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ZEUS CONTABILIDAD

6 G. Reportes
Esta es otra de las opciones más útiles que tiene Zeus Contabilidad, ya que
por medio de esta herramienta podemos diseñar nuestros propios reportes
de manera fácil y sencilla. También podemos personalizar los formatos de
impresión de nuestros documentos.

6.1 Generar Reportes


En esta opción diseñamos nuestros reportes o personalizamos los formatos

Todos los reportes tienen un código o identificación y una descripción, aquí


escogemos el reporte a modificar o crear. Presionando Click encima del
botón Ayuda el sistema nos mostrará los formatos existentes.

Figura 167 Selección del Reporte a Modificar

Reporte: En esta parte colocamos la identificación del reporte.

Descripción: Aquí colocamos el nombre del reporte

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TABLAS

Cada reporte tiene unos archivos asignados, en estos archivos es donde está
almacena la información.

Figura 168 Selección de Archivos

Archivo: En esta parte escogemos los archivos de los cuales vamos a


seleccionar la información. Al presionar Click encima de la flecha hacia
abajo, el sistema nos mostrará los archivos disponibles.

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Llave: Las llaves se refieren a la manera o el orden en el cual deseamos que
salgan los datos. Estas llaves ya vienen definidas por el sistema, y este solo
nos mostrará las llaves que pertenecen a ese archivo.

Filtros: Los filtros se refieren a la condición que utilizaremos para seleccionar


solo los datos deseados.

RELACIONES

Las relaciones indican la forma en que se van a conectar los archivos entre
sí.

Figura 169 Selección de Relaciones

Relacion: En esta parte colocamos la relación que van a tener los dos archivos.

Pasos para crear un reporte

Paso 1

Lo primero que tenemos que hacer al entrar a esta opción es escoger el


código del reporte. Este código debe ser preferiblemente Nemotécnico para
que sea más fácil su identificación.

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Figura 170 Paso1: Código y Nombre del Reporte

La descripción del reporte corresponde al nombre o descripción larga de lo


que contiene el reporte.

Paso 2

Luego de colocar la descripción del reporte, nos vamos al tab TABLAS en


donde seleccionaremos los archivos con los cuales vamos a trabajar.

Figura 171 Paso 2: Selección de Tablas y Llaves

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Para escoger los archivos a utilizar presionamos Click encima de la flecha
hacia abajo y el sistema nos muestra todos los archivos que podemos
utilizar.

Para escoger la llave presionamos Click encima de la flecha hacia abajo y


escogemos la llave deseada. La llave es la manera como deseamos que el
sistema nos organice la información.

Los filtros son las condiciones que utilizaremos para escoger solo la
información deseada.

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Para crear un filtro presionamos F4 y el sistema nos muestra la siguiente
pantalla:

Figura 172 Definición de Filtros

En el recuadro “Escriba la expresión lógica para filtrar archivo” es donde se


va construyendo la condición. Por ejemplo, vamos a crear una condición
para que solo nos muestre aquellos clientes que pertenecen a la zona CTG

Lo primero que tenemos que hacer es escoger el campo de la zona en el


recuadro de “FIELD” y presionar ENTER encima del campo.

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Después escogemos la expresión lógica, en este caso es el operador lógico
“=”

Y por ultimo digitamos la condición que será “CTG”

Para grabar la condición o filtro presionamos la tecla CTRL.-W o


presionamos CLICK en “OK”

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Paso 3

Las relaciones se utilizan cuando vamos a crear un reporte que tiene más de
un archivo. Para este caso no las utilizaremos porque solo tenemos un solo
archivo.

Paso 4

Ahora viene los mas sencillo y es darle forma y personalizar nuestro reporte.

Presionamos Click encima del botón Diseño

Figura 173 Personalización del Reporte

El sistema nos mostrará una pantalla en blanco, es allí en donde colocaremos


los campos que deseamos que salgan en nuestro reporte. En la parte derecha
encontramos las bandas, donde cada una tiene una función especifica.

Bandas

Figura 174 Ventana de diseño de Informes

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Entre los tipos de bandas que contiene el reporte tenemos:

Page Header band (PhHead)

Contiene la información del encabezado del reporte, por lo general, en esta


banda se coloca los datos como Nombre de la empresa, Dirección, Nombre
del listado, fecha, Etc.

Group Header

En esta parte encontramos el encabezado de los grupos.

Detail

Aquí encontramos el cuerpo o detalle del listado.

Group Footer Band (PgFoot)

Esta banda contiene la información que será impresa al terminar de imprimir


la información del grupo. Normalmente es usada para imprimir los totales
por grupo.

Page Footer

Esta banda es utilizada generalmente para imprimir información al final de la


página.

Summary Band

La información que colocamos aquí es la que sale al final del listado.

MENÚ DE REPORTE

Al presionar las teclas ALT- O el sistema nos muestra las siguientes


opciones:

Bring to Front: Esta opción nos permite llevar el texto sombreado hacia
adelante.

Send to Back: Esta opción nos permite llevar el texto sombreado al fondo.

Center : Esta opción nos permite centrar el texto sombreado.

Group : Por medio de esta opción podemos agrupar o reunir un grupo de


texto o de campos.

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Ungroup : Por medio de esta opción podemos desagrupar un grupo de
texto o de campos.

Font : Por medio de esta opción escoger el tipo de letra deseado para
imprimir el listado

Al presionar la tecla ALT – R el sistema nos mostrará la siguiente pantalla en


donde nos despliega el siguiente menú.

Title / summary, esta opción nos permite incluir la banda Summary en el


reporte. Recordemos que esta banda nos permite realizar sumas o calculos
de las variables utilizadas en el reporte.

Title Band

Esta banda la utilizamos cuando deseamos ingresar una banda de


títulos.

Summary Band

Esta banda es utilizada para imprimir las sumatorias cuando se


termine de imprimir el listado.

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Data Grouping

Esta opción nos permite crear


grupos para realizar
sumatorias. Los grupos estan
relacionados directamente con
los campos del archivo

Variables

En esta opción podemos


crear, modificar o borrar
variables definidas por el
usuario. Con estas variables
podemos realizar cualquier
tipo de cálculos

Al entrar a esta opción el


sistema nos mostrará la
lista de variables
anteriormente definidas.

Aquí podemos escoger una variable definida y modificarla o borrarla o


podemos crear una nueva.

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Default Font

Por medio de esta opción podemos escoger el tipo de letra deseado para
imprimir este reporte.

Quick Report : Por medio de esta opción el sistema podrá crear un reporte
rápido con todos los campos de los archivos especificados.

Es utilizada normalmente cuando deseamos imprimir reportes sencillos. Por


ejemplo, listado de zonas, de Bancos, Etc.

Run Report

Nos permite ejecutar el reporte diseñado.

Para hacer un Recaudro

Presionamos Click encima del botón Rectangle.

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Presionamos Click desde el lugar donde deseamos que comience el


rectangulo y arrastramos hasta donde deseamos que termine.

Para hacer una línea

Presionamos Click encima del botón Line.

Presionamos Click desde el lugar donde deseamos que comience la línea y


arrastramos hasta donde deseamos que termine.

Primer Ejemplo.

En este primer ejemplo vamos a crear un reporte que nos imprima todos los
Clientes existentes pero que pertenezcan a la Zona CTG

1. Paso

Presionamos ENTER encima de la opción Generador de reportes. El


sistema nos desplegará la siguiente pantalla en donde le digitamos los datos
principales del reporte.

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El sistema nos preguntará el nombre del reporte en la casilla REPORTE.


Para este ejemplo nuestro reporte se llamará CLIENTES y en la descripción
colocamos la descripción breve del reporte.

Después de colocar la descripción del repote presionamos ENTER y


automáticamente el cursor se colocará en la opción TABLAS.

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2. Paso

El siguiente paso que tenemos que realizar es ingresar los archivos de donde
se tomará la información, para este caso se tomará del archivo CLIPROV
que es el archivo que guarda toda la información general de los clientes.

Presionando Click
aquí nos mostrará el
listado de Archivos.

Archivo : Colocamos el nombre del archivo de donde tomaremos la


información.

Llave : las llaves se refieren al orden en el cual deseamos que nos salga la
información, estas llaves ya están definidas con anterioridad.

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Filtro : Se refiere a la condición que deseamos del reporte, en este caso


deseamos que nos salga SOLO aquellos Clientes que pertenezcan a la Zona
CTG.

Para crear un filtro seguimos los siguientes pasos:

 Presionamos la Tecla F4 e inmediatamente el sistema nos muestra


la siguiente pantalla en la cual procedemos a colocar el filtro.

 En el TAB Field Name escogemos, presionando doble CLICK o


presionando la tecla ENTER encima del campo por el cual vamos a
realizar el filtro, en este caso el campo es Zonacp ( Aquí esta

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guardado el código de la Zona a la cual pertenece el cliente) y
terminamos de armar la expresión.

3. Paso

Para grabar el filtro presionamos las teclas CTRL. – W o presionando


ENTER encima de la opción OK. Al realizar esta operación nos queda la
siguiente pantalla:

Para salir de esta pantalla y continuar con la creación de nuestro reporte


presionamos nuevamente CTRL. – W.

4. Paso

Este paso corresponde a la definición de las relaciones, estas relaciones se


utilizan cuando en nuestro reporte manejamos más de un archivo, para este
ejemplo no aplicaría.

5. Paso

En este momento empezamos con el diseño de nuestro reporte.


Presionamos Click encima del botón Diseño.

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Lo primero que debemos tener en cuenta es que información deseamos que


nos muestre el sistema, en este ejemplo escogeremos Nit del Cliente,
Nombre, Dirección y Telefono.

Ahora procedemos a ingresar los campos al diseño. Los campos se ingresan


presionando Click encima del botón FIELD y presionando Click en el lugar
en donde deseemos que salga.

En Expresión Colocamos el nombre del campo

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Presionamos Click en la opción OK para grabar.

Con este procedimiento podemos colocar todos los campos deseados.

Cuando el campo es numérico podemos darle formato, como es el caso del


teléfono.

6. Paso

Después de ingresar todos los campos deseados al reporte, procedemos a


colocar los titulos o podriamos decir que empezamos a “Darle Vida”.

Para colocar los títulos solo tenemos que presionar Click encima del botón
Label y presionar Click en el lugar donde deseamos que salga el texto .

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Al terminar de escribir un párrafo o palabra presionamos Click encima del


botón Seleccionar Objet para indicarle al sistema que hemos finalizado un
texto.

Para grabar el formato creado presionamos las teclas CTRL.- W.

Para salir de esta opción presionamos Click encima del botón Salir.

6.2 Ejecutar Reporte de Usuario


Por medio de esta opción podemos imprimir los reportes que previamente
hemos elaborado por la opción “Generador de Reportes”.

Reporte a Ejecutar: Aquí digitamos el reporte que deseamos imprimir.


Presionando Click encima del botón Ayuda el sistema nos muestra los
reportes existentes.

Para imprimir el reporte escogido presionamos Click encima del botón


Impresión.

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