CAPÍTULO 1

1. Base de Datos: Se le llama así al objeto que contiene un conjunto de

información relacionada. Las bases de datos relacionales permiten
minimizar la redundancia de datos. Antes de generar una base de datos
en Access, se deberán realizar los pasos necesarios para el proceso de
normalización y el diseño del modelo entidad-relación. Al momento de
crear una base de datos en Access se genera un archivo con extensión:
accdb. En este se definen las tablas involucradas.

2. Llave Primaria: Está formada por uno o más campos que cumplen con la
característica de ser únicos, es decir, los valores no pueden estar
repetidos. Cuando la llave está formada por varios campos se le conoce
como “Llave Compuesta”.

3. Llave Foránea: Se le llama así al campo que hace referencia hacia la llave
primaria de otra tabla. Las llaves foráneas permiten establecer la relación
entre las diferentes tablas.

4. Relaciones: Permiten enlazar una tabla con otra o varias tablas. A través
de las relaciones se puede obtener información y además realizar
operaciones entre campos de diferentes tablas. Para definir una relación
se debe arrastrar la llave primaria de una tabla hacia la llave foránea de la
otra tabla. En Access las relaciones deben ser de uno a muchos.

CAPÍTULO 2

 Secuencia lógica para el desarrollo de las Bases de Datos en Access.

1. Creación de la base de datos: Antes de crear la estructura de la base de

datos se debe contar con el modelo entidad-relación.
2. Generación de la estructura de la Base de Datos:

a. Creación de las tablas:

Definir el nombre del campo, el tipo de dato y el tamaño.

Establecer el campo que será la llave primaria.

Guardar la tabla.

Repetir el proceso para todas las tablas.

3. Creación de las relaciones: Para definir las relaciones tome en cuenta lo

siguiente:

 Las relaciones se definen de una Entidad Fuerte a una Entidad Débil.

 Las llaves primarias y foráneas deben tener el mismo tipo de dato.

 Se recomienda que las llaves tengan el mismo nombre.

 Ninguna relación se debe crear sin exigir integridad referencial.

4. Generación de Formularios: Los formularios son objetos que permiten el

ingreso de los datos a las tablas. En ellos deberá realizar cualquier
validación, fórmula, etc. Hay que tomar en cuenta que solo debe existir un
formulario por cada tabla.

5. Preparación de los formularios y/o subformularios: Al momento de

diseñar los formularios deberá tomar en cuenta las restricciones
contempladas y los requerimientos de la empresa. La preparación de los
formularios incluye:
 a. Reglas de Validación: Se usan para validar datos. Generalmente se
utilizan los siguientes operadores lógicos: =, >, <, <>, >=, <=,
Entre

b. Valor Predeterminado: Se usa para asignar un valor inicial a un

campo. Los más utilizados son fechas y sueldos.

c. Máscara de Entrada: Permite definir un formato al momento de

ingresar datos. Se aplica a las fechas y teléfonos. Para fechas se usa
el siguiente formato: 99/99/9999 y para los teléfonos se usa
(999)(9999-9999).

d. Eventos: Se utilizan para realizar cálculos en los campos de los

formularios. Los eventos generalmente se definen en los campos
que producen un resultado.

e. Botones de Cuadro Combinado: Se definen únicamente en las

llaves foráneas (entidades débiles), es decir, un cuadro combinado
permite acceder datos de una entidad fuerte.

f. Botones de Cerrar Formularios: Se definen en los encabezados de

los formularios y permiten crear un botón para cerrar el formulario
sin necesidad de utilizar el botón tradicional (x).

6. Ingreso de Datos: Se deben ingresar los datos primero en las Entidades

Fuertes y luego en las Entidades Débiles.

7. Creación de Consultas: Son los objetos que nos permiten desplegar

información de la base de datos. Se pueden utilizar criterios de búsqueda,
campos calculados, ordenar datos, actualizar campos, etc. Para generar
 una consulta es importante verificar que exista una relación entre las
tablas seleccionadas.

8. Generación de Informes: Los informes pueden ser generados desde una

o varias tablas o bien de una consulta.

9. Generación de Menús: A través de un menú principal se tiene acceso a

todos los objetos de la base de datos, como tablas, formularios, consultas,
informes, etc.