SISTEMAS DEL ARCHIVO

Organizan y optimizan el funcionamiento de una empresa, ente, organismo u

oficina.

 Sus materiales:

Varían según las funciones o el uso de la empresa u organización.

 Pueden contener:

Expedientes, legajos, notas, fotos, ordenanzas, memorandos, resoluciones.

 Niveles de Archivos:

Según el grado o frecuencia de utilización:

Archivo Activo: Contienen todo los documentos de recién entrega o que son de
consulta frecuente.

Archivo Semiactivo: Los documentos que allí se encuentran son provenientes de

archivos activos y no tienen regularidad en la frecuencia de la búsqueda en sus
documentos pero si tienden en ocasiones a ser utilizados.

Archivo Inactivo: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor
operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.

 Importancia Del Proceso De Archivar:

Es la memoria colectiva de una empresa y de suma importancia para su

supervivencia y buen funcionamiento. Su correcta y ordenada organización
permitirá agilizar cualquier proceso y sobre todo demostrara la actividad y
ordenado funcionamiento de las actividades que en la organización, ente o
institución.
 FUNDAMENTOS

Planificar y promover la correcta gestión de los documentos y de los archivos de

las diferentes empresas, proponiendo instrucciones, normas y procedimientos.
Organizar las transferencias periódicas de documentos desde los archivos de
gestión al Archivo General. Garantizar los servicios de consulta, préstamo y
reproducción de documentos, según la normativa específica en materia de
acceso. Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la
empresa. Asegurar la perfecta conservación de los documentos.

Organizar la documentación administrativa. Asegurar la máxima rapidez en la

localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias
de la empresa. Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no
es periódico. Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su
conservación o destrucción.

Contiene la información utilizada frecuentemente. Contiene información utilizada

ocasionalmente. Acciones pasadas, utilizadas raramente o muy raramente.

Destinado al archivo, debe tener como condición esencial un espacio amplio para
que el público y los empleados tengan acceso, facilitando la comodidad. Los
muebles y equipos más importantes son:• Unidad vertical.• Guías.• Carpetas.•
Rótulos.• Kardex.

Son los más corrientes en todo departamento de archivo. Son de dos, tres o
cuatro gavetas, unas sobre otras. Estos muebles se colocan juntos, unos al lado
de otros, en tal forma que dan aspecto de orden y para aprovechar el espacio,
para consultas y circulación del personal. Estos muebles consisten en gavetas
colocadas una al lado de otra. Su uso más frecuente es para organizaciones y
oficinas pequeñas. Se fabrican ciertos muebles que constituyen en sí, unidades
independientes. Consisten en una gaveta, bajo una sólo marca común.
 SISTEMA ALFABETICO

La ordenación alfabética de los documentos y expedientes es la base del sistema

alfabético, que es el más utilizado tanto en oficinas grandes y pequeñas como en
el hogar. El uso adecuado de este sistema ya sea dentro de la gaveta o en un
directorio de la computadora, es fundamental para la localización rápida de os
documentos. Aun cuando es un sistema muy conocido, es importante seguir el
procedimiento.

Materiales de archivo y su uso en el sistema alfabético.

Guias. Las guias son tarjetas indicadoras hechas de un cartón fuerte y resistente.
En la parte superior tienen pestañas de acero, celuloide o del mismo material de la
tarjeta, donde aparece escrito el titulo.

Las guias, tienen dos funciones principales; Sirven como señales para guiar el ojo
rápidamente a los sitios que se desean dentro de la gaveta ; y aydan a sostener
los documentos y papeles dentro de la gaveta.

Posiciones de las pestañas. Para mayor visibilidad, las pestañas superiores de

las guias pueden tener distintas posiciones que varian de acuerdo con el sistema y
el caso que las produce. Las posiciones dependen del número de direcciones que
se han hecho al ancho de la tarjeta. Estas pueden ser de uno, dos, tres etc.
posiciones.

Rótulos de las pestañas. Lo que va impreso en la pestaña de las guias, es lo que

en archivo se denomina rótulo o titulo de la pestaña.

Carpetas. Son cartulinas dobladas en dos, con una pestaña en la hoja de atrás
para poner en ella el nombre o asunto de acuerdo con la materia que se guarde en
la carpeta. Como en las guias, las pestañas de las carpetas pueden ocupar
distintas posiciones.

Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de

los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario.

CARACTERISTICAS

 Permite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden que ocupa ésta.
 Para la utilización de este método será necesario determinar una palabra
principal u orden central que será la que defina el criterio de ordenación.
 resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de
formación especial.
 Fácil de comprender
  Método directo
 Puede incorporar diferentes archivos
 Puede estar dentro de otra clasificación

EJEMPLO

Ejemplo: Maria Elena Salas. quedará así:

1- Apellido, en este caso, Salas;

2- Nombre de pila: María;
3- Segundo nombre: Elena; es decir quedaría asi:

Salas, María Elena, siempre la inversión del nombre debe ir precedida por una
coma. (Si aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituiría la segunda
unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo ES CADA
PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE
UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIÓN.

ORGANIZACIÓN
Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con
el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi
todos los negocios.

ORDENACIÓN ALFABÉTICA DE PERSONA NATURALES: Se toman cuatro

unidades de ordenación, siendo la primera el primer apellido, la segunda el
segundo apellido, la tercera el primer nombre y la cuarte el segundo nombre.

UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3 UNIDAD 4

González Pardo Luís Miguel

Martínez Gutiérrez María Elena
Zabala Romero Marco Antonio

ORDENACIÓN ALFABÉTICA DE RAZONES SOCIALES

UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3

Coopertrans Ltda.
Banco BBVA
Clínica Santo Tomas S.A.

VENTAJAS:

 Se basa en secuencia alfabética

 Es directo
  Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeños y grandes.
 La organización de carpetas y guías es sencilla;
 no necesita de un archivo auxiliar;
 los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden
alfabético.

SISTEMA NUMERICO

Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que

escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas
por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número
asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las
ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números
de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar
indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden
utilizarse para otros fines.

sistema numérico de archivo se le asigna cada individuo, institución, razón social o

asunto, un numero y todo los documentos correspondientes se archivan en la
carpeta con ese numero. Al sistema alfabético se le llama sistema directo, porque
se puede ir directamente a la gaveta de archivo y por medio de los titulos
encontrar y archivar documentos. Al sistema numérico, por el contrario, se
considera sistema indirecto, porque uno debe referirse antes a un archivo de
tarjetas, para averiguar el número asignado, para luego poder archivar o buscar
algún papel o documento.
CARATERISTICAS

 El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables

a la hora de archivar los documentos.

 Es un sistema indirecto porque para localizar un documento primero hay

que consultar un tarjetero y es necesario establecer patrones numéricos.


 Este sistema puede ser utilizado en grandes compañías, en empresas de
seguros.

 Para archivar pólizas, en entidades financieras para números de cuentas

corrientes, en los hospitales, en compañías dedicadas a la venta de
vehículo, entre otras más.

ORGANIZACIÓN

Organización del archivo bajo el sistema numérico. En la organización del sistema

de archivo numérico, se pueden distinguir tres secciones o partes fundamentales :

1. El archivo principal o sección numérica.

2. El archivo misceláneo o alfabético.
3. El tarjetero auxiliar o indice.

Analizaremos las tres secciones de que se compone el sistema :

8.1.1 El archivo principal o seccion numérica :

8.1.1.1 Caracteristica : Esta sección del archivo corresponde exclusivamente al

archivo de los documentos de corresponsales activos.
Por lo tanto, las carpetas numéricas que se utilizan en esta sección son
consideradas carpetas individuales, es decir, para el archivo de documentos
relacionados con una sola persona.

8.1.1.2 Materiales : Se utilizan guias y carpetas numéricas.

Guias : Son las que indican las distintas divisiones numéricas del archivo y poseen
en forma escalonada las 5 posiciones en que se encuentran divididas las pestañas
de las mismas.
Carpetas : Las carpetas numéricas se asignan a los corresponsales activos. Las
pestañas de estas carpetas son de un tipo especial llamado "pestaña corrida", que
ocupa toda la extensión de la carpeta.

8.1.1.3 Ordenamiento de los documentos : Como esta sección esta destinada a

los corresponsales activos, los documentos dentro de las carpetas numéricas
deben ordenarse de acuerdo con la fecha, colocando siempre delante el
documento de fecha más reciente.

8.1.1.4 Procedimiento para numerar las carpetas : La numeración de las carpetas

debe hacerse en forma progresiva, pudiendo tomarse como punto de partida
cualquier número, con la condición de que se observe un orden lógico a partir de
dicho número. Para la asignación de los números se debe considerar el orden de
llegada de los documentos correspondientes a los corresponsables activos, sin
tener en cuenta el orden alfabético de sus nombres.
NOTA: Cuando una carpeta ya tiene la cantidad máxima de papeles que puede
contener, puede subdividirsela usando otra, que debe llevar números auxiliares
que ayuden a identificarla. Por ejemplo si la carpeta nr. 123 se divide tendria esa
división el nr. 123.1 y si necesita otra división el nr. 123.2 sucesivamente. Todas
estas carpetas deben ir detrás del número principal que fue dividido.

8.1.2 El archivo misceláneo o sección alfabética.

8.1.2.1 Caracteristica: Como su nombre lo indica está compuesta de guias y
carpetas que siguen el orden del alfabeto y está destinado a los documentos
menos importantes. No se le debe asignar un número y un sitio en el archivo
principal numérico a un corresponsal o asunto hasta que se haya acumulado
suficiente material.

8.1.2.2 Materiales : Se utilizan guias y carpetas alfabéticas.

Guias : Las pestañas de las guias ocupan generalmente la primera posición y
llevan impresa una letra o combinación de letras.
Carpetas : Llevan la misma inscripción de la guia que le precede y sus pestañas
ocupan la segunda posición. Estas carpetas son las llamadas alfabéticas o
miceláneas.

8.1.2.3 Ordenamiento de los documentos : En su caracteristica notamos que esta

sección miscelánea está destinada al archivo de documentos menos importantes,
es decir, para los de aquellos corresponsales considerados inactivos. Por lo tanto,
el orden dentro de esas carpetas debe ser:

1. Orden alfabético, de acuerdo con los nombres de personas, insitutición o

razón social.
2. Si existen dos o más documentos con el mismo nombre, poner siempre
delante el de fecha más reciente.

8.2 El tarjetero auxiliar o indice. Un sistema numérico no puede operar sin un

tarjetero que sirva para identificar el número de carpeta alfabética asignada a un
corresponsal determinado. De ahi que debe confeccionarse una tarjeta con el
nombre de cada corresponsal, ya sea activo o inactivo, que indique en qué lugar
del archivo se han guardado los documentos correspondientes. Si el corresponsal
es activo, la tarjeta indicará el número de carpeta que le corresponde y si es
inactivo, cual es la carpeta alfabética donde se guardaron sus documentos.
NOTA : Como se sabe, existen nombres que necesitan una referencia cruzada
para facilitar la búsqueda de los documentos. En el sistema alfabético las hojas de
referencia se colocan en las carpetas, pero en el sistema numérico éstas van
dentro del tarjetero.

8.3 Procedimiento para archivar en el sistema numérico. Cuando el encargado de

archivo recibe la correspondencia o documentos que deberá archivar, aplicando el
sistema numérico, sigue los siguientes pasos :

1. Inspecciona los documentos para determinar si su archivo ha sido

autorizado.
2. Determina cómo han de archivarse, bajo qué nombre o asunto y es
necesario hacer referencias. (Para hacer todo esto, tiene que leer los
documentos).
3. Marca, haciendo una raya en lápiz rojo, el nombre o asunto que se
considerará para su archivo e indica la referencia si la hay, haciendo una
cruz al lado de la misma.
4. Clasifica u ordena la materia en orden alfabético según se marcaron los
documentos
5. Busca en el tarjetero el número que corresponde al corresponsal o asunto,
según el caso, y lo escribe en la esquina superior derecha de cada carta o
documento.
6. Si no existe en el tarjetero el nombre de dicho individuo, firma, institución o
asunto, y ha de considerársele como corresponsal activo, le asigna un
número y hace la correspondente tarjeta para el tarjetero. (Si se va a
considerar corresponsal inactivo se escribe la letra "M", que significa
misceláneo).
7. Separa los documentos y cartas de corresponsales activos de aquellos que
son inactivos.
8. Clasifica las cartas de los corresponsales activos en orden numérico y las
nuevas tarjetas en orden alfabético.
9. Archiva en las correspondientes gavetas del archivo principal numérico y el
tarjetero estas cartas y tarjetas.
10. Archivo las cartas y documentos de los corresponsales inactivos en la
gaveta destinada a las carpetas misceláneas, siguiendo el mismo
procedimiento del sistema alfabético,

VENTAJAS

 La confidencialidad,
 rápida identificación de la secuencia,
 expansión limitada,
 usos múltiples del tarjetero índice del sistema,
 las referencias no recargan el archivo principal,
 números que identifican a los corresponsales,
 los patrones numéricos facilitan la identificación de datos,
  el uso de los números reduce el ancho del rotulo,
 los números son identificados particular.

DESVENTAJAS

 Si se archiva un documento en una carpeta errada se obstaculiza su

localización.
 Necesita personal especializado.
SISTEMA DE ARCHIVOS COMBINADOS
 ARCHIVO GEOGRÁFICO

Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los

documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es
decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético.
este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y juridicas),
porque la clasificacion final se hace también por nombres de individuos o
empresas.

USOS

Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

1)Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias,

distribuidores consecionarios, etc.
2)En institucione cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
3)En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.
4)En compañias dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de
transporte, etc.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS

Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:

1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por países, estados o territorios, zonas, direcciones,

etc., y puede organizarse de la siguiente forma:

a) Con guias alfabéticas y con guias de divisiones geográficas o politicas.

b) Con solo guías de divisiones geográficas o políticas.

2) Un tarjetero o fichero:

puede ser:
a) Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.
b)Principal: Tambien encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo,
una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado
por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o
un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.

3) Un mapa, una guía, un viso control, etc:

Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea geográficamente o por
zonas o direcciones.
GUIAS Y CARPETAS
Guias. En primer lugar encontramos la guia de la unidad principal, que
generalmente corresponde al nombre del pais.Esta guia ocupa la 1er, y la 2da.
posiciones.

Detrás tenemos las guias alfabéticas, que ocupan la 1ra. posición.

Luego vienen las guias con los nombres de los departamentos del pais, que
ocupan la 5ta. posición.

Por último, las guias con los nombres de las capitales de los departamentos del
pais, ocupan la 2da. posición.

Carpetas. En el sistema geográfico exiten dos clases de carpetas : Las

individuales y las misceláneas.

Se preparan carpetas individuales siempre que un corresponsal sea

suficientemente activo que lo justifique. Los titulos de las carpetas individuales
llevan primero el nombre de la ciudad o pueblo y luego el nombre del
corresponsal.

En las carpetas misceláneas se archivan los documentos de corresponsales

inactivos. En principio, hay tres clases de carpetas misceláneas : las alfabéticas,
las departamentales y las de capitales de departamentos.

Pero puede presentarse el caso que en una carpeta miscelánea, alfabética o

departamental, se acumulen 5 papeles pertenecientes a una misma ciudad o
pueblo. Entonces se debe abrir una carpeta miscelánea de dicha ciudad o pueblo.
En este caso tendriamos cuatro classes de carpetas misceláneas : las alfabéticas,
las departamentales, las de capitales o departamentos y las de ciudades o
pueblos.

Orden de guias y carpetas en la gaveta de archivo.

1. Guia de la unidad principal.

2. Guia alfabética
3. Guia departamental
4. Guia de la capital de departamento
5. Carpeta individual
6. Carpeta miscelánea de la capital del departamento
7. Carpeta miscelánea departamental
8. Carpeta miscelánea alfabética.
 TIPOS DE GUIAS PARA UN SISTEMA GEOGRAFICO

Guía alfabética: esta guía puede ser la A, por ser la primera letra del al alfabeto y
abarcaría todos los países que comiencen por la A, (Argentina, Alemania, Angola).

Guía del país: comprende al país que representa y su nombre puede ser
Argentina, Argelia, Alemania, Angola. 

Subguía de ciudades: que corresponde a las ciudades o pueblos de cada país

donde existen clientes de esa empresa. Todas aparecen en orden alfabético y en
ese orden irá primero Buenos Aires que Rosario, ambas ciudades de Argentina.

Guía alfabética: para indicar el orden alfabético del grupo. Carpetas individuales:
en estricto orden alfabético por asuntos.

TIPOS DE CARPETAS INDIVIDUALES

Carpetas individuales: corresponden a los clientes de cada ciudad que a su vez

irán en estricto orden alfabético ya sea como persona natural o jurídica.

Carpetas misceláneas: A menos que se pueda determinar desde el principio que

un corresponsal o asunto será activo, la primera comunicación recibida de o
dirigida a dicho corresponsal se pondrá en la carpeta miscelánea o general. Alli se
colocan los documentos de varios individuos, entidades o asuntos hasta
considerarles de bastante importancia para abrirles carpeta individual. Esta
carpeta se usa para corresponsales o asuntos inactivos.
Los documentos dentro de la carpeta miscelánea se ordena en primer término de
acuerdo con el orden alfabético de los nombres, y luego, si existen dos o más
papeles bajo el mismo nombre, en orden de fechas, colocando el de fecha más
reciente arriba.