UNASAM-FAT

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

CURSO: SEMINARIO DE INTEGRACIÓN ADMINISTRATIVA
SEMESTRE 2006-II
CASO: “LA NUEVA SECRETARIA DEL POOL”

Área
Áreade
deAplicación:
Aplicación:Administración.
Administración.
Tema Relevante: Ética.
Tema Relevante: Ética.

La compañía Mechanno es filial de una gran multinacional dedicada al metal mecánico; su local está
ubicado en la Panamericana Norte, a Ia salida de Lima. Su organización es convenciaI, estructurada en
tramos amplios, de manera funcional. Cuenta con un gran número de personal, entre empleados y
obreros, y con dos sucursales: Forjas, ubicada en el Callao, y Hefestos, en la ciudad de Trujillo.

En enero de 1988, Mechanno convocó a concurso para elegir a una secretaria para el pool de
Secretarias .Esta área estaba supervisada por la señora Aidé Carrasco y reportaba directamente a la
gerencia Administrativa, a cargo del ingeniero Mariano Escobar, quien a su vez, reportaba a la gerencia
general.

Para la selección de la secretaria se revisaron cuidadosamente numerosos currículos y se entrevistó a las

personas cuyo perfil se ajustaba a las necesidades de la empresa. Después de la entrevista se
preseleccionó a un grupo de treinta postulantes, las que fueron sometidas a rigurosos exámenes
psicotécnicos y de habilidades secretariales encargados a especialistas en cada tema. Finalmente, las
cinco mejores candidatas al puesto fueron sometidas a una exhaustiva entrevista personal con
funcionarios de la gerencia de Recursos Humanos, la supervisora del pool y el gerente administrativo.

Terminado el proceso, se eligió por calificaciones a la señora Roxana Serván para cubrir la vacante de
secretaria del pool. Roxana Serván había trabajado anteriormente como secretaria ejecutiva bilingüe en
cuatro reconocidas empresas del medio. De las dos últimas se había visto obligada retirarse a causa de la
liquidación de las empresas. En ambas había sido secretaria de gerencia; sin embargo, aceptó la oferta de
un trabajo como secretaria de pool por el prestigio de la empresa y los beneficios que se sabía ésta
otorgaba a su personal. Además, eran tiempos difíciles en los que se cerraban varias empresas y había
desocupación. Consideraba que era una suerte haber conseguido trabajo en una empresa sólida corno
Mechanno.

El pool de Secretarias de Mechanno funcionaba en un área aislada en la que trabajaban ocho secretarias,
la supervisora y dos ayudantes encargados de fotocopias, anillados y mensajería interna. El trabajo era
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recibido por la supervisora del pool a través de una ventanilla, pues el Ingreso al área del pool estaba
totalmente prohibido para el personal ajeno al área. Las secretarias tenían asignada la atención a dos o
tres departamentos cada una, pero la supervisora tenía la facultad de distribuir el trabajo indistintamente
de acuerdo con la demanda. De ese modo, ninguna secretaria permanecía desocupada en ningún
momento del día y el trabajo era atendido rápidamente y sin acumularse.

Transcurridos los primeros tres meses de su contratación, Roxana Serván se había adaptado al ritmo de
trabajo del pool. El ambiente de bajo era cordial y la distribución se realizaba en forma pareja y justa.
La organización del pool mantenía un ritmo constante de trabajo, pero no era necesario quedarse a
trabajar fuera de horario pues los pendientes del día se terminaban a tiempo.

En marzo de 1988, Roxana Serván llevó a la oficina un monto importante de dinero que pensaba depositar
en el banco después de concluir, sus labores. Grande fue su sorpresa cuando, en momentos en que se
disponía a retirarse, se dio cuenta de que el dinero ya no se encontraba en su cartera. Durante el día,
sólo se había separado de ella para ir al servicio sanitario. Era obvio que el autor del delito era un miembro
del pool, pues nadie más tenía acceso a esa área y se cubrían turnos para no abandonarla completamente
en las horas de refrigerio. Los comentarios sobre el incidente llegaron a oídos del gerente administrativo,
quien inmediatamente tomo contacto con la agraviada y la animó y acompañó a colocar una denuncia ante
la Policía de Investigaciones.
Al día siguiente, la policía se acercó a la empresa, realizó las investigaciones del caso y entregó citaciones
al personal involucrado. Las investigaciones continuaron durante algunas semanas con la autorización del
gerente administrativo y la aprobación de la supervisora del pool.

En esos días, la nueva secretaria fue citada por Luis De La Puente, encargado del departamento de
Organización y Métodos, recientemente creado con la finalidad de asesorar la reorganización de la
empresa. Desde su aparición, el personal cambiaba constantemente y las funciones eran revisadas a
menudo. Era frecuente ver a ejecutivos muy jóvenes ascender rápidamente a las gerencias y a gerentes
removidos de sus cargos y de la empresa. Se decía que el personal se movía "como piezas de Ajedrez".
De La Puente era percibido como una persona muy poderosa de Ia empresa y no gozaba de la simpatía
del personal. De La Puente dedicó la primera parte de su conversación a elogiar las labores de Roxana
Servan. Dijo que había observado su eficiencia y que, precisamente, habiéndose, presentado una vacante
para secretaria de gerencia en una sucursal de Mechanno, Forjas, se estaba pensando proponerle a ella
dicho puesto.
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La oferta era atractiva, pues ni en Mechanno ni en Forjas había posibilidad alguna de promoción para las
secretarias, quienes estaban limitadas al Pool; la única posibilidad de ascenso era ocupar la vacante de
secretaria de gerencia. Sin embargo, Forjas se encontraba en un lugar distante de Lima, en la Carretera
Central, y Roxana Serván residía en el otro extremo de Ia ciudad. Siendo la hora de entrada las 7.45 de la
mañana, y dada la situación del transporte urbano en esos tiempos, a Roxana Serván le sería
prácticamente imposible llegar a tiempo sin salir de su casa por lo menos a las 6 de la mañana. Por otro
lado, si bien las secretarias del Pool podían salir una vez cumplido el horario de trabajo, era sabido que las
secretarias de gerencia frecuentemente tenían que permanecer en la empresa hasta altas horas de la
noche debido a las funciones inherentes a la gerencia. Además, si bien Roxana Serván conocía su
eficiencia, no se consideraba más eficiente que otras secretarias con mayor antigüedad en el pool y, por lo
tanto, le parecía exagerada una promoción tan apresurada.
Mientras Roxana Serván evaluaba mentalmente los pros y los contras de esta propuesta, De La Puente
mencionó, como de manera casual, la Inconveniencia que su denuncia había significado para la empresa.
Manifestó que el incidente había "alborotado el gallinero", refiriéndose de manera despectiva al pool de
secretarias, y manifestó sutilmente su deseo de que se retirara la denuncia como una condición para que
se concretara eI ascenso al puesto de secretaria de gerencia. Roxana Serván captó el mensaje, se retiró y
pensó detenidamente en el asunto. Si retiraba la denuncia, sería trasladada a Forjas, donde al poco
tiempo podría ser despedida por tardanzas o se vería obligada a renunciar por las dificultades de la
distancia; además, estaría renunciando a su derecho a una investigación. Si no retiraba la denuncia,
sufriría el hostigamiento constante de De La Puente, quien buscaría de todos modos algún pretexto para
separarla de la empresa por haberse convertido en un elemento "conflictivo".

En esos días se emitió una disposición mediante la cual sólo las secretarias tituladas podrían permanecer
en la empresa. Pese a su experiencia y calificaciones obtenidas en un limpio proceso de selección,
Roxana Serván no contaba con título y ese detalle, que no fue requerido ni tomado en cuenta al momento
de la selección, era de conocimiento de la empresa. Finalmente, considerando que estaba siendo
sometida a un chantaje, y decepcionada de cómo la empresa manejaba el problema, decidió no retirar la
denuncia y presentar su renuncia al cargo.
La carta de renuncia de Roxana Serván llegó a manos de usted. En su calidad de gerente de Recursos
Humanos de la empresa, usted pidió conversar con la empleada para conocer las razones de su retiro. En
la entrevista, ella le ha narrado lo ocurrido. ¿Cuál será su actitud al respecto?

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3.
 Dialogar directamente sobre el conflicto en cuestión
 VENTAJAS
- Generar confianza y sinergia con la persona que se dialoga.
- Facilitará algunos procedimientos, pues se ajustará a una realidad determinada,
 DESVENTAJAS
- Crear expectativas irreales
- Puede llegar a la superficialidad fácilmente y no actuar en el momento
 Consultar con personas externas las posibles opciones de ver el conflicto
 VENTAJAS
- Encontrar puntos de vista diferentes a cerca del problema en cuestión
- No favorecerán a ninguna de las partes, pues no están vinculadas a ninguna de ellas
 DESVENTAJAS
- Desconocen el problema y dan consejos fuera de contexto de la situación
 Analizar de raíz lo posibles orígenes del conflicto
 VENTAJAS
- Obtener una mejor visión del problema en general y lo que ocasionó este
- Encontrar un panorama en el cual esté la solución al problema
 DESVENTAJAS
- El tiempo que se requiere para realizar eta tarea demanda mucho y por tanto puede
ocasionar pérdidas
 Averiguar los sentimientos y preocupaciones de cada persona inmersa en el conflicto
 VENTAJAS
- Ahondar en el subconsciente de ambas personas y saber qué es lo que ocasiona su
comportamiento.
- Saber cuáles son los problemas que los aquejan y por ende comprender su
comportamiento
 DESVENTAJAS
- La persona puede engañar o tergiversar algunos sentimientos los cuales pueden
confundir
- La persona se sienta intimidad o atacada por eta acción y no dará ninguna
información, y e sentirá ofendida
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 Valorar y aceptar el grado de responsabilidad de cada persona
 VENTAJAS
- Mostrar imparcialidad ante ambas partes
- Resaltar las virtudes de ambas personas dentro de su centro de labores
 DESVENTAJAS
- Alagar el proceso de aceptar la culpabilidad de una de ella
- Desprestigiar a una trabajadora con mucha experiencia