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Tutorial de sistemas electrónicos de gestión

judicial
Comentarios preliminares
Allá por el año 2011 la ley 26.685 dio el inicio un proceso de cambio en el mundo jurídico
que al día de hoy no ha culminado, estando incluso en sus etapas más tempranas. La norma
regula que:

ARTICULO 1º — Autorízase la utilización de expedientes electrónicos, documentos


electrónicos, firmas electrónicas, firmas digitales, comunicaciones electrónicas y
domicilios electrónicos constituidos, en todos los procesos judiciales y administrativos que
se tramitan ante el Poder Judicial de la Nación, con idéntica eficacia jurídica y valor
probatorio que sus equivalentes convencionales.
ARTICULO 2º — La Corte Suprema de Justicia de la Nación y el Consejo de la
Magistratura de la Nación, de manera conjunta, reglamentarán su utilización y dispondrán
su gradual implementación.
ARTICULO 3º — Comuníquese al Poder Ejecutivo nacional.

Siguiendo la directiva de una gradual implementación y regulación la CSJN ha dictado las


siguientes acordadas:

AC 31-2011; AC 3-2012; AC 8-2012; AC 29-2012; AC 14-2013; AC 15-2013; Ac 24-


2013;AC 35-2013; AC 36-2013; AC 38-2013; AC 43-2013; AC 2-2014; AC 11-2014; AC
3-2015; AC 12-2015; AC 13-2015; AC 24-2015; AC 35-2015 (Click en cada acordada para
ver su texto).-Éstas fueron aplicando y regulando progresivamente hasta llegar a la AC
3/2015 que pasamos a comentar. La acordada AC 3/2015 establece cuatro temas relevantes
para los letrados:

En primer lugar la IEJ “Identificación Electrónica Judicial” (que es el CUIL/CUIT) del


abogado usuario del sistema de gestión judicial. Es dable destacar que en los expedientes
los letrados deberán denunciar su IEJ y, a su vez, constituir domicilio electrónico en el
mismo número.

El segundo tema a destacar es el de las llamadas “notificaciones electrónicas”. El “Sistema


de notificaciones electrónicas” o SNE es aplicado a todos los expedientes en curso ante el
Poder Judicial de la Nación, pasando a ser de uso obligado para todos los expedientes
cualquiera sea su fecha de inicio. Cabe destacar que quedan exceptuadas las notificaciones
que por su naturaleza son dirigidas al domicilio real de la parte, traslado de demanda,
reconvención y citación de terceros.

En tercer lugar tenemos las “Copias digitales” que son ni más ni menos que las copias
traslado de cada escrito que cuente con ellas que, a partir de la aplicación del sistema, no
deberán ser acomapañadas en soporte papel sino que deberán ser subidas en formato PDF
mediante el panel de control del sistema. Más adelante detallaremos paso a paso cómo
realizar éste procedimiento.
Por otra parte nos encontramos con el “libro electrónico de notas” que consiste en un libro
de asistencias digital. El personal del juzgado deberá dejar asentado en papel que en el
expediente se ha dejado nota electrónica.

La Acordada 35/2015 ha postergado la aplicación hasta el 1° de Mayo de 2016.-

¿Qué necesito para operar con el sistema?


Requisitos
Navegador web: Para operar con el sistema de gestión judicial debemos contar con un
navegador web compatible con el mismo. Los navegadores web son programas que
permiten “navegar” por internet. El navegador predeterminado en los sistemas Windows
clásicos es el “Internet Explorer” el cual funciona sin problemas con el sistema. A su vez
los desarrolladores han manifestado que el Google Chrome y el Mozilla Firefox pueden ser
utilizados sin ningún inconveniente.

Adobe Reader: (anteriormente, Adobe Acrobat Reader) permite visualizar e imprimir


archivos en formato PDF y está disponible gratuitamente para descargar desde el sitio Web
de Adobe. El formato PDF permite desplegar texto con un diseño ordenado cual si fuera
una publicación y no es fácil adulterar su contenido.

Adobe Flash Player: permite la visualización de elementos gráficos complejos en el


explorador. Puede instalarse directamente desde el sitio Web de Adobe.

Como vemos, estos requisitos son los esenciales para poder trabajar con el sistema.

Formato, tamaño de un archivo


En cuanto al formato admitido debemos detenernos a pensar ¿cómo convierto mi
documento de Word o de Lex Doctor, o de cualquier procesador de texto que utilicemos, a
PDF?

El siguiente video explica varios métodos para poder hacerlo:


Otro problema que surge al querer cargar los archivos al sistema es el límite que tiene el
SGJ en cuanto al tamaño del archivo el cual no puede pesar más de 5 MegaBytes. La
siguiente tabla muestra cuantos kilobytes representan un megabyte.
Puede pasarnos entonces que nuestra demanda o su documental sea tanta que, al haberla
escaneado, supere por mucho el tamaño de archivo permitido. En el siguiente video
veremos cómo saber el tamaño de un archivo y cómo reducirlo para poder subirlo al
sistema.

Trabajando con el sistema de gestión judicial


(SGJ)
Antes que nada debemos tener en claro que mediante la implementación de las políticas de
informatización de la justicia han sido creados tres programas informáticos de gestión que
conforman el sistema a la fecha. Estos son: La consulta de causas judiciales; Ingreso de
copia de documentos y Sistema de notificaciones electrónicas.

Registro del usuario


Todas ellas requieren de la previa registración del usuario al sistema (a excepción de la
“consulta pública de expedientes” que permite el sistema de consulta).

A su vez dentro del sistema informático de gestión judicial un usuario puede ser principal,
autorizado o visualizador.

Para registrarse los letrados colegiados en el Colegio Público de Abogados de la Capital


Federal pueden realizar el trámite de registración en la sede del mismo. En cuanto a los
usuarios no abogados los mismos pueden realizar la registración mediante la función de
registración del sistema.

Un dato muy importante es indicar el mail de quien se registra, al mismo han de llegarle los
llamados “mails de cortesía” los cuales no siempre llegan, y no tienen efectos jurídicos, a
diferencia de las notificaciones del sistema.

Una vez realizada la registración se obtendrá una identificación electrónica judicial y un


domicilio electrónico. Ambos son el CUIT/CUIL del usuario.

Para poder acceder al sistema de consulta de causas podes hacerlo haciendo click aquí o
desde nuestra página de inicio en el menú “Herramientas diarias/Sistemas de Consulta
Web”.

Para poder acceder al sistema de ingreso de copia de documentos o al sistema de


notificaciones electrónicas podes hacerlo haciendo click aquí o desde nuestra página de
inicio en el menú “Herramientas diarias/Otras Herramientas”. Luego, debemos ingresar
nuestro usuario, contraseña y las letras y números de la imagen que aparece debajo. Una vez
dentro del sistema elegimos uno u otro.

En cuanto a los datos de la cuenta, los mismos pueden ser modificados desde la opción
“Modificar mi perfil”. En ella podremos cambiar datos como la contraseña o el mail en
donde recibimos los “mails de cortesía”.
IMPORTANTE: Cada vez que querramos salir del sistema debemos hacer click en el
bontón “Salir” y luego “cerrar la sesión”, de lo contrario puede que la sesión quede abierta y
que alguien más pueda utilizar nuestra cuenta.

Carga de archivos
Los escritos presentados en la mesa de entrada deben ser subidos en forma digital al
sistema. Las copias subidas deben ser fieles a su original y se suben con el carácter de
declaración jurada que lo son.

La acordada prevé que el escrito digital debe ser incorporado al sistema dentro de las 24
horas de presentada la copia en soporte papel en la mesa de entradas del juzgado aunque
también puede realizarse antes de llevar el escrito, sin embargo lo que importará el
cumplimiento de un plazo será el cargo del escrito presentado en la mesa de entradas y no el
día y horario en el que fue ingresado el escrito al sistema.

A su vez, las presentaciones de mero trámite, es decir aquellas que no hacen al impulso del
expediente, pueden ser presentadas solamente en forma digital. La misma será agregada al
expediente por personal del juzgado.

Ingresar las copias digitales cubre los efectos procesales de lo que constituía dejar un escrito
sin copias, es decir, es de aplicación el art. 120 del CPCCN el cual otorga un plazo de dos
días para acompañar dichas copias. Es decir que, al subir las copias digitales, se tiene por
cumplida dicha carga.

En los siguientes videos veremos cómo incorporar un escrito al expediente, cómo consultar
aquellos que ya hemos subido, y cómo cargar una contestación de demanda.
La Notificación electrónica
El sistema de notificación electrónica viene a modernizar el sistema tradicional de
notificación por cédula, cambiando su formato y digitalizando el método de emisión y
recepción de las mismas. A partir de la implementación del sistema las cédulas serán
confeccionadas en forma digital y remitidas mediante el panel de control del usuario. Ahora
bien, existen cédulas que continuarán siendo en fomato papel estas son: las que por su
naturaleza deben ser notificadas al domicilio real, la notificación de traslado de demanda,
reconvención y citación de terceros extraños a la Litis.

Como corolario el domicilio constituido será el llamado “domicilio electrónico”, que es ni


más ni menos, como ya lo hemos explicado, el número de CUIT/CUIL del usuario a quien
se dirige la cédula electrónica.
El medio digital para realizar, remitir o recibir una notificación del estilo es el Sistema de
notificación electrónica en el que deberemos estar previamente registrados (para saber más
sobre la registración ver título “registración” del presente instructivo).
Mediante el mismo podremos realizar una consulta de las cédulas que hemos enviado o
recibido, conseguir un comprobante de visualización, guardar borradores de notificaciones a
remitir y otorgar permisos a usuarios de colaboración.

¿Cuándo quedo notificado fehacientemente?


Al recibir una cédula electrónica veremos distintos datos que la acompañan, entre ellos la
fecha y hora en que la misma fue recibida. Este dato es importante para determinar el
momento de la notificación pero no es el único.

Dado que la actividad del sistema es ininterrumpida, es decir funciona las 24hs del día,
podemos recibir una cédula en cualquier momento, pero ello no quiere decir que quedemos
notificados en ese preciso instante. Se deben analizar distintas situaciones, teniendo en
cuenta que el horario hábil para enviar una cédula electrónica es de 7 a 20hs de días hábiles.
Entonces:

Si la notificación se remitió en día y horario hábil, quien recibe la cédula se notifica en ese
instante. Ahora bien si la notificación fue enviada después de las 20hs la notificación surte
efecto al día siguiente hábil. Por otro lado si la notificación es enviada un día inhábil la
misma se tomará como notificada el siguiente día hábil. Veamoslo en el siguiente esquema:

Tal y como la notificación por cédula en formato papel el plazo procesal comenzará a
contarse al siguiente día hábil de recibida la misma.

En el siguiente video, creado por la dirección general de teconología del PJN, veremos
cómo chequear las cédulas que hemos recibido, cómo confeccionar y remitir una cédula de
notificación electrónica y cómo gestionar los autorizados.
Libro de notas electrónico
El libro de asistencias, o comúnmente llamado “libro de notas”, en el que los letrados, o las
personas por ellos autorizados dejan constancia cada día en que opera la notificación por
ministerio de la ley que el expediente no se encontraba en su respectivo casillero (martes y
viernes “días de nota”), ha venido a ser reemplazado por un libro de asistencias electrónico
que implementa la AC 3/2015. Es decir que ya no será necesario acercarse a la mesa de
entradas del juzgado para ello sino que los letrados deberán dejar “nota electrónica” por
medio del sistema.

Es de aplicación la acordada 8/2012 que dispuso la aplicación del libro de notas electrónico.
A partir del 2/05/2016 en todas las Cámaras, Tribunales y Juzgados del PJN se utilizará el
registro digital para dejar constancia que el expediente se encuentra a despacho. Hecho esto
por el letrado la oficina judicial deberá asentar esa circunstancia en el expediente en soporte
papel por medio de un sello o nota manuscrita con fecha, hora, parte y firma de funcionario.

Será obligatorio el asiento de que se dejó nota electrónica solo en el caso de que se sucite
una controversia alrededor de la fehca de notificación de una providencia. Para el resto de
los casos debe estarse ante las constancias del sistena de gestión.(conf. Resolución CSJN Nº
2028/15).

Es importante mencionar que el botón para dejar nota solo aparece en el sistema los días
martes y vienres en el horario de tribunales en los expedientes que se encuentran a
despacho.
Podrán dejar nota en el expediente digital los profesionales intervinientes en la causa,
vinculados electrónicamente y los usuarios “autorizados” por el profesional mediante
sistema y en el expediente.