BustamanteVasquez Julio11

FACULTAD DE INGENIERÍA
ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
SISTEMA INFORMÁTICO PARA EL PROCESO DE CONTROL DE

DOCUMENTOS DE LA EMPRESA JACOBS PERÚ S.A.
TESIS PROFESIONAL
PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
INGENIERO DE SISTEMAS
AUTOR:
BR. BUSTAMANTE VÁSQUEZ, BRUNO
ASESOR:
MG. ALFARO PAREDES, EMIGDIO ANTONIO
LIMA – PERÚ
2012
Dedicatoria
Dedico esta tesis a mis padres, que a lo

largo de mi vida me inculcaron y
aconsejaron para ser un hombre de bien, así
como también con su constante apoyo y
cariño me inspiraron y motivaron a salir
adelante. ¡Gracias!
ii
Agradecimientos
Un agradecimiento especial a todo el

equipo de Jacobs Perú S.A. que me brindó
las facilidades para poder llevar este
proyecto adelante.
iii
RESUMEN
De la revisión de la literatura sobre sistemas informáticos de gestión documental se pudo concluir

que es un sistema de archivo y almacenaje informatizado de documentos electrónicos, obtenidos de
documentos originalmente soportados en papel, como también de documentos que ya se encuentran
en formato digital. En ese contexto, la presente investigación abarcó el desarrollo y la
implementación de un sistema de gestión documental dentro de la empresa Jacobs Perú S.A.,
insertada en el rubro de la arquitectura e ingeniería. Se justificó debido a que se automatizó el
proceso de control de documentos reduciendo el tiempo en dicho proceso, además se reforzó el
sistema de gestión de la calidad de la organización.
El objetivo principal fue determinar el nivel de influencia en el proceso de control de documentos

que se desarrolla en tal institución, a través de la implementación y post ejecución del sistema de
gestión documental. Para tal propósito, se empleó la Metodología RUP (Rational Unified Process),
a su vez, se utilizó como herramienta CASE (Computer Aided Software Engineering), el software
Rational Rose Enterprise 7.0 para la construcción de los diferentes diagramas del proceso de
modelamiento. Se optó por PHP (Personal Home Page), como lenguaje de programación. También
se eligió el servidor de base de datos MySQL 5.0 como gestor de base de datos.
La población estuvo conformada por el número de observaciones realizadas a los procesos para el
control de documentos en el lapso de dos semanas, siendo para el proceso de organización de
documentos de 16 ocurrencias, mientras que para el proceso de búsqueda y recuperación de los
mismos de 21 ocurrencias en dicho periodo de tiempo. La muestra ha sido dirigida del tipo
intencionado, se desarrolló un muestreo no probabilístico. El tipo de investigación fue aplicada-
experimental con un diseño pre-experimental. Para la recolección de datos de utilizó instrumentos
como la ficha de observación y el cronómetro, la técnica que se utilizó fue la observación. Para la
contrastación de la hipótesis se aplicó la prueba de Wilcoxon, debido a que la muestra adoptó una
distribución no normal. Posterior a la implementación del sistema informático, se obtuvo como
resultado que el tiempo promedio de organización de documentos se redujo en 68.35%, reduce
además el tiempo promedio de búsqueda y recuperación de documentos en 58.84%. Se concluyó
que el sistema de gestión documental implementado influyó de manera positiva en la reducción de
tiempo del proceso de control de documentos de la institución en mención.
La presente investigación se estructuró en capítulos de la siguiente forma; el primer capítulo
comprende el problema de investigación donde se detalla la problemática de estudio, la formulación
de las preguntas de investigación, las justificaciones, la limitación, los antecedentes nacionales e
internacionales y los objetivos; el segundo capítulo comprende el marco teórico donde se desarrolla
las bases teóricas para la variable independiente y dependiente y su marco conceptual; el tercer
capítulo comprende el marco metodológico donde se detallan las hipótesis, las definiciones de las
variables a nivel conceptual y operacional, la metodología de estudio, el desarrollo de la
metodología de software, la población y muestra, el método de investigación, las técnicas con sus
instrumentos de recolección de datos y el método de análisis de datos; el cuarto capítulo comprende
los resultados de la investigación con su respectiva descripción y discusión para cada indicador de
estudio, el quinto capítulo comprende las conclusiones finales y sugerencias para próximas
investigaciones y por último el sexto capítulo comprende la bibliografía.
Palabras Claves: Proceso de control de documentos, Sistema de gestión documental, Organización

de documentos, Búsqueda y Recuperación de documentos.
iv
ABSTRACT
A review of the literature on document management systems could conclude that it is a

computerized filing and storage of electronic documents, obtained originally supported paper
documents, as well as documents that are already in digital format. In that context, this research
involved the development and implementation of a document management system within the
company Jacobs Peru SA, inserted in the field of architecture and engineering. Was justified
because the process was automated document control by reducing the time in that process, and
strengthened the system of quality management of the organization.
The main objective was to determine the level of influence in the document control process that
develops in such an institution, through implementation and post implementation of document
management system. For this purpose, we used the methodology RUP (Rational Unified Process),
in turn, was used as a CASE tool (Computer Aided Software Engineering), the Rational Rose
Enterprise 7.0 software for the construction of different process modeling diagrams. We chose PHP
(Personal Home Page), as a programming language. Also chose the database server MySQL 5.0 as
database manager.
The population consisted of the number of observations to the processes for control of documents
within two weeks, still in the process of organizing documents of 16 occurrences, while for the
process of searching and retrieving them from 21 occurrences during that period of time. The
sample was intentionally targeted rate, we developed a non-probability sampling. The research was
applied-experimental pre-experimental design. For data collection instruments used as the
observation sheet and a stopwatch, a technique used was the observation. For the testing of the
hypothesis Wilcoxon test was used because the sample adopted a non-normal distribution.
Following the implementation of the system, was obtained as a result the average time of organizing
documents fell 68.35%, also reduces the average time for searching and retrieving documents in
58.84%. It was concluded that the document management system implemented positively influence
the reduction of processing time document control of the institution in question.
This research was structured into chapters as follows: the first chapter deals with the problem of
research detailing the problem of study, the formulation of research questions, justifications,
limitation, national and international background and objectives , the second chapter deals with the
theoretical framework is developed the theoretical basis for the independent and dependent variable
and its conceptual framework, the third chapter deals with the methodological framework detailing
the hypothesis, definitions of variables from the conceptual and operational, the study methodology,
the development of software methodology, population and sample, research method, the techniques
to their data collection instruments and data analysis method, the fourth chapter contains the results
of their research respective description and discussion of study for each indicator, the fifth chapter
contains the conclusions and suggestions for further research and finally the sixth chapter covers the
literature.
Keywords: The process of document control, document management system, Document

Organization, Search and Recovery of documents.
v
ÍNDICE GENERAL
Portada ……………………………………………………………………………………...………i
Dedicatoria……………………………………………………………………………………….…ii
Agradecimiento…………………………………………………………………………………….iii
Resumen……………………………………………………………………………………………iv
Abstract…….……………………...………………………………………………….…………….v
Índice General…….………………………………………………………………………...…...…vi
Índice de Tablas………………………………………………………………………………..…viii
Índice de Figuras………………………………………………………………………………........x
Índice de Anexos…………………………………………………………………………….…....xiv
Introducción………………………………………….…………………………………....………xv
I. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ....................................................................................... 2

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................................. 2
1.2. FORMULACIÓN DELPROBLEMA ................................................................................... 4
1.2.1. Problema Principal.......................................................................................................... 4
1.2.2. Problema Secundario ......................................................................................................4
1.3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ....................................................................4
1.3.1. Justificación Tecnológica ................................................................................................ 4
1.3.2. Justificación Operativa ....................................................................................................4
1.3.3. Justificación Económica ................................................................................................ 5
1.4. LIMITACIÓN ..................................................................................................................... 5
1.5. ANTECEDENTES ............................................................................................................... 5
1.6. OBJETIVOS ....................................................................................................................... 8
1.6.1. Objetivo General........................................................................................................... 8
1.6.2. Objetivos Secundarios...................................................................................................8
II. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................... 10
2.1. Marco Teórico..................................................................................................................... 10
2.2. Marco Conceptual ............................................................................................................. 21
III. MARCO METODOLÓGICO ................................................................................................. 23
3.1. HIPÓTESIS ........................................................................................................................ 23
3.1.1. Hipótesis General......................................................................................................... 23
3.1.2. Hipótesis Específicas: .................................................................................................. 23
vi
3.2. VARIABLES: ..................................................................................................................... 23
3.2.1. Definición conceptual: .................................................................................................. 23
3.2.2. Definición Operacional ................................................................................................. 24
3.2.3.- Indicadores: ................................................................................................................. 25
3.3. Metodología ........................................................................................................................ 25
3.3.1. Tipo de Estudio............................................................................................................. 25
3.3.2. Diseño de Estudio ......................................................................................................... 26
3.3.3 Desarrollo de la Metodología del Software................................................................. 27
3.4. Población, muestra y muestreo. ......................................................................................... 156
3.4.1. Población:................................................................................................................... 156
3.4.2. Muestra: ..................................................................................................................... 156
3.4.3. Muestreo.................................................................................................................... 156
3.5 Método de investigación..................................................................................................... 156
3.6 Técnicas e instrumentos de recolección de datos, fuentes e informantes............................. 157
3.6.1 Técnica ........................................................................................................................ 157
3.6.2 Instrumentos ................................................................................................................ 157
3.6.3 Fuentes ........................................................................................................................ 158
3.7 Métodos de análisis de datos .............................................................................................. 158
3.7.1 Definición de variables ................................................................................................ 159
3.7.2 Hipótesis Estadística .................................................................................................... 159
IV. RESULTADOS ..................................................................................................................... 167
4.1. Descripción ....................................................................................................................... 167
4.2. Discusión de Resultados .................................................................................................... 180
V. CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS ................................................................................... 182
5.1. Conclusiones ..................................................................................................................... 182
5.2. Sugerencias ....................................................................................................................... 182
VI. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................................... 184
VII. ANEXOS………………………………………………………………………………...…...188
vii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla N° 01: Fases de la metodología RUP .................................................................................. 17

Tabla N° 02: Cuadro comparativo de metodologías ....................................................................... 18
Tabla N° 03: Comparación de lenguajes de programación ............................................................. 19
Tabla N° 04: Comparación de Gestores de base de datos ............................................................... 20
Tabla N° 05: Operacionalización de las variables .......................................................................... 24
Tabla N° 06: Indicadores ............................................................................................................... 25
Tabla N° 07: Diseño Pre-Experimental ........................................................................................ 277
Tabla N° 08: Actores del negocio .................................................................................................. 30
Tabla N° 09: Trabajadores del negocio .......................................................................................... 30
Tabla N° 10: Casos de uso del negocio .......................................................................................... 31
Tabla N° 11: Casos de uso Consultar documento ........................................................................... 33
Tabla N° 12: Casos de uso Archivar documentos........................................................................... 34
Tabla N° 13: Casos de uso Consultar file de colaboradores ............................................................ 35
Tabla N° 14: Requerimientos funcionales ..................................................................................... 48
Tabla N° 15: Requerimientos no funcionales ................................................................................ 49
Tabla N° 16: Relación entre los casos de uso del sistema y los requerimientos funcionales............ 50
Tabla N° 17: Caso de uso Loguearse en el sistema ........................................................................ 54
Tabla N° 18: Caso de uso Consultar documento ............................................................................ 55
Tabla N° 19: Caso de uso Consultar colaborador .......................................................................... 56
Tabla N° 20: Caso de uso Administrar colaborador ....................................................................... 57
Tabla N° 21: Caso de uso Administrar documentos ...................................................................... 58
Tabla N° 22: Caso de uso Administrar permisos ........................................................................... 59
Tabla N° 23: Caso de uso Agregar documento externo ................................................................. 60
Tabla N° 24: Caso de uso Cargar Documentos .............................................................................. 61
Tabla N° 25: Caso de uso Agregar colaborador ............................................................................. 62
Tabla N° 26: Caso de uso Tipo documento ................................................................................... 63
Tabla N° 27: Caso de uso Editar documento ................................................................................. 64
Tabla N° 28: Caso de uso Editar colaborador ................................................................................ 65
Tabla N° 29: Caso de uso Otorgar Permisos .................................................................................. 66
Tabla N° 30: Caso de uso Agregar documento interno .................................................................. 67
Tabla N° 31: Documentos ........................................................................................................... 131
Tabla N° 32: Área ....................................................................................................................... 131
Tabla N° 33: Cargo...................................................................................................................... 132
Tabla N° 34: Documento_version ................................................................................................ 133
Tabla N° 35: Usuarios ................................................................................................................. 131
Tabla N° 36: Estado_trabajador ................................................................................................... 132
Tabla N° 37: Paises ..................................................................................................................... 133
Tabla N° 38: Modulos ................................................................................................................. 133
Tabla N° 39: Documentos_colaborador ..................................................................................... 1333
Tabla N° 40: Permiso_documento ............................................................................................. 1333
viii
Tabla N° 41: Permiso_usuario ..................................................................................................... 134
Tabla N° 42: Tipo_documento..................................................................................................... 134
Tabla N° 43: Tipo_documento_colaborador .............................................................................. 1344
Tabla N° 44: Técnicas e instrumentos de recolección de datos ..................................................... 158
Tabla N° 45: Contrastación de Pre y Post Test de organizar documentos ..................................... 168
Tabla N° 46: Prueba de normalidad Organización de documentos ............................................... 169
Tabla N° 47: Prueba de Rangos con signo de Wilcoxon para organizar documentos .................... 169
Tabla N° 48: Estadísticos de contraste de organizar documentos ................................................. 169
Tabla N° 49: Descriptivos de organización Pre test...................................................................... 172
Tabla N° 50: Descriptivos de organización Post test .................................................................... 172
Tabla N° 51: Contrastación de Pre y Post Test de búsqueda y recuperación ................................. 174
Tabla N° 52: Prueba de normalidad Búsqueda y recuperación de documentos ............................. 175
Tabla N° 53: Prueba de Rangos con signo de Wilcoxon para buscar y recuperar documentos ...... 176
Tabla N° 54: Estadísticos de contraste de buscar y recuperar ....................................................... 176
Tabla N° 55: Descriptivos de búsqueda y recuperación Pre test ................................................... 179
Tabla N° 56: Descriptivos de búsqueda y recuperación Post test .................................................. 179
ix
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura N° 01: Análisis de los procesos del control de documentos (Pre-test).................................... 3

Figura N° 02: Ciclo de Vida del Sistema Informático .................................................................... 11
Figura N° 03: Ciclos de la Programación Extrema ......................................................................... 16
Figura N° 04: Visión, objetivos y metas del negocio ...................................................................... 29
Figura N° 05: Diagrama de caso de uso del negocio ...................................................................... 32
Figura N° 06: Realización de casos de uso..................................................................................... 36
Figura N° 07: Diagrama de clases de Archivar documentos .......................................................... 37
Figura N° 08: Diagrama de clases de Consultar documento .......................................................... 38
Figura N° 09: Diagrama de clases de Consultar file de colaborador .............................................. 38
Figura N° 10: Diagrama de Secuencia de Archivar documento ..................................................... 39
Figura N° 11: Diagrama de Secuencia de Consultar documento .................................................... 40
Figura N° 12: Diagrama de Secuencia de Consultar file de colaborador ........................................ 41
Figura N° 13: Diagrama de colaboración Archivar documentos .................................................... 42
Figura N° 14: Diagrama de colaboración Consultar documentos ................................................... 43
Figura N° 15: Diagrama de Colaboración de Consultar file de colaborador ................................... 44
Figura N° 16: Diagrama de actividades Archivar documentos ....................................................... 45
Figura N° 17: Diagrama de actividades Consultar documento ....................................................... 46
Figura N° 18: Diagrama de actividades Consultar file de colaborador ........................................... 47
Figura N° 19: Actores del sistema ................................................................................................. 52
Figura N° 20: Casos de uso del sistema ......................................................................................... 52
Figura N° 21: Diagrama de casos de uso del sistema ..................................................................... 53
Figura N° 22: Realización de casos de uso del sistema .................................................................. 69
Figura N° 23: Diagrama de clases de Loguearse en el sistema....................................................... 70
Figura N° 24: Diagrama de clases de Consultar documento .......................................................... 70
Figura N° 25: Diagrama de clases de Consultar colaborador ......................................................... 71
Figura N° 26: Diagrama de clases de Administrar Colaborador ..................................................... 71
Figura N° 27: Diagrama de clases de Administrar Documentos ..................................................... 72
Figura N° 28: Diagrama de clases de Administrar Permisos .......................................................... 72
Figura N° 29: Diagrama de clases de Agregar documento externo ................................................. 73
Figura N° 30: Diagrama de clases de cargar documentos ............................................................... 73
Figura N° 31: Diagrama de clases de agregar colaborador ............................................................. 74
Figura N° 32: Diagrama de clases de agregar tipo documento........................................................ 74
Figura N° 33: Diagrama de clases de editar documento ................................................................. 75
Figura N° 34: Diagrama de clases de editar colaborador ................................................................ 75
Figura N° 35: Diagrama de clases de otorgar permisos .................................................................. 76
Figura N° 36: Diagrama de clases de agregar documento interno ................................................... 76
Figura N° 37: Lista de Interfaces ................................................................................................... 77
Figura N° 38: Interface Logueo en el sistema ................................................................................ 78
Figura N° 39: Interface Menú principal ......................................................................................... 78
Figura N° 40: Interface Consultar documento ................................................................................ 79
x
Figura N° 41: Interface Consultar Colaborador .............................................................................. 79
Figura N° 42: Interface Administrar colaborador ........................................................................... 80
Figura N° 43: Interface Administrar documentos ........................................................................... 80
Figura N° 44: Interface Administrar permisos................................................................................ 81
Figura N° 45: Interface Agregar documento externo ...................................................................... 81
Figura N° 46: Interface Cargar documentos ................................................................................... 82
Figura N° 47: Interface Agregar colaborador ................................................................................. 83
Figura N° 48: Interface Agregar tipo documento ........................................................................... 83
Figura N° 49: Interface Editar documento...................................................................................... 84
Figura N° 50: Interface Editar colaborador .................................................................................... 84
Figura N° 51: Interface otorgar permisos ....................................................................................... 85
Figura N° 52: Interface Agregar documento interno ...................................................................... 85
Figura N° 53: Lista de controles .................................................................................................... 85
Figura N° 54: Lista de entidades .................................................................................................... 86
Figura N° 55: Diagrama de secuencia de Loguearse en el sistema sistema ..................................... 86
Figura N° 56: Diagrama de secuencia de Consultar documento ..................................................... 87
Figura N° 57: Diagrama de secuencia de Consultar colaborador .................................................... 88
Figura N° 58: Diagrama de secuencia de Administrar colaborador ................................................ 89
Figura N° 59: Diagrama de secuencia de Administrar documento .................................................. 90
Figura N° 60: Diagrama de secuencia de Administrar permisos ..................................................... 91
Figura N° 61: Diagrama de secuencia de Agregar documento externo ........................................... 92
Figura N° 62: Diagrama de secuencia de cargar documentos ......................................................... 93
Figura N° 63: Diagrama de secuencia de agregar colaborador........................................................ 94
Figura N° 64: Diagrama de secuencia de agregar tipo documento .................................................. 94
Figura N° 65: Diagrama de secuencia de editar documento............................................................ 95
Figura N° 66: Diagrama de secuencia de editar colaborador .......................................................... 96
Figura N° 67: Diagrama de secuencia de otorgar permisos ............................................................ 97
Figura N° 68: Diagrama de secuencia de agregar documento interno ............................................. 98
Figura N° 69: Diagrama de colaboración de Loguearse en el sistema ............................................. 99
Figura N° 70: Diagrama de colaboración de Consultar documento............................................... 100
Figura N° 71: Diagrama de colaboración de Consultar colaborador ............................................. 101
Figura N° 72: Diagrama de colaboración de Administrar colaborador.......................................... 102
Figura N° 73: Diagrama de colaboración de Administrar documento ........................................... 103
Figura N° 74: Diagrama de colaboración de Administrar permisos .............................................. 104
Figura N° 75: Diagrama de colaboración de Agregar documento externo .................................... 105
Figura N° 76: Diagrama de colaboración de cargar documentos .................................................. 106
Figura N° 77: Diagrama de colaboración de agregar colaborador................................................. 107
Figura N° 78: Diagrama de colaboración de agregar tipo de documento ...................................... 108
Figura N° 79: Diagrama de colaboración de editar documento..................................................... 109
Figura N° 80: Diagrama de colaboración de editar colaborador ................................................... 110
Figura N° 81: Diagrama de colaboración de otorgar permisos...................................................... 111
Figura N° 82: Diagrama de colaboración de agregar documento interno ...................................... 112
xi
Figura N° 83: Diagrama de actividades Loguearse en el sistema .................................................. 113
Figura N° 84: Diagrama de actividades Consultar Documento ..................................................... 114
Figura N° 85: Diagrama de actividades Consultar colaborador .................................................... 115
Figura N° 86: Diagrama de actividades Administrar colaborador................................................. 116
Figura N° 87: Diagrama de actividades Administrar documentos ................................................ 116
Figura N° 88: Diagrama de actividades Administrar permisos ..................................................... 117
Figura N° 89: Diagrama de actividades Agregar documento Externo ........................................... 118
Figura N° 90: Diagrama de actividades Cargar documentos......................................................... 119
Figura N° 91: Diagrama de actividades Agregar colaborador....................................................... 120
Figura N° 92: Diagrama de actividades Agregar tipo documento ................................................. 121
Figura N° 93: Diagrama de actividades Editar documento ........................................................... 122
Figura N° 94: Diagrama de actividades Editar colaborador .......................................................... 123
Figura N° 95: Diagrama de actividades Otorgar permisos ............................................................ 124
Figura N° 96: Diagrama de actividades Agregar documento interno ............................................ 125
Figura N° 97: Modelo conceptual ................................................................................................ 126
Figura N° 98: Modelo Lógico en Rational Rose........................................................................... 127
Figura N° 99: Modelo Lógico en Navicat .................................................................................... 128
Figura N° 100: Modelo Físico en Rational Rose .......................................................................... 129
Figura N° 101: Modelo Físico en Navicat .................................................................................... 130
Figura N° 102: WAE de Logueo en el sistema ............................................................................. 135
Figura N° 103: WAE de Menú principal ...................................................................................... 136
Figura N° 104: WAE de consultar documentos ............................................................................ 136
Figura N° 105: WAE de consultar colaborador ............................................................................ 137
Figura N° 106: WAE de Administrar colaboradores .................................................................... 138
Figura N° 107: WAE de Administrar documentos ....................................................................... 139
Figura N° 108: WAE de Administrar permisos ............................................................................ 140
Figura N° 109: WAE de agregar documento externo ................................................................... 141
Figura N° 110: WAE de cargar documentos ................................................................................ 142
Figura N° 111: WAE de Administrar documentos ....................................................................... 143
Figura N° 112: WAE de tipo documento ..................................................................................... 144
Figura N° 113: WAE de editar documento................................................................................... 145
Figura N° 114: WAE de editar colaborador ................................................................................. 146
Figura N° 115: WAE de otorgar permisos ................................................................................... 147
Figura N° 116: WAE de agregar documento interno .................................................................... 148
Figura N° 117: Servlet de Logueo en el sistema ........................................................................... 149
Figura N° 118: Servlet de Consultar documento .......................................................................... 149
Figura N° 119: Servlet de Consultar colaborador ......................................................................... 149
Figura N° 120: Servlet de Administrar colaborador ..................................................................... 150
Figura N° 121: Servlet de Administrar documento....................................................................... 150
Figura N° 122: Servlet de Administrar permisos .......................................................................... 150
Figura N° 123: Servlet de Agregar documento externo ................................................................ 151
Figura N° 124: Servlet de Cargar documentos ............................................................................. 151
xii
Figura N° 125: Servlet de agregar colaborador ............................................................................ 151
Figura N° 126: Servlet de tipo documento ................................................................................... 152
Figura N° 127: Servlet de editar documento ................................................................................ 152
Figura N° 128: Servlet de Editar Colaborador .............................................................................. 152
Figura N° 129: Servlet de otorgar permisos ................................................................................. 153
Figura N° 130: Servlet de Agregar documento interno................................................................. 153
Figura N° 131: Diagrama de Componentes del Sistema ............................................................... 154
Figura N° 132: Diagrama de Despliegue del Sistema ................................................................... 155
Figura N° 133: Distribución t Student para organización ............................................................. 162
Figura N° 134: Distribución t Student para búsqueda y recuperación ........................................... 165
Figura N° 135: Distribución t – Student, Organización de documentos ........................................ 170
Figura N° 136: Tiempo promedio en organizar documentos - pre test .......................................... 171
Figura N° 137: Tiempo promedio en organizar documentos - post test......................................... 171
Figura N° 138: Tiempo promedio de organización de documentos – Comparativa general........... 172
Figura N° 139: Desviación Estándar ............................................................................................ 173
Figura N° 140: Distribución t – Student, Organización de documentos ........................................ 177
Figura N° 141: Tiempo promedio en buscar y recuperar documentos - pre test ............................ 178
Figura N° 142: Tiempo promedio en buscar y recuperar documentos - post test........................... 178
Figura N° 143: Tiempo promedio de búsqueda y recuperación de documentos – Comparativa
general......................................................................................................................................... 179
Figura N° 144: Desviación Estándar ............................................................................................ 180
xiii
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 01. Matriz de Consistencia ............................................................................................ 188
Anexo 02. Entrevista con el gerente ......................................................................................... 189
Anexo 03. Cronograma ............................................................................................................ 190
Anexo 04. Entrevista con Asistente de control de documentos ................................................. 191
Anexo 05. Ficha de observación............................................................................................... 192
Anexo 06. Pre-test Organización de documentos ...................................................................... 193
Anexo 07. Post-test Organización de documentos .................................................................... 194
Anexo 08. Pre-test Búsqueda y recuperación de documentos.................................................... 195
Anexo 09. Post-test Búsqueda y recuperación de documentos .................................................. 196
Anexo 10. Tabla t-Student........................................................................................................ 197
xiv
INTRODUCCIÓN
Es necesario considerar, que en un mundo globalizado y competitivo como en el que se vive en la

actualidad, las tecnologías informáticas, se han convertido en una de las herramientas más eficaces
para el desarrollo de diversas actividades y procesos, tales como, el manejar grandes volúmenes de
información, resolver incidencias con respecto al servicio que la empresa presta, reducir los niveles
de pérdida, tiempos involucrados y por último establecer una estrecha relación con sus clientes
permitiéndole a la empresa lograr sus objetivos, crecer como organización y mantenerse a lo largo
de los años. Dicho crecimiento trae consigo un incremento tanto en la cantidad como en la
complejidad de las operaciones dentro de una organización, fundamentalmente por la incorporación
de documentos y la forma en la que estos deben ser organizados; por ello es fundamental una
adecuada gestión documental para mejorar la calidad del servicio que presta, de modo tal que pueda
responder a las necesidades y tendencias del mercado.
Rojas (2007, p. 18-22), indicó que actualmente la administración de la información tanto interna
como externa de la empresa se vuelve un problema en una gran cantidad de organizaciones, ya sea
por el volumen de documentos que maneja, por escasez de personal en el área de control de
documentos o por la falta de concientización de los colaboradores. Muchas organizaciones manejan
su gestión documental de manera ineficiente, ya que no se cuenta con un adecuado sistema de
búsqueda de documentos, o tal vez, algunos de ellos se traspapelan. Lo más crítico en este caso es la
pérdida de documentación de gran importancia para la organización.
La empresa Jacobs Perú S.A. carece de un sistema informático que optimice su proceso de control
de documentos. Se utilizaba mucho tiempo en la organización de documentos como también en el
tiempo de búsqueda y recuperación de los mismos. Es por ello que surge la necesidad de realizar la
presente investigación que tuvo como finalidad conocer de que manera un sistema informático Comentario [A1]:
influyó en el proceso de control de documentos de la empresa. Dicho problema ha sido ¿conocer?
anteriormente planteado en otro contexto por el autor Ricardo Rojas en la tesis “Desarrollo de un
software para el control de documentos y control de hormigones en obra, para empresas
constructoras con acreditación ISO 9001:2000” desarrollada en el año 2007 en la universidad de
Chile. En dicha investigación se señaló que existe un alto índice de tiempo en el proceso de control
de documentos, esto debido al aumento de obras de gran envergadura junto a la mayor
comunicación digital con los distintos actores en un proyecto de construcción, generan gran
cantidad de documentos.
El propósito de la investigación fue reducir el tiempo en el proceso de control de documentos de la

empresa Jacobs Perú S.A.; mediante una herramienta tecnológica que reduzca el tiempo de
organización, y búsqueda y recuperación de documentos; tomando en cuenta que se vive en pleno
siglo XXI en un entorno competitivo, y que el uso de las tecnologías es fundamental, debido a que
actualmente muchas empresas tanto privadas como públicas están utilizando este tipo de sistemas
para una mejora continua de procesos.
xv
CAPÍTULO I
PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
UNIVERSIDAD CÉSAR VALLEJO ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
I. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente, la administración de la información tanto interna como externa de la
empresa se vuelve un problema en una gran cantidad de organizaciones, ya sea por el
volumen de documentos que maneja, por escasez de personal en el área de control de
documentos o por la falta de concientización de los colaboradores, esto genera pérdida
tanto de documentación como de tiempo. Diversas empresas llevan su control de
documentos manualmente, otras para automatizar este proceso se apoyan en hojas de
cálculo (Rojas, 2007, p. 18-19).
Al respecto, Brynko (2011, párr. 5), indicó que en estos días los trabajadores de
oficina pasan del 20% al 50% de su tiempo buscando la información requerida, los
sistemas de gestión de documentos permiten a los usuarios buscar y descubrir la
información en un depósito de documento centralizado que automáticamente registra
la documentación. Los usuarios autorizados pueden modificar documentos y
mantenerlos organizados, punto que es especialmente exigente para adherir a reglas y
acatamiento a lo largo del sendero de auditoría (Sarbanes - Oxley, HIPAA, e ISO
9000/9001).
Con relación a la organización de documentos Flores (2004, p. 2), indicó lo siguiente:

“Hoy en día el almacenamiento físico de archivos y documentos en papel es cada vez
más difícil debido a la carencia de espacio en los lugares de trabajo. Grandes
volúmenes de papel se van acumulando, haciendo problemático el acceso fácil y
rápido a la información requerida. Esto causa pérdida de tiempo y de dinero en
insumos para implementar lugares apropiados de archivo.”
Jacobs Perú S.A., es una organización que pertenece al rubro de la Arquitectura e

Ingeniería. Está dedicada a la ejecución de proyectos EPCM (Engineering,
Procurement, Construction and Management), y lleva el desarrollo de su proceso de
control de documentos en forma manual, almacenando la información mediante hojas
de cálculo o documentos de texto; sin embargo, esta forma de trabajo en los últimos
meses, no ha sido la más adecuada debido a la incorporación e implementación del
sistema de gestión de la calidad, por la acreditación de normas cómo la ISO
9001:2008, la cual genera una gran cantidad de documentación adicional, esto sumado
a la forma en que se debe clasificar, ordenar y detallar la misma, hacen de las hojas de
cálculo y de los documentos de texto una herramienta muy rígida, esto origina un
retraso en el tiempo de organización de documentos, el cual según la medición
realizada en el pre-test (ver anexo N° 06), fluctúa de 16 y 24 minutos por documento;
como también afecta directamente al tiempo de búsqueda y recuperación de los
mismos, ya que la medición realizada en el pre – test (ver anexo N° 08), fluctúa entre
8 y 13 minutos por documento.
De acuerdo a lo conversado con el Gerente de Calidad de la empresa (ver anexo N°

02), el control documentario bajo estándares de calidad es primordial para Jacobs Perú
S.A., si bien se implementó el sistema de gestión de la calidad, no es eficiente, ya que
se utiliza mucho tiempo para organizar los documentos y algunas veces se llega a la
pérdida de estos, lo cual vuelve la documentación vulnerable, como también provoca
SISTEMA INFORMÀTICO PARA EL

PROCESO DE CONTROL DE 2 Bustamante Vásquez Bruno
DOCUMENTOS DE LA EMPRESA
“JACOBS PERÚ S.A.”
retrasos en los procesos involucrados y a su vez aumento de tiempo en la búsqueda y

recuperación de documentos, la cual se refleja en la productividad e ineficiencia de las
áreas.
En tal sentido surge la siguiente interrogante: ¿Qué sucedería si esta situación

continuara? La respuesta por parte del gerente indica que de continuar tal situación, la
empresa perdería la certificación, ya que el proceso “Control de Documentos” es un
requerimiento principal de la norma ISO 9001:2008, a su vez afectará la
productividad y la eficiencia de las áreas, ya que, al tener una mala organización de
los documentos se verá afectada directamente la búsqueda y recuperación de los
mismos, todo esto se refleja en un mal desempeño de la organización. Esto originaría
una baja sensible en la productividad tanto individual como empresarial al no
cumplirse también las metas y objetivos trazados. La captación de datos acerca de
estos problemas se puede observar en la Figura N° 01, la cual resume la evaluación de
los pre-test (ver anexo N° 06 y anexo N° 08).
Figura N° 01
Comentario [A2]: No puede ser
Organización de Documentos Búsqueda y recuperación de Documentos elaboración propia ya que los datos han
sido tomados de Jacobs ….
20.21
Elaboración propia
19.25
11.28 10.25
Semana 1 Semana 2
(19/03/12 - 23/03/12) (26/03/12 - 30/03/12)
Análisis de los procesos del control de documentos (Pre-test)
De la figura anteriormente expuesta, se observa que los 2 ítems destacados mantienen

resultados casi idénticos, es decir, durante esa evaluación, tanto el tiempo promedio
de organización de documentos, como el tiempo promedio de búsqueda y
recuperación de documentos, alcanzan niveles similares. Ante la problemática
anteriormente detallada, se plantea la implementación de un sistema para el control de
documentos, el cual permita buscar, visualizar, organizar, y darle seguimiento a los
mismos, de esta manera se entregaría la documentación al área que la requiera de una
manera eficaz logrando que el procedimiento de la misma sea eficiente, esto generara
una mejora continua de procesos. Así la organización mantendrá la certificación en la
norma ISO 9001:2008 y a la larga esta mejora continua se reflejará en la satisfacción
de los clientes.

1.2.FORMULACIÓN DELPROBLEMA
1.2.1. Problema Principal
Pa: ¿De qué manera influye un Sistema Informático en el proceso Control de

Documentos de la empresa Jacobs Perú S.A.?
1.2.2. Problema Secundario
P1: ¿En qué medida un Sistema informático influye en el tiempo de

organización de documentos de la empresa Jacobs Perú S.A.?
P2: ¿En qué medida un Sistema informático influye en el tiempo de búsqueda

y recuperación de documentos de la empresa Jacobs Perú S.A.?
1.3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

1.3.1. Justificación Tecnológica
La investigación se justificó tecnológicamente de la siguiente manera:
a) La empresa Jacobs Perú S.A. tiene un proceso de control de documentos

ineficiente, en tal sentido se ve en la necesidad de contar con un sistema
el cual brinde la capacidad de administrar los documentos y ayude a tener
la información oportuna para así mejorar dicho proceso en la empresa.
b) El sistema de gestión documental permitió la utilización de nuevas

tecnologías de información que redujeron el tiempo en el proceso de
control de documentos.
c) Un sistema de gestión documental elevó el nivel de tecnología de

información en la Universidad de Ostrava, República Checa (Stenmark,
2002, p. 1-4).
1.3.2. Justificación Operativa
La investigación se justificó operativamente de la siguiente manera:
a) El sistema de gestión documental permitió la rápida búsqueda,

recuperación y organización de documentos, a su vez un adecuado
seguimiento de los mismos, de esta manera se entrega la documentación
al área que la requiera de una manera eficaz logrando que el
procedimiento de la misma sea eficiente.
b) Se utiliza menos tiempo en la gestión documentaria, además al reforzar

el sistema de gestión de la calidad se apoyó a mantener la certificación
de la norma ISO 9001:2008.

c) El software para el control de documentos evolucionó enormemente al

manejar las funciones dadas por los padrones de la ISO, esto según lo
indicó Clegg (2006, p. 2-3).
1.3.3. Justificación Económica
La investigación se justificó económicamente de la siguiente manera:
a) A través de este trabajo de investigación, la empresa Jacobs Perú S.A.

disminuyó significativamente el costo que genera el manejo del proceso
de control de documentos, tal como lo señala Meneses y Vargas (2005,
p. 154-155), al disminuir en un 37% los costos del proceso de gestión
documental.
b) El sistema informático refuerza el SGC (sistema de gestión de la

calidad), permitiendo el mantenimiento de la norma ISO 9001:2008, esto
generó una satisfacción en los clientes reflejada en su confianza al
otorgar a Jacobs Perú S.A. sus proyectos EPCM, los cuales traerán
ingresos a la organización, adicionalmente el hecho de tener todos los
documentos digitalizados ahorró a la empresa un 30% en materiales de
escritorio.
1.4. LIMITACIÓN
En el desarrollo del presente trabajo de investigacion, la limitación más

trascendental ha sido la relacionada a la medición del tiempo de ejecución de
procesos. Esto se debe a la carga laboral que se suscita dentro de la empresa, lo
que dificultó la estimación de los indicadores.
1.5. ANTECEDENTES
En las tesis que se mencionan a continuación, se muestra el nombre del tesista,

el nombre de su investigación, la problemática, el tipo de investigación, el
objetivo, la población, la metodología y las conclusiones a las que se llegó, por
último se describe lo adoptado de dicha tesis para la presente investigación.
En el 2007, Ricardo Rojas, en la tesis “Desarrollo de software pare el control de

documentos y control de hormigones en obra, para empresas constructoras con
acreditación ISO 9001:2000” desarrollada en la Universidad de Chile, propuso
resolver el problema de documentación que se da en obra mediante un software
que controle estos documentos, según normas ISO 9001-2000, ya que el
aumento de proyectos de gran envergadura junto a la mayor comunicación
digital con los distintos actores en un proyecto de construcción, generó gran
cantidad de documentos. La investigación fue de tipo experimental-deductivo
bajo un diseño pre-experimental. El objetivo fue mejorar la gestión en obra,
controlar y manipular de manera eficiente volúmenes de información, como
también determinar los requerimientos para una mejora continua. La población
fueron las mediciones a los 9 procesos relacionados al control de documentos y
control de hormigones, siendo la muestra dirigida y el software fue
implementado en una obra de gran envergadura en la región metropolitana de

Chile. Se justificó ya que las tecnologías de la información y comunicación
(ITC) son de gran ayuda como herramientas para reducir o solucionar algunos
problemas generados por el gran flujo de comunicación que existe al interior de
los proyectos de construcción. La metodología usada fue Rational Unified
Process (RUP). Dentro de los resultados más importantes de la implementación
del software, se puede destacar la posibilidad de vincular los distintos
documentos que se controlan, de una manera más dinámica. Las conclusiones
indicaron que se logró brindar la funcionalidad, que permite la creación de
flujos de documentos de acuerdo a las necesidades de la obra; los tiempos de
almacenamiento disminuyeron 38,27%, y el tiempo de búsqueda disminuyó
78,5%, por tal, las condiciones actuales de la industria de la construcción,
apuntan a la necesidad de incorporar nuevas y mejores tecnologías para el
control de la documentación, tanto por un aspecto competitivo como para
mejorar la calidad de los productos entregados. De este antecedente se ha
adoptado la metodología utilizada para el desarrollo del software, ya que afianzó
los conocimientos en RUP para el desarrollo del sistema informático; como
también el tipo de estudio, ya que al igual que la presente investigación es un
estudio experimental.
En el año 2009, Jessica Gutiérrez y Marllessi Chanca señalaron en la tesis

“Análisis, diseño e implementación de un sistema de información para el control
de becarios y exbecarios de una asociación educativa”, desarrollada en la
Pontificia Universidad Católica del Perú, propuso resolver los procesos de la
entidad suiza los cuales se realizaban de forma manual y en hojas de cálculo en
Excel, lo que generó información redundante y hasta incoherente; el objetivo
fue implementar un sistema de información web que automatice los procesos
del negocio. Se justificó debido a que se automatizaron los procesos lo cual
redujo el tiempo y apoyó las proyecciones del presupuesto con el que se contaba
a futuro para así tener un número de vacantes más real con el que se pueda
aceptar mayor o menor cantidad de alumnos como becarios. La población fue
de 440 personas con una muestra de 120 elementos. Se usó herramientas de
software libre, con una metodología ágil (XP). El tipo de estudio usado fue el
experimental, con un diseño cuasi-experimental. Como resultado se obtuvo la
mejora de la comunicación y el nivel de participación de las instituciones y los
alumnos. Las conclusiones indicaron que se mejoró la gestión de la
información, no solo de los procesos de negocio críticos sino también procesos
que sirven de apoyo. Gracias a esto, el tiempo de búsqueda y la manera de
visualizar la información disminuyó 37.20%. De este antecedente se ha
adoptado la metodología ágil, información que complementó el marco teórico.
En el 2010, Irima Campillo Torres en la tesis “Sistema de gestión integral de

documentos de archivo para empresas de la construcción del territorio de
Camagüey” desarrollada en la universidad de la Habana - Cuba. Propuso
resolver el problema en la gestión documental que se venía dando en las
empresas de Camagüey mediante la implementación de un sistema de gestión
integral que ayude a organizar y administrar este recurso. El objetivo fue
desarrollar las principales herramientas de diseño e implementación de un
sistema de gestión integral de documentos de archivo, para el grupo empresarial
de la construcción de Camagüey. La investigación se justificó debido a que la

adopción de un criterio sistemático para la gestión de documentos de archivo
resulta esencial para las organizaciones y la sociedad, a fin de proteger y
preservar los documentos como evidencia de sus actos. La población fueron los
documentos de las siete empresas integradas al grupo empresarial de la
construcción de Camagüey, subordinadas al Ministerio de la Construcción
(MICONST) en Cuba. La metodología usada fue RUP. El tipo de estudio fue
descriptivo con una investigación correlacional. Como resultado se obtuvo que
el desarrollo del sistema en la empresa posibilite la independencia y un cambio
de mentalidad en todos los implicados en este proceso. Las conclusiones
indicaron que el tiempo de organización documental se redujo 63,20% y el
tiempo de búsqueda también disminuyó 75.43%, por tal, el sistema propuesto
posee una visión integradora de la gestión de documentos y se convierte en una
oportunidad para ser generalizado en aquellas organizaciones que deseen
realizar con calidad dicho proceso. De este antecedente se ha adoptado
información sobre la forma de dimensionar los indicadores, basándose en las
fases del control de documentos; como también se adopta la metodología RUP
la cual fue utilizada en el desarrollo del sistema informático de control de
documentos.
En el 2004, Sais Flores en la tesis “Sistema de gestión de documentos en la

web” desarrollada en el Centro de Investigación y de Estudios Avanzados
(CINVESTAV) Ciudad de México – México. Propuso resolver el problema de
la organización con el control de documentos mediante un sistema web. El
objetivo fue diseñar y construir un sistema de gestión documental que facilite la
colaboración entre los grupos de trabajo. Se justificó mediante un sistema de
gestión documental que integre las estrategias de las diferentes áreas de la
empresa, logrando mayor eficiencia y eficacia en el servicio a través de una
buena comunicación y difusión de la información. La metodología usada fue
RUP. Como resultado se obtuvo que el sistema proporcionó un fácil manejo de
la documentación, al agrupar en un menú de lista de actividades a realizar por el
usuario, donde los nombres de las opciones son explicitas de las actividades, le
facilita al usuario el poder accesar aquellos documentos a revisar, rechazados,
para que pueda concluir con su actividad. Las conclusiones indicaron que el
sistema informático disminuyó el tiempo de búsqueda y obtención de
documentos, como también influyó positivamente en la manera de gestionarlos
y publicarlos. De este antecedente se ha adoptado información del marco teórico
como apoyo para el planteamiento del problema, como también los indicadores
estudiados.
En el año 2005, Núria Forcada considera en la tesis “Ciclo de vida del sistema
de gestión de documentos para la construcción” desarrollada en la Universidad
Politécnica de Cataluña, propuso resolver los problemas o deficiencias en
relación a la gestión documental, mediante la creación de una herramienta para
mejorar tanto la gestión documental interna de las empresas como la externa. El
objetivo fue definir un modelo que permita la mejora y medición de la calidad
en proyectos de construcción de manera cuantitativa en todos los procesos y
subprocesos involucrados. Se justificó ya que a diferencia de otros sectores
productivos, en el sector de la construcción, existe una baja tasa de control sobre

las distintas etapas del proyecto, pues cada obra en terreno funciona a través de
una administración propia, convirtiéndose en una empresa en sí misma. El punto
de partida de esta tesis fue una encuesta realizada a varias PYMEs del sector de
la construcción en España, con el fin de obtener una idea general de la
metodología de trabajo de estas empresas. Se concluyó que el sistema sirvió
para demostrar a todos los participantes en un proyecto de construcción que una
buena gestión documental es imprescindible para conseguir los objetivos del
proyecto. De este antecedente se ha adoptado el ciclo de vida del sistema de
gestión de documentos para complementar el marco teórico; como también se
adopta la entrevista como técnica de recolección de datos.
1.6. OBJETIVOS
1.6.1. Objetivo General
Oa: Determinar el nivel de influencia de un sistema informático en el

proceso control de documentos de la empresa Jacobs Perú S.A.
1.6.2. Objetivos Secundarios
O1: Determinar el nivel de influencia de un sistema informático en el

tiempo de organización de documentos de la empresa Jacobs Perú
S.A.
O2: Determinar el nivel de influencia de un sistema informático en el

tiempo de búsqueda y recuperación de documentos de la empresa
Jacobs Perú S.A.
O3: Desarrollar el sistema informático para el proceso de control de

documentos de la empresa Jacobs Perú S.A.

CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO

II. MARCO TEÓRICO
2.1. Marco Teórico
A. Sistema Informático:
Fernández (2007, p. 18), definió al sistema informático como un conjunto de

elementos de hardware y software orientados al procesamiento automatizado de
la información en una rama concreta de la actividad humana, a efectos de proveer
los resultados informativos en un tiempo y con un costo tal que no pudieran ser
obtenidos por otros medios.
De la misma forma, Gallego (2005, p. 5), definió al Sistema Informático como un

conjunto de partes que funcionan relacionándose entre sí para conseguir un
objetivo preciso. El concepto de sistema informático más simple sería el formado
por un equipo con su usuario y el manual de instrucciones. No obstante, un SI
puede crecer indefinidamente e incluso abarcar o interactuar con otros sistemas
informáticos.
Por otro lado, Debons (1983, p. 175), agregó otra definición: conjunto de
personas, maquinaria (hardware, equipamiento e instalaciones) y procedimientos
que, integrados, hacen posible a los individuos trabajar con inputs (datos,
conocimiento) y demandas (decisiones, problemas, que aparecen en el trabajo
cotidiano).
Cabe mencionar que Riera y Alabau (1986, p. 32), dijeron que, según ISO un
Sistema Informático es: “uno o más computadores, el software asociado, los
periféricos, los terminales, los operadores humanos, los procesos físicos, los
medios de transmisión de la información, etc., que constituyen un todo autónomo
capaz de realizar un tratamiento de la información”
Categorización
Los sistemas informáticos se pueden categorizar en 6 según Laudon y Laudon

(2006, p. 7), la categorización es la siguiente:
 Sistema para el proceso de transacciones (TPS): Sistemas computarizados

que efectúan y registran las transacciones diarias rutinarias, necesarias para la
marcha del negocio; estos sistemas sirven al nivel operativo de la
organización.
 Sistema de automatización de oficinas (OAS): Diseñado para aumentar la
productividad de los trabajadores en la oficina, apoyando las actividades de
coordinación, organización y comunicación.
 Sistema de información gerencial (MIS): SI en el nivel de administración de
una organización que sirve a las funciones de planificación, control y toma
de decisiones, proporcionando informes rutinarios resumidos y excepciones.

 Sistema de apoyo a decisiones (DSS): SI en el nivel de administración de

una organización que combina datos y modelos analíticos avanzados o
herramientas de análisis de datos, para apoyar la toma de decisiones
semiestructurada y no estructurada.
 Sistema de trabajo de conocimiento (KWS): Sistema de información que
ayuda a los trabajadores de conocimientos en la creación e integración de
nuevos conocimientos en la organización.
 Sistema de Soporte a Ejecutivos (ESS): Sistemas de información en el nivel
estratégico de una organización, diseñado para apoyar la toma de decisiones
no estructuradas, mediante gráficos y comunicaciones avanzados.
Ciclo de Vida
Kendall y Kendall (2005, p. 10) dividieron el ciclo de vida de un sistema

informático en siete fases (ver figura N° 02). Ellos indicaron que pesar que cada
fase se explica por separado, nunca se realiza como un paso aislado, más bien, es
posible que varias actividades ocurran de manera simultánea, y algunas de ellas
podrían repetirse. Los ciclos de vida son:
1) Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.

2) Determinación de los requerimientos de Información.
3) Análisis de las necesidades del sistema.
4) Diseño del sistema recomendado.
5) Desarrollo y documentación del Software.
6) Pruebas y manteamiento del sistema.
7) Implementación y evaluación del Sistema.
Figura N° 02
Kendall y Kendall (2005)
Ciclo de Vida del Sistema Informático

Con los conceptos detallados líneas arriba, se concluye que el sistema informático
es el conjunto de hardware, software y operadores humanos que funcionan
relacionándose entre sí para conseguir un procesamiento automatizado de la
información.
B. Proceso de Control de Documentos
López y Paniagua (2007, p. 156-157), dijeron que, el proceso de control de

documentos es una estrategia orientada al documento que permite el
almacenamiento de los mismos como unidades de información y facilita el acceso
a dicha información mediante la búsqueda por contenido. Un sistema de gestión
documental (SGD) se puede definir como el sistema encargado de gestionar y
tratar la información fijada en un soporte, dando apoyo a la creación,
manipulación, análisis y difusión del mismo.
Atehortúah (2005, p. 189), dijo que, según la Ley 872 de 2003 y la NTCGP
1000:2004, se define al proceso de control de documentos como: Conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Con los conceptos detallados líneas arriba, se concluyó que debido a la

importancia que representa el proceso de control de documentos en una
organización, el cual debe ser estándar, coherente, comprensible, aplicable y
trazable desde el punto de vista funcional, que permite entre otros aspectos
correlacionar las actividades entre grupos de personas. La documentación
demuestra la eficiencia de la planeación, operaciones, control y manejo continuo
del sistema de gestión de la calidad y sus procesos.
 Objetivos del Control de Documentos
Los objetivos del control de documentos, según Alvarado (2001, p. 106-107),

son:
- Simplificar los sistemas de creación de los documentos con el fin de evitar

la producción masiva de documentos o la confección de documentos
inútiles.
- Organizar técnicamente los documentos y facilitar la recuperación de la
información.
- Preservar los documentos utilizando el equipo y el mobiliario adecuado.
- Simplificar los procesos de la valoración documental.
 Fases del Control de Documentos
 Las fases del control de documentos, según Alvarado (2001, p. 107-108),

son cuatro:

1. Producción: Tiene dos objetivos:
- Normalización: Busca establecer normas de presentación y la

tipología documental con el fin de evitar la pérdida de tiempo y
eficacia en las etapas posteriores de la producción documental.
- Prevención: Busca prevenir errores irreparables en cuanto a la
producción de documentos inútiles y trata de evitar la producción de
copias excesivas.
2. Organización: Busca el control de los documentos, además de la buena

organización en cuanto a la clasificación, ordenación y descripción.
3. Búsqueda y Recuperación: Esta etapa se da de forma Manual o

Mecánica, se busca el documento, se selecciona dicho documento y
finalmente se recupera con el fin de consulta o gestión.
4. Eliminación: Para aplicar esta etapa se debe primero analizar la

información, luego se selecciona dicho documento y finalmente se
expurga o se elimina.
Según Amado (2007, p. 119-120), la clasificación y ordenación de los

documentos se debe dar de la siguiente manera: La organización de un archivo
responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura
lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla
la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos.
Mientras que Flores (2004, p. 10-11), indicó que la clasificación y ordenación

de los documentos responde a cuatro etapas, las cuales contienen la
información utilizada por la empresa, en un entorno departamental o
corporativo.
Producción. Es todo el proceso que lleva a la creación de un documento,

en el lugar de trabajo, en papel o en un archivo electrónico. Las operaciones
que involucra el obtener los documentos son:
 Crear o utilizar los existentes

 Actualizarlos
 Buscarlos
 Modificarlos
Análisis. Su principal propósito es comprender el contenido del documento

para utilizarlo de forma adecuada, así como clasificarlo y relacionarlo de
manera correcta con otros documentos. Las operaciones comprendidas en el
análisis son:
 Leerlos
 Subrayarlos
 Marcarlos

 Comentarlos
 Resumirlos
Gestión. La administración y el control de las actividades de una empresa

se pueden llevar a cabo interpretando correctamente las indicaciones
establecidas en los documentos. Las operaciones a realizar son:
 Decretarlos
 Remitirlos
 Controlarlos
Publicación. Se selecciona de los documentos la información de la empresa

que se necesita y convenga divulgar al exterior.
 Archivarlos
 Distribuirlos
 Visualizarlos
 Imprimirlos
 Reverenciarlos
La cantidad de documentos en papel que maneja una persona, en su lugar de

trabajo, es inmensa, y si multiplicamos esto por el número de empleados de dicha
empresa, el número de papeles manejado se incrementa considerablemente, y con
esto, se incrementan los costos, así como el tiempo de búsqueda de la
información, por lo cual la gestión de documentos resulta ineficaz e ineficiente
(Flores, 2004, p. 9-13).
La gestión de documentos comprende la creación del documento, su

almacenamiento para una frecuente consulta y utilización, por ello es
impredecible que haya una perfecta organización de documentos, pues ello
garantiza la agilidad en el proceso y la eficiencia del trabajo del mismo
(Campillo, 2010, p. 96-99).
Con los conceptos detallados líneas arriba, se concluyó que en el proceso de

control de documentos es de suma importancia tener una buena organización de
estos, facilitando así la búsqueda y recuperación de los mismos, por ello se midió
la variable dependiente mediante las fases de organización, y de búsqueda y
recuperación de los documentos planteadas por Alvarado (2001, p. 107-108),
cabe mencionar que dichas fases fueron utilizadas tanto por Flores (2004, p. 49-
53), como también por Campillo (2010, p. 127-129), en sus respectivas
investigaciones teniendo resultados positivos, en tal sentido se seleccionaron para
la presente investigación los siguientes indicadores:

 Tiempo promedio en organizar los documentos en un determinado periodo
Fuente: Estadística Aplicada (De la Horra, 2003)
TPOD: Tiempo promedio en organizar los documentos en un determinado

periodo.
TO: Tiempo en organizar un documento.
TDO: Total de documentos organizados.
 Tiempo promedio en buscar y recuperar los documentos en un determinado

periodo
TPBRD: Tiempo promedio en buscar y recuperar los documentos en un

determinado periodo.
TBR: Tiempo en buscar y recuperar un documento
TDR: Total de documentos buscados y recuperados.
Las variables utilizadas en las formulas fueron adaptadas de lo dicho por De la

Horra (2003, p. 125-126).
C. Metodología de desarrollo del sistema informático para el control de

documentos
Se evaluarán dos metodologías, determinando así cual es la más adecuada para el

desarrollo del sistema informático para el control de documentos.
 Extreme Programming (XP – Programación Extrema)
Gutiérrez y Chanca (2009, p. 11-14), señalaron que la programación

extrema forma parte del conjunto de métodos ágiles que centran sus
prioridades en las personas, ya que es un modelo de desarrollo sencillo y
adaptable a las características cambiantes y exigentes tanto de las
empresas como también de los clientes. A continuación se muestra las
etapas de la programación, indicando en cada una de ellas las tareas a
realizarse.
• Exploración:
- Obtención de historias de los usuarios
- Capacitación
- Realización de prototipo
• Planificación de la entrega:
- Medición de las historias de usuario
- Se realiza un cronograma y contenidos de las entregas
• Iteraciones:
- Elaboración de plan de iteraciones
- Elaboración de la arquitectura del sistema
• Producción:
- Se proponen ideas y sugerencias, las cuales serán implementadas
posteriormente.
• Mantenimiento:
- Se hace un control de Incidencias
• Muerte del proyecto:

- Documentación final del sistema
Así mismo, Beck (1999, p. 17-19), definió en su libro “Extreme

Programming Explained: Embrace Change” a la programación extrema
como una forma de desarrollar software: liviana, eficiente, de bajo riesgo,
flexible, predecible, científica y divertida. Es un proceso ágil de desarrollo
de software que se basa en una serie de pilares, entre los que destacan el
trabajo estrecho con el cliente desde el minuto 1, a su vez se divide en
ciclos los cuales tienen pruebas o test continuos (ver figura N° 03).
Figura N° 03
Beck (1999)
Ciclos de la Programación Extrema

Con los conceptos detallados líneas arriba se definió a la programación

extrema como una metodología de desarrollo ligera basada en una serie de
valores y una docena de buenas de prácticas que propician un aumento en
la productividad a la hora de generar software.
 El Proceso Unificado Rational (RUP)
Rumbaugh y Jacobson (2000, p. 35-41), definieron a RUP como un

ejemplo de un modelo de proceso moderno que proviene del trabajo en el
UML, es un proceso que permite estructurar las diferentes etapas de un
proyecto informático de manera unificada y sistemática. RUP pretende
implementar las mejores prácticas actuales en ingeniería de software y
divide el proceso de desarrollo en ciclos, cada uno de estos se divide en
cuatro Fases: Inicio, Elaboración, Construcción y Transición (Ver tabla
N° 01).
A continuación se muestra las fases de la metodología RUP, las cuales

según Rojas (2007, p. 33), se dividen en cuatro:
 La fase de inicio consiste en evaluar el proyecto. Se indicará la

oportunidad y el alcance del mismo, se determinan los principales
casos de uso.
 En la elaboración se establece la arquitectura del sistema informático.
 La construcción corresponde al desarrollo del sistema informático de la

arquitectura, determinado durante la fase de elaboración; además de su
implantación y test.
 La transición comprende el despliegue del sistema informático en los

equipos del personal administrativo de la empresa.
Tabla N° 01: Fases de la metodología RUP
Fuente: Elaboración propia

 Características RUP vs XP:
Tabla N° 02: Cuadro comparativo de metodologías

XP RUP
 No enfatiza los requerimientos y el diseño  Da énfasis en los requisitos y el diseño

(Gutiérrez y Chanca, 2009, p. 13-14). (Rojas, 2007, p. 33).
 Se basa en las prácticas inestables (Beck, 1999,  Se basa todo en las mejores prácticas
p. 17-19). (Rumbaugh y Jacobson, 2000, p. 35-41).
 El desarrollo de software es riesgoso y difícil  Define un manojo entero de las

de controlar (Gutiérrez y Chanca, 2009, p. 13- actividades y de los artefactos que usted
14). necesita elegir para construir su propio
proceso individual (Rumbaugh y
Jacobson, 2000, p. 35-41).
 Se rediseñara todo el tiempo (refactoring),  RUP es el proceso de desarrollo más

dejando el código siempre en el estado más general de los existentes actualmente
simple posible (Beck, 1999, p. 17-19). (Rumbaugh y Jacobson, 2000, p. 35-41).
 XP es un sistema de prácticas mínimas – le  Cada fase en RUP puede descomponerse

suponen utilizarlas todas en el principio de un en iteraciones. Una iteración es un ciclo
proyecto, adaptarlas y agregar los adicionales de desarrollo completo dando como
como cuando usted experimenta la necesidad resultado una entrega de producto
(Beck, 1999, p. 17-19). ejecutable (interna o externa) (Rojas,
2007, p. 33).
 Programación en múltiples equipos (Beck,  La persona que programa puede rotar

1999, p. 17-19). (Rojas, 2007, p. 33).
 Comprende 4 variables y deriva una docena de  Comprende 4 fases (Rumbaugh y

principios (Beck, 1999, p. 17-19). Jacobson, 2000, p. 35-41).
 En XP, la programación se hace en parejas,  Todos los miembro del equipo comparten
pero el código pertenece al equipo completo, (Rumbaugh y Jacobson, 2000, p. 35-41).
no a un programador, de forma que cada
programador puede cambiar cualquier parte del 1 Base de conocimiento
código en cualquier momento si así lo necesita, 1 Proceso
1 Vista de cómo desarrollar el software
dejándose en todo caso las mejoras orientadas
1 Lenguaje de modelamiento (UML)
al rendimiento, para el final (Gutiérrez y
Chanca, 2009, p. 13-14).
Luego de evaluar las dos metodologías antes mencionadas, se elaboró el cuadro

comparativo (Tabla N° 02), llegando a la elección de la metodología RUP para el
sistema informático de la presente investigación, ya que el desarrollo de esta
metodología permite seleccionar fácilmente el conjunto de componentes de
procesos que se ajustan a las necesidades específicas del proyecto, además
permite estructurar las diferentes etapas de un proyecto informático de manera
unificada y sistemática, como indicó Campillo (2010, p. 121).

 Lenguaje de programación
Un lenguaje de programación es un lenguaje diseñado para describir el

conjunto de acciones consecutivas que un equipo debe ejecutar. Por lo tanto,
un lenguaje de programación es un modo práctico para que los seres
humanos puedan dar instrucciones a un equipo (Díaz, 2011, p. 50).
A continuación en la tabla N° 03 se presentó un análisis comparativo entre el

lenguaje de programación PHP y el lenguaje de programación ASP.Net:
Tabla N° 03: Comparación de lenguajes de programación

PHP ASP.Net
 Lenguaje utilizado para la  Las páginas web desarrolladas
creación de sitios web dinámicos. bajo este lenguaje es necesario
tener instalado Internet
 No necesita ser compilado para su Information Server (IIS).
ejecución.
 Código desorganizado.
 Muy fácil de aprender.
 Se necesita escribir mucho código
 Soporta en cierta medida la para realizar funciones sencillas.
orientación a objeto, clases y
herencia.  Usa Visual Basic Script, siendo
fácil para los usuarios.
 Es un lenguaje multiplataforma.
 Comunicación optima con SQL
 Capacidad de conexión con la Server.
mayoría de los manejadores de
base de datos: MySQL, MS SQL  Es licenciado.
Server, Oracle, entre otras.
 Soporta el lenguaje JScript
 Capacidad de expandir su (Javascript de Microsoft).
potencia utilizando módulos.
 Es libre, por lo que se presenta

como una alternativa de fácil
acceso para todos.
 Se necesita instalar un servidor

web.
Fuente: (Díaz, 2011, p. 59-60)
Luego de evaluar los lenguajes de programación se puede deducir que los

dos tienen ventajas como tambien desventajas, pero la empresa Jacobs Perú
S.A. solicitó el lenguaje de programación PHP para el desarrollo del sistema
informático de la presente investigación (ver tabla N° 15), por su licencia
libre, velocidad, estabilidad y simplicidad, se le adiciona a este punto que
tanto Campillo (2010, p. 121), como Gutiérrez y Chanca (2009, p. 52),

utilizaron el lenguaje de programación PHP para sus respectivas

investigaciones referentes a la gestión de documentos, teniendo resultados
positivos.
PHP es un lenguaje interpretado de alto nivel. El objetivo fundamental de

este lenguaje es permitir a creadores de páginas Web, páginas dinámicas de
manera rápida y fácil. En la actualidad se va convirtiendo en una de las
tecnologías más usadas, debido a que es libre, multiplataforma y fácil
de aprender. Se pueden encontrar gran variedad de framework y librerías
de terceros, lo cual permite acortar el tiempo de desarrollo (Campillo, 2010,
p. 121).
 Gestor de base de Datos
Una base de datos, en su definición más sencilla, es una colección de

archivos relacionados. La mayor parte de las bases de datos actuales son de
tipo relacional. Se denominan así porque utilizan tablas de datos relacionadas
por un campo en común (Díaz, 2011, p. 48).
A continuación en la tabla N° 04 se presentó un análisis comparativo entre el

sistema gestor de base de datos MySQL y el sistema gestor base de datos
Oracle:
Tabla N° 04: Comparación de Gestores de base de datos

MySQL Oracle
 Administración de espacios en  Espacios de tablas: sistema, de
grupos de archivos, tablas e índices. usuarios y de temporales
 Visión general en los procesos de  Segmentación

optimización por
análisis/vinculación,  Tablas organizadas por índices
simplificación/normalización.
 Transformaciones de consultas
 Puntos de almacenamiento y
concurrencia para las  Las operaciones de lectura no
actualizaciones. bloquean las operaciones de
escritura y viceversa.
 Bloqueos de varios tipos de
granulaciones, bloqueo dinámico,  Flashblack query: el cual
detección de interbloqueo. proporciona un mecanismo
sencillo para la prueba de errores
 No cuenta con replicas de del usuario.
distribución y datos externos.
 Cuenta con replica solo de
 Es libre lectura actualizable.
 Es licenciado.
Fuente: (Díaz, 2011, p. 60-62)

Luego de evaluar los sistemas gestores de base de datos se puede deducir que
los dos tienen ventajas como tambien desventajas, pero la empresa Jacobs
Perú S.A. solicitó MySQL como sistema gestor de base de datos del sistema
informático de la presente investigación (ver tabla N° 15), por su licencia
libre, se le adiciona a este punto que tanto Campillo (2010, p. 122), como
Gutiérrez y Chanca (2009, p. 54), utilizaron como sistema gestor de base de
datos MySQL para sus respectivas investigaciones referentes a la gestión de
documentos, llegando a resultados óptimos.
MySQL es un gestor de base de datos, multiusuario sencillo de usar; es uno

de los motores más usados en Internet, debido principalmente a que es
gratuito, carácter económico para aplicaciones no comerciales y
funcionalidad sobre múltiples plataformas, incluyendo GNU/Linux,
Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows
XP, Windows Vista, etc. El código fuente de MySQL es Open Source, está
disponible a cualquier usuario, por otra parte es una base de datos rápida,
segura y fácil de usar; existen una gran cantidad de software que lo usan y
múltiples motores de almacenamiento. Funciona sobre diversos motores lo
cual permite al usuario escoger el más adecuado para cada tabla de la base
de datos (Campillo, 2010, p. 122).
MySQL es un sistema de administración de base de datos relacional. Los

datos se estructuran en tablas, que se relacionan entre sí por un campo
común. Las tablas se componen de filas (o registros) y los registros se
componen de columnas (o campos). Los campos pueden ser de diferente
tipo: numéricos, de cadena o de tipo fecha. El servidor MySQL es el lugar en
el que se almacenan los datos y sobre él se ejecutan las consultas. Para
establecer una conexión a1 servidor MySQL, necesita el cliente MySQL.
Este puede estar instalado en el mismo equipo que el servidor o en un equipo
remoto (Díaz, 2011, p. 49).
2.2. Marco Conceptual
A. Sistema Informático
Laudon y Laudon (2004, p. 2), indicaron que el Sistema Informático es un

conjunto de componentes interrelacionados que reúne, procesa, almacena y
distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control en una
organización.
B. Proceso de Control de Documentos
García (2006, p. 72), indicó que el proceso de control de documentos es una

actividad comprendida dentro de alguna de las fases del ciclo del
conocimiento. Es una herramienta de búsqueda y clasificación de
información donde los usuarios pueden disponer de todos aquellos
documentos y contenidos justo en el momento en que necesitan consultarlos
y que se encarguen de su actualización.

CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO

III. MARCO METODOLÓGICO

3.1. HIPÓTESIS
3.1.1. Hipótesis General
Ha. Un Sistema Informático mejora el proceso de control de documentos

de la empresa Jacobs Perú S.A.
3.1.2. Hipótesis Específicas
H1. Un Sistema informático reduce el tiempo de organización de

documentos en la empresa Jacobs Perú S.A.
H2. Un Sistema informático reduce el tiempo de búsqueda y recuperación

de documentos en la empresa Jacobs Perú S.A.
3.2. VARIABLES:
3.2.1. Definición conceptual:
Variable Independiente: Sistema Informático
Un sistema informático es el conjunto de hardware, software y el equipo

humano que puede interactuar con esta asociación (Fernández, 2007, p. 18).
Variable Dependiente: Proceso de Control de Documentos

El proceso de control de documentos es una actividad comprendida dentro de
alguna de las fases del ciclo del conocimiento. Es una herramienta de
búsqueda y clasificación de información donde los usuarios pueden disponer
de todos aquellos documentos y contenidos justo en el momento en que
necesitan consultarlos (García, 2006, p. 72).

3.2.2. Definición Operacional
Tabla N° 05: Operacionalización de las variables
TIPO VARIABLE DEFINICIÓN DIMENSIÓN INDICADOR DESCRIPCIÓN

OPERACIONAL
El sistema informático es
operacionalizado en la fase
“Pruebas” de la metodología
RUP, la cual permite medir la
calidad del producto, esta
Variable Sistema medición consiste en validar
Independiente Informático lo realizado en las fases de
Diseño y Requisitos por
medio de la verificación de
las funciones del producto y
que los requisitos tengan una
apropiada implementación.
Tiempo Se evaluó el
Este proceso es promedio en tiempo promedio
operacionalizado usando organizar los en que se
como técnica la observación Tiempo documentos organizan los
y como instrumento de en un documentos en un
medición un cronómetro que determinado determinado
Variable Proceso de permitirá saber el tiempo periodo. periodo
control de exacto que dura
Dependiente documentos determinado proceso, como
también fichas de Tiempo Se evaluó el
observación con las cuales promedio en tiempo promedio
se medirá a un sujeto buscar y de búsqueda y
seleccionado en la muestra. recuperar los recuperación de
Tiempo
documentos los documentos
en un en un
determinado determinado
periodo. periodo.

3.2.3.- Indicadores:
Tabla N° 06: Indicadores
UNIDAD
INDICADOR DESCRIPCIÓN TÉCNICA INSTRUMENTO DE FÓRMULA
MEDIDA
Adaptado de Estadística Aplicada

Tiempo en Se evaluó el (De la Horra, 2003)
organizar los tiempo en que se Cronómetro
documentos en organizan los Observación TPOD: Tiempo promedio en organizar
Minutos
un documentos en Ficha de los documentos en un
determinado un determinado Observación determinado periodo.
periodo. periodo
TO: Tiempo en organizar un
documento.
TDO: Total de documentos

organizados.
Adaptado de Estadística Aplicada

Se evaluó el
Tiempo en tiempo de (De la Horra, 2003)
buscar y Cronómetro
búsqueda y de
recuperar los recuperación de Observación Minutos TPBRD: Tiempo promedio en buscar y
documentos en Ficha de recuperar los documentos en un
los documentos
un Observación determinado periodo.
en un
determinado
determinado
periodo. periodo TBR: Tiempo en buscar y recuperar un
documento
TDR: Total de documentos buscados y

recuperados.
3.3. Metodología
3.3.1. Tipo de Estudio
Según Zorrilla y Torres (2001, p. 43), la investigación aplicada, guarda

íntima relación con la básica, pues depende de los descubrimientos y
avances de la investigación básica y se enriquece con ellos, pero se
caracteriza por su interés en la aplicación, utilización, y consecuencias

prácticas de los conocimientos. La investigación aplicada busca el conocer

para hacer, para actuar, para construir, para modificar.
Según Pino (2007, p. 187), el tipo de estudio experimental es la

manipulación deliberada de una o más variables para determinar sus
efectos sobre una o más variables dependientes dentro de un parámetro de
control por parte del investigador.
El tipo de estudio de la presente investigación fue Aplicada, debido que

estuvo enfocado en la realización de pruebas teniendo como propósito
resolver los problemas planteados y es Experimental, ya que el
investigador tuvo el control de la variable independiente, así como de la
asignación de sujetos a los grupos de estudio.
3.3.2. Diseño de Estudio
Según Hernández (2006, p. 164), el diseño experimental es una situación

de control, la cual se manipulan de manera intencional, una o más
variables independientes, para analizar las consecuencias de tal
manipulación sobre una o más variables dependientes.
Respecto al diseño pre-experimental, Avila (2006, p. 68), señaló que, “En

los diseños pre-experimentales se analiza una sola variable y
prácticamente no existe ningún tipo de control. No existe la manipulación
de la variable independiente ni se utiliza grupo control. En una
investigación pre-experimental no existe la posibilidad de comparación de
grupos. Este tipo de diseño consiste en administrar un tratamiento o
estímulo en la modalidad de solo post-prueba o en la pre-prueba y post-
prueba.”
La presente investigación tuvo un diseño experimental de tipo pre-

experimental debido a que se analizó la influencia del sistema de gestión
documental en el proceso de control de documentos utilizando grupos
predeterminados y la comparación de dos tipos de resultados, se realizó un
pre-test en un tiempo determinado en donde no se utilizó el sistema
informático, luego de la aplicación del sistema informático se realizó un
post-test a la misma muestra y finalmente se realizó la comparación de
resultados para obtener la afirmación o negación de la hipótesis planteada.
En la tabla N° 07 se muestra el diagrama del diseño Pre-experimental.

Tabla N° 07: Diseño Pre-Experimental
O1 X O2
Pre-test Aplicación de la Post-test
variable experimental
Control de Control de
Documentos Aplicación de un Sistema Documentos
de la empresa Informático de la empresa
Jacobs Perú S.A. Jacobs Perú S.A.
3.3.3 Desarrollo de la Metodología del Software
 Plan de desarrollo de Software
 Alcance del Proyecto
Este proyecto de desarrollo de software abarcó un proceso que es

fundamental para la empresa, dicho proceso se vienen haciendo de
manera ineficiente, el objetivo es contribuir en cierta medida ha
mejorar el proceso de control de documentos.
 Suposiciones, dependencias y riesgos
 Suposiciones.
- Disponibilidad de tiempo del asistente de control de

documentos para interrelacionarse con el sistema.
- La empresa Jacobs Perú S.A. cuenta con los requerimientos de
hardware necesarios para el correcto empleo del sistema
informático.
- Conocimiento del manejo de las diferentes herramientas de
modelamiento y programación por parte del desarrollador.
 Dependencias
- Compromiso de la organización en garantizar cualquier ayuda

al desarrollador del proyecto.
 Riesgos
- El uso errado de las herramientas de modelamiento y/o diseño

del sistema.

 Análisis de Factibilidad del Proyecto
 Factibilidad Operacional
- Con la implementación del sistema, se mejoró el proceso de

- Los usuarios del sistema de gestión documental cuentan con

interfaces gráficas y un menú accesible lo que facilitó el
manejo de la herramienta.
- Proporciona información actualizada cuando se solicite.
- Se cuenta con gran cantidad de documentos que al encontrarse

actualizados, serán de gran ayuda al ser auditado el sistema de
gestión de calidad, ya que no habrá duplicidad de información
y mucho menos perdida de la misma.
 Factibilidad Tecnológica
Para el desarrollo del sistema se necesitó una serie de

requerimientos como: Requerimientos Funcionales (ver tabla N°
14), y Requerimientos No Funcionales (ver tabla N° 15), los cuales
fueron proporcionados por la empresa Jacobs Perú S.A.
 Descripción Global del Sistema
 Característica Principal del Sistema
- Está desarrollado sobre el lenguaje de programación PHP.
- Utiliza el gestor de base de datos MySQL, donde la información

es almacenada, garantizando su integridad, seguridad,
rendimiento y disponibilidad las 24 horas del día y los 365 días
del año.
 Realización de Entrevista
 Propósito
El objetivo es permitir al analista capturar información sobre las

necesidades de la empresa y sobre el proceso que interviene en los
problemas, lo que se convierte luego en requerimientos
funcionales. Posterior a ello, se procede a validar el análisis
efectuado por el analista, para corroborar que se ha podido
capturar la mayoría de las necesidades requeridas para el buen
diseño del software.

 Alcance.
Determinar la eficiencia del proceso de control de documentos y

conocer las diferentes necesidades del área y poder atender así, los
requerimientos en su totalidad.
 Entrevista Realizada.
Ver la ficha de entrevista en el anexo N° 02.
A. Desarrollo de la metodología RUP
1. Modelado del Negocio
 Diagrama de Visión, Objetivos y Metas.
En la figura N° 04 se puede apreciar la visión, objetivos y metas de Jacobs

Perú S.A., teniendo como pilar la cultura Beyond Cero (Más allá del cero).
Figura N° 04
Elaboración Propia
Visión, objetivos y metas del negocio

 Actores del negocio

Los actores del negocio son aquellas personas externas al negocio como se puede
ver en la Tabla N° 08.
Tabla N° 08: Actores del negocio

ACTORES Descripcion:
Persona o entidad, que solicita

determinado documento a Jacobs Perú
S.A.
Cualquier colaborador que genere y/o

consulte determinado documento al área
de Calidad de Jacobs Perú S.A.
Fuente: Elaboración Propia.
 Trabajadores del negocio
Los trabajadores del negocio son aquellas personas que trabajan dentro de la
empresa como se ve a continuación en la Tabla Nº 09.
Tabla N° 09: Trabajadores del negocio

TRABAJADORES Descripcion:
Es el jefe directo del asistente de

control de documentos, por tal, es
quien superviza y valida todas sus
acciones.
Es la persona encargada de la gestión

de los documentos en la organización.
Fuente: Elaboración Propia.

 Casos de uso del negocio
Los casos de uso del negocio son los procesos o actividades que se realizan en la
empresa, por parte de los trabajadores del negocio. A continuación en la Tabla Nº 10
se muestra los casos de uso del negocio.
Tabla N° 10: Casos de uso del negocio

Caso de Uso de
Código Actor del Negocio Representación
Negocio
Consultar - Cliente Interno

CN1
documento
- Cliente Externo
Archivar - Control
CN2
documentos documentario
Consultar file
CN3 - Cliente Interno
del colaborador
Fuente: Elaboración Propia

 Diagrama casos de uso del negocio
En la Figura Nº 05 se muestra el diagrama de casos de uso del negocio.
Figura N° 05
Elaboración Propia
Diagrama de caso de uso del negocio

 Especificaciones de casos de uso del negocio
En la tabla N° 11 se especifica el caso de uso Consultar documento
Tabla N° 11: Casos de uso Consultar documento

Modelo: Negocio CODIGO: CU01
Caso de uso:
Consultar documento
Actores:
Gerente de calidad, Cliente interno, Cliente externo, Asistente de
Descripción:
Contiene las instrucciones a seguir para la consulta de documentos,
tanto internos como externos en la empresa Jacobs Perú S.A.
Flujo de
trabajo: Flujo básico de trabajo:
- Cliente solicita documento a gerente de calidad

- El gerente de calidad recibe solicitud y valida entrega
- Delega solicitud al asistente de control de documentos
- El asistente de control de documentos busca y recupera documento
- Entrega el documento a cliente
- El cliente recibe documento y firma el cargo
- Consulta documento
- Devuelve el documento
- Control de documentos destruye cargo
- Archiva nuevamente el documento
Flujo alternativo:
- El gerente de proyectos no valida la entrega del documento

- El flujo termina
Pre condición:
Tiene que haber un requerimiento de consulta
Post condición:
El documento tiene que ser archivado nuevamente luego de su consulta.

En la tabla N° 12 se especifica el caso de uso Archivar documentos
Tabla N° 12: Casos de uso Archivar documentos

Caso de uso:
Archivar documentos
Actores:
Gerente de calidad, Asistente de control de documentos
Descripción:
Contiene las instrucciones a seguir para archivar los documentos en la
empresa Jacobs Perú S.A.
Flujo de
- El cliente interno genera un documento, el cual envía al gerente de

calidad
- El gerente recibe el documento y verifica que el documento aplique
al área
- Aprueba el documento generado
- Envía el documento al asistente de control de documentos
- Control de documentos recibe el documento lo codifica y reenvía al
gerente
- El cual lo recibe, aprueba y envía al control de documentos para su
archivo
- Asistente de control de documentos recibe el documento y lo
archiva
Flujo alterno:
- El gerente no apruebe el documento generado

- Se tiene que reestructurar o generar nuevo documento
Pre condición:
Tiene que generarse un documento para su archivo
Post condición:
El documento tiene que estar archivado en el file respectivo, según su
tipo y área.

En la tabla N° 13 se especifica el caso de uso Consultar file de colaboradores
Tabla N° 13: Casos de uso Consultar file de colaboradores

Caso de uso:
Consultar file de colaboradores
Actores:
Gerente de Calidad, Cliente interno, Asistente de control de
documentos.
Descripción:
Contiene las instrucciones a seguir para la consulta de los file´s
(Carpeta personal) de los colaboradores, tanto para los trabajadores
activos como también los trabajadores cesados en la empresa Jacobs
Perú S.A.
Flujo de
- Cliente solicita file de determinado colaborador a gerente de calidad

- El gerente de calidad recibe solicitud y valida entrega
- Delega solicitud al asistente de control de documentos
- Control de documentos busca y recupera file
- Entrega el file del colaborador a cliente
- Cliente recibe file y firma el cargo
- Consulta file del colaborador
- Devuelve el file
- Control de documentos destruye cargo
- Archiva file nuevamente
Flujo alternativo:
- El gerente de proyectos no valida la entrega del file

- El flujo termina
Pre condición:
Tiene que haber un requerimiento de consulta
Post condición:
El file tiene que ser archivado nuevamente luego de su consulta.

 Modelo de Análisis de casos de uso del negocio

 Realizaciones:
En la siguiente Figura Nº 06 se muestra el diagrama de los casos de uso
realización, cada caso de uso del negocio esta expresado cómo un óvalo continuo
y está relacionado con su caso de uso realización cuya forma es un óvalo
punteado.
Figura N° 06
Elaboración Propia
Realización de casos de uso

 Modelo de Clase de Análisis

En la Figura Nº 07 se muestra el Diagrama de clases de análisis Archivar documento.
Como se observa en la figura el encargado de archivar los documentos es el Asistente
de control de documentos, mientras que el gerente de proyectos es quien valida la
acción.
Figura N° 07
Elaboración Propia
Diagrama de clases de Archivar documentos
En la Figura Nº 08 se muestra el Diagrama de clases de análisis consultar documento.

Como se observa en la figura tantos los actores y trabajadores pueden consultar los
documentos.
Figura N° 08
Elaboración Propia

Diagrama de clases de Consultar documento
En la Figura Nº 09 se muestra el Diagrama de clases de análisis Consultar file de

colaborador. Como se observa en la figura el cliente interno es quien solicita consultar
un determinado file, el gerente de calidad es quien valida dicha solicitud y el Asistente
de control de documentos es quien atiende la consulta finalmente.
Figura N° 09
Elaboración Propia
Diagrama de clases de Consultar file de colaborador

 Diagramas de Secuencias
En la Figura Nº 10 se muestra el Diagrama de Secuencia de Archivar documentos, el

cliente interno genera documento el cual envía al gerente de proyectos para su revisión,
el gerente verifica que el documento aplique para el área y envía documento al
Asistente de control de documentos para que lo codifique, una vez codificado lo
reenvía al gerente de proyectos para su aprobación para así finalmente el control de
documentos archive el documento.
Figura N° 10
Elaboración Propia
Diagrama de Secuencia de Archivar documento

En la Figura Nº 11 se muestra el Diagrama de Secuencia de Consultar documento, el

cliente solicita documento, el gerente valida la solicitud y delega solicitud al Asistente
de control de documentos, el cual busca y recupera dicho documento para luego
entregarlo a la persona que lo requirió.
Figura N° 11
Elaboración Propia
Diagrama de Secuencia de Consultar documento

En la Figura Nº 12 se muestra el Diagrama de Secuencia de Consultar file de

colaborador, el cliente interno solicita file de colaborador, el gerente valida la solicitud
y la delega al Asistente de control de documentos, el cual busca y recupera los
documentos del colaborador y entrega file al cliente interno.
Figura N° 12
Elaboración Propia
Diagrama de Secuencia de Consultar file de colaborador

 Diagrama de Colaboración
En la Figura Nº 13 se muestra el Diagrama de Colaboración de Archivar documentos,

el cliente interno genera documento el cual envía al gerente para su revisión, el gerente
verifica que el documento aplique para el área y envía documento al Asistente de
control de documentos para que lo codifique, una vez codificado lo reenvía al gerente
para su aprobación para así finalmente el control de documentos archive el documento.
Figura N° 13
Elaboración Propia
Diagrama de colaboración Archivar documentos

En la Figura Nº 14 se muestra el Diagrama de Colaboración de Consultar documento, el

cliente solicita documento, el gerente valida la solicitud y delega solicitud al Asistente
de control de documentos, el cual busca y recupera dicho documento para luego
entregarlo a la persona que lo requirió.
Figura N° 14
Elaboración Propia
Diagrama de colaboración Consultar documentos

En la Figura Nº 15 se muestra el Diagrama de Colaboración de Consultar file de

colaborador, el cliente interno solicita file de colaborador, el gerente valida la solicitud
y la delega al Asistente de control de documentos, el cual busca y recupera los
documentos del colaborador y entrega file al cliente interno.
Figura N° 15
Elaboración Propia
Diagrama de Colaboración de Consultar file de colaborador

 Diagrama de actividades
En la figura N° 16 se muestra el diagrama de actividades de archivar documentos, el

cual inicia con la generación de un documento, este pasa por una verificación la cual la
realiza el gerente, y por último es el Asistente de control de documentos quien archiva
el documento.
Figura N° 16
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Archivar documentos

En la figura N° 17 se muestra el diagrama de actividades de consultar documento, el

cual inicia con la solicitud de un documento, este pasa por una validación la cual la
realiza el gerente, y por último es el Asistente de control de documentos quien realiza
búsqueda y entrega de dicho documento.
Figura N° 17
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Consultar documento

En la figura N° 18 se muestra el diagrama de actividades de consultar file de

colaborador, el cual inicia con la solicitud de algún documento del colaborador, este
pasa por una validación la cual la realiza el gerente, y por último es el Asistente de
control de documentos quien realiza la búsqueda y entrega del file.
Figura N° 18
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Consultar file de colaborador

2. Modelado del sistema
 Requerimientos funcionales
En la tabla N° 14 se observan los requerimientos funcionales solicitados por

la empresa Jacobs Perú S.A. para el sistema informático.
Tabla N° 14: Requerimientos funcionales
Código Requerimiento Funcional Prioridad
RF1 El sistema debe permitir administrar documentos Alta
El sistema debe mostrar una pantalla de login la cual

RF2 valide a los usuarios registrados en el sistema y puedan Alta
manejarlo.
El sistema debe permitir registrar documentos propios de

RF3 Alta
la organización.
El sistema debe permitir registrar documentos externos a

RF4 Alta
la organización.
RF5 El sistema debe permitir administrar colaboradores. Alta
El sistema debe permitir registrar la documentación de los

RF6 Alta
colaboradores.
El sistema debe permitir a los usuarios logueados,

RF7 Alta
consultar los documentos externos a la organización.
El sistema debe mostrar el detalle del documento

RF8 Alta
consultado.

RF9 dependiendo del permiso con el que cuente consultar la Alta
documentación de los colaboradores.

Una vez visualizado el documento el usuario podrá

RF10 Alta
imprimir los documentos.
El sistema debe permitir administrar usuarios y los

RF11 Alta
permisos de los mismos.

RF12 Alta
consultar los documentos propios de la organización.

RF13 visualizar los documentos de la organización al ser Alta
consultados
El sistema debe permitir a los usuarios logueados, y

RF14 dependiendo de su permiso la visualización de los Alta
documentos del colaborador en consulta

RF15 visualizar los documentos externos a la organización al Alta
ser consultados
El sistema debe permitir a los usuarios logueados, y

RF16 dependiendo de su permiso generar reporte de
Alta
documentos
 Requerimientos no funcionales
En la tabla N° 15 se observan los requerimientos no funcionales solicitados

por la empresa Jacobs Perú S.A. para el sistema informático.
Tabla N° 15: Requerimientos no funcionales
Código Requerimiento No Funcional Prioridad
El sistema debe estar desarrollado en el lenguaje de

RNF1 programación PHP y contar con interfaces gráficas que Alta
permitan un uso sencillo y ágil para el usuario.

El sistema debe ser confiable, de manera que personas

ajenas al procedimiento no puedan adulterar o modificar
RNF2 Alta
datos.
El Sistema debe de tener un rendimiento óptimo, podrá

ser operado cuando se solicite dentro de las 24 horas del
RNF3 Alta
día y 365 días al año; además garantizando la rapidez
debido al diseño óptimo de su base de datos.
El sistema debe ser robusto, teniendo como sistema

gestor de base de datos MySQL, para manejar grandes
RNF4 Alta
volúmenes de información, sin verse afectada su
performance.
El sistema solo estará disponible para usuarios

RNF5 específicos. Dependiendo del tipo de usuario se contará Alta
con distintos privilegios.
 Relación entre los caso de uso del sistema y requerimientos funcionales
En la tabla N° 16 se muestra la relación existente entre los casos de uso del

sistema y los requerimientos funcionales solicitados para el sistema
informático.
Tabla N° 16: Relación entre los casos de uso del sistema y los requerimientos
funcionales
Código Caso de uso del sistema Requerimiento Funcional
CU1 Loguearse en el Sistema RF2
RF7, RF8, RF10, RF12,

CU2 Consultar Documento
RF13, RF15
CU3 Consultar Colaborador RF9, RF14
CU4 Administrar colaborador RF5, RF6
CU5 RF1, RF3, RF4, RF16

Administrar documentos

CU6 Administrar permisos RF11
Agregar documento
CU7 RF4
externo
CU8 Otorgar permisos RF11
CU9 Editar colaborador RF5
CU10 Cargar documentos RF6
CU11 Agregar colaborador RF5
Agregar documento
CU12 RF3
interno
CU13 Agregar tipo documento RF3, RF4
CU14 Editar documento RF1

 Actores del sistema
Los actores del sistema son aquellas personas que van a interactuar con el sistema,
como se muestra a continuación en la siguiente Figura Nº 19, estos actores cumplen
con roles diferentes como se especifica en el cuadro de comentarios para cada uno
de ellos.
Figura N° 19
Elaboración Propia
Actores del sistema
 Casos de uso del sistema
Los casos de uso del sistema son los procesos o actividades que se realizan en el
sistema, por parte de actores del sistema. A continuación en la figura Nº 20 se
muestra los casos de uso del sistema.
Figura N° 20
Elaboración Propia
Casos de uso del sistema

 Diagrama de caso de uso del sistema
En la siguiente Figura Nº 21 se muestra el diagrama de casos de uso del sistema, este

diagrama muestra como los actores del sistema interactúan con las diferentes
actividades o procesos que permite ejecutar el sistema.
Figura N° 21
Elaboración Propia
Diagrama de casos de uso del sistema

 Especificaciones de casos de uso del sistema
En la tabla N° 17 se especifica el caso de uso Loguearse en el sistema.
Tabla N° 17: Caso de uso Loguearse en el sistema

Modelo: Sistema CODIGO: CU01
Caso de uso:
Loguearse en el sistema
Actores:
Colaboradores, Asistente de control de documentos, Gerente de calidad
Descripción:
El caso de uso permite al usuario loguearse (identificarse), para poder
acceder al sistema para interactuar con las diferentes opciones del
sistema según el cargo y nivel del usuario.
Flujo de
 El sistema muestra pantalla de Logueo en el Sistema.
 El usuario ingresa su nombre de usuario y contraseña.
 El usuario presiona el botón Ingresar o la tecla Enter.
 El sistema muestra mensaje: Espere un momento…
 El sistema muestra la interfaz del Menú según sea el cargo y nivel
del usuario.
Flujo alternativo:
 Si en el punto 2 del flujo básico, el usuario ingresa un nombre de
usuario o contraseña incorrectos, se mostrará un mensaje: Lo
sentimos, pero los datos son incorrectos.
 Si en el punto 2 del flujo básico, el usuario no ingresa datos, se
mostrara un mensaje: Los campos están vacios.
Pre condición:
El usuario debe estar registrado (contar con una cuenta de usuario y
contraseña)
Post condición:
Se puede visualizar la interface del menú principal del sistema de

En la tabla N° 18 se especifica el caso de uso Consultar documento.
Tabla N° 18: Caso de uso Consultar documento

Caso de uso:
Consultar Documento
Actores: Colaboradores, Asistente de control de documentos
Descripción:
El sistema permitirá a cualquier usuario consultar mediante el ingreso
de datos, los documentos externos e internos.
Flujo de Flujo básico de trabajo:
trabajo:  El caso de uso comienza cuando el usuario selecciona “Consultar
Documentos” del Menú Principal.
 El usuario selecciona la opción buscar, el cual está representado
por la imagen de una Lupa, luego procede a elegir el tipo de
búsqueda (Por nombre, por código, por área, por tipo de
documento, etcétera).
 Una vez seleccionada la opción de búsqueda, el usuario ingresa el
dato a buscar y presiona la tecla Enter para que se haga efectiva la
búsqueda.
 El sistema muestra la relación de documentos que coinciden con
los datos ingresados por el usuario, como también muestra el
detalle del documento (versión, estado, responsable, etcétera).
 El usuario puede visualizar el documento seleccionando la opción
que aparece en la columna Visualizar, los cuales se encontraran en
.pdf para evitar posibles cambios, los formularios y/o documentos
editables se podrán descargar en versiones .doc y .xls.
 Una vez que se encuentra en el documento puede imprimirlo o
guardarlo.
Flujo alternativo:
 Si en el punto 3 del flujo básico no ingresa algún dato para iniciar
la búsqueda, el sistema mostrará todos los documentos
relacionados al tipo de búsqueda seleccionado en el punto 2 del
flujo básico.
 Si en el punto 3 del flujo básico no existe el documento en
consulta, el sistema mostrará la grilla vacía.
Pre condición: El usuario debe estar logeado en el sistema.

Post condición: Se visualiza toda información de un documento al seleccionarlo.

En la tabla N° 19 se especifica el caso de uso Consultar colaborador.
Tabla N° 19: Caso de uso Consultar colaborador

Caso de uso:
Consultar Colaborador
Actores: Colaboradores, Asistente de control de documentos
Descripción:
El sistema permitirá al usuario según su cargo y su nivel consultar
mediante el ingreso de datos, los colaboradores de la organización
como también la documentación de los mismos.
trabajo:  El caso de uso comienza cuando el usuario selecciona “Consultar
Colaborador” del Menú Principal.
 El usuario selecciona la opción buscar, la cual está representada
por la imagen de una Lupa, luego procede a elegir el tipo de
búsqueda (Por nombres, por apellido paterno, por apellido
materno, por roll, por DNI, por cargo, por género, etcétera).
 Una vez seleccionada la opción de búsqueda, el usuario ingresa el
dato a buscar y presiona la tecla Enter para que se haga efectiva la
búsqueda.
 El sistema muestra la relación de colaboradores que coinciden con
los datos ingresados por el usuario, como también muestra los
datos del colaborador (nombres, apellido paterno, apellido
materno, roll, DNI, cargo, género, etcétera).
 El usuario puede visualizar los documentos del colaborador
(Contrato, Examen médico, DNI, CV, Certificados, Carta oferta,
etcétera) seleccionando la opción que aparece en la columna
Visualizar, los cuales se encontrara en .pdf para evitar posibles
cambios.
 Una vez que se encuentra en el documento puede imprimirlo o
guardarlo.
Flujo alternativo:
 Si en el punto 3 del flujo básico no ingresa algún dato para iniciar
la búsqueda, el sistema mostrará todos los colaboradores
relacionados al tipo de búsqueda seleccionado en el punto 2 del
flujo básico.
 Si en el punto 3 del flujo básico no existe el colaborador en
consulta, el sistema mostrará la grilla vacía.
Pre condición: El usuario debe estar logeado en el sistema y contar con los permisos
respectivos.
Post condición: Se visualiza toda información de un colaborador al seleccionarlo.


En la tabla N° 20 se especifica el caso de uso Administrar colaborador.
Tabla N° 20: Caso de uso Administrar colaborador

Caso de uso:
Administrar Colaborador
Actores: Asistente de control de documentos
Descripción:
El sistema permitirá al usuario según su cargo y su nivel administrar a
los colaboradores de la organización como también la documentación
de los mismos.
Flujo de
 El caso de uso comienza cuando el administrador solicita
“Administrar Colaboradores” del Menú Principal.
 Esta interface tiene las siguientes opciones: agregar, deshabilitar,
editar y ver documentos, como también la opción de búsqueda
especificada en el caso de uso CU3.
 Si el administrador selecciona la opción agregar ir a CU09.
 Si el administrador requiere cambiar el estado de algún
colaborador de Activo a Cesado, una vez seleccionado el
colaborador debe elegir la opción Deshabilitar.
 Si el administrador requiere editar datos del colaborador, ir a
CU12.
 Si el administrador requiere visualizar los documentos del
colaborador selecciona Visualizar, opción que ha sido especificada
en el CU3.
Flujo alternativo:
 No presenta flujo alternativo
Pre condición:
El usuario debe estar logeado en el sistema y contar con los permisos
respectivos.
Post condición:
Todas las actividades realizadas quedan almacenadas en la base de
datos del sistema de control de documentos.

En la tabla N° 21 se especifica el caso de uso Administrar documentos.
Tabla N° 21: Caso de uso Administrar documentos

Caso de uso: Administrar Documentos
Actores:
Asistente de control de documentos
Descripción:
El sistema permitirá al usuario según su cargo y su nivel administrar los
documentos internos, como también los externos a la organización.
Flujo de
“Administrar Documentos” del Menú Principal.
 Esta interface tiene las siguientes opciones: editar, agregar,
reportes y visualizar.
 Si el administrador selecciona la opción editar ir a CU11
 Si el administrador selecciona la opción agregar ir a CU10
 Si el administrador necesita un reporte de documentos, hacer click
en la parte superior de cualquier campo de la guilla, se despliega la
lista de los campos, ahí se seleccionará los campos a incluir en
dicho reporte, finalmente se selecciona reportes y
automáticamente te exporta a una hoja de cálculo los datos de
dichos campos.
 Si el administrador selecciona la opción visualizar se mostrara el
documento en mención en .pdf
Flujo alternativo:
 No presenta flujo alternativo.
Pre condición:
respectivos.
Post condición:

En la tabla N° 22 se especifica el caso de uso Administrar permisos.
Tabla N° 22: Caso de uso Administrar permisos

Caso de uso:
Administrar Permisos
Actores: Asistente de TI
Descripción:
El sistema permitirá al usuario según su cargo y su nivel administrar los
permisos de acceso al sistema de control de documentos.
Flujo de
“Administrar permisos” del Menú Principal.
 Esta interface tiene las siguientes opciones: permisos y la opción
de búsqueda especificada en el CU3.
 Si el administrador selecciona la opción permisos ir a CU13.
Flujo alternativo:
Pre condición:
respectivos.
Post condición:

En la tabla N° 23 se especifica el caso de uso Agregar documento externo.
Tabla N° 23: Caso de uso Agregar documento externo

Caso de uso:
Agregar documento externo
Actores:
Descripción:
El sistema permitirá al usuario administrador agregar documentos
externos a la organización.
Flujo de
 El caso de uso comienza cuando el administrador selecciona
“Documento Externo” de la interface especificada en el CU10.
 El administrador llena los datos del documento externo
 Selecciona la opción subir archivo, ir a sub flujo Subir archivo
 Una vez que subió el archivo, acepta las condiciones
 Selecciona la opción registrar
 El sistema muestra mensaje: Desea guardar los datos..
 Selecciona aceptar para guardar documento
Flujo alternativo:
Sub flujo subir archivo

 Selecciona la opción subir archivo
 Se abre una ventana para la búsqueda de dicho documento
 Una vez encontrado seleccionar la opción Abrir
 Si el documento ha sido almacenado en la base de datos el sistema
muestra un mensaje: Documento ya existe en la BD
 Elige otro documento y selecciona la opción Abrir.
Pre condición:
El usuario debe estar logeado en el sistema y contar con el permiso
respectivo.
Post condición:

En la tabla N° 24 se especifica el caso de uso Cargar Documentos.
Tabla N° 24: Caso de uso Cargar Documentos

Caso de uso:
Cargar Documentos
Actores:
Descripción:
El sistema permitirá al usuario otorgar los permisos a los diferentes
colaboradores de la organización.
trabajo:  El caso de uso inicia cuando selecciona Administrar colaborador
 Se muestra la lista de colaboradores
 Se elige colaborador a cargar documentos
 Selecciona Editar
 El sistema muestra interface Editar colaborador
 El usuario selecciona la opción Cargar Documentos
 El sistema muestra interface Cargar documentos
 Se agregan documentos que competan al cargo de dicho
colaborador
 Se selecciona la opción Cargar
 El sistema muestra mensaje de confirmación
 Se acepta para que los documentos se cargan a dicho colaborador
Flujo alternativo:
Pre condición: El usuario debe estar logeado en el sistema y contar con el permiso
respectivo.
Post condición: Todas las actividades realizadas quedan almacenadas en la base de


En la tabla N° 25 se especifica el caso de uso Agregar Colaborador
Tabla N° 25: Caso de uso Agregar colaborador

Caso de uso:
Agregar colaborador
Actores: Asistente de Control de documentos
Descripción:
El sistema permitirá al usuario administrador agregar colaboradores.

trabajo:  El caso de uso comienza cuando el administrador selecciona
“Administrar Colaborador”
 El sistema muestra la interface Administrar colaboradores con las
diferentes opciones
 El usuario selecciona Agregar
 Se muestra la interface Agregar colaborador
 El usuario llena los campos necesarios y pulsa Registrar
 Si los campos no fueron llenados ver sub flujo: Llenar campos
 El sistema muestra un mensaje: Desea guardar datos..
 Una vez que se acepta se muestra la interface Administrar
colaborador con los documentos actualizados
Flujo alternativo:
Sub flujo llenar campos
 Si los campos no están llenos
 El sistema muestra un mensaje: Debe llenar todos los campos
respectivo.


En la tabla N° 26 se especifica el caso de uso Tipo documento.
Tabla N° 26: Caso de uso Tipo documento

Caso de uso:
Tipo Documento
Descripción:
externos e internos de la organización.
trabajo:  El caso de uso comienza cuando el administrador selecciona
Administrar documentos
 Se muestra la interface Administrar documentos y sus opciones
respectivas
 Selecciona la opción Agregar
 Se muestra la interface Tipo documento
 En esta interface el usuario elige el tipo de documento a registrar
 Agregar documento interno ver CU14
 Agregar documento externo ver CU07
Flujo alternativo:
respectivo.


En la tabla N° 27 se especifica el caso de uso Editar documento.
Tabla N° 27: Caso de uso Editar documento

Caso de uso: Editar documento
Descripción:
El sistema permitirá al usuario administrador editar los documentos.

trabajo:  El caso de uso inicia cuando selecciona Administrar documentos
 Se muestra la lista de documentos
 Se elige documento a editar
 El sistema muestra interface Editar documento
 El usuario realiza modificaciones y pulsa actualizar
 Se acepta, el mensaje muestra interface administrar documentos
actualizada
Flujo alternativo:
 No presenta flujo alterno
respectivo.


En la tabla N° 28 se especifica el caso de uso Editar colaborador.
Tabla N° 28: Caso de uso Editar colaborador

Caso de uso:
Editar colaborador
Descripción:
El sistema permitirá al usuario administrador editar los colaboradores.

trabajo:  El caso de uso inicia cuando selecciona Administrar colaborador
 Se muestra la lista de colaboradores
 Se elige colaborador a editar
 El sistema muestra interface Editar colaborador
 El usuario realiza modificaciones y pulsa actualizar
 Se acepta, el mensaje muestra interface administrar colaboradores
actualizada
Flujo alternativo:
 No presenta flujo alterno
respectivo.


En la tabla N° 29 se especifica el caso de uso Otorgar permisos.
Tabla N° 29: Caso de uso Otorgar Permisos

Caso de uso:
Otorgar Permisos
Actores: Asistente de TI
Descripción:
El sistema permitirá al usuario según su cargo y su nivel otorgar los
permisos de acceso al sistema de control de documentos.
Flujo de
“Administrar permisos” del Menú Principal.
 Esta interface tiene las siguientes opciones: permisos y la opción
de búsqueda especificada en el CU3.
 Selecciona colaborador a otorgar permiso
 Selecciona la opción permisos
 El sistema muestra la interface Otorgar permisos
 El usuario selecciona los permisos que le corresponden a dicho
colaborador
Flujo alternativo:
Pre condición:
El usuario debe estar logeado en el sistema y contar con el permiso
respectivo.
Post condición:

En la tabla N° 30 se especifica el caso de uso Agregar documento interno
Tabla N° 30: Caso de uso Agregar documento interno

Caso de uso:
Agregar documento interno
Actores:
Descripción:
propios de la organización.
Flujo de
 El caso de uso comienza cuando el administrador selecciona
“Documento Interno” de la interface especificada en el CU10.
 El administrador llena los datos del documento interno
 Selecciona la opción subir archivo, ir a sub flujo Subir archivo
 Una vez que subió el archivo, acepta las condiciones
 El sistema muestra mensaje: Desea guardar los datos..
 Selecciona aceptar para guardar documento
Flujo alternativo:
Sub flujo subir archivo

 Selecciona la opción subir archivo
 Se abre una ventana para la búsqueda de dicho documento
 Una vez encontrado seleccionar la opción Abrir
 Si el documento ha sido almacenado en la base de datos el sistema
muestra un mensaje: Documento ya existe en la BD
 Elige otro documento y selecciona la opción Abrir.
Pre condición:
respectivos.


 Modelo de análisis de caso de uso del sistema
 Diagrama de realización de casos de uso
En la Figura N° 22 se observa la realización de los casos de uso del sistema
Figura N° 22
Elaboración Propia

Realización de casos de uso del sistema

 Modelo de Clase de Análisis
En la siguiente Figura Nº 23 se muestra el Diagrama de clases de Loguearse al

sistema. Como se observa en la figura los diferentes actores pueden acceder al
sistema mediante la autenticación esto se da través de la interfaz Logueo en el
sistema, que cuenta con su clase control logueo en el sistema y esto se valida en la
entidad usuario.
Figura N° 23
Elaboración Propia
Diagrama de clases de Loguearse en el sistema
En la siguiente Figura Nº 24 se muestra el Diagrama de clases de Consultar

documento, como se observa en la figura, los actores colaborador y Asistente de
control de documentos acezan al sistema mediante la autenticación, esto se da través
de la interfaz ingresar al sistema, que cuenta con su clase control logueo en el
sistema y esto se valida en la entidad usuario, para luego de la interface Menu
principal dirigirse a la interface Consultar documento la cual cuenta con su clase
control Consultar documento validándose en la entidad documento.
Figura N° 24
Elaboración Propia
Diagrama de clases de Consultar documento

En la siguiente Figura Nº 25 se muestra el Diagrama de clases de Consultar

colaboradores, como se observa en la figura, los actores colaborador y Asistente de
control de documentos acezan al sistema mediante la autenticación, esto se da través
de la interfaz ingresar al sistema, que cuenta con su clase control logueo en el
sistema y esto se valida en la entidad usuario, para luego de la interface Menu
principal dirigirse a la interface Consultar colaborador la cual cuenta con su clase
control Consultar colaborador validándose en la entidad colaborador o documentos
colaborador.
Figura N° 25
Elaboración Propia
Diagrama de clases de Consultar colaborador
En la siguiente Figura Nº 26 se muestra el Diagrama de clases de Administrar

Colaborador, como se observa en la figura, el actor Asistente de control de
documentos aceza al sistema mediante la autenticación, esto se da través de la
interfaz ingresar al sistema, que cuenta con su clase control logueo en el sistema y
esto se valida en la entidad usuario, para luego de la interface Menú principal
dirigirse a la interface Administrar colaborador la cual cuenta con su clase control
Administrar colaborador validándose en la entidad colaborador.
Figura N° 26
Elaboración Propia
Diagrama de clases de Administrar Colaborador


documentos, como se observa en la figura, el actor Asistente de control de
esto se valida en la entidad usuario, para luego de la interface Menu principal
dirigirse a la interface Administrar documentos la cual cuenta con su clase control
Administrar documentos validándose en la entidad documento.
Figura N° 27
Elaboración Propia
Diagrama de clases de Administrar Documentos

permisos, como se observa en la figura, el actor Asistente de TI aceza al sistema
mediante la autenticación, esto se da través de la interfaz ingresar al sistema, que
cuenta con su clase control logueo en el sistema y esto se valida en la entidad
usuario, para luego de la interface Menú principal dirigirse a la interface Administrar
permisos la cual cuenta con su clase control Administrar permisos validándose en la
entidad Permisos documento o permisos usuario.
Figura N° 28
Elaboración Propia
Diagrama de clases de Administrar Permisos

En la siguiente Figura Nº 29 se muestra el Diagrama de clases de Agregar

Documento Externo, como se observa en la figura, el actor Asistente de control de
dirigirse a la interface Administrar Documentos la cual cuenta con su clase control
Administrar documentos, de ahí se dirige a la interface Tipo documento, en la cual
elige Documento externo, para finalmente agregar el documento.
Figura N° 29
Elaboración Propia
Diagrama de clases de Agregar documento externo
En la siguiente Figura Nº 30 se muestra el Diagrama de clases de Cargar

documentos, como se observa en la figura, el actor Asistente de control de
interfaz loguearse en el sistema, que cuenta con su clase control logueo en el sistema
y esto se valida en la entidad usuario, para luego de la interface Menú principal
Administrar colaborador, ahí selecciona editar colaborador, interface en la cual
selecciona a su vez Cargar documentos, ahí carga los documentos del colaborador.
Figura N° 30
Elaboración Propia
Diagrama de clases de cargar documentos


colaborador, como se observa en la figura, el actor Asistente de control de
Administrar colaborado, luego se dirige a la interface Agregar colaborador.
Figura N° 31
Elaboración Propia
Diagrama de clases de agregar colaborador
En la siguiente Figura Nº 32 se muestra el Diagrama de clases de tipo documento,

como se observa en la figura, el actor Asistente de control de documentos aceza al
sistema mediante la autenticación, esto se da través de la interfaz ingresar al sistema,
que cuenta con su clase control logueo en el sistema y esto se valida en la entidad
documentos la cual cuenta con su clase control Administrar documentos, luego se
dirige a la interface Tipo documento.
Figura N° 32
Elaboración Propia
Diagrama de clases de agregar tipo documento

En la siguiente Figura Nº 33 se muestra el Diagrama de clases de Editar documento,

documentos, luego a la interface Editar documento, la cual cuneta con su
controlador Editar documento.
Figura N° 33
Elaboración Propia
Diagrama de clases de editar documento
En la siguiente Figura Nº 34 se muestra el Diagrama de clases de Editar colaborador,

colaborador, luego a la interface Editar colaborador, la cual cuenta con su
controlador Editar colaborador.
Figura N° 34
Elaboración Propia
Diagrama de clases de editar colaborador

En la siguiente Figura Nº 35 se muestra el Diagrama de clases de otorgar permisos,

como se observa en la figura, el actor Asistente de TI aceza al sistema mediante la
autenticación, esto se da través de la interfaz ingresar al sistema, que cuenta con su
clase control logueo en el sistema y esto se valida en la entidad usuario, para luego
de la interface Menú principal dirigirse a la interface Administrar permisos la cual
cuenta con su clase control Administrar permisos, luego se dirige a la interface
Otorgar permisos, la cual cuenta con su controlador Otorgar permisos.
Figura N° 35
Elaboración Propia
Diagrama de clases de otorgar permisos

Documento Interno, como se observa en la figura, el actor Asistente de control de
dirigirse a la interface Administrar Documentos la cual cuenta con su clase control
Administrar documentos, de ahí se dirige a la interface Tipo documento, en la cual
elige Documento interno, para finalmente agregar el documento.
Figura N° 36
Elaboración Propia
Diagrama de clases de agregar documento interno

 Lista de interfaces
En la figura N° 37 se muestra la lista de las interfaces que conforman el sistema

informático.
Figura N° 37
Elaboración Propia
Lista de Interfaces

Interface 01: IU Logueo en el sistema
Figura N° 38
Elaboración Propia
Interface Logueo en el sistema
Interface 02: IU Menú principal
Figura N° 39
Elaboración Propia
Interface Menú principal

Interface 03: IU Consultar documento
Figura N° 40
Elaboración Propia
Interface Consultar documento
Interface 04: IU Consultar colaborador
Figura N° 41
Elaboración Propia
Interface Consultar Colaborador

Interface 05: IU Administrar colaborador
Figura N° 42
Elaboración Propia
Interface Administrar colaborador
Interface 06: IU Administrar documentos
Figura N° 43
Elaboración Propia
Interface Administrar documentos

Interface 07: IU Administrar permisos
Figura N° 44
Elaboración Propia
Interface Administrar permisos
Interface 08: IU Agregar documento externo
Figura N° 45
Elaboración Propia
Interface Agregar documento externo

Interface 09: IU Cargar documentos
Figura N° 46
Elaboración Propia
Interface Cargar documentos
Interface 10: IU Agregar colaborador
Figura N° 47
Elaboración Propia

Interface Agregar colaborador

Interface 11: IU Agregar tipo documento
Figura N° 48
Elaboración Propia
Interface Agregar tipo documento
Interface 12: IU Editar documento
Figura N° 49
Elaboración Propia

Interface Editar documento

Interface 13: IU Editar colaborador
Figura N° 50
Elaboración Propia
Interface Editar colaborador
Interface 14: IU Otorgar permisos
Figura N° 51
Elaboración Propia

Interface otorgar permisos

Interface 15: IU Agregar documento interno
Figura N° 52
Elaboración Propia
Interface Agregar documento interno
 Lista de Controles
En la figura N° 53 se muestra la lista de controles que conforman el sistema

informático.
Figura N° 53
Elaboración Propia
Lista de controles

 Lista de Entidades
En la figura N° 54 se muestra la lista de entidades que conforman el sistema

informático.
Figura N° 54
Elaboración Propia
Lista de entidades
 Diagramas de secuencia
En la siguiente Figura Nº 55 se muestra el Diagrama de secuencia de Loguearse en

el sistema, como se observa en la figura, los actores ingresan sus datos en la
interface Ingresar al sistema, la cual invoca a su clase control logueo en el sistema y
esto se valida en la entidad usuario, para luego mostrar la interface Menú principal.
Figura N° 55
Elaboración Propia
Diagrama de secuencia de Loguearse en el sistema sistema

En la siguiente Figura Nº 56 se muestra el Diagrama de secuencia de Consultar

documento, como se observa en la figura, los actores seleccionan la opción consultar
documento de la interface Menú principal, la cual muestra la interface Consultar
documento, es ahí donde los actores seleccionan tipo de búsqueda, la cual invoca a
su clase control Consultar documento y esto se valida en la entidad documento, para
luego mostrar el detalle del documento en la interface consultar documento, de
elegir la opción visualizar el control Consultar documento valida la acción mediante
la entidad documento y muestra el documento al actor.
Figura N° 56
Elaboración Propia
Diagrama de secuencia de Consultar documento

En la siguiente Figura Nº 57 se muestra el Diagrama de secuencia de Consultar

colaborador, como se observa en la figura, los actores seleccionan la opción
consultar colaborador de la interface Menu principal, la cual muestra la interface
Consultar colaborador, es ahí donde los actores seleccionan tipo de búsqueda, la cual
invoca a su clase control Consultar colaborador y esto se valida en la entidad
colaborador, para luego mostrar el detalle del colaborador en la interface consultar
colaborador, de elegir la opción visualizar documentos, el control Consultar
colaborador valida la acción mediante la entidad colaborador y muestra el
documento al actor.
Figura N° 57
Elaboración Propia
Diagrama de secuencia de Consultar colaborador

En la siguiente Figura Nº 58 se muestra el Diagrama de secuencia de Administrar

colaborador, como se observa en la figura, el actor asistente de control documentario
selecciona la opción administrar colaborador de la interface Menú principal, la cual
muestra la interface administrar colaborador, es ahí donde el actor selecciona al
colaborador y seguidamente la opción editar o agregar, la cual invoca a su clase
control administrar documentos y esto se valida en la entidad colaborador, es ahí
donde el actor gestiona los datos como los documentos del colaborador y
seguidamente se guardan los cambios en la entidad colaborador.
Figura N° 58
Elaboración Propia
Diagrama de secuencia de Administrar colaborador


documento, como se observa en la figura, el actor asistente de control documentario
selecciona la opción administrar documento de la interface Menú principal, la cual
muestra la interface administrar documento, es ahí donde el actor selecciona el
documento y seguidamente la opción editar o agregar, la cual invoca a su clase
control administrar documentos y esto se valida en la entidad documento, es ahí
donde el actor gestiona los datos como los documentos y seguidamente se guardan
los cambios en la entidad documento.
Figura N° 59
Elaboración Propia
Diagrama de secuencia de Administrar documento


permisos, como se observa en la figura, el actor Asistente de TI selecciona la opción
administrar permisos de la interface Menu principal, la cual muestra la interface
administrar permisos, es ahí donde el actor selecciona al colaborador y
seguidamente la opción permisos, la cual invoca a su clase control administrar
permisos y esto se valida en la entidad permisos documento o permisos usuario, es
ahí donde el actor otorga los permisos los cuales se guardan en su respectiva entidad.
Figura N° 60
Elaboración Propia
Diagrama de secuencia de Administrar permisos

En la siguiente Figura Nº 61 se muestra el Diagrama de secuencia de Agregar

documento externo, como se observa en la figura, el actor Asistente de control de
documentos selecciona la opción Administrar documento de la interface Menú
principal, la cual muestra la interface Administrar documentos, es ahí donde el actor
selecciona la opción agregar, se dirige a la interface Tipo documento, es ahí donde
elige la opción Agregar documento externo.
Figura N° 61
Elaboración Propia
Diagrama de secuencia de Agregar documento externo

En la siguiente Figura Nº 62 se muestra el Diagrama de secuencia de Cargar

documentos, como se observa en la figura, el actor asistente de control documentario
colaborador y seguidamente la opción editar, la cual invoca a su clase control editar
colaborador, luego elige la opción cargar documentos, es ahí donde el actor carga los
documentos y seguidamente se guardan.
Figura N° 62
Elaboración Propia
Diagrama de secuencia de cargar documentos


colaborador, como se observa en la figura, el actor Asistente de control
documentario selecciona la opción administrar colaborador de la interface Menú
principal, la cual muestra la interface administrar colaborador, ahí selecciona
agregar, y se dirige a la interface Agregar colaborador en la cual registra al
colaborador.
Figura N° 63
Elaboración Propia
Diagrama de secuencia de agregar colaborador
En la siguiente Figura Nº 64 se muestra el Diagrama de secuencia de Tipo

documento, como se observa en la figura, el actor Asistente de control documentario
muestra la interface administrar documento, es ahí donde el actor Agregar, y se
dirige a la interface Tipo documento en la cual selecciona el documento a agregar.
Figura N° 64
Elaboración Propia
Diagrama de secuencia de agregar tipo documento

En la siguiente Figura Nº 65 se muestra el Diagrama de secuencia de Editar

documento, como se observa en la figura, el actor Asistente de control de
documentos selecciona la opción administrar documento de la interface Menú
principal, la cual muestra la interface administrar documento, es ahí donde el actor
selecciona el documento y seguidamente la opción editar, luego se muestra la
interface editar en la cual se modifican los campos.
Figura N° 65
Elaboración Propia
Diagrama de secuencia de editar documento

En la siguiente Figura Nº 66 se muestra el Diagrama de secuencia de Editar

principal, la cual muestra la interface administrar colaborador, es ahí donde el actor
selecciona el colaborador y seguidamente la opción editar, luego se muestra la
Figura N° 66
Elaboración Propia
Diagrama de secuencia de editar colaborador

En la siguiente Figura Nº 67 se muestra el Diagrama de secuencia de Otorgar

administrar permisos de la interface Menú principal, la cual muestra la interface
administrar permisos, es ahí donde el actor selecciona el colaborador y
seguidamente la opción permiso, luego en la interface otorgar permisos gestiona los
permisos del colaborador.
Figura N° 67
Elaboración Propia
Diagrama de secuencia de otorgar permisos


documento interno, como se observa en la figura, el actor Asistente de control de
elige la opción Agregar documento interno.
Figura N° 68
Elaboración Propia
Diagrama de secuencia de agregar documento interno

 Diagramas de colaboración
En la siguiente Figura Nº 69 se muestra el Diagrama de colaboración de loguearse

en el sistema, como se observa en la figura, los actores ingresan sus datos en la
interface loguearse en el sistema, la cual invoca a su clase control logueo en el
sistema y esto se valida en la entidad usuario, para luego mostrar la interface Menú
principal.
Figura N° 69
Elaboración Propia
Diagrama de colaboración de Loguearse en el sistema

En la siguiente Figura Nº 70 se muestra el Diagrama de colaboración de Consultar

documento, como se observa en la figura, los actores seleccionan la opción consultar
documento de la interface Menú principal, la cual muestra la interface Consultar
documento, es ahí donde los actores seleccionan tipo de búsqueda, la cual invoca a
su clase control Consultar documento y esto se valida en la entidad documento, para
luego mostrar el detalle del documento en la interface consultar documento, de
elegir la opción visualizar el control Consultar documento valida la acción mediante
la entidad documento y muestra el documento al actor.
Figura N° 70
Elaboración Propia
Diagrama de colaboración de Consultar documento

En la siguiente Figura Nº 71 se muestra el Diagrama de colaboracion de Consultar

colaborador, como se observa en la figura, los actores seleccionan la opción
consultar colaborador de la interface Menu principal, la cual muestra la interface
Consultar colaborador, es ahí donde los actores seleccionan tipo de búsqueda, la cual
invoca a su clase control Consultar colaborador y esto se valida en la entidad
colaborador, para luego mostrar el detalle del colaborador en la interface consultar
colaborador, de elegir la opción visualizar documentos, el control Consultar
colaborador valida la acción mediante la entidad colaborador y muestra el
documento al actor.
Figura N° 71
Elaboración Propia
Diagrama de colaboración de Consultar colaborador

En la siguiente Figura Nº 72 se muestra el Diagrama de colaboración de Administrar

colaborador, como se observa en la figura, el actor asistente de control documentario
muestra la interface administrar colaborador, es ahí donde el actor selecciona al
colaborador y seguidamente la opción editar o agregar, la cual invoca a su clase
control administrar documentos y esto se valida en la entidad colaborador, es ahí
donde el actor gestiona los datos como los documentos del colaborador y
seguidamente se guardan los cambios en la entidad colaborador.
Figura N° 72
Elaboración Propia
Diagrama de colaboración de Administrar colaborador


documento, como se observa en la figura, el actor asistente de control documentario
documento y seguidamente la opción editar o agregar, la cual invoca a su clase
control administrar documentos y esto se valida en la entidad documento, es ahí
donde el actor gestiona los datos como los documentos y seguidamente se guardan
los cambios en la entidad documento.
Figura N° 73
Elaboración Propia
Diagrama de colaboración de Administrar documento


administrar permisos, es ahí donde el actor selecciona al colaborador y
seguidamente la opción permisos, la cual invoca a su clase control administrar
permisos y esto se valida en la entidad permisos documento o permisos usuario, es
ahí donde el actor otorga los permisos los cuales se guardan en su respectiva entidad.
Figura N° 74
Elaboración Propia
Diagrama de colaboración de Administrar permisos

En la siguiente Figura Nº 75 se muestra el Diagrama de colaboración de Agregar

documento externo, como se observa en la figura, el actor Asistente de control de
elige la opción Agregar documento externo.
Figura N° 75
Elaboración Propia
Diagrama de colaboración de Agregar documento externo

En la siguiente Figura Nº 76 se muestra el Diagrama de colaboración de Cargar

documentos, como se observa en la figura, el actor asistente de control documentario
muestra la interface administrar colaborador, es ahí donde el actor selecciona el
colaborador y seguidamente la opción editar, la cual invoca a su clase control editar
colaborador, luego elige la opción cargar documentos, es ahí donde el actor carga los
documentos y seguidamente se guardan.
Figura N° 76
Elaboración Propia
Diagrama de colaboración de cargar documentos


colaborador, como se observa en la figura, el actor Asistente de Control de
documentos selecciona la opción administrar colaborador de la interface Menú
principal, la cual muestra la interface administrar colaborador, ahí selecciona
agregar, y se dirige a la interface Agregar colaborador en la cual registra al nuevo
colaborador.
Figura N° 77
Elaboración Propia
Diagrama de colaboración de agregar colaborador

En la siguiente Figura Nº 78 se muestra el Diagrama de colaboración de Tipo

documento, como se observa en la figura, el actor Asistente de Control de
Agregar, y se dirige a la interface Tipo documento en la cual selecciona el
documento a agregar.
Figura N° 78
Elaboración Propia
Diagrama de colaboración de agregar tipo de documento

En la siguiente Figura Nº 79 se muestra el Diagrama de colaboración de Editar

documento, como se observa en la figura, el actor Asistente de control de
selecciona el documento y seguidamente la opción editar, luego se muestra la
Figura N° 79
Elaboración Propia
Diagrama de colaboración de editar documento

En la siguiente Figura Nº 80 se muestra el Diagrama de colaboración de Editar

principal, la cual muestra la interface administrar colaborador, es ahí donde el actor
selecciona el colaborador y seguidamente la opción editar, luego se muestra la
Figura N° 80
Elaboración Propia
Diagrama de colaboración de editar colaborador

En la siguiente Figura Nº 81 se muestra el Diagrama de colaboración de Otorgar

administrar permisos, es ahí donde el actor selecciona el colaborador y
seguidamente la opción permiso, luego en la interface otorgar permisos gestiona los
permisos del colaborador.
Figura N° 81
Elaboración Propia
Diagrama de colaboración de otorgar permisos


documento interno, como se observa en la figura, el actor Asistente de control de
elige la opción Agregar documento interno.
Figura N° 82
Elaboración Propia
Diagrama de colaboración de agregar documento interno

 Diagrama de Actividades
En la figura N° 83 se muestra el diagrama de actividades de Loguearse en el

sistema, el cual inicia al ingresar Usuario y contraseña, se presiona la tecla enter o
el botón Ingresar, el sistema valida nombre, de estar en blanco muestra mensaje y
regresa al inicio, de tener datos pasa a validar contraseña, si está en blanco regresa
al inicio, de tener datos el sistema verifica la existencia de los datos, si los datos no
existen regresa al inicio, de existir verifica permisos y muestra el Menú principal.
Figura N° 83
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Loguearse en el sistema

En la figura N° 84 se muestra el diagrama de actividades de Consultar documento,

el cual inicia al seleccionar consultar documento, el sistema mostrará la interface
Consultar documento, en la cual el colaborador ingresa dato para iniciar la
búsqueda, el sistema valida dato ingresado, si no existe la grilla se muestra vacía,
de lo contrario se realiza la búsqueda y se muestra la lista de documentos que
coinciden con el dato ingresado, se selecciona el documento que se necesite, se
pulsa el botón visualizar, el sistema muestra el documento el cual se podrá imprimir
o guardar.
Figura N° 84
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Consultar Documento

En la figura N° 85 se muestra el diagrama de actividades de Consultar colaborador,

el cual inicia al seleccionar consultar colaboradores, el sistema mostrará la interface
Consultar colaboradores, en la cual el usuario ingresa dato para iniciar la búsqueda,
el sistema valida dato ingresado, si no existe la grilla se muestra vacía, de lo
contrario se realiza la búsqueda y se muestra la lista de colaboradores que coinciden
con el dato ingresado, se selecciona el colaborador en consulta, se pulsa el botón
visualizar, el sistema muestra los documentos que pertenecen a dicho colaborador
los cuales se podrán imprimir o guardar.
Figura N° 85
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Consultar colaborador

En la figura N° 86 se muestra el diagrama de actividades de Administrar

colaborador, el cual inicia al seleccionar Administrar Colaboradores, el sistema
mostrará la interface Administrar colaboradores con sus diferentes opciones de
gestión, el usuario selecciona la opción de gestión que requiera, el sistema valida la
acción, finalmente re direcciona a la interface correspondiente.
Figura N° 86
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Administrar colaborador
En la figura N° 87 se muestra el diagrama de actividades de Administrar

documentos, el cual inicia al seleccionar Administrar documentos, el sistema
mostrará la interface Administrar documentos con sus diferentes opciones de
gestión, el usuario selecciona la opción de gestión que requiera, el sistema valida la
acción, finalmente re direcciona a la interface correspondiente.
Figura N° 87
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Administrar documentos

En la figura N° 88 se muestra el diagrama de actividades de Administrar permisos,

el cual inicia al seleccionar Administrar permisos, el sistema mostrará la interface
Administrar permisos en la cual se muestra la lista de colaboradores, el usuario
ingresa dato para iniciar la búsqueda presiona la tecla enter, el sistema valida dato
ingresado de no existir muestra la grilla vacía de lo contrario muestra lista de
colaboradores que coinciden con la búsqueda, el usuario selecciona colaborador ah
otorgar permisos y pulsa botón permisos.
Figura N° 88
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Administrar permisos

En la figura N° 89 se muestra el diagrama de actividades de Agregar documento

externo, el cual inicia al seleccionar Administrar documentos, el sistema muestra la
interface Administrar documentos con sus diferentes opciones, el usuario
selecciona Agregar, el sistema valida acción y muestra interface Tipo documento en
la cual el usuario selecciona Documentos Externos, el sistema muestra interface
Agregar documento Externo, en la cual el usuario llena los datos del documento a
registrar y sube archivo, si el documento ya existe en la base de datos se muestra un
mensaje y pide subas un archivo diferente, de llo contrario el usuario pulsa el botón
registrar el sistema muestra mensaje de confirmación una vez aceptado el sistema te
muestra la interface Administrar documentos con el nuevo documento registrado.
Figura N° 89
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Agregar documento Externo

En la figura N° 90 se muestra el diagrama de actividades de Cargar documentos, el

cual inicia al seleccionar Administrar colaboradores, el sistema mostrará la
interface administrar colaboradores, en la cual el usuario ingresa dato para iniciar la
de lo contrario se realiza la búsqueda y se muestra la lista de colaboradores que
coinciden con el dato ingresado, se selecciona el colaborador a editar y pulsa el
botón editar, se muestra la interface Editar colaborador en la cual se selecciona la
opción Cargar documentos, el sistema valida y muestra la interface cargar
documentos en la cual se encuentra la lista de documentos del colaborador, el
usuario sube archivos que competen al colaborador en mención y pulsa botón
cargar selecciona el botón actualizar y el sistema muestra la interface Administrar
colaboradores actualizada.
Figura N° 90
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Cargar documentos

En la figura N° 91 se muestra el diagrama de actividades de Agregar colaborador, el

cual inicia al selecciona Administrar colaborador, el sistema muestra la interface
Administrar colaborador con la lista de los mismos, el usuario selecciona Agregar,
el sistema valida acción y muestra interface Agregar colaborador, en la cual el
usuario llena los datos del colaborador y pulsa el botón registrar, si los campos
están vacios muestra mensaje y regresa a llenar campos, de lo contrario mensaje de
confirmación una vez aceptado el sistema te muestra la interface Administrar
colaborador con el nuevo colaborador registrado.
Figura N° 91
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Agregar colaborador

En la figura N° 92 se muestra el diagrama de actividades de Agregar tipo

documento, el cual inicia al seleccionar Administrar documentos, el sistema
muestra la interface Administrar documentos con sus diferentes opciones, el usuario
la cual el usuario selecciona el tipo de documento a agregar y el sistema deriva a la
interface correspondiente.
Figura N° 92
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Agregar tipo documento

En la figura N° 93 se muestra el diagrama de actividades de Editar documento, el

cual inicia al seleccionar Administrar documento, el sistema mostrará la interface
Administrar documento, en la cual el colaborador ingresa dato para iniciar la
de lo contrario se realiza la búsqueda y se muestra la lista de documentos que
coinciden con el dato ingresado, se selecciona el documento a editar, se pulsa el
botón editar, se muestra la interface editar documento en la cual se muestra su
detalle, el usuario procede a editar los campos necesarios y a subir archivo, si el
archivo ya existe en la base de datos se muestra un mensaje y se regresa a edición,
de lo contrario pulsa el botón actualizar el sistema muestra mensaje de
confirmación, una vez aceptado se muestra lista de documentos actualizada.
Figura N° 93
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Editar documento

En la figura N° 94 se muestra el diagrama de actividades de Editar colaborador, el

cual inicia al seleccionar Administrar colaborador, el sistema mostrará la interface
Administrar colaborador, en la cual el usuario ingresa dato para iniciar la búsqueda,
el sistema valida dato ingresado, si no existe la grilla se muestra vacía, de lo
contrario se realiza la búsqueda y se muestra la lista de colaboradores que coinciden
con el dato ingresado, se selecciona el colaborador a editar, se pulsa el botón editar,
se muestra la interface editar colaborador en la cual se muestra su detalle, el usuario
procede a editar los campos necesarios y pulsa el botón actualizar el sistema
muestra mensaje de confirmación, una vez aceptado se muestra lista de
colaboradores actualizada.
Figura N° 94
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Editar colaborador

En la figura N° 95 se muestra el diagrama de actividades de Otorgar permisos, el

cual inicia al seleccionar Administrar permisos, el sistema mostrará la interface
Administrar permisos en la cual se muestra la lista de colaboradores, el usuario
ingresa dato para iniciar la búsqueda presiona la tecla enter, el sistema valida dato
ingresado de no existir muestra la grilla vacía de lo contrario muestra lista de
colaboradores que coinciden con la búsqueda, el usuario selecciona colaborador ah
otorgar permisos y pulsa botón permisos, el sistema muestra interface Otorgar
permisos en la cual el usuario selecciona los permisos que le corresponden a dicho
colaborador, guarda la operación y finalmente se muestra los colaboradores
actualizados.
Figura N° 95
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Otorgar permisos

En la figura N° 96 se muestra el diagrama de actividades de Agregar documento

interno, el cual inicia al seleccionar Administrar documentos, el sistema muestra la
interface Administrar documentos con sus diferentes opciones, el usuario
la cual el usuario selecciona Documento Interno, el sistema muestra interface
Agregar documento Interno, en la cual el usuario llena los datos del documento a
registrar y sube archivo, si el documento ya existe en la base de datos se muestra un
mensaje y pide subas un archivo diferente, de lo contrario el usuario pulsa el botón
registrar el sistema muestra mensaje de confirmación una vez aceptado el sistema te
muestra la interface Administrar documentos con el nuevo documento registrado.
Figura N° 96
Elaboración Propia
Diagrama de actividades Agregar documento interno

 Modelo conceptual
A continuación en la Figura N° 97 se muestra el Modelo Conceptual del Sistema, la

relación es la siguiente un usuario puede gestionar muchos documentos, como
también muchos empleados, estos empleados pertenecen a una determinada área, el
empleado consulta uno o muchos documentos, los cuales pueden ser internos o
externos esto depende de su permiso, el cual es administrado por el usuario.
Figura N° 97
Elaboración Propia
Modelo conceptual

 Modelo Lógico
En la siguiente Figura N° 98 se muestra el modelo lógico del Sistema en Rational

Rose, está conformado por las 13 tablas: documentos, usuario, documento_version,
tipo_documento, estado_usuario, area, permiso_documento, modulos,
permisos_usuario, documento_usuario, países, cargo, tipo_documento_usuario, cada
tabla cuenta con un identificador único conocido como ID.
Figura N° 98
Elaboración Propia
Modelo Lógico en Rational Rose

En la Figura N° 99 se muestra el modelo lógico del Sistema en Navicat, de la misma

forma del modelo de la figura N° 98 está conformado por las 13 tablas: documentos,
usuario, documento_version, tipo_documento, estado_usuario, area,
permiso_documento, modulos, permisos_usuario, documento_usuario, países, cargo,
tipo_documento_usuario, cada tabla cuenta con un identificador único conocido
como ID.
Figura N° 99
Elaboración Propia
Modelo Lógico en Navicat

 Modelo Físico
En la Figura N° 100 se muestra el modelo físico del Sistema en Rational Rose, el

cual está conformado por las 13 tablas: documentos, usuario, documento_version,
tipo_documento, estado_usuario, area, permiso_documento, modulos,
permisos_usuario, documento_usuario, países, cargo, tipo_documento_usuario y
muestra las relaciones entre las tablas mediantes las FK (foreign keys).
Figura N° 100
Elaboración Propia
Modelo Físico en Rational Rose

En la Figura N° 101 se muestra el modelo físico del Sistema en Navicat, el cual de la

misma forma que en la figura N° 100 está conformado por las 13 tablas:
documentos, usuario, documento_version, tipo_documento, estado_usuario, area,
permiso_documento, modulos, permisos_usuario, documento_usuario, países, cargo,
tipo_documento_usuario y muestra las relaciones entre las tablas mediantes las FK
(foreign keys).
Figura N° 101
Elaboración Propia
Modelo Físico en Navicat

 Diccionario de datos
Tabla N° 31: Documentos
Tabla N° 32: Área
Tabla N° 33: Cargo

Tabla N° 34: Documento_version
Tabla N° 35: Usuarios

Tabla N° 36: Estado_trabajador
Tabla N° 37: Paises
Tabla N° 38: Modulos
Tabla N° 39: Documentos_colaborador
Tabla N° 40: Permiso_documento

Tabla N° 41: Permiso_usuario
Tabla N° 42: Tipo_documento
Tabla N° 43: Tipo_documento_colaborador

B. Modelado WAE
1. Trazabilidad con UML – Capas del Sistema
1.1.Presentación
 IU Loguearse en el sistema
Figura N° 102
Elaboración Propia
WAE de Logueo en el sistema

 IU menú principal
Figura N° 103
Elaboración Propia
WAE de Menú principal
 IU consultar documentos
Figura N° 104
Elaboración Propia
WAE de consultar documentos

 IU consultar colaborador
Figura N° 105
Elaboración Propia
WAE de consultar colaborador

 IU Administrar colaboradores
Figura N° 106
Elaboración Propia
WAE de Administrar colaboradores

 IU Administrar documentos
Figura N° 107
Elaboración Propia
WAE de Administrar documentos

 IU administrar permisos
Figura N° 108
Elaboración Propia
WAE de Administrar permisos

 IU agregar documento externo
Figura N° 109
Elaboración Propia
WAE de agregar documento externo

 IU cargar documentos
Figura N° 110
Elaboración Propia
WAE de cargar documentos

 IU agregar colaborador
Figura N° 111
Elaboración Propia
WAE de Administrar documentos

 IU tipo documento
Figura N° 112
Elaboración Propia
WAE de tipo documento

 IU editar documento
Figura N° 113
Elaboración Propia
WAE de editar documento

 IU editar colaborador
Figura N° 114
Elaboración Propia
WAE de editar colaborador

 IU otorgar permisos
Figura N° 115
Elaboración Propia
WAE de otorgar permisos

 IU agregar documento interno
Figura N° 116
Elaboración Propia
WAE de agregar documento interno

1.2. Negocio
A continuación se muestran los diferentes controladores con su respectivo

Servlet.
 CC Loguearse en el sistema
Figura N° 117
Elaboración Propia
Servlet de Logueo en el sistema
 CC Consultar documento
Figura N° 118
Elaboración Propia
Servlet de Consultar documento
 CC Consultar colaborador
Figura N° 119
Elaboración Propia
Servlet de Consultar colaborador

 CC Administrar colaborador
Figura N° 120
Elaboración Propia
Servlet de Administrar colaborador
 CC Administrar documento
Figura N° 121
Elaboración Propia
Servlet de Administrar documento
 CC Administrar permisos
Figura N° 122
Elaboración Propia
Servlet de Administrar permisos

 CC Agregar documento externo
Figura N° 123
Elaboración Propia
Servlet de Agregar documento externo
 CC Cargar documentos
Figura N° 124
Elaboración Propia
Servlet de Cargar documentos
 CC Agregar colaborador
Figura N° 125
Elaboración Propia
Servlet de agregar colaborador

 CC Tipo documento
Figura N° 126
Elaboración Propia
Servlet de tipo documento
 CC Editar documento
Figura N° 127
Elaboración Propia
Servlet de editar documento
 CC Editar colaborador
Figura N° 128
Elaboración Propia
Servlet de Editar Colaborador

 CC Otorgar permisos
Figura N° 129
Elaboración Propia
Servlet de otorgar permisos
 CC Agregar documento interno
Figura N° 130
Elaboración Propia
Servlet de Agregar documento interno

C. Diagrama de Componentes
A continuación en la Figura N° 131 se muestra el diagrama de componentes y

distribución del Sistema, está conformado por el menú principal que se relaciona
directamente con la interfaz gráfica de usuario y esta a su vez contiene todos los
menús del sistema, el menú principal está vinculado con el componente
identificación y este con las rutinas de conexión, acceso a base de datos y a la
base de datos.
Figura N° 131
Elaboración Propia
Diagrama de Componentes del Sistema

D. Diagrama de Despliegue del Sistema
A continuación en la Figura N° 132 se muestra el diagrama de Despliegue del

Sistema, está conformado por el usuario, el servidor de base de datos, el switch el
cual esta conectado al router, el internet y la impresora.
Figura N° 132
Elaboración Propia
Diagrama de Despliegue del Sistema

3.4. Población, muestra y muestreo.
3.4.1. Población:
Córdova (2009, p. 97), definió la población como el conjunto de personas,

objetos, procesos, etc. que contiene una o más características observables
de naturaleza cuantitativa o cualitativa que se pueden medir en ellos.
La población de estudio para la presente investigación estuvo conformada

por el número observaciones realizadas a los procesos de organización de
documentos, y búsqueda y recuperación de los mismos en la empresa
Jacobs Perú S.A. durante las dos últimas semanas del mes de marzo (ver
anexo N° 04), siendo el numero de observaciones para el proceso de
organización de documentos de 16 ocurrencias y para el proceso de
búsqueda y recuperación de documentos de 21 ocurrencias.
3.4.2. Muestra:
La muestra es un subconjunto de la población de interés sobre el cual se

recolectarán datos y que tiene que definirse o delimitarse de antemano con
precisión, este deberá ser representativo de la población (Hernández et al.,
2006, p. 267-269).
En la presente investigación la muestra ha sido dirigida, del tipo

intencionado, ya que se escogió de manera intencional las unidades de
estudio, siendo la muestra para el proceso de organización de documentos
de 16 ocurrencias, mientras que, para el proceso de búsqueda y
recuperación de los mismos fue de 21 ocurrencias.
3.4.3. Muestreo
Las muestras no probabilísticas, también llamadas muestras dirigidas,

suponen un procedimiento de selección informal. Se utiliza en muchas
investigaciones, y a partir de ellas, se hacen inferencias sobre la población
(Hernández et al., 2006, p. 270-274).
Se desarrolló un muestreo no probabilístico, del tipo intencionado o por

conveniencia, en el cual, la elección de los elementos dependió del criterio
del investigador considerando las características de las variables de estudio.
3.5 Método de investigación.
El método deductivo es aquél que parte los datos generales aceptados como
valederos, para deducir por medio del razonamiento lógico, varias suposiciones, es
decir; parte de verdades previamente establecidas como principios generales, para
luego aplicarlo a casos individuales y comprobar así su validez (Hernández et al.,
2006, p. 221).

El método de investigación es deductivo, debido que comenzó con la observación

de los hechos, de forma libre y carente de prejuicios. Con posterioridad y mediante
inferencia se obtuvo conclusiones de tipo particular.
De acuerdo al problema de investigación, se dedujo que el sistema informático al

influir positivamente en el proceso de control de documentos, influye en el tiempo
promedio de búsqueda y recuperación, como también en el tiempo promedio de
organización reduciéndolos; es decir, influye en cada uno de los indicadores del
proceso de control de documentos.
3.6 Técnicas e instrumentos de recolección de datos, fuentes e informantes.
A continuación se presentan las técnicas e instrumentos de recolección de datos y/o

información para obtener valores que serán presentados en cuadros de pre y post
test para su análisis respectivo y que servirá como ayuda para la realización de
esta tesis (ver anexos N° 06, 07, 08, 09).
3.6.1 Técnica
Entrevista
Presupone la existencia de personas y la posibilidad de interacción verbal

dentro de un proceso de acción recíproca. Como técnica de recolección va
desde la interrogación estandarizada hasta la conversación libre, en ambos
casos se recurre a una guía que puede ser un formulario o esquema de
cuestiones que han de orientar la conversación (Forcada, 2005, p. 36).
Se le aplicó una entrevista al gerente de calidad de la empresa, con preguntas

abiertas acerca de la problemática referente al proceso de control de
documentos y se sintetizo en el acta de reunión N° 01 (ver anexo N° 02), así
mismo para determinar la población y muestra se entrevisto con preguntas
abiertas al asistente de control de documentos y se sintetizo en el acta de
reunión N° 02 (ver anexo N° 04).
Observación de campo
Se aplicó esta técnica pues se recolectó información sobre el tiempo de

organización de documentos, como también el tiempo de búsqueda de los
mismos, para esto fue necesario contar con una ficha de observación (ver
anexo N° 05), en la cual se recogió día a día las observaciones vividas, y
fueron anotados los datos (Gavagnin, 2009, p.35).
3.6.2 Instrumentos
A.- Ficha de observación
Se utiliza con el fin de recolectar la mayor cantidad de datos, referido a un

objeto especifico (Gavagnin, 2009, p.35).

El investigador realizó una visita de campo al área de Calidad de la empresa

Jacobs Perú, donde apoyado de la ficha de observación (ver anexo 05) realizó
el levantamiento de la información sobre el tiempo de organización de
documentos y el tiempo de búsqueda y recuperación de estos, antes de usar el
sistema y posterior al uso del sistema.
B.- Cronómetro
El cronómetro es un reloj o una función de reloj utilizada para medir

fracciones temporales, normalmente breves y precisas (Durán y Rogero,
2009, p. 53).
El cronómetro se complementó con la Observación de Campo, para una

recolección de datos adecuada y precisa.
3.6.3 Fuentes
 Proceso de control de documentos
Lo anteriormente mencionado, se resume en la Tabla N° 44 que se

muestra a continuación:
Tabla N° 44: Técnicas e instrumentos de recolección de datos

INDICADOR TÉCNICA INSTRUMENTO FUENTE
Tiempo promedio
de organización Todos los
Ficha de
de documento documentos que
Observación
Tiempo promedio Observación quedan registrados
en buscar y en la ficha de
Cronómetro observación.
recuperar
documento
3.7 Métodos de análisis de datos
En la presente investigación se realizó un análisis cuantitativo, porque su

naturaleza es formal, estadística o matemática (Hernández et al., 2006, p. 293).
Córdova (2003, p. 65), indicó que la T de Student es una prueba que ayuda a
estimar los valores poblacionales a partir de los datos muestrales, ayudando a
pronosticar la probabilidad de que dos promedios pertenezcan a una misma
población o que provengan de distintas poblaciones.
La técnica estadística utilizada en la investigación para la contrastación de las

hipótesis fue la prueba T de Student, con la cual se realizó una comparación de
cómo era antes de implementar el sistema informático y se contrasta con los datos
recolectados después de implementarlo.

3.7.1 Definición de variables
Ia = Indicador actual medido sin el sistema informático en el proceso de

control de documentos
Ip = Indicador propuesto medido con el sistema informático en el proceso de

control de documentos
3.7.2 Hipótesis Estadística
a) H1: el sistema informático reduce el tiempo de organización de documentos

en la empresa Jacobs Perú S.A.
Hipótesis H0: El indicador del Sistema actual es mejor que el indicador del
Sistema propuesto.
- H0 = La aplicación de un sistema informático no reduce el tiempo de

organización de documentos en la empresa Jacobs Perú S.A.
H0 = Ip > Ia
Hipótesis Ha: El indicador del Sistema propuesto es mejor que el indicador

del Sistema actual.
- Ha = La aplicación de un sistema informático reduce el tiempo de

organización de documentos en la empresa Jacobs Perú S.A.
Ha = Ip < Ia
 Prueba de normalidad
Se realizó la prueba de normalidad para cada indicador. En el caso de la

presente tesis, se usó el método de Shapiro-wilk debido a que la muestra
es menor a 50. Dependiendo del resultado de la prueba de normalidad se
determinó si es normal o no.
N<50
Fórmula:

Donde:
x(i) = es el número que ocupa la i-ésima posición en la muestra;
= es la media muestral;
Las constantes ai se calculan con la siguiente fórmula:
Donde:
Siendo m1, ..., mn los valores medios del estadístico ordenado, de variables
aleatorias independientes e idénticamente distribuidas, muestreadas de
distribuciones normales. V es la matriz de covarianzas de ese estadístico
de orden.
Si: Sig. > 0.05  Normal.

Sig. < 0.05  No Normal.
En caso, el resultado de la prueba de normalidad fuera no normal entonces

se procedió a realizar la prueba de Wilcoxon.
Fórmula:
Donde:
= rango
 Validación de hipótesis
Para la validación de las presentes hipótesis se usó la fórmula de T

Student, con un margen de 5% de error.

Donde:
n1 = Muestra pre test
n2 = Muestra post Test
Sp= Varianza
X,Y = medias
Para:
X = 5% (ERROR)
Nivel de confiabilidad ((1-X)=0.95)
 Promedio
n m
 Xi  Yi
i 1
………………….………..… (1)
i 1
X Y  m
n
 Desviación Estándar
………………..………..…… (2)
 Varianza
…………………....………… (3)
Fuente: Estadística Aplicada(De la Horra, 2003)
 Región de Rechazo
La Región Rechazo es t = tx
Donde tx es tal que:
P [T >Tx] = 0.05
tx= Valor Tabular
Luego RR: t >tx
A continuacion se presenta de manera general, un ejemplo del gráfico de

distribucion t-Student, indicando la region de rechazo y aceptacion. (Ver
figura Nº 133)

Figura Nº 133
Estadística Aplicada
(De la Horra, 2003) RR
Región
aceptable
Valor Crítico
(Valor tabular) tx
Distribución t Student para organización
b) H2: El sistema informático reduce el tiempo de búsqueda y recuperación de

Hipótesis H0: El indicador del Sistema actual es mejor que el indicador del
Sistema propuesto.
- H0 = La aplicación de un sistema informático no reduce el tiempo de

búsqueda y recuperación de documentos en la empresa Jacobs Perú
S.A.
H0 = Ip > Ia
Hipótesis Ha: El indicador del Sistema propuesto es mejor que el indicador

del Sistema actual.
- Ha = La aplicación de un sistema informático reduce el tiempo de

búsqueda y recuperación de documentos en la empresa Jacobs Perú
S.A.
Ha = Ip < Ia
 Prueba de normalidad
Se realizó la prueba de normalidad para cada indicador. En el caso de la

presente tesis, se usó el método de Shapiro-wilk debido a que la muestra
es menor a 50. Dependiendo del resultado de la prueba de normalidad se
determinó si es normal o no.
N<50
Fórmula:

Donde:
x(i) = es el número que ocupa la i-ésima posición en la muestra;
= es la media muestral;
Las constantes ai se calculan con la siguiente fórmula:
Donde:
Siendo m1, ..., mn los valores medios del estadístico ordenado, de variables
aleatorias independientes e idénticamente distribuidas, muestreadas de
distribuciones normales. V es la matriz de covarianzas de ese estadístico
de orden.
Si: Sig. > 0.05  Normal.

Sig. < 0.05  No Normal.
En caso, el resultado de la prueba de normalidad fuera no normal entonces

se procedió a realizar la prueba de Wilcoxon.
Fórmula:
Donde:
= rango
 Validación de hipótesis
Para la validación de las presentes hipótesis se usó la fórmula de T

Student, con un margen de 5% de error.
Donde:
n1 = Muestra pre test
n2 = Muestra post Test

Sp= Varianza
X,Y = medias
Para:
X = 5% (ERROR)
Nivel de confiabilidad ((1-X)=0.95)
 Promedio
n m
 Xi  Yi
i 1
………………….………..… (1)
i 1
X Y  m
n
 Desviación Estándar
………………..………..…… (2)
 Varianza
…………………....………… (3)
 Región de Rechazo
La Región Rechazo es t = tx
Donde tx es tal que:
P [T >Tx] = 0.05
tx= Valor Tabular
Luego RR: t >tx
A continuacion se presenta de manera general, un ejemplo del gráfico de

distribucion t-Student, indicando la region de rechazo y aceptacion. (Ver
figura Nº 134)

Figura Nº 134
Estadística Aplicada
(De la Horra, 2003) Región
RR
aceptable
Valor Crítico
(Valor tabular) tx
Distribución t Student para búsqueda y recuperación

CAPÍTULO IV
RESULTADOS

IV. Resultados
En el presente capitulo se procedió a describir los resultados obtenidos de la presente
investigación en la fase de análisis de los datos, haciendo uso de los indicadores se
observó si la implementación del presente sistema informático fue favorable en el
proceso de control de documentos de la empresa Jacobs Perú S.A.
Como la presente investigación es de tipo pre-experimental. Se tiene etapas de

recolección de datos, una donde el sistema todavía no fue implementado (pre-test) y
otra donde el sistema ya fue puesto en producción (post-test). Finalmente se realizó una
comparación entre ambos datos obtenidos en diferentes valores para la misma área en
estudio.
4.1. Descripción
4.1.1. Prueba de Hipótesis para:
El sistema informático reduce el tiempo de organización de documentos en la

El número total de observaciones realizadas, resultaron ser 16, ya que hubo

16 ocurrencias de organización de documentos.
Teniendo como indicador: Tiempo promedio en organizar los documentos

en un determinado periodo. Permitió conocer el tiempo que se toma para
organizar los documentos en la empresa Jacobs Perú S.A.
a) Definición de Variables
Ia = Tiempo del proceso medido sin el sistema informático.
Ip = Tiempo del proceso medido con el sistema informático.
b) Hipótesis Estadística
Hipótesis H0: La aplicación de un sistema informático no reduce el

tiempo de organización de documentos en la empresa Jacobs Perú
S.A.
H0 = Ip > Ia
Hipótesis Ha: La aplicación de un sistema informático reduce el

tiempo de organización de documentos en la empresa Jacobs Perú
S.A.
Ha = Ip < Ia

c) Prueba de normalidad
Se elaboró cuadro de contrastación del pre y post test, el cual se

muestra en la tabla N° 45, para su elaboración se extrajo valores de
las tablas pre-test y post-test (Ver anexos N° 06, 07).
Tabla N° 45: Contrastación de Pre y Post Test de organizar documentos

CONTRASTACION DEL PRE Y POST TEST
OBSERVACION X VI en Minutos Total OBSERVACION X VI en Minutos Total
19/03/2012 0 18 16/04/2012 1 6
19/03/2012 0 22 16/04/2012 1 7
20/03/2012 0 24 17/04/2012 1 8
21/03/2012 0 16 18/04/2012 1 5
21/03/2012 0 20 18/04/2012 1 6
21/03/2012 0 17 18/04/2012 1 5
22/03/2012 0 19 19/04/2012 1 6
23/03/2012 0 23 20/04/2012 1 8
19.56 6.19
26/03/2012 0 17 23/04/2012 1 5
27/03/2012 0 21 24/04/2012 1 6
27/03/2012 0 17 24/04/2012 1 5
28/03/2012 0 24 25/04/2012 1 8
29/03/2012 0 16 26/04/2012 1 5
29/03/2012 0 22 26/04/2012 1 7
29/03/2012 0 19 26/04/2012 1 6
30/03/2012 0 18 27/04/2012 1 6
Elaboración propia
X (0)= Variable que representa el proceso actual.

X (1) = Variable que representa el uso del sistema propuesto.
VIm = Valor de indicador en minutos
Se procedió a calcular los tiempos promedios de organización de

documentos con las formulas planteadas en el punto 2.1, antes a la
implementación, como también luego a la implementación del sistema
propuesto, estos tiempos son corroborados al hallar las medias
respectivas (figuras N° 137 y N° 138).
Indicador Actual:
minutos
Indicador Propuesto:
minutos

Con los datos de la tabla N° 45 se procedió a realizar la prueba de

normalidad a través del método Shapiro Wilk, debido a que como se
muestra en la tabla N° 45 el tamaño de la muestra es menor a 50 (De la
Horra, 2003, p. 248). Dicha prueba se realizó introduciendo los datos de
cada indicador en el software estadístico SPSS 20.0, para un nivel de
confiabilidad del 95%, bajo las siguientes condiciones:
Si: sig. < 0.05 adopta una distribución no normal.

sig. > 0.05 adopta una distribución normal.
Donde: sig. = nivel crítico del contraste.
Tabla N° 46 Prueba de normalidad Organización de documentos
Como se muestra en la Tabla N° 46 el valor sig. del pre-test es de 0.144

> 0.05, por tal, adopta una distribución normal, mientras que en el post-
test el sig. es de 0.01 < 0.05, por lo tanto adopta una distribución no
normal.
Para la contrastación de hipótesis se aplicó la prueba de Wilcoxon (Tabla

N° 47), debido a que como se muestra en la tabla N° 45, es una muestra
de distribución no normal.
Tabla N° 47: Prueba de Rangos con signo de Wilcoxon para organizar

documentos
Tabla N° 48: Estadísticos de contraste de organizar documentos

d) Validación de hipótesis
Debido a que se realizó la prueba de Wilcoxon, se extrajo de la tabla

N° 48 el valor T, por tanto no se aplicó su formula.
T = -3,536
e) Hipótesis Estadística
H0: Ip > Ia
Ha: Ip < Ia
Ia = Tiempo del proceso medido sin el sistema informático (19,58

minutos).
Ip = Tiempo del proceso medido con el sistema informático (6, 19

minutos).
Se acepta la Ha, debido a que Ia es mayor a Ip.
Figura N° 135
Elaboración propia
Distribución t – Student, Organización de documentos
En la figura N° 135 se muestra que en cuanto al resultado del contraste

de hipótesis (Tabla N° 47), se obtuvo un tcalculado = -3,536 con 16 grados
de libertad y un nivel de confianza del 95%, el cual es menor que el
valor proporcionado por la tabla tteórico = -1.746 (ver anexo N° 10),
además, el nivel crítico de contraste Sig. es 0,000, y debido a que es
claramente menor que 0.05 entonces se rechaza la hipótesis nula
aceptando la hipótesis alterna concluyendo que el Sistema Informático
reduce el tiempo de organización de documentos en la empresa Jacobs
Perú S.A.

f) Descriptivos
De acuerdo a la Figura N° 136 y Figura N° 137, se aprecia que existe una

reducción en el tiempo promedio de organización de documentos, el cual
se puede verificar al comparar las medias respectivas (figura N° 138),
que desciende de 19.56 minutos al valor de 6.19 minutos.
Figura N° 136
Elaboración propia
Tiempo promedio en organizar documentos - pre test
Figura N° 137
Elaboración propia
Tiempo promedio en organizar documentos - post test

En las tablas N° 49 y N° 50 se muestra la media, desviación estándar

y curtosis del pre test y del post test respectivamente.
Tabla N° 49: Descriptivos de organización Pre test

Media 19,56
Desviación Estándar 2,780
Curtosis -1,284
Tabla N° 50: Descriptivos de organización Post test

Media 6,19
Desviación Estándar 1.108
Curtosis -0,860
 Media
En la Figura N° 138, se aprecia que existe una reducción importante en el

tiempo de las medias de organización de documentos pues se redujo en
13.37 minutos, es decir, existe una disminución porcentual del 68.35%.
Figura N° 138
Elaboración propia
Tiempo promedio de organización de documentos – Comparativa

general
 Desviación Estándar
De acuerdo a la Figura N° 139, se aprecia que así como la media, la

desviación estándar también se redujo, en este caso con una
disminución porcentual del 60.14%.

Figura N° 139
Elaboración propia
Desviación Estándar
La desviación estándar: Pre test = 2,780

Post test = 1,108
4.1.2. Prueba de Hipótesis para:
El sistema informático reduce el tiempo de búsqueda y recuperación de

El número total de observaciones realizadas, resultaron ser 21, ya que hubo

21 ocurrencias de búsqueda y recuperación de documentos.
Teniendo como indicador: Tiempo promedio en buscar y recuperar los

documentos en un determinado periodo. Permitió conocer el tiempo que se
toma para buscar y recuperar los documentos en la empresa Jacobs Perú S.A.
a) Definición de Variables
Ia = Tiempo del proceso medido sin el sistema informático.
Ip = Tiempo del proceso medido con el sistema informático.
b) Hipótesis Estadística
Hipótesis H0: La aplicación de un sistema informático no reduce el

tiempo de búsqueda y recuperación de documentos en la empresa
Jacobs Perú S.A.
H0 = Ip > Ia

Hipótesis Ha: La aplicación de un sistema informático reduce el

tiempo de búsqueda y recuperación de documentos en la empresa
Jacobs Perú S.A.
Ha = Ip < Ia
c) Prueba de normalidad
Se elaboró cuadro de contrastación del pre y post test, el cual se

muestra en la Tabla N° 51, para su elaboración se extrajo valores de
las tablas pre-test y post-test (ver anexos N° 08, 09).
Tabla N° 51: Contrastación de Pre y Post Test de búsqueda y recuperación

CONTRASTACION DEL PRE Y POST TEST
OBSERVACION X VI en Minutos Total OBSERVACION X VI en Minutos Total
19/03/2012 0 12 16/04/2012 1 4
19/03/2012 0 11 16/04/2012 1 3
20/03/2012 0 13 17/04/2012 1 4
20/03/2012 0 11 17/04/2012 1 4
21/03/2012 0 9 18/04/2012 1 4
22/03/2012 0 10 19/04/2012 1 3
22/03/2012 0 9 19/04/2012 1 3
22/03/2012 0 11 19/04/2012 1 4
23/03/2012 0 12 20/04/2012 1 4
26/03/2012 0 12 23/04/2012 1 5
26/03/2012 0 9 10.5238 23/04/2012 1 4 4.3333
27/03/2012 0 9 24/04/2012 1 6
27/03/2012 0 8 24/04/2012 1 5
27/03/2012 0 10 24/04/2012 1 5
28/03/2012 0 13 25/04/2012 1 4
28/03/2012 0 11 25/04/2012 1 4
29/03/2012 0 8 26/04/2012 1 5
29/03/2012 0 12 26/04/2012 1 6
30/03/2012 0 11 27/04/2012 1 6
30/03/2012 0 9 27/04/2012 1 4
30/03/2012 0 11 27/04/2012 1 4
Elaboración propia
X (0)= Variable que representa el proceso actual.

X (1) = Variable que representa el uso del sistema propuesto.
VIm = Valor de indicador en minutos

Se procedió a calcular los tiempos promedios de búsqueda y

recuperación de documentos con las formulas planteadas en el punto 2.1,
antes a la implementación, como también luego a la implementación del
sistema propuesto, estos tiempos son corroborados al hallar las medias
respectivas (figuras N° 142 y N° 143).
Indicador Actual:
Indicador Propuesto:
Con los datos de la tabla N° 51 se procedió a realizar la prueba de

normalidad a través del método Shapiro Wilk, debido a que como se
muestra en la tabla N° 51 el tamaño de la muestra es menor a 50 (De la
Horra, 2003, p. 248). Dicha prueba se realizó introduciendo los datos de
cada indicador en el software estadístico SPSS 20.0, para un nivel de
confiabilidad del 95%, bajo las siguientes condiciones:
Si: sig. < 0.05 adopta una distribución no normal.

sig. > 0.05 adopta una distribución normal.
Donde: sig. : Nivel crítico del contraste.
Tabla N° 52: Prueba de normalidad Búsqueda y recuperación de

documentos
Como se muestra en la Tabla N° 52 el valor sig. del pre-test es de 0.112

> 0.05, por tal, adopta una distribución normal, mientras que en el post-
test el sig. es de 0.004 < 0.05, por lo tanto adopta una distribución no
normal.

Para la contrastación de hipótesis se aplicó la prueba de Wilcoxon (Tabla

N° 53), debido a que como se muestra en la tabla N° 52, es una muestra
de distribución no normal.
Tabla N° 53: Prueba de Rangos con signo de Wilcoxon para buscar y

recuperar documentos
Tabla N° 54: Estadísticos de contraste de buscar y recuperar documentos
d) Validación de hipótesis
Debido a que se realizó la prueba de Wilcoxon, se extrajo de la tabla

N° 54 el valor T, por tanto no se aplicó su formula.
T = -4,034
e) Hipótesis Estadística
H0: Ip > Ia
Ha: Ip < Ia
Ia = Tiempo del proceso medido sin el sistema informático (10,52

minutos).
Ip = Tiempo del proceso medido con el sistema informático (4,33

minutos).
Se acepta la Ha, debido a que Ia es mayor a Ip.

Figura N° 140
Elaboración propia
Distribución t – Student, Organización de documentos
En la figura N° 140 se muestra que en cuanto al resultado del contraste

de hipótesis (Tabla N° 54), se obtuvo un tcalculado = -4,034 con 21 grados
de libertad y un nivel de confianza del 95%, el cual es menor que el
valor proporcionado por la tabla tteórico = -1.721 (ver anexo N° 10),
además, el nivel crítico de contraste Sig. es 0,000, y debido a que es
claramente menor que 0.05 entonces se rechaza la hipótesis nula
aceptando la hipótesis alterna concluyendo que el Sistema Informático
reduce el tiempo de búsqueda y recuperación de documentos en la
f) Descriptivos
De acuerdo a la Figura N° 141 y Figura N° 142, se aprecia que existe una

reducción en el tiempo promedio de búsqueda y recuperación de
documentos, el cual se puede verificar al comparar las medias
respectivas (figura N° 143), que desciende de 10.52 minutos al valor de
4.33 minutos.

Figura N° 141
Elaboración propia
Tiempo promedio en buscar y recuperar documentos - pre test
Figura N° 142
Elaboración propia
Tiempo promedio en buscar y recuperar documentos - post test
En las tablas N° 55 y N° 56 se muestra la media, desviación estándar

y curtosis del pre test y del post test respectivamente.

Tabla N° 55: Descriptivos de búsqueda y recuperación Pre test

Media 10,52
Curtosis -1,054
Tabla N° 56: Descriptivos de búsqueda y recuperación Post test

Media 4,33
Curtosis -0,245
 Media
De acuerdo a la Figura N° 143, se aprecia que existe una reducción

importante en el tiempo promedio de búsqueda y recuperación de
documentos a manera general pues se reduce en 6.19 minutos, es decir,
existe una disminución porcentual del 58.84%.
Figura N° 143
Elaboración propia
Tiempo promedio de búsqueda y recuperación de documentos –

Comparativa general
 Desviación Estándar
De acuerdo a la Figura N° 144, se aprecia que así como la media, la

desviación estándar también se reduce, en este caso con una
disminución porcentual del 40.63%.

Figura N° 144
Elaboración propia
Desviación Estándar
La desviación estándar: Pre test = 1,536

Post test = 0,912
4.2. Discusión de Resultados
Hipótesis 1: Un sistema informático reduce el tiempo promedio de organización de

El tiempo promedio para organizar los documentos alcanzaba los 19.56 minutos y
con la aplicación del sistema informático se redujo a 6.19 minutos; los resultados
obtenidos indicaron que existe una reducción de 13.37 minutos. Por lo tanto se
puede afirmar que la reducción en el tiempo promedio de organización de
documentos es de 68.35% y se debió gracias a la implementación del sistema
informático.
Esta medida supera lo señalado por Campillo quien indicó que el tiempo de
organización documental solo se redujo en 63.20%.
Hipótesis 2: Un sistema informático reduce el tiempo promedio de búsqueda y

recuperación de documentos en la empresa Jacobs Perú S.A.
El tiempo promedio de búsqueda y recuperación de los documentos alcanzaba los

10.52 minutos y con la aplicación del sistema informático se redujo a 4.33
minutos; los resultados obtenidos indicaron que existe una reducción de 6.19
minutos. Por lo tanto se puede afirmar que la reducción en el tiempo promedio de
búsqueda y recuperación de documentos es de 58.84% y se debió gracias a la
implementación del sistema informático.
Similares resultados fueron señalados por Rojas quien indicó que se redujo el
tiempo de búsqueda en 78.5%, por otro lado se supera lo señalado por Gutiérrez y
Chanca que indicaron que solo se redujo en 37.20%.

CAPITULO V
CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

V. CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS
5.1. Conclusiones
a) Se concluye que el tiempo promedio de organización de documentos en la

empresa Jacobs Perú S.A. se redujo con la aplicación del sistema de gestión
documental, ya que el tiempo promedio anterior a la implementación fue 19.56
minutos, y el tiempo promedio después de la implementación fue 6.19 minutos en
el desarrollo de dicha actividad; por lo tanto, se puede afirmar que se produce una
disminución de 68.35% en el tiempo de organización de documentos gracias a la
implementación de un sistema de gestión documental.
b) Se concluye que el tiempo promedio de búsqueda y recuperación de documentos
en la empresa Jacobs Perú S.A. se redujo con la aplicación del sistema de gestión
documental, ya que el tiempo promedio anterior a la implementación fue 10.52
minutos, y el tiempo promedio después de la implementación fue 4.33 minutos en
el desarrollo de dicha actividad; por lo tanto, se puede afirmar que se produce una
disminución de 58.84% en el tiempo de búsqueda y recuperación gracias a la
implementación de un sistema de gestión documental.
c) Finalmente, después de haber obtenido resultados satisfactorios de los
indicadores del estudio, se concluye que un Sistema Informático reduce el tiempo
en el proceso de control de documentos de la empresa Jacobs Perú S.A.
5.2. Sugerencias
Teniendo como base la implementación del sistema informático de gestión
documental en la empresa Jacobs Perú S.A., y habiendo demostrado su eficiencia en
la reducción de tiempos en el proceso de control de documentos, para futuras
investigaciones se recomienda lo siguiente:
a) Se recomienda aplicar el estudio en otras empresas, con el fin de evaluar la

influencia del sistema de gestión documental en un rubro diferente al rubro de
arquitectura e ingeniería.
b) Se recomienda utilizar otras variables de estudio tales como: reducción de

costos, beneficio financiero generado, impacto en la satisfacción de los clientes,
etc., como resultado de la aplicación del sistema informático.
c) Se recomienda aplicar el estudio con una población y muestra mayor, con el fin
de contrastar dichos resultados con los resultados de la presente investigación.
d) Se recomienda aplicar el estudio a empresas situadas geográficamente fuera de

Lima-Perú y en distintas áreas funcionales, para medir así la influencia del
sistema de gestión documental con un grupo humano diferente.
e) Se recomienda implementar más módulos para otros procesos (procesos

administrativos, procesos productivos, control de personal, control de calidad,
etc.), logrando con ello mayor reducción de tiempo en forma global en el
desarrollo de actividades de la empresa y reducción de sus costos de operación.

CAPITULO VI
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

VI. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
 ALVARADO Aguilar, Mabel. Administración de la información. 1era ed. 2001. 192

pp.
ISBN: 9789968311090
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profesionales. 1era ed. España, Madrid: Wolters kluwer S.A., 2007. 139 pp.
ISBN: 9788493602826
 ATEHORTÚAH, Federico. Gestión y auditoría de la calidad para organizaciones

públicas. Norma NTCGP 1000:2004 conforme a la Ley 872 de 2003. 1era ed.
Medellín: Universidad de Antioquia, 2005. 240 pp.
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 AVILA, Héctor. Introducción a la Metodología de la Investigación. México: Eumed,

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ISBN: 8469019996
 BECK, Kenet. Extreme Programming. Oregon, Estados Unidos: Addison-Wesley,

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 CAMPILLO, Irima. Sistema de gestión integral de documentos de archivo para

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de sistemas). Granada, Cuba: Universidad de Granada, 2010, 299 pp.
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 CÓRDOVA Zamora, Manuel. Estadística descriptiva e inferencial. 5ª ed. Lima:

Editorial Moshera S.R.L., 2009. 487 pp.
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ISBN: 9789701001394

ANEXOS


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FACULTAD DE INGENIERÍA

ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

SISTEMA INFORMÁTICO PARA EL PROCESO DE CONTROL DE

PARA OBTENER EL TÍTULO DE:

BR. BUSTAMANTE VÁSQUEZ, BRUNO

MG. ALFARO PAREDES, EMIGDIO ANTONIO

Dedico esta tesis a mis padres, que a lo

Un agradecimiento especial a todo el

De la revisión de la literatura sobre sistemas informáticos de gestión documental se pudo concluir

El objetivo principal fue determinar el nivel de influencia en el proceso de control de documentos

Palabras Claves: Proceso de control de documentos, Sistema de gestión documental, Organización

A review of the literature on document management systems could conclude that it is a

Keywords: The process of document control, document management system, Document

I. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ....................................................................................... 2

Tabla N° 01: Fases de la metodología RUP .................................................................................. 17

Figura N° 01: Análisis de los procesos del control de documentos (Pre-test).................................... 3

Es necesario considerar, que en un mundo globalizado y competitivo como en el que se vive en la

El propósito de la investigación fue reducir el tiempo en el proceso de control de documentos de la

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Con relación a la organización de documentos Flores (2004, p. 2), indicó lo siguiente:

Jacobs Perú S.A., es una organización que pertenece al rubro de la Arquitectura e

De acuerdo a lo conversado con el Gerente de Calidad de la empresa (ver anexo N°

SISTEMA INFORMÀTICO PARA EL

retrasos en los procesos involucrados y a su vez aumento de tiempo en la búsqueda y

En tal sentido surge la siguiente interrogante: ¿Qué sucedería si esta situación

Análisis de los procesos del control de documentos (Pre-test)

De la figura anteriormente expuesta, se observa que los 2 ítems destacados mantienen

SISTEMA INFORMÀTICO PARA EL

1.2.1. Problema Principal

Pa: ¿De qué manera influye un Sistema Informático en el proceso Control de

1.2.2. Problema Secundario

P1: ¿En qué medida un Sistema informático influye en el tiempo de

P2: ¿En qué medida un Sistema informático influye en el tiempo de búsqueda

1.3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

La investigación se justificó tecnológicamente de la siguiente manera:

a) La empresa Jacobs Perú S.A. tiene un proceso de control de documentos

b) El sistema de gestión documental permitió la utilización de nuevas

c) Un sistema de gestión documental elevó el nivel de tecnología de

1.3.2. Justificación Operativa

La investigación se justificó operativamente de la siguiente manera:

a) El sistema de gestión documental permitió la rápida búsqueda,

b) Se utiliza menos tiempo en la gestión documentaria, además al reforzar

SISTEMA INFORMÀTICO PARA EL

c) El software para el control de documentos evolucionó enormemente al

1.3.3. Justificación Económica

La investigación se justificó económicamente de la siguiente manera:

a) A través de este trabajo de investigación, la empresa Jacobs Perú S.A.

b) El sistema informático refuerza el SGC (sistema de gestión de la

En el desarrollo del presente trabajo de investigacion, la limitación más

En las tesis que se mencionan a continuación, se muestra el nombre del tesista,

En el 2007, Ricardo Rojas, en la tesis “Desarrollo de software pare el control de

implementado en una obra de gran envergadura en la región metropolitana de

En el año 2009, Jessica Gutiérrez y Marllessi Chanca señalaron en la tesis

En el 2010, Irima Campillo Torres en la tesis “Sistema de gestión integral de

de la construcción de Camagüey. La investigación se justificó debido a que la

En el 2004, Sais Flores en la tesis “Sistema de gestión de documentos en la

SISTEMA INFORMÀTICO PARA EL

1.6.1. Objetivo General

Oa: Determinar el nivel de influencia de un sistema informático en el

1.6.2. Objetivos Secundarios

O1: Determinar el nivel de influencia de un sistema informático en el

O2: Determinar el nivel de influencia de un sistema informático en el

O3: Desarrollar el sistema informático para el proceso de control de