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Introducción
Alguien dijo una vez que “el problema está en los detalles”; esto es especialmente
cierto respecto al diseño de un sistema de rh. El gerente de rh podría hablar en
términos generales sobre el reclutamiento, la selección y otras funciones de rh que
desea poner en marcha. Sin embargo, por último la creación del sistema de rh exige
la traducción de las preferencias generales del gerente de rh (“un programa de
selección que produzca candidatos más calificados”, por ejemplo) en políticas,
lineamientos, herramientas, papeleo o procesos computarizados específicos,
“¿cómo haremos esto exactamente?”. En realidad, lo anterior implica la creación de
la infraestructura del sistema de rh.
Hacerlo no es fácil. Considere el papeleo que se necesita para dar vida al sistema
de rh de una empresa. Para empezar, el reclutamiento y la contratación de un
empleado podrían requerir la notificación de un puesto disponible, una lista de
anuncios clasificados, una solicitud de empleo, una lista de preguntas para
entrevista, verificaciones (de la escolaridad y la situación migratoria, por ejemplo) y
una lista de referencias telefónicas. Luego se necesitan un contrato de empleo,
acuerdos de confidencialidad y para no competir, así como un contrato de
indemnización para el empleado. Es probable que para procesar a empleados
nuevos se necesite una forma de autorización para contratación, una verificación de
los antecedentes del empleado, un cuestionario para el nuevo empleado y diversos
formularios para la retención de impuestos y para obtener los datos del nuevo
empleado. Además, para mantener un registro del empleado, una vez contratado,
se necesitarán para empezar un formulario para cambios de empleados, una hoja
de datos personales, registros de tiempo diarios y semanales, una hoja de horas
por semana, un permiso para trabajar horas extra, un informe de gastos, una
solicitud de vacaciones, una solicitud de permiso, un resumen de acción afirmativa,
una declaración de las políticas de igualdad de oportunidades en el empleo y un
análisis de ascensos. Luego vienen los formularios de evaluación de desempeño,
un informe de incidentes críticos, la notificación del periodo de prueba, un formulario
de notificación de la primera (o segunda) advertencia, una notificación disciplinaria,
una evaluación del nuevo empleado, una evaluación del desempeño, una carta de
recomendación; al final, un cuestionario de jubilación, una notificación de despido,
una notificación de reducción de la fuerza laboral, un registro o ruta de salida de un
empleado, una notificación de
separación y una respuesta de referencia de empleo.
En este apéndice veremos que la lista anterior apenas deja ver la superficie de las
políticas, los procedimientos y el papeleo que se requieren para operar el sistema
de rh de un negocio.
Sección 7:Despido/separación
Varias empresas que envían catálogos por correo directo también brindan una
variedad de materiales de rh. Por ejemplo, HRdirect (100 Enterprise Place, Dover,
DE, 19901; teléfono: 1-800-346-1231) tiene paquetes de formularios personales que
incluyen: formularios largos y abreviados de solicitudes de empleo, entrevistas para
aspirantes, cuestionarios de referencias por correo, revisiones del desempeño de
empleados, descripciones de puestos, entrevistas de salida, calendarios y reportes
de ausentismo, así como formularios para la investigación de cargos de acoso
sexual. También están disponibles diversos formularios de cumplimiento legal como
la política estandarizada de prohibición de uso de armas, la política de acoso, para
la notificación de la ley de la familia y licencias médicas, al igual que carteles (que,
por ejemplo, cubren la obligación legal de anunciar temas como la Ley para
Estadounidenses con Discapacidad y la Ley de
Seguridad y Salud Ocupacional).
También está disponible software comercial. Por ejemplo, G. Neil Company vende
paquetes de software para controlar la asistencia, mantener registros de
empleados, redactar descripciones de puestos y manuales de políticas para
empleados, así como para realizar evaluaciones computarizadas de empleados.
HRdirect proporciona software para redactar manuales de políticas para empleados
y revisiones de desempeño y crear descripciones de puestos, así como para
verificar la asistencia y las horas trabajadas de cada empleado y los horarios del
personal, también para elaborar diagramas organizacionales, administrar la nómina,
realizar encuestas de empleados, programar y supervisar actividades de
capacitación para el personal, y cumplir con los lineamientos de la Administración
de la Seguridad y la Salud Ocupacionales (osha, por las siglas en inglés de
Occupational Safety and Health Administration). Un programa llamado People
Manager guarda
registros de empleados sobre datos como el estado civil, el número de personas a
cargo, los números telefónicos y las personas de contacto en caso de emergencia,
la fecha de contratación y la historia laboral. Además, permite que los patrones
produzcan con rapidez 30 reportes estándar sobre asuntos como la asistencia, las
prestaciones y la información étnica.
¿Por qué usar un sirh? Las empresas grandes generalmente integran sus
sistemas separados de rh en sistemas integrados de información de recursos
humanos (sirh). Un sirh se puede definir como los componentes interrelacionados
que trabajan en conjunto para reunir, procesar, almacenar y difundir información
para respaldar la toma de decisiones, la coordinación, el control, el análisis y la
visualización de las actividades de administración de recursos humanos de una
organización.9
Hay por lo menos tres razones para instalar un sistema de este tipo. La primera es
la competitividad; un sirh logra mejorar en forma significativa la eficiencia de la
operación de rh y, por lo tanto, el balance financiero de una empresa. Por ejemplo,
W. H. Brady Company, un fabricante de Milwaukee que elabora productos de
identificación como etiquetas, supuestamente disminuyó varios cientos de miles de
dólares al año de su presupuesto de rh al utilizar un sirh.10
Por último, el sirh también sirve para redirigir la atención de rh, del procesamiento
de transacciones a un rh estratégico. Como el sirh realiza tareas como la
actualización de la información de los empleados y la revisión electrónica de los
currículos, el tipo de personal de rh necesario y sus puestos tienden a modificarse.
Por ejemplo, se reduce el requerimiento de procesadores que ingresen datos de rh
y se necesitan más analistas capaces de revisar las actividades de rh respecto a los
planes de la empresa, pero que también participen en actividades como el desarrollo
gerencial. Veamos con mayor detalle cómo se suscitan tales ventajas.
El sirh en acción ¿Exactamente de qué manera puede un sirh lograr este tipo de
mejoras en el desempeño? En algún momento el patrón abandonará el método de
componentes separados (manual o computarizado) de administración de rh.
Algunos estiman que las empresas con menos de 150 empleados logran utilizar con
eficacia sistemas computarizados de componentes, donde cada uno maneja de
forma separada tareas como la asistencia, los préstamos y la administraciónde la
nómina. Sin embargo, más allá de ese punto, las organizaciones más grandes
deben recurrir a paquetes de sirh comerciales o personalizados.13 La ventaja de
pasar de los sistemas de componentes a los sistemas integrados de información de
recursos humanos surge
de lo siguiente.
Procesamiento de transacciones mejorado: Se dice que “lo esencial del sirh aún
es el procesamiento básico de transacciones”.14 Un estudio, realizado en una
compañía farmacéutica justo antes de implantar un sirh, mostró, por ejemplo, que
los empleados de rh dedicaban el 71% de su tiempo a tareas transaccionales y
administrativas. En otras palabras, una gran cantidad de tiempo se dedicaba a
tareas como la verificación de balances de permisos, al mantenimiento de registros
de direcciones y a la supervisión de las distribuciones de las prestaciones entre los
empleados.15 Los paquetes de sirh son exhaustivos y, por lo tanto, casi siempre
ofrecen un procesamiento computarizado poderoso en forma relativa de un rango
más amplio de transacciones de rh que el uso de sistemas individuales para cada
tarea de rh.
Procesamiento en línea: Muchos sistemas de información de rh permiten (o
facilitan) que los empleados de la empresa de manera literal formen parte del sirh.
Por ejemplo, Merck instaló quioscos donde los empleados llegan a verificar y
corregir la dirección de su casa y la ubicación de su trabajo. Se reportaron ahorros
estimados por 640,000 dólares sólo por el mantenimiento de esos datos, lo mismo
que sucede en muchas compañías, que informan de ahorros similares.
Por ejemplo, uno puede encontrar una lista de empleados que se reportan con un
supervisor en particular e imprimir más de 100 reportes como listas de salarios,
perfiles de empleados y reportes de igualdad de oportunidades en el empleo.29
Otras tareas relacionadas con rh en las que los patrones utilizan intranet son: para
crear un directorio electrónico de empleados; automatizar anuncios de trabajo y
hacer un seguimiento de aspirantes; establecer registros de capacitación; elaborar
formas electrónicas de pago; publicar un manual electrónico para empleados; crear
comunicaciones y boletines informativos más atractivos para los empleados;
permitir que los empleados actualicen sus perfiles personales y tengan acceso a
sus cuentas, como la 401(k); realizar registros de préstamos abiertos; proporcionar
información sobre la situación de los permisos; llevar a cabo revisiones de
desempeño y de compañeros de trabajo; administrar la planeación de la sucesión
(en parte para localizar empleados con las habilidades apropiadas para cubrir
puestos), y crear grupos o foros de discusión.