UNIVERSIDAD NACIONAL

JORGE BASADRE FACULTAD DE

GROHMANN CIENCIAS JURÍDICAS
Y EMPRESARIALES

GESTIÓN DEL TIEMPO Y MEJORA DE LA

PRODUCTIVIDAD

Liderazgo

ALUMNO:

Deyvi Alexander
Peña Mamani
TACNA – PERÚ
2017
 ÍNDICE
INTRODUCCION ............................................................................................... 2
CAPITULO I ....................................................................................................... 3
GESTIÓN DE TIEMPO ...................................................................................... 3
El Tiempo ........................................................................................................... 3
Leyes sobre el tiempo ........................................................................................ 3
Gestión Personal del Tiempo ............................................................................. 5
Enemigos de la gestión del tiempo personal ...................................................... 5
Pasos para gestionar nuestro tiempo ................................................................. 6
Gestión del Tiempo en la Organización ............................................................. 7
Pasos de una Gestión eficiente del tiempo ........................................................ 7
CAPITULO II ...................................................................................................... 9
MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD .................................................................. 9
La Productividad................................................................................................. 9
La importancia de la productividad para una organización ................................ 9
Variables de la Productividad ............................................................................. 9
Factores que inciden en la productividad ......................................................... 10
Barreras que inciden en la productividad ......................................................... 11
Herramientas para mejorar la productividad..................................................... 12
CONCLUSIONES............................................................................................. 14
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................. 15
ANEXOS .......................................................................................................... 16

1
 INTRODUCCIÓN

En la presente monografía como parte de la asignatura Liderazgo, siendo el

docente Miguel R. Guanilo Gómez, trataremos acerca del tema Gestión del

tiempo y mejora de la productividad. El tiempo y la productividad son dos

factores importantes en las organizaciones, debido a que le tiempo es un

recurso que no se puede renovar debido a que transcurre de una manera

acelerada, y las decisiones tomadas llevaran a un resultado, resultado que no

se puede deshacer así como el tiempo no puede retroceder; por otro lado la

productividad es una factor importante en las organizaciones debido a que es

un indicador del cómo está yendo la organización.

Los objetivos principales de la monografía son:

 Reconocer la importancia de un buen manejo del tiempo

 Conocer los factores que inciden en la productividad

Para el cumplimiento del objetivo el presente trabajo escrito cuenta con dos

capítulos:

 Capitulo I. Gestion del tiempo.

 Capitulo II. Mejora de la productividad.

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 CAPITULO I
GESTIÓN DE TIEMPO
El Tiempo

“La medida del movimiento entre dos instantes. Cada instante representa la

continuidad del tiempo”. (Aristóteles citando en (Prieto, 2007)

“Magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos,

estableciendo un pasado, un presente y un futuro, y cuya unidad en el sistema

internacional es el segundo”. (Real academia española citado en (Prieto, 2007)

Leyes sobre el tiempo

Es una verdad que el tiempo transcurre sin detenerse, por ello mismo es un

recurso valioso, el cual genera la sensación de que por momentos transcurre

de una manera rápida y en otras muy lentas.

Según Bustinduy (2015) existen principios sobre el tiempo, que nos

aproximan a la comprensión de estas percepciones mencionadas

anteriormente:

o Ley de Fraisse: El tiempo tiene una dimensión objetiva y una dimensión

subjetiva o psicológica, que está en función del interés que se tiene por una

actividad ejercida” con esto inferimos que una determina actividad puede

influenciarnos a realizarla, pues si esta es una actividad que nos motiva o

nos gusta, encontraremos el tiempo para realizarla pero por lo contrario si

es una actividad pesada o una que nos aburra, evitaremos su realización.

(Bustínduy, pág. 14)

o Ley de Carlson: Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más

tiempo que si se lleva a cabo de un modo continuado” el iniciar una

determinado trabajo requiere de energía, y al ser detenido para

posteriormente retomarlo requiere de más energía, por esto se incita a no

3
 detener la actividad hasta que se acabe o por lo contrario pararla si es

realmente necesario. (Bustínduy, págs. 14-15)

o Principio de Pareto: El 80% del tiempo de trabajo de una persona contribuye

habitualmente al 20% de resultados. A la inversa, para lograr el 80% de

nuestros objetivos, empleamos solo un 20% del tiempo” esto se resume en

cuando nos falta pocos minutos para acabar una determinada actividad es

cuando más avanzamos y logramos. (Bustínduy, pág. 15)

o Ley de Parkinson: Cualquier trabajo se dilata indefinidamente hasta llegar a

ocupar la totalidad del tiempo disponible para efectuarlo completamente” es

frecuente que para realizar una actividad se ocupe todo el tiempo

disponible, siendo esto un error pues es mejor organizar correctamente el

tiempo que se tiene disponible. (Bustínduy, pág. 15)

o Ley de Murphy: “Todo requiere más tiempo del que se pensaba en un

principio” cuando se deja las cosas para última hora usualmente se

terminan complicando y llevan a la necesidad de ocupar más tiempo de lo

planeado. (Bustínduy, pág. 15)

Las leyes nos explica lo que ocurre con nuestro tiempo, debemos

comprender que el tiempo es un recurso valioso que debe de ser aprovechado

de una manera eficaz por las personas, por esto mismo es necesario una

buena gestión del tiempo. (Bustínduy, 2015)

4
Gestión Personal del Tiempo

“En realidad, malgastar y dilapidar el tiempo no es ni más ni menos que

consumir y desperdiciar una parte de nuestra vida. Por esa misma razón,

gestionarlo de un modo adecuado es aprovechar nuestra propia existencia.”

(Prieto, 2007, pág. 40)

Enemigos de la gestión del tiempo personal

Debemos señalar que existentes diferentes motivos por los cuales

perdemos el tiempo, los cuales interfieren en una correcta planeación sobre

nuestro tiempo. A continuación mencionaremos algunos de estos:

o No planificar: Una falta de planeación en nuestro quehacer diario, el no

plantear objetivos a corto o largo plazo nos conducen a realizar nuestras

actividades a última hora.

o No delegar: Un error común es asumir todas las tareas uno mismo, una

alternativa a esto es delegar responsabilidades esto ayuda a tener más

tiempo para centrarnos en lo importante.

o Las interrupciones: Cuando existen interrupciones, se debe de volver a

realizar la actividad generando un despilfarro de tiempo.

o No enfocarse: Cada cosa tiene su momento y es necesario enfocarse en

cada una de ellas.

o No priorizar: Debe existir siempre un orden de hacer las cosas, los

quehaceres importantes deben de primar sobre las actividades secundarias.

o El teléfono: Este aparatito a pesar de otorgar grandes beneficios a las

personas, también quita mucho de nuestro tiempo pues condicionan a un

individuo a estar pendientes de llamadas, redes sociales, etc., ocasionando

una disminución en la atención.

5
o Postergación de tareas: Dejar las cosas para último momento genera que el

trabajo encargado sea muy acelerado generando una dudosa calidad.

Pasos para gestionar nuestro tiempo

Como se mencionó anteriormente existen diferentes motivos los cuales no

impiden administrar de una manera eficiente nuestro tiempo, pero el reconocer

que existen motivos por los cuales despilfarramos tiempo es el comienzo para

cambiar esta situación, y así implementar una estrategia la cual nos brinde un

correcto raciocinio sobre nuestro tiempo.

Según (Prieto, 2007) los pasos seguir son los siguientes:

1. Diseñar y disponer de una hoja de registro donde apuntar los datos

2. Anotar cada actividad que vamos a realizar

3. Estimar el tiempo previsto que pensamos que se requerirá

4. Empezar la tarea, registrando la hora de inicio

5. Anotar nuevamente el tiempo al concluir la actividad

6. Registrar en el impreso su duración total, el tiempo real

7. Comparar ese dato con el tiempo estimado previamente

8. Describir que problema o dificultad surgió durante la realización de la

actividad

9. Analizar el origen y las causas de la desviación

10. Realizar propuestas para resolver el problema e incrementar la eficiencia

futura

6
Gestión del Tiempo en la Organización

Toda organización que desee alcanzar el éxito debe administrar eficientemente

el tiempo que posee para realizar determinadas actividades, una correcta

planificación le permite a la empresa estar prevenidas para los eventuales

sucesos que podrían provocarles despilfarros de tiempo. (Bustínduy, 2015)

Pasos de una Gestión eficiente del tiempo

Todo gerente de una empresa debe estar pendiente de los tiempos de los que

dispone, por esto mismo es necesario que realice un plan, el cual le permitirá

seguir un rumbo en cuanto a actividades se refiere, el solo planificar le permite

a este, estar prevenido ante posibles situaciones adversas que siempre suelen

ocurrir. Un plan de respaldo permite tomar medidas correctivas.

Según (Bustínduy, 2015) una buena planificación tiene tres etapas principales:

1. Definir objetivos

a. Debemos definir los objetivos teniendo en cuenta los más alejados (largo

plazo) y los más cercanos (corto plazo).

b. Primero, tenemos que tener nuestra meta-objetivo que dé respuesta a

«dónde quiero estar o qué quiero lograr dentro de x años, y meses o z

semanas». Si disponemos de este marco de referencia, los otros objetivos

serán etapas en la consecución del primero. A veces, la falta de esta

reflexión estratégica nos hace estar ocupados en la ejecución de tareas sin

saber por qué las hacemos o con qué fin último.

c. Una persona solo será capaz de conseguir sus objetivos si son

absolutamente claros. Los objetivos que no son visualizables o que no se

recuerdan fácilmente tienen pocas probabilidades de que se cumplan, por

7
 ello también resulta necesario que los objetivos vayan de acuerdo a la

motivación que poseamos. (pág. 40)

2. Fijar prioridades

a. Luego de definir los objetivos tendremos que convertir estos en

declaraciones macro, en acciones micro, las tareas. Como el tiempo y los

demás recursos (conocimientos, habilidades, mano de obra, maquinaria y

capital) son limitados, tenemos que decidir qué hacer que hacer en cada

momento: hay que priorizar las tareas. (pág. 42)

b. Priorizarlas requiere un criterio para determinar su relevancia, para ello se

puede usar el sistema ABC, que comprende a las tareas A que se deben

realizar ya mismo pues el no realizarlas podría traer complicaciones no

deseables; las tareas B son aquellas que se pueden posponer pero no por

mucho tiempo, pues si las dejamos de lado podrían convertirse en tareas A;

por ultimo tareas C son aquellas que pueden dejarse de lado sin que

produzca consecuencias a mediano plazo. (págs. 42-43)

3. Programar tareas

a. Después de saber qué haremos (definición de objetivos) y qué será primero

(priorización de tareas), el siguiente paso es decidir cuándo se tiene que

hacer lo que queremos hacer.

b. Una condición para lograr los objetivos con éxito es emplear el tiempo justo

y necesario en cada una de las actividades o tareas que se derivan. Con

este objeto se deben convertir las tareas en acciones temporalizadas. Por

todo esto, la decisión de que hacer en cada momento es capital para una

buena gestión del tiempo. (págs. 45-46)

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 CAPITULO II
MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD

La Productividad

“El concepto de productividad es bastante simple: se trata de la relación entre

lo que produce una organización y los recursos requeridos para tal producción”

(Belcher, 1991)

La importancia de la productividad para una organización

La importancia de la productividad en las empresas radica a que si estas son

más productivas generaran mayores utilidades, beneficiando así a la empresa y

a los trabajadores. Las empresas tienen como objetivo crecer y ser la líder en

sus rubros por esto mismo está en busca de la mejora continua. (Belcher,

1991)

Variables de la Productividad

Según Mauricio León Lefcovich (Lefcovich, 2009) los incrementos en la

productividad dependen de tres variables, siendo fundamental la buena gestión

de los mismos a los efectos de la mejora de la productividad:

a) Trabajo: la mejora de la productividad es consecuencia de tener persona

laboral más sana, mejor formada, entrenada y mejor alimentada. (Lefcovich,

pág. 10)

b) Capital: Debemos tener en cuenta que los seres humanos hacen uso de

herramientas, las inversiones de capital proporcionan estas herramientas.

La inflación y los impuestos aumentan el costo de capital, haciendo que las

inversiones en capital resulten cada vez más cara. Cuando disminuye

9
 capital invertido por empleado, podemos esperar una caída en cunado a la

productividad. (Lefcovich, pág. 11)

c) Gestión: El gerente o la cabeza de la organización tiene con rol fundamental

debido a que es el responsable de lograr una óptima combinación de los

recursos humanos y materiales, liderando y motivando al personal a los

efectos de un aprovechamiento excelente de los recursos (Lefcovich, pág.

11).

Factores que inciden en la productividad

Según (Lefcovich, 2009) los factores que inciden en la productividad se dividen

en los internos y externos:

 Factores internos

 Factores duros (tangibles):

1. Producto

2. Planta y maquinaria

3. Tecnología

4. Materiales

 Factores blandos(intangibles):

1. Personas

2. Organización y sistemas

3. Métodos de trabajo

4. Estilos de dirección

 Factores externos

 Ajustes estructurales

1. Económicos

2. Demográficos y sociales

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 Recursos naturales

1. Mano de obra

2. Tierra

3. Energía

4. Materia primas

 Administración pública e infraestructura

1. Mecanismos institucionales

2. Políticas y estrategias

3. Infraestructura

4. Empresas publicas

Barreras que inciden en la productividad

Las barreras que impiden un mayor índice en la productividad de las

organizaciones, son un mal que deben ser extraído, por esto (Lefcovich, 2009)

los clasifica en las siguientes:

a) Burocracia obsesiva: se caracteriza por el apego excesivo a las normas,

reglas ya establecidas, sin una consideración flexible a intención o

propósito, o a la adecuación que requiere una situación especial.

b) Feudalismo corporativo: Se caracteriza cunado el jefe de determinada

división solo vela por sus propios intereses dejando a un lado los de sus

colaboradores o de la misma organización.

c) Excesiva centralizaciones los controles: El poder se centra todo en los

superiores evitando así que los colaboradores opinen o den su máximo en

la organización.

11
d) Mentes cerradas al cambio: En la organización existen personas que no

deseen adaptarse al cambio debido a que se sientes satisfecho con la

comodidad que poseen en ese momento, por esto mismo rechazan

cualquier idea o propuesta de mejoras.

Herramientas para mejorar la productividad

Según (Lefcovich, 2009) existen diferentes herramientas para mejorar la

productividad en una organización, a continuación mencionaremos algunas:

a) Una organización 5S

Este término deriva de cinco palabras japonesas que conforman los pasos a

desarrollar:

 Seiri: Consiste en diferenciar los elementos necesarios de los que no lo son.

Separar lo necesario de lo innecesario.

 Seiton: Usar de manera ordenada todos los elementos que quedan después

del seiri. Clasificando los ítems por uso y disponerlos como corresponde

para minimizar el tiempo y el esfuerzo de búsqueda.

 Seiso: Consiste en limpiar el entorno de y trabajo, incluido maquinas,

herramientas, suelos, paredes; también consiste en verificar.

 Seiketsu: consiste en mantener la limpieza de la persona por medio de

indumentaria limpia y adecuada, también comprende mantener un entorno

de trabajo saludable, limpio y con una seguridad adecuada.

 Shitsuke: Consiste en construir una autodisciplina y formar el hábito de

comprometerse con las 5S mediante el establecimiento de estándares.

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b) Just in Time

El sistema de producción Just in Time consisten en producir y servir productos

acabados justo a tiempo de ser vendidos, producir partes justo a tiempo de ser

ensambladas y formar los productos acabados, producir semielaborados justo

a tiempo de ser convertidos en partes de otros semielaborados, y comprar

materia primas justo a tiempo de ser incorporadas en el proceso de fabricación.

(Lefcovivh, 2009)

El Just in Time poseía 4 objetivos esenciales:

 Atacaba los problemas fundamentales: Busca que los problemas graves se

solucionaran, en vez de solo evitarlas

 Eliminar los desperdicios: Se buscaba la eliminación de aquellas actividades

que no aportaran nada

 Búsqueda de la simplicidad: el Just in Time tenia aun proceso más sencillo

debido a que trabajaban justo en un tiempo determinado, con esto se

evitaban de tener que realizar actividades complejas.

 Diseñar sistemas eficaces de identificación de problemas: para lograr

solucionar los problemas, era necesario que estos sean identificados en

tiempo y en forma.

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 CONCLUSIONES

1. La importancia de la productividad en las empresas radica a que si estas son

más productivas generaran mayores utilidades, beneficiando así a la empresa y

a los trabajadores.

2. Todo gerente de una empresa debe estar pendiente de los tiempos de los que

dispone, por esto mismo es necesario que realice un plan, el cual le permitirá

seguir un rumbo en cuanto a actividades se refiere

3. El tiempo es un recurso irrenovable por ello mismo se debe de administrar de

una manera eficiente.

4. El uso correcto de este recurso permite tanto a las personas como a las

empresas, poder prevenir futuras contingencias en el quehacer diario.

5. La productividad de una empresa está determinada por la eficiencia y eficacia

con la que esta realiza sus actividades.

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 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Belcher, J. G. (1991). Productividad Total. BUenos Aires: Granica.

Bustínduy, I. (2015). La gestion del Tiempo. España: UOC.

Lefcovich, M. L. (2009). Productividad. El cid Editor.

Prieto, G. B. (2007). Gestion del Tiempo En Busca de la Eficacia. Madrid, España: Pirámide.

15
 ANEXOS
Anexo ° 01
Bustínduy, Iñaki (2015). La gestion del Tiempo. España: UOC

16
Anexo N°02
Lefcovich, Mauricio Leon (2009). Gestion total de la productividad.

17
Anexo N°3
Prieto, G. B. (2007). Gestion del Tiempo En Busca de la Eficacia. Madrid,
España: Pirámide.

18
Anexo N°04
Belcher, J. G. (1991). Productividad Total. Buenos Aires: Granica.

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