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PEDIDOS INTERNOS Página: 1/2

El Procedimiento para el Pedido Interrno es el siguiente:

1 El PI se genera en los Centros de Costos siendo responsable del mismo el Jefe de Centro de Costo

2 Para generar el Pedido se debe utilizar obligatoriamente el software desarrollado e instalado en cada uno
de los Centros de Costos. El programa se denomina Prog_Pedidos_CC

3 La estructura de carpetas en cada Centro de Costos es la siguiente:

XXX es el código del Centro de Costos

YYYYYY es el nùmero del pedido
CARPETA PRINCIPAL 1.-SISTEMAS\1.-PEDIDOS INTERNOS\

CARPETA PEDIDOS_CC
Archivos
Prog_Pedido_CC Incluye las hojas INPUT, ESTRUCTURA
PEDIDO_Vacio Recursos
Carpeta PI_XXX XXX es el Código del Costos de Costo

Carpeta PI_XXX_EXC
Archivos
XXXPIYYYYY.xls
XXXPIYYYYY.xls
……………….
YYYYYY es el nùmero del pedido

Carpeta PI_XXX_PDF
Archivos
XXXPIYYYYY.xls
XXXPIYYYYY.xls
………….

4 El archivo Pedido_Vacio, no se debe tocar, es solo es un auxiliar para generar el Pedido.

5 Para generar el PI se debe utilizar el archivo de RECURSOS que debe estar abierto simultáneamente con el
archivo del Prog_Pedido_CC y utilizarlos como se ha explicado en la capacitación de su uso.

El archivo de RECURSOS no puede ser mof¡dificado por el Centro de Costo. Si necesita un recurso que no está
6 en esa bse de datos, debe anotar el nombre en el pedido y en Almacen Central creará el respectivo código y
actualizará dicho archivo a cada Centro de Costo.

7 Cuando se graba un pedido se graba un archivo idéntico al formulario de PI en formato Excel con el nombre
XXXPIYYYYY y se graba en la carpeta PI_XXX_EXC que a su vez está dentro de la carpeta PI_XXX

8 Ese archivo grabado XXXPIYYYYY es el que se envía al encargado de Almacen Central en forma digital vía
internet para aquellos que dispongam el servicio caso contrario entregado digitalment a Almacen Central

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TODOS LOS PEDIDOS DE LOS CENTRO DE COSTOS, PARA SU TRATAMIENTO DIARIO DEBEN SER ENVIADOS
9 HASTA MEDIO DÍA. ALMACEN CENTRAL PROCESARA ESOS PEDIDOS HASTA LAS 17.00 HRS Y LO SUBIRA AL
SERVIDOR A TRAVES DEL SOFTWARE OPEN KM, NOTIFICANDO A SU GERENTE RESPECTIVO.

10 Almacén Central procesará los pedidos utilizando el Programa Prog_Pedidos_AC que tiene la característica de
generar una base de datos que centraliza toda la información de pedidos.

Almacén Central dispondrá de una estructura de carpetas similar a la de los centros de costos donde grabará en
11 cada carpeta de cada Centro de Costo los archivos recibidos. La constancia de dicho envío es suficiente con el
correo recibido del Jefe de Centro de Costo. No se procesará infromación que no provenga del Jefe de Centro
de Costo.

Con todos los pedidos generados en la base de datos de Pedidos en almacen Central el Encargado de Almacen
12 Central resumirá todos los pedidos de los centros de costos en un solo archivo que tiene el nombre de A3-F4-
P5PedidoInterno y que tiene la característica de tener la misma estructura dela base de datos colocando en
hojas diferentes del archivo cuyo nombre es el día del mes.

13 Dicho archivo será subido al Open KM por el Encargado de Almacen Central notificando al Gerente de Area
respectivo.

14 El Gerente de Area de acuerdo con los prcedimientos establecidos y las caracterñsiticas del pedido realizará la
correspondiente aprobación o proceso de cotización de acuerdo a las características del pedido

Nota:
Dudas o problema de funcionamiento comunicarse con la Gerencia de Planificación
luis.soliz@incotec.cc
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