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PROCEDIMIENTO
Versión: 6
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia a partir de la definición del Programa de Auditorías y finaliza con el
Cierre de Hallazgos de la auditoría y la evaluación de los auditores.
Aplica para todos los componentes y/o procesos del Sistema de Gestión Integrado.
3. DEFINICIONES
3.1 Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
No Conformidad detectada u otra situación no deseable; se toma para evitar que algo vuelva
a ocurrir.
3.2 Acción Preventiva:Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
No Conformidad potencial u otra situación potencia no deseable; se toma para prevenir que
algo suceda
3.3 Alcance de la auditoría: Extensión y límites de una auditoría. Incluye una descripción
de las áreas, las actividades y los procesos así como el periodo de tiempo cubierto.
3.5 Auditor: Persona con los atributos personales demostrados y la competencia para llevar
a cabo una auditoría.
3.8 Competencia: Habilidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los
resultados esperados.
3.12 Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si
es necesario, de expertos técnicos.
3.20 Papeles de Trabajo: Soporte documental del informe de auditoría. Los papeles de
trabajo constituyen documentos que contienen las evidencias obtenidas por los evaluadores
a través de los procedimientos de evaluación.
3.21 Plan de acción: Es un conjunto de acciones propuestas por el auditado para subsanar
los hallazgos encontrados en la auditoría.
3.22 Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una
auditoría.
Debido cuidado profesional: Los auditores deben proceder con el debido cuidado
de acuerdo con la importancia de la tarea que desempañan y la confianza depositada
en ellos por el cliente de la auditoría.
El programa de auditoría podrá ser revisado y ajustado cuando sea necesario, por el
Comité de Calidad.
El Plan General de Auditoria debe ser elaborado por el Auditor Líder Principal. En caso
de no haberse designado, lo elaborará el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o
quien él designe.
El auditor Líder principal es evaluado por el Jefe Oficina Asesora de Planeación, los
Auditores Líderes por el Auditor Líder Principal y los Auditores Internos por el Auditor
Líder de cada proceso.
En el evento en que un Auditor sea evaluado con una calificación total inferior a 3.5 o
que en alguno de los ítems evaluado obtenga una nota inferior a 3, el Jefe de la
Oficina Asesora de Planeación y/o el Representante de la Dirección realizarán una
revisión de las evaluaciones anteriores, a fin de identificar los temas en los cuales es
necesario realizar alguna actividad de refuerzo de conocimientos, que permita
mejorar el desempeño en futuras auditorías.
o Buena disposición para dirigir entrevistas y/o interactuar con los auditados.
o Comprender la estrategia y operación de la Superintendencia Financiera.
4.5. Auditorías
Las auditorías deben ser comunicadas mediante correo electrónico a los Líderes de
proceso, con copia a los jefes de área que participan en el proceso y al Auditor Líder
principal, por lo menos tres (3) días hábiles antes de su inicio, adjuntando el Plan de
Auditoria (E-PI-PLA-054) específico para el proceso auditado.
o Reunión de apertura
El Equipo auditor revisa la información del SGI y del proceso asignado en el Aplicativo
del SGI, los informes de auditorías anteriores y, de ser posible, en los aplicativos que
soportan el proceso respectivo y elabora Listas de Chequeo por rol a auditar.
En desarrollo de esta Fase, el Auditor Líder puede solicitar información al Líder del
proceso y/o a los Jefes de las dependencias objeto de auditoría. Para lo anterior, solo
es necesario que se hubiere divulgado el Plan General de Auditoría.
Los auditados son responsables de entregar la información requerida por los auditores
y de cumplir con el plan de auditorías.
La información y/o registros deben ser consultados por parte del auditor en los
sistemas de información con que cuenta la SFC o en el sitio de la auditoría; las copias
de la misma en caso de requerirse, deben ser solicitadas por correo y su entrega se
realizará también por medio electrónico.
NOTA: Las Listas de chequeo una vez son firmadas por el Auditor y el
Auditado, no puede ser conocida sino por el Auditor Líder y sobre la
información allí registrada se tendrá toda la discreción aplicada a los
documentos identificados como clasificados, incluidos en el Índice de
Información Clasificada y reservada.
El equipo de auditoría debe reunirse con la frecuencia que sea necesaria para revisar
los hallazgos de auditoría, a intervalos adecuados durante la auditoría.
En el evento que el Líder del proceso no pueda recibir la auditoría y estar presente en
la reunión de cierre, designará un funcionario que lo reemplace. Esta situación debe
ser informada previamente, por correo electrónico, al Auditor Líder Principal, con
copia al Representante de la Dirección
Finalizada la reunión de cierre con el Líder del proceso, el Auditor Líder remite al
Auditor Líder Principal, por correo electrónico resumen de hallazgos.
El Auditor Líder Principal, realiza reunión general de cierre con Líderes y facilitadores
de proceso y Equipo Auditor.
o Acta de reunión de cierre firmada por el Auditor Líder y Líder de proceso con
los hallazgos encontrados en las auditorías.
o Papeles de trabajo.
Con base en los informes de auditoría interna por proceso se elabora el Informe de
Auditoría Interna (E-PI-PLA-055).
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al registro de las actividades en el
aplicativo del SGI, el Auditor Líder respectivo, ingresa al aplicativo del SGI, consulta
Módulo de Mejoramiento y, con base en la información allí registrada, diligencia la
proforma Hallazgos de Auditoría Interna (E-PI-PLA-053) y una vez firmada, la entrega
en la Oficina Asesora de Planeación.
5. DESARROLLO
No. Actividad Responsable Norma/Política
E-PG-PLA-1
Elaboran el programa de auditoría con
Representante de la Auditorías del
base en los elementos definidos para
1 Dirección / Jefe Oficina Sistema de
ello en las condiciones generales de
Asesora de Planeación Gestión
este procedimiento.
Integrado
2 Presenta el Programa de Auditorías Representante de la
para aprobación del Comité de Dirección y/o Jefe
Oficina Asesora de
Calidad.
Planeación.
Revisa y aprueba Programa de
3 Comité de Calidad.
Auditoría.
Representante de la
Comunica el programa de Auditoría a
4 Dirección / Jefe Oficina
todos los funcionarios de la SFC.
Asesora de Planeación.
Revisa el Registro de Auditores del
Sistema de Gestión Integrado de la
SFC y con base en Programa de
Representante de la E-PI-PLA-59
auditoría, selecciona el posible grupo
5 Dirección / Jefe Oficina Registro de
de auditores que participarán en la
Asesora de Planeación. Auditores del SGI
auditoría y los presenta a
consideración del Superintendente
Financiero.
Envía comunicación designando a los
auditores e informado a los jefes
inmediatos, que deberán coordinar lo Superintendente
6
necesario para permitir su Financiero.
participación en la realización de las
auditorías.
Elabora plan general de auditoría y lo
Auditor Líder Principal / E-PI-PLA-54 Plan
presenta a consideración del Jefe de la
7 Jefe de la Oficina de auditoria
Oficina Asesora de Planeación /
Asesora de Planeación. interna -SGI
Representante de la Dirección.
Auditor Líder Principal / E-PI-PLA-39
Realiza reunión con Auditores Internos
8 Jefe de la Oficina Control de
designados.
Asesora de Planeación. asistencia
E-PI-PLA-54 Plan
Jefe Oficina Asesora de
9 Divulga Plan de Auditoría. de auditoria
Planeación.
interna -SGI
Primera Fase: Preparación de la
auditoría
10 Equipo Auditor
Revisa información del SGI y del
proceso asignado.
11 Asigna tareas al equipo auditor. Auditor Líder.
E-PI-PLA-57 Lista
de chequeo
Elabora el Plan de Auditoría, específico auditoria interna-
Auditor Líder / Equipo
12 para el proceso asignado, y las Listas SGI
auditor.
de Chequeo. E-PI-PLA-54 Plan
de auditoria
interna -SGI
Remite listas de chequeo al Auditor
Líder Principal y/o al coordinador del
13 Auditor Líder.
proceso en la Oficina Asesora de
Planeación.
Auditor Líder Principal
Informa al auditor Líder ajustes si y/o coordinador del
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aplica. proceso en la Oficina
Asesora de Planeación.
Envía Plan de Auditoría al Líder del
E-PI-PLA-54 Plan
respectivo proceso con copia a los
15 Auditor Líder. de auditoria
jefes de las dependencias auditadas y
interna -SGI
al Auditor Líder Principal.
Realiza reunión general de apertura,
presentación del equipo auditor a los
Representante de la E-PI-PLA-39
Líderes de los procesos; informa
16 Dirección / Jefe Oficina Control de
objetivo de la auditoría, confirma los
Asesora de Planeación. asistencia
canales de comunicación y realiza
aclaraciones con los auditados.
Segunda Fase - Desarrollo de la
auditoria E-PI-PLA-6 Acta
de Reunión
Auditor Líder.
17 Realiza reunión de apertura, con Líder E-PI-PLA-39
de proceso; informa objetivo de la Control de
auditoría, confirma los canales de asistencia
comunicación.
E-PI-PLA-57 Lista
Realiza auditoria; diligencia y firma Auditor Líder / Equipo de chequeo
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listas de chequeo. auditor. auditoria interna-
SGI
Analiza con el equipo auditor los
resultados de la auditoría para precisar E-PI-PLA-53
Auditor Líder / Equipo
19 y clasificar hallazgos. Hallazgos de
auditor.
Presenta hallazgos a consideración del Auditoría Interna
Auditor Líder Principal.
Revisa hallazgos de auditoría y, de E-PI-PLA-53
20 considerarlo pertinente, presenta Auditor Líder Principal. Hallazgos de
observaciones. Auditoría Interna
Realiza auditoria y reunión de cierre
E-PI-PLA-6 Acta
con el Líder del proceso para presentar
de Reunión
los hallazgos.
21 Auditor Líder. E-PI-PLA-53
Registra en el acta de reunión las
Hallazgos de
conclusiones respecto de los
Auditoría Interna
hallazgos.
Auditor Líder Principal /
E-PI-PLA-39
Equipo de auditores /
22 Realiza reunión general de cierre. Control de
Líderes y Facilitadores
asistencia
de proceso.
23 Tercera Fase – Informe de Auditor Líder. E-PI-PLA-60
auditoría y cierre de hallazgos Informe de
Auditoría Interna
Elabora Informe de Auditoría Interna a Proceso
por proceso y lo remite (por correo y
en físico) a Auditor Líder Principal y/o
Jefe Oficina Asesora de Planeación.
Consolida informe de auditoría y
E-PI-PLA-55
organiza el anexo por proceso/sistema
24 Auditor Líder Principal. Informe auditoría
y lo remite al Jefe Oficina Asesora de
interna
Planeación.
Publica y divulga Informe de Oficina Asesora de
25
Auditoría. Planeación.
Registra en el aplicativo de SGI Módulo
Oficina Asesora de
26 de Mejoramiento, los hallazgos de
Planeación.
auditoría.
Registra las actividades en el Modulo Líder de
27 de Mejoramiento del aplicativo del SGI, proceso/Facilitador del
según la clasificación del hallazgo. proceso.
Valora la pertinencia de las acciones
definidas por los procesos, para atener
Representante de la
28 los hallazgos de la auditoría; de
Dirección.
requerirse, solicita ajuste a los Líderes
de proceso.
Presenta a Comité resultado de la Representante de la
29 auditoría y simultáneamente realiza la dirección / Jefe Oficina
revisión por la dirección, si s el caso. Asesora de Planeación.
E-PI-PLA-56
Realiza evaluación de auditores y la
30 Auditores Líderes. Evaluación de
remite para firma.
Auditores- SGI
Registra hallazgos en la proforma y de
acuerdo a las actividades definidas por E-PI-PLA-53
31 cada proceso en el módulo de Auditor Líder. Hallazgos de
mejoramiento del aplicativo del SGI Auditoría Interna
realiza el cierre de Hallazgos.
Organiza ENTREGABLES de cada una
32 de las Fases y los pasa al Auditor Líder Auditor Líder. Entregables de
Principal. las tres (3) fases.
Evalúa a los Auditores Líderes y hace
entrega en la Oficina Asesora de
33 Auditor Líder Principal. Entregables de
Planeación de todos los documentos
las tres (3) fases.
que soportan la auditoría.
Evalúa al auditor Líder Principal y envía
la evaluación de auditores, por correo
E-PI-PLA-56
electrónico a los respectivos jefes Jefe Oficina Asesora de
34 Evaluación de
inmediatos, para que se tenga en Planeación.
Auditores- SGI
cuenta en la evaluación del desempeño
del funcionario.
35 FIN.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
7. HISTORIAL DE CAMBIOS
. Se ajusta la redacción de la última condición general e incluyendo en
la misma que se realiza la Revisión por la Dirección en el comité de
Calidad en el que se presenta el informe de la auditoría interna.
1 13/Oct/2015 . Se cambia el orden del paso 22 por el paso 23 y se aclara su
redacción.
. En el paso 24 se incluye en el Comité de Calidad que se presenta el
informe de la auditoría, la Revisión por la dirección.
Se ha modificado la condición general referente al nombramiento del
2 06/Nov/2015 auditor Líder principal, el cual puede ser designado por el Líder del
proceso de Planeación y/o Representante de la Dirección.
3 11/Abr/2017 Se ajusta todo el procedimiento
Se ajusta la evaluación de los auditores lideres (realizada por el auditor
líder principal) para después de realizado el cierre de hallazgos por los
4 20/Jun/2017 auditores líderes.
Se especifica el código de la proforma del Informe de Auditoría Interna
por proceso
Se incluye la realización de la Reunión general de cierre.
Se reorganiza la presentación del informe al Comité de Calidad
5 12/Jul/2017
Se incluye la actividad de valoración de las actividades definidas por l
proceso para atender hallazgos de auditoría.
Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, puesto que la versión vigente
reposa en el aplicativo del SGI.