SONIA THALIA DIAZ SILVA

CATALOGACIÓN DE MATERIALES
Es un proceso de suma importancia para las empresas que utilizan variedad de artículos,
materias primas, equipos, maquinas, herramientas, etc. se considera esencial para alcanzar
sustanciales economías, mediante la eliminación de las variedades innecesarias, lo que
permite la reducción de los inventarios y sus costos.
DEFINICIONES:
 Catalogación.- Proceso por medio del cual se identifican las existencias de una
entidad, refiriéndolas a normas o estándares determinados de antemano.
 Normalización.- Consiste en seleccionar calidades, tamaños, dimensiones,
volúmenes, marca, etc. Que se adapten mejor a la entidad, para constituir con ellas
las normas a las que deben ceñirse las existencias de los almacenes.
 Norma.- Modelo que se ha establecido y con el cual cualquier objeto o acción puede
ser comparado.
 Identificación.- Consiste en definir la denominación y precisar las características
particulares de cada artículo.
 Clasificación.- Sistemático ordenamiento de todas las existencias similares
identificadas, agrupándolas según sus características comunes, su uso y naturaleza.
 Codificación.- Es la simbolización, comprende la asignación de números, letras u
otros símbolos, acorde con el plan sistemático de distinguir cada artículo por las
características que le pertenecen.
 Simplificación.- Es el resultado de la catalogación y consiste en la eliminación de
las variedades del inventario que están acorde con las norma elegidas.
 Símbolos.- son caracteres o designaciones abreviadas, necesarias para facilitar la
expresión y hacerlas más breves.
 Alfabéticos.- Constituidos por letras
 Números.- números o combinación de números que se utilizan para representar los
materiales o las expresiones. Pueden ser:
a) Arbitrarios.
 b) Definidos
 Mnemónicos.- aquellos que por asociación de ideas ayudan a estimular la memoria.
 Signos y señales.- los que utilizan la simbolización grafica
 Mixtos.- Combinan dos o más símbolos.
PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES
Para realizar la catalogación de los materiales, será necesario preparar un plan que
comprenda:
1. Determinación de las normas que regirán la catalogación.
2. Identificación de cada material existente
3. Preparación de la clasificación a efectuar
4. Ordenamiento que seguirán los materiales una vez clasificados
5. Distribución de los materiales
6. Elección de un sistema de símbolos o códigos que permita identificar fácil y
rápidamente los artículos en el almacén.
7. Asignación a cada artículo del símbolo que le corresponde según la clase a la que
pertenece.
8. Procesamiento de los materiales identificados, clasificados, organizados y
codificados de manera que se elabora e imprima el catálogo de materiales de la
entidad.
PROGRAMA DE CATALOGACION DE MATERIALES

Dicho programa estará basado en las siguientes condiciones:

1.- Preparación.
1.1.- El apoyo de la alta dirección deberá mostrase por su actitud al relevar la importancia
que la catalogación tiene para la empresa
1.2.- Nombramiento del comité de normas con la especificación de las tareas a realizar
1.3.- Designación de cada uno de los elementos que forman parte del equipo de trabajo.
1.4.- Preparación del programa de catalogación.
2.- Ejecución
2.1.- Guiarse por los hechos:
 Cuantos materiales duplicados existen
  Cuantos artículos se están adquiriendo con diferentes especificaciones
 Que artículos causan más gasto
 Sobre que artículos se podrá ahorrar las dinero
2.2.- Informar a la alta dirección: El informe a la alta dirección debe basarse en los hechos
reales, comprobables y para ello hay que establecer un control estadístico detallado de los
ahorros que se obtienen al efectuar la normalización.
2.3.-Nombrar el comité de normas: El primer paso consiste en la normalización, para ello
es necesario que se nombre el comité que emitirá las normas
2.4.- Definir las metas:
a) Duración de la etapa inicial
b) Examen de todas las áreas de operación
c) Iniciar la emisión de normas sobre aquellos materiales que de acuerdo a los
problemas suscitados anteriormente se consideran como posibles
d) Listar los materiales de todas las áreas en orden de importancia
e) Revisar y analizar resultados conforme se obtengan
f) Preparar un programa de capacitación y entrenamiento
g) Emitir un informe final de acuerdo al tiempo establecido
3.- Responsabilidad
Es esencial que la responsabilidad de dirigir la ejecución de la capacitación se asignen a
una sola persona, la cual asumirá su tarea a tiempo completo y la conducirá de manera tal
que la labor sea consistentemente hecha y provechosa.
4.- Participación
Es posible que sea necesario y conveniente solicitar la ayuda y colaboración de elementos
del área técnica, especialmente en la etapa de identificaron de los materiales, dada su
familiarización con los artículos que utilizan. Entre los aspectos interesantes de la
participación del personal de la empresa en la catalogación de materiales, que es
conveniente hacer notar, se pueden citar los siguientes:
4.1.- La distribución del catálogo, una vez concluido e impreso, se efectúa de acuerdo a las
clases de materiales que cada elemento emplea en su trabajo
4.2.-El empleo de formatos de circulación para la aprobación de nuevas variedades de
artículos facilitara las aprobaciones sin que se tenga que reunir el comité de normas
4.3.- El tercer paso es actuar como “seguidor” del cumplimiento de las normas establecidas
4.4.- Toda información, sugerencia y resultados deberán tenerse en cuenta para analizar y
obtener conclusiones que permitan mejorar la catalogación efectuada
4.5.- La catalogación es una labor permanente en la empresa que no debe abandonarse al
tener el catalogo impreso y en uso.
4.6.- Hay que tener en cuenta que el mayor impacto producido sobre la empresa con la
catalogación se encuentra en la etapa inicial.
5.- Objetivos de un programa de catalogación
5.1.- Ayudar mediante la catalogación, en la solución de situaciones que encierran
ineficiencia y costos excesivos.
5.2.- Obtener la colaboración del personal especialista y de los usuarios en general
5.3.- Asistir a las diferentes dependencias de la empresa
5.4.- Producir y distribuir las normas que se establecen en la empresa
5.5.- Ayudar a resolver las diferencias que se presenten en la preparación y ejecución del
programa
5.6.- Difundir el conocimiento de las normas y su aplicación
5.7.- Revisar los procedimientos y práctica relacionados con materiales
5.8.-Analizar permanente las normas de uso
6.- Evaluación
Una vez puesta en operación la catalogación, mediante el uso del catálogo, se deberá
evaluar y comparar el tiempo y dinero gastados en esta labor, con los ahorros obtenidos,
para emitir resultados que permitan que la alta dirección mantenga el apoyo y el interés en
la labor realizada.
7.- resultados de un programa de catalogación
7.1. Ingeniería.- Desarrollo de materiales conocidos y probados.
7.2. Producción.
 La menor variedad de los equipos y maquinarias
 Mediante la continuidad de sus operaciones podrá fabricar un alto volumen de
productos en menos tiempo
 El incremento de las operaciones será uniforme
7.3.- Logística
 7.3.1.- Abastecimiento
7.3.2.- distribución física
7.3.3.- general para abastecimiento y distribución física
ETAPAS DEL PROCESO DE CATALOGACION DE MATERIALES
 Normalización:
Constituye la primera etapa del proceso de catalogar y como se a indicado en la
definición tiene por finalidad disminuir las variedades existentes en almacenes, en
base al establecimiento de normas las cuales es posibles comparar los materiales
que se guarden y utilizan en la empresa.
Normas.- pueden considerarse registros vivos que eliminan el malgasta y el
esfuerzo creativo en la repetición de consideraciones para problemas idénticos.
Especialidades de la empresa.- todas las empresas tiene ciertas especialidades que
procuran mantener, es conveniente observarlas y analizarlas continuamente con la
finalidad de reducirlas.
Responsabilidad del personal de logística.- Consiste en promover la normalización
en forma permanente.
1.1.-Normalizacion de los materiales empleados en la empresa
o Materiales para producción.- Constituyen el mayor porcentaje del valor
empleado por la compañía en las adquisiciones que realiza
o Materiales de metal.- entre los productos básicos de metal se tienen
planchas, varillas, barras, etc.
o Alambres y cables.- la normalización en estos casos debe tratar de
avanzar junto con la técnica y evitar que las adquisiciones se realicen
sobre artículos que no estén disponibles en el mercado.
o Repuestos.-Incluye las partes mecánicas y eléctricas.
1.1.2.- Materiales para construcción
Es importante procurar la normalización de los materiales por usar en la etapa de
planeamiento de construcción con la finalidad de lograr reducción de costos en la
etapa inicial.
1.1.3.- Materiales de embalaje y para manipulación
 La normalización de estos artículos produce grandes ahorros y merecen gran
atención del control de inventarios.
1.1.4.- equipos de manipulación y sus repuestos
El uso de equipos de manipulación en la recepción, ingreso y despacho de
materiales, debe ser normalizado en función de los equipos y accesorios.
1.1.5.- materiales y equipos para mantenimiento y sus repuestos
a) Pinturas para mantenimiento
b) Vestuario y guantes de trabajo
c) Jabón
d) Señalización de pasillos
1.1.6.- equipos de oficina y útiles de escritorio
Cuando se realiza la normalización se reducen las existencias y se disminuye la
cantidad en inventario, lográndose muy buenos y fuertes ahorros para la compañía.
La clasificación es la siguiente:
a) Materiales activos
b) Materiales de movimiento moderado
c) Materiales misceláneos
d) Materiales de protección
e) Materiales sin movimiento

 Identificación
Constituye la segunda etapa en el proceso de catalogar materiales y en ellas se precisan las
características primarias y particulares de cada artículo, en relación con las generales de
manera de asegurar su naturaleza específica y sus diferencias con otros materiales del
mismo grupo, al mismo tiempo se determinara la denominación que le corresponde o
aquella con que se le conoce en la empresa

 Clasificación
De acuerdo con la definición dada al iniciar este capítulo, consiste en el sistémico
ordenamiento de todas las existencias similares identificadas de acuerdo a sus
características físicas comunes su uso y su naturaleza y su separación por clases según sus
diferencias fundamentales como se ha identificado anteriormente la tares de clasificar los
materiales se efectúa sobre las tarjetas o listas de descripción, producto de la identificación,
las cuales se juntan según la naturaleza de los materiales, como: primera tarea,
prescindiendo del origen, uso final o cualquier otra agrupación, en razón de que el mismo
artículo puede aparecer en más de una de las clasificaciones posteriores. De esta manera se
prevé la posibilidad de duplicidades y se está en condiciones de detectarlas.

 CODIFICACION:
La etapa final de la catalogación consiste en asignar números letras u otros símbolos de
manera de distinguir cada artículo por las características que lo pertenecen.
Asignar un símbolo o código a cada material permite diferenciarlo de los demás y evita la
duplicidad o el aumento de las variedades.
Organización para iniciar la codificación
Desarrollar códigos, sea para iniciar la codificación de los materiales de una empresa sea
que estos materiales y haya que renovarlos exige una revisión completa y exhaustiva de los
materiales que ha de incluir en la codificación.
Tipos de códigos a emplear
Se ha identificado que los principales problemas que se presentan en la codificación, se
refiere a la selección del símbolo a utilizar y la disposición que se les dé dentro del código
que se intenta formar dichos problemas es conveniente conocer los diferentes tipos de
códigos.
Símbolos numéricos y alfa numéricos. - el código puede utilizar números letras o
combinación de ambos, sin embargo, existe una preferencia por los numéricos.
Símbolos alfabéticos. - se puede abarcar más clasificaciones con una sola posición ya que si
se utilizan todas las letras se dispondrá de 26 símbolos alfabéticos.
Símbolos numéricos. - elimina las equivocaciones y cumple con identificar con facilidad
los artículos representados por el código.
Permiten indicar la posición relativa de los símbolos y establecer números de artículos
existentes entre los símbolos.
Símbolos nemónicos. - los símbolos cuando sea posible debe ser significativos en los que
ellos representan, ayudando así a la memoria a recordar a las características principales de
los artículos por los símbolos que se utilizan.
Colocación u orden de los símbolos en el código
Los códigos se clasifican según la manera en que los símbolos deben ordenarse para
designar la clasificación a la cual el articulo pertenece. Entre los códigos debe distinguirse
lo de secuencia de block, de grupo o decimales, aunque, comúnmente puede en la práctica
encontrarse la combinación de estos tipos o clases de códigos.