Gestión de un proyecto de beneficio escolar

Un proyecto constituye una actividad de cambio, con objetivos y tiempo y espacio

definidos, dirigido a un conjunto especifico de personas y con la resultante de
mejorar situaciones actuales. Su función básica es brindar lineamientos y fortalezas
a todos los actores de una organización, conducentes al mejoramiento progresivo y
eficiente de alguno de sus procesos.
La gestión de proyectos es la rama de la ciencia de la administración que trata de
la planificación y el control de proyectos, aspectos que ostentan la mayor
importancia en la gestión de los proyectos.
En el campo de la educación, la Gestión implementa proyectos, a nivel nacional,
regional, local e institucional, para responder a las necesidades de desarrollo de
los sistemas o centros escolares; por ello, un Proyecto Educativo es un instrumen-
to que permite a la comunidad plantear soluciones a los problemas educativos y
atender las necesidades tanto de índole pedagógica curricular como de infraes -
tructura y mobiliario escolar, entre otros (1).

Generalidades
Los proyectos surgen como una necesidad del hombre para crear soluciones
creíbles y eficientes a las problemáticas que se presentan en los ámbitos de su vi-
da; los mismos apuntan a lograr un resultado único, y surgen como respuesta a u-
na necesidad, acorde con la visión del interesado. Los proyectos constituyen instru
mentos ejemplares de como planificar y organizar las actividades que tienden a la
obtención de objetivos específicos.
En la obtención de objetivos educativos, el centro escolar en su conjunto podría
constituirse en un proyecto educativo, o bien existir una serie de proyectos dentro
del mismo centro. Esta claro que el centro se desenvuelve en una comunidad es-
colar, en la que surgen a diario problemáticas que deben resolverse de modos va-
riados, pero aquellas situaciones que requieran de soluciones sistemática y científi
ca, habrá que resolverlas mediante la implementación de proyectos.
Según sean los objetivos planteados así será el tipo de proyecto a implementar, el
cual requiere de una planificación y organización secuencial (etapas) bien dife -
renciada. Existen ocasiones en que no se requerirá de estos tipos de procesos.
1. Definición de proyecto educativo.
Las conceptualizaciones científicas sobre el termino de Proyecto aparecen en la
mitad del siglo pasado, por lo que a la fecha existe una amplia gama de definiciones
al respecto; sin embargo, se señala que ta les conceptualizaciones requieren de
una sistematización en base a los objetivos y ámbito de aplicación contenidos en el
proyecto en cuestión.
Un proyecto consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo; es un emprendi
miento de tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como
respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización.

- Es la planeación y organización del conjunto de quehaceres con miras a la

obtención de los objetivos establecidos.
- Es un plan y disposición detallados que se dispone para la ejecución de una
determinada cosa o cuestión (3).
- Es el conjunto de acciones no repetitivas y unicas, de duración determinada,
formalmente organizadas y que utilizan recursos (4).
- Es el conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar uno o
varios objetivos con una metodología definida, para lo cual precisa de un equipo de
personas idóneas, así como de otros recursos cuantificados en forma
de presupuesto, que prevé el logro de determinados resultados sin contravenir
las normas y buenas prácticas establecidas, y cuya programación en el tiempo
responde a un cronograma con una duración limitada (5).
- Es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema
tendiente a resolver, entre tantas, una necesidad humana (6).
- Es una respuesta que surge como solución frente a un determinado problema o
bien, el camino a partir del cual se intenta aprovechar una oportunidad de negocio
(7).
- Es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para
crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio
beneficioso (8).
- Es un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas que se enfocarán
en el logro de aquellos objetivos específicos propuestos al comienzo y que estarán
sujetos a un presupuesto y a un período de tiempo determinado (3).
- Es la planeación y organización de todas las tareas y actividades necesarias para
alcanzar un objetivo educativo (9).
- Un proyecto educativo es un plan en el que se establece como objetivo principal
resolver, de manera organizada y precisa, un problema educativo previamente
identificado en su realidad (10).
- El proyecto educativo es un proceso participativo, compartido y flexible por todos
los actores de una institución educativa.
- El proyecto educativo es un conjunto de pasos secuenciales, para resolver
problemas en el ámbito educativo, que generan productos específicos, son formas
operativas e inmediatas de alcanzar objetivos y metas concretas, que finalmente se
convertirán en eslabones necesarios en el inagotable proceso educativo.

Se observa que estas definiciones convergen en que los proyectos constituyen un

conjunto de actividades planificadas, y que se enfocan en la obtención de obje tivos
específicos en determinado tiempo.

2. Objetivos y características de los proyectos.

Objetivos.
El objetivo teórico de un proyec- to es poder realizar en la práctica, a partir de una
idea original, algo que sea lo más cerca no a lo que imaginamos pero técnicamente
posible y con el menor coste; acercándose a la práctica, con la implementación de
un pro yecto se pretende resolver una problemática, de manera planificada y
organizada, previa mente identificada, utilizando los recursos disponibles y
respetando el contexto (11). Cuando los proyectos arrojan resultados satisfactorios
de manera abstracta y/o concreta, entonces cruzaron la frontera de la práctica.

Un proyecto en general es para satisfacer una necesidad, remover obstáculos que

impiden la satisfacción de tal necesidad, desarrollar una capacidad, resolver
problemas dentro de un contexto, introducir un proceso de cambio, aprovechar u -
na oportunidad o una ventaja, superar una debilidad o una amenaza (12).
Los proyectos educativos. tienden a la forma ción de estudiantes capaces de
intervenir e in tegrarse en la sociedad en forma crítica y no acomodada y de resolver
los problemas que su entorno les plantea; se elaboran en base a mejorar el proceso
educativo e integrar nue vos recursos, como en el caso de las nuevas tecnología.
Puede señalarse también que la finalidad de un proyecto educativo es atender las
demandas de conocimientos, la formación de valores, la integración de los
estudiantes, la formación intelectual y espiritual de la comunidad escolar.

Características.
El Project Management Institute (PMI), establece para un proyecto general las
características siguientes (8):
• La capacidad de prestar un servicio. Por ejemplo, las funciones del negocio que
respaldan la producción o la distribución.
• Un resultado. Por ejemplo, salidas o documentos, como en el caso de un proyecto
que se obtienen conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no
una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad.
• La singularidad de los productos entregables. Por ejemplo, se han construido
muchos miles de edificios de oficinas, pero cada edificio individual es único:diferente
propietario, diferente diseño, diferente ubicación, diferente contratista, etc. La
presencia de elementos repetitivos no cambia la condición fundamental, única de
manejo y propósitos de un proyecto.
• Elaboración gradual. A compaña a los conceptos de temporal y único, y significa
desarrollar en pasos e ir avanzando mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance
del proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más
explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más
completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables. La
elaboración gradual no debe confundirse con la corrupción del alcance.

Ciclo de vida de un proyecto y sus elementos

El ciclo de vida de un proyecto es el conjunto de fases en las que se organiza un
proyecto desde su inicio hasta su cierre. Una fase es un conjunto de actividades
del proyecto relacionadas entre sí y que, en general, finaliza con la entrega de un
producto parcial o completo. Hay proyectos sencillos que sólo requieren de una
fase, y otros de gran complejidad que requieren un importante número de fases y
sub-fases.
ITM Platform te permite reutilizar y adaptar los ciclos de vida más adecuados
con plantillas de proyecto, pruebalo ahora gratuitamente.
El ciclo de vida de cada proyecto está definido por el modelo de fases que se
utilice y este suele estar determinado por la organización, la industria o, incluso, la
tecnología empleada en el proyecto. No es posible determinar de forma genérica
las fases de todos los tipos de proyecto, aunque en ocasiones se hace referencia a
una estructura genérica del ciclo de vida que se compone de las fases de:
 Inicio del proyecto,
 Organización y preparación,
 Ejecución del trabajo y cierre del proyecto.
Esta estructura genérica del ciclo de vida no debe confundirse con los Grupos
de Procesos de la Dirección de Proyectos definidos en PMBOK. La estructura
genérica del ciclo de vida del proyecto es un modelo genérico sobre la organización
de las fases del proyecto y no la organización de procesos establecido por el
PMI. Tampoco debe confundirse con el ciclo de vida del producto sobre el que se
está realizando el proyecto. Este es un modelo genérico de ciclo de vida que
puede ser utilizado como referencia, especialmente cuando se quiere comunicar
la evolución del proyecto a personas poco habituadas a este tipo de gestión.
En la práctica no existe una única organización de fases ideal que se pueda
aplicar a todos los tipos de proyectos. Aunque existan modelos habituales en
algunas industrias, los proyectos pueden presentar variaciones muy significativas.
Algunos proyectos tendrán una sola fase, otros, en cambio, pueden constar de dos,
tres, cuatro o más fases.
Independientemente de la cantidad de fases que compongan un proyecto, todas
ellas poseen características similares:
 Cada fase está focalizada en un trabajo concreto.
 Las fases suelen tener como objetivo el disponer de un entregable que debe
estar disponible al finalizar la fase.
 El cierre de una fase termina con la revisión del entregable y, en ocasiones,
con la aprobación de esa entrega.
Las organizaciones y las diferentes metodologías e industrias han ido
definiendo modelos más o menos estándar de ciclo de vida del proyecto. Esta
estandarización convive con la necesaria adaptación que a cada proyecto realiza
cada equipo. El ciclo de vida depende en gran medida de la naturaleza del proyecto
específico y del estilo del equipo del proyecto o de la organización. Para realizar
una correcta gestión entre los estándares establecidos y la necesaria adaptación a
las necesidades concretas de cada proyecto, las organizaciones utilizan
herramientas como ITM Platform que permiten reutilizar y adaptar los ciclos
de vida más adecuados por medio de plantillas o proyectos base, con estructuras
concretas de fases de proyecto, a modo de referencia.