GUÌA DE ADMINISTRACIÒN EFECTIVA DEL TIEMPO

¿CÒMO MANEJO MI TIEMPO?

(Cuestionario tomado de: Mauro Rodríguez E. Administración del Tiempo)

A continuación hay 10 afirmaciones sobre el manejo del tiempo. Encierre en un círculo lo que
corresponda en cada punto.

I.- Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo

1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

II.- Cada año me pongo metas específicas y las escribo

1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

III.- Diariamente hago una lista de “pendientes”, los jerarquizo según su importancia y trato
de manejarlos en ese orden
1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

IV.- Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar y no lo dedico a cosas utópicas o
improductivas
1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

V.- Llevo mi agenda flexible para estar en condiciones de manejar la crisis y lo inesperado
1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

VI.- Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades

1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

VII.- Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y
decidiendo sobre ella
1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

VIII.- Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones en mis actividades
1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

IX.- Soy capaz de decir “NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo
destinado con asuntos importantes
1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

X.- En forma habitual practico la relajación para reducir las tensiones

1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

Califique como sigue: Sume cada una de sus respuestas, teniendo en cuenta el número asignado a la
respuesta que eligió y el total obtenido ubíquelo en una de las siguientes categorías.
10 - 25 ¡Mal! Debes preocuparte 30 - 35 ¡Muy bien!
25 - 30 ¡Bien! Pero puedes mejorar 35 - 40 ¡Excelente!
¿QUÈ ENTENDEMOS POR ADMINISTRACIÒN DEL TIEMPO?
Defina con sus propias palabras ¿Qué entiende por administración del tiempo?
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Escriba una o varias metáforas que usted recuerde sobre el tiempo:

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Si puedes compartir éste ejercicio con otras personas y a partir del aporte de ellos, escoge la
definición acertada y la metáfora que mas se acerca a la definición correcta:
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¿CUÀL ES EL CENTRO DE SU VIDA?

Examine cuidadosamente los factores que orientan las actividades de su vida. Para ello lea los
centros que se enuncian en el cuadro siguiente y analice cuáles de ellos le están limitando su
efectividad personal. Trate de identificarse con una o más de las descripciones y escríbalas.

Centro ¿Cómo se manifiesta?

Centrado en el cónyuge  Es muy vulnerable a los estados de ánimo y a los sentimientos
de su cónyuge
 Su criterio para tomar decisiones proviene de lo que usted
piensa que es mejor para su matrimonio o su pareja
 Su poder para actuar está limitado por sus defectos o los de su
cónyuge
Centrado en la familia  Su seguridad se fundamenta en la reputación de su familia y en
satisfacer las expectativas familiares
 Su criterio para la toma de decisiones es lo que es bueno para
la familia
 Sus acciones se limitan a los modelos y tradiciones familiares
Centrado en el dinero  Es muy vulnerable a todo lo que amenaza su seguridad
económica
 El beneficio económico es su criterio para la toma de
decisiones
 No puede ir mas allá de lo que puede realizar con su dinero y
su visión limitada
Centrado en el trabajo  Solo se siente cómodo cuando está trabajando. El trabajo es su
vida
 Basa sus decisiones en las necesidades y expectativas de su
trabajo
 Sus acciones están limitadas por modelos de roles laborales.
Las perspectivas de su jefe y las imposiciones organizacionales
Centrado en las  Su seguridad se basa en su reputación, en su estatus social, en
posesiones las cosas tangibles que posee
 Basa sus decisiones en lo que protegerá o aumentará sus
posesiones
 Funciona dentro de los límites de lo que puede comprar o de la
posición social que puede lograr

Centrado en el placer  Se siente seguro solo cuando está en la cima del placer
 Basa sus necesidades en lo que le proporcionará mayor placer
 Su poder es casi inexistente
Centrado en los amigos  Su seguridad depende mucho de las opiniones de los otros
 Su criterio para tomar decisiones es ¿Qué pasará con ellos?
 Sus acciones son tan volubles como sus opiniones
Centrado en los  Su seguridad es volátil. Se basa en los movimientos de los
enemigos enemigos. Se pregunta que es lo que está tramando el otro
 Sus decisiones se basan en lo que pueda hacer daño a sus
enemigos
Centrado en la iglesia  Su seguridad se basa en la actividad de la iglesia y en la estima
de personas que tienen autoridad e influencia en la iglesia
 Se basa por el modo en que los demás evalúan sus acciones en
el contexto de las enseñanzas y expectativas de la iglesia
 El poder percibido proviene de su posición o rol en la iglesia
Centrado en si mismo  Su seguridad cambia constantemente
 Toma decisiones guiado por criterios tales como “lo agradable”
“lo que yo quiero es”
 Actúa teniendo en cuenta sus propios recursos, sin buscar la
colaboración de los otros
Centrado en los  Su seguridad se basa en principios correctos que no cambian,
principios sean cuales fueren las circunstancias externas
 Los principios correctos le ayudan a comprender su propio
desarrollo dotándolo de la confianza necesaria para aprender
más
 Adopta un estilo de vida proactivo, que busca servir y ayudar a
otros
 Sus decisiones y acciones se basan en datos precisos y reflejan
implicaciones a corto y largo plazo. Determina consciente y
proactivamente la mejor alternativa
 Su capacidad para actuar va más allá de sus propios recursos y
alienta niveles altamente desarrollados de interdependencia
personal.

¿EN QUÈ EMPLEA SU TIEMPO?

Analice como distribuye su tiempo durante una semana. Tenga en cuenta el tiempo utilizado en los
desplazamientos, en el trabajo, con la familia, en las actividades domésticas, en las actividades
deportivas o recreativas, en el sueño, la lectura y otras actividades personales. Escriba sus datos en
el cuadro siguiente:
 Actividades Semanales Tiempo Gastado Porcentaje
Trabajo
Desplazamiento trabajo-casa e inversa
Compartir con la familia
Realizar deportes o actividades recreativas
Trabajos domésticos
Lectura
Dormir
Otras actividades

DESCRIBIENDO LA VISIÒN Y MISIÒN PERSONAL:

Si usted no tiene aún un enunciado de la visión y la misión personal, éste es un buen momento para
empezar. Si ya la tiene, también es un buen momento para revisarla. Identifique primero los
diversos roles de su vida: ¿Quién soy? ¿Qué quiero hacer? ¿Cómo? ¿Cuál es el sentido de mi
trabajo? ¿Para quién existo? Luego piense en sus objetivos a corto, mediano y largo plazo. (Qué
deseo obtener, a dónde quiero llegar, cuáles son los valores que guían mis acciones).

Roles Resultados o metas Valores que

Personales lo guían
A corto plazo (un año) A mediano y largo plazo ( 3 o
5 años)

VISIÒN:

MISIÒN:

El enunciado de la misión personal es mucho más equilibrado y mucho más fácil de trabajar cuando
se divide en las áreas del rol específicas de la vida y en las metas que se quieren alcanzar en cada
una de ellas. Nos obliga a revisarlos con frecuencia para tener la seguridad de que uno de ellos no
está absorbiendo a los demás.

Este análisis que usted comienza a realizar en el día de hoy es solo un primer borrador. Tal vez pase
varias semanas haciéndole los ajustes hasta que usted se sienta cómodo con el enunciado de su
misión.
CÒMO ESTOY ADMINISTRANDO MI TIEMO:

Piense en el último día laboral que transcurrió dentro de lo normal y utilizando la matriz de
administración del tiempo, registre en cada cuadrante las actividades que realizó. Al final
identifique sus fortalezas y debilidades en el manejo que hace de su tiempo laboral.

MATRÌZ DE LA ADMINISTRACIÒN DEL TIEMPO

Urgente No urgente
Importante I.-Crisis o problemas II
Actividades: Actividades:

No importante III IV
Actividades: Actividades:
RECONOCIENDO EL CICLO ÒPTIMO DE PRODUCTIVIDAD:

Cada persona tiene su propio ciclo óptimo de productividad. Algunas son “matutinas” y pueden
pensar claramente de seis a nueve de la mañana. Otras son “aves nocturnas” y sus cerebros no
comienzan a pensar hasta la salida de la luna. No existe ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra.
Lo importante es que cada cual trate de dedicar el tiempo de mayor productividad para los
proyectos relevantes.

El siguiente cuestionario le ayudará a reconocer su ciclo óptimo de productividad. Marque con una
X el número correspondiente a su respuesta.

1.- ¿A qué hora se levantaría si estuviera en plena libertad de programar su día?

5:00 a 6:30 A.M. 5
6:30 a 7:45 A.M. 4
7:45 a 9:45 A.M. 3
9:45 a 11:00 A.M. 2
11:00 A.M. a 12:00 M 1

2.- ¿A qué horas se acostaría si estuviera en plena libertad de programar su día?

8:00 a 9:00 P.M. 5
9:00 a 10:15 P.M. 4
10:15 P.M. a 12:30 A.M. 3
12:30 A.M. a 1:45 A.M. 2
1.45 A.M. a 3:00 A.M. 1

3.- ¿Qué tan fácil es levantarse por las mañanas?

Nada fácil 1
Ligeramente fácil 2
Bastante fácil 3
Muy fácil 4

4.- ¿Qué tan alerta se siente durante la primera media hora después de despertar por la mañana?
Nada alerta 1
Ligeramente alerta 2
Bastante alerta 3
Muy alerta 4

5.- ¿Qué tan cansado se siente durante media hora después de despertar por la mañana?
Muy cansado 1
Bastante cansado 2
Bastante fresco 3
Muy fresco 4

6.- Suponga que usted ha decidido hacer algún ejercicio físico: Un amigo le sugiere que lo realicen
dos veces por semana y comenta que la mejor hora para él es de 7 a 8 A.M. ¿Cómo cree que sería su
desempeño en éstos ejercicios?
Estaría en buena forma 4
Estaría en una forma razonable 3
Me sería difícil 2
Lo encontraría muy difícil 1

7.-A qué hora de la noche se siente usted cansado y por lo tanto necesita dormir?
8:00 a 9:00 P.M. 5
9:00 a 10:15 P.M. 4
10:15 P.M. a 12:30 A.M. 3
12:30 A.M. a 1:45 A.M. 2
¡.45 A.M: a 3:00 A.M. 1

8.-Usted quiere estar en su mejor forma de desempeño para una prueba que será mentalmente
agotadora y que tendrá una duración de dos horas. ¿Si usted pudiera elegir la hora de la prueba,
¿Cuál elegiría?
8:00 a 10:00 A.M. 4
11:00 A.M. a 1:00 P.M. 3
3:00 a 5:00 P.M. 2
7:00 a 9:00 P.M. 1

9.-Existen personas matinales y personas vespertinas. ¿Cómo se considera usted?

Definitivamente un tipo matinal 4
Mas matinal que vespertino 3
Mas vespertino que matinal 2
Definitivamente un tipo vespertino 1

10.-Si su jornada de trabajo es de 8 horas ¿A qué horas le gustaría levantarse si pudiera elegir?
Antes de las 6:30 A.M. 4
6:30 – 7:30 A.M. 3
7:30 – 8:30 A.M. 2
8:30 A.M. o mas tarde 1

11.-Si usted tuviera que levantarse a las 6:00 A. M .todos los días ¿Qué diría?
Muy difícil y desagradable 1
Bastante difícil y desagradable 2
Un poco desagradable pero no seria problema 3
Fácil y nada desagradable 4

12.-¿Qué tanto tiempo le toma recobrar los sentidos por la mañana después de dormir toda la
noche?
0 – 10 minutos 4
11- 20 minutos 3
21- 40 minutos 2
Mas de 40 minutos 1

13.-Por favor indique en que grado es usted una persona matinal o vespertina
Marcadamente alerta por la mañana y cansado por la noche 4
Hasta cierto grado activo por la mañana 3
Hasta cierto grado activo por la noche 2
Marcadamente alerta por la noche y cansado por la mañana 1
ANALÌSIS DE LOS RESULTADOS: Sume los puntos marcados en cada una de las preguntas y el
total ubíquelo en alguna de las tres categorías del siguiente cuadro:
El total de la calificación va de 13 a 55
22 puntos o menos: De 23 a 43: 44 puntos o mas:
Personas con tipologìas Personas con tipologìa Personas con tipologìas
nocturnas intermedia matinales

Según esto, cada uno debería ajustar sus actividades, para que las labores más importantes y
desafiantes se emprendan cuando su ciclo es más alto; Así se obtendrán mejores rendimientos.

¿CÒMO ORGANIZAR LAS ACTIVIDADES EN MI AGENDA?

En los grupos conformados compartan los estilos de agenda que manejan y cuáles han sido las
ventajas y desventajas de los mismos, así como experiencias exitosas con su uso. Luego de manera
individual y utilizando como guía los siguientes modelos, definan el estilo que mas se acomodan a
sus necesidades.

MODELO 1 MODELO 2
Día_____ Mes_________ Día_______ Mes________
Clasificación Clasificación
V Terminada V Terminada
--- Aplazada * Delegada / Importante
X Eliminada + Importante
* Delegada ++ Importante / Urgente
/ En proceso @ Urgente / No importante
/ En proceso
X Eliminada
--- Aplazada

Limitación: demasiados ítems para clasificar Limitación: Aunque pocos ítems no diferencia
lo urgente de lo importante.

MODELO 3 (Integra las ventajas del modelo 1 y 2)

Día_______ Mes________
Clasificación
V Terminada
/ En proceso
X Eliminada
--- Aplazada
* Delegada

A. Importante / Urgente (Laborales y personales)

B.-Importante / No urgente

C.- Urgente / No importante