Bi ult ROMANIA MINISTERUL JUSTITIEL ORDIN Nr. pentru aprobarea Sistemului de evidenfa a datelor pentru personalul din sistemul administratiei penitenciare In scopul asigurarii gestionarii unitare gi eficiente a resurselor umane, precum gi pentru urmarirea carierei personalului din sistemul administratiei penitenciare; Avand in vedere prevederile art. 22 alin. (2) din Legea nr. 283/2004 privind Statutul functionarilor publici cu statut special din Administrafia Nationali a Penitenciarelor, republicata, cu modificarile ulterioare; tn temeiul art. 13 din Hotaraérea Guvernului nr. 652/2009 privind organizarea si functionarea Ministeruiui Justifiei, cu modificarile si completarile ulterioare, Emite urmatorul ORDIN Art. 4 Se aprob& Sistemul de evidenté a datelor pentru personalul din sistemul administratiei penitenciare, prevaizut in Anexa care face parte integrant din prezentul ordin. Art.2 La data intrarii in vigoare a prezentului ordin, Ordinul ministrului justitiei nr. 3406/C/2012 pentru aprobarea Sistemului de evidenja a datelor pentru personalul din sistemul administratiei penitenciare, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea |, nr. 62 din 29 ianuarie 2013, se abroga, Art.3 Directorul general al Administratici Nationale a Penitenciarelor si directori locurilor de definere din subordinea Administratiei Nationale a Penitenciarelor vor lua masuri pentru ducerea la indeplinire a dispozitilor prezentului ordin. Sur ppcodor 17, seer, 05061 Buca, Romans Tel ota37 2083905 Be nets coor Fsox assMINISTERUL JUSTITIET ROMANIA Art. 4 Prezentul ordin se publicd in Monitorul Oficial al Roméniei, Partea |. Bucuresti 2018 Ministrul Justitie Tudorel TOADER Nr / / 2018 Prezentul ordin a fost fntocmit in exemplare Ste. Aplodr 17,05, 05074 Bucur Ramla aga 2013 Jel oh 037 2041098 aa conirsonosseesMINISTERUL JUSTITIEL ROMANIA ANEXA ‘SISTEMUL DE EVIDENTA A DATELOR PENTRU PERSONALUL DIN SISTEMUL ADMINISTRATIE! PENITENCIARE CAPITOLUL I Dispozitii generale ART.14 (1) Sisterul de evidenta a datelor de personal cuprinde totalitatea metodelor si regulilor privind tnregistrarea, pastrarea, prelucrarea si circulafia documentelor de evident $i constituie suportul necesar pentru fundamentarea deciziilor din domeniul managementului resurselor umane in Administrafia Nationalé a Penitenciarelor si unitatile subordonate. (2) Sistemul de eviden{a a datelor de personal cuprinde eviden{a nominala si evidenta statisticd a functionarilor publici cu statut special si a personalului civil din sistemul administratiei penitenciare (3) Evidenta datelor de personal se realizeaza prin structurile de resurse umane existente la nivelul Administratiei Nationale a Penitenciarelor si unitatilor subordonate, (4) Personalul din cadrul structurilor de resurse umane din sistemul administratiei penitenciare raspunde de securizarea documentelor si informatiilor de personal pe care le gestioneaza, impotriva accesului neautorizat si a incidentelor de pierdere sau distrugere a acestora, cu respectarea legislafiei privind protectia datelor cu caracter personal. ART. 2 Organizarea evidentei personalului din sistemui administratiei_penitenciare, potrivit prevederilor prezentului ordin se realizeazé sub coordonarea directorului general al Administratiei Nationale a Penitenciarelor si a directorilor unitafilor subordonate. Art. 3 Tn cuprinsul prezentului ordin, se definesc urmatorii termeni, dupa cum urmeaza: a) Evidenta nominal se asiguré prin documentele ce se intocmesc gi se actualizeazé permanent si prin aplicatia informatica de evidenté a datelor pentru personalul din sistemul administratiei penitenciare, in vederea cunoasterii situatiei socio-profesionale, a datelor personale privind starea si evolutia carierei profesionale a personalului, precum gi a celor cu privire la acordarea drepturilor de personal. b) Evidenta statisticd constituie totalitatea documentelor ce se obfin prin prelucrarea datelor si informatillor din evidenta nominala si se referd la realizarea scriptica/informatizata a unor situatii de personal. ¢) Dosarul profesional constituie principalul document de evidenfa nominal a personalului din sistemul administratiei penitenciare, care cuprinde date confidential cu Sie Aplodr 27, ert 5, 05074 Bute ona Pagina 14 vmsetssa coors. 01054805MINISTERUL JUSTITIEL : - ROMANIA caracter personal si profesional, precum gi evolutia in cariera profesional de la nasterea raporturilor de serviciu/munca, pana la incetarea acestora, d) Fisa de evidenta constituie documentul de evident nominala care cuprinde principalele date personale si profesionale ale titularului si reprezinté principalul document prin care se dovedeste vechimea in sistemiul administratiei penitenciare. €) Aplicatia informatica de evidenté a datelor pentru personalul din sistemul administratiei penitenciare cuprinde totalitatea informatiilor cu privire la datele personale i profesionale ale personalului din sistemul administratiei penitenciare. ART. 4 Seful structurii de resurse umane din Administratia Nationala a Penitenciarelor gi sefii structurilor de resurse umane din unitaile subordonate rspund de actualizarea permanent’ a datelor pentru personalul din competenta. CAPITOLUL II Evidenta nominala ART. 5 Evidenta nominala se realizeaza prin: a) dosarul profesional; ) figa de evidenta; ©) aplicatia informatica a resurselor umane. ART. 6 (1) Dosarul profesional se intocmeste in exemplar unic, in termen de 30 zile de la incadrarea in sisteruul administrafiei penitenciare, conform Anexei nr. 4 (2) Persoanele responsabile cu intocmirea gi actualizarea dosarelor profesionale sunt obligate s& certifice inscrierile efectuate, in termenele prevazute de lege, prin semnaturé si prin menfionarea in clar a numelui si functiei detinute, conform prevederilor prezentului ordin (3) Pe coperta interioara a dosarului profesional va fi inserata o fotografie color cu dimensiunea 9 x 12 cm in uniforma de orag, respectiv o fotografie in finut’ civil pentru personalul civil, pe care personalul este obligat sa o prezinte structurii resurse umane in termen de 30 de zile de la incadrare, respectiv in 15 zile de la modificarea gradulul profesional. (4) Dosarul profesional are 9 parti componente care cuprind, in mod obligatoriu, urmatoarele date $i documente: PARTEA 1 a) figa matricolé, model conform Anexei nr. 2 la Sistemul de evidenta - Figa matricolé se completeaz& de lucratorul de resurse umane, pe baza documentelor originale. Inregistrarile se fac numai in baza documentelor depuse de titular la dosarul 5, Apelor v1, seco 5, 05074 cures Romina Pagina in 24 2 e& woe justio C00; F5.01.05-versMINISTERUL JUSTITIEL ROMANIA profesional, precum gi in baza actelor aministrative ce privesc titularul, in copii certificate. La completarea figei matricole, lucratorul de resurse umane confrunta datele ‘inscrise cu titularul. Datele din dosarul profesonal se confrunta cu titularul cel putin o data la 5 ani. Fisa matricola cuprinde date referitoare la: 1. gradele militare si profesionale; 2.starea civilé (datele personale ale parintilor, sofului/sotiei titularului, copiilor, frafilor si surorilor titularului) ~ prezentarea documentelor pentru actualizarea datelor de stare civilé este obligatia titularului dosarului profesional; 3. studit; 4. limbi straine; 5. descrierea fi 6. condamnai 7. ocupatii anterioare incadrarii in sistemul penitenciar; 8. alte date; 9. funcfii indeplinite in cadrul sistemului penitenciar, inclusiv indeplinirea altor functii prin dispozitie zilnica pe unitate; 10.modificarri ale raporturilor de serviciu; 14. decoratii conferite; 12. nivelul de acces la informatii clasificate; 13. gradatii; 14. schimbari intervenite dupa intocmirea figei matricole; 15. starea de s&natate; 18. recompense; 17. sanefiuni disciplinare; 18. alte insemnairi in timpul serviclului in sistemul penitenciar; 19. confruntarea datelor din fig cu titularul, PARTEA a2-a Juramantul de credinté, model conform Anexei nr. 3 la Sistemul de evidenta - pentru functionarii publici cu statut special, incadrafi in baza Legii nr. 293/2004, PARTEA a3 - Figa/figele postului, precum si anexele la acestea, dupa caz. PARTEA a4-a Figele de evaluare a performanjelor profesionale individuale Si lor 37, se 50574 Be Roma ose dot Tel 0372083995, ease co0:F50205 05MINISTERUL JUSTITIEL ROMANIA PARTEA a5-a Documente privind situatia socio-profesionala a personalului: copii care atest& participarea la cursurile de stagiu, pregatire, perfectionare, specializare si absolvirea acestora. PARTEA a6 -a@ Fis{ de evidenta a perioadelor care nu se iau in calcul la stabilirea timpului efectiv lucrat in conditii de munca, model conform Anexei nr. 4 la Sistemul de evidenta. PARTEA a7—a (1) Acte administrative $i comunicari a) acte administrative - ordine/decizii - care atesta incadrarea si numirea in functie, modificari salariale, modifica ale raporturilor de serviciu sau masuri disciplinare aplicate (xerocopie certificat’ pentru conformitate cu originalul), dovada comunicarii acestora; b) contractul individual de muncé si actele adiionale la acesta - pentru personalul civil si dovada comunicaril acestora. (2) Actele administrative prin care se stabilesc drepturi salariale sau modificari ale raporturilor de serviciu, punere la dispozitie, suspendare a raporturilor de serviciu sau incetare raporturi de serviciu, alocarefincetare compensatie lunara a chiriei, se ‘intocmesc in numérul de exemplare stabilit de fiecare unitate penitenciara (in functie de structurile/compartimentele cdrora se adreseazé). (3) Actele administrative prevazute la la alin. (2) se pastreaza la nivelul unitatilor emitente. Pentru personalul prevazut la art. 17 alin. (1) lit. b), pentru care un exemplar se trimite la Directia Management Resurse Umane din Administratia Nationala a Penitenciarelor. (4) Un exemplar al actelor administrative prevazute la alin. (2) se incarca in format PDF in aplicatia informatizaté de gestiune a datelor de personal PARTEA a8-a Alte documente: a) avizele psihologice la evaluaiile periodice; b) verificéri speciale, cel putin o data la 3 ani, in evidenjele operative ale polifiei, numai pentru titular; c) adeverinte medicale, certificate decizie medicala, d) alte documente ‘Sr paler 17, set, 0SO7E Baewe Ramin apa Bn 34 PS) sonia coosts or 05ersMINISTERUL JUSTITIEL he ROMANIA PARTEA aQ-a DOSARE 1. Dosarul de incadrare; 2.Alte tipuri de dosare constituite in timpul carierei (ex. dosarele intocmite de catre comisiile de expertizé medico-militara, dosarele de cercetare administrativa etc.); A, Dosatul de incadrare cuprinde: a) referatul de personal; b) nota de cunoastere a situafiei socio-profesionale; 2) autobiografie; 4) tabelul nominal cuprinznd rudele de pana la gradul II inclusiv, conform modelului din Anexa nr. 5 la Sistemul de evidenta; e) tabelul nominal cuprinzand rudele gi rudele prin alianté pana la gradul IV, care lucreaz& in cadrul sistemului administratiei penitenciare, conform modelului din Anexa nr. 6 la Sistemul de evident&; f)_ verificarea in evidentele operative ale polifiei, numai pentru titular; g) avizul psihologic; h) procesul-verbal cu rezultatele finale obfinute la concursul de ineadrare, respectiv admitere; i) figa medical’ de incadrare/adeverinta medicalé, dupa caz j) dosarul de concurs, care cuprinde cel putin: cererea de inscriere la concurs; copia actului de identitate; copia certificatului de nagtere; copia certificatului de cdsatorie, unde este cazul; curriculum vitae - model european; copia livretului militar, acolo unde este cazul; copia diplomei de studii sau adeverint& in original aflata in perioada de valabllitate, care si ateste absolvirea studiilor necesare pentru ocuparea postului scos la concurs, precum gi foile matricole, si dupa caz, alte acte care atest efectuarea unor specializari; 8. copia carnetului de munca sau orice adeverinta care sa ateste locurile de munca avute anterior, functiile ocupate, vechimea in munca si, dupa caz, in specialitate; 9. cazierul judiciar; 10.declaratia pe propria rspundere: c& nu a fost eliberat din motive imputabile sau destituit dintr-o functie public& in ultimii 7 ani - pentru candidatii din surs& externa, c& nu se afld in evident cu sanctiuni disciplinare neradiate - pentru candidatii din sursa interna, ca nu a fost agent sau colaborator al organelor de securitate ca polifie politica, dup& az; NOgaeNna Ste. Apolodor 17, see 5, 050742 Bucur Romina Papen an 14 Be saaumen con-ronebersMQ) Ministeruc justrriet : ROMANIA 11.copia figei de evaluare a performantelor profesionale individuale din anul anterior organizarii concursului - pentru candidafii din surs& interna; 12.alte documente care atest indeplinitea cerinfelor specifice postului scos la concurs, dupa caz (5) Indosarierea documentelor se face pe parti, cronologic. ART.7 (1) Figa de evident’, model conform Anexei nr. 7, care cuprinde: a) fotografia titularului; b) categoria profesionala din care face parte si unitatea unde este incadrat; ¢) numarul dosarului din registrul de evident si codul informatic personal; d) codul numeric personal; e) numele si prenumele titularului; 4) prenumele parintilor; 9) dupa caz, numele avut anterior; h) data $i locul nasterii; i) sexul; j) nationalitatea; k) religia; I) starea civila; m)numair copii; nn) vechimea in munca pana la incadrarea in sistem; 0) stagiul militar; p) profesia la incadrare; q) provenienta la incadrare; 1) data incadrarii in sistem; s) gradul profesional la ineadrare, respectiv gradul militar pentru personalul incadrat inaintea datei de 28 septembrie 2004; t) data reincadrarii in sistem; u) durata intreruperilor; \) profesia actual; w)trecerea in alta categorie; x) grade profesionale (militare) (personal civil) In sistemul penitenciar si felul acordatii y) data avansaiii in gradul profesional; 2) nr. actidata emiteri aa) motivul neavansarii in gradul profesional; bb) situafia familiala: date si informati privind sotul/sotia titularului si copii acestuia, Spode 17,5 Tet 097204 1998, ste covirsoLasvessMINISTERUL JUSTITIEL He ROMANIA cc) funcfille indeplinite si mutafii intervenite in timpul serviciului, inclusiv ca elev sau student in institufii care pregatesc personal pentru sistemul administratici penitenciare; dd) calificative anuale; ee) studii absolvite; ff) testarea psihologica; gg) distinctii conferite; hh) recompense gi sanetiuni; ii) nr. gi data actului administrativ de incetare a raporturilor de serviciu, ji) domiciliul sau regedinta titularului, kk)__ nr. de telefon personal sau de serviciu, dupa caz. (2) Figa de evident se completeaza de unitatea in care este incadrat titularul, intr-un exemplar, care se pastreaza. la structura de resurse umane din unitatea unde este incadrat fitularul, fiind actualizata ori de cate ori este cazul ART.8 Fisa de evident’ si figa matricola constituie actele oficiale prin care se dovedeste vechimea in sistemul administratiei penitenciare si traseul carierei profesionale. ART.9 (1) Organizarea informatiilor de natura personala si profesionala cuprinse in documentele de resurse umane se realizeaza si in format electronic prin aplicatia informatica de resurse umane. ART. 10 Forme specifice de inregistrare a documentelor de resurse umane: a) registrul figelor de evidenta, potrivit modelului din Anexa nr. 8 la Sistemul de evidenta; b) registrul de evident a dosarelor profesional, model conform Anexei nr. 9 la Sistemul de evidenta; ) registrul deciziilor de resurse umane, model conform Anexei nr. 10 la Sistemul de evidenta. In document se inregistreaz& toate deciziile intocmite de structura de resurse umane privind Incadrarea, numirea, mutarea, incetarea raporturilor de serviciu, avansarea in grad, acordarea de drepturi salariale, delegari, detasari, imputernicir, concedii crestere si Ingrijire copil, indemnizafii pentru cresterea copilului, alocairi la plata chiriei, sanctiuni disciplinare, suspendari din funcfie, puneri la dispozitie/repunere in drepturi, mentinere in activitate gi alte situafii care justific’ decizia de resurse umane. Deciziile sunt avizate de structurile abilitate din unitate, dupa caz, si semnate de conduc&torul institutiei. Toate deciziile sunt inscrise, pe scurt, in decizia zilnic& pe unitate a conducatorului institute. St. Apia. 17, sco 050761 ce Rome apna a4 ia ean 203988,MINISTERUL JUSTITIEL ROMANIA CAPITOLUL Ill Evidenta statistica ART. 11 (1) Situatia centralizatoare privind posturile prevazute, incadrate gi vacante, pe corpuri profesionale si unitai se intocmeste lunar de catre structurile de resurse umane, in format electronic, potrivit Anexei nr. 11 la Sistemul de evident’. (2) Pentru fundamentarea decizillor, la initiativa conducerii, pot fi generate ¢i alte tipuri de situati. CAPITOLUL IV Accesul fa dosarul profesional ART. 12 (1) Personalul din sistemul administratiei penitenciare are acces la propriul dosar profesional, fara nicio ingradire, in spatile structurilor de resurse umane, iar la cerere i se pot elibera copii de pe actele din dosar, cu respectarea prevederilor referitoare la circuitul documentelor clasificate. (2) Personalul din sistemul administrafiei penitenciare poate solicita in soris structurii de resurse umane din Administrafia National a Penitenciarelor, respectiv structurilor de resurse umane din unitifile subordonate eliberarea unor adeverinte care sa certifice informatii in legatura cu situatia profesional, (3) Directorul general al Administratiei Nationale a Penitenciarelor poate solicita, pentru studiu, dosarul profesional al oricdrui angajat, far nicio ingradire. (4) Directorul general al Administratiei Nafionale a Penitenciarelor are acces la dosarele profesionale ale personalului gi poate solicita in scris si motivat, in conditile legii, eliberarea/transmiterea unor copii de pe documentele din dosare. (5) Au acess la dosarele profesionale, in spatille structurilor de resurse umane, si pot solicita in scris gi motivat, in conditile legii, eliperarea/transmiterea unor copii de pe documentele din dosare, precum si anumite date confinute de acestea: a) directorul unitatii si seful structurii de resurse umane; b) seful sectorului de activitate unde este incadrat fitularul sau, dupa caz, persoana cu atributi privind evaluarea activitafii profesionale gi conduitei acestuia; ¢) personalul unor autoritafi sau institufii publice, cu atribufii de control, pe baza ‘imputernicirii dat de persoana care aproba misiunea, precum si personalul care face parte din comisii si autoritafi care au atributii de control expres prevazute prin lege; d) personalul imputericit al autoritatilor, institutillor publice in vederea cunoasterii situaliei profesionale a persoanei din sistemul administratici penitenciare care a solicitat transferul la aceste institutii; e) personalul structurilor de resurse umane din_unitafjile sistemului administratiei penitenciare, in vederea cunoasterii situatici profesionale a persoanei din sistemul administratiei penitenciare care a solicitat mutarea la aceste institutii; Se Aor 1, ser 5, 050761 Bucs Rates Pagha w4na8 Tok 14 057204398 ae csc CoD: F-01050f) lucr&torul structurii de resurse umane care are atributii privind evidenta personalului. (6) in cazurile prevazute la alin. (5) literele b) - f), accesul la dosarul profesional, precum si eliberarea unor copii de pe documentele continute in acesta se aproba de c&tre seful structurit de resurse umane, urmare a unei solicitari scrise, cu respectarea prevederilor legale referitoare la informatille clasificate. (7) Pot solicita in scris si motivat, in conditile legii, eliberarea/transmiterea unor copii de pe documentele din dosare, precum si anumite date continute de acestea: a) pregedintele comisiei de disciplina in a carei competenta se afla titularul, pentru solutionarea unor sesizari ce privese persoana titularului, b) presedintele comisiei de cercetare administrativa; c) consilierii juridici din Administratia Nationalé a Penitenciarelor gi unitatile subordonate, in situatia in care institutia este parte intr-un proces cu titularul, iar datele personale solicitate sunt relevante pentru solutionarea cauzei, d) instantele judecdtoresti si organele de urmarire penala (8) In cazurile prevazute la alin. (5) literele c) - f), accesul la dosarul profesional sau furnizarea de date, precum si eliberarea unor copii de pe documentele continute de acesta se notifica titularului, de c&tre lucratorul de resurse umane care are atributii privind evidenta personalului. (9) Persoanele care au acces la datele cuprinse tn dosarul profesional au obligatia de a pastra confidentialitatea datelor cu caracter personal in conditile legii CAPITOLUL V Intocmirea, actualizarea si gestionarea documentelor si formelor specifice de inregistrare a documentelor de resurse umane ART. 13, Lucratorii de resurse umane care au atribufii privind evidenta_personalulu gestioneaz4 dosarele profesionale si figele de evidenta, care le sunt repartizate prin figa postului de catre seful structurii resurse umane. ART. 14 Datele cuprinse in dosarul profesional sunt rectificate sau completate ori de cate ori intervine o schimbare in situatia socio-profesionala. ART. 15 (1) Rectificarea sau completarea datelor din dosarul profesional se face pe baza documentelor originale. (2) Actele originale prezentate de titular se restituie. Copiile de pe acestea, certificate pentru conformitate cu originalul de c&tre persoana care are atributii cu privire la evidenta personalului, se claseaza in dosarul profesional. ART. 16 Th vederea pastrarii documentelor de evidenja in bune conditi, directorii de unitati sunt obligati s& asigure amenajarea unor spatil corespunzatoare. Spatiile respective Ste. Apelor 17, seta 5, 05074 curt Roma ag Ln 14 ato 037 2011998 e ons con: .0L05.vecSROMANIA trebuie sa indeplineasca conditile necesare pentru asigurarea confidentialitatii datelor gi s& respecte prevederile legale referitoare la informatille clasificate. ART. 17 (1) La structura de resurse umane din Administratia Nationala a Penitenciarelor se pastreaz’: a) dosarele personalului incadrat in structura centrala a Administratiei Nationale a Penitenciarelor; b) dosarele directorilor, directorilor adjuncfi si sefilor structurilor de resurse umane din unitatile subordonate numitiimputemiciti in funcfii sau care indeplinesc atributii prin decizie zilnicé pe unitate; ¢) figele de evidenti ale personalului incadrat in structura central a ‘Administratiei Nationale a Penitenciarelor (2) La structurile de resurse umane din unitafile subordonate se pastreaz’: a) dosarele profesionale ale functionarilor publici cu statut special, precum gi ale personalului civil incadrat pe baz& de contract individual de munca din unitate. alti decat cei prevazuti la art. 17 alin. (1) lt. b); »b) figele de evident ale personalului din unitate, (3) Dupa incetarea raporturilor de serviciu, figa de evidenta se pastreazé la structura de resurse umane pe o perioada de 70 de ani. ART. 18 (1) Pentru personalul detagat Intre unitatile sistemului administratiei penitenciare, dosarele profesionale insotite de 0 fotocopie a figei de evidenta se pastreazé la unitatea unde titularii sunt detagati, cu respectarea prevederilor art. 17 alin. (1). (2) Pentru personalul detasat in institu din afara sistemului administratiei penitenciare, dosarele profesionale se pastreaz la unitatea unde titularii sunt incadrati, cu respectarea prevederilor art. 17 alin. (1). (4) La mutarea/detasarea intre unitatile sistemului administratiei penitenciare, documentele de evident4 nominala se transmit structurilor de resurse umane cu respectarea prevederilor art. 17 alin. (1) si (2). ART. 19 In cazul desfiintari unitatii, documentele de evidenté ale personalului preluat de alte unitifi, se transmit acestora, iar cele ale personalului ale cui raporturi de serviciu au incetat, se transmit arhivei Administratiei Nationale a Penitenciarelor. ART. 20 (1) Personalul din sistemul administratici penitenciare are obligatia si aducd la cunostinta compartimentului resurse umane modificarile privind domiciliul, dupa caz, resedinta, precum si schimbarile intervenite in starea civil sau date relevante din punct de vedere profesional, in termen de 15 zile de la producerea acestora. Datele referitoare la rudele pana la gradul |! inclusiv gi datele privitoare la rudele si rudele prin alianté pana la gradul IV care lucreaz& in sistemul administratiei penitenciare se actualizeaza periodic/ori de cate ori este cazul, prin grija titularului. St Apoodor 17, sete, 80783 Bocce emt Papas etn 14 eh e837 2081998 ao wire coors a1 o5veesMINISTERUL JUSTITIEI ROMANIA (2) Datele si informatiile privind personalul din sistemul administratiei penitenciare care se transmit fa structura de resurse umane din Administratia Nationala a Penitenciarelor contin, in mod obligatoriu, codul informatic, in scopul introducerii operative in aplicafia informatica de resurse umane. ART. 21 (1) Dosarele profesionale ale personalului din sistemul administratiei penitenciare ale cdrui raporturi de serviciu au incetat, se trimit la Arhiva Administrafiei Nationale a Penitenciarelor, potrivit termenelor stipulate in nomenclatorul arhivistc. (2) La cererea institufilor din sectorul de aparare, ordine publica si securitate national, a instanfelor judecatoresti si a organelor de urmarire penal, precum si a consilierilor juridici din Administratia National a Penitenciarelor gi unitajile subordonate, in situatia in care institutia este parte intr-un proces cu titularul, se elibereaza fotocopii ale documentelor din dosar. Eliberarea de copii se notifica titularului. (3) Pentru personalul din sistemul administratiei penitenciare c&ruia Iau incetat raporturile de serviciu, se elibereaza, la cerere, adeverinte care s& ateste activitatea profesionalé desfasurata, vechimea in serviciu, in specialitate si in functie, grupele/conditile in care se incadreaza locurile de munca in care si-au desféisurat activitatea, precum si fotocopii ale documentelor din dosarul profesional, cu respectarea legislatiei privind accesul la informatii clasificate. CAPITOLUL VI Dispozifi finale si tranzitorii ART. 22 Structurile de resurse umane din sistemul administratiei penitenciare gestioneaz’ organigrama si statul de organizare. ART. 23, (1) Anexele 1 — 11 fac parte integrant& din Sistemul de evident a datelor pentru personalul din sistemul administratiei penitenciare. (2)Toate tipizatele de evidenté nominala, generala, mentionate in anexe, sunt tiparite de Baza de Aprovizionare si Gospodarire Bucuresti si vor fi transmise la solicitarea unitatilor. ART. 24 Documentele de evident aflate in uz se utilizeaz’ pana la completare, iar cele noi se Intocmesc conform prevederilor prezentului ordin. ART. 25 (1) Evidenta nominala si statistic pentru personalul civil se realizeaz’ potrivit legislatiei specifice, completandu-se, dupa caz, cu prevederile prezentului ordin. (2) Dosarul profesional al personalului civil cuprinde, in principal, contractul individual de munca sau, dupa caz, ordinul de numire in functie public’, care va fi insotit de documentul privind depunerea jurdmantului; figa postului ocupat; certificatul de cazier judiciar; copii ale documentelor de identitate si ale celor de studii, curriculum Sr Apoloorar: 17, ec, 05783 Buewest Roman Paina 38014 Tel ne 037 2041999 ae ens covers seesMINISTERUL JUSTITIEL iH it ROMANIA vitae; certificatul medical de la angajare, precum si certificatulfiga medicala periodic’; documentele privind evaluarea anual a activitafi, avans&ri’ tn functie, sanctiuni disciplinare aplicate. ART. 26 in aplicarea prezentului ordin, Directia Management Resurse Umane elaboreaz& procedura privind regulile de inregistrare, pastrare, prelucrare si circulatie a documentelor de evidenta. 8, Anloder esos, 00781 Buewes, Ramana Foana 14a oh o4 057204198 ssa come Fs0L0ssers