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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
SISTEMA DE GESTIÓN BPM-INFORME TÉCNICO 32 DE
LA OMS
GESTIÓN DE AUDITORÍA
INFORMES DE AUDITORÍA
1
INTRODUCCIÓN
Amplia presencia geográfica1
►Creada en 1828 África 5%
América
Asia Pacifico & 18%
►Líder mundial en evaluación de la Middle East
22%
conformidad en las áreas de Calidad,
Seguridad y Salud, Medio Ambiente y
Responsabilidad Social. (QHSE) Francia
Europa 33%
Red de más de 700 oficinas en 140 países
22%
Más de 26,000 trabajadores cualificados
Ocho Líneas de Negocio1
►Ocho líneas de negocio que aseguran un
Government Services 8% Marine 11%
completo conjunto de servicios
Consumer Products
Inspección, pruebas, auditoría, certificación, clasificación, Industry
14% 13%
gestión de riesgos, outsourcing, consultoría y servicios de
formación.
Certification
Inspection &
►Prestamos servicio a 280,000 clientes a 11%
In-Service
través de un amplio rango de mercados Verification
13%
Construction
HSE
20%
10%
INTRODUCCIÓN
Duración 3 días (24 h)
2
INTRODUCCIÓN
OBJETIVO GENERAL
Preparar a un grupo de colaboradores de la organización
como auditores internos de un sistema de gestión BPM, que
puedan asistir a la alta gerencia en el mantenimiento del
sistema.
El equipo auditor deberá además verificar que las actividades
propuestas están en conformidad con lo planificado e
informar los resultados de la eficacia del Sistema.
INTRODUCCIÓN
OBJETIVOS DEL CURSO
Analizar los requisitos legales por una Organización de
referencia en el contexto de una auditoría interna;
Aplicar los elementos de gestión de un auditoría:
planificación, ejecución, información y seguimiento de
acuerdo con la ISO 19011;
Desarrollar destrezas para la identificación y manejo de
evidencia objetiva, cumplimiento, no conformidades, análisis
de causa, acciones correctivas y acciones preventivas;
Ejecutar una auditoría basada en evidencias de un Sistema de
Gestión BPM e informar los resultados.
Auditor interno, SG-BPM Diciembre
Julio 20162016
3
INTRODUCCIÓN
REQUISITOS DE LOS PARTICIPANTES
INTRODUCCIÓN
Instalaciones
Reglas de seguridad y rutas de
escape
Cortesía (celulares)
Arreglos locales
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INTRODUCCIÓN
Utilice el formato entregado
Entrevistarse en parejas
6 minutos para cada entrevista
12 minutos por pareja
Presentación en máximo 2 minutos
El resultado se utilizará para la formación de
equipos
Ejercicio 1
Se evaluará las destrezas de comunicación ENTREVISTA
5
Capítulo 2
SISTEMA DE GESTIÓN
DE BUENAS PRÁCTICAS
DE MANUFACTURA
6
Contenido
1 Glosario
1. Glosario
Esclusa de aire
Un lugar cerrado, con dos o más puertas, que se interpone entre dos o más
habitaciones que sean, por ejemplo, de diferentes grados de limpieza, que
tiene por objeto controlar el flujo de aire entre dichas habitaciones cuando
se precisa ingresar a ellas. Una esclusa de aire está destinada a ser
utilizada por personas o cosas.
7
1. Glosario
Persona autorizada
1. Glosario
Lote
Una cantidad definida de materia prima, material de envasado, o
producto procesado en un solo proceso o en una serie de
procesos, de tal manera que puede esperarse que sea
homogéneo. En el caso de un proceso continuo de fabricación,
el lote debe corresponder a una fracción definida de la
producción, que se caracterice por la homogeneidad que se
busca en el producto. A veces es preciso dividir un lote en una
serie de sublotes, que más tarde se juntan de nuevo para formar
un lote final homogéneo.
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1. Glosario
Número de lote
1. Glosario
Calibración
9
1. Glosario
Área limpia
Un área que cuente con un control definido del medio ambiente con
respecto a la contaminación con partículas o microbios, con
instalaciones construidas y usadas de tal manera que se reduzca la
introducción, generación y retención de contaminantes dentro del
área.
Contaminación cruzada
1. Glosario
Producto acabado
Producto intermedio
10
1. Glosario
Fabricación
Todas las operaciones que incluyan la adquisición de
materiales y productos, producción, control de la calidad,
autorización de circulación, almacenamiento, embarque de
productos acabados, y los controles relacionados con estas
operaciones.
Fórmula maestra
Documento (o conjunto de documentos) que especifique las materias primas con sus
cantidades y materiales de envasado, y que incluya una descripción de los
procedimientos y precauciones que deben tomarse para producir una cantidad
específica de un producto acabado, como también las instrucciones para el
procesado y el control durante el procesado.
1. Glosario
11
1. Glosario
Producto farmacéutico
1. Glosario
Cuarentena
Reconciliación
12
1. Glosario
Recuperación (o mezcla)
Reprocesado
Producto devuelto
1. Glosario
Especificaciones
Documento que describe detalladamente las condiciones que deben reunir los
productos o materiales usados u obtenidos durante la fabricación. Las
especificaciones sirven de base para la evaluación de la calidad.
13
Contenido
1 Glosario
14
2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
15
2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
1. Garantía de la calidad
1.1. Principio. "Garantía de la calidad" es un concepto muy amplio
que abarca todos los aspectos que individual o colectivamente
influyen en la calidad del producto. Es el conjunto de medidas
adoptadas con el fin de asegurar que los productos farmacéuticos
sean de la calidad necesaria para el uso al que están destinados.
Por tanto, la garantía de la calidad incorpora las BPM y otros
factores, incluyendo aquéllos que van más allá del alcance de esta
guía, tales como el diseño y la elaboración del producto.
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2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
e) que se efectúen todos los controles necesarios de las materias primas, productos
intermedios y productos a granel, y otros controles, calibraciones, y
comprobaciones durante el procesado;
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2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
1.3. El fabricante debe asumir la responsabilidad de la calidad de los productos
farmacéuticos para asegurar que sean apropiados para el uso previsto, que reúnan los
requisitos necesarios para autorizar su comercialización, y que no sean riesgosos para el
paciente, debido a su inocuidad, calidad o eficacia inadecuadas. Las principales
autoridades administrativas son responsables del cumplimiento de este objetivo de calidad,
con la participación activa y el compromiso de numerosos departamentos a todos los
niveles dentro de la compañía, de los proveedores y de los distribuidores. Para que sea
posible alcanzar el mencionado objetivo cualitativo, se debe contar con un sistema de
garantía de la calidad de amplio alcance y correctamente aplicado, que incorpore las
Buenas Prácticas de Manufactura y de control de la calidad. Es preciso que sea
plenamente documentado y que su eficacia sea controlada. Todas las partes del sistema de
garantía de la calidad deben ser atendidas por personal competente, y es necesario que se
disponga de recintos, equipos e instalaciones adecuados.
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2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
2.1 Dentro del concepto de garantía de la calidad, las Buenas Prácticas de
Manufactura constituyen el factor que asegura que los productos se fabriquen en
forma uniforme y controlada, de acuerdo con las normas de calidad adecuadas al
uso que se pretende dar a los productos, y conforme a las condiciones exigidas
para su comercialización.
Las reglamentaciones que rigen las BPM tienen por objeto principal disminuir los
riesgos inherentes a toda producción farmacéutica que no pueden prevenirse
completamente mediante el control definitivo de los productos. Esencialmente,
tales riesgos son de dos tipos:
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2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
20
2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
g) que los registros referentes a la fabricación y distribución, los cuales permiten
averiguar la historia completa de un lote, se mantengan de tal forma que sean
completos y accesibles.
3. Control de la calidad
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2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
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2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
d) Deben mantenerse registros, que sirvan para demostrar que se han llevado a cabo todos
los procedimientos de muestreo, inspección y ensayo, y que cualquier desviación ha sido
plenamente registrada e investigada.
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2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
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2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
3.4 La evaluación del producto terminado debe abarcar todos los factores
pertinentes, incluyendo las condiciones de producción, los resultados de los
ensayos realizados durante el proceso de producción, la fabricación (incluyendo el
envasado), la documentación, el cumplimiento de las especificaciones del
producto acabado, y el examen del paquete final.
3.5 El personal encargado del control de la calidad debe tener acceso a las áreas
de producción para llevar a cabo, como sea apropiado, los trabajos de muestreo e
investigación.
4. Saneamiento e higiene
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2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
5. Validación
5.1 Los estudios de validación constituyen una parte esencial de las BPM y deben
efectuarse conforme a protocolos definidos de antemano.
5.3 Siempre que se adopte una fórmula o método de preparación, se deben tomar
medidas para demostrar que son adecuados para el procesado habitualmente empleado.
5.4 Se debe validar toda modificación importante del proceso de fabricación, incluyendo
cualquier cambio en equipos o materiales que puedan influir en la calidad del producto
y/o la reproducibilidad del proceso.
7. Retiro de un producto
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2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
El contratista
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2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
El contrato
9.1 Principio. La autoinspección tiene por objeto evaluar el cumplimiento por parte del
fabricante de las BPM en todos los aspectos de la producción y del control de calidad. El
programa de autoinspección debe diseñarse de tal forma que sirva para detectar cualquier
deficiencia en el cumplimiento de las BPM y recomendar las medidas correctivas necesarias.
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2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
Puntos de la autoinspección
Equipo de autoinspección
Frecuencia de la autoinspección
Informe de la autoinspección
Seguimiento
Auditoría de la calidad
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2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
Personal principal
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2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
Higiene personal
11. Instalaciones
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2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
Áreas accesorias
Áreas de almacenamiento
Áreas de pesaje (pueden ser parte del área de almacenamiento o del área de
producción).
Área de producción
12. Equipos
32
2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
13. Materiales
Reactivos y medios de
cultivo
Patrones de referencia
Materiales desechados.
Miscelánea
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2. Administración de la calidad en la industria
farmacéutica. Filosofía y elementos esenciales
14. Documentación
34
Contenido
1 Glosario
35
3. Buenas Prácticas de Producción y de Control
de la Calidad
Operaciones de envasado
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3. Buenas Prácticas de Producción y de Control
de la Calidad
Productos acabados
Estudios de estabilidad
Contenido
1 Glosario
37
4. Pautas complementarias y de apoyo
17. Productos farmacéuticos estériles
Explicación
38
3. Buenas Prácticas de Producción y de Control
de la Calidad
18. Buenas Prácticas de Manufactura para ingredientes
farmacéuticos activos (sustancias farmacéuticas a granel)
Explicación
39
Contenido
1 Glosario
40
4. Pautas complementarias y de apoyo
El papel del inspector
El proceso de la inspección
La inspección habitual
La inspección concisa
Inspección de seguimiento (reevaluación o re inspección)
La inspección especial
Examen de los sistemas de calidad
Frecuencia y duración de las inspecciones
Inspección
Programa de pruebas de estabilidad
Informes
Medidas regulatorias
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Conceptos
ISO 9000:2015
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INFORMACIÓN DOCUMENTADA
DOCUMENTO
Conceptos
ISO 9000:2015
Ejercicio 04
RELACIONES CRUZADAS
Capítulo 3
Gestión de Auditoría
42
DEFINICIONES
AUDITORÍA
Observación
Documentales
Ensayo
1. Planificación
ETAPAS 2. Ejecución
3. Informe
4. Seguimiento
DEFINICIONES
Hallazgos de la Auditoría:
Resultados de la evaluación de
la evidencia de la auditoría
recogida contra los criterios
de la auditoría.
Conformidad
Conclusión de la Auditoría: No conformidad
Consecuencia de una auditoría
alcanzada por el equipo auditor
tras considerar los objetivos de
la auditoría y todos los
hallazgos de la auditoría
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DEFINICIONES
Cliente de la auditoría:
Persona u organización
que solicita la auditoría.
Auditado: Organización
auditada
Auditor: Persona con la
competencia para llevar
a cabo una auditoría.
Equipo Auditor:
Uno o más auditores que
llevan a cabo una auditoría, Experto técnico: Persona
que de ser necesario son que aporta conocimientos
apoyados por un experto o experiencia específica al
técnico equipo auditor.
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA
1. INTEGRIDAD
4. CONFIDENCIALIDAD
5. INDEPENDENCIA
PROCESO DE
AUDITORÍA
6. ENFOQUE BASADO EN EVIDENCIA
Ejercicio 05
EVIDENCIAS
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TIPOS DE AUDITORÍA
Efectuadas por la propia organización o por una empresa contratada que actúa en nombre de la organización.
Indicadores de Competencia
•Educación
•Experiencia laboral
•Entrenamiento en auditorías
•Experiencia en Auditorías
Lecturas recomendadas:
• Guía ISO 19011 (722)
• Norma IIA Auditoría Interna
INTELIGENCIA EMOCIONAL
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PLANIFICACIÓN
Una auditoría debe estar basada en:
OBJETIVO:
Describe el propósito y el motivo de la realización de la
auditoría. Ej. cambio de proceso, requisitos legales,
preparación para la certificación, cumplimiento del plan de
auditorías, etc.
ALCANCE:
Describe el campo de aplicación de la auditoría. Se refiere a
factores como la ubicación física, unidades organizativas,
actividades, procesos a ser auditados así como al período de
tiempo cubierto por la auditoría.
CRITERIO:
Puede incluir normas aplicables, regulaciones, legislación,
procedimientos y otros documentos del sistema de gestión.
Auditor interno, SG-BPM Diciembre
Julio 20162016
PLANIFICACIÓN
AGENDA ANUAL
PLAN MATRIZ
CRONOGRAMA
PROGRAMA
PLAN DIARIO
REQUISITOS O CRITERIOS
LISTA DE
PROCEDIMIENTO
VERIFICACIÓN
Ejercicio 06
PLANIFICACIÓN
46
Ejercicio 7: Planificación
AGENDA ANUAL
Septiembre
Noviembre
Diciembre
Ctrl.
Octubre
Febrero
No Area / Proceso
Agosto
Marzo
Enero
Junio
Mayo
Julio
Abril
A Representante de la dirección P P
B Dirección X
C Recursos humanos P P
D Producción P P P P P P
E Diseño y desarrollo P P P P
F Ventas P P P
G Control de calidad P P P
H Compras P P
I Otros P
P
E
Se debe planificar un programa de auditorías tomando en
T
consideración el estado y la importancia de los procesos y las
C áreas a auditar, así como los resultados de auditorías
R previas.
Requisitos - MATRIZ
DEPARTAMENTO / PROCESO / FUNCIÓN
REQUISITOS A B C D E F G
1. CLASIFICACIÓN Y DESCARTE
√
√ √ √ √ √
√ √ √ √ √ √
2. ORGANIZACIÓN
√
√
√ √
√
√ √ √
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PLAN DE AUDITORÍA
AGENDA
PROGRAMA DE AUDITORÍA - SIG
Auditores : Organización:
Especialista : Fecha(s):
Affiliation* 1 de 1
12:30 ALMUERZO
PLAN DE AUDITORÍA
Ejercicio 5
PLANIFICACIÓN
LISTA DE VERIFICACIÓN
Empresa: Proceso: Propietario: Pág. Nº:
Norma
Elementos del Proceso Verificar Documentos Notas
Cláusula
Requisitos legales
Controles
Recursos / Insumos
Indicadores
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TÉCNICAS DE AUDITORÍA
Se relaciona a la forma de
obtener la evidencia objetiva
1. TOP DOWN
2. BOTTOM UP
3. ENFOQUE DE PROCESOS
4. ENFOQUE EN RIESGOS
5. ENFOQUE DE REQUISITOS
REUNIONES DE AUDITORÍA
Reunión de apertura
Con la Dirección
Informe de planificación gerencial
Reunión de cierre.
Con la Dirección
Informe estratégico de resultados
Reunión de retroalimentación
Con el Representante del Sistema
Al final de cada día
Reunión de enlace
Con el equipo auditor en privado
Avance de la auditoría.
Preparación del informe (enlace final)
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REUNIÓN DE APERTURA
REUNIÓN DE CIERRE
1. Presentación de los integrantes del equipo
2. Explicación de los objetivos, alcance y criterios de la
auditoría.
3. Cumplimiento del plan de actividades
4. Métodos y procedimientos usados.
5. Descargo de responsabilidad, aclarando al auditado que la
auditoría se realizó sobre una muestra de la información
disponible.
6. Confirmación del compromiso de confidencialidad.
7. Hallazgos encontrados: de conformidad y no conformidad
8. Conclusión de auditoría
9. Recomendaciones sobre la auditoría.
10. Coordinación de acciones de seguimiento
Auditor interno, SG-BPM Diciembre
Julio 20162016
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Capítulo 4
Informes de Auditoría
INFORMES DE AUDITORÍA
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INFORMES DE AUDITORÍA
HALLAZGO
S Un hallazgo puede:
1. Indicar conformidad o no conformidad
con los requisitos.
2. Clasificarse de acuerdo con el
procedimiento de auditoría.
Deben resumirse las conformidades e indicar los
sitios, funciones o requerimientos auditados,
donde no fueron observadas no conformidades.
INFORMES DE AUDITORÍA
NO
CONFORMIDAD
“Incumplimiento de un requisite
especificado”
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INFORMES DE AUDITORÍA
NO CONFORMIDAD
Sea positivo
No mire la no conformidad de
manera negativa
Descubrir una no conformidad
brinda la oportunidad de mejorar
mediante una acción correctiva
INFORMES DE AUDITORIA
EVIDENCIA OBJETIVA
Verdad demostrable en base de información recopilada
por percepción, documentación y/ o ensayo
Fuentes de
Recolección y selección información
(a través de la revisión de documentos,
entrevistas, observación, otros)
Información
Verificación
Evidencia de la
auditoría
Comparación con criterios de auditoría
Hallazgo de la
auditoría
Revisión
Ejercicio 07
INFERENCIAS Conclusiones de la
auditoría
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INFORMES DE AUDITORÍA
REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES
Es necesario que contenga tres elementos:
Es el hecho o problema
1. EL INCUMPLIMIENTO genérico, breve, preciso y
aceptado por el auditado.
PROCEDIMIENTO
3. EL REQUISITO Puede ser legal, de la norma y/o
procedimiento interno. Un requisito
a la vez, el que mejor aplique o más
cercano
INFORMES DE AUDITORÍA
Distribución
Escenario:
Se ha encontrado que el camión de repartidor de productos tiene falta
de higiene y limpieza, se puede ver que cajón contiene desperdicios
remanentes de un servicio anterior de verduras y legumbres.
El procedimiento DI-05, ítem 2, indica que
antes de realizar la carga del producto para
entregar al cliente, las cabinas de reparto
de los camiones deben estar limpios y
desinfectados.
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INFORMES DE AUDITORÍA
ÁREA DISTRIBUCIÓN
INFORMES DE AUDITORÍA
PRECAUCIÓN
¡Sea cauto, no sea demasiado
concluyente!
¡No juzgue por las apariencias!
¡Asegúrese de que tiene evidencias
completas!
¡Asegúrese de que la evidencia sea
objetiva!
Cuando tenga dudas, ¡nvestigue!
Identifique las pistas para seguir
investigando
Auditor interno, SG-BPM Diciembre
Julio 20162016
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INFORMES DE AUDITORÍA
EJEMPLO DE PISTAS
INFORMES DE AUDITORÍA
INFORME FINAL
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INFORMES DE AUDITORÍA - SEGUIMIENTO
Resolución de No Conformidades
INCUMPLIMIENTO
DE UN
REQUISITO
¿Necesidad
de acciones
correctivas
?
NO ANÁLISIS DE SÍ ACCIONES
CONFORMIDAD
CORRECCIÓN
CAUSA ? CORRECTIVAS
NO
IMPLANTACIÓN
ISO SEGUIMIENTO DE
EFICACIA
≠
NO ¿Se eliminan
CORRECCIONES ACCIONES ? causa y
Acciones inmediatas CORRECTIVAS
efecto?
SI
FIN VERIFICACIÓN
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