrar en el
formulario Fo.CO.AB.02-01 todos los movimientos de Materiales y así
mantener el inventario actualizado.
 Diariamente se revisa la forma de almacenamiento y estado de los materiales y
equipos, de manera de prevenir accidentes y deterioro del material,
herramientas y equipos.
 Realizar un conteo semanal y selectivo de los materiales y equipos, a fin de
verificar que todo esté en orden, (Verificar los materiales, herramientas y
equipos que tengan más movimiento de entradas y salidas).
 Realizar un inventario físico trimestral del almacén, conciliándolo con el
disponible en el Registro de Inventarios (Fo.CO.AB.02-01).
 Revisar semanalmente el estado de los materiales, herramientas y equipos
dándole prioridad y salida a los que no estén en buen estado.
 Custodiar fielmente todos los Materiales, Herramientas y Equipos que se
resguardan en el Almacén del Proyecto / Servicio/ Base, tanto su cantidad como
su buen estado.

4.4 Otras consideraciones.

El Almacenista o quien se encuentre asignado al almacén debe garantizar:

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 Orden y limpieza del almacén, manteniendo los Materiales, Herramientas y

equipos en los lugares destinados según los sistemas aprobados para
clasificación y localización.
 Llevar registros al día de sus existencias.
 Para el traslado de Materiales y Equipos entre los distintas Áreas Operativas
(Proyectos / Servicios) se usa la Remisión (Pl.CO.AB.02-05) como guía de
custodia durante el traslado de Materiales y Equipos, para esto se debe
disponer los Equipos adecuados para el seguro traslado de los Materiales y
Equipos y cumplir con lo señalado en el decreto 1609 de 2002, Ley 336 y
Resolución 4016 de 2006.

5. REFERENCIAS

SK.CSMA-E-01 “Infraestructura de obradores y campamentos”

SK.CSMA-E-03 “Levantamiento Manual de Cargas”
SK.CSMA-E-21 “Manipuleo de sustancias tóxicas y peligrosas”
SK.CSMA-E-32 “Transporte de cargas”
SK.CSMA-E-20 “Manipuleo de gases y líquidos combustibles e inflamables”
Decreto 1609 de 2002
Resolución 4016 de 1996
Ley 336 de 1996.

Adjuntos

Fo.CO.AB.02-01-Rev.0-Registro de Inventarios.
Pl.CO.AB.02-02-Rev.0-Control de Entrada de Materiales, Herram. y Equipos.
Pl.CO.AB.02-03-Rev.0-Control de Salidas de Materiales.
Pl.CO.AB.02-04-Rev.0-Control de Salidas de Herramientas y Equipos.
Pl.CO.AB.02-05-Rev.0-Remisión.

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