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Meneses, Marcela; Sánchez, Magaly.

Modelo de gestión de la calidad para programas de formación


Tecnología en Marcha, Vol. 21, N.° 3, Julio-Setiembre 2008, P. 75-83

Modelo de gestión de la calidad para


programas de formación

Fecha de recepción: 11/09/2007 Marcela Meneses1


Fecha de aceptación: 05/02/2008 Magaly Sánchez2

El presente trabajo tiene Palabras clave las necesidades de los sectores industriales
como objetivo principal
Sistema de gestión de la calidad, calidad, y de servicio, así como las necesidades
proponer un modelo de
programa formativo, acreditación, sociales del país. Para su cumplimiento se
gestión de la calidad a
procesos estratégicos, procesos clave, de determinaron las características y variables
programas de formación relevantes para el aseguramiento de la
apoyo y de mejoramiento continuo.
basado en la norma ISO calidad, diseño y caracterización de los
9001, los modelos de procesos que formarán parte de un sistema
excelencia empresarial de gestión. La metodología utilizada para
Key words
denominados modelos el desarrollo del análisis y propuesta, se
de gestión de la calidad Quality Management Systems, Quality,
basa en el estudio bibliográfico y análisis
total y los criterios University Programs, Accreditation,
de aplicaciones de herramientas como
de acreditación que Strategic Management, Key Processes, premios de excelencia empresarial y
permitan identificar support processes. sistemas de acreditación universitarios
las claves para un y las debilidades de su implementación.
adecuado plan de Del análisis desarrollado se desprenden
acción organizacional Resumen
varias conclusiones importantes: en Costa
tendiente a mejorar la El presente trabajo tiene como objetivo Rica no se ha desarrollado ni implementado
calidad y competitividad principal proponer un modelo de gestión un sistema de tales características en una
de los programas de de la calidad a programas de formación organización para la formación; se han
estudio basado en la norma ISO 9001, los modelos desarrollado, sí, muchos procesos de
de excelencia empresarial denominados autoevaluación para la acreditación que
modelos de gestión de la calidad total y constituye base fundamental, pero no
los criterios de acreditación que permitan completa, de un sistema de gestión. Se
identificar las claves para un adecuado plan propone un modelo compuesto por cuatro
de acción organizacional tendiente a mejorar tipos de procesos donde se identifican los
la calidad y competitividad de los programas procesos estratégicos, clave, de soporte y
de estudio y a asegurar la satisfacción de de mejoramiento continuo. El aporte

1. Investigadora de la Escuela de Ingeniería en Producción Industrial. Instituto Tecnológico de Costa Rica,


Apartado 159-7050, Cartago, Costa Rica. Correo electrónico: mameneses@itcr.ac.cr
2. Investigadora de la Escuela de Ingeniería en Producción Industrial. Instituto Tecnológico de Costa Rica,
Apartado 159-7050, Cartago, Costa Rica. Correo electrónico: msanchez@itcr.ac.cr

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principal se enfoca a ayudar a guiar Introducción
estratégicamente el actuar de los programas Los procesos de acreditación internacional
formativos frente a las exigencias de tienen un enfoque hacia la normalización
nuestra sociedad actual. y determinación de la conformidad de
un programa de estudios, a través del
cumplimiento de criterios establecidos
Abstract por un ente acreditador. Los modelos
This Project has as a main objective to de acreditación no establecen directrices
create a Quality Management Model for específicas en cuanto a cómo gestionar
university programs based on the ISO- el sistema organizativo de formación.
9001 norm, international total quality En general, estos modelos no han sido
management (TQM) evaluations programs diseñados para la gestión por procesos
and accreditation college programs. The y por tanto no son muy específicos en
end of this model is to identify the key cuanto al establecimiento de un proceso de
issues in order to assure an organizational gestión sistémico que ayude a la entidad
Realizando las action plan with the purpose of improving a administrar las variables y los medios
consideraciones e the quality and competitivity of university para conseguir y mantener el nivel de
interpretaciones programs, to ensure the level of satisfaction desempeño deseado. Han sido diseñados,
correspondientes de of manufacturing sectors, service sectors, en cambio, para orientar a los programas
estos modelos, pueden and social and cultural sectors. In order a la gestión para el mejoramiento
ser aplicados por to achieve the model hereby proposed continuo del programa formativo. En un
una organización characteristics and relevant variables were estudio realizado por Guevara (2005) se
educativa, para determined to assure quality, design and muestra que algunas de las limitantes
la gestión de sus process characterization that should form más importantes de un proceso de
programas, con a Management System of this kind. The autoevaluación están relacionadas con
el objetivo de methodology used for the developing cultura hacia la mejora continua, estructura
implementar un of the model is based in bibliographical organizacional y estilo de liderazgo del
proceso sistémico a la Director del programa. Por otra parte, una
studies and the analysis of TQM tools such
gestión por procesos, aplicación muy exitosa del concepto de
as the Premio a la Excelencia Empresarial,
que les permita lograr gestión por procesos es representada por
and various college accreditation systems.
un desempeño con los modelos de gestión empresarial, los
The focus of this research was set in
niveles de calidad cuales solicitan una serie de requisitos
analyzing the weakness of these TQM
superior de proceso que sirven de guía para la
models. From this analysis it is concluded
gestión. Esos modelos son aplicables a
that in Costa Rica neither have been los procesos de cualquier tipo de empresa
developed nor implemented a model with sin importar el producto o servicio que
such characteristics. It was found however; ofrecen. Realizando las consideraciones e
that various sefl-accreditation processes interpretaciones correspondientes de estos
have been developed but they are not modelos, pueden ser aplicados por una
considered a formal accreditation model organización educativa, para la gestión
to follow by other college institutions. It is de sus programas, con el objetivo de
proposed a model formed by four types of implementar un proceso sistémico a la
processes where in the first place, strategic gestión por procesos, que les permita
processes must be identified, then support lograr un desempeño con niveles de calidad
processes are outlined as well. The main superior. Analizar la gestión por procesos
contribution of this project focuses in the ayuda a entender la importancia de
guidance through Strategic Management considerar la calidad en la educación, como
when college programs must confront the un instrumento de gestión que garantice la
needs of our society. eficacia del proceso formativo y mantenga

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el mejoramiento continuo a través, no solo planifican y controlan el alto rendimiento.
del control de lo que se ejecuta, sino de Los criterios utilizados son similares en
mantener la “conformidad” o respuesta aspectos tales como el enfoque al cliente,
positiva y sostenida con las demandas la gestión de la información y el análisis,
sociales, técnicas y económicas del país. la gestión de los recursos y los procesos.
Integrar los enfoques de ambos modelos, Sin embargo el premio Malcom y EFQM
el de acreditación y gestión total de la prestan una mayor atención a los aspectos
calidad, pretende entregar las directrices de liderazgo, planificación estratégica y
para la administración de los componentes resultados del negocio. La planificación
del sistema a través del enfoque por estratégica es un factor, de todas maneras,
procesos. Su integración obliga a planificar importante para los cuatro premios y no
la calidad, planificar el control de procesos es un requisito directamente solicitado
y planificar el mejoramiento continuo por la norma ISO. El Malcolm y premio
hacia su cumplimiento, por lo que somete a la excelencia de Costa Rica, prestan
a la gestión de la organización educativa a particular atención al enfoque al mercado,
El enfoque utilizado establecer un orden y secuencia (procesos), lo mismo que a la innovación, tecnología y
por los premios va más ambiente. Respecto a los recursos humanos,
establecer mecanismos de control de estos
allá de los mínimos su educación, resultados y diseminación,
y a velar por tanto, por el control hacia el
requisitos de un sistema los premios Deming y Europeo entregan
cumplimiento de requisitos.
de gestión, involucran interesantes aportes, en especial el
la planificación primero, único en reconocer el esfuerzo
estratégica, la gestión Desarrollo de las personas a través de la generación
de la innovación, de un premio a individuos. Este último
Los Premios Deming de Japón, Nacional
aprendizaje, gestión premio, además, evidencia la importancia
a la Calidad Malcolm Baldrige de Estados
del conocimiento y de las prácticas de estandarización,
Unidos, el Premio Europeo a la Calidad
aspectos financieros control y aseguramiento de la calidad.
y no financieros.
o EFQM y el Premio a la Excelencia de
Costa Rica, son procesos que miran a la Los premios tienen dependencia de
Todos los premios, así resultados pero, a diferencia del resto, el
como la norma ISO
excelencia en calidad de las empresas y
están enfocadas al concepto de calidad europeo da mayor importancia al impacto
están enfocados a la con la sociedad. Con la intención de
satisfacción del cliente total. Los premios no son normas y de
su implementación no se obtiene ningún asociar las dimensiones de estas cinco
pero con prácticas herramientas, a la izquierda de la Figura
gerenciales que certificado por tercera parte como es el
caso de la norma ISO 9001. Se dice que 1, se citan las áreas de criterios (fuerzas)
planifican y controlan
los modelos basados en la calidad total, que pueden caracterizar un modelo de
el alto rendimiento.
son modelos creados para “tangibilizar” gestión de la calidad. Se concluye además
los principios de la calidad total y su que las cinco herramientas son aplicables
enfoque, a diferencia de la ISO es mucho a una organización que preste servicios de
más amplio puesto que contempla a las educación puesto que todas ellas definen
organizaciones desde un enfoque mucho dentro de sus alcances las organizaciones
más global y completo. El enfoque de servicio. Los criterios propuestos por
utilizado por los premios va más allá cada una de estas herramientas son, en
de los mínimos requisitos de un sistema varias dimensiones muy parecidos entre
de gestión, involucran la planificación sí, y su introducción en las organizaciones
estratégica, la gestión de la innovación, mejora los resultados, favorece el orden, la
aprendizaje, gestión del conocimiento estandarización y la mejora continua.
y aspectos financieros y no financieros. Del análisis realizado al proceso de
Todos los premios, así como la norma evaluación y acreditación propuesto por
ISO están enfocados a la satisfacción del el Sistema de Acreditación del Colegio
cliente pero con prácticas gerenciales que Federado de Ingenieros y Arquitectos de

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Este modelo está
basado en seis
criterios: programa
formativo, organización
de la enseñanza,
recursos humanos, Figura 1. Comparación de factores (fuerzas) de los premios de calidad y modelos de
recursos materiales, acreditación.
proceso formativo y
resultados. Dichos
Costa Rica (CFIA) y el propuesto por programas y proyectos que sean necesarios
criterios abarcan los
principios de calidad
la Agencia Nacional de Evaluación de para que las diferentes instancias (plan de
total reconocidos la Calidad y Acreditación (ANECA) de estudios, cuerpo decente, infraestructura
internacionalmente España, se concluye que el primero de ellos y atención de los estudiantes) cumplan
y su desarrollo analiza el programa por categorías3 que, en con sus objetivos y los criterios de
está fuertemente su conjunto, representan el programa. Estas acreditación establecidos. A pesar de que
influenciado por el categorías son: plan de estudios, facultad el modelo considera la mejora continua,
modelo europeo de docente, infraestructura, administración y se identifica la ausencia de solicitudes
excelencia en calidad. estudiantes; y los requisitos mínimos del específicas relativas a la medición de
programa, por ejemplo de ingeniería son la eficiencia y eficacia en un ciclo de
autoevaluación, requisitos del programa, control. Por otra parte, la propuesta de la
requisitos del plan de estudios, requisitos ANECA ha desarrollado una guía cuyo
del ambiente del programa, entre otros. objetivo es facilitar la preparación de
Es importante resalta que el proceso de futuros procesos de acreditación de las
evaluación que propone el SACFIA tiene enseñanzas conducentes a la obtención
como objetivo asignar un valor de calidad de títulos universitarios. Este modelo
a cada una de las categorías establecidas está basado en seis criterios: programa
y, a partir de allí, inferir la calidad global formativo, organización de la enseñanza,
del programa. Este modelo expone que la recursos humanos, recursos materiales,
gestión administrativa del programa debe proceso formativo y resultados. Dichos
planificar, ejecutar y evaluar los planes criterios abarcan los principios de calidad

3. De acuerdo al modelo, una categoría es la unidad general de análisis en los que se descompone un
programa de estudios para efectos de evaluación.

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total reconocidos internacionalmente y su entonces, visualizar un sistema productivo
desarrollo está fuertemente influenciado en la universidad (Karapetrovic, 1999),
por el modelo europeo de excelencia en determinando los “productos específicos”,
calidad. A la derecha de la Figura #1 los clientes y los participantes del proceso
se han establecido los criterios (fuerzas) formativo (docentes). Siguiendo una
determinadas por los dos enfoques de visión de procesos, el conocimiento
acreditación. adquirido hasta antes de ingresar a la
universidad, de los estudiantes inscritos
La organización de la formación: al primer año, representa la materia prima
visión por procesos que viene suministrada a la universidad
Un proceso es un conjunto de actividades por los proveedores que son los colegios,
orientadas a generar un valor agregado a institutos técnicos y otras escuelas. Esta
sus entradas para conseguir un resultado materia prima es controlada y aceptada
que satisfaga los requerimientos del cliente solo si los estudiantes satisfacen o
del proceso. Los medios para conseguir cumplen con los requisitos de admisión.
ese valor agregado están constituidos La secuencia continúa con el proceso
de recursos. El objetivo principal de un educativo que consiste en un programa de
programa formativo es el de educar y estudios compuestos de cursos que deben
formar a los alumnos inscritos, a través ser cursados y su desempeño medido.
Una vez finalizados los de una serie de recursos y procesos El proceso educativo, entonces, puede
estudios, el graduado relacionados. De estos recursos forman ser visto como una cadena de valor4 en
puede entrar a parte el personal, los departamentos, donde los cursos son articulados en aulas,
formar parte de una el soporte administrativo, recursos laboratorios y talleres (reales y virtuales),
empresa particular financieros, físicos, mientras que los así como en prácticas y proyectos para
del sector industrial o procesos están referidos a procesos de aumentar la capacidad y competencia de
de servicios y que, a formación, y a otros como la investigación los estudiantes, y terminar con el resultado
su vez, constituyen el y extensión. Dentro de estos recursos del proceso, que es el conocimiento del
mercado de clientes se encuentran los recursos físicos como graduado. Un curso y sus componentes
a los cuales la la disponibilidad de aulas, laboratorios, representan, entonces, la tecnología para
universidad abastece su accesibilidad, capacidad, sofisticación proveer de conocimiento a los estudiantes.
de su servicio. técnica, etc., la competencia, habilidad, Una vez finalizados los estudios, el
compromiso y lealtad de los docentes, graduado puede entrar a formar parte
los recursos tecnológicos referidos de una empresa particular del sector
al stock de conocimiento, tecnologías, industrial o de servicios y que, a su
resultados innovadores de la investigación, vez, constituyen el mercado de clientes a
de los trabajos realizados por los los cuales la universidad abastece de su
alumnos, docentes, la experiencia en la servicio. Desde esta perspectiva, la calidad
aplicación de conocimientos, recursos de una universidad proviene, en parte, de la
para la innovación, facilidades para la calidad de los docentes y sus estudiantes.
investigación, etc. Y el último recurso, Las edificaciones y demás instalaciones
la reputación o trayectoria del programa, tangibles, al igual que el personal
generada por la calidad de sus alumnos, administrativo son, también, elementos
de su desempeño y confiabilidad, de los esenciales de la calidad. Podemos decir
servicios prestados por los docentes, que la variable más importante del proceso
servicios auxiliares y otros. Podemos, de educación es el propio alumno y los

4. El término cadena de valor es muy utilizado como representación abstracta de las principales actividades
de un proceso. Su estructura tiene el objetivo de identificar y representar la forma como las actividades en
un proceso van incrementado el valor del producto o servicio, por lo que constituye una fuente de análisis
de las organizaciones y fuente potencial para el descubrimiento de estrategias.

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elementos materiales e intelectuales, A través de la comparación entre las áreas
actúan directamente sobre él. Como de criterios que componen un modelo de
conclusión, el proceso de formación está gestión de la calidad, los criterios solicitados
afectado por el proceso de enseñanza- por la acreditación y los problemas
aprendizaje y por la interacción alumno– encontrados en la implementación de
ambos enfoques, se puede concluir que los
docente y, como consecuencia, intervienen
sistemas de acreditación no son suficientes
en él factores propios de la gestión tales
para asegurar la calidad, puesto que
como motivación, liderazgo y estilos de deberían ser complementados con otras
aprendizaje (Meneses y Salas, 2005). De herramientas de gestión que integren
acuerdo con Guevara 2005, existen varios los criterios de calidad con procesos
estudios que analizan los factores que de gestión. De esta forma, se estarían
afectan los procesos de implementación orquestando todos los componentes del
de la gestión de la calidad total: factores sistema a través de mecanismos de gestión
de proceso, valores compartidos, estilos para el aseguramiento de la calidad.
de gerencia, estructura organizativa, El modelo de gestión propuesto se muestra
relaciones laborales y desarrollo de la en la Figura 2 y está compuesto de cuatro
calidad. tipos de procesos a saber: procesos
estratégicos, clave de soporte y de mejora
continua.
Modelo del sistema de Procesos estratégicos: se plantea el
gestión de calidad núcleo del plan estratégico que incluye

Figura 2. Modelo de gestión de calidad propuesto para un programa de formación


universitaria.

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el propósito y razón de ser del programa, manera ordenada y sistemática todo lo
la manifestación de lo que el programa que se está desarrollando en el programa,
pretende ser en el futuro, su política de además de prestar atención a los plazos
calidad y las áreas estratégicas en las de conservación y a la disposición de
que quiere desarrollarse. Propone el los registros en general establecidos
establecimiento de una base de información por la legislación o reglamentación), y
con indicadores de rendimiento, resultados otros como proceso administrativo,
de la competencia, aportaciones de proceso de vinculación con la empresa y
grupos de interés, cambios en el entorno, mantenimiento del ambiente de trabajo.
necesidades de los clientes, entre otros, procesos de mejora continua integrado por
de manera que esta información se tres elementos fundamentales y globales.
convierta en entrada fundamental para la El liderazgo (que establezca y comunique
revisión, actualización y reformulación una dirección clara a la organización,
de los procesos estratégicos. Procesos que une, que motiva y que estimula
clave: son los procesos relativos al cliente continuamente a sus colaboradores
(tiene la finalidad de asegurar la adecuada a alcanzar los resultados a través del
información sobre las necesidades de perfeccionamiento constante del sistema
estos, información que servirá de base de gestión; la comunicación (canales de
para diseñar y proveer a los estudiantes de comunicación horizontales y verticales
Procesos clave: son
un conocimiento actualizado); procesos de que permitan compartir el conocimiento
los procesos relativos
Diseño y Desarrollo Curricular (finalidad y la información entre las distintas parte);
al cliente (tiene la
de adecuarse a las nuevas tendencias o Los resultados (conocer cuáles fueron
finalidad de asegurar la
avances científicos y tecnológicos, y a las los logros obtenidos a través de todas las
adecuada información
necesidades de los clientes, además de que actividades realizadas en los diferentes
sobre las necesidades
el programa cuente con un plan de estudios procesos del programa) deben satisfacer
de estos, información
que promueva una enseñanza de calidad, plena y consistentemente a los estudiantes,
que servirá de base
competitiva, acreditada y orientada a graduados, docentes y administrativos,
para diseñar y proveer
satisfacer las necesidades); proceso empleadores y a la sociedad en general;
a los estudiantes
enseñanza–aprendizaje (compromiso algunos de los resultados que se pueden
de un conocimiento
actualizado)
del personal docente, metodología de obtener son referidos a desempeño
enseñanza, proceso de evaluación, uso y de los estudiantes, satisfacción de los
desarrollo de material de apoyo, fomento estudiantes y clientes externos, resultados
del empleo de nuevas tecnologías, del cuerpo docente y del personal, de
relación con la empresa, distribución desempeño de egresados, proveedores,
de cargas docentes, etc.); proceso de responsabilidad social, entre otros). Es
formación docente (docentes actúan importante la existencia de un sistema de
como proveedores); proceso de alianzas indicadores que permitan medir de manera
estratégicas (relaciones mutuamente objetiva el desempeño del programa de
beneficiosas). procesos de soporte: acuerdo a los elementos definidos en el
responsabilidad de la dirección (radica modelo, y que permita a la organización
en gestionar el proceso de formación, realizar las acciones necesarias para su
revisarlo y evaluar la eficacia y eficiencia, mejoramiento. El modelo plantea que se
promoviendo las iniciativas necesarias debe dar un proceso de retroalimentación
para conseguir el mejoramiento continuo); que obliga a tomar decisiones y acciones
la gestión de los recursos (establecer en los procesos estratégicos y que a su vez
mecanismos para identificación de las generan cambios en los procesos de niveles
necesidades de recursos para el desempeño inferiores. Como herramienta de apoyo
de los procesos de enseñanza-aprendizaje); a los resultados y a la retroalimentación
proceso de documentación (establecer de del los procesos, es importante establecer

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mecanismos de medición, análisis y e implantación de un proceso que asegure
mejoramiento que complementen el el eficiente establecimiento de requisitos
proceso de mejora continua. técnicos y de desempeño, requisitos legales
y reglamentarios aplicables, y cualquier
otro requisito esencial para el diseño y
Conclusiones desarrollo del programa formativo. Dentro
Este tema ha sido poco explorado, hasta la de estos requisitos pueden ser considerados
fecha, en Costa Rica e internacionalmente los criterios de un modelo de acreditación
existen herramientas desarrolladas que son de programa universitario específico. Este
muy nuevas y aún no se han difundido proceso de identificación de requisitos,
ampliamente. Todas las herramientas obliga a planificar la calidad, planificar
analizadas referentes a premios nacionales el control de procesos y planificar el
e internacionales son modelos basados mejoramiento continuo, por lo que somete
Los procesos en los principios de la calidad y por lo a la gestión de la escuela u organización
identificados para tanto enfocadas a establecer y evaluar el a establecer un orden y secuencia hacia
formar el sistema de sistema de gestión de las organizaciones. el mejoramiento continuo y calidad.
gestión de la calidad Esto nos hace concluir que la serie de Un sistema de gestión de la calidad
en una organización criterios que proponen, son una guía eficazmente implementado producirá el
universitaria se para la implementación de la gestión de mejoramiento continuo del rendimiento
focaliza en una un sistema de gestión de la calidad en de la actividad educativa a través de la
constante y continua programas formativos. La experiencia de prevención de errores o no conformidades
atención al cliente, la acreditación de programas universitarios en el ámbito curricular y propio del proceso
solicitando el diseño así como la implementación de sistemas de formación. Su enfoque proporciona
e implantación de de gestión, arroja que las principales las herramientas para generar un proceso
un proceso que debilidades se encuentran en cultura y proactivo que identifique áreas potenciales
asegure el eficiente valores hacia la mejora continua, estructura donde podrían verificarse problemas,
establecimiento de organizativa, estilo de liderazgo o gerencia tomando las acciones necesarias y
requisitos técnicos y relaciones laborales. reduciendo la probabilidad de ocurrencia.
y de desempeño, Por último, este trabajo también presenta
La gestión por procesos nos ayuda a implicaciones de apoyo a la comunidad
requisitos legales entender la importancia de considerar
y reglamentarios académica, dado el carácter novedoso con
la calidad en la educación como un el que se pretende incrementa el valor a la
aplicables, y cualquier instrumento de gestión, que garantice
otro requisito esencial gestión de los programas.
la eficacia del proceso formativo y a
para el diseño mantener el mejoramiento continuo a
y desarrollo del través no solo del control de lo que se Bibliografía
programa formativo ejecuta, sino de mantener la conformidad ANECA (2004), Agencia Nacional de
con las demandas sociales, técnicas y Evaluación de la Calidad y Acreditación,
económicas del país. Entonces, un sistema Programa de evaluación institucional: guía
de gestión de la calidad en este sector de autoevaluación.
debería entenderse en términos gestionales ANECA. (2002): Programa de evaluación
de: el plan de estudios, sistema de institucional. Guía de auto evaluación,
procesos de aprendizaje, de estructura ANECA, Madrid.
organizativa, responsabilidades y recursos CEA (2003): “Gestión de autoevaluación”,
que garanticen la calidad de producto Universidad de Costa Rica. San José, Costa
educativo. Los procesos identificados Rica.
para formar el sistema de gestión de la CONARE(2006-2007), Encuentros Académicos
calidad en una organización universitaria y Gestion Curricular de la Educacion Superior
se focaliza en una constante y continua en Costa Rica.
atención al cliente, solicitando el diseño Evans J. Lindsay W.(2000), Administración y

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